docCzęść I Podstawowe informacje o arkuszach .............................. 39
download 
Reklamacja Transkrypt
Część I Podstawowe informacje o arkuszach .............................. 39
Nieoficjalna czołówka ........................................................................................ 17 Wstęp ..................................................................................................................21 Część I Podstawowe informacje o arkuszach .............................. 39 Rozdział 1. Tworzenie arkuszy i poruszanie się po nich ..................................41 Tworzenie podstawowego arkusza ............................................................ 41 Tworzenie nowego arkusza ................................................................. 43 Wstawianie tytułów w kolumnach ...................................................... 44 Wpisywanie danych ............................................................................ 46 Edytowanie danych .................................................................................. 46 Poruszanie się po Excelu ........................................................................... 47 Zakładki na wstążce ............................................................................ 50 Pasek formuły ..................................................................................... 51 Pasek stanu ......................................................................................... 52 Opcje programu Excel ......................................................................... 56 Zapisywanie plików ................................................................................. 58 Format pliku Excela 2007 .................................................................... 59 Zapisywanie arkuszy w starszych formatach ........................................ 61 Zapisywanie skoroszytu w formacie PDF ............................................. 64 Zapisywanie skoroszytu przy użyciu hasła ........................................... 67 Odzyskiwanie danych po katastrofie .................................................... 69 Otwieranie plików .................................................................................... 71 Różne metody otwierania plików ......................................................... 72 Otwieranie kilku skoroszytów jednocześnie ........................................ 74 Rozdział 2. Wprowadzanie danych do arkusza ............................................... 77 Wprowadzanie różnych typów danych ...................................................... 77 Kontrolowanie typów danych .............................................................. 80 Metody szybkiego wpisywania danych ...................................................... 84 Autouzupełnianie ............................................................................... 85 Autokorekta ........................................................................................ 86 Autowypełnianie ................................................................................. 87 Autodopasowanie ................................................................................ 90 Cofnij i Wykonaj ponownie ................................................................. 91 Rozdział 3. Przemieszczanie danych w obrębie arkusza ................................95 Zaznaczanie komórek .............................................................................. 95 Zaznaczanie ciągłych obszarów ............................................................ 96 Zaznaczanie nieciągłych obszarów ....................................................... 99 Automatyczne zaznaczanie danych ................................................... 100 Zaznaczanie komórek przy użyciu klawiatury .................................... 100 Przemieszczanie komórek ...................................................................... 102 Proste operacje wytnij-i-wklej oraz kopiuj-i-wklej .............................. 102 Metoda przeciągnij-i-upuść ............................................................... 105 Schowek ............................................................................................ 105 Wklejanie specjalne ........................................................................... 108 Dodawanie i przesuwanie kolumn i wierszy ............................................ 110 Wstawianie kolumn .......................................................................... 111 Wstawianie wierszy ........................................................................... 111 Wstawianie skopiowanych lub wyciętych komórek ............................ 112 Usuwanie kolumn i wierszy ............................................................... 112 Rozdział 4. Zarządzanie arkuszami i skoroszytami ........................................115 Arkusze i skoroszyty ............................................................................... 116 Dodawanie, usuwanie i ukrywanie arkuszy ........................................ 117 Nadawanie arkuszom nazw i zmiana ich układu w skoroszycie .......... 119 Grupowanie arkuszy ......................................................................... 120 Przenoszenie arkuszy między skoroszytami ....................................... 123 Znajdź i zamień ...................................................................................... 125 Podstawowa funkcja Znajdź .............................................................. 125 Znajdź wszystko ................................................................................ 127 Wyszukiwanie zaawansowane ........................................................... 128 Znajdowanie sformatowanych komórek ............................................ 130 Znajdowanie i zamiana wartości ........................................................ 131 Sprawdzanie pisowni .............................................................................. 133 Opcje sprawdzania pisowni ............................................................... 136 4 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK Rozdział 5. Formatowanie komórek ...............................................................139 Formatowanie wartości komórek ............................................................ 140 Formatowanie liczb ........................................................................... 142 Formatowanie dat i godzin ................................................................ 148 Specjalne formatowanie specjalnych liczb .......................................... 149 Formaty niestandardowe ................................................................... 150 Formatowanie wyglądu komórek ............................................................ 159 Wyrównanie i orientacja ................................................................... 159 Czcionki i kolory ............................................................................... 163 Obramowanie i wypełnienia .............................................................. 167 Ręczne rysowanie obramowania ........................................................ 169 Rozdział 6. Sprytne metody formatowania ................................................... 173 Malarz formatów .................................................................................... 174 Style i motywy ........................................................................................ 175 Style niestandardowe ........................................................................ 176 Modyfikowanie stylów ...................................................................... 179 Przenoszenie stylów między skoroszytami ......................................... 179 Motywy: pakiety stylów ..................................................................... 180 Modyfikowanie motywów ................................................................. 184 Formatowanie warunkowe ..................................................................... 186 Podstawy formatowania warunkowego .............................................. 187 Wyróżnianie konkretnych wartości ................................................... 187 Paski danych ..................................................................................... 191 Skale kolorów ................................................................................... 193 Zestawy ikon .................................................................................... 193 Dostosowywanie reguł formatowania ................................................ 194 Używanie większej liczby reguł .......................................................... 200 Rozdział 7. Oglądanie i drukowanie arkuszy ................................................ 205 Kontrolowanie widoku ........................................................................... 205 Powiększanie .................................................................................... 206 Jednoczesne oglądanie odległych części arkusza ................................. 208 Blokowanie kolumn lub wierszy ........................................................ 210 Ukrywanie danych ............................................................................ 213 Zapisywanie ustawień widoku .......................................................... 214 Jednoczesne oglądanie wielu skoroszytów .......................................... 216 Drukowanie ........................................................................................... 218 Jak wydrukować plik Excela? ............................................................. 219 Szybkie drukowanie .......................................................................... 221 Podgląd wydruku .............................................................................. 221 SPIS TREŚCI 5 Tworzenie nagłówków i stopek .......................................................... 224 Dostosowywanie ustawień wydruku .................................................. 226 Kontrola stronicowania .......................................................................... 229 Znaki podziału strony ....................................................................... 229 Skalowanie ........................................................................................ 230 Podgląd podziału stron — widok „z lotu ptaka” ................................... 231 Część II Formuły i funkcje ............................................................235 Rozdział 8. Konstruowanie prostych formuł .................................................237 Tworzenie prostej formuły ...................................................................... 237 Kolejność działań w Excelu ................................................................ 239 Odwołania do komórek ..................................................................... 241 Jak Excel formatuje komórki, które zawierają odwołania? .................. 242 Funkcje ............................................................................................. 243 Błędy w formułach ............................................................................. 248 Operatory logiczne ............................................................................ 250 Szybkie konstruowanie formuł ............................................................... 252 Tworzenie formuł z wykorzystaniem myszy ...................................... 253 Edytowanie formuł z wykorzystaniem myszy ..................................... 254 Zakładka Formuły ............................................................................. 254 Używanie przycisku Wstaw funkcję ................................................... 256 Kopiowanie formuł ................................................................................. 260 Odwołania bezwzględne .................................................................... 261 Odwołania mieszane ......................................................................... 263 Odwołania do innych arkuszy i skoroszytów ...................................... 264 Rozdział 9. Funkcje matematyczne i statystyczne ........................................ 269 Zaokrąglanie liczb .................................................................................. 269 ZAOKR(), ZAOKR.DÓŁ() i ZAOKR.GÓRA() — zaokrąglanie liczb .... 270 MROUND(), ZAOKR.W.GÓRĘ() i ZAOKR.W.DÓŁ() — kolejne funkcje zaokrąglające ......................................................... 271 ZAOKR.DO.CAŁK() i LICZBA.CAŁK() — odcinanie części ułamkowej ........................................................... 272 ZAOKR.DO.PARZ() i ZAOKR.DO.NPARZ() — zaokrąglanie do parzystych lub nieparzystych wartości ................... 273 Grupy liczb ............................................................................................. 274 SUMA() — sumowanie liczb .............................................................. 275 ILE.LICZB(), ILE.NIEPUSTYCH() oraz LICZ.PUSTE() — zliczanie pozycji listy ..................................................................... 275 MAX() i MIN() — znajdowanie wartości maksymalnej i minimalnej ........ 277 MAX.K(), MIN.K() i POZYCJA() — ranking liczb ............................... 278 ŚREDNIA() i MEDIANA() — wyznaczanie średniej lub mediany ........ 279 6 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK WYST.NAJCZĘŚCIEJ() — znajdowanie liczb najczęściej występujących na liście .................... 280 PERCENTYL() i PROCENT.POZYCJA() — zaawansowany ranking wartości .................................................... 280 CZĘSTOŚĆ() — identyfikowanie kategorii, do której należy liczba .... 281 Ogólne funkcje matematyczne ............................................................... 284 ILOCZYN(), SILNIA(), POTĘGA() i PIERWIASTEK() — iloczyny, silnie, potęgi i pierwiastki kwadratowe ............................ 284 QUOTIENT() i MOD() — dzielenie z resztą ...................................... 285 MODUŁ.LICZBY() i ZNAK.LICZBY() — wartość bezwzględna i sprawdzanie znaku liczby ........................... 286 LOS() i RANDBETWEEN() — generowanie liczb losowych ................ 286 GCD() i LCM() — największy wspólny dzielnik i najmniejsza wspólna wielokrotność ................................................ 289 KOMBINACJE() i PERMUTACJE() — obliczanie kombinacji i permutacji ................................................ 289 Trygonometria i zaawansowana matematyka ......................................... 290 Zaawansowana statystyka ...................................................................... 293 Rozdział 10. Funkcje finansowe ...................................................................... 