Wytyczne IZ MRPO dot.zasad rozliczania i poswiadczania

Załącznik do Uchwały Nr 1076/14 Zarządu Województwa Małopolskiego
z dn. 02 października 2014 r.
WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ MRPO
DOTYCZĄCE ZASAD ROZLICZANIA
I POŚWIADCZANIA PONIESIONYCH WYDATKÓW
Dotyczy Osi Priorytetowej I-VIII i działania 9.3
z wyłączeniem Osi II w ramach Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 –2013
Wrzesień 2014
Wersja 9
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
3.1
3.2
4.
4.1
4.2
5.
6.
7.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
8.
8.1
8.2
8.3
Wstęp…………………………………………………………………………………………..
Źródła finansowania……………………………………………………………..................
Rodzaje płatności w projektach………………………………………………….............
Płatność zaliczkowa………………………………………………………………..............
Refundacja wydatków……………………………………………………………...............
Zasady dotyczące wniosków beneficjenta o płatność………………………….........
Terminy i zasady składania i sporządzania wniosków beneficjenta o płatność…
Terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosków beneficjenta o płatność…………..
Harmonogramy wydatków i wypłat w ramach projektów………..
Monitorowanie całkowitej wartości projektu generującego przychody – próg 1
mln euro……………………………………………………………………………………….
Zasady dotyczące rozliczania niektórych rodzajów wydatków we wnioskach
beneficjenta o płatność……………………………………………………………………..
Wydatki o wartości niższej niż 10 000 PLN……………………………………………..
Wydatki z podatkiem VAT………………………………………………………................
Wydatki ujmowane na podstawie faktur wyrażonych w językach obcych i/lub
walutach obcych……………………………………………………………………………..
Wynagrodzenie personelu projektu………………………………………………………
Koszty podróży służbowych……………………………………………………………….
Kara umowna…………………………………………………………………………………
Wadium………………………………………………………………………………………..
Dochód incydentalny………………………………………………………………………..
Załączniki………………………………………………………………………….................
Formularze dokumentów, wzory oświadczeń, wzory opisów dokumentów
Instrukcje wypełniania formularzy
Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków
dla projektów realizowanych w ramach działania 9.3 MRPO
3
3
5
5
8
9
9
12
13
14
19
19
20
21
21
23
23
24
25
25
2
1. WSTĘP
Niniejsze Wytyczne określają ogólne zasady rozliczania i poświadczania poniesionych
wydatków dla projektów realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu
Operacyjnego 2007-2013 w zakresie Osi Priorytetowej I-VIII i działania 9.3 (z wyłączeniem II
Osi Priorytetowej).
Obowiązek stosowania przez beneficjentów Wytycznych wynika bezpośrednio z zapisów
umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Z praktycznego punktu
widzenia, szczegółowa znajomość Wytycznych jest niezbędna beneficjentom, zarówno
na etapie przygotowania wniosku o płatność, jak również w trakcie realizacji projektu,
co bezpośrednio przekłada się na skuteczność wnioskowania o środki dofinansowania.
Wytyczne, o których mowa powyżej, zawierają zasady dotyczące ponoszenia i rozliczania
wydatków. Uzupełnieniem niniejszych Wytycznych z zakresu szczególnych zasad
dotyczących księgowości projektów unijnych są Wytyczne MRPO w zakresie zasad
prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Beneficjenci, zobowiązani do stosowania
klasyfikacji budżetowej, ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowość stosowanej w
ramach projektu klasyfikacji budżetowej. Szczegółowe informacje na temat zasad
kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów beneficjenci
znajdą w Podręczniku kwalifikowania wydatków objętych dofinansowaniem w ramach
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007- 2013.
Aktualne przedmiotowe Wytyczne, jak i Wytyczne Instytucji zarządzającej MRPO w zakresie
zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz Podręcznik kwalifikowania
wydatków dostępne są na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO.
Niniejsze Wytyczne odnoszą się do kwestii dotyczących:
• zasad finansowania projektów ze zwróceniem szczególnej uwagi na źródła
finansowania i formy płatności;
• zasad sporządzania wniosków o płatność ze wskazaniem rodzajów wniosków
o płatność oraz trybu ich składania i zasad weryfikacji jak również sposobu
dokumentowania ponoszonych wydatków;
• monitorowania całkowitej wartości projektów;
• przygotowania harmonogramów wydatków i wypłat w projektach;
• szczegółowych zasad rozliczania niektórych rodzajów wydatków.
Wytyczne obejmują również, w formie załączników, formularz wniosku o płatność oraz
instrukcję
jego
wypełniania,
jak
również
formularze
innych
wymaganych
załączników/oświadczeń do wniosków o płatność.
W określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe zastosowanie zapisów Wytycznych,
Instytucja Zarządzająca MRPO może wydać interpretację w formie stanowiska,
zamieszczanego na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO, a w konsekwencji
wprowadzić zmiany do Wytycznych. Konieczność zmiany niniejszych Wytycznych, powodują
również zmiany dokumentów programowych, aktów prawnych i innych dokumentów
związanych z procesem weryfikacji i poświadczania płatności, a zmienione Wytyczne
obowiązują od dnia umieszczenia ich na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO.
2. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA
Dofinansowanie przekazywane beneficjentom jest wypłacane z jednego lub z dwóch źródeł
– zgodnie z poniższym schematem:
3
•
z budżetu środków europejskich, który tworzy Europejski Fundusz Rozwoju
Regionalnego (EFRR), jako tzw. płatności
•
ze środków budżetu państwa (BP), jako tzw. współfinansowanie krajowe (w formie
dotacji celowej), występujące w niektórych przypadkach w ramach uzupełnienia
dofinansowania ze środków europejskich.
Szczegóły dotyczące źródeł finansowania projektu oraz ich procentowego udziału, które
są specyficzne dla każdego projektu, zawiera umowa o dofinansowanie lub uchwała
dotycząca realizacji projektu.
Jeśli projekt jest finansowany zarówno ze środków europejskich (EFRR) jak i budżetu państwa
(BP), konsekwencją łączenia w/w środków dla beneficjentów jest:
•
otrzymywanie dofinansowania z dwóch instytucji: funkcję płatnika środków
europejskich (EFRR) pełni Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) – środki wypłacane
są na podstawie zlecenia płatności wystawianego przez IZ MRPO (za wyjątkiem
płatności dla państwowych jednostek budżetowych), natomiast w roli instytucji
wypłacającej środki budżetu państwa (BP) występuje Instytucja Zarządzająca MRPO.
Terminy przekazania środków mogą być różne z uwagi na fakt, iż przelewu środków
dokonują dwie instytucje. Każdorazowo po przekazaniu środków, IZ MRPO przekazuje
beneficjentowi informację w formie pisemnej dotyczącą wysokości środków wraz ze
wskazaniem źródła ich pochodzenia oraz klasyfikacji budżetowej.
•
konieczność wydatkowania i rozliczania otrzymanego dofinansowania w trybie
przewidzianym
dla
danego
źródła
pochodzenia
środków.
Oznacza
to, że dofinansowanie otrzymane ze środków europejskich nie podlega reżimowi roku
budżetowego w przeciwieństwie do dofinansowania otrzymanego ze środków budżetu
państwa, które z uwagi na fakt, iż stanowią dotację celową muszą być wydatkowane i
rozliczone
zgodnie
z
przepisami
właściwymi
dla
dotacji,
a
więc
z uwzględnieniem przede wszystkim rocznego budżetowania oraz tzw. środków
niewygasających z upływem roku budżetowego. W związku z powyższym, środki
pochodzące z budżetu państwa podlegają terminom rozliczenia określonym
w ustawie o finansach publicznych. Oznacza to, że beneficjent winien dokonać
wydatków i/ lub dokonać zwrotu niewykorzystanej części w/w środków w terminie
do 31 grudnia roku, w którym otrzymał środki. Natomiast w przypadku środków
niewygasających z upływem danego roku budżetowego, beneficjent powinien
wydatkować i dokonać ich rozliczenia w terminie określonym w rozporządzeniu
wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych.
•
konieczność dokonania zwrotu środków w przypadkach zdefiniowanych w umowie
o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu (m.in. niewykorzystanych
lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania obowiązujących
procedur lub pobranych w sposób nienależny czy w nadmiernej wysokości)
z uwzględnieniem źródła ich pochodzenia na rachunek wskazany w komunikacie
Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zwrotów środków w ramach MRPO 2007-2013.
Dofinansowanie projektu
źródło
tylko środki europejskie
(płatności)
środki europejskie
oraz
budżet państwa
4
EFRR
EFRR
BGK
BGK
BP
IZ MRPO
Zwrot środków
środki europejskie
budżet państwa
EFRR
BP
należność
główna
odsetki
należność
główna
odsetki
IZ MRPO
IZ MRPO
IZ MRPO
IZ MRPO
3. RODZAJE PŁATNOŚCI W PROJEKTACH
Dofinansowanie może być przekazywane beneficjentom w dwóch formach: jako zaliczka
i jako refundacja. Forma przekazywania środków jest określona w umowie o dofinansowanie
projektu lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. W zależności od formy przekazywania
środków, beneficjenci zobowiązani są do stosowania odpowiednich procedur i wzorów
dokumentów (więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części Wytycznych).
Dofinansowanie projektu
(forma przekazywania)
Zaliczka
Refundacja
3.1 PŁATNOŚĆ ZALICZKOWA
1.
Wnioskowanie o zaliczkę
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji
projektu:
5
• pierwsza transza w formie zaliczki wypłacana jest na podstawie wniosku
o płatność „zaliczkową” zaś
• kolejne na podstawie wniosku o płatność „zaliczkową” lub wykazu wydatków
kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki (zawierającego wyłącznie wydatki
służące rozliczeniu zaliczki, które dotychczas nie zostały wykazane we wnioskach
o płatność) stanowiącego załącznik do wniosku o płatność (załącznik nr 21).
W związku z powyższym, beneficjenci wnioskujący o drugą i kolejne transze zaliczki
zobowiązani są do przedłożenia, wraz z wnioskiem o płatność, którym wnioskują o kolejną
transzę zaliczki, wykazu wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki, celem
udokumentowania wydatkowania wcześniej pobranych środków w formie zaliczek,
co jest warunkiem niezbędnym do otrzymania następnej transzy zaliczki. Aby uzyskać transze
zaliczki, o których mowa powyżej, w wykazie wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze
środków zaliczki należy wykazać co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek.
