yciowych obywateli w oparciu o produkty OfficeObjects

Mariusz Momotko, Wojciech Izdebski, Michał Gajewski
Rodan Systems S.A.
e-mail:
{Mariusz.Momotko, Wojciech.Izdebski, Michal.Gajewski}@rodan.pl
Implementacja zdarzeń Ŝyciowych obywateli
w oparciu o produkty OfficeObjects®
Koncepcja zdarzeń Ŝyciowych jest skuteczną metaforą pozwalającą
na zmniejszenie rozdźwięku pomiędzy potrzebami obywateli a usługami
dostarczanymi przez instytucje publiczne. Pomimo wielu działań zarówno
badawczych jak i komercyjnych implementacja zdarzeń Ŝyciowych ciągle
pozostaje
wyzwaniem.
Większość
istniejących
technologii
informatycznych, które mogłyby być uŜyte do implementacji zdarzeń
Ŝyciowych
są albo
zbyt
statyczne do
efektywnej
reprezentacji
róŜnorodności potrzeb obywateli, albo zbyt dynamiczne do efektywnego
zastosowania w administracji publicznej.
Niniejszy artykuł prezentuje koncepcję i realizację zdarzeń
Ŝyciowych w oparciu o podejście generycznych procesów pracy łączące
w sobie siłę i efektywność zarządzania procesami pracy z elastycznością
reguł biznesowych. Podejście to zostało zaimplementowane przy pomocy
produktów OfficeObjects® w ramach dwóch europejskich projektów
badawczo-rozwojowych: OneStopGov i eGov-Bus.
1. Wprowadzenie - potrzeby obywateli a usługi publiczne
KaŜdy, komu urodziło się dziecko, kto budował dom, czy rozpoczął
działalność prywatną wie ile czasu zajmuje uzyskanie wszystkich
wymaganych urzędowych zaświadczeń czy decyzji. Dla większości
obywateli jednym z najczęstszych problemów takiej sytuacji jest
znajomość procedur urzędowych określających, co i w jakiej kolejności
powinno być załatwione. „Szary obywatel” bardzo rzadko i wczytuje się
w teksty rozporządzeń i ustaw, a jeszcze rzadziej jest w stanie
wykorzystać je do realizacji swoich potrzeb.
Aby zminimalizować ten problem, instytucje starają się oferować
swoje
usługi
przy
wykorzystaniu
bogatego
wachlarza
środków
komunikacji zapewniając jednocześnie odpowiednią pomoc w przypadku
wątpliwości w sposobie wykorzystania tych usług. Przykładem jest
moŜliwość złoŜenia wniosku o pozwolenie na psa przez Internet, nie
odwiedzając urzędu. Innym przykładem są wydzielone stanowiska (często
w ramach biur obsługi interesantów), gdzie obywatele przy składaniu
wniosków uzyskują kompetentną informację, co i jak powinni jeszcze
wypełnić / dostarczyć.
Rysunek 1. Potrzeby obywateli a usługi świadczone przez instytucje
Pomimo
tych
wysiłków
usługi
oferowane
przez
urzędy
administracji państwowej nadal spełniają tylko wybrane elementy potrzeb
obywateli. Bardzo rzadko moŜliwe jest zrealizowanie danej potrzeby
obywatela poprzez realizację jednostkowej usługi świadczonej przez
jeden urząd1. Obrazowo moŜna powiedzieć, Ŝe urząd mówi językiem
usług jednostkowych takich jak „rejestracja”, „wydanie decyzji”,
„wydanie pozwolenia”, podczas gdy obywatel mówi językiem swoich
potrzeb: „chcę prowadzić samochód”, „chcę zbudować dom”, „chcę
otworzyć sklep spoŜywczy” (por. Rysunek 1).