299 Świat finansów ....................................................................................... 299 Funkcje finansowe ................................................................................. 300 FV() — wartość przyszła ..................................................................... 300 PV() — wartość bieżąca ...................................................................... 304 PMT(), PPMT() i IPMT() — wyznaczanie kwoty i liczby rat ................ 305 NPER() — ustalanie liczby rat potrzebnych do spłaty pożyczki albo osiągnięcia celu inwestycyjnego ................................................. 307 RATE() — ustalanie stopy procentowej niezbędnej do osiągnięcia wartości przyszłej ........................................................ 308 NPV() i IRR() — wartość bieżąca netto i wewnętrzna stopa zwrotu ..... 309 Amortyzacja .......................................................................................... 312 Inne funkcje finansowe .......................................................................... 315 Rozdział 11. Manipulowanie datami, godzinami i tekstem ...........................319 Manipulowanie tekstem ......................................................................... 319 ZŁĄCZ.TEKSTY() — łączenie ciągów tekstu ..................................... 320 LEWY(), FRAGMENT.TEKSTU() i PRAWY() — kopiowanie części tekstu ............................................................... 320 DŁ(), ZNAJDŹ() i SZUKAJ.TEKST() — zliczanie oraz wyszukiwanie znaków w ciągu ................................. 321 LITERY.WIELKIE(), LITERY.MAŁE() i Z.WIELKIEJ.LITERY() — zmiana wielkości liter ................................................................... 323 USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY() i OCZYŚĆ() — usuwanie niepożądanych spacji i znaków niedrukowalnych ........... 324 SPIS TREŚCI 7 PODSTAW() — zastępowanie sekwencji znaków ............................... 324 TEKST(), WARTOŚĆ(), ZAOKR.DO.TEKST() i KWOTA() — przekształcanie tekstu w liczby i vice versa ..................................... 325 Inne funkcje tekstowe ....................................................................... 327 Manipulowanie datami i godzinami ........................................................ 327 Obliczenia na datach i godzinach ............................................................ 329 Używanie dat i godzin w zwykłych funkcjach ..................................... 329 Funkcje operujące na datach i godzinach ................................................. 330 DZIŚ() i TERAZ() — wstawianie bieżącej daty i godziny ..................... 330 DATA() i CZAS() — daty i godziny w obliczeniach ............................. 331 DZIEŃ(), MIESIĄC() i ROK() — więcej obliczeń na datach ................. 332 GODZINA(), MINUTA(), SEKUNDA() — więcej obliczeń związanych z czasem ............................................. 334 DZIEŃ.TYG() — ustalanie dnia tygodnia .......................................... 334 DATA.RÓŻNICA() — obliczanie różnicy między datami .................. 335 DATA.WARTOŚĆ() i CZAS.WARTOŚĆ() — przekształcanie dat i godzin w numery seryjne ............................... 337 DNI.360() — ustalanie liczby dni między dwiema datami .................. 338 EDATE() — obliczanie przyszłych dat ................................................ 339 YEARFRAC() — obliczanie, ile procent roku stanowi czas między dwiema datami ................................................. 339 EOMONTH() — znajdowanie ostatniego dnia dowolnego miesiąca .... 340 NETWORKDAYS() — ustalanie liczby dni roboczych ........................ 340 WORKDAY() — ustalanie daty oddalonej o określoną liczbę dni roboczych ........................................................ 341 WEEKNUM() — obliczanie tygodnia, w którym przypada data ........... 341 Rozdział 12. Funkcje wyszukiwawcze, referencyjne i informacyjne ........... 343 Podstawowe wyszukiwanie ..................................................................... 344 WYSZUKAJ.PIONOWO() — wyszukiwanie pionowe ........................ 345 WYSZUKAJ.POZIOMO() — wyszukiwanie poziome ......................... 347 Zaawansowane wyszukiwanie ................................................................ 348 PODAJ.POZYCJĘ() — znajdowanie pozycji elementu w określonym zakresie ................... 349 INDEKS() — pobieranie wartości z komórki ....................................... 349 Wyszukiwanie „w lewo” ..................................................................... 350 Podwójne wyszukiwanie .................................................................... 351 Kreator odnośników .......................................................................... 352 PRZESUNIĘCIE() — modyfikowanie odwołań do komórek ................ 355 Inne funkcje referencyjne i wyszukiwawcze ....................................... 356 ADR.POŚR() i ADRES() — praca z odwołaniami zapisanymi w postaci tekstu .......................... 357 TRANSPONUJ() — zmiana wierszy w kolumny i odwrotnie .............. 359 8 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK Funkcje informacyjne ............................................................................. 360 Funkcje „CZY” — sprawdzanie wartości przechowywanej w komórce ........................ 360 TYP() i NR.BŁĘDU() — ustalanie typu danych i typu błędu ................ 362 INFO() i KOMÓRKA() — gromadzenie informacji o komputerze i o komórkach arkusza ................................................ 363 Samouczek — szybkie wystawianie faktur na podstawie katalogu produktów .......................................................... 364 Rozdział 13. Pisanie zaawansowanych formuł i usuwanie z nich błędów ....... 367 Warunki w formułach ........................................................................... 367 JEŻELI() — konstruowanie formuł warunkowych .............................. 368 LICZ.JEŻELI() — zliczanie komórek spełniających określone kryterium .................... 369 SUMA.JEŻELI() — dodawanie komórek spełniających określone kryterium .................................................... 372 LICZ.WARUNKI() I SUMA.WARUNKÓW() — zliczanie i sumowanie przy użyciu wielu kryteriów ........................ 372 Opisowe nazwy odwołań ........................................................................ 375 Tworzenie i używanie nazwanego zakresu ......................................... 376 Tworzenie nieco bardziej inteligentnych zakresów nazwanych ............... 378 Nadawanie nazw formułom i stałym ................................................. 379 Zarządzanie nazwanymi zakresami ................................................... 380 Automatyczne tworzenie nazwanych zakresów ................................. 382 Stosowanie nazw w istniejących formułach ....................................... 384 Zmienne tabele danych .......................................................................... 385 Tworzenie tabeli danych z jedną zmienną ......................................... 386 Tworzenie tabeli danych z dwiema zmiennymi ................................. 388 Kontrolowanie przeliczania .................................................................... 389 Poprawianie błędów w formułach ........................................................... 390 Krokowe obliczanie formuł ................................................................ 391 Śledzenie poprzedników i zależności ................................................. 393 Sprawdzanie błędów .......................................................................... 395 Część III Porządkowanie danych w arkuszach ...........................399 Rozdział 14. Tabele: łatwe zarządzanie listami .............................................401 Podstawowe informacje na temat tabel ................................................... 402 Tworzenie tabeli ............................................................................... 402 Formatowanie tabeli ......................................................................... 405 Edytowanie tabeli .............................................................................. 408 Zaznaczanie części tabeli .................................................................. 411 Sortowanie i filtrowanie tabeli ................................................................ 412 SPIS TREŚCI 9 Stosowanie prostego porządku sortowania ......................................... 413 Sortowanie z wykorzystaniem wielu kryteriów ................................... 414 Sortowanie według kolorów ............................................................... 417 Filtrowanie przy użyciu list wartości .................................................. 418 Tworzenie bardziej zaawansowanych filtrów ..................................... 420 Uwzględnianie zduplikowanych wierszy ................................................. 422 Wyróżnianie duplikatów ................................................................... 422 Automatyczne usuwanie duplikatów ................................................. 424 Przeprowadzanie obliczeń w tabeli .......................................................... 425 Obliczenia dynamiczne ..................................................................... 425 Nazwy kolumn .................................................................................. 427 Nazwy tabel ...................................................................................... 428 Wiersz sumy ..................................................................................... 429 Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE() ......................................................... 430 Funkcje bazy danych ......................................................................... 432 Rozdział 15. Grupowanie danych i tworzenie konspektów ..........................437 Podstawy grupowania danych ................................................................. 437 Tworzenie grupy ............................................................................... 438 Zagnieżdżanie grup ........................................................................... 442 Podsumowywanie danych ................................................................. 445 Łączenie danych pochodzących z wielu tabel ...................................... 446 Sztuczki pozwalające na oszczędzanie czasu przy grupowaniu ................. 449 Autokonspekt ................................................................................... 449 Automatyczne tworzenie sum częściowych ....................................... 450 Rozdział 16. Szablony ..................................................................................... 455 Zasada działania szablonów .................................................................... 456 Tworzenie nowego skoroszytu na podstawie szablonu ............................. 457 Pobieranie szablonów. Metoda 1.: okno dialogowe Nowy skoroszyt ....... 458 Pobieranie szablonów. Metoda 2.: witryna internetowa Office Online ...... 461 Tworzenie szablonów ............................................................................. 465 Zasada działania szablonów niestandardowych .................................. 465 Tworzenie własnego szablonu ........................................................... 468 Udostępnianie szablonów innym użytkownikom ............................... 470 Część IV Wykresy i grafika ..........................................................473 Rozdział 17. Tworzenie prostych wykresów ..................................................475 Podstawowe informacje o wykresach ...................................................... 476 Wykresy osadzone i samodzielne ....................................................... 477 Tworzenie wykresów przy użyciu wstążki .......................................... 478 Zakładki sekcji Narzędzia wykresów wstążki ..................................... 479 10 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK Podstawowe działania na wykresach ....................................................... 480 Przesuwanie i zmiana rozmiaru wykresu ........................................... 480 Tworzenie samodzielnego wykresu ................................................... 483 Edytowanie danych i dodawanie ich do wykresu ................................ 484 Zmiana typu wykresu ....................................................................... 485 Drukowanie wykresów ...................................................................... 486 Tworzenie wykresów w praktyce ............................................................ 487 Wykresy z wieloma seriami liczb ....................................................... 487 Określanie danych występujących na osi X ........................................ 489 Dane używające skali dat lub czasu ................................................... 492 Nieciągłe zakresy danych używanych przez wykresy .......................... 494 Zmiana kolejności serii danych ......................................................... 496 Zmiana sposobu prezentacji pustych wartości ................................... 496 Typy wykresów ...................................................................................... 497 Kolumnowy ...................................................................................... 498 Słupkowy .......................................................................................... 500 Liniowy ............................................................................................. 501 Kołowy .............................................................................................. 503 Warstwowy ....................................................................................... 504 XY (punktowy) .................................................................................. 505 Giełdowy .......................................................................................... 506 Powierzchniowy ................................................................................ 507 Pierścieniowy .................................................................................... 509 Bąbelkowy ........................................................................................ 510 Radarowy .......................................................................................... 510 Rozdział 18. Formatowanie i udoskonalanie wykresów ...............................513 Style i układy wykresów ......................................................................... 513 Style wykresów ................................................................................. 514 Układy wykresów .............................................................................. 