Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Realizowany projekt polegał będzie na: optymalizacji procesów biznesowych, poprzez integrację systemu
informatycznego firmy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. z systemami firm partnerskich. Efektem wdrożenia skalowalnego i
wydajnego systemu B2B będzie automatyzacja wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi
współpracujących podmiotów oraz koordynacja zadań pomiędzy nimi. System B2B opierał się będzie na wdrożeniu
rozwiązań informatycznych mających na celu poprawę następujących procesów biznesowych: przetargi,
ofertowanie, zamawianie i rozliczanie. Stworzony system będzie wykorzystywać technologie elektronicznej
wymiany danych, prowadzące do eliminacji obiegu dokumentacji w formie papierowej w przynajmniej dwóch
procesach. W ramach systemu B2B ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. świadczyć będzie na rzecz partnerów
biznesowych zaawansowane usługi elektroniczne automatycznego przetwarzania danych oraz w formule
Software-as-a-Service. Projekt dotyczy współpracy o zasięgu międzynarodowym. W ramach projektu zostaną
wdrożone nowoczesne rozwiązania informatyczne lub instalacje techniczne optymalizujące efektywność
energetyczną systemu informatycznego i zwiększające bezpieczeństwo ekologiczne inwestycji. Projekt
zakłada zakup wartości niematerialnych i prawnych, nowych środków trwałych, usług informatycznych i technicznych,
usług modernizacyjnych, usług doradczych oraz szkoleń specjalistycznych z zakresu funkcjonowania wdrożonej
platformy B2B.
Przedmiot niniejszego zapytania ofertowego wykonany zostanie w czterech ETAPACH. Przystąpienie do
ETAPU II poprzedzone musi być akceptacją ETAPU I dokonaną przez Zamawiającego. W przypadku braku
akceptacji ETAPU I Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy.
ETAP I – SZCZEGÓŁOWA ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA WRAZ Z PROJEKTEM FUNKCJONALNYM
SYSTEMU B2B
Realizacja do 30.09.2014
W celu efektywnego wdrożenia systemu B2B niezbędne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy
przedwdrożeniowej. Jest to jeden z najistotniejszych etapów każdego procesu wdrażania systemu informatycznego,
którego jakość wykonania wpływa bardzo istotnie na czas, koszty i jakość procesu. W wyniku przeprowadzonej
analizy przedwdrożeniowej powstanie opis procesów biznesowych zachodzących w firmie Wnioskodawcy, powstaną
założenia do implementacji nowego systemu informatycznego, powstanie opracowanie wymaganych
funkcjonalności, stworzony zostanie projekt funkcjonalny oraz opisana szczegółowa architektura planowanego
systemu. W ramach zadania wykonana zostanie weryfikacji standardów elektronicznej wymiany danych, możliwości
oprogramowania i sprzętu oraz kompatybilności zakładanych rozwiązań. Analiza zawierała będzie m.in. określenie
schematów plików do wymiany, określenie struktury budowy plików, określenie cyklu wymiany danych pomiędzy
partnerami, w tym m.in. określenie zasad wymiany danych za pomocą drugiego kanału wymiany informacji - Web
Service.
System automatyzować ma główne procesy biznesowe zachodzące pomiędzy ZWSE, a jej partnerami biznesowymi
tj.: Przetargi; Ofertowanie; Zamawianie; Rozliczanie.
Wykonawca prac wdrożeniowych będzie zobowiązany zaproponować metodologię wdrażania gwarantującą
utrzymanie zakresu, harmonogramu i budżetu projektu. Oparta będzie o uznane standardy w obszarze implementacji
projektów informatycznych.
Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami
biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
str. 1 z 4
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014
Wnioski z tego etapu będą podstawą dla realizacji zadań wdrożeniowych, a powstała dokumentacja pozwoli na
sprawne wdrożenie systemu B2B odpowiadającego na zidentyfikowane potrzeby firmy.
ETAP
II – PRZYGOTOWANIE INFRASTRUKTURY
FUNKCJONOWANIA SYSTEMU B2B
NIEZBĘDNEJ
DO
PRAWIDŁOWEGO
Realizacja do 30.11.2014
W tym etapie realizowane będą prace przygotowujące środowisko niezbędne do poprawnego funkcjonowania
systemu B2B:
Zadanie 1. Instalacja i konfiguracja platformy serwerowej.
Prace zawarte w tej pozycji dotyczyć będą wszystkich zadań związanych z instalacją i konfiguracją serwerów,
systemów operacyjnych oraz urządzeń peryferyjnych niezbędnych do poprawnej pracy systemu B2B. W
szczególności, zakres prac obejmuje instalację, konfigurację i uruchomienie platformy sprzętowej niezbędnej do
prawidłowej, ergonomicznej a przede wszystkim bezpiecznej pracy na opracowywanym systemie B2B, instalacja
systemów operacyjnych klasy Windows Server, konfiguracja urządzenia UTM pod kątem wydajnej i bezpiecznej
wymiany informacji przez platformę B2B, konfiguracja serwera NAS. Przeprowadzone zostanie również
uruchomienie oraz testy wydajnościowe środowiska serwerów.
