Wymagania pozafunkcjonalne dla systemów EAM w branży

Wymagania pozafunkcjonalne dla systemów EAM w branży
farmaceutycznej
Decydując się na wdrożenie systemu komputerowego klasy Enterprise Asset
Management (EAM) do zarządzania majątkiem, należy wziąć pod uwagę wiele czynników
oceny: funkcjonalnych i niefunkcjonalnych. Ponieważ w literaturze przedmiotu
wymagania funkcjonalne są obszernie opisane, w niniejszej publikacji omówiono
pozostałe czynniki.
Słowo wyjaśnienia co oznacza podział wymagań na funkcjonalne i pozafunkcjonalne.
Inżynieria systemów i oprogramowania określa opis tego, co system informatyczny
powinien realizować jako wymaganie funkcjonalne. Wymagania niefunkcjonalne (lub
pozafunkcjonalne) opisują sam system i to jak dobrze wypełnia on swoje funkcje.
Wymagania niefunkcjonalne obejmują m.in. dostępność, wydajność, wygląd,
niezawodność, bezpieczeństwo, możliwości utrzymania.
Poniżej znajduje się lista wybranych wymagań pozafunkcjonalnych, które są istotne
z punktu widzenia branży farmaceutycznej:












Kompetencje i rzetelność firmy dostarczającej system EAM
Dostępność wsparcia technicznego
Możliwość współpracy z różnymi platformami sprzętowymi i programowymi
Dostępność różnych form zakupu i utrzymania systemu
Nowoczesna technologia
Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi
Ciągłość działania i skalowalność
Możliwości modyfikacji systemu
Rozwiązanie mobilne
Wsparcie dla wielu wersji językowych
Bezpieczeństwo danych
Kontrola poprawności wprowadzanych danych
Kryteria te zostały wybrane ze względu na specyfikę branży: rozbudowany park
maszynowy, nowoczesną infrastrukturę, regulowany charakter produkcji, innowacyjność
oraz konieczność ciągłego rozwoju. Część z powyższych wymagań wynika
z obowiązującego prawa (m.in. Dyrektywy Komisji Europejskiej 2003/94/EEC, Rozp.
Ministra Zdrowia w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania z 01.10.2008 z późn.
zmianami, 21 CFR Part 11), inne z zaleceń stricte informatycznych.
Kompetencje i rzetelność firmy dostarczającej system EAM
Znalezienie właściwego partnera (producenta i/lub dostawcy systemu) jest
najważniejszym czynnikiem wpływającym na dalsze prace. Cena wdrożenia nie może być
jedynym kryterium oceny, należy również wziąć pod uwagę historię i plany rozwojowe
producenta programu, a także wiedzę i doświadczenie personelu wdrażającego
rozwiązania. Warto zapytać o doświadczenia z projektów o większej skali,
międzynarodowych – zamawiający może tylko skorzystać na wiedzy z innych wdrożeń.
Istotną kwestią są także możliwości wytwórcze firmy (liczba programistów
zaangażowanych w produkcję oprogramowania), plany rozwojowe produktu. Wszystkie
ww. czynniki warunkują możliwości rozwoju systemu w przyszłości oraz zapewniają
ciągłość jego działania. Niekiedy istotna jest także marka producenta – w kontaktach
międzynarodowych wiarygodność partnera korzystającego ze znanych na świecie
rozwiązań jest większa, ponieważ oznacza poważne podejście do tematyki utrzymania
najwyższej jakości produkcji.
Dostępność wsparcia technicznego
Wybierając system EAM warto zwrócić uwagę na dostępność wiedzy związanej z danym
produktem: czy jest oferowany tylko przez jedną firmę, która posiada kompletną wiedzę
na ten temat? Czy na rynku (polskim i międzynarodowym) działają inne firmy posiadające
kompetencje w konfiguracji systemu? Jaki jest dostęp do wiedzy technicznej na temat
produktu – czy można ją znaleźć za darmo w Internecie, czy funkcjonują fora i grupy
użytkowników? Im szersza baza użytkowników, tym łatwiejsze znalezienie rozwiązania
problemu, ale istotna jest także możliwość zmiany partnera (np. gdy firma wdrażająca
kończy swoją działalność). Firma farmaceutyczna, która wprowadzi tysiące rekordów
o swoich maszynach do programu, który nagle przestaje działać i nie można znaleźć
nigdzie pomocy, może mieć poważne kłopoty z dalszym utrzymaniem majątku, a co za
tym idzie nie spełnić wymagań formalnych z tym związanych.
Możliwość współpracy z różnymi platformami sprzętowymi i programowymi
Wspomniana wcześniej ciągłość działania polega m.in. na tym, że zamawiający może
wymieniać sprzęt i oprogramowanie systemowe i bazodanowe na nowsze wersje lub
zmieniać platformy ze względu na wygaszanie pewnych technologii (np. producent
systemu operacyjnego przestaje oferować wsparcie techniczne dla starszych wersji).
Wskazane jest, aby system EAM nadążał za zmianami technologii oraz wspierał różne
platformy, umożliwiając np. zmianę bazy danych np. z MS SQL Server na Oracle bez
potrzeby większych nakładów. Również kupując nowy system, Zamawiający może mieć
także swoje preferencje, co do systemu operacyjnego i bazy danych, na którym ma działać
system (aby zminimalizować koszty obsługi wielu platform), dlatego system EAM
powinien dopasować się do istniejącej infrastruktury. Z uwagi na rosnące od kilku lat
wykorzystywanie środowisk wirtualnych w informatyce, wskazane jest, aby system EAM
potrafił działać również w takim otoczeniu. Pozwala ono lepiej wykorzystać fizyczne
zasoby sprzętowe w firmie.
Dostępność różnych form zakupu i utrzymania systemu
Do niedawna podstawową formą zakupu systemu EAM był wydatek inwestycyjny
(Capex) pokrywający zakup licencji oraz koszty wdrożenia. Pojawiła się jednak nowa
opcja polegająca na opłatach miesięcznych za korzystanie z systemu udostępnianego
przez producenta/dostawcę w ramach modelu: oprogramowanie jako usługa (Software
As A Service – SaaS). Model ten pozwala na księgowanie opłat za korzystanie z systemu
po stronie kosztów operacyjnych (Opex). Model, w którym zamawiający dokonuje zakupu
licencji oraz instaluje je na sprzęcie we własnej serwerowni, oznacza konieczność
zaangażowania zasobów lokalnego działu informatyki do obsługi nowego systemu.
Jednocześnie model ten pozwala na zaawansowaną konfigurację oraz wprowadzenie
integracji z innymi systemami komputerowymi. W przypadku modelu SaaS, zamawiający
nie musi delegować własnego personelu do utrzymywania systemu EAM, ponieważ tym
zajmuje się producent/dostawca. Z drugiej strony oprogramowanie jako usługa ogranicza
możliwości konfiguracyjne oraz integracyjne systemu. Dostępne są też modele
hybrydowe (np. zamawiający płaci za zakup licencji, ale system jest udostępniany
w postaci oprogramowania jako usługa). Różnica między powyższymi opcjami leży
w wysokości kosztów zakupu, utrzymania oraz otrzymywanej funkcjonalności. Wybór
określonego modelu powinien być uzależniony od potrzeb i możliwości zamawiającego,
ale także liczby użytkowników systemu EAM. Model zakupu ponownie wiąże się
z zagadnieniem doboru partnera – warto znaleźć firmę, która może zaproponować
odpowiedni do potrzeb zamawiającego model, ale także pomoże zmienić go w przyszłości
(jeśli potrzeby firmy się zmienią).
Nowoczesna technologia
Należy zadbać, aby system EAM był napisany z wykorzystaniem nowoczesnych
rozwiązań informatycznych. Żywotność takiego systemu liczy się w latach, dlatego
powinien być przygotowany z wykorzystaniem najlepszych dostępnych obecnie
technologii, aby uniknąć szybkiego moralnego starzenia. Wracając do przykładu,
w którym firma farmaceutyczna prowadzi w przestarzałym programie utrzymanie
swojego sprzętu, koszt wymiany systemu na nowy będzie znaczący. Obejmie on nie tylko
koszt zakupu, ale również migrację danych, a także czasem konieczność pogodzenia się z
utratą danych, których nie da się przenieść (ponieważ na przykład nie jest dostępna
dokumentacja starego systemu).
Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi
Systemy EAM zawsze stanowią część większej całości: wielu systemów informatycznych
zamawiającego. Żeby uniknąć kopiowania danych, system EAM integruje się np.
z systemem kadrowym, systemami monitorowania maszyn, systemem finansowoksięgowym. W przypadku firmy farmaceutycznej istotna jest szybkość usuwania usterek,
dlatego integracja z systemami typu SCADA pozwala zarejestrować ją bezpośrednio po
wykryciu i rozpocząć prace zmierzające do jej usunięcia. Dlatego dokonując wyboru
systemu EAM, należy sprawdzić czy i jakie mechanizmy integracyjne posiada. Czy są to
mechanizmy otwarte (pozwalające na integrację praktycznie z dowolnymi programami),
czy też dedykowane (opracowane tylko dla konkretnych systemów)? Należy również
sprawdzić czy mechanizmy integracyjne korzystają z nowoczesnych technologii np. Web
Services. Idealny system zapewni możliwość korzystania także z szyny danych
(Enterprise Service Bus).
Ciągłość działania i skalowalność
Wiele wdrożeń systemów EAM zaczyna się od niewielkiej liczby użytkowników.
Stopniowo system może obejmować swoim zasięgiem kolejnych pracowników, kolejne
obszary utrzymania oraz kolejne lokalizacje (fabryki). System EAM powinien zapewniać
możliwość rozbudowy, aby nadążyć za rozwojem przedsiębiorstwa. Należy także
pamiętać o tym, że ważność systemu będzie rosła (w branży farmaceutycznej system EAM
powinien gromadzić informacje o pochodzeniu części zamiennych, co pozwala odtworzyć
przyczyny potencjalnych awarii wpływających na produkcję leków) i dlatego musi on
wspierać rozwiązania zapewniające wysoką dostępność np. klastry serwerów, aby
zapobiec utracie danych lub brakowi dostępu do systemu.
Możliwości modyfikacji systemu
Czy cena zakupu i wdrożenia systemu EAM to jedyne koszty z nim związane? Oczywiście
nie, podobnie jak w przypadku maszyn i urządzeń, zamawiający będzie ponosił koszty
utrzymania systemu komputerowego. Obejmują one m.in. tworzenie kopii
bezpieczeństwa danych, utrzymanie serwerów, zarządzanie użytkownikami, ale również
opłaty za wsparcie techniczne rozwiązania. Ta ostatnia opłata może być podzielona na
koszty wsparcia samego produktu oraz wdrożonego rozwiązania. Może obejmować
darmowy dostęp do najnowszych wersji produktu, możliwość zgłaszania błędów, ale
także prace rozwojowe np. zmianę funkcjonalności lub dodanie nowych funkcji.
Wybierając rozwiązanie należy upewnić się, że produkt może być w ogóle modyfikowany
oraz jaki będzie koszt takich modyfikacji. Należy także zadać pytanie o to, kto będzie miał
możliwość wprowadzania zmian: czy jest to ograniczone wyłącznie do producenta lub
dostawcy oprogramowania? Czy jest możliwość wyboru firmy zewnętrznej, która oferuje
takie usługi? (patrz punkt Dostępność wsparcia technicznego). A może zamawiający
mógłby je wykonywać własnymi siłami? Wybór rozwiązania zależy od przyjętej polityki
utrzymania, ale nie powinien być ograniczany brakiem możliwości po stronie programu.
Rozwiązanie mobilne
Rozwój technologii teleinformatycznych oraz trend tzw. BYOD (Bring Your Own Device korzystanie z urządzeń prywatnych do celów służbowych) spowodowały, że pracownicy
coraz częściej korzystają w pracy ze smartfonów i tabletów. Praca pracowników
utrzymania wymaga dostępu do wielu informacji np. o historii urządzenia. W przypadku
branży farmaceutycznej, która posiada tysiące urządzeń, pracownicy nie są w stanie
zapamiętać informacji o wszystkich maszynach, wsparcie ze strony aplikacji jest wtedy
wskazane. Wydaje się więc naturalne, że system EAM powinien pracować na ww.
urządzeniach zapewniając w ten sposób dostęp do potrzebnych danych, ale także dając
możliwość szybkiej reakcji na nowe zgłoszenia (pracownik zgłasza usterkę na swoim
urządzeniu, ale także otrzymuje powiadomienie o nowych pracach do wykonania).
Rozwiązania mobilne dostępne są zwykle w dwóch wersjach: online (z bezpośrednim
dostępem do serwera przez WiFi lub sieć komórkową) i offline (czyli potrafią
synchronizować dane korzystając z łączności z serwerem, a następnie pracują w trybie
bez łączności zapisując dane na urządzeniu). Drugie rozwiązanie jest z reguły bardziej
kosztowne. Wybór jednej z tych wersji zależy od wymagań zamawiającego oraz dostępu
do sieci w poszczególnych lokalizacjach. Przykładowo, jeżeli siedziba firmy znajduje się
w mieście i w większości budynków jest sygnał sieci komórkowej, to nie ma potrzeby
zakupu aplikacji do pracy w trybie offline.
Wsparcie dla wielu wersji językowych
Z uwagi na szerokie powiązania firm farmaceutycznych z zagranicą (produkcja na
zlecenie, eksport produktów, powiązania kapitałowe), coraz częściej pojawia się
potrzeba, aby można było zaprezentować w systemie EAM wykonane prace
konserwacyjne osobom z zagranicy. Aby uniknąć konieczności tłumaczenia zawartości
ekranów, należy rozważyć wybór systemu, który pozwala na pracę w kilku językach
(przynajmniej polskim i angielskim). Współpraca z kontrahentami zagranicznymi będzie
ułatwiona, a wiarygodność polskiego partnera wzrośnie.
Bezpieczeństwo danych
Przez bezpieczeństwo danych w systemie EAM rozumiana jest z jednej strony możliwość
skonfigurowania w programie uprawnień, które ograniczają dostęp do informacji lub
blokują możliwość zmiany danych nieuprawnionym użytkownikom. Z drugiej, system
powinien rejestrować (w sposób uniemożliwiający dalszą edycję), kto i kiedy zmienił
zawartość kluczowych informacji w systemie. W ten sposób zabezpieczane są informacje
dla celów dowodowych. Przy okazji dostępnych obecnie technologii (aplikacje
wielowarstwowe działające w przeglądarce) warto wspomnieć, że przechowywanie
danych w jednym miejscu (na serwerze) zabezpiecza je przed kradzieżą/utratą, z kolei
brak danych na komputerach użytkowników zmniejsza prawdopodobieństwo ich
wyniesienia na zewnątrz.
Kontrola poprawności wprowadzanych danych
Tysiące posiadanych urządzeń, wielość procedur utrzymaniowych powodują, że rośnie
ryzyko niespójności danych poczynając od różnej pisowni nazw samych urządzeń np.
rurociąg, rurociag, ruro ciąg. Utrudnia to wyszukiwanie informacji oraz tworzenie
zestawień i analizę danych. Odpowiedzią będzie system, w którym bez programowania,
można budować słowniki dozwolonych wartości oraz definiować mechanizmy
sprawdzania poprawności danych.
Przemysł farmaceutyczny stawia przed utrzymaniem ruchu szczególnie wysokie
wymagania. Ich spełnienie wymaga dobrania odpowiednich narzędzi. W przypadku
wyboru systemu informatycznego dla utrzymania ruchu należy nie tylko rozważyć
wymagania funkcjonalne np. możliwość tworzenia planu konserwacji, ale także wziąć pod
uwagę inne czynniki, które zapewnią, że system będzie rozwijał się wraz z firmą oraz
będzie działał niezawodnie przez wiele lat.
[email protected]
Robert Zientara jest dyrektorem operacyjnym w polskim oddziale firmy Vetasi,
specjalizującej się w dostarczaniu rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw
w zakresie zarządzania majątkiem, usługami informatycznymi oraz nieruchomościami
(EAM, ITSM i FM). W trakcie swojej ponad 20-letniej kariery w branży informatycznej
pracował jako programista, konsultant oraz szef działu informatyki. Brał udział w dużych,
międzynarodowych projektach informatycznych w różnych branżach. Posiada bogate
doświadczenie w zarządzaniu zasobami produkcyjnymi oraz informatycznymi.