515 Dodawanie elementów wykresu ............................................................. 516 Dodawanie tytułów ........................................................................... 518 Dodawanie legendy ........................................................................... 519 Dodawanie etykiet do serii danych .................................................... 520 Dodawanie indywidualnych etykiet danych ....................................... 523 Dodawanie tabeli danych .................................................................. 525 Manipulowanie elementami wykresu ..................................................... 525 Formatowanie elementów wykresu ........................................................ 527 Kolorowanie tła ................................................................................. 528 Wymyślne wypełnienia ..................................................................... 529 Efektowne obramowania i linie ......................................................... 533 Formatowanie serii danych i punktów danych ................................... 535 SPIS TREŚCI 11 Wielokrotne używanie ulubionych wykresów przy użyciu szablonów ....... 537 Udoskonalanie wykresów ....................................................................... 538 Kontrolowanie skali wykresu ............................................................. 539 Dodawanie linii trendu ...................................................................... 542 Dodawanie słupków błędów do wykresów przedstawiających dane naukowe .................................. 545 Formatowanie wykresów trójwymiarowych ....................................... 547 Zmiana kształtu trójwymiarowych kolumn ....................................... 549 Zaawansowane możliwości wykresów .................................................... 550 Rozsunięte fragmenty wykresu kołowego ........................................... 550 Grupowanie fragmentów wykresu kołowego ...................................... 551 Przerwy, szerokości i nakładki w wykresach kolumnowych ................ 553 Tworzenie kombinacji wykresów ....................................................... 555 Rozdział 19. Wstawianie grafiki ..................................................................... 559 Dodawanie obrazów do arkusza .............................................................. 560 Wstawianie obrazu ............................................................................ 560 Umiejscowienie i zmiana rozmiaru obrazka ....................................... 563 Retuszowanie obrazu ......................................................................... 565 Kompresja obrazów ........................................................................... 568 Przycinanie i zmiana kształtu obrazów .............................................. 570 Obramowania, efekty i style obrazu ................................................... 573 Biblioteka clipartów Excela ..................................................................... 574 Rysowanie kształtów .............................................................................. 578 Rysowanie kształtu ........................................................................... 579 Dodawanie tekstu do kształtu ............................................................ 582 Zaznaczanie i rozmieszczanie kształtów ............................................ 583 Łączenie kształtów ............................................................................ 587 SmartArt ........................................................................................... 588 Część V Zaawansowane techniki analizy danych .....................593 Rozdział 20. Scenariusze i wyszukiwanie ukierunkowane na cel ............... 595 Korzystanie ze scenariuszy ...................................................................... 596 Tworzenie nowego scenariusza .......................................................... 596 Zarządzanie scenariuszami ............................................................... 600 Tworzenie raportu podsumowania .................................................... 600 Korzystanie z narzędzia Szukaj wyniku ................................................... 602 Wyszukiwanie ukierunkowane na cel wykorzystujące złożone równania ...................................................... 605 Solver ..................................................................................................... 607 Zrozumienie działania Solvera ........................................................... 608 Definiowanie problemu w Solverze .................................................... 609 12 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK Zaawansowane rozwiązania Solvera .................................................. 613 Zapisywanie modeli Solvera .............................................................. 614 Konfigurowanie Solvera ..................................................................... 616 Rozdział 21. Tabele przestawne ......................................................................619 Nowe spojrzenie na tabele podsumowujące ............................................ 620 Życie bez tabel przestawnych ............................................................ 621 Życie z tabelami przestawnymi ......................................................... 623 Tworzenie tabel przestawnych ............................................................... 624 Przygotowywanie tabeli przestawnej .................................................. 625 Regiony tabeli przestawnej ................................................................ 627 Układanie tabeli przestawnej ............................................................ 629 Formatowanie tabeli przestawnej ...................................................... 632 Zmiana układu tabeli przestawnej ..................................................... 633 Wielopoziomowe tabele przestawne ....................................................... 633 Ukrywanie i pokazywanie szczegółów ................................................ 636 Dostosowywanie sposobu wykonywania obliczeń w tabeli przestawnej ... 638 Zmiana typu wykonywanych obliczeń ............................................... 639 Dodawanie pola obliczeniowego ........................................................ 641 Filtrowanie tabel przestawnych .............................................................. 643 Filtr raportu ...................................................................................... 643 Filtrowanie grup ................................................................................ 645 Tworzenie wykresów przestawnych ........................................................ 648 Tworzenie wykresu przestawnego ..................................................... 649 Manipulowanie wykresem przestawnym ........................................... 649 Część VI Współużytkowanie danych .......................................... 651 Rozdział 22. Zabezpieczanie skoroszytów .................................................... 653 Zabezpieczenia w Excelu ........................................................................ 653 Kontrola poprawności danych ................................................................. 655 Ustawienia ....................................................................................... 656 Komunikat wejściowy ....................................................................... 657 Alert o błędzie ................................................................................... 658 Sprawdzanie poprawności danych z wykorzystaniem formuł i odwołań do komórek ............................... 660 Sprawdzanie poprawności danych z wykorzystaniem list ................... 663 Zablokowane i ukryte komórki ............................................................... 665 Ustawianie ochrony arkusza kalkulacyjnego ...................................... 666 Ochrona całego skoroszytu ................................................................ 669 Zabezpieczanie zakresów komórek (przy użyciu dodatkowych haseł) .........670 Zezwalanie użytkownikom systemu Windows na edytowanie zakresu .... 672 SPIS TREŚCI 13 Rozdział 23. Współpraca między skoroszytami .............................................677 Przygotowanie skoroszytu ...................................................................... 678 Właściwości dokumentu ................................................................... 680 Dystrybucja dokumentu .................................................................... 682 Dodawanie komentarzy .......................................................................... 684 Wstawianie komentarza .................................................................... 684 Wyświetlanie i ukrywanie komentarzy .............................................. 685 Ulepszanie komentarzy ..................................................................... 686 Przeglądanie komentarzy ................................................................... 687 Drukowanie komentarzy ................................................................... 688 Śledzenie zmian ..................................................................................... 689 Włączanie śledzenia zmian ................................................................ 690 Działanie Dziennika śledzenia zmian ................................................ 691 Wyróżnianie zmian ........................................................................... 693 Analiza Dziennika śledzenia zmian ................................................... 694 Akceptowanie i odrzucanie zmian ..................................................... 696 Scalanie w jednym skoroszycie zmian dokonanych w kilku skoroszytach ......................................................................... 698 Udostępnianie skoroszytów .................................................................... 701 Równoczesne próby uzyskania dostępu do nieudostępnionego skoroszytu ...................................................... 701 Włączanie mechanizmu udostępniania pliku ..................................... 703 Działanie mechanizmu udostępniania skoroszytów ........................... 705 Rozdział 24. Zapytania do baz danych i plików XML ....................................707 Excel i bazy danych ................................................................................. 708 Nawiązywanie połączenia z bazą danych Access ................................ 708 Odświeżanie danych .......................................................................... 710 Bezpieczeństwo źródła danych ........................................................... 713 Nawiązywanie połączenia z bazą danych SQL Server .......................... 714 Ponowne wykorzystanie połączenia danych ....................................... 718 Podstawowe informacje o języku XML .................................................... 720 Czym naprawdę jest XML? ................................................................ 721 Trzy reguły języka XML ..................................................................... 722 Pliki i schematy XML ........................................................................ 725 Excel i XML ............................................................................................ 725 Mapowanie prostego dokumentu ....................................................... 727 Importowanie i eksportowanie danych XML ...................................... 730 Mapowanie list .................................................................................. 733 Korzyści z mapowania danych XML ................................................... 735 Rozdział 25. Wymiana danych z innymi programami ...................................737 Udostępnianie informacji w systemie Windows ...................................... 737 14 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK Osadzanie i łączenie obiektów ................................................................ 739 Eksportowanie wykresów z Excela ..................................................... 740 Edycja obiektu dołączonego ............................................................... 744 Edycja obiektu osadzonego ................................................................ 744 Importowanie obiektów do Excela ..................................................... 747 Transfer danych ..................................................................................... 748 Eksportowanie tabel z danymi ........................................................... 748 Importowanie tabel z danymi ............................................................ 749 Importowanie plików tekstowych ...................................................... 751 Rozdział 26. Podłączanie arkuszy do sieci WWW ......................................... 755 Publikowanie arkuszy w sieci WWW ...................................................... 755 Zapisywanie pliku HTML ................................................................. 756 Wykonywanie kwerend sieci ................................................................... 761 Ograniczenia kwerend sieci................................................................ 761 Tworzenie kwerendy sieci .................................................................. 762 Poszukiwanie — alternatywa dla kwerendy sieci ................................. 765 Używanie hiperłączy .............................................................................. 766 Dodawanie hiperłącza do strony WWW lub dokumentu .................... 767 Dodawanie hiperłącza wskazującego na lokalizację w arkuszu ............... 769 Funkcja HIPERŁĄCZE() — samodzielne tworzenie łącza ................... 770 Część VII Programowanie Excela ................................................ 773 Rozdział 27. Automatyzacja zadań za pomocą makr ....................................775 Podstawowe informacje o makrach ......................................................... 775 Skoroszyty z zablokowanymi i udostępnionymi makrami .................. 777 Rejestrator makr .................................................................................... 778 Rejestrowanie względne i bezwzględne .............................................. 779 Gdzie mieszkają makra ..................................................................... 780 Rejestrowanie makra ......................................................................... 781 Odtwarzanie makra .......................................................................... 784 Makra i kwestie bezpieczeństwa ............................................................. 