UWAGA: Zakup środków trwałych planowany jest do realizacji w ramach osobnego zapytania ofertowego.
Zadanie 2. Zakup bazy danych.
W pozycji tej został ujęty zakup baza danych klasy Oracle (licencja na 2 procesory bez limitu użytkowników) – 2 szt.
Zadanie 3. Zakup oprogramowania klasy ERP.
W celu zapewnienia wymaganych funkcjonalności systemu oraz wysokiej jakości realizowanych zautomatyzowanych
procesów, platforma B2B opierała się będzie na systemie klasy ERP. Wymagana liczba licencji – 40 użytkowników.
System powinien obejmować rozbudowane funkcjonalności następujących modułów: Księgowość, Środki Trwałe,
Handel-Sprzedaż, Zakupy, Kadry Płace, Zarządzanie Relacjami z Klientem, Zarządzanie Obiegiem Informacji,
Zarządzanie Obiegiem dokumentów, Zarządzanie Projektami. Szczegółowy opis funkcjonalności będzie
zaakceptowany przez Zamawiającego na etapie opracowania Analizy Przedwdrożeniowej.
Oferowany system powinien pozwalać na automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE i partnerami
biznesowymi bazując na najnowocześniejszych, innowacyjnych koncepcjach i technologiach informatycznych,
gwarantujących m.in. skalowalność, elastyczność, optymalizację wydajności i wykorzystania zasobów. Wdrażany na
bazie ERP system B2B będzie zawierał kompleksowe rozwiązania obejmujące wszystkie istotne obszary
funkcjonowania Wnioskodawcy i działających w jego obrębie wydziałów, których funkcjonowanie związane jest z
realizacją zewnętrznych procesów biznesowych. Istotną zaletą cechą systemu powinna być modułowa budowa, która
równocześnie umożliwi wybór odpowiedniego interfejsu.
ETAP III - STWORZENIE PLATFORMY B2B, WDROŻENIE MODUŁÓW ERP
Realizacja do 31.05.2015
W ramach etapu wdrożona zostanie platforma B2B, która umożliwi automatyzację procesów biznesowych
zachodzących pomiędzy wnioskodawcą, a jego partnerami biznesowymi.
Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami
biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
str. 2 z 4
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014
Zadanie 1. Wdrożenie modułów ERP, konfiguracja pod potrzeby platformy B2B.
W ramach etapu przeprowadzona zostanie instalacja i konfiguracja systemu klasy ERP na dedykowanym serwerze
oraz na stacjach roboczych. Planowana jest instalacja i konfiguracja systemu zarządzania bazą danych na
dedykowanym serwerze, konfigurację systemu zarządzania bazą danych na końcówkach, instalacje klientów SQL.
Nastąpi konfiguracja oraz wdrożenie poszczególnych modułów wchodzących w skład systemu klasy ERP
niezbędnych do budowy wymiany informacji w systemie B2B. (Księgowość, Środki Trwałe, Handel-Sprzedaż,
Zakupy, Kadry Płace, Zarządzanie Relacjami z Klientem, Zarządzanie Obiegiem Informacji, Zarządzanie Obiegiem
dokumentów, Zarządzanie Projektami). Zostanie również wygenerowana oraz zainstalowana baza firmowa oraz
wykonana będzie migracja danych z wcześniej używanych aplikacji.
Zadanie 2. Programowanie i konfiguracja platformy B2B.
Usługi te związane będą z programowaniem i konfiguracją poszczególnych funkcjonalności systemu B2B. Każdy z
modułów oprogramowania klasy ERP będzie konfigurowany pod kątem realizacji określonych zadań w ramach
systemu. W ramach zadania wykonywane będą prace związane z integracją i parametryzacją funkcjonalności B2B.
Zadania obejmować będą m.in. parametryzację ról, wydzielanie kanałów bezpiecznej komunikacji, definiowanie
struktur i standardów wymiany danych elektronicznych, itp.
W ramach tego zadania planuje się przygotowanie dedykowanych interfejsów wymiany danych według projektu
opartego na analizie przedwdrożeniowej. Interfejsy umożliwią automatyczną komunikację i wymianę danych przede
wszystkim finansowo-księgowych oraz ofertowych – takich które swoim obszarem obejmują systemy ERP
Zamawiającego oraz partnerów biznesowych. Interfejsy będą oparte na API – odpowiednim interfejsie
programowania aplikacji, dzięki czemu po zdefiniowaniu odpowiedniego kodu źródłowego – możliwy będzie
automatyczny przesył danych między systemami informatycznymi. Interfejsy stanowić mają formatki pracujące w
środowisku popularnych systemów operacyjnych, pozwalające korzystać z wszystkich możliwości funkcjonalnych
systemu B2B, a także zapewnić systemowi B2B dostarczanie danych z systemu użytkowanego u partnera. Interfejsy
te muszą zapewnić utrzymanie wysokiej dostępności usług i bezpieczeństwa.
Wymagać to będzie opracowania odpowiednich składników oprogramowania takich jak np. wspólne biblioteki.
Zadaniem API będzie dostarczenie odpowiednich struktur danych, ustalonych w projekcie funkcjonalnym wraz z
odpowiednimi protokołami komunikacyjnymi.
Po przygotowaniu interfejsów API zostanie wykonana ocena wydajności systemu B2B i wykrycie ewentualnych
niedociągnięć w zakresie efektywności procesów.
W ramach zadania nastąpi przygotowanie dodatkowego kanału wymiany informacji za pomocą Web Service. Ze
względu na szeroką współprace Wnioskodawcy z partnerami biznesowymi, istnieje potrzeba aby systemy
informatyczne wnioskodawcy oraz partnerów zintegrowane były również w obszarach związanych z
przygotowywaniem ofert, budżetowaniem projektów budowlanych oraz współpracą w zakresie wykorzystania sprzętu
i transportu. W związku z powyższym konieczne będzie stworzenie kanału wymiany danych w formie elektronicznej
między partnerami biznesowymi, który będzie oparty o technologię Web Services. Do zdefiniowania usług sieciowych
wykorzystany będzie standardowy język opisu oparty na XML. Przesył danych między systemem Zamawiającego, a
systemami partnerów biznesowych odbywał będzie się z wykorzystaniem odpowiednich protokołów zdalnego
dostępu. Kanał automatycznej dystrybucji informacji za pomocą Web Services będzie pełnił rolę dodatkowego,
uzupełniającego w stosunku do głównego kanału jakim będą interfejsy API.
W ramach zadania wdrożony zostanie webportal dla dostawców materiałów i usług pod adresem
www.sup.zwse.rzeszow.pl. Portal umożliwiać ma przede wszystkim dostęp do systemu ofertowania usług i dostaw w
ramach realizowanych przez ZWSE projektów inwestycyjnych. Każdy zarejestrowany dostawca będzie informowany
Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami
biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
str. 3 z 4
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014
w sposób zautomatyzowany o nowym zapytaniu ofertowym, będzie mógł przygotować i złożyć ofertę, uzyskać
informacje o statusie postępowania, o wyborze jego oferty. System będzie dodatkowo posiadał funkcjonalność
harmonogramowania i zlecania dostaw, aktualnego stanu realizacji dostawy itp. Zarejestrowani dostawcy będą mogli
mieć wgląd w historię dostaw i rozliczeń z zamawiającym. Dodatkowo, użytkownicy portalu otrzymać mają możliwość
oceny terminowości dostaw jak i jakości dostaw przy wykorzystaniu metodologii opracowanej we współpracy z
Zamawiającym. Oparta ona będzie o zestaw kluczowych wskaźników jakości (KQI), umożliwiających porównanie
terminów oraz jakości dostaw w stosunku do innych dostawców Zamawiającego. Stworzony system
„benchmarkingowy” będzie gwarantował pełne bezpieczeństwo i ochronę danych. Portal umożliwiać powinien
monitoring przypadków niezgodności z wymaganiami.
ETAP IV – TESTOWANIE SYSTEMU, SZKOLENIA PRACOWNIKÓW ORAZ NADZÓR NAD
URUCHOMIENIEM
Realizacja do 30.09.2015
Zadanie 1. Testowanie platformy B2B
Zadanie obejmuje przeprowadzenie końcowego audytu bezpieczeństwa weryfikującego bezpieczeństwo przesyłu
informacji za pomocą platformy. W ramach usługi zakłada się następujących czynności:
− przeprowadzenie profesjonalnej analizy zagrożeń aplikacji i przepływu danych;
− określenie poziomu ryzyka zewnętrznego i wewnętrznego;
− przeprowadzenie testów w formie realizowania scenariuszy kryzysowych;
− wygenerowanie dokumentacji bazowej dla zdefiniowania polityki bezpieczeństwa platformy B2B.
W ramach zadania wprowadzane będą ewentualne poprawki w sytuacji wykrycia błędów.
Zadanie 2. Szkolenie pracowników z zakresu funkcjonalności platformy B2B
W celu wdrożenia platformy niezbędny jest zakup specjalistycznego szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi
systemu B2B. Szkolenie będzie zadedykowane wyłącznie dla pracowników firmy Zamawiającego celem ich
przygotowania do skutecznej i sprawnej obsługi systemu B2B i możliwych funkcjonalności. Podstawowym celem
szkolenia będzie ich przygotowanie do sprawnej i prawidłowej obsługi poszczególnych funkcjonalności, w
szczególności: obsługa automatycznej wymiany danych pomiędzy partnerami biznesowymi, sposoby kodowania
informacji, czynności diagnostyczne wymagane przez system itp.
Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami
biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
str. 4 z 4