W wykazie wydatków należy ująć tylko te wydatki, które nie zostały przedstawione we
wnioskach o płatność celem rozliczenia zaliczki we wcześniejszych okresach. Należy
podkreślić, iż zatwierdzenie wykazu wydatków poniesionych ze środków zaliczki nie jest
podstawą uznania wydatków za kwalifikowalne, gdyż ostateczne rozliczenie zaliczki następuje
na podstawie weryfikacji samego wniosku o płatność wraz z pełną dokumentacją. Instytucja
Zarządzająca MRPO dopuszcza co do zasady złożenie Wykazu wydatków kwalifikowanych
poniesionych ze środków zaliczki zawierającego w zestawieniu dokumentów do 20
dokumentów
księgowych
potwierdzających
poniesienie
wydatków
ze środków zaliczki.
W przypadku złożenia Wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki
zawierającego w zestawieniu dokumentów powyżej 20 dokumentów księgowych Wykaz
co do zasady nie będzie podlegał weryfikacji przez IZ MRPO. Zaliczka zostanie wypłacona na
podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność rozliczającego co najmniej 70% łącznej kwoty
otrzymanych zaliczek.
2. Wydatkowanie środków z zaliczki
2.1. Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych
W
przypadku
beneficjentów
należących
do
sektora
finansów
publicznych
i zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w wykazie wydatków
kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki mogą być ujęte wydatki
kwalifikowalne w całości zapłacone ze środków zaliczki. Zaleca się by beneficjenci, ponosili
wydatki albo w 100% z zaliczki albo w montażu wynikającym z umowy
o dofinansowanie/aneksu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Nie zaleca się
ponoszenia wydatków wg montażu innego niż wskazany powyżej, wyjątek stanowi sytuacja,
kiedy beneficjenci posiadają środki zaliczki w kwocie uniemożliwiającej zapłatę za wydatek
w 100% lub w montażu wskazanym w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej
realizacji projektu.
Rozliczenia wydatków poniesionych z wkładu własnego, wynikającego z montażu projektu,
beneficjenci mogą dokonywać w kolejnych wnioskach o płatność lub we wniosku o płatność
końcową.
Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP) środki zaliczki
powinny być wydatkowane na pokrycie wydatków kwalifikowalnych w ich pełnej wartości
(100%), ale z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich (EFRR)
i budżetu państwa (BP), wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały
dotyczącej realizacji projektu, co oznacza, że każdy wydatek płacony z zaliczki powinien być
płacony w proporcji zarówno ze środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa (BP).
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich (EFRR)
i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych terminach, wówczas
beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków europejskich (EFRR)
6
i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani do zachowania w/w proporcji w odniesieniu
do całego projektu.
2.2.
Beneficjenci spoza sektora finansów publicznych
W przypadku beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, w wykazie
wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki winny być ujęte wydatki
zapłacone ze środków zaliczki i wkładu własnego zgodnie z montażem wynikającym
z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Oznacza
to, iż każdy wydatek powinien być ponoszony w odpowiednim podziale ze środków zaliczki jak
i wkładu własnego. W związku z powyższym, dla przejrzystości przepływów finansowych,
zaleca się zasilanie wyodrębnionego rachunku bankowego, przy dokonywaniu płatności
z zaliczki, środkami z wkładu własnego w odpowiedniej kwocie (wynikającej
z montażu finansowego projektu). Jeśli beneficjenci nie dokonają zasilenia wyodrębnionego
rachunku bankowego środkami z wkładu własnego i dokonają wypłaty w części wynikającej
z montażu finansowego z rachunku podstawowego, zobowiązani są do przedstawienia
zaświadczenia wydanego przez bank lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego
posiadanie przez beneficjentów rachunku bankowego, z którego dokonano płatności w ramach
projektu.
Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP), środki zaliczki
powinny być wydatkowane w montażu finansowym wynikającym z umowy
o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, i dodatkowo
z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa
(BP).
Podobnie jak w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych wyjątek
stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich (EFRR)
i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych terminach, wówczas
beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków europejskich (EFRR)
i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani do zachowania w/w proporcji w odniesieniu
do całego projektu.
3. Wysokość zaliczki
W trakcie realizacji projektu łącznie w formie zaliczki beneficjenci mogą otrzymać kwotę
nie większą niż 90% przyznanego dofinansowania zgodnie z zapisami umowy
o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu.
Jednorazowo może zostać wypłacona zaliczka nie większa niż 30% przyznanego
dofinansowania, natomiast w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów
publicznych, IZ MRPO może wyrazić zgodę na wypłatę transzy zaliczki przekraczającej
30% dofinansowania po wcześniejszym udokumentowaniu przez beneficjenta potrzeby
pobrania zaliczki w kwocie wyższej niż 30% dofinansowania.
4. Zasady dotyczące zaliczek
Środki zaliczki powinny być:
1. przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym (tożsamym
z rachunkiem wskazanym przez beneficjenta przy podpisaniu umowy dofinansowanie
lub uchwały dotyczącej realizacji projektu) przez cały okres dysponowania w/w
środkami (wydatkowania) w celu zapewnienia, iż środki dofinansowania nie były
przeznaczone do innych celów niż określone we wniosku o dofinansowanie.