786 Centrum zaufania ............................................................................. 788 Ustawianie zaufanej lokalizacji ......................................................... 790 Tworzenie praktycznych makr ............................................................... 792 Wstawianie nagłówka ....................................................................... 792 Naprzemienne formatowanie wierszy ................................................ 794 Zadanie łączone ................................................................................ 795 Dodawanie polecenia wywołującego makro do paska narzędzi Szybkie uruchamianie ........................................... 797 Dołączanie makra do przycisku znajdującego się w arkuszu kalkulacyjnym .................................................................. 799 SPIS TREŚCI 15 Rozdział 28. Programowanie arkuszy kalkulacyjnych przy użyciu języka VBA ................................................................................... 803 Edytor języka Visual Basic ...................................................................... 804 Okno projektu ................................................................................... 805 Moduły i makra ................................................................................. 806 Szukanie i przenoszenie makr ............................................................ 807 Debugowanie makra ......................................................................... 809 Analiza kodu makra ............................................................................... 811 Anatomia makra ............................................................................... 811 Podstawowe zagadnienia dotyczące obiektów ..................................... 813 Używanie właściwości i metod .......................................................... 813 Polowanie na obiekty ......................................................................... 815 Zgłębianie tajników języka VBA ............................................................. 817 Wprowadzanie tekstu do bieżącej komórki ........................................ 818 Przechodzenie do innych komórek ..................................................... 819 Edytowanie określonych komórek ..................................................... 820 Formatowanie komórek .................................................................... 821 Używanie zmiennych ........................................................................ 822 Podejmowanie decyzji ....................................................................... 823 Powtarzanie czynności za pomocą pętli .............................................. 825 Tworzenie funkcji niestandardowych ................................................ 828 Część VIII Dodatek ....................................................................... 831 Dodatek A Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp ....................... 833 Pasek narzędzi Szybki dostęp .................................................................. 834 Dodawanie przycisków ...................................................................... 835 Dostosowywanie konkretnych skoroszytów ....................................... 837 Skorowidz ........................................................................................................841 16 EXCEL 2007 PL. NIEOFICJALNY PODRĘCZNIK ROZDZIAŁ odczas czytania poprzednich pięciu rozdziałów dowiedziałeś się, jak używać imponującego zbioru funkcji Excela do zadań takich, jak wyznaczanie statystycznych linii trendu, tworzenie harmonogramu wpłat albo obliczanie rat kredytu hipotecznego. Teraz, kiedy już poznałeś te funkcje bliżej, warto przeanalizować kilka technik pozwalających na pisanie bardzo efektywnych formuł. W tym rozdziale zostaną omówione cztery nowe zagadnienia związane z pisaniem zaawansowanych formuł: · Używanie logiki warunkowej w funkcjach takich, jak SUMA.JEŻELI() i LICZ. JEŻELI() · Tworzenie czytelniejszych formuł przy użyciu nazwanych zakresów · Kontrolowanie przeliczania arkusza · Eliminowanie tajemniczych błędów za pomocą narzędzi do inspekcji formuł Warunki w formułach W rozdziale 8. podano kilka przykładów logiki warunkowej wykorzystywanej w formułach Excela. Podstawowe zasady są proste: konstruujesz warunek przy użyciu operatorów logicznych (takich jak <, >, = i <>), a następnie używasz go w funkcji warunkowej. Dotychczas poznałeś tylko jedną funkcję warunkową — JEŻELI() — wykonującą różne operacje w zależności od wyniku obliczeń. Na przykład poniższa formuła wykonuje działanie określone w drugim albo w trzecim argumencie w zależności od tego, jaką wartość ma komórka A20: =JEŻELI(A20>10000; A20*5%; A20*3%) Warunki w formułach Tłumaczenie: w przypadku wartości większych niż 10 000 Excel wykonuje działanie A20*5%; w przeciwnym razie wykonuje drugie działanie. Jeśli, na przykład, komórka A20 zawiera łączną wartość faktury sprzedaży, możesz użyć tej formuły, aby obliczyć prowizję dla przedstawiciela handlowego. Jeśli transakcja przekracza magiczną kwotę 10 000 zł, przyznajesz większą, 5-procentową prowizję. JEŻELI() — konstruowanie formuł warunkowych JEŻELI() to jedna z najprzydatniejszych funkcji warunkowych, ale nie jedyna. W kategorii Formuły/Biblioteka funkcji/Logiczne dostępnych jest jeszcze kilka funkcji. Należą do nich funkcja JEŻELI.BŁĄD() i pięć dodatkowych funkcji logicznych: · PRAWDA() i FAŁSZ(). Te funkcje nie przyjmują żadnych argumentów. Funkcja PRAWDA() po prostu zwraca wartość logiczną PRAWDA, a funkcja FAŁSZ() — wartość logiczną FAŁSZ. Możesz użyć tych funkcji, aby bezpośrednio wstawić wartość logiczną do komórki lub formuły, ale nie będziesz ich potrzebował zbyt często. · ORAZ(). Ta funkcja przyjmuje dwa warunki (lub więcej) i zwraca wartość PRAWDA, jeśli oba są prawdziwe. Jeśli jeden z warunków jest fałszywy, funkcja ORAZ() zwraca wartość FAŁSZ. · LUB(). Ta funkcja przyjmuje dwa warunki (lub więcej) i zwraca wartość PRAW- DA, jeśli którykolwiek z nich jest prawdziwy. Funkcja LUB() zwraca wartość FAŁSZ tylko wtedy, kiedy oba warunki są fałszywe. · NIE(). Ta funkcja przyjmuje wartość logiczną i odwraca ją. Rozważ, na przy- kład, formułę =NIE(CZY.PUSTA(A10)). Jeśli komórka A10 jest pusta, funkcja CZY.PUSTA() zwraca wartość PRAWDA, natomiast formuła NIE() zwraca odwrotność — FAŁSZ. Funkcja NIE() rzadko jest niezbędna, ale czasem sprawia, że logika warunkowa staje się bardziej czytelna. Same z siebie funkcje te mają ograniczoną przydatność. Możesz jednak łączyć je na wiele interesujących sposobów z funkcją JEŻELI(). Wyobraź sobie, że 5-procentową prowizję (z przykładu z przedstawicielem handlowym) przyznajesz tylko wtedy, gdy wartość transakcji przekracza 10 000 zł, a sprzedaż odbywa się po roku 2004, kiedy przyjęto nowe zasady naliczania prowizji. Aby uwzględnić ten fakt, możesz przepisać pierwotną formułę z wykorzystaniem funkcji ORAZ(). Jeśli data faktury znajduje się w komórce B4, formuła ta będzie wyglądać tak: =JEŻELI(ORAZ(A20>10000;ROK(B4)>2006); A20*5%; A20*3%) Można sobie również wyobrazić sytuację, w której wyższa prowizja jest wypłacana w razie spełnienia przynajmniej jednego spośród dwóch kryteriów. W takim przypadku użyłbyś funkcji LUB(). Wskazówka: Funkcje informacyjne opisane w rozdziale 12. również bywają bardzo przydatne w wyrażeniach warunkowych. Dotyczy to zwłaszcza funkcji „CZY”, takich jak CZY.BŁĄD() albo CZY.PUSTA(). 368 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Warunki w formułach Możesz również wybierać spośród więcej niż dwóch opcji, zagnieżdżając wiele instrukcji JEŻELI() w jednej formule (zagnieżdżanie to technika, która umożliwia umieszczenie jednej funkcji wewnątrz drugiej). Na przykład poniższa formuła zwraca 2-procentową prowizję, jeśli wartość transakcji jest mniejsza niż 500 zł, 5-procentową prowizję, jeśli wartość transakcji przekracza 10 000 zł, i 3-procentową prowizję we wszystkich pozostałych przypadkach: =JEŻELI(A20<500; A20*2%; JEŻELI(A20>10000; A20*5%; A20*3%)) Najpierw sprawdzany jest pierwszy warunek (czy wartość w komórce A20 jest mniejsza od 500). Jeśli tak, Excel oblicza pierwsze wyrażenie, A20*2%. W przeciwnym razie program przechodzi do drugiego wyrażenia, które w rzeczywistości jest kolejną funkcją JEŻELI(). Następnie sprawdza drugi warunek i wybiera jeden z pozostałych dwóch poziomów prowizji. W jednej formule można zastosować aż 64 zagnieżdżone funkcje JEŻELI(). (Ograniczenie to dotyczy zresztą wszystkich funkcji Excela. Nie możesz zagnieżdżać funkcji głębiej niż na 64 poziomy). Zagnieżdżanie funkcji JEŻELI() spełnia swoje zadanie, ale może prowadzić do niezwykle skomplikowanych formuł, więc staraj się zachować umiar. Uwaga: W niektórych sytuacjach zagnieżdżanie instrukcji JEŻELI() może sprawić, że formuła stanie się zbyt skomplikowana i podatna na błędy. W takich przypadkach można spróbować uprościć logikę, dzieląc formułę na kilka połączonych ze sobą, mniej skomplikowanych formuł albo pisząc w języku VBA (Visual Basic for Applications) własną funkcję analizującą informacje i obliczającą stopę prowizji. Przykład takiej funkcji znajdziesz w rozdziale 28. Oprócz funkcji z kategorii Logiczne Excel oferuje kilka dodatkowych funkcji, które używają warunków. Są to funkcje LICZ.JEŻELI() i SUMA.JEŻELI() opisane w następnych punktach. LICZ.JEŻELI() — zliczanie komórek spełniających określone kryterium Aby zrozumieć przeznaczenie funkcji LICZ.JEŻELI() i SUMA.JEŻELI(), przypomnij sobie, że funkcje LICZ() i SUMA() pożerają wszystko, co znajdą na swojej drodze. A jeśli chcesz wybrać tylko konkretne komórki w zakresie i zsumować ich wartość? Mógłbyś użyć funkcji ILE.LICZB() lub SUMA() w połączeniu z funkcją JEŻELI(), ale to nie rozwiązuje problemu. Rozważ, na przykład, poniższą formułę: =JEŻELI(CZY.PUSTA(A1); 0; ILE.LICZB(A1:A10)) Formuła ta sprawdza, czy komórka A1 jest pusta. Jeśli tak, formuła zwraca 0. Jeśli nie, formuła zwraca liczbę wszystkich komórek z wartościami liczbowymi w zakresie A1 – A10. Jak widzisz, sama operacja zliczania to sprawa typu „wszystko albo nic”. Excel albo zlicza wszystkie komórki, albo je ignoruje. Nie da się policzyć (ani dodać) tylko niektórych komórek. Funkcje LICZ.JEŻELI() i SUMA.JEŻELI() rozwiązują ten problem, pozwalając określić warunek dla każdej komórki. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 369 Warunki w formułach Spośród tych dwóch funkcji prostsza jest LICZ.JEŻELI(). Przyjmuje ona dwa parametry: zakres komórek, które chcesz policzyć, oraz kryterium, które musi spełniać komórka, aby została policzona: =LICZ.JEŻELI(zakres; kryterium) Kryterium to klucz do uwolnienia pełnego potencjału funkcji LICZ.JEŻELI(). Funkcja testuje każdą komórkę w określonym zakresie i liczy ją tylko wtedy, gdy kryterium jest spełnione. Za pomocą kryterium możesz sprawdzić: · czy komórka ma określoną wartość; · czy wartość komórki jest mniejsza lub większa od podanej; · czy wartość komórki jest równa, większa lub mniejsza od przechowywanej w innej komórce; · czy komórka zawiera tekst pasujący do wzorca. Rozważ, na przykład, listę produktów przedstawioną na rysunku 13.1, która rozciąga się od wiersza numer 2 do 42. Łatwo określić liczbę produktów — wystarczy skorzystać ze zwykłej funkcji zliczającej: =ILE.LICZB(A2:A42) Rysunek 13.1. Ten arkusz zawiera listę produktów. Funkcja ILE.LICZB() pozwala określić liczbę produktów, ale za pomocą funkcji LICZ.JEŻELI() możesz również sprawdzić, ile produktów ma cenę przekraczającą pewien próg albo ile z nich należy do pewnej kategorii Funkcja ta zwraca wynik 41, czyli liczbę zajętych komórek we wskazanym zakresie. A jeśli chcesz sprawdzić, ile produktów ma cenę większą niż 500 zł? W tym celu musisz skorzystać z funkcji LICZ.JEŻELI(). Oto odpowiednia formuła: =LICZ.JEŻELI(C2:C42; ">500") Zauważ, że w tym przypadku formuła zlicza komórki w kolumnie C, ponieważ ta właśnie kolumna zawiera informacje o cenach produktów, które są potrzebne do przetestowania warunku (warunek określony w drugim argumencie funkcji LICZ.JEŻELI() zawsze jest ciągiem tekstu, więc musisz umieścić go w cudzysłowie). 370 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Warunki w formułach Aby zrozumieć, jak działa kryterium, musisz uświadomić sobie, że nie jest to warunek logiczny taki jak te, których używa się w funkcji JEŻELI(). Jest to fragment tekstu, który zawiera część warunku. Funkcja LICZ.JEŻELI() tworzy pełny warunek dla każdej komórki w wyznaczonym zakresie. Na przykład w przedstawionej wyżej formule warunek to >500. Kiedy funkcja LICZ.JEŻELI() testuje kolejne komórki, używa tego kryterium, aby wygenerować „w locie” odpowiedni warunek. Na przykład pierwsza komórka w zakresie to C2, więc warunek przybiera postać C2>500. Jeśli warunek jest spełniony (a w przypadku komórki C2 na rysunku 13.1 jest), funkcja LICZ.JEŻELI() zlicza komórkę. W podobny sposób możesz tworzyć inne formuły do warunkowego zliczania komórek. Aby, na przykład, policzyć wszystkie produkty należące do kategorii Podróż (kolumna D), użyłbyś następującej formuły: =LICZ.JEŻELI(D2:D42; "=Podróż") Wskazówka: Jeśli warunek zaczyna się od znaku równości, możesz pominąć ten znak. Na przykład warunki "Podróż" i "=Podróż" są równoważne. POD MASKĄ Jak Excel porównuje różne typy danych? Typ danych w komórce — zwykła liczba, tekst lub data — wpływa na sposób, w jaki Excel porównuje dane w warunkach. Jeśli, na przykład, używasz symboli większości (>) i mniejszości (<) w połączeniu z liczbami, program wykonuje oczekiwane porównanie liczbowe. Jeśli jednak używasz tych symboli w połączeniu z tekstem, Excel wykonuje porównanie alfabetyczne, litera po literze, co oznacza, że słowo ananas zostanie uznane za „mniejsze” niż banan, ponieważ w alfabecie litera a poprzedza literę b. W porównaniach nie jest uwzględniana wielkość liter, więc słowo pOdRóŻ jest równoważne słowu Podróż. Porównania daty i czasu działają tak samo, jak porównania liczb, choć warto pamiętać, że Excel przechowuje daty jako liczbę dni (wyjaśnienie znajdziesz na stronie 83), a godziny — jako ułamki z zakresu 0 – 1. Innymi słowy, program uważa wcześniejsze daty i godziny za „mniejsze” od późniejszych. Wreszcie, w porównaniach tekstowych można używać wieloznacznego symbolu gwiazdki (*). Gwiazdka zastępuje dowolną sekwencję znaków. Zatem kryterium "=O*" jest spełnione przez każdą komórkę, która zawiera tekst zaczynający się na literę O. Oto, jak użyć tego warunku w funkcji LICZ.JEŻELI(): =LICZ.JEŻELI(D2:D42; "=O*") Ta formuła zlicza produkty z każdej kategorii, która zaczyna się na literę O, czyli z kategorii Ochrona i Ogólne. Informacje, których chcesz użyć w warunku, możesz również pobierać z innych komórek. Wystarczy, że użyjesz operatora łączenia tekstu (&), aby