Propozycją zniwelowania tego rozdźwięku pomiędzy potrzebami
obywateli a świadczonymi usługami są portale do obsługi zdarzeń
Ŝyciowych (ang. life event portals). Portale te bazują na koncepcji
łączenia usług oferowanych przez administrację publiczną w bardziej
złoŜone, które są w stanie zaspokoić potrzeby obywateli.
Niniejszy artykuł opisuje koncepcję i realizację najnowszej
generacji wspomnianych portali – aktywnych portali zdarzeń Ŝyciowych
(ang. active life-event portals). Dodatkowo do portali poprzednich
generacji, przy dopasowaniu wykonywanych usług do potrzeb obywatela
brane są pod uwagę jego cechy (dalej zwane profilem, na przykład: wiek,
narodowość, płeć, miejsce zamieszkania) jak i specyficzne okoliczności
realizacji zdarzenia Ŝyciowego (np. buduję juŜ drugą firmę). Dzięki temu
obywatel dostarcza jedynie te dokumenty, które są faktyczne wymagane
do zrealizowania jego specyficznych potrzeb (np. zawierając związek
małŜeński w miejscowości, gdzie wymieniam dowód osobisty na nowy
nie muszę załączać skróconego odpisu aktu małŜeńskiego).
Koncepcja i realizacja aktywnych portali zdarzeń Ŝyciowych
opisane w niniejszym artykule są rezultatami wypracowanymi w dwóch
europejskich projektach badawczo rozwojowych – OneStopGov i
1
Tambouris E., Vintar M. and Tarabanis K.: A life-event oriented framework and
platform for one-stop government: The OneStopGov project, Eastern European eGov
Days, 2006.
eGov-Bus, w ramach 6. ramowego programu rozwoju społeczeństwa
informacyjnego.
Artykuł został zorganizowany w następujący sposób. Rozdział
pierwszy wprowadza do zagadnienia zdarzeń Ŝyciowych wskazując na
aktualne potrzeby obywateli. Rozdział 2 opisuje koncepcję implementacji
zdarzeń Ŝyciowych przy zastosowaniu podejścia opartego o generyczne
procesy pracy (ang. generic workflows). Rozdział 3 przedstawia
realizację opisanych koncepcji w ramach projektów OneStopGov oraz
eGov-Bus. Rozdział 4 podsumowuje i przeprowadza krotką dyskusję
rezultatów obu projektów uzyskanych dotychczas. Ostatni, piaty rozdział
podsumowuje zrealizowane zadania i omawia plan dalszych prac nad
zdarzeniami Ŝyciowymi.
2. Koncepcja zdarzeń Ŝyciowych
Podstawą realizacji zdarzeń Ŝyciowych jest ich procesowa
reprezentacja. W takim podejściu zdarzenie Ŝyciowe jest procesem, w
ramach którego poszczególne usługi publiczne są wykonywane jako
czynności a ich kolejność jest określana poprzez przejścia pomiędzy
czynnościami.
Przykładem moŜe być zdarzenie Ŝyciowe „chcę rozpocząć
działalność biznesową” reprezentowane poprzez kompozycję czterech
usług
publicznych:
zarejestrowania
działalności
gospodarczej
w
Krajowym Rejestrze Przedsiębiorców, uzyskania REGON-u, uzyskania
NIP i zgłoszenia w ZUS (por. Rysunek 2).
Rysunek 2. Rozpoczęcie działalności gospodarczej - poziom usług
Procesowa reprezentacja zdarzeń Ŝyciowych powinna pozwolić na
ich definiowanie i wykonywanie przy pomocy standardowych systemów
zarządzania procesami pracy (ang. business process / workflow
management systems). Niestety, zdarzenia Ŝyciowe wymagają duŜej
elastyczności procesów i w tym aspekcie nie mogą być traktowane jako
standardowe procesy.
Rysunek 3. Rozpoczęcie działalności gospodarczej – poziom wariantów usługi2
Po pierwsze kaŜda usługa publiczna ma wiele wariantów
wykonywanych w zaleŜności od obywatela, który ją wywołuje (por.