2. przeznaczone na finansowanie wydatków kwalifikowalnych
z projektem, które były przewidziane we wniosku dofinansowanie.
związanych
3. przeznaczone wyłącznie na regulowanie wydatków ponoszonych po dniu
otrzymania zaliczki. W uzasadnionych pisemnie przypadkach, IZ MRPO może wyrazić
7
zgodę na zrefundowanie z zaliczki wydatków poniesionych ze środków własnych
beneficjenta.
4. 5. Terminy wykorzystania i rozliczenia zaliczek
5.1. Terminy wydatkowania zaliczek
Środki zaliczki winny być wydatkowane w ramach projektu i rozliczone we wnioskach
o płatność złożonych do IZ MRPO w 100% kwoty otrzymanej zaliczki w terminie do 90 dni od
dnia przekazania transzy zaliczki, a w części nierozliczonej w w/w terminie, zwrócone zgodnie
z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu.
Termin 90 dni ( nie należy w żadnym przypadku utożsamiać z 3 miesiącami kalendarzowymi!)
należy liczyć w dniach kalendarzowych od następnego dnia po dacie przekazania środków za
pośrednictwem BGK/ przez IZ MRPO na rachunek projektowy. Jeżeli środki zaliczki
wnioskowanej przez beneficjenta zostały przekazane w dwóch transzach, w dwóch terminach,
termin
na
rozliczenie
zaliczki
liczony
jest
osobno
dla
każdej
z transz. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym, skutkuje naliczeniem
odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia
złożenia wniosku o płatność i/lub zwrotu zaliczki. Rozliczenie każdej transzy zaliczki oznacza
wykazanie wydatków poniesionych z tej zaliczki we wniosku o płatność i/lub zwrot
niewykorzystanych środków.
5.2. Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących
z EFRR
W przypadku projektów objętych pomocą publiczną termin wydatkowania i rozliczenia
zaliczki, podlegającej certyfikacji, rozumiany jako złożenie wniosku o płatność, jest określony
na ostatni dzień realizacji projektu. Szczegółowe zasady określa umowa o dofinansowanie
/uchwała dotycząca realizacji projektu.
5.3. Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących
z BP
Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie projektu w formie zaliczki pochodzące
ze środków współfinansowania (dotyczy również środków niewygasających z upływem roku
budżetowego) i nie rozliczył tych środków w złożonych do IZ MRPO wnioskach o płatność,
zobowiązany jest do przygotowania zestawienia faktur potwierdzających poniesienie
wydatków z w/w środków wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8.1.15 do niniejszych
Wytycznych oraz sprawozdania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8.1.16 do niniejszych
Wytycznych dotyczącego rozliczenia środków z otrzymanej zaliczki w terminie do 10 dnia
następującego po dniu, w którym upływa ostateczny termin wydatkowania zaliczki
pochodzącej ze środków współfinansowania. Ostatecznym terminem wydatkowania jest dzień
31 grudnia roku, w którym beneficjent otrzymał środki współfinansowania natomiast
w przypadku środków niewygasających z upływem danego roku budżetowego,
obowiązującym jest termin określony w rozporządzeniu wydanym na podstawie art.181 ustawy
o finansach publicznych.
3.2 REFUNDACJA WYDATKÓW
Refundacja wydatków dokonywana jest wyłącznie w oparciu o wniosek o płatność. Refundacji
podlegają wydatki kwalifikowalne poniesione przez beneficjentów w ramach projektu z wkładu
własnego i ujęte we wniosku o płatność. Co do zasady, wysokość refundacji jest iloczynem
kwoty wydatków kwalifikowalnych i % dofinansowania określonego w umowie o
dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. Wysokość refundacji może zostać
przekazana bez zachowania procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych z uwagi na
8
uwzględnienie wcześniej poniesionych wydatków z zaliczki, celem zachowania poziomu
przyznanego dofinansowania.
Ostatnia transza środków wypłacana w projekcie ma wyłącznie charakter refundacji
i wynosi odpowiednio:
•
co najmniej 5% łącznej kwoty przyznanego dofinansowania w sytuacji, gdy umowa
o dofinansowanie lub uchwała dotycząca realizacji projektu dopuszcza jedynie
możliwość wnioskowania o refundację wydatków,
•
co najmniej 10% łącznej kwoty przyznanego dofinansowania w sytuacji, gdy umowa
o dofinansowanie lub uchwała dotycząca realizacji projektu dopuszcza możliwość
wnioskowania o refundację wydatków jak i zaliczkę.
Beneficjenci, którzy przedstawią wydatki do refundacji, zobowiązani są do złożenia
oświadczenia (wzór zgodny z załącznikiem nr 5 do wniosku o płatność), w którym potwierdzą
brak ewentualnego sfinansowania ze środków zaliczki wydatków przedstawianych
do refundacji w bieżącym wniosku o płatność (nie dotyczy beneficjentów, którzy otrzymują
dofinansowanie tylko na zasadzie refundacji wydatków). Po otrzymaniu refundacji
na wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy beneficjenci zobowiązani są przelać
w/w środki na rachunek podstawowy, celem faktycznego zrefundowania wydatków
poniesionych wcześniej ze środków własnych.
4. ZASADY DOTYCZĄCE
WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
4.1. TERMINY I ZASADY SKŁADANIA I SPORZĄDZANIA
WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
1.
Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć do 3 miesięcy od daty podpisania umowy
o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu.