połączyć wartość komórki z operatorem warunkowym (łączenie tekstu opisano na stronie 319). Jeśli, na przykład, użytkownik arkusza wpisuje nazwę kategorii w komórce G1, mógłbyś zliczać pasujące produkty za pomocą formuły: =LICZ.JEŻELI(D2:D42; "=" & G1) Ta formuła łączy znak równości z tekstem przechowywanym w komórce G1. Jeśli znajduje się w niej tekst Narzędzia, kryterium przyjmuje postać "=Narzędzia". Za pomocą podobnej techniki można zastosować funkcję w kryterium. Na przykład poniższa formuła zlicza produkty, których cena jest wyższa od średniej: =LICZ.JEŻELI(C2:C42; ">" & ŚREDNIA(C2:C42)) ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 371 Warunki w formułach SUMA.JEŻELI() — dodawanie komórek spełniających określone kryterium Funkcja SUMA.JEŻELI() bardzo przypomina funkcję LICZ.JEŻELI(). Jedyna różnica polega na tym, że przyjmuje ona trzeci argument: =SUMA.JEŻELI(testowany_zakres; kryterium; [sumowany_zakres]) Pierwszy argument to zakres komórek testowanych przez kryterium, drugi to samo kryterium, a trzeci to zakres sumowanych komórek. Jeśli więc pierwsza komórka w testowanym zakresie pomyślnie przechodzi test (to znaczy sprawia, że warunek przybiera wartość PRAWDA), funkcja dodaje pierwszą komórkę w sumowanym zakresie do ogólnej sumy. Zakresy testowany i sumowany muszą zawierać tyle samo komórek — zwykle są to dwie różne kolumny tej samej tabeli. Wyobraź sobie, że chcesz obliczyć łączną wartość wszystkich produktów należących do kategorii Podróż (rysunek 13.1). W takim przypadku musisz przetestować komórki w kolumnie kategorii (D2:D42), aby sprawdzić, czy zawierają słowo Podróż; komórki te stanowią testowany zakres. Natomiast dodać musisz komórki w kolumnie ceny (C2:C42); komórki te stanowią sumowany zakres. Oto odpowiednia formuła: =SUMA.JEŻELI(D2:D42; "Podróż"; C2:C42) Obydwa zakresy (w powyższym przykładzie są to D2:D42 oraz C2:C42) muszą mieć taką samą liczbę komórek. Dla każdej analizowanej komórki musi istnieć jedna komórka, którą Excel doda lub nie do sumy. Jeśli pominiesz argument sumowany_zakres, funkcja SUMA.JEŻELI() użyje tego samego zakresu do testowania i sumowania. Metody tej mógłbyś użyć do obliczenia łącznej wartości wszystkich produktów droższych niż 500 zł: =SUMA.JEŻELI(C2:C42; ">500") W dotychczasowych wersjach Excela twórcy arkuszy mogli korzystać jedynie z funkcji SUMA.JEŻELI() oraz LICZ.JEŻELI(). W Excelu 2007 udostępniono jeszcze jedną funkcję JEŻELI: jest to funkcja ŚREDNIA.JEŻELI(), która oblicza średnią z wartości komórek spełniających wskazane kryterium. Odpowiedni przykład znajduje się na rysunku 13.2. LICZ.WARUNKI() I SUMA.WARUNKÓW() — zliczanie i sumowanie przy użyciu wielu kryteriów Funkcje LICZ.JEŻELI(), SUMA.JEŻELI() i ŚREDNIA.JEŻELI() mają jedną wadę: mogą oceniać komórki przy użyciu tylko jednego kryterium. Dotychczas twórcy arkuszy musieli mocno się napocić, by ominąć to ograniczenie. (Jedno z rozwiązań polegało na użyciu formuły tablicowej albo zastosowaniu tajemniczej funkcji SUMA.ILOCZYNÓW(), która mnoży dwa zakresy komórek). Na szczęście Excel 2007 nie zmusza już do takiej kreatywności, ponieważ problem można rozwiązać, korzystając z kilku nowych funkcji: 372 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Warunki w formułach Rysunek 13.2. Istnieją dwa podejścia, które można zastosować do wyliczenia średniej. Formuła w komórce B13 ignoruje wszystkie wyniki zerowe, ponieważ wskazują one uczniów, którzy nie przystąpili do testu. Wynik 78 procent (zwracany przez funkcję ŚREDNIA.JEŻELI()) jest wyższy niż wartość 69 procent (obliczona przez funkcję ŚREDNIA()), lecz jednocześnie lepiej podsumowuje dokonania uczennic · SUMA.WARUNKÓW() działa tak samo jak SUMA.JEŻELI(), lecz akceptuje więcej niż jeden warunek. · LICZ.WARUNKI() działa tak samo jak LICZ.JEŻELI(), lecz akceptuje więcej niż jeden warunek. · ŚREDNIA.WARUNKÓW() działa tak samo jak ŚREDNIA.JEŻELI(), lecz akceptuje więcej niż jeden warunek. Szczególnie wymagający użytkownicy ucieszą się na wieść, że wszystkie trzy wymienione funkcje akceptują ponad 100 oddzielnych warunków. Wcześniej w tym rozdziale pokazano, jak przy użyciu funkcji LICZ.JEŻELI() obliczyć liczbę produktów w cenie powyższej 500 złotych oraz jak zliczyć podróże na liście. A gdyby trzeba było zastosować jednocześnie obydwa warunki? Inaczej mówiąc, gdyby trzeba było odszukać jedynie te podróże, których koszt przekracza 500 złotych? W takiej sytuacji trzeba użyć funkcji LICZ.WARUNKI(), aby uwzględnić obydwa warunki. Poniżej opisano kolejne kroki zmierzające do skonstruowania odpowiedniej formuły (Rysunek 13.1 prezentuje arkusz, który jest przez tę formułę przeszukiwany). Pierwszy argument LICZ.WARUNKI() wskazuje zakres, na podstawie którego ma być obliczany pierwszy warunek. W naszym przykładzie pierwszy warunek służy do sprawdzenia, czy produkt należy do kategorii Podróż. Aby sprawdzić warunek, należy odczytać całą kolumnę Kategoria w następujący sposób: =LICZ.WARUNKI(D2:D42; ...) Teraz trzeba wskazać wartość, na podstawie której Excel obliczy wartość warunku. W naszym przykładzie potrzebny jest warunek, który będzie wskazywał, czy wartością jest tekst „Podróż”: =LICZ.WARUNKI(D2:D42; "Podróż"; ...) ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 373 Warunki w formułach To jednak jeszcze nie wszystko. W taki sam sposób można zdefiniować drugi warunek, na podstawie którego wybrane zostaną ceny przekraczające 500 złotych. Ponownie należy wskazać zakres podlegający przeszukiwaniu (tym razem jest to kolumna Cena) oraz sam warunek: =LICZ.WARUNKI(D2:D42; "Podróż"; C2:C42; ">500") Funkcja LICZ.WARUNKI() zliczy tylko te produkty, które spełnią obydwa warunki jednocześnie. Cały proces można jednak ciągnąć dalej i wskazywać funkcji kolejne zakresy i warunki, tworząc tym samym nawet bardzo długie formuły. Uwaga: Funkcja LICZ.WARUNKI() wymaga, by wszystkie zakresy komórek miały taki sam rozmiar (inaczej mówiąc, muszą składać się z takiej samej liczby komórek). Jeśli reguła ta zostanie złamana, Excel pogubi się i wyświetli błąd #LICZBA!. Zresztą przecież zasada jest taka, że wyszukiwane są różne elementy tej samej listy, a przypadek, w którym jedna kolumna tabeli byłaby dłuższa od drugiej kolumny tej samej tabeli, nie ma większego sensu. Zasada działania funkcji SUMA.WARUNKÓW() jest podobna. Różni się ona od poprzedniej funkcji tym, że zakres podlegający sumowaniu nie musi się zgadzać z zakresami, na podstawie których obliczane są wartości warunków. Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, na początku formuły podaje się dodatkowy argument wskazujący komórki, które są sumowane. Poniższa formuła oblicza sumę cen wszystkich produktów, których cena jednostkowa jest większa od 500 złotych, natomiast nie przekracza 1000 złotych — czyli wykonuje operację, z którą zwykła funkcja SUMA.JEŻELI() nie dałaby sobie rady. =SUMA.WARUNKÓW(C2:C42; C2:C42; ">500"; C2:C42; "<1000") W tym akurat przykładzie zakresy podlegające sumowaniu oraz służące do obliczania warunków są identyczne. Funkcje LICZ.WARUNKI() i SUMA.WARUNKÓW() przydają się do tworzenia raportów. Rozważmy na przykład dwie tabele widoczne na rysunku 13.3. Pierwsza tabela (wiersze od 1. do 8.) zawiera dane źródłowe, czyli listę dni, w których pracowali wynajęci pracownicy, oraz liczbę przepracowanych przez nich godzin roboczych. W drugiej tabeli natomiast użyto funkcji SUMA.WARUNKÓW(), aby uzyskać na przykład liczbę godzin poświęconą przez każdego programistę na implementację i testowanie. Wartość w komórce B14 ma odpowiedzieć na pytanie: „Ile czasu Ela poświęciła na testy?”. Odpowiedź na tak postawione pytanie zwraca poniższa formuła z funkcją SUMA.WARUNKÓW() zawierającą dwa warunki. Najpierw funkcja skanuje kolumnę C w poszukiwaniu tych wierszy, w których występuje imię Eli. Następnie analizowana jest kolumna B, aby ustalić typ wykonywanego przez nią zadania. Oto ostateczna postać formuły: =SUMA.WARUNKÓW(D2:D8; B2:B8; A14; C2:C8; B12) Warto zauważyć, że obydwa warunki pochodzą z innych komórek. Pierwszy warunek (który dotyczy komórek od B2 do B8) sprawdza zgodność z wartością w komórce A14, w której zapisany jest charakter zadania (w naszym przykładzie jest to „Testowanie”). Z kolei drugi warunek (który dotyczy komórek od C2 do C8) sprawdza zgodność z wartością w komórce B12, w której znajduje się imię Eli. 374 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Opisowe nazwy odwołań Rysunek 13.3. Funkcja SUMA.WARUNKÓW() jest zbawieniem w sytuacjach, gdy trzeba analizować duże zbiory danych. Formuła znajdująca się w komórce zaznaczonej na rysunku zwraca łączną liczbę godzin z wierszy spełniających dwa warunki. Dzięki temu wiemy, że Ela poświęciła na testy łącznie 16 godzin Opisowe nazwy odwołań Oczywistą wadą formuł Excela jest to, że nie są one zbyt czytelne. Rozważ, na przykład, poniższą formułę: =(A1+A2)*B1 Na pierwszy rzut oka widać, że formuła ta dodaje dwie liczby (wartości komórek A1 i A2), a następnie mnoży wynik przez trzecią liczbę (wartość komórki B1). Formuła ta nie zawiera jednak żadnej wskazówki co do celu tego działania. Nie wiadomo, czy chodzi o konwersję walut, obliczanie upustu czy mierzenie powierzchni przedszkola. Aby się tego dowiedzieć, musisz obejrzeć arkusz i znaleźć komórki, do których odwołuje się formuła. Porównaj to z poniższą formułą, w której zamiast zagadkowych odwołań użyto opisowych nazw. Choć wykonuje ona to samo działanie, oferuje znacznie więcej informacji o swoim przeznaczeniu — obliczaniu ceny detalicznej produktu: =(KosztProduktu + KosztWysyłki) * ProcentMarży Excel umożliwia konstruowanie formuł z takimi opisowymi nazwami, inaczej nazwanymi zakresami. Musisz tylko zdefiniować zakresy podczas tworzenia arkusza, aby później móc używać ich nazw zamiast odwołań. Nazwane zakresy wskazują znaczenie formuły, ale mają też inne zalety: · Dzięki nim skomplikowane, zagnieżdżone formuły stają się bardziej zrozu- miałe. · Ułatwiają szybkie znalezienie komórki albo zaznaczenie grupy komórek, przez co idealnie nadają się do nawigowania po dużych arkuszach albo do formatowania zakresów, które często się zmieniają. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 375 Opisowe nazwy odwołań · Zmniejszają prawdopodobieństwo wystąpienia niektórych błędów. Na przy- kład, trudno jest się zorientować, że zamiast odwołania A42 użyto A41, natomiast dość łatwo jest zauważyć błąd w nazwie zakresu, gdy na przykład zamiast nazwy ZyskPrzedOpodatkowaniem wpisana zostanie nazwa KwotaPodatku. · Używają odwołań bezwzględnych. Dzięki temu nie musisz się martwić, że formuła się zmieni, kiedy skopiujesz ją do innej komórki. (Choć 99,9 procent użytkowników Excela używa odwołań bezwzględnych w nazwanych zakresach, jest to jedna z reguł, które możesz złamać, aby uzyskać niezwykłe efekty. Aby poznać tę technikę i inne interesujące triki, przeczytaj książkę 100 sposobów na Excel Davida i Rainy Hawley1. · Stanowią dodatkową warstwę między formułami a arkuszem. Jeśli, na przy- kład, zmienisz strukturę arkusza, nie będziesz musiał modyfikować formuł. Wystarczy, że zmienisz nazwane zakresy tak, aby wskazywały nowe lokalizacje komórek. Jest to szczególnie przydatne podczas pisania makr (o których mowa w rozdziale 27.), ponieważ pozwala uniknąć zapisywania bezpośrednich odwołań w kodzie makra. W kilku następnych punktach nauczysz się tworzyć nazwane zakresy. Poznasz też kilka trików umożliwiających automatyczne definiowanie i stosowanie nazw. Tworzenie i używanie nazwanego zakresu Tworzenie nazwanego zakresu jest łatwe. Wykonaj poniższe czynności: 1. Zaznacz komórki, którym chcesz nadać nazwę. Możesz nadać nazwę pojedynczej komórce albo całemu zakresowi. 2. Spójrz na pole z lewej strony paska formuły, gdzie widać adres bieżącej komórki (na przykład C5). Ta część paska formuły to tak zwane pole nazwy. Kliknij pole nazwy. Tekst znajdujący się wewnątrz pola (czyli adres komórki) zostanie zaznaczony. 3. Zacznij wpisywać żądaną nazwę. Wpisywana nazwa zastąpi adres komórki (rysunek 13.4). 4. Naciśnij klawisz Enter, aby zaakceptować nową nazwę. Teraz możesz wybierać nazwę w dowolnym momencie (rysunek 13.5). Aby użyć nazwy, kliknij skierowaną w dół strzałkę po prawej stronie pola nazwy; pojawi się lista wszystkich nazw zdefiniowanych w skoroszycie. Kiedy klikniesz odpowiednią nazwę, Excel przeskoczy w odpowiednie miejsce i zaznaczy komórkę albo grupę komórek. 1 376 R. i D. Hawley, 100 sposobów na Excel, Helion, Gliwice 2004. CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Opisowe nazwy odwołań Rysunek 13.4. W tym arkuszu nazwany zakres ułatwia stosowanie wyników testu w formułach, ponieważ nie musisz pamiętać, gdzie są one przechowywane (pozwala też jednocześnie zmienić zakres i zaktualizować wszystkie formuły, jeśli zechcesz zmodyfikować strukturę arkusza). Aby zdefiniować zakres z wynikami testu, zaznacz komórki z wartościami liczbowymi (od B2 do B10) i wpisz nazwę w polu nazwy na pasku formuły (w kółku) Rysunek 13.5. Kiedy zdefiniujesz nazwę, będziesz mógł używać jej dwojako. Możesz zastosować ją w istniejących formułach (co pokazano na przykładzie funkcji ŚREDNIA()) albo wybrać ją z listy rozwijanej na pasku formuły (co powoduje zaznaczenie wszystkich komórek należących do zakresu) Uwaga: Kiedy nadajesz zakresowi nazwę, musisz przestrzegać pewnych reguł. Wszystkie nazwy muszą zaczynać się od litery i nie mogą zawierać znaków specjalnych — z wyjątkiem znaku podkreślenia (_). Ponadto wszystkie muszą być unikatowe. Nie możesz też utworzyć nazwy odpowiadającej prawidłowemu adresowi komórki. Na przykład nazwa BB10 jest niedozwolona, ponieważ w każdym arkuszu znajduje się komórka o adresie BB10. Kiedy utworzysz nazwę, będziesz mógł używać jej we wszystkich formułach tak samo, jak odwołania do komórki lub zakresu. Możesz też szybko wybrać nazwę z poręcznej listy. W tym celu zacznij wprowadzać formułę, a następnie wybierz polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Użyj w formule. Pojawi się menu z listą wszystkich nazw zdefiniowanych w skoroszycie. Wybierz nazwę, której chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk OK, aby wstawić ją do formuły. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 377 Opisowe nazwy odwołań Tworzenie nieco bardziej inteligentnych zakresów nazwanych Dzięki polu nazwy w można szybko zdefiniować nazwę zakresu komórek. Istnieją jednak inne sposoby, by zdefiniować dodatkowe charakterystyki związane z nazwami zakresów, na przykład ich opisy. Aby utworzyć nazwę z opcjonalną informacją: 1. Zaznacz komórki, dla których ma zostać utworzona nazwa. 2. Wybierz polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę. Alternatywnie, zamiast korzystać ze wstążki, możesz kliknąć zaznaczone komórki prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Nazwij zakres. Bez względu na zastosowane rozwiązanie, wyświetlone zostanie okno dialogowe Nowa nazwa (rysunek 13.6). Rysunek 13.6. W oknie dialogowym Nowa nazwa wskazuje się standardową nazwę oraz odwołanie do komórek. Dodatkowo można zdefiniować dwie opcjonalne charakterystyki: niezwykle istotny Zakres (dzięki któremu można odpowiednio organizować nazwy w skoroszytach z więcej niż jednym arkuszem) oraz Komentarz (którym jest tekst opisujący nazwany zakres) 3. Wypełnij informacje dotyczące zakresu nazwanego. Jedyną daną, którą obowiązkowo trzeba zdefiniować, jest nazwa, jednak można definiować kilka parametrów: · Nazwa to nazwa nadawana zakresowi (na przykład KwotaPodatku). · Zakres pozwala kontrolować zakres, w którym możliwe będzie używanie nazwy. Zazwyczaj zakresem jest Skoroszyt, co oznacza, że nazwy można używać w dowolnym arkuszu skoroszytu. Można jednak również ograniczyć zakres do jednego, konkretnego arkusza. Dzięki temu listy nazw nie będą nadmiernie rozbudowane, ponieważ będą zawierać jedynie nazwy obecne w bieżącym arkuszu. Poza tym nie trzeba się wówczas martwić o to, czy w różnych arkuszach można użyć tej samej nazwy. Niemal we wszystkich przypadkach używanie nazw w zakresie pojedynczych arkuszy jest najlepszym rozwiązaniem. · Komentarz to opis nazwanego zakresu. Opis ten pojawia się jako porada ekranowa w momencie, gdy nazwa jest wpisywana w definicji formuły. W ramach komentarza można wpisywać dowolny tekst, natomiast eksperci w pracy z Excelem opisują w nim rodzaj informacji znajdujących się w komórkach, kiedy dane zostały ostatnio uaktualnione oraz czy komórki wchodzące w skład zakresu zawierają odwołania do innych skoroszytów. · Odwołuje się do zawiera odwołanie do komórek zaznaczonych w kroku 1. Jeśli na początku zakres ten nie został wybrany precyzyjnie, wówczas można go zmienić w tym właśnie polu. 378 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Opisowe nazwy odwołań 4. Kliknij przycisk OK, aby utworzyć nazwę. Teraz nazwy będzie można używać w formułach w dowolnym miejscu. Excel uwzględni nawet zdefiniowaną nazwę w funkcji Autouzupełnianie, co widać na rysunku 13.7. Rysunek 13.7. Narzędzie Autouzupełnianie Excela nie tylko wskazuje nazwy dostępnych funkcji, ale również wyświetla nazwy zakresów pasujące do tekstu wpisywanego przez użytkownika. A jeśli dla zakresu nazwanego dodano również komentarz, zostanie on wyświetlony w postaci porady ekranowej Nadawanie nazw formułom i stałym Okno dialogowe Definiowanie nazw daje również dostęp do innych funkcji nazewniczych. Możesz tam tworzyć nazwy, które wskazują co innego niż zakresy komórek. Możesz, na przykład, tworzyć pseudonimy często używanych formuł (takie jak „Wartość_netto”). W tym punkcie dowiesz się, jak to zrobić. Wewnętrznie Excel traktuje wszystkie nazwy jak formuły. Kiedy nadajesz nazwę zakresowi, program po prostu tworzy formułę, która wskazuje ten zakres, na przykład =$A$1:$A$10. Możesz to sprawdzić, zaznaczając kilka komórek i wybierając polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę. Odpowiednia formuła z właściwym odwołaniem pojawi się w polu Odwołuje się do na dole okna dialogowego. Choć większość nazw odnosi się do zakresów komórek, nie ma powodu, aby nie nadawać nazw innym formułom. W ten sposób możesz, na przykład, zdefiniować stałą wartość, której chcesz użyć w kilku formułach. Oto przykład: =4,35% Aby utworzyć tę stałą, wpisz jej nazwę w polu tekstowym na górze okna dialogowego Nowa nazwa (na przykład Prowizja), wpisz formułę w polu Odwołuje się do, kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK. Teraz będziesz mógł używać tej nazwy zamiast wartości w swoich obliczeniach: =A10*Prowizja Nazwane stałe ułatwiają też wstawianie często używanych tekstów. Możesz, na przykład, zdefiniować stałą z nazwą firmy: ="Przedsiębiorstwo Wodociągowo-Kanalizacyjne Sp. z o.o." Teraz będziesz mógł używać tego tekstu w wielu różnych komórkach. Co najlepsze, jeśli nazwa firmy się zmieni, będziesz musiał zaktualizować tylko nazwaną stałą, bez względu na to, ile razy użyłeś jej w arkuszu! ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 379 Opisowe nazwy odwołań W podobny sposób możesz tworzyć nazwy odnoszące się do bardziej skomplikowanych formuł. Formuły te mogą nawet zawierać kombinację funkcji. Oto przykład, który automatycznie wyświetla nazwę bieżącego dnia: =TEKST(DZIŚ(); "dddd") Wskazówka: Ogólnie rzecz biorąc, prawdopodobnie dojdziesz do wniosku, że najprzydatniejsze są nazwy odnoszące się do zakresów komórek. Nie wahaj się jednak korzystać z nazwanych stałych i formuł. Są one szczególnie przydatne wtedy, gdy masz statyczny tekst lub liczby, których chcesz użyć w wielu różnych miejscach. Zarządzanie nazwanymi zakresami Tworzenie zakresów nazwanych jest jak najbardziej godne pochwały, lecz prędzej czy później nadejdzie chwila, gdy zakresy te trzeba będzie zmienić: na przykład usunąć zakres, który nie jest już potrzebny, albo przeprowadzić edycję tych zakresów, które są używane na co dzień (na przykład tak, by obejmowały inny zakres komórek). Aby móc zrealizować tego typu zadania, należy wybrać polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Menedżer nazw, które uruchomi okno dialogowe Menedżer nazw (widoczne na rysunku 13.8). Rysunek 13.8. Menedżer nazw prezentuje listę wszystkich nazw zdefiniowanych w skoroszycie. Aby ułatwić sobie pracę, można kliknąć myszą kolumnę i posortować w ten sposób prezentowaną listę. Można także powiększyć okno dialogowe, aby zmieściła się w nim większa liczba nazw Menedżer nazw jest podstawowym narzędziem, gdy trzeba dodać, usunąć lub zmienić istniejące zakresy nazwane. Oto czynności, jakie można wykonać przy użyciu Menedżera nazw: · Aby dodać nazwę, kliknij przycisk Nowy. Na ekranie pojawi się znajome okno dialogowe Nowa nazwa. · Aby usunąć nazwę, wybierz ją na liście i kliknij przycisk Usuń. Wszystkie formuły, w których używano usuniętej nazwy, wyświetlą kod błędu #NAZWA? albo #ADR!, wskazujący, że Excel nie może odnaleźć zakresu nazwanego. · Aby zmienić nazwę, wybierz ją na liście i kliknij przycisk Edytuj. Wyświe- tlone zostanie okno dialogowe Edytowanie nazwy, mające taką samą postać jak okno Nowa nazwa. Excel jest na tyle uprzejmy, że uwzględni zmianę nazwy w całym skoroszycie. Jeśli nazwa StawkaPodatku zostanie zmieniona na 380 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Opisowe nazwy odwołań KwotaPodatku, Excel dostosuje wszystkie formuły korzystające ze StawkiPodatku i wstawi w nich KwotęPodatku, dzięki czemu formuły nie będą zwracać błędu. Wskazówka: Jeśli trzeba zmienić odwołanie do komórek dla już zdefiniowanego zakresu nazwanego, lecz nie trzeba zmieniać żadnych dodatkowych charakterystyk (takich jak nazwa zakresu lub komentarz), Excel pozwala uczynić to w prostszy sposób. Wystarczy wybrać nazwę na liście i zmienić odwołanie do komórek w polu Odwołuje się do u dołu okna dialogowego. (Miłośnicy myszy mogą zmienić odwołanie do komórek za pomocą myszy. Wystarczy kliknąć nią w polu Odwołuje się do i zaznaczyć tym samym w arkuszu odpowiedni zakres komórek. Następnie wystarczy przeciągnąć zaznaczenie i wyznaczyć w ten sposób nowe odwołanie do komórek). Menedżer nazw doskonale nadaje się do przeglądania wszystkich używanych nazw, odnajdywania błędów i wprowadzania odpowiednich zmian. Wielu użytkowników Excela tworzy skoroszyty, w których znajdują się setki nazw. Użytkownik, który znajdzie się w takiej sytuacji, może przeżywać sądne dni, gdy przyjdzie mu szukać którejś z nazw na liście. Na szczęście Menedżer nazw posiada filtr, który w takich sytuacjach okazuje się niezwykle pomocny. Filtr ogranicza listę wyświetlanych nazw, dzięki czemu zamiast wszystkich nazw obecnych w skoroszycie wyświetlane są jedynie te nazwy, które interesują użytkownika. W Menedżerze nazw można używać kilku rodzajów filtrów: · Można wyszukiwać nazwy jedynie w zakresie bieżącego arkusza. · Można wyszukiwać nazwy obejmujące komórki zawierające błędy (oraz ko- mórki, w których błędy nie występują). · Można wyszukiwać zwykłe nazwy albo nazwy używane w tabelach (rozdział 14.). Na rysunku 13.9 przedstawiono dostępne filtry. Rysunek 13.9. Aby zastosować filtr, należy kliknąć przycisk Filtr i wybrać odpowiedni rodzaj filtra z menu rozwijanego. Nietrudno zauważyć, że menu posiada kilka sekcji, oddzielonych od siebie poziomą linią. Każda z sekcji reprezentuje inny rodzaj filtrów. W razie potrzeby można użyć jednocześnie filtrów należących do różnych sekcji. Można na przykład wyszukać nazwy znajdujące się jedynie w bieżącym arkuszu oraz zawierające komórki z błędami, jak na prezentowanym rysunku. Aby wrócić do pełnej listy, należy wybrać polecenie Wyczyść filtr ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 381 Opisowe nazwy odwołań NIEOSZLIFOWANY DIAMENT Generowanie listy nazw Kiedy zdefiniujesz dziesiątki różnych nazw w swoim arkuszu, przyda Ci się łatwy sposób ich przeglądania. Menedżer nazw doskonale się sprawdza, gdy używany jest Excel, jednak istnieje również inne rozwiązanie, dzięki któremu można wygodnie zarządzać nazwami. Excel umożliwia wklejenie listy nazw do arkusza wraz z odpowiadającymi im odwołaniami. (Zazwyczaj nie trzeba przechowywać listy nazw w arkuszu. Można na przykład utworzyć taką listę, wydrukować i usunąć). Aby wygenerować listę nazw, kliknij komórkę, od której ma się ona zaczynać. Pamiętaj, że będziesz potrzebo - wał dwóch wolnych kolumn (jednej na nazwy zakresów, a drugiej na adresy), i uważaj, żeby nie nadpisać istniejących danych. Kiedy znajdziesz odpowiednie miejsce, wybierz polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Użyj w formule/Wklej nazwy. Kiedy pojawi się okno dialogowe Wklejanie nazwy, kliknij przycisk Wklej listę. Lista nazw jest statyczna, co oznacza, że Excel nie aktualizuje jej, kiedy definiujesz nowe nazwy w arkuszu; aby je wyświetlić, będziesz musiał ponownie wygenerować listę. Automatyczne tworzenie nazwanych zakresów Excel oferuje również wbudowane narzędzia do automatycznego generowania nazwanych zakresów. Aby wykonać tę operację, program przeszukuje grupę komórek i identyfikuje — z Twoją pomocą — komórkę lub komórki, które zostaną wykorzystane do nadania nazwy zakresowi. Jeśli, na przykład, w komórce A1 znajduje się tytuł kolumny, może zostać on wykorzystany do oznaczenia położonych niżej komórek. Aby użyć automatycznego nazywania, wykonaj poniższe czynności: 1. Zaznacz komórki, z których ma składać się nazwany zakres (lub zakresy). Excel pozwala szybko utworzyć jeden lub więcej nazwanych zakresów. Zaznaczenie musi obejmować komórki, które będą stanowiły nazwany zakres, oraz komórki zawierające potencjalny tytuł zakresu. Odpowiednie przykłady zaprezentowano na rysunkach 13.10 oraz 13.11. Rysunek 13.10. Excel pomaga szybko tworzyć nazwane zakresy. Użyj okna dialogowego Tworzenie nazw z zaznaczenia, aby wskazać komórki, które zostaną użyte do wygenerowania nazw. Jeśli chcesz utworzyć jeden nazwany zakres (na przykład obejmujący pionową listę), zaznacz pole Górny wiersz w oknie dialogowym Tworzenie nazw. W tym przypadku zakres otrzyma nazwę Moja_lista_ życzeń (Excel automatycznie zastępuje spacje znakami podkreślenia) i będzie obejmował komórki od A2 do A6 382 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Opisowe nazwy odwołań Rysunek 13.11. W oknie dialogowym Tworzenie nazw z zaznaczenia nazwy można tworzyć również na podstawie tabeli. W tym przypadku, jeśli zaznaczysz pole Lewa kolumna, każda z nazw zwierząt w kolumnie A zostanie użyta w charakterze tytułu innego nazwanego zakresu. Na przykład zakres NOSOROŻCE będzie obejmował komórki od B3 do E3. Jeśli zaznaczysz pole Górny wiersz, Excel utworzy nazwane zakresy dla każdej kolumny, takie jak Wybór_1 (komórki B3:B6), Wybór_2 (komórki C3:C6) itd. Możesz utworzyć zakresy dla nagłówków kolumn, nagłówków wierszy albo obu tych grup 2. Wybierz z menu polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Utwórz z zaznaczenia. Pojawi się okno dialogowe Tworzenie nazw z zaznaczenia. 3. Kliknij odpowiednie pole tekstowe, aby określić, która część zaznaczenia zawiera etykietę tekstową (lub etykiety). Aby utworzyć nazwę, Excel musi znaleźć jakiś tekst, który wykorzysta jako etykietę. W oknie dialogowym Tworzenie nazw wskazujesz, gdzie znajduje się ten tekst. Jeśli, na przykład, tekst znajduje się w nagłówkach kolumn, zaznacz pole Górny wiersz. Jeśli masz zamiar wykorzystać zarówno nagłówki wierszy, jak i kolumn, zaznacz pola Górny wiersz i Lewa kolumna. Program automatycznie wybiera opcję, która z jego punktu widzenia będzie mieć największy sens. 4. Kliknij przycisk OK, aby wygenerować nazwy. Funkcja automatycznego nadawania nazw wydaje się bardzo przydatna, ale czasem powoduje więcej problemów, niż ma ich rozwiązywać. Oto kilka komplikacji, których powinieneś się wystrzegać: · Zakresy mogą otrzymać nazwy inne niż te, których byś sobie życzył, zwłasz- cza jeśli używasz długich, opisowych nagłówków kolumn. Na przykład nazwa Długość jest wygodniejsza niż Długość_w_metrach — a taką nazwę Excel nada zakresowi, jeśli nagłówek kolumny zawiera tekst Długość w metrach. Nazwę można zmienić później (strona 380), lecz wymaga to wykonania dodatkowych czynności. · Jeśli często używasz narzędzia Tworzenie nazw, a Twój arkusz jest skompli- kowany, może się okazać, że są w nim dziesiątki różnych nazw. Ponieważ nie utworzyłeś ich sam, możesz nie wiedzieć, do czego się odnoszą. Aby się tego dowiedzieć, skorzystaj z metody opisanej w ramce na stronie 382. · Excel nie wygeneruje nazw, jeśli nagłówki kolumn lub wierszy zawierają tyl- ko liczby. Jeśli, na przykład, pierwsza kolumna tabeli zawiera numery części albo identyfikatory klientów, program przyjmie, że są one częścią danych, a nie etykietami, których może użyć do celów nazewniczych. A jeżeli nazwa ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 383 Opisowe nazwy odwołań kolumny lub wiersza zaczyna się od liczby (na przykład 401K), wówczas Excel doda na początku nazwy znak podkreślenia, aby była prawidłowa (będzie ona mieć wówczas postać _401K). · Jeśli tabela nie ma żadnych nagłówków, Excel nie może wygenerować nazw. Stosowanie nazw w istniejących formułach Nazwane zakresy są bardzo przydatne, ale jeśli nie planujesz swoich arkuszy w uważny, przemyślany sposób, może się okazać, że więcej czasu zajmuje Ci zarządzanie tymi nazwami niż ich używanie. Przypuśćmy, że napisałeś kilka formuł operujących na tabeli niezawierającej żadnych nazwanych zakresów. Po jakimś czasie doceniasz zalety nazwanych zakresów i postanawiasz nadać nazwy — dajmy na to — wszystkim kolumnom tabeli. Formuły nadal działają, ale nie używają nowo utworzonych nazw. Uwaga: Zanim zaczniesz używać funkcji Stosowanie nazw, musisz wiedzieć, że Excel może wykorzystać nazwane zakresy tylko wtedy, gdy je uprzednio zdefiniujesz. Jeśli arkusz nie zawiera żadnych nazwanych zakresów albo nie odpowiadają one zakresom używanym w formułach, funkcja ta do niczego się nie przyda. Teraz masz do wyboru dwie możliwości: albo poprawisz ręcznie każdą formułę — na przykład zmienisz =SUMA(A2:A8) na =SUMA(Moje_akcje) — albo, minimalizując monotonną pracę, użyjesz jednego z najprzydatniejszych skrótów Excela: automatycznego zastępowania alfanumerycznych odwołań do komórek czytelniejszymi nazwami. Aby wykorzystać tę funkcję, wykonaj poniższe czynności: 1. Zaznacz komórki z formułami, które chcesz zmienić. Oczywiście, skrót ten ma sens tylko wtedy, gdy masz wiele formuł, które jeszcze nie używają istniejących nazwanych zakresów. Możesz poprawić wiele formuł jednocześnie (nawet jeśli każda z nich odwołuje się do innego zakresu), więc nie ma żadnych przeciwwskazań do zaznaczenia całej ich grupy. 