załącznik nr 2x - Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów

WZP/WIS/U-335-65/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS
PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia:
Usługa kompleksowej organizacji stoiska oraz trzech ekspozycji dot. Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w Brukseli w „Miasteczku Polskim” podczas OPEN
DAYS w dniach 9-12 października 2011.
2. Miejsce:
Usługi będą realizowane na terenie Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli (Parc du Cinquantenaire,
Plaine du Chien Vert, Bruksela)
[Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca (w obrębie miasta Bruksela) w przypadku zmiany
miejsca przez Organizatora „Miasteczka Polskiego” – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W takim
przypadku nowe miejsce będzie uzgadniane z Wykonawcą niezwłocznie po przekazaniu informacji
przez Organizatora.]
3. Terminy:
Impreza: 9-12 października 2011 r.
Realizacja całości zamówienia : od dnia podpisania umowy do dnia 14 października 2011 r.
Data wystawienia faktury: nie później niŜ 30 październik 2011 r.
[Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji umowy w przypadku zmiany terminu
przez Organizatora „Miasteczka Polskiego” – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W takim
przypadku nowy termin będzie uzgadniany z Wykonawcą niezwłocznie po przekazaniu informacji
przez Organizatora.]
4. Wynajem obiektu:
1) Zamawiający zawarł umowę z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego (Organizatorem) na wynajem
powierzchni wystawienniczej i pokrył koszt wynajmu miejsca w „Miasteczku Polskim”:
a) stoiska – 9 m²;
b) ekspozycji w kopule „Innowacje” – 16 m²;
c) ekspozycji w kopule „Eko-polska” – 16 m²;
d) ekspozycji w kopule „Kuchnia polska” – do 5 m2.
2) Okres Najmu wynosi 5 dni, tj. od 8 do 12 października 2011 roku, z czego:
a) dni od 8 października 2011 roku (od godz. 18.00) do 9 października 2011 roku (do godz. 11.00)
przeznaczone są na montaŜ stoiska oraz ekspozycji lub wykonanie przez Wykonawcę innych
czynności przygotowawczych;
b) dni od 9 października 2011 roku (od godz. 12.30) do 12 października 2011 roku (do godz.
17.00) przeznaczone są na Imprezę;
c) dzień 12 października 2011 (po godz. 18.00), bezpośrednio po zakończeniu imprezy,
przeznaczony jest na demontaŜ oraz posprzątanie stoiska i ekspozycji przez Wykonawcę.
5. Wykonawca zapewni zespół osób do realizacji zamówienia, tj.:
− Kierownika Projektu/Koordynatora;
− 1 osobę ds. kreacji;
− Tłumacza z języka polskiego na angielski (tłumaczenie tekstów w projektach graficznych
opracowywanych przez Wykonawcę);
− Minimum 1 osobę do obsługi technicznej sprzętu;
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 5
WZP/WIS/U-335-65/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
− 3 osoby do załadunku i rozładunku;
− Inne osoby niezbędne do realizacji zamówienia;
Wszystkie osoby biorące udział w realizacji zamówienia muszą posiadać wiedzę, doświadczenie
oraz uprawnienia do wykonywania określonych czynności.
6. Usługa będzie obejmować:
1) Zaprojektowanie i wykonanie (po akceptacji Zamawiającego) w Parku Pięćdziesięciolecia w
Brukseli:
a) stoiska wystawienniczego o powierzchni 9 m2, ograniczonego z trzech stron ściankami, na
którym powinny się znaleźć:
− co najmniej 1 monitor dotykowy min. 21-calowy do ustawienia na ladzie (zapewnia
Wykonawca);
− co najmniej 2 laptopy oraz łącza dla wszystkich urządzeń elektronicznych wykorzystywanych
na stoisku, tak by umoŜliwiały wyświetlanie na monitorze plazmowym filmów promocyjnych
i prezentacji multimedialnych oraz podłączeń internetowych na monitorze dotykowym (pełna
kompatybilność urządzeń oraz programów) (zapewnia Wykonawca);
− stolik, trzy krzesła, zamykana szafka na materiały, stojak na publikacje, ladę ekspozycyjną, 2
stołki barowe, ekran plazmowy 42-calowy, stojak do 2 m wysokości (zapewnia Organizator
– MRR);
− dostęp bezprzewodowy do Internetu poprzez łącze symetryczne min. 2 Mbit/s (zapewnia
Organizator – MRR);
− aranŜacja stoiska: opracowanie projektów graficznych plansz w oparciu o zdjęcia dostarczone
przez Zamawiającego, które zostaną przez Wykonawcę dopracowane graficznie, dostosowane
do wydruku i zamontowane na ściance stoiska w formie wydruku na szkle lub innym
materiale zastosowanym przez Wykonawcę (nie moŜe być w formie wydruku papierowego).