2.
Kolejne wnioski o płatność należy składać nie częściej niż 1 raz w miesiącu (złożenia
kolejnego wniosku o płatność nie musi poprzedzać miesięczny odstęp czasu
od złożenia wniosku poprzedniego) i nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. Wnioski
o płatność z dochowaniem wymienionych terminów należy składać bez względu
na wysokość wydatków kwalifikowalnych, poniesionych w trakcie realizacji projektu,
przedkładanych do rozliczenia lub refundacji przez IZ MRPO. W sytuacji, gdy nie został
osiągnięty rekomendowany poziom wartości wydatków do rozliczenia:
50 000,00 zł - w przypadku projektów „miękkich” oraz inwestycyjnych o wartości projektu
poniżej 1 mln zł.
lub
- 100 000,00 zł - w przypadku projektów inwestycyjnych o wartości większej niż 1 mln zł
IZ MRPO może wyrazić zgodę na przesunięcie, wynikającego z zapisów umowy
o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, terminu złożenia kolejnego
wniosku o płatność.
3.
Na pisemną prośbę beneficjenta IZ MRPO może wyrazić zgodę na częstsze składanie
wniosku o płatność, niż wynika to z zapisów umowy o dofinansowanie lub uchwały
dotyczącej realizacji projektu.
4.
O terminie złożenia do IZ MRPO wniosku o płatność decydują również inne czynniki:
•
w przypadku, gdy beneficjent otrzymał zaliczkę, środki powinny być rozliczone do 90 dni
od dnia przekazania zaliczki co oznacza, że w tym terminie należy wydatkować środki
zaliczki i przedstawić je we wniosku o płatność do rozliczenia do IZ MRPO
i/lub dokonać zwrotu kwoty niewydatkowanej zaliczki/części zaliczki. W przypadku
9
projektów objętych pomocą publiczną termin wydatkowania i rozliczenia zaliczki,
podlegającej certyfikacji, rozumiany jako złożenie wniosku o płatność jest określony
na ostatni dzień realizacji projektu, z zastrzeżeniem poniższego punktu,
•
w przypadku, gdy beneficjent zalicza się do sektora finansów publicznych, każdy
wydatek kwalifikowalny poniesiony po 1 stycznia 2010r powinien być ujęty
we wniosku o płatność do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Wszystkie wydatki
poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej
realizacji projektu (również te poniesione przed 1 stycznia 2010), należy ująć
we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy
o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu.
wydatki, które zostały zapłacone z zaliczki i nie zostały ujęte we wniosku o płatność
w powyższym terminie powinny być przedstawione we wniosku o płatność, przekazanym
IZ
MRPO
w
pierwszym
najbliższym
terminie
składania
wniosku
o płatność wynikającym z zapisów umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej
realizacji projektu z zastrzeżeniem, iż od nierozliczonej zaliczki w terminie, będą
naliczane odsetki.
•
5. Sposób składania wniosków o płatność
Wniosek o płatność należy wypełnić w Generatorze wniosków o płatność za pośrednictwem
Regionalnego Systemu Informatycznego (RSI) i przesłać do IZ MRPO. W przypadku
konieczności dokonania korekty wniosku o płatność, poprawek dokonuje się również w RSI na
wersji wniosku odesłanej przez IZ MRPO celem dokonania korekty. Oprócz formy
elektronicznej dokumentu, wniosek o płatność należy złożyć do IZ MRPO w formie papierowej
w jednym egzemplarzu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie za dzień złożenia
dokumentu należy rozumieć dzień wpływu wersji papierowej do IZ MRPO. Przesłanie wniosku
do IZ MRPO poprzez system RSI nie spełnia wymogu wpływu dokumentu do IZ MRPO, a tym
samym
nie
zaspokaja
obowiązku
wynikającego
z
umowy
o dofinansowanie/ uchwały dotyczącej realizacji projektu.
W przypadku braku funkcjonalności RSI, w zakresie modułu dotyczącego wniosków
o płatność, wniosek o płatność należy złożyć w formie papierowej i elektronicznej,
na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD), zapisany w pliku, który może być odczytany
w programie MS WORD. Wersja elektroniczna wniosku o płatność, jeśli będzie dostarczana
na elektronicznym nośniku danych powinna być opisana. Opis winien zawierać co najmniej:
nazwę beneficjenta, numeru projektu, w ramach którego składany jest wniosek beneficjenta o
płatność oraz datę sporządzenia wniosku o płatność. W/w elektroniczny nośnik danych winien
być zabezpieczony w taki sposób, by nie było możliwe jego uszkodzenie.
Komunikat zawierający informację o możliwościach wypełniania formularza wniosku
o płatność z wykorzystaniem RSI jest zamieszczony na stronie internetowej IZ MRPO.
6. Format wniosków o płatność:
1. Wniosek o płatność, co do zasady, należy składać wraz z wymaganymi załącznikami (więcej
informacji na temat załączników oraz ich wzorów zawiera Instrukcja wypełniania wniosku o
płatność).
•
Wyjątkiem są dwa rodzaje wniosków: wniosek o płatność, którym beneficjent
wyłącznie wnioskuje o transzę zaliczki oraz wniosek o płatność pełniący jedynie
funkcję sprawozdawczą, w przypadku których beneficjent zwolniony jest
z obowiązku przedstawiania jakichkolwiek załączników.