2. Wybierz polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę/Zastosuj nazwy. Pojawi się okno dialogowe Stosowanie nazw (rysunek 13.12) z listą wszystkich nazw w skoroszycie. Excel wyszukuje i zaznacza odpowiednie nazwy. Jeśli na liście są zakresy, których nie chcesz używać w formułach, kliknij je, aby usunąć zaznaczenie. Jeśli pole Ignoruj względne/bezwzględne jest zaznaczone, Excel zmienia każde pasujące odwołanie, bez względu na to, czy jest ono względne, czy bezwzględne. Zwykle jest to pożądane, ponieważ większość osób podczas pisania formuł używa odwołań względnych (na przykład A2 zamiast $A$2), chyba że potrzebują odwołań bezwzględnych do łatwiejszego kopiowania i wklejania komórek. Jeśli nie zaznaczysz tego pola, Excel zastąpi tylko odwołania bezwzględne. 384 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Zmienne tabele danych Rysunek 13.12. Kiedy użyjesz polecenia Formuły/ Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę/Zastosuj nazwy, formuła w komórce B7, =FV(B2/B4;B3*B4;-B5;–B1), zostanie zastąpiona czytelniejszą, ale dłuższą wersją: =FV(Stopa/Okresy;Lata* Okresy;–Wpłata;–Kapitał) Zauważysz też pole wyboru o nazwie Używaj nazw wierszy i kolumn. Pole to jest uwzględniane tylko wtedy, gdy uprzednio wygenerowałeś nazwy za pomocą omówionej w poprzednim punkcie techniki Formuły/Nazwy zdefiniowane/Utwórz z zaznaczenia. W takim przypadku możesz usunąć zaznaczenie pola Używaj nazw wierszy i kolumn, aby program nie stosował tych nazw w formułach. Zwykle warto to zrobić, ponieważ generowane przez Excel formuły z nazwami wierszy i kolumn bywają bardzo skomplikowane. Dzieje się tak dlatego, że w celu wskazania konkretnej komórki program używa części wspólnej zakresów. Rozważ, na przykład, tabelę z imionami zwierząt z rysunku 13.11. Jeśli zastosujesz nazwy z zaznaczonym polem Używaj nazw wierszy i kolumn, Excel przekształci każdą prostą formułę typu =B3 w =NOSOROŻCE Wybór_1. Innymi słowy, program wykrywa, że częścią wspólną zakresów NOSOROŻCE (B3:E3) oraz Wybór_1 (B3:B6) jest pojedyncza komórka B3. Niektórzy uważają to za elegancką modyfikację, inni za niepotrzebne komplikowanie sobie życia. 3. Kliknij przycisk OK, aby zastosować nazwy. Excel wyszuka w formułach wszystkie zakresy, które odpowiadają zaznaczonym nazwom, i zastąpi alfanumeryczne odwołania do komórek nazwami zakresów. Zmienne tabele danych Kiedy tworzysz formułę, widzisz pojedynczy wynik uzyskany na podstawie operatorów, funkcji i danych. Ma to sens, gdy chcesz sporządzić raport o zeszłorocznych zyskach i stratach, ale nie zawsze nadaje się do prognozowania przyszłych zdarzeń. W takich przypadkach warto porównać kilka możliwości. Jednym z narzędzi, którymi możesz się posłużyć, jest zmienna tabela danych. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 385 Zmienne tabele danych Zmienna tabela danych pokazuje wiele wyników opartych na różnych danych źródłowych. Możesz użyć jej na przykład po to, aby sprawdzić, jak zmienia się zysk z inwestycji w zależności od stopy procentowej. Ponieważ wyniki są pokazane obok siebie, możesz je szybko porównać. Tabelę porównawczą mógłbyś utworzyć ręcznie. W rzeczywistości za pomocą odwołań względnych możesz utworzyć jedną formułę i skopiować ją do kilku innych komórek, aby utworzyć tabelę bez posługiwania się żadnymi narzędziami. Niektórzy użytkownicy Excela preferują tę metodę. Jednak możliwość tworzenia tabel porównawczych pomoże Ci oszczędzić więcej niż tylko kilka naciśnięć klawiszy. Uwaga: Zmienne tabele danych nie mają nic wspólnego z podobnie nazywanymi tabelami, o których więcej powiemy w rozdziale 14. Tworzenie tabeli danych z jedną zmienną Tabela danych z jedną zmienną zawiera pojedynczą kolumnę wyników. Nazwa tabeli bierze się stąd, że zmienia się w niej tylko jedna wartość wejściowa. Jeśli, na przykład, chcesz obliczyć, jak zmienia się zysk z inwestycji w zależności od stopy procentowej, możesz utworzyć tabelę z jedną zmienną, w której zmieniającą się wartością jest stopa procentowa. Oto, jak można utworzyć taką tabelę: 1. Utwórz przykładową formułę, która wykonuje żądane obliczenia. Podczas jej tworzenia upewnij się, że używasz odwołania do komórki ze zmienną wartością, a nie wartości literalnej. W przeciwnym razie Excel nie będzie mógł zmieniać wartości, aby obliczyć różne możliwości. W przykładzie z rysunku 13.13 formuła zawiera funkcję FV() (strona 300) która oblicza przyszłą wartość inwestycji. Zmienną jest stopa oprocentowania przechowywana w komórce B3. 2. Przygotuj tabelę. W tym celu utwórz kolumnę zawierającą każdą wartość, którą chcesz przetestować. W tym przykładzie musisz utworzyć kolumnę z różnymi stopami procentowymi. Obliczone wyniki pojawią się w kolumnie po prawej stronie. Ważne jest zachowanie odpowiedniego układu: musisz zadbać o to, aby przeznaczona do zmodyfikowania formuła znajdowała się tuż nad kolumną, w której zostaną wyświetlone wyniki. Układ poszczególnych elementów pokazano na rysunku 13.14. 3. Wygeneruj tabelę, zaznaczając cały zakres i wybierając polecenie Dane/ Narzędzia danych/Analiza symulacji/Tabela danych. Pojawi się okno dialogowe Tabela danych (rysunek 13.14). 386 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Zmienne tabele danych Rysunek 13.13. Zanim będzie można utworzyć tabelę danych, trzeba najpierw zdefiniować formułę z odwołaniami do komórek, która będzie obliczać wynik. W tym przykładzie formuła znajduje się w komórce B5 i oblicza, jaki zysk przyniesie zainwestowanie 10 000 zł na 5 lat przy 5-procentowej stopie odsetek Rysunek 13.14. W oknie dialogowym Tabela danych wskaż komórki, w których znajdują się zmieniające się dane, a następnie kliknij przycisk OK 4. W polu Kolumnowa komórka wejściowa wpisz adres komórki zawierającej wartość, która ma się zmieniać. Tutaj musisz zachować ostrożność. Excel musi ustalić, którą część formuły ma zmodyfikować, aby wygenerować wyniki wyświetlane w tabeli. W tym przykładzie formuła ma postać =FV(B3;B2;0;-B1). Komórka B3 określa stopę (obecnie 5 procent). Stopa procentowa jest informacją, która ma się zmieniać, więc powinieneś wpisać B3 w polu tekstowym Kolumnowa komórka wejściowa (kiedy program generuje tabelę danych, pobiera nową wartość z pierwszej kolumny i wstawia ją do formuły w miejscu, w którym poprzednio znajdowało się odwołanie B3). ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 387 Zmienne tabele danych 5. Kliknij przycisk OK, aby utworzyć tabelę. Excel wypełni tabelę obliczonymi wartościami — w tym przypadku wartością inwestycji w zależności od różnych stóp procentowych (rysunek 13.15). Jeśli przyjrzysz się poszczególnym komórkom, przekonasz się, że zawierają one formułę tablicową z funkcją TABELA(). Rysunek 13.15. Wynikowa tabela danych z jedną zmienną: zależność między zyskiem z inwestycji a różnymi stopami procentowymi Tworzenie tabeli danych z dwiema zmiennymi Niemal równie łatwo można utworzyć tabelę danych z dwiema zmiennymi, w której zmieniają się dwie różne wartości. W takim przypadku jeden zbiór zmiennych wartości umieszczasz w kolumnie po lewej stronie, a drugi zbiór — w wierszu na górze tabeli. Procedurę tę pokazano na rysunku 13.16. Rysunek 13.16. Ta tabela pokazuje zyski z inwestycji w zależności od stopy procentowej i liczby lat. Wiersz wartości od B5 do F5 zawiera liczby lat, a kolumna wartości od A6 do A14 — stopy procentowe. Formuła musi się znajdować w lewym górnym rogu tabeli 388 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Kontrolowanie przeliczania Następnie zaznacz całą tabelę i wybierz polecenie Dane/Narzędzia danych/Analiza symulacji/Tabela danych. Tym razem wypełnij oba pola tekstowe (okresy inwestycji — zamiast w komórce B2 — są umieszczone w górnym wierszu, a stopy procentowe — zamiast w komórce B3 — znajdują się w lewej kolumnie. Kiedy klikniesz przycisk OK, Excel wygeneruje kompletną tabelę, widoczną na rysunku 13.17). Rysunek 13.17. Wynikowa tabela pokazuje zależność między zyskiem z inwestycji a różnymi stopami procentowymi Wskazówka: Jeśli jesteś zainteresowany zaawansowanymi metodami analizy danych, poczytaj o scenariuszach i poszukiwaniu celów w rozdziale 20. Kontrolowanie przeliczania Zwykle Excel przelicza formułę za każdym razem, kiedy zmieniasz którąkolwiek z używanych przez nią komórek i kiedy otwierasz arkusz zawierający tę formułę. Jest to bardzo wygodne, ponieważ daje gwarancję, że informacje są zawsze aktualne, ale może powodować problemy, jeśli arkusz zawiera czasochłonne obliczenia albo niezwykle duże tabele danych. W takiej sytuacji podczas przeliczania i aktualizowania wszystkich formuł szybkość działania może się znacznie zmniejszyć. Wskazówka: Kiedy Excel przelicza formuły, wskaźnik myszy zmienia się w klepsydrę, a po lewej stronie paska formuły pojawia się słowo Przelicz (a obok niego liczba komórek pozostałych do przeliczenia). Choć wskaźnik ma kształt klepsydry, możesz nadal wprowadzać dane i używać menu, ale kiedy wykonujesz jedną z tych operacji, proces przeliczania jest chwilowo wstrzymywany. Dzięki wykładniczemu wzrostowi szybkości komputerów (i ciągłemu zwiększaniu wydajności Excela przez Microsoft) duże arkusze kalkulacyjne nie stanowią już takiego problemu. Niektórzy użytkownicy Excela nadal jednak informują o problemach z przetwarzaniem danych najeżonych skomplikowanymi formułami. Jeśli używasz programu do wyznaczania kursu satelitów albo analizowania danych ze spisu ludności, możesz być zainteresowany wyłączeniem automatycznego przeliczania, aby arkusz szybciej reagował na Twoje polecenia. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 389 Poprawianie błędów w formułach Aby wybrać tryb kalkulacji należy wybrać Formuły/Obliczanie/Opcje obliczania i wybrać z menu jedną z opcji. · Ręczne wyłącza automatyczne przeprowadzanie kalkulacji. · Automatyczne jest trybem standardowym obliczania arkuszy w Excelu. Opcja ta powoduje, że Excel przelicza formuły za każdym razem, gdy zmiany dokonane w komórkach mają wpływ na wartość formuł. · Automatyczne z wyjątkiem tabel danych włącza automatyczne przelicza- nie wszystkich formuł z wyjątkiem tych, które znajdują się w tabelach danych (rozdział 14.). W trybie ręcznego przeliczania Excel oblicza najprostsze formuły, kiedy je wprowadzasz. Jeśli jednak zmodyfikujesz komórki używane przez formułę, program nie przeliczy formuł, lecz będzie wyświetlać poprzednie wyniki. Kiedy na pasku stanu widać słowo Oblicza, jest to wskazówka, że Excel wykonałby przeliczanie w sposób standardowy, lecz tego nie zrobił ze względu na bieżące ustawienia. Status oznacza, że niektóre dane się zmieniły i warto odświeżyć wyniki formuł. Gdy zdecydujesz się na wykonanie przeliczania, możesz w dowolnej chwili wybrać polecenie Formuły/Obliczanie/Oblicz teraz (albo nacisnąć klawisz F9), aby przeliczyć wszystkie formuły w arkuszu. Możesz również wybrać z menu polecenie Formuły/Obliczanie/Oblicz arkusz (albo posłużyć się klawiszem skróty Shift+F9), aby przeliczyć tylko bieżący arkusz, a nie cały skoroszyt. Uwaga: Niestety, ustawienia przeliczania dotyczą całej aplikacji. Oznacza to, że jeśli wyłączysz przeliczanie jednego arkusza, wpłynie to na pozostałe. Jeśli nie pamiętasz, że wyłączyłeś automatyczne przeliczanie, może się okazać, że używałeś nieaktualnych danych. Poprawianie błędów w formułach Poprawianie błędów w formułach Błędy… zdarzają się w najmniej oczekiwanych miejscach, zmieniając całe wiersze obliczeń w niezbyt pomocne kody błędów, takie jak #NAZWA?, #ARG! i #OSIOŁ! (no dobrze, ten ostatni kod nie pojawia się w Excelu, ale daje dobre pojęcie o frustracji i poczuciu porażki, których doświadczasz na taki widok). W niektórych przypadkach wystarczy spojrzeć na formułę, aby ustalić, jak poprawić błąd. Jednakże czasem nie jest to takie łatwe, zwłaszcza jeśli formuły wykonują obliczenia na wynikach innych formuł. W takich sytuacjach trudno jest wyśledzić, gdzie wystąpił pierwotny błąd. Excel oferuje kilka interesujących narzędzi do inspekcji formuł — mechanizmów analizujących błędne formuły — które mogą znacznie ułatwić eliminowanie błędów albo pomóc ustalić przebieg obliczania formuł bardziej skomplikowanych. Dzięki tym narzędziom znacznie łatwiej jest poprawiać błędy. Kiedy wystąpi błąd, najpierw powinieneś zidentyfikować jego kod na podstawie informacji podanych w tabeli 8.2 na stronie 250. Jeśli problem nie jest oczywisty, możesz użyć narzędzi do inspekcji formuł, aby wykonać następujące czynności: · Oblicz wartość wyrażenia krok po kroku, dopóki nie trafisz na błąd. W ten sposób możesz się dowiedzieć, która część formuły go powoduje. 390 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Poprawianie błędów w formułach · Prześledź poprzedniki formuły powodującej błąd. Poprzedniki to komórki, do których odwołuje się dana formuła. W formule =A1+B1 poprzednikami są komórki A1 i B1. Jeśli którakolwiek z nich zawiera błąd, jest on przenoszony do formuły. · Prześledź zależności komórki. Zależności to inne komórki, które używają komórki bieżącej. Jeśli, na przykład, jedna komórka zawiera formułę =A1+B1, a druga =A1*10, to obie zależą od komórki A1. Jeśli A1 zawiera błąd, wpływa on na obie formuły. · Przeprowadź kontrolę błędów w całym arkuszu. Funkcja kontroli błędów przy- pomina sprawdzanie pisowni — przenosi Cię do kolejnych komórek, które zawierają błędy. Aby wykonać którekolwiek z tych zadań, należy skorzystać z sekcji Inspekcja formuł zakładki Formuły. W kolejnych punktach opisany jest sposób użycia poszczególnych narzędzi do odnajdywania błędów, krokowego obliczania formuł i śledzenia zależności. Krokowe obliczanie formuł Złożone formuły zwykle składają się z wielu podwyrażeń. Każde podwyrażenie jest oddzielnie obliczaną częścią formuły. Może to być operacja arytmetyczna w nawiasie, zagnieżdżona funkcja, a nawet zwykłe odwołanie do komórki. Aby zrozumieć, co powoduje błąd w formule, musisz wiedzieć, które podwyrażenie jest przyczyną problemu. Excel dostarcza narzędzie o nazwie Szacowanie formuły. Pozwala ono kolejno obliczać wszystkie podwyrażenia w formule. Za jego pomocą możesz obserwować, jak formuła jest obliczana, aż do momentu, w którym wystąpi błąd. Aby obejrzeć krokowe wykonywanie formuły, która zawiera błąd, wykonaj poniższe czynności: 1. Przejdź do komórki, która zawiera błędną formułę. Nie musisz wyróżniać formuły — wystarczy, że zaznaczysz odpowiednią komórkę. 2. Wybierz polecenie Formuły/Inspekcja formuł/Szacuj formułę. Pojawi się okno dialogowe Szacowanie formuły (rysunek 13.18) z formułą umieszczoną w dużym, wielowierszowym polu tekstowym. 3. Excel podkreśli część formuły, którą właśnie ma oszacować. Kliknij przycisk Szacuj. Excel oszacuje podwyrażenie i zastąpi je obliczoną wartością. Może, na przykład, zastąpić odwołanie rzeczywistą wartością komórki, wyznaczyć wartość wyrażenia arytmetycznego albo wywołać funkcję. Wartość jest wyświetlana kursywą, co wskazuje, że program obliczył ją jako ostatnią. 4. Powtarzaj krok 3., aż znajdziesz podwyrażenie, które powoduje błąd. Kiedy wystąpi błąd, w formule pojawi się kod błędu. Kiedy ponownie klikniesz przycisk Szacuj, kod błędu rozszerzy się na całe wyrażenie albo używającą go ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 391 Poprawianie błędów w formułach Rysunek 13.18. Pierwsze dwa argumenty w tej formule zostały już oszacowane (drugi argument jest wyświetlany kursywą, co wskazuje, że Excel obliczył go w poprzednim kroku). Kiedy ponownie klikniesz przycisk Szacuj, program oszacuje trzeci argument, który obecnie jest podkreślony. Jeśli chcesz wyświetlić ten argument przed jego oszacowaniem, kliknij przycisk Wkrocz funkcję. Rozważ, na przykład, skazaną na niepowodzenie formułę =1+5/0. Pierwszy etap (dzielenie) powoduje błąd dzielenia przez zero, a formuła pojawia się w postaci =1+#DZIEL/0!. Nie możesz jednak dodać liczby 1 do błędu, więc w następnym etapie błąd rozszerza się na całą formułę, która ostatecznie przybiera postać =#DZIEL/0!. 5. Kiedy proces szacowania formuły dobiegnie końca, możesz kliknąć przycisk Uruchom ponownie, aby powtórzyć obliczenia od początku. Możesz również w dowolnym momencie kliknąć przycisk Zamknij, aby zakończyć szacowanie formuły i wrócić do arkusza. Wskazówka: Krokowe szacowanie przydaje się nie tylko do poprawiania błędów. Pomaga Ci także zrozumieć, dlaczego formuła nie zwraca oczekiwanych wyników. W oknie dialogowym Szacowanie formuły możesz również badać formuły, które nie powodują błędu. Obserwując wyniki kolejnych obliczeń, możesz odkryć, że kolejność działań wykonywanych przez Excel różni się nieco od spodziewanej. W takim przypadku będziesz mógł odpowiednio zmodyfikować formułę. NIEOSZLIFOWANY DIAMENT Głęboka analiza zagnieżdżonych formuł Jeśli nawet znajdziesz wyrażenie, które powoduje problem, nie oznacza to jeszcze, że znalazłeś prawdziwą przyczynę problemu. Jeśli to podwyrażenie jest odwołaniem, to może wskazywać komórkę, która zawiera inną formułę. W takim przypadku będziesz musiał przeanalizować tamtą formułę, aby znaleźć źródło błędu. Aby oszacować inną formułę, możesz przejść do odpowiedniej komórki i rozpocząć proces krokowych obliczeń, klikając przycisk Szacuj formułę. Excel oferuje jednak przydatny skrót, który pozwala przeskakiwać od jednej formuły do drugiej. Sekret kryje się w przyciskach Wkrocz i Wyjdź w oknie dialogowym Szacowanie formuły (rysunek 13.19). Kiedy używasz okna Szacowanie formuły, przycisk Wkrocz staje się aktywny tuż przed oszacowaniem podwyrażenia zawierającego odwołanie do komórki. Jeśli w tym momencie klikniesz ten przycisk, Excel wyświetli kolejne 392 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE pole tekstowe, a w nim zawartość docelowej komórki. Program poinformuje Cię też, czy komórka zawiera formułę, czy stałą (przeczytaj komunikat na dole okna dialogowego). Jeśli komórka zawiera stałą, nie trzeba już wykonywać żadnych obliczeń, więc będziesz musiał kliknąć przycisk Wyjdź, aby wrócić do pierwotnej formuły. Jeśli komórka zawiera formułę, możesz kliknąć przycisk Szacuj, aby rozpocząć szacowanie kolejnych podwyrażeń. Kiedy skończysz, kliknij przycisk Wyjdź. W rzeczywistości Excel pozwala zagłębić się jeszcze bardziej w łańcuchy zagnieżdżonych formuł. Za każdym razem, kiedy znajdujesz odwołanie do innej komórki z formułą, możesz kliknąć przycisk Wkrocz, aby wyświetlić ją w nowym polu tekstowym. Proces ten możesz kontynuować praktycznie w nieskończoność. Jeśli w oknie dialogowym zabraknie miejsca, program doda pasek przewijania. Poprawianie błędów w formułach Rysunek 13.19. Na rysunku dzięki przyciskowi Wkrocz zagłębiono się w formułę na trzy poziomy. Obliczana formuła znajduje się w pierwszym polu tekstowym; jest to A3+A4+A5. Kliknięcie przycisku Wkrocz powoduje dodanie drugiego pola tekstowego, które pokazuje, że komórka A3 zawiera formułę (B3+C3). Jeszcze następne kliknięcie przycisku Wkrocz powoduje wyświetlenie trzeciego pola tekstowego, które dotyczy pierwszej części formuły z drugiego pola (B3) i pokazuje, że wskazywana przez nią komórka ma wartość 84 Śledzenie poprzedników i zależności Okno dialogowe Szacowanie formuły jest przydatnym narzędziem do analizy złożonych formuł. Może się jednak okazać, że będziesz musiał przejść przez długą serię obliczeń, zanim znajdziesz przyczynę problemu. W takiej sytuacji może Cię zainteresować inna metoda, która polega na graficznym oznaczaniu relacji między komórkami. Metoda ta nie jest ani lepsza, ani gorsza od okna dialogowego Szacowanie formuły — jest to po prostu kolejne narzędzie, którego możesz używać do rozwiązywania problemów w zależności od sytuacji i od osobistych preferencji. Zacznijmy od przypomnienia, czym są poprzedniki i zależności. Rozważ poniższą formułę: =A1+B1 Jeśli ta formuła znajduje się w komórce C1, to komórki A1 i B1 są jej poprzednikami. Innymi słowy, C1 korzysta z wartości A1 i B1, aby wykonać swoje zadanie. Jeśli którakolwiek z tych komórek zawiera kod błędu, problem przeniesie się na komórkę C1. Relację tę można również wyrazić w inny sposób: można powiedzieć, że komórka C1 zależy od komórek A1 i B1. Funkcje śledzenia relacji pozwalają przyjrzeć się ich graficznej reprezentacji — w postaci niebieskich strzałek — bezpośrednio w arkuszu, bez zaglądania do innych okien arkusza albo okien dialogowych. Aby zobaczyć, jak działa śledzenie, przejdź do komórki, która zawiera jedno lub więcej odwołań, a następnie kliknij przycisk Śledź poprzedniki umieszczony na pasku narzędzi Inspekcja formuł (albo wybierz z menu polecenie Narzędzia/Inspekcja formuł/Śledź poprzedniki). Excel wyświetli niebieskie strzałki, które łączą komórki. Jeśli, na przykład, klikniesz przycisk Śledź poprzedniki w komórce C1 zawierającej formułę =A1+B1, zobaczysz dwie strzałki: jedną prowadzącą od komórki C1 do A1, a drugą od B1 do C1. Przykłady pokazano na rysunkach 13.20 i 13.21. Uwaga: Jeśli formuła odwołuje się do komórki w innym arkuszu lub skoroszycie, Excel rysuje przerywaną linię wskazującą małą ikonę siatki. Ikona ta reprezentuje inny arkusz lub skoroszyt, ale nie możesz obejrzeć komórki, z którą połączona jest formuła. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 393 Poprawianie błędów w formułach Rysunek 13.20. Ten przykład pokazuje bezpośrednie poprzedniki komórki H2. Jak widać, komórka H2 oblicza końcową ocenę uczennicy na podstawie wyników testu przechowywanych w komórkach C2 i F2. Ponieważ strzałki się nakładają, wyglądają jak jedna strzałka, ale wyraźnie widać dwa kółka, które wskazują początek strzałki (w komórkach C2 i F2) Rysunek 13.21. Excel pozwala taż śledzić wiele poziomów relacji (dolny rysunek). Możesz ponownie kliknąć przycisk Śledź poprzedniki, aby sprawdzić, czy mają one własne poprzedniki. Na tym rysunku widać, że komórki z wynikami testu również zawierają obliczenia, w których używane są inne komórki. Na przykład komórka C2 wykonuje obliczenia na podstawie komórek B2 i B12 Kiedy po raz pierwszy klikniesz przycisk Śledź poprzedniki, zobaczysz poprzedniki bezpośrednie. Są to komórki, do których bezpośrednio odwołuje się bieżąca formuła. Poprzedniki te mogą z kolei odwoływać się do innych komórek; aby zobaczyć te komórki, kliknij ponownie przycisk Śledź poprzedniki. Wspomniany przycisk możesz klikać dowolnie wiele razy. Dopóki istnieją jakieś pośrednie poprzedniki, Excel będzie dodawał kolejne strzałki. W dowolnym momencie możesz usunąć jeden poziom strzałek, klikając przycisk Usuń strzałki poprzedników, albo usunąć wszystkie poziomy, wybierając polecenie Formuły/ Inspekcja formuł/Usuń strzałki. 394 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Poprawianie błędów w formułach Wskazówka: Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prześledzić poprzedniki wielu różnych komórek: po prostu przejdź do innej komórki i powtórz opisaną wyżej procedurę. Wszystkie strzałki będą widoczne jednocześnie, więc w arkuszu może zrobić się bałagan. Kiedy klikniesz przycisk Usuń wszystkie strzałki, Excel usunie strzałki poprzedników i strzałki zależności wszystkich prześledzonych komórek. Aby usunąć strzałki tylko jednej komórki, możesz przejść do niej i wybrać polecenie kliknąć przycisk Formuły/Inspekcja formuł/Usuń strzałki poprzedników. Zależności śledzi się w ten sam sposób co poprzedniki — wystarczy wybrać polecenie Formuły/Inspekcja formuł/Śledź zależności (rysunek 13.22). Jeśli, na przykład, klikniesz ten przycisk po zaznaczeniu komórki A1, Excel doda strzałki łączące komórkę A1 z wszystkimi innymi komórkami, które odwołują się do niej. Rysunek 13.22. Jeśli zaznaczysz komórkę H2 i klikniesz przycisk Śledź zależności, Excel wskaże, że komórka ta jest używana do obliczania średniej w komórce H15. Nie jest to jednak jedyna wartość używana w komórce H15. Aby zobaczyć wszystkie poprzedniki, musisz przejść do komórki H15 i kliknąć przycisk Śledź poprzedniki Wskazówka: Pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex27np.zip znajduje się zbiór przykładów do niniejszej książki. Nie ma większej różnicy między strzałkami poprzedników i zależności — są to po prostu dwa różne sposoby oglądania tych samych informacji. W rzeczywistości każda strzałka rysowana przez Excel łączy jeden poprzednik z jedną zależnością. Warto wspomnieć, że narzędzia śledzące działają także z formułami, które zawierają błędy (co jest ważne podczas rozwiązywania problemów). Na rysunku 13.23 pokazano specjalne narzędzie do wykrywania błędów w formułach. Sprawdzanie błędów Może się zdarzyć, że będziesz miał do czynienia z dużym arkuszem zawierającym wiele mocno rozproszonych błędów. Zamiast mozolnie wyszukiwać je poprzez przewijanie arkusza, możesz przeskoczyć bezpośrednio do błędnej komórki za pomocą funkcji sprawdzania błędów. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 395 Poprawianie błędów w formułach Rysunek 13.23. Narzędzia śledzące działają z wszystkimi formułami — bez względu na to, czy zawierają one błędy, czy też nie. Pomimo to Excel oferuje specjalne narzędzie (o nazwie Śledź błędy), które działa tylko z formułami zwracającymi kody błędów. Kiedy zaznaczysz komórkę z kodem błędu i klikniesz przycisk Śledź błędy, program oznaczy niebieskimi strzałkami wszystkie poprzedniki komórki, która spowodowała błąd. Następnie użyje czerwonych strzałek, aby pokazać, jak rozprzestrzenił się ów błąd. W tym przykładzie dwie niebieskie strzałki pokazują poprzedniki komórki C2, w której wystąpił błąd. Następnie błąd rozprzestrzenił się do komórki H2, a wreszcie do komórki H15 Aby przeprowadzić kontrolę błędów, wykonaj poniższe czynności: 1. Przejdź do komórki, od której chcesz rozpocząć sprawdzanie błędów. Jeśli chcesz sprawdzić cały arkusz od początku do końca, kliknij pierwszą komórkę. W przeciwnym razie przejdź do miejsca, od którego chcesz rozpocząć kontrolę. Podobnie jak w przypadku sprawdzania pisowni, Excel najpierw przechodzi od kolumny do kolumny, a następnie od wiersza do wiersza. Jednakże podczas kontroli błędów automatycznie wraca do początku arkusza, aby sprawdzić każdą komórkę. 2. Wybierz polecenie Formuły/Inspekcja formuł/Sprawdzanie błędów. Jeśli w arkuszu nie ma żadnych błędów, Excel wyświetli komunikat o zakończeniu pracy. W przeciwnym razie pojawi się okno dialogowe Sprawdzanie błędów (rysunek 13.24) wskazujące błędną komórkę i formułę. Zawiera ono kilka różnych przycisków. Rysunek 13.24. Narzędzia do sprawdzania błędów Excela pomaga przeszukiwać arkusz i szybko przeskakiwać do komórek, które zawierają błędy. Możesz też kliknąć przycisk Sprawdzanie błędów, aby wyświetlić okno dialogowe Szacowanie formuły i przystąpić do analizy problemu 396 CZĘŚĆ II ¨ FORMUŁY I FUNKCJE Poprawianie błędów w formułach Okno dialogowe Sprawdzanie błędów zawiera następujące przyciski: · Następny i Poprzedni. Użyj ich, aby przejść od jednego błędu do drugiego. · Pomoc na temat błędu. Kliknij ten przycisk, aby wyświetlić pomoc Excela, w której wymienione są najczęstsze przyczyny popularnych błędów. Może uzyskasz w niej wskazówki dotyczące bieżącego problemu. · Pokaż kroki obliczania. Kliknij ten przycisk, aby otworzyć okno dialogowe Szacowanie formuły, w którym można krokowo obliczać wartość formuły. · Ignoruj błąd. Kliknij ten przycisk, aby pominąć bieżący błąd i ignorować komórkę podczas następnych kontroli. Jeśli zechcesz, aby funkcja sprawdzania błędów znów wykrywała uprzednio zignorowane komórki, będziesz musiał kliknąć przycisk Opcje, a następnie przycisk Resetuj zignorowane błędy. · Edytuj w pasku formuły. Użyj tego przycisku, aby rozpocząć edycję formu- ły. Nie zamkniesz w ten sposób narzędzia do sprawdzania błędów — kiedy dokonasz zmiany, będziesz mógł kliknąć przycisk Wznów, aby kontynuować kontrolę. · Opcje. Kliknij ten przycisk, aby wyświetlić okno dialogowe Opcje programu Excel z wybraną sekcją Formuły. W sekcji tej wymienione są dodatkowe opcje sprawdzania błędów, podzielone na dwie grupy: Sprawdzanie błędów i Reguły sprawdzania błędów (strona 249). Zwykle nie trzeba zmieniać żadnej opcji sprawdzania błędów, ponieważ ustawienia domyślne gwarantują wychwycenie wszystkich problemów. NIEOSZLIFOWANY DIAMENT Podążaj za strzałkami Jeśli arkusz jest bardzo skomplikowany i pełen liczb i formuł, które odczytują dane z różnych miejsc, prawdopodobnie trzeba będzie przewijać arkusz, aby znaleźć interesujące poprzedniki i zależności. Excel potrafi jednak ułatwić tę czynność: wystarczy dwukrotnie kliknąć odpowiednią strzałkę, aby powrócić do jej komórki źródłowej, bez względu na to, gdzie ta komórka się znajduje. Jeśli arkusz jest wyjątkowo skomplikowany, może zawierać formuły odwołujące się do wartości znajdujących się w innych arkuszach lub skoroszytach. Gdy dwukrotnie kliknie się taką strzałkę, Excel wyświetli okno dialogowe Przechodzenie do (strona 49), w którym na początku listy będą się już znajdować dane dotyczące komórki źródłowej. Aby podążyć za strzałką do nowego arkusza albo pliku, wystarczy zaznaczyć odwołanie (w stylu [WartościŚciśleTajne.xlsx]Arkusz1!$A$3) i kliknąć przycisk OK. ROZDZIAŁ 13. ¨ PISANIE FORMUŁ I USUWANIE Z NICH BŁĘDÓW 397