Plansze mają być podświetlone od wewnątrz (zapewnia Wykonawca)
− informacja o finansowaniu stoiska (wkomponowana w aranŜację): „Stoisko współfinansowane
przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze
środków budŜetu województwa mazowieckiego", hasło „dla rozwoju Mazowsza” oraz logotyp
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego.
b) ekspozycji otwartej o powierzchni 16 m2 w kopule „Innowacje” (stoisko/ekspozycja bez
ścian – z dostępem dla zwiedzających z kaŜdej strony), na której powinny się zaleźć:
− szklane eksponaty: wolnostojący ekran o wymiarach 2,6 wys. x 0,8 m szer., stojak, fotel,
kanapa, stolik, rzeźba (zapewnia Zamawiający);
− folia projekcyjna minimum 1 m2 w celu zainstalowania na ekranie szklanym (zapewnia
Wykonawca);
− co najmniej rzutnik i co najmniej 1 laptop oraz łączy dla wszystkich urządzeń elektronicznych
wykorzystywanych na stoisku umoŜliwiających wyświetlanie na folii filmu promocyjnego
i prezentacji multimedialnych (pełna kompatybilność urządzeń oraz programów) (zapewnia
Wykonawca);
− podświetlenie szklanych eksponatów (zapewni Wykonawca).
c) ekspozycji otwartej o powierzchni 16 m2 w kopule „Eko-Polska” (stoisko/ekspozycja bez
ścian – z dostępem dla zwiedzających z kaŜdej strony), na której powinny się zaleźć:
− model przestrzenny (makieta) Term Mszczonowskich (zapewnia Zamawiający);
− co najmniej 1 ekran mgłowy wraz z wyposaŜeniem niezbędnym do działania urządzenia
(zapewnia Wykonawca);
− co najmniej 1 rzutnik i co najmniej 1 laptop oraz łącza dla wszystkich urządzeń
elektronicznych wykorzystywanych na ekspozycji umoŜliwiających wyświetlanie na ekranie
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 5
WZP/WIS/U-335-65/11
−
−
Załącznik nr 2 do SIWZ
filmu promocyjnego i prezentacji multimedialnych (pełna kompatybilność urządzeń oraz
programów) (zapewnia Wykonawca);
co najmniej 1 infokiosk z monitorem dotykowym, umoŜliwiający dostęp do stron projektów
zrealizowanych
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Mazowieckiego wskazanych przez Zamawiającego (minimum 2 adresy projektów
prezentowanych na ekspozycjach, np: www.weekendztermami.eu, na których oprócz
informacji zamieszczone są animacje i filmy). Programy zainstalowane w infokiosku muszą
gwarantować moŜliwość wyświetlania filmów – zarówno tych umieszczonych na stronach, jak
i dodatkowych filmów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego (zapewnia
Wykonawca);
dostęp bezprzewodowy do Internetu poprzez łącze symetryczne min. 2 Mbit/s (zapewnia
Organizator – MRR).
d) ekspozycji otwartej o powierzchni o maksymalnej powierzchni 5 m2 w kopule „Kuchnia
polska” (stoisko/ekspozycja bez ścian – z dostępem dla zwiedzających z kaŜdej strony), na której
powinny się zaleźć:
− aranŜacja stołu regionalnego (stół i regionalne produkty spoŜywcze zapewnia Organizator –
MRR, wykonanie aranŜacji zapewnia Wykonawca)
− tradycyjne elementy wystroju stołu oraz kopie dawnych sprzętów uŜytku codziennego
(zapewnia Zamawiający);
− tabliczka z informacjami o dobrych praktykach, których dotyczy ekspozycja, informacji
o finansowaniu ekspozycji: „Ekspozycja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŜetu
województwa mazowieckiego", hasłem „dla rozwoju Mazowsza” oraz logotypem
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (zapewnia
Wykonawca).
Informacje dodatkowe:
- Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaŜe dane teleadresowe osoby koordynującej ze
strony Organizatora w celu ustalenia wszystkich niezbędnych danych technicznych dotyczących
stoisk/ekspozycji oraz całej koncepcji organizacji imprezy.
- Materiały zastosowane do wykonania stoisk mają sprawiać wraŜenie lekkości i mają podkreślać
przestronność i funkcjonalność stoisk, mają być odporne na zabrudzenia.
- Oznakowanie stoisk musi być spójne z Systemem Identyfikacji Wizualnej RPO WM. Logotypy
w wersji anglojęzycznej wg podanego wzoru:
lub w wersji czarnobiałej:
(Uwaga: Szczegółowe wytyczne oraz niezbędne pliki zostaną przekazane przez Zamawiającego
po podpisaniu umowy.)
- AranŜacja z wydrukami wielkoformatowymi po demontaŜu przechodzi na własność
Zamawiającego w celu dalszego wykorzystania.
2) Transport:
a) transport materiałów informacyjno-promocyjnych:
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 5
WZP/WIS/U-335-65/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
Wykonawca zapewni transport materiałów informacyjno-promocyjnych Zamawiającego (obiór z
siedziby Zamawiającego – 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 74) do Biura Przedstawicielskiego
Województwa Mazowieckiego (199 Rue Victor Hugo, 1030 Bruksela, Belgia), a następnie do
codziennego dowoŜenia ich z Biura do Parku Pięćdziesięciolecia (Bruksela), w celu uzupełnienia
materiałów na stoisku i ekspozycjach. Przewidywana waga:
− publikacje (ok. 5 500 kg)
− materiały promocyjne (ok. 1 000 kg).
Uwaga: Materiały informacyjno-promocyjne, które będą wypakowywane w Biurze
Przedstawicielstwa, mogą być przenoszone wyłącznie w paczkach. Na miejscu, tj. w miejscu
rozładunku nie ma moŜliwości wjazdu po schodkach do piwnicy, w której znajduje się magazyn, oraz
nie ma wózków do przewoŜenia palet. Niewykorzystane materiały informacyjne, które zostaną w
magazynie Biura Przedstawicielstwa po zakończeniu „Miasteczka polskiego” pozostaną w Brukseli.
b) transport wypoŜyczonych eksponatów:
Wykonawca zapewni transport eksponatów do Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli, w miejsce, które
wyznaczy Organizator, a następnie odwiezie je po demontaŜu ekspozycji pod adresy, z których były
wypoŜyczone. Przewidywana waga eksponatów:
− szklane meble i rzeźby (ok. 1 200 kg – odbiór z Ostrołęki, ul. Przemysłowa 1, 07-410,);
− model term (ok. 100 kg – odbiór z Mszczonowa, ul. Warszawska 52, 96-320)
− tradycyjne elementy wystroju stołu oraz kopie dawnych sprzętów uŜytku codziennego (ok.
300 kg – odbiór z siedziby Zamawiającego – 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 74).
c) transport pozostałych elementów niezbędnych do budowy stoiska i ekspozycji:
Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia i zamontowania stoiska i ekspozycji zgodnie
z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem − w Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli (w
miejscu wyznaczonym przez Organizatora).
Informacje dodatkowe:
- Po podpisaniu umowy miedzy Zamawiającym i Wykonawcą, strony ustalą wspólnie termin odbioru
materiałów informacyjno-promocyjnych i eksponatów, do transportu których zobowiązany jest
Wykonawca. Wykonawca zapewnia oprócz transportu trzech pracowników do rozładunku materiałów
informacyjno-promocyjnych w siedzibie Biura Przedstawicielstwa.
- Pakowanie wszystkich transportowanych materiałów musi być wykonane przez Wykonawcę w taki
sposób, aby maksymalnie zabezpieczyć je przed ewentualnym zniszczeniem. Pakowanie musi być
adekwatne do transportowanego materiału oraz uŜytego środka transportu, np. osobne opakowania,
wypełniacze itp.
- Dopuszczalna róŜnica w wadze materiałów przeznaczonych do transportu wynosi +/- 10%.
- Do obowiązków Wykonawcy naleŜy ubezpieczenie transportu oraz ubezpieczenie montaŜu i
demontaŜu materiałów wskazanych w podpunkcie b. Ubezpieczenie musi obejmować transport ze
wszystkich miejsc odbioru materiałów do Brukseli i z powrotem. Rodzaj ubezpieczenia musi być
dostosowany do specyfiki technicznej i materiałowej przewoŜonych materiałów. Szacunkowa wartość
transportowanych materiałów (w tym m.in. meble i rzeźby szklane, kopie dawnych sprzętów uŜytku
codziennego) wynosi 40 000,00 zł.
- Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku wszelkich szkód powstałych w czasie
transportu oraz montaŜu i demontaŜu wszystkich materiałów wskazanych w podpunktach a, b i c.
- Zamawiający dopuszcza moŜliwość wynajęcia przez Wykonawcę sprzętu multimedialnego oraz
innych elementów niezbędnych do budowy i wyposaŜenia stoiska i ekspozycji na terenie miasta/kraju,
w którym odbywa się „Miasteczko polskie”.
3) Utrzymanie i obsługa techniczna stoiska i ekspozycji:
W ramach tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do:
− utrzymania i obsługi technicznej stoiska i ekspozycji, obejmującej w szczególności
zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposaŜeniu, zapewnienie
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 5
WZP/WIS/U-335-65/11
−
−
−
−
−
Załącznik nr 2 do SIWZ
kompletności elementów wyposaŜenia, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek.
Koszty noclegów, wyŜywienia i transportu obsługi technicznej leŜy po stronie Wykonawcy;
uzupełniania na bieŜąco materiałów informacyjno-promocyjnych;
bieŜącego utrzymania czystości i estetyki Ekspozycji.
Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie
kolidujący z funkcjonowaniem Ekspozycji.
Wykonawca ubezpieczy stoisko i ekspozycje od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich
szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorom „Miasteczka Polskiego”
w Brukseli.
Wykonawca nie moŜe wykorzystać stoiska oraz ekspozycji, ani jego elementów do
promowania czegokolwiek lub kogokolwiek bez uzyskania zgody Zamawiającego.
Informacje dodatkowe: Wstępny harmonogram imprezy przedstawiony przez Organizatora
(moŜe ulec zmianom):
Niedziela
(9.10.2011)
12:00 – 19:00
Poniedziałek
(10.10.2011)
11:00 – 20:00
Wtorek
(11.10.2011)
10:00 – 18:00
Środa
(12.10.2011)
10:00 – 17:00
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 5 z 5