•
Odrębnym przypadkiem jest wniosek o płatność, w którym beneficjent wykazuje
do rozliczenia wyłącznie lub między innymi wydatki kwalifikowalne, których wartość
jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż
10 000 PLN. W przypadku w/w rodzaju wniosku, wyłącznie w odniesieniu
do wydatków, o których mowa powyżej, beneficjent ma obowiązek załączyć wyłącznie
10
dowody zapłaty poświadczające faktyczne poniesienie wydatków kwalifikowalnych –
m.in.
wyciągi
bankowe,
oraz
oświadczenie
o
treści
zgodnej
z załącznikiem nr 4 do wniosku o płatność, w którym potwierdzi, że faktycznie poniósł
wydatki, o których mowa powyżej i posiada pełną dokumentację dotyczącą tych
wydatków, przygotowaną w oparciu o zasady obowiązujące przy realizacji MRPO.
W tym przypadku beneficjent zwolniony jest z obowiązku załączania do wniosku
o płatność dokumentów księgowych (m.in. faktur, rachunków, list płac, deklaracji ZUS
DRA, umów o pracę, umów o dzieło, umów zlecenia, rozliczenia delegacji służbowych).
Wyjątek stanowi sytuacja, bez względu na wartość wydatków kwalifikowalnych, kiedy
beneficjent dokonał zapłaty za fakturę/rachunek gotówką, wówczas istnieje obowiązek
załączenia faktury/rachunku zawierającego adnotację „zapłacono gotówką” oraz
raportu kasowego z załącznikami KW, KP.
W przypadku wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa na podstawie
pojedynczych dokumentów księgowych jest większa lub równa 10 000 PLN, wszystkie
załączniki wymagane zgodnie z niniejszymi Wytycznymi, są obowiązkowe.
Jednocześnie IZ MRPO w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zawierającego wydatki
kwalifikowalne, o których mowa powyżej, może zwrócić się do beneficjenta z prośbą
o dostarczenie wszystkich wymaganych Wytycznymi dokumentów lub dokumentów
dotyczących wyłącznie wybranych pozycji.
2. Wszystkie załączniki do wniosku, należy dostarczyć w segregatorze/teczce zawieszkowej
poukładane w kolejności wykazanej w poz. 11 wniosku o płatność. Zaleca się aby załączniki
złożone z kilku stron były spięte w sposób trwały.
Każdy segregator/teczka zawieszkowa z dokumentami do wniosku winny być opisane
wg poniższego wzoru:
MRPO 2007-2013
Numer działania
...............................
Nazwa beneficjenta
...............................
Numer projektu
................................
Okres jaki obejmuje
wniosek
..............................
Numer tomu
(segregatora)
...............................
Wniosek o płatność wraz z załącznikami może być składany osobiście lub za pośrednictwem
poczty czy kuriera.
UWAGA: Bezwzględnie wymagane jest by beneficjent przechowywał dla własnych
potrzeb oraz przyszłych kontroli kopię każdego złożonego wniosku o płatność
w wersji papierowej i elektronicznej (jeśli wersję elektroniczną stanowi elektroniczny
nośnik danych np. płyta CD) oraz komplet załączników dotyczących rozliczonych
wydatków (łącznie z dokumentami, w stosunku do których beneficjent jest zwolniony
z obowiązku przekazywania ich kserokopii do IZ MRPO).
11
4.2.TERMINY WERYFIKACJI I ZATWIERDZANIA
WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
ORIENTACYJNE TERMINY WERYFIKACJI WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ
I WYPŁAT ŚRODKÓW LICZONE W DNIACH ROBOCZYCH*
wniosek
o
płatność
- zaliczka
czynności
wykaz wydatków
kwalifikowalnych
poniesionych ze
środków zaliczki
wniosek
o płatność –
refundacja,
rozliczenie
zaliczki;
wniosek
sprawozdaw
czy
WERYFIKACJA PIERWSZEJ WERSJI WNIOSKU/WYKAZU**
zarejestrowanie, rozpoczęcie weryfikacji,
weryfikacja formalno-merytoryczna
weryfikacja finansowo-księgowa
11
11
51
5
5
12
korekta wniosku/wykazu przez beneficjenta
5
5
5
WERYFIKACJA KOREKTY WNIOSKU/WYKAZU
zarejestrowanie i rozpoczęcie weryfikacji***,
weryfikacja formalno-merytoryczna
weryfikacja finansowo-księgowa
6
7
23
3
3
6
5
5
WYPŁATA ŚRODKÓW
przekazanie zlecenia płatności ze środków
europejskich do BGK (wypłata środków europejskich
za pośrednictwem BGK następuje wg terminarza
dostępnego na stronie BGK
www.bgk.com.pl/index.php?module=site&catId=713&pl)
5
8
8
8
wypłata współfinansowania
* zestawienie nie obejmuje terminów wewnętrznego przepływu dokumentów w IZ MRPO
** w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową, wniosku
o refundację, rozliczającego zaliczkę i sprawozdawczego tj. w sytuacji gdy zgłoszone zmiany w projekcie (m. in. zmiana okresu
realizacji projektu, zmiana źródeł finansowania wydatków, wprowadzenie nowego źródła finansowania wydatków, zmiana procentu
przyznanego dofinansowania, znaczące zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu) wymagają aneksowania umowy o
dofinansowanie, w okresach wzmożonego napływu wniosków o płatność do IZ MRPO oraz w sytuacji, gdy możliwość rozpoczęcia
weryfikacji wniosku o płatność uwarunkowana jest zatwierdzeniem wniosku/wniosków poprzednich, O przesunięciu terminu beneficjent
zostanie poinformowany.
