Instrukcja do wniosku o płatność dla Beneficjenta Działania 2.2 A

Instrukcja do wniosku o płatność dla Beneficjenta Działania 2.2 A

INSTRUKCJA DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
DLA BENEFICJENTA DZIAŁANIA 2.2 A
Zgodnie z umową o dofinansowanie Beneficjent składa wniosek o płatność nie częściej niŜ
raz na 3 miesiące. Wnioski o płatność naleŜy składać zgodnie z aktualnym harmonogramem
składania wniosków o płatność. Wniosek o płatność końcową naleŜy złoŜyć po poniesieniu
(zapłacie) ostatniego wydatku związanego z realizacją projektu i nie później niŜ 25 dni
kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji, określonego w umowie o dofinansowanie/
aneksie.
Beneficjent rozliczając wydatki poniesione na projekt wnioskuje o przyznanie dofinansowania ze
środków publicznych w kwocie odpowiadającej procentowemu udziałowi dofinansowania
określonemu w umowie (np. dla badań przemysłowych: 70%, dla eksperymentalnych prac
rozwojowych: 45%).
Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez Beneficjenta. Wypełnia je pracownik MCP
dokonujący weryfikacji wniosku złoŜonego przez Beneficjenta.
Wniosek o płatność słuŜy:
1) wnioskowaniu o przyznanie płatności zaliczkowej (Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 15,
18, 20, 21);
2) rozliczaniu środków przekazanych Beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz
zaliczkowych (Beneficjent wypełnia poz. 1-21);
3) wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację części lub całości wydatków
sfinansowanych ze środków Beneficjenta (Beneficjent wypełnia poz. 1- 21);
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KONKRETNYCH POZYCJI WE WNIOSKU:
1. NaleŜy podać datę kończącą okres, za jaki składany jest wniosek, przez co rozumie się
najpóźniejszą datę w procesie przygotowania wniosku o płatność wskazaną przez Beneficjenta,
np. datę złoŜenia wniosku o płatność do MCP lub najpóźniejszą datę zapłaty wydatku
wykazanego we wnioskuw pkt. 11. Nie musi być to okres obejmujący pełny miesiąc. NaleŜy
pamiętać, Ŝe data kończąca okres za jaki składany jest wniosek nie moŜe przekraczać terminu
wskazanego w § 3 ust. 1 pkt. 2 umowy o dofinansowanie tj. terminu zakończenia realizacji
projektu. Nie jest równieŜ moŜliwe podanie daty, która faktycznie nie nastąpiła tj. daty ”na
przyszłość”.
Z punktu widzenia Beneficjenta najistotniejszym jest aby podana data obejmowała wszystkie
wydatki, które w ramach danego wniosku Beneficjent chce rozliczyć.
Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku wniosku o pierwszą płatność zaliczkową.
2. W pierwszym wierszu naleŜy podać dane Beneficjenta zgodne z umową o dofinansowanie
projektu. W dalszych wierszach naleŜy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielenia
informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych
dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania
dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego.
W punkcie 3 naleŜy podać numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić przekazanie
środków - zgodnie z umową o dofinansowanie lub zgodnie z aneksem jeśli dotyczył zmiany
Strona 1 z 9
rachunku bankowego. W sytuacji gdy nie jest to rachunek bankowy wskazany w umowie lub
cesji wierzytelności naleŜy załączyć stosowne zaświadczenie o posiadanym rachunku z banku.
W przypadku płatności zaliczkowej nr rachunku bankowego musi być zgodny z numerem
rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu.
3. NaleŜy podać nazwę programu w ramach którego realizowany jest projekt tj. Małopolski
Regionalny Program Operacyjny.
4. NaleŜy podać numer i nazwę osi priorytetowej w ramach której realizowany jest projekt tj. 2
Oś priorytetowa „Gospodarka regionalnej szansy”.
5. NaleŜy podać tytuł projektu.
6. NaleŜy podać numer projektu zgodny z umową o dofinansowanie.
7. NaleŜy podać numer umowy o dofinansowanie.
8. NaleŜy wskazać (poprzez wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowych) rodzaj płatności:
- płatność zaliczkowa
- płatność pośrednia (naleŜy zaznaczyć w sytuacji gdy Beneficjent występuje o zwrot części
wydatków poniesionych w trakcie realizacji projektu),
- płatność końcowa naleŜy zaznaczyć w sytuacji gdy Beneficjent występuje z wnioskiem
o płatność po zakończeniu realizacji projektu;
8a.NaleŜy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta całkowitych wydatków objętych
wnioskiem o płatność (kwalifikowanych + niekwalifikowanych);
9. NaleŜy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych objętych
wnioskiem o płatność (zgodna z sumą wskazaną w kolumnie 8 tabeli w punkcie 11 wniosku).
9. a-c wypełnia pracownik MCP
10. Kwota wnioskowana – naleŜy wpisać kwotę dofinansowania, o którą wnioskuje Beneficjent we
wniosku o płatność.:
Wnioskowana kwota dofinansowania winna być wyliczana z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku z zastosowaniem zasady: jeśli na trzecim miejscu po przecinku wystąpi cyfra od
1 do 5 wartość dofinansowania naleŜy zaokrąglić w dół natomiast jeśli będzie to cyfra od 6 do
9 naleŜy dokonać zaokrąglenia w górę.
W przypadku, gdy Beneficjent w jednym wniosku o płatność przedstawia do refundacji
wydatki objęte róŜnym poziomem dofinansowania (badania przemysłowe/eksperymentalne
prace rozwojowe) kwotę wnioskowaną naleŜy obliczyć odrębnie dla kaŜdego rodzaju badań
wg poniŜszych wzorów:
kwota wyd.kalif. dla badań przemysł.z wniosku o płatność x kwota dofinansowania dla badań przemysł. z umowy
kwota wnioskowana dla ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------badań przemysłowych =
całkowite wydatki kwalifikowane dla badań przemysłowych z umowy
kwota wyd.kalif. dla eksperyment. prac rozw.z wniosku o płatnośćx kwota dofinansowania dla eksperyment. prac rozw. z umowy
kwota wnioskowana dla
eksperymentalnych prac = ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------rozwojowych
całkowite wydatki kwalifikowane dla eksperymentalnych prac rozw. z umowy
Strona 2 z 9
Suma kwot wnioskowanych wyliczona dla poszczególnych rodzajów badań stanowi kwotę
wnioskowaną do wypłaty.
PRZYKŁAD:
W projekcie przewidziano wydatki kwalifikowane w kwocie 200 000,00 PLN w tym:
W ramach badań przemysłowych: 90 000,00 PLN (dofinansowanie w wys. 63 000,00 PLN)
W ramach eksperymentalnych prac rozwojowych: 110 000,00 PLN (dofinansowanie w wys.
49 500,00 PLN)
We wniosku o płatność do rozliczenia przedstawiono następujące wydatki:
-Zakup środka trwałego o wartości 50 000,00 PLN netto wykorzystanego w ramach badań
przemysłowych (70% dofinansowania)
-Zakup wartości niematerialnych i prawnych o wartości 30 000,00 PLN netto wykorzystanych
w ramach eksperymentalnych prac rozwojowych (45% dofinansowania)
-Koszty osobowe personelu projektu:
pracującego przy badaniach przemysłowych o wartości 7 000,00 PLN (70%
dofinansowania)
pracującego przy eksperymentalnych pracach rozwojowych o wartości 3 000,00 PLN
(45% dofinansowania)
Kwotę wnoskowaną naleŜy obliczyć w następujący sposób:
kwota wnioskowana dla
badań przemysłowych =
57 000,00 x 63 000,00
----------------------------------- = 39 900,00
90 000,00
33 000,00 x 49 500,00
kwota wnioskowana dla
eksperymentalnych prac =
rozwojowych
------------------------------------- = 14 850,00
110 000,00
kwota wnioskowana w ramach wniosku o płatność: 39 900,00 + 14 850,00 = 54 750,00 PLN
W celu poprawnego wyliczenia kwoty wnioskowanej zaleca się wypełnienie pomocniczej
tabeli finansowej dla działania 2.2A (format excel) dostępnej do pobrania wraz z formularzem
wniosku o płatność.
Określając kwotę wnioskowaną w przypadku płatności zaliczkowych naleŜy uwzględnić
zapisy umowy o dofinansowanie dotyczące maksymalnej wysokości przekazywanej zaliczki.
10. a-f wypełnia pracownik MCP
11. W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (niewypełnianym
w przypadku wniosku o płatność przekazywaną w formie zaliczki) naleŜy podać:
1) numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków;
2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję
księgową lub księgi rachunkowe (zaleca się wpisanie numeru z Ewidencji Środków
Trwałych, lub z Rejestru Vat lub z KsiąŜki przychodów i rozchodów lub dziennika
księgowań);
3) datę wystawienia dokumentu;
4) datę uregulowania płatności (wszystkie daty płatności dotyczące danego dokumentu);
Strona 3 z 9
5) nazwę towaru lub usługi wykazaną w odpowiedniej pozycji w przedstawianym
dokumencie księgowym. JeŜeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią
wydatki kwalifikowane i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT,
moŜliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury;
6) kwotę dokumentu brutto lub, jeśli dokument obejmuje inne wydatki, w szczególności nie
objęte projektem,moŜna podać kwotę brutto dotyczącą wydatku kwalifikowanego;
7) kwotę dokumentu netto lub, jeśli dokument obejmuje inne wydatki, w szczególności nie
objęte projektem, moŜna podać kwotę netto dotyczącą wydatku kwalifikowanego;
RóŜnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać moŜe wyłącznie z podatku
VAT;
8) kwotę wydatków kwalifikowanych odnoszących się do wydatków wykazanychw kolumnie
6 (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowany) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT
jest niekwalifikowany) z uwzględnieniem limitu z umowy i ewentualnych przesunięć
zgodnie z umową o dofinansowanie;
W celu poprawnego wyliczenia kwoty wydatków kwalifikowanych zaleca się wypełnienie
pomocniczej tabeli finansowej dla działania 2.2A (format excel - do pobrania wraz
z wnioskiem o płatność)
9) kwotę VAT uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowany.
W przypadku gdy wydatek rozliczany jest w oparciu o inne dokumenty niŜ faktura (np. odpis
amortyzacyjny) wypełniając tabelkę naleŜy stosować się do instrukcji zamieszczonych
na stronie internetowej MCP www.mcp.malopolska.pl.
UWAGA
W przypadku gdy w niektórych pozycjach wystąpiły oszczędności, naleŜy pamiętać,
iŜ przesunięć moŜna dokonywać wyłącznie w obrębie tego samego rodzaju badań (wydatków
objętych tym samym poziomem dofinansowania). NaleŜy jednak pamiętać, iŜ istotą projektu
realizowanego w ramach działania 2.2.A jest przeprowadzenie badań przemysłowych oraz
eksperymentalnych prac rozwojowych. W umowie o dofinansowanie Beneficjent zobowiązał
się do pełnej realizacji zakresu rzeczowego załoŜonego w projekcie, a wydatki przedstawione
w harmonogramie rzeczowo-finansowym zostały objęte dofinansowaniem według proporcji
przedstawionych we wniosku o dofinansowanie. W związku z powyŜszym ewentualnych
przesunięć naleŜy dokonywać ze szczególnym uwzględnieniem celu i charakteru
realizowanego projektu.
Opis przesunięcia moŜna zamieścić w pkt. 14 w kolumnie 2 (opis w stosunku do pozycji która
ulega zwiększeniu bądź w stosunku do pozycji która ulega zmniejszeniu). W przypadku
dokonywania przesunięcia między kategoriami wydatków kwalifikowanych, w tabeli 17
wniosku o płatność lub w piśmie przewodnim do wniosku o płatność naleŜy przedstawić
metodologię dokonywania przesunięcia, podając z jakiej kategorii (wartość wyraŜona
w złotówkach i w procentach) do jakiej kategorii dokonywane jest przesunięcie, a takŜe
wyjaśnienie przyczyn spadku/wzrostu cen zakupu w stosunku do wielkości planowanych
w umowie o dofinansowanie.
NaleŜy pamiętać, Ŝe nawet przy braku przesunięć między kategoriami kosztów
kwalifikowanych, w pkt. 17 wniosku o płatność naleŜy opisaćznaczący wzrost/ spadek
rzeczywistych kosztów zakupu w stosunku do planowanych w aktualnym harmonogramie
finansowo-rzeczowym (podając równieŜ przyczyny wzrostu/spadku kosztu).
Szare pole pod tabelą w poz. 11 wypełnia pracownik MCP.
12. Beneficjent, którego projekt nie jest objęty pomocą publiczną jest zobowiązany wykazywać
we wnioskach o płatność wszelki dochód, jaki wiąŜe się z realizacją projektu, a który
Strona 4 z 9
nie został zaplanowany lub został niedoszacowany na etapie wniosku o dofinansowanie
projektu. Beneficjent, którego projekt objęty jest pomocą publiczną (de minimis, inna –
pomoc w zakresie badań i rozwoju) w punkcie tym jest zobowiązany wykazać wszelkie
dochody incydentalne, w tym przede wszystkim otrzymane kary umowne z tytułu
niewykonania lub nienaleŜytego wykonania zobowiązań zawartych w ramach umów na
dostawę środków trwałych/usług, objętych realizowanym projektem. Otrzymane dochody
incydentalne co do zasady pomniejszają kwotę wydatków kwalifikowanych w ramach
rozliczanego projektu. Dodatkowo informacja o otrzymanej np. karze umownej powinna
znaleźć się w opisie faktury, do której powinna zostać dołączona nota obciąŜeniowa.
W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem
Beneficjenta kwalifikowane jak i niekwalifikowane naleŜy zadeklarować część dochodu
odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowanych do wydatków ogółem, które przyczyniły
się do powstania dochodu.W dodatkowym wierszu naleŜy wykazać odsetki narosłe
od środków pochodzących z zaliczki, którepodlegają zwrotowi na wskazany rachunek
bankowy.
13. Nie dotyczy Beneficjenta, wypełnia pracownik MCP.
14. W kolumnie 2 naleŜy zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych
pozycji ujętych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. W kolumnach 3 i 4 naleŜy
przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowanych, których
dotyczy wniosek o płatność (kwoty zgodnie z umową o dofinansowanie), natomiast
w kolumnach 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowane poniesione od początku
realizacji projektu (kwoty rzeczywiście poniesione). Kolumna 7 powinna przedstawiać
procentową relację wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4.
Dane przedstawione w tabeli muszą być spójne z informacjami zawartymi w harmonogramie
rzeczowo-finansowym. Beneficjent nie ma obowiązku umieszczania informacji o działaniach
do których jeszcze nie przystąpił. Informację o planowanych działaniach naleŜy zamieścić
w pkt. 15, a ewentualne odstępstwa w okresie realizacji poszczególnych działań opisać w pkt.
17.
Zaleca się aby składane wnioski o płatność obejmowały w całości zapisane w harmonogramie
pozycje tzn. dotyczyły działań w całości zrealizowanych (np. rozliczając wydatek na zakup
maszyny zaleca się rozliczenie go po dokonaniu całkowitej zapłaty ceny zakupu).
W kolejnych wnioskach o płatność naleŜy uwzględnić pozycje wcześniej rozliczone.
15. NaleŜy opisać działania, jakie Beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu
do czasu złoŜenia kolejnego wniosku o płatność. Nie dotyczy wniosku o płatność końcową.
16. NaleŜy wpisać wskaźniki zawarte wcześniej we wniosku aplikacyjnym Beneficjenta (tabela
E.2) oraz umowie o dofinansowanie.
Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle,
zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy
publicznych w okresie realizacji projektu.
Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji Beneficjenta, jego otoczeniu bądź
u ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu.
Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla kaŜdego wniosku
o płatność natomiast część tabeli ze wskaźnikami rezultatu – obowiązkowo dla wniosku
o płatność końcową.
Zaleca się składanie wniosków o płatność po osiągnięciu przynajmniej jednego z zakładanych
wskaźników produktu. W przypadku projektów obejmujących leasing środków trwałych
Strona 5 z 9
wskaźnik produktu w postaci zakupu środka trwałego zostanie osiągnięty z momentem
odbioru przedmiotu leasingu (protokół odbioru), a w składanych wnioskach o płatność
Beneficjent będzie rozliczał koleje raty kapitałowe.
Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu (w przypadku
wskaźników produktu najczęściej jest równa zeru). Wartość docelowa to wartość, jaką
Beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdroŜenia projektu. Musi być ona zgodna
z wartością docelową wpisaną w umowie o dofinansowanie. Wartość wskaźnika osiągnięta
w wyniku zrealizowania projektu odzwierciedla stan na koniec realizacji projektu
(w momencie składania wniosku o płatność końcową). W kolumnach 6 (pkt 16a) i 7 (pkt 16b)
naleŜy przedstawić procentowy stan realizacji wskaźników względem załoŜonej wartości
docelowej.
17. NaleŜy przedstawić informację na temat momentu rozpoczęcia realizacji projektu (np.
moment oddelegowania pracownika do realizacji projektu). Ponadto w kilku zdaniach naleŜy
opisać ewentualne problemy napotkane w trakcie realizacji projektu w okresie objętym
wnioskiem o płatność, a takŜe wszelkie zmiany dokonane w projekcie w odniesieniu
do zapisów umowy o dofinansowanie, w tym we wniosku o dofinansowanie i biznes planie.
W przypadku wniosku o płatność końcową, naleŜy umieścić dodatkowo komentarz
odnośnie zrealizowania wskaźników wraz z podaniem przyczyn ewentualnego
nieosiągnięcia załoŜonego w projekcie ich poziomu.
18. NaleŜy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowanych, jakie Beneficjent
planuje ponieść w kolejnych czterech kwartałach (suma wydatków w poszczególnych
wierszach nie powinna przekraczać całkowitej wartości wydatków kwalifikowanych
z umowy). Nie dotyczy płatności końcowej.
UWAGA – dane przedstawione w poz. 18 powinny umoŜliwić sporządzenie prognoz dla
całego programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje
przedstawione przez Beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. W sytuacji, gdy
Beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego
roku, pierwszy wypełniany przez Beneficjenta wiersz powinien zawierać dane dla drugiego
kwartału danego roku (kwiecień-czerwiec).
19. Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie naleŜy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny
z zasadami polityk Wspólnoty*), do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się
w umowie o dofinansowanie. W przypadku zaznaczenia we wniosku aplikacyjnym, Ŝe projekt
ma wpływ pozytywny lub neutralny naleŜy zaznaczyć odpowiedź Tak. W przypadku
nieprzestrzegania polityk Wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) naleŜy opisać w kilku zdaniach,
na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie
naleŜy uwzględnić wyniki kontroli/ audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk
wspólnotowych.
20. NaleŜy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres
i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.) Oświadczenie
co do prawdziwości danych zawartych we wniosku o płatność, składane jest pod rygorem
odpowiedzialności karnej.
21. Załącznikami do wniosku są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub
dokumentów księgowych o równowaŜnej wartości dowodowej (zgodne z poz. 11 wniosku)
*)
Zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinansowanie projektu Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania zasad
polityk wspólnotowych w szczególności polityki równości męŜczyzn i kobiet oraz niedyskryminacji, zrównowaŜonego rozwoju –
ochrony i poprawy jakości stanu środowiska.
Strona 6 z 9
wraz z dowodami zapłaty, jak równieŜ poświadczone za zgodność z oryginałem kopie
dokumentów potwierdzających odbiór/ wykonanie prac oraz inne dokumenty, o ile są
wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie.
NaleŜy zwrócić szczególną uwagę na fakt, Ŝe wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu
powinny być właściwie oznakowane. Obowiązek ten dotyczy korespondencji, oświadczeń,
zawartych w ramach projektu umów, protokołów odbioru i tympodobnych dokumentów. Wzory
oznaczeń w wersji do wydruku są dostępne na stronie www.mcp.malopolska.pl w zakładce:
Rozliczanie projektów/Informacje dla Beneficjentów.
Wniosek naleŜy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz ewentualnie
opatrzyć pieczątką.
ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ:
1. zabezpieczenie w postaci weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, które naleŜy złoŜyć
najpóźniej wraz z pierwszym wnioskiem o płatność (zgodnie z Instrukcją dotyczącą
zabezpieczeń) – składane tylko raz;
2. oświadczenie o niezaleganiu z opłatami na środowisko - składane tylko razz pierwszym
wnioskiem o płatność. Wzór oświadczenia znajduje się w plikach do pobrania pod Instrukcją
dotyczącą wypełniania wniosku o płatność;
3. kopie faktur lub dokumentów księgowych o równowaŜnej wartości dowodowej (np. listy płac,
umowy cywilno-prawne,rachunki do umów cywilno-prawnych, polecenia księgowania
w przypadku odpisów amortyzacyjnych).
W sytuacji, gdy Beneficjent dokonał zakupu poza granicami RP zobowiązany jest dostarczyć
wiarygodne tłumaczenie faktury. Tłumaczenie powinno być podpisane przez osobę
je dokonującą, a następnie podpisane przez osobę upowaŜnioną ze strony Beneficjenta
(Oryginały faktur winny być opatrzone opisem projektowym zgodnie z Instrukcją dotyczącą
opisu faktur).
4. kopie dowodów zapłaty pochodzących z rachunku Beneficjenta (potwierdzenie dokonania
przelewulub wyciąg z rachunku bankowego z widoczną datą księgowania). Przedstawiony
dowód płatności powinien jasno określać za jaką fakturę dokonano płatności oraz
identyfikować strony transakcji. W przypadku płatności gotówkowej (dokonanej zgodnie z art.
22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) dowodem zapłaty jest faktura lub inny
dokument księgowy o równowaŜnej wartości dowodowej z adnotacją „zapłacono gotówką”
opatrzony podpisem upowaŜnionej osoby (wystawcy /sprzedawcy) W przypadku braku takiej
adnotacji Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia dokumentu księgowego KP (kasa
przyjęła), ewentualnie oświadczenia wystawcy faktury, Ŝe „w dniu….. przyjęto zapłatę
w wysokości … od … w formie gotówkowej za naleŜność wynikającą z dokumentu nr …” (np.
gdy za fakturę, na której widnieje wskazanie przelewu jako formy zapłaty, Beneficjent dokonał
zapłaty gotówką);
5. wyciąg z rachunku wyodrębnionego do obsługi zaliczki, obejmującego okres od momentu
otrzymania zaliczki do całkowitego jej wydatkowania – dotyczy wniosku rozliczającego
zaliczkę.
6. kopie dokumentów potwierdzających zakres faktycznie dostarczonych dóbr, usług lub
wykonanych prac(np. protokół odbioru częściowego, końcowego);
7. kopie umów na dostawę środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych/usług, jeśli
zostały zawarte;
8. kopie faktur „PRO-FORMA” gdy widnieją w tytułach przelewów bankowych;
9. kopie faktur korygujących, not korygujących, jeśli takie zostały wystawione
Strona 7 z 9
10. dokumenty potwierdzające przyjęcie środka trwałego do ewidencji przedsiębiorstwa (wyciąg
z ewidencji środków trwałych)
11. zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzające fakt, Ŝe Beneficjent nie jest
płatnikiem VAT (zwolnienie podmiotowe) lub oświadczeniem Beneficjenta wraz z podaniem
podstawy prawnej dotyczącym wykorzystywania towarów i usług zakupionych w celu
realizacji Projektu do wykonywania czynności nie opodatkowanych podatkiem VAT
(zwolnienie przedmiotowe) – w przypadku gdy VAT jest kosztem kwalifikowanym – przy
kaŜdym kolejnym wniosku o płatność;
12. w przypadku, gdy projekt dotyczy zakupu uŜywanego środka trwałego:
oświadczenie beneficjenta dotyczące zakupu uŜywanych środków trwałych;
oświadczenie zbywcy dotyczące zakupu uŜywanych środków trwałych (w oświadczeniu
tym zbywca oświadcza kiedy, gdzie i od kogo zakupił zbywany środek trwały)
Wzory powyŜszych oświadczeń znajdują się po kliknięciu Instrukcji dotyczącej zakupu
uŜywanych środków trwałych;
13. w przypadku projektów, gdzie zakupy dokonywane są w drodze leasingu:
kopia umowy leasingu pomiędzy Leasingodawcą a Beneficjentem;
kopie faktur potwierdzających zakup przedmiotowych urządzeń przez Leasingodawcę
od Dostawcy;
kopia harmonogramu spłat rat kapitałowych
14. w przypadku, gdy we wniosku o płatność rozliczane są koszty osobowe:
kopie umów o pracę lub dokumentów równowaŜnych oraz aneksów, jeśli zostały zawarte;
kopię pisemnego oddelegowania pracowników do pracy w ramach projektu (jeśli dotyczy);
kopie dokumentów określających zakres czynności wykonywanych na danym stanowisku
pracy;
kopie list płac (opisanych analogicznie do faktur rozliczanych w projekcie);
kopie deklaracji ZUS DRA;
kopie potwierdzeń płatności wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w projekcie oraz
pozapłacowych kosztów pracy (składki ZUS, zaliczki na podatek dochodowy);
zestawienie wydatków związanych z personelem projektu. Wzór dokumentu znajduje się
w plikach do pobrania pod Instrukcją dotyczącą wypełniania wniosku o płatność.
15. w przypadku gdy w projekcie rozliczane są materiały oraz roboty budowlane:
do wniosku o płatność końcową – pozwolenie na uŜytkowanie, jeśli właściwy organ nałoŜył
taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub innymi decyzjami;
kopię dziennika budowy;
najpóźniej z wnioskiem o płatność końcową naleŜy przedstawić wyciąg z ewidencji
środków trwałych, w którym zostanienie ujęty wybudowany budynek, wraz z zestawieniem
faktur, składających się na jego wartość początkową lub dokumenty potwierdzające
podwyŜszenie wartości środka trwałego (w przypadku rozbudowy);
kopia umowy na wykonanie robót budowlanych, wraz z załącznikami oraz aneksami, jeśli
taka została zawarta;
16. przy rozliczaniu kosztów amortyzacji:
kopie dokumentów potwierdzających wysokość i termin dokonania odpisów
amortyzacyjnych (polecenie księgowania, tabela amortyzacji);
oświadczenie beneficjenta, Ŝe amortyzowany środek trwały nie został zakupiony
z udziałem środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu 7 lat poprzedzających datę
zakupu.
17. przy rozliczaniu kosztów będących równocześnie elementem projektu realizowanego
w specjalnej strefie ekonomicznej informację na temat uzyskanej ulgi podatkowej, co będzie
podstawą do wyliczenia kumulacji pomocy publicznej.
Strona 8 z 9
18. w przypadku rozliczania zakończonego etapu badań, który sktutkuje opracowaniem wyników
prac naleŜy przedstawić stosowną dokumentację (np. raporty, opracowania odnsoszące się
m.in. do załoŜeń projektowych).
Kopie wszystkich dokumentów składanych wraz z wnioskiem o płatność naleŜy potwierdzić
za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŜnioną do reprezentowania Beneficjenta
Zaleca się, aby w tabeli 11 faktury były uporządkowane zgodnie z rozliczanymi kategoriami
wydatków określonymi w harmonogramie rzeczowo-finansowym (np. jeśli na zakup
urządzenia A zostały wystawione 3 faktury to powinny one być zamieszczone w kolejnych
wierszach tabeli 11).
Zaleca się aby faktury składane wraz z wnioskiem o płatność były ułoŜone w kolejności
zgodnej z wykazem w tabeli 11 wniosku o płatność, ponadto bezpośrednio pod kaŜdą fakturą
powinien być podpięty/ dołączony dowód zapłaty.
Strona 9 z 9