2
Do modelowania zdarzenia Ŝyciowego i jego usług została uŜyta notacja Business
Process Modelling Notation (BPMN).
Rysunek 3). Przykładowo, jeŜeli jesteś przedsiębiorcą nie będącym osobą
fizyczną będziesz musiał uiścić opłatę za wpis w Monitorze Sądowym i
Gospodarczym.
Po drugie wybór konkretnej usługi moŜe zaleŜeć od cech/profilu
obywatela lub okoliczności związanych ze zdarzeniem Ŝyciowym.
Przykładowo, jeŜeli mieszkam w Częstochowie, to aby mieć psa,
powinienem wywołać odpowiednie usługi oferowane przez Urząd Miasta
Częstochowy, a nie inny urząd. PoniewaŜ jest to juŜ drugie zwierzę, które
posiadam opłata za usługę powinna być niŜsza.
PowyŜsze wymagania powodują, Ŝe standardowe procesy muszą
być rozszerzone o moŜliwość obsługi profilu obywatela (np. informacji o
dacie urodzenia, stanie cywilnym, uzyskanych pozwoleniach, itp.) oraz o
elementy
generyczności.
Te
ostatnie
powinny
zapewnić
dobór
właściwych wariantów usług (np. ze względu na miejsce zamieszkania),
które zrealizują potrzebę tego konkretnego obywatela.
Sposobem na zapewnienie spełnienia powyŜszych wymagań jest
zastosowanie podejścia opartego o generyczne procesy pracy3. W
podejściu
tym
(najczęściej
definicja
procesu
zawiera
elementy abstrakcyjne
wyraŜane poprzez reguły biznesowe), które zostają
ukonkretnione dynamicznie dopiero w momencie rozpoczęcia lub nawet
w trakcie wykonywania procesu (np. wybór
usługi ze względu na
miejsce zamieszkania obywatela). Podejście to zapewnia moŜliwość
zdefiniowania
referencyjnych
modeli
zdarzeń
Ŝyciowych,
które
reprezentujących cały zestaw specyficznych modeli zdarzeń Ŝyciowych
3
Momotko, M., et al., Towards implementation of life events using generic workflows,
eGov'06 workshop, Brunel University, London, Sep 2006.
Momotko, M., Izdebski, W., Tarabanis, K., Tambouris, E., Vintar, M., An Architecture
of Active Life Event Portals: Generic Workflow Approach, EGOV’2007, Regensburg,
Germany, 2007.
(np. dla wszystkich miejsc zamieszkania, dla wszystkich wariantów
zaleŜnych od okoliczności i profilu uŜytkownika).
Uzupełnieniem podejścia opartego o generyczne procesy jest
moŜliwość analizy zdarzenia Ŝyciowego, w celu:
• wyznaczenia ścieŜki (ścieŜek), właściwych do obsługi potrzeby
obywatela w kontekście jego profilu i okoliczności,
• zebrania informacji, jakie dokumenty / dane powinny być dostarczone
przez obywatela, aby uruchomić obsługę zdarzenia Ŝyciowego.
Analiza taka jest nazywana konkretyzacją zdarzenia Ŝyciowego.
Konkretyzację omówimy na przykładzie analizy pojedynczej usługi
uzyskania NIP (por. Rysunek 3) w ramach zdarzenia Ŝyciowego załoŜenia
działalności gospodarczej.
Konkretyzacja rozpoczyna się od punktu startowego. W następnym
kroku analizowany jest element rozpływu sterowania (reprezentowany
poprzez element OR-Split). PoniewaŜ górna ścieŜka jest bezwarunkowa,
następuje analiza usługi uzyskania NIP w Urzędzie Skarbowym
właściwym dla miejsca zamieszkania obywatela. W ramach tej analizy,
system zapamiętuje, Ŝe w celu wykonania zdarzenia Ŝyciowego będzie
potrzeba dostarczenia przez obywatela dokumentu D1. Dolna ścieŜka jest
warunkowa i wykonywana jedynie, gdy miejsce rozpoczęcia działalności
gospodarczej obywatela jest inne niŜ jego miejsce zamieszkania.
PoniewaŜ w profilu obywatela nie ma informacji o miejscu rozpoczęcia
działalności system wyświetla obywatelowi pytanie „Czy miejsce
rozpoczęcia działalności gospodarczej jest miejscem zamieszkania?”.
JeŜeli obywatel odpowie tak, to dolna ścieŜka nie jest dalej analizowana.
ZałóŜmy jednak, Ŝe odpowiedź była ”nie”. W takim wypadku system
analizuje wywołanie usługi uzyskania numeru NIP w miejscu
zamieszkania. System dodaje do wymaganych dokumentów dokument
D2. Ostatecznie system analizuje element synchronizacji przepływu
sterowania i punkt zakończenia usługi. Jako rezultat system wyświetla
uŜytkownikowi następującą informację:
W celu rozpoczęcia Twojej działalności gospodarczej naleŜy dostarczyć
następujące dokumenty:
- Formularz NIP1 (D1),
- Deklarację, Ŝe uzyskanie numeru NIP będzie wykonane w dwóch
miejscach (D2)
Dodatkowe wskazówki:
- PoniewaŜ miejsce rozpoczęcia dzielności gospodarczej jest inne niŜ
miejsce zamieszkania, pamiętaj o uiszczaniu:
- podatku VAT – w miejscu działalności gospodarczej
- pozostałych podatków– w miejscu zamieszkania
3. Realizacja w oparciu o produkty OfficeObjects®
Koncepcja zdarzeń Ŝyciowych oparta o podejście generycznych
procesów
pracy
europejskich
została
projektów
zaimplementowana
w
badawczo-rozwojowych,
ramach
a
dwóch
mianowicie:
OneStopGov i eGov-Bus..
Pierwszy z projektów, OneStopGov (www.onestopgov-project.org)
jest projektem typu STREP (Specific Targeted Research Project), który
jest
realizowany w ramach Priorytetu 2: „Information Society
Technologies” w Szóstym Programie Ramowym Badań i Rozwoju
Technicznego Unii Europejskiej. W skład konsorcjum projektu w chodzi
10 partnerów, w tym takŜe firma Rodan S.A. Koordynatorem projektu
jest Uniwersytet Macedoński z Salonik, Grecja. Projekt rozpoczął się 1
stycznia 2006 i będzie realizowany przez 2,5 roku. BudŜet projektu
wynosi ponad 3 miliony Euro, w tym ponad 2,1 miliona Euro dotowane
przez Komisje Europejską. Pracochłonność projektu wynosi 484
osobomiesięcy, w tym prace Rodan Systems zaplanowano na 48
osobomiesięcy.
Rysunek 4. Modelowanie zdarzenia Ŝyciowego "Zawarcie związku małŜeńskiego" w narzędziu
projektowania procesów produktu OfficeObjects®WorkFlow.
Celem projektu jest implementacja aktywnego portalu zarządzania
zdarzeniami Ŝyciowymi oraz jego weryfikacja poprzez realizację
wybranych
zdarzeń
Ŝyciowych
oferowanych
przez
administrację
publiczną wszystkich szczebli na Węgrzech, Słowenii, Polsce i Rumunii.
Podejściem stosowanym w projekcie jest zdefiniowanie zdarzeń
Ŝyciowych w oparciu o wiedzę ekspercką. Eksperci starają się tak
zdefiniować zdarzenia Ŝyciowe, aby pokrywały jak najwięcej moŜliwych
wariantów.
Sercem
tworzonego
®
OfficeObjects WorkFlow
firmy
Rodan
portalu
Systems
jest
produkt
implementujący
podejście generycznych procesów pracy, umoŜliwiający modelowanie
(por. Rysunek 4), wykonywanie i monitorowanie zdarzeń Ŝyciowych.
Do końca sierpnia 2007 r. w ramach projektu OneStopGov zostały
zrealizowane fazy specyfikacji wymagań, projektu pojęciowego, projektu
technicznego oraz pierwsza faza implementacji portalu aktywnych
zdarzeń
Ŝyciowych.
Wstępna
walidacja
zdarzeń
Ŝyciowych:
implementację
trzech
małŜeńskiego”
(Słowenia),
„zagubienia
portalu
obejmowała
„zawarcia
związku
dokumentów”
(Węgry),
„Rozpoczęcia działalności gospodarczej” (Polska).
Drugi z projektów, eGov-Bus (www.egov-bus.org) jest takŜe
projektem typu STREP, IST. W skład konsorcjum projektu, którego
koordynatorem jest firma Rodan Systems SA, wchodzi 8 partnerów.
Projekt rozpoczął się 1 stycznia 2006 i będzie realizowany przez 2 lata.
BudŜet projektu wynosi ponad 3,3 miliona Euro, w tym 2 270 000,00
dotowane przez Komisje Europejską. Pracochłonność projektu wynosi
412 osobomiesięcy, w tym prace Rodan Systems zaplanowano na 82
osobomiesięcy.
W stosunku do poprzedniego projektu, eGov-Bus rozszerza
istniejącą
funkcjonalność
o
moŜliwość
„wizualnego”
dialogu
z
obywatelem poprzez zastosowanie technologii AIboot (tzn. agent
wspierany przez zestaw obrazów z mimiką twarzy dobraną do
odpowiedzi podawanych przez uŜytkownika) oraz wykorzystaniu
ontologii danego zdarzenia Ŝyciowego zarządzanej przez moduł
OfficeObjects®Ontology Manager. Projekt ten wzbogaca teŜ moŜliwości
wprowadzania
danych
przez
obywateli
poprzez
zastosowania
elektronicznych formularzy. Formularze te są zarządzane poprzez produkt
OfficeObjects®e-Forms.
Aktualnie projekt eGov-Bus jest po specyfikacji wymagań,
projekcie pojęciowym i technicznym a w trakcie pierwszej fazy
implementacji.
4. Rezultaty
Dzięki projektom badawczym firma Rodan ma unikalną moŜliwość
weryfikacji koncepcji dotyczących zdarzeń Ŝyciowych w środowisku
docelowych klientów. Jak dotychczas wyraźnie widać, Ŝe właściwa
implementacja zdarzeń Ŝyciowych moŜe znacząco zminimalizować
wysiłek obywatela w celu zrealizowania jego potrzeb. Minimalizacja jest
uzyskiwana poprzez:
• wprowadzenie wymaganych danych do realizacji zdarzenia Ŝyciowego
w jednym miejscu zamiast robić to w poszczególnych jednostkach
administracji publicznej.
• podanie tylko tych dokumentów, które faktycznie są wymagane, a
nie wszystkich, które mogą być wymagane. Profil obywatela
powoduje, Ŝe wiadomo, który wariant usługi wybrać i które
dokumenty naleŜy dostarczyć.
• moŜliwość sprawdzenia stanu realizacji w dowolnym momencie
wykonywania zdarzenia.
Z drugiej strony, aby zrealizować zdarzenia Ŝyciowe w sposób
opisany w artykule konieczne jest, aby instytucje publiczne dostarczyły
(wszystkie) warianty swoich usług. Aktualne warianty te są dostępne
niejawnie, poprzez moŜliwość opcji / pól opcjonalnych w dostarczanych
dokumentach czy formularzach. Ponadto usługi świadczone przez
instytucje muszą być dostępne poprzez interfejsy programowe, najlepiej
jako usługi sieciowe (ang. web services). Niestety, aktualnie liczba
polskich instytucji dostarczających usług zgodnie z powyŜszymi
wymaganiami jest znikoma.
5. Zakończenie
W niniejszym artykule zaprezentowano koncepcję i realizację
zdarzeń Ŝyciowych w oparciu o podejście generycznych procesów i przy
uŜyciu produktów OfficeObjects firmy Rodan Systems S.A. Rezultaty
uzyskane do dnia dzisiejszego są obiecujące i wskazują, Ŝe zastosowane
podejście moŜe wyrazić bardziej złoŜone warianty / przypadki uŜycia a
jednocześnie zapewnić odpowiednią wydajność.
W kolejnych etapach prac firma Rodan System planuje rozszerzyć
funkcjonalność produktów i aktywnych portali zdarzeń Ŝyciowych o
bardziej zaawansowane mechanizmy monitorowania i administracji
zdarzeniami Ŝyciowymi.
Bibliografia
Berčič B., Vintar M.: Ontologies, Web Services, and Intelligent Agents: Ideas
for Further Development of Life-Events Portals. EGOV'2003.
Haraldsen et al. (2005) Generating Information Requirements for e-Government
Portals through life-events and genres.
Kubicek, H. and Hagen, M. (2000) One-Stop-Government in Europe: an
overview. In Hagen, M. and Kubicek, H. (Eds.) One-Stop-Government in
Europe: an Overview and Results of 11th National Surveys (pp 1–36). University
of Bremen.
Leben A., Bohanec M.: Architecture of an Active Life-Event Portal: A
Knowledge-Based Approach. 5th IFIP International Conference, KMGov2004,
Krems, Austria, 2004.
Momotko, M., et al., Towards implementation of life events using generic
workflows, eGov'06 workshop, Brunel University, London, Sep 2006.
Momotko, M., Izdebski, W., Tarabanis, K., Tambouris, E., Vintar, M., An
Architecture of Active Life Event Portals: Generic Workflow Approach,
EGOV’2007, Regensburg, Germany, 2007.
Online Availability of Public Services: How Is Europe Progressing? Web Based
Survey on Electronic Public Services, Report of the 6th Measurement,
CapGemini, 2006.
Tambouris E., Vintar M. and Tarabanis K.: A life-event oriented framework and
platform for one-stop government: The OneStopGov project, Eastern European
eGov Days, 2006.
Van Deursen, A., Van Dijk, J., Ebbers, W.: Why E-government Usage Lags
Behind: Ex-plaining the Gap between Potential and Actual Usage of Electronic
Public Services in the Netherlands. EGOV 2006.
Vintar, M. and Leben, A. (2002) The concepts of an active life-event public
portal. Lec-ture Notes in Computer Science 2456 (pp. 383-390). Springer,
Berlin.
Vitvar, T., Kerrigan, M., Overeem, A., von, Peristeras, V. Tarabanis, K.,
Infrastructure for the Semantic Pan-European E-government Services, AAAI
Spring Symposium on The Semantic Web meets eGovernment (SWEG), 2006.
Wimmer, M.A. and Tambouris, E. (2002) Online One-Stop Government: A
working framework and requirements. In Traunmuller, R. (Ed.) Information
Systems: The E-Business Challenge (pp. 117-130). Kluwer Academic
Publishers.
Źródła internetowe
www.onestopgov-project.org
www.egov-bus.org
www.rodan.pl
Summary
The life-event concept is a meaningful metaphor aiming to reduce
the gap between citizens’ needs and provided public services. It enables
public services to be composed in more sophisticated services that are
able to satisfy more advanced citizens’ expectations. Despite many recent
efforts, however, implementing life events remains a challenge. Most of
existing technologies that can be used to implement life events are either
too static to effectively incorporate possible variations in citizens’ needs
and circumstances or too dynamic to be efficiently used by public administrations.
This paper presents a concept and implementation of life events based on
generic workflows approach that combines the strength and efficiency of
the standard business process / workflow management with flexibility of
business rules management. This approach has been implemented using
OfficeObjects® products within two European research and development
projects, namely: OneStopGov and eGovBus.