***w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową do 5 dni oraz
wniosku o refundację, rozliczającego zaliczkę i sprawozdawczego do 10 dni
Informacje dotyczące zasad obowiązujących na etapie weryfikacji i zatwierdzania
wniosków o płatność
1. Rozpoczęcie weryfikacji formalno-merytorycznej następuje w terminie:
12
•
do 5 dni roboczych w przypadku wniosku o płatność „zaliczkową” i wykazu wydatków
kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki,
• do 20 dni roboczych w przypadku wniosku o płatność o refundację, wniosku rozliczającego
zaliczkę i sprawozdawczego licząc od daty złożenia wersji papierowej wniosku o płatność
do IZ MRPO, czyli od daty rejestracji w Regionalnym Systemie Informatycznym (RSI).
Rejestracja w Regionalnym Systemie Informatycznym (RSI) odbywa się w przeciągu 1
dnia.
2. Na każdym etapie, weryfikacja wniosku o płatność dokonywana jest zgodnie z zasadą
„dwóch par oczu”.
3. Niezłożenie przez beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie przez niego braków
formalnych oraz merytorycznych w wyznaczonym terminie powoduje wstrzymanie procedury
weryfikacji wykazu wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki/wniosku
o płatność oraz wstrzymuje procedurę przekazania środków do czasu złożenia wymaganych
wyjaśnień i/lub złożenia korekty wykazu wydatków/wniosku o płatność.
4. Jeśli w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zaistnieje konieczność uzupełnienia lub
korekty
dokumentów
przez
beneficjenta,
sporządzenia
aneksu
do
umowy
o dofinansowanie, przeprowadzenia kontroli doraźnej, zbadania kwalifikowalności wydatku –
procedura weryfikacji wniosku o płatność zostaje wstrzymana do czasu wyjaśnienia
wątpliwych kwestii, o czym beneficjent zostaje poinformowany.
5. Proces wypłaty zaliczki na podstawie wniosku o płatność, którym beneficjent
jednocześnie wnioskuje o refundację i zaliczkę nie jest uzależniony od zatwierdzenia
w/w wniosku o płatność, jeśli wypłata dokonywana jest w oparciu o wykaz wydatków
kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczek otrzymanych na podstawie
wcześniej przedłożonych dokumentów.
6. W sytuacji, kiedy wnioskowana kwota refundacji przekracza % zabezpieczenia
na płatność końcową wskazany w umowie/aneksie o dofinansowanie projektu lub
uchwale dotyczącej realizacji projektu wypłata następuje po zatwierdzeniu wniosku
o płatność końcową.
7. Środki europejskie są wypłacane przez Bank Gospodarstwa Krajowego
w terminach wynikających z zamieszczonego na stronie internetowej BGK Terminarza
płatności środków europejskich. IZ MRPO nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie lub
brak przelewu środków na rachunek beneficjenta przez Bank Gospodarstwa Krajowego,
z wyłączeniem sytuacji, w której są one skutkiem opóźnienia w przekazaniu lub błędnego
wypełnienia zlecenia płatności przez Instytucję Zarządzającą MRPO.
8. Instytucja Zarządzająca MRPO, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez beneficjenta
wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków
kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje
beneficjentowi informację w tym zakresie. W przypadku wystąpienia rozbieżności między
kwotą wnioskowaną przez beneficjenta we wniosku o płatność a wysokością dofinansowania
zatwierdzonego do wypłaty, Instytucja Zarządzająca MRPO załącza do informacji
uzasadnienie oraz dodatkowo informacje o ewentualnych korektach dokonanych przez
IZ MRPO zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji
projektu i konieczności naniesienia wskazanych zmian na wersji wniosku o płatność
przechowywanej przez beneficjentów. Ponadto każdorazowo, w ramach informacji dotyczącej
zatwierdzenia
wniosku
o
płatność,
IZ
MRPO
informuje
beneficjenta
o wysokości wypłaconych przez BGK środków europejskich (EFRR) oraz w przypadku
budżetu państwa (BP) – o wysokości wypłaconego przez IZ MRPO współfinansowania
w tym również pochodzącego ze środków niewygasających z upływem roku budżetowego,
o źródle pochodzenia środków i terminie wykorzystania środków oraz o klasyfikacji budżetowej
(dotyczy również beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania klasyfikacji
budżetowej).
13
5. HARMONOGRAM
PROJEKTÓW
WYDATKÓW
I
WYPŁAT
W
RAMACH
Mając na względzie zabezpieczenie i wykorzystanie środków w ramach MRPO, konieczne jest
systematyczne monitorowanie realizacji umów i wypłat w realizowanych projektach,
co stanowi podstawę sporządzania adekwatnej prognozy wypłat dla programu (MRPO),
a tym samym umożliwia zagwarantowanie określonego poziomu środków do wypłaty
na realizację projektów.
Z tego też względu beneficjenci mają obowiązek przekazywania zaktualizowanych
harmonogramów wydatków i wypłat, wg wzoru odpowiednio nr 8.1.13 do niniejszych
Wytycznych, do 20 dnia kalendarzowego każdego miesiąca wyłącznie drogą
elektroniczną.
Przy sporządzaniu harmonogramów należy zwrócić szczególną uwagę na wskazywane
w w/w harmonogramach informacje, które powinny wynikać z bieżącej realizacji projektu
z uwagi na fakt, że zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej
realizacji projektu wysokość oraz termin wypłaty dofinansowania w formie zaliczki jest
uzależniony od realnego postępu rzeczowo-finansowego projektu, w szczególności
od terminu zakończenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych.
W/w Harmonogramy podlegają weryfikacji w zakresie spójności danych zawartych
w aktualnym wniosku o dofinansowanie z deklarowanymi terminami dokonywania wydatków.
Należy zwrócić szczególną uwagę na rzetelność i spójność przekazywanych danych
dotyczących realizowanych projektów. Aby harmonogramy zawierały realne kwoty
planowanych wydatków zaleca się konsultowanie danych z wykonawcami robót /usług,
dostawcami. IZ MRPO zastrzega sobie, iż w sytuacji, gdy beneficjent w harmonogramie
wydatków i wypłat przeszacuje kwotę zaliczki, IZ MRPO dokona urealnienia wysokości
wypłacanych środków, natomiast w sytuacji, gdy beneficjent w harmonogramie wydatków i
wypłat nie doszacuje kwoty zaliczki, może otrzymać środki w wysokości niewystarczającej w
stosunku
do
realnych
potrzeb.
6. MONITOROWANIE CAŁKOWITEJ WARTOŚCI PROJEKTU
GENERUJĄCEGO PRZYCHODY1
– PRÓG 1 MLN EURO
Procedura monitorowania całkowitej wartości projektu ma na celu ustalenie statusu
projektów w zakresie generowania dochodów, w szczególności określenie czy podczas
realizacji projektu wystąpiły przesłanki wpływające na zmianę statusu projektu w tym zakresie,
a mianowicie zmiana całkowitej wartości poniżej/powyżej 1 mln euro i/lub zmiana
w zakresie przychodów (wystąpienie nowych źródeł). Jest to szczególnie istotne z uwagi
na fakt, iż projekty generujące dochód objęte są specjalnym reżimem w zakresie ustalania
poziomu dofinansowania, a także okresu i zasad monitorowania uzyskiwanych przychodów.
Procedura ta ma również zastosowanie dla projektów o wartości powyżej 1 mln euro,
generujących przychody, dla których nastąpiła zmiana całkowitej wartości projektu na etapie
realizacji. Aspekt ten będzie podlegał analizie przez IZ MRPO podczas weryfikacji wniosku
o płatność końcową, co pozwoli na ostateczne ustalenie poziomu dofinansowania.
W przypadku gdy beneficjent stwierdzi w trakcie realizacji projektu, iż przedstawione poniżej
zagadnienia obejmują realizowany projekt, mając na względzie minimalizację obciążeń
finansowych, beneficjent ma prawo przedstawić do IZ MRPO informacje w tym zakresie. Przy
jednoczesnym zobowiązaniu się, iż aktualizacja analizy finansowej w celu sprawdzenia
poziomu dofinansowania zostanie złożona na etapie weryfikacji wniosku o płatność końcową.
Zasady sporządzania i weryfikacji analizy finansowej oraz określenie ewentualnych skutków
finansowych opisano w punkcie 2.A.
1
art.. 55 ust.1Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm.
14
1. Metodologia uznawania projektu za projekt generujący dochód
W celu określenia statusu projektu generującego dochód konieczne jest dokonanie analizy
w trzech obszarach w kolejności jak podano.
A. Pomoc publiczna
1. Projekty podlegające zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 TWE nie
są projektami generującymi dochód.
2. W przypadku jeżeli zasadami pomocy publicznej objęta jest tylko część projektu,
wówczas część nieobjęta zasadami pomocy publicznej wymaga analizy w zakresie
generowania dochodu i uznania projektu za generujący dochód.
3. W konsekwencji jeżeli projekt nie jest objęty zasadami pomocy publicznej, w celu
ustalenia statusu projektu, analizie należy poddać kolejne aspekty.
B. Wielkość projektu
1. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1341/2008 z dnia 18 grudnia 2008r.
zmieniającym Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy
ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych
projektów generujących przychody, projektami generującymi dochody nie są projekty,
których całkowity koszt nie przekracza 1 mln euro.
2. Dla celów określenia czy całkowity koszt projektu przekracza 1 mln euro stosuje się
kurs wymiany euro/PLN stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów
stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających
miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie IZ MRPO
oraz na stronie:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique&curre
ncy=153&Language=en).
Jeżeli całkowita wartość projektu przekracza równowartość 1 mln euro, w celu
ustalenia statusu projektu, analizie należy poddać kwestie występowania przychodów
projektu.
C. Przychody projektu
Projekty nie generujące przychodów w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady
(WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. nie są projektami generującymi dochód. Tym samym
uznaje się, iż nie podlegają one niniejszej procedurze. W konsekwencji
z uwagi na charakter infrastruktury powstałej w ramach Działań 4.1 oraz 7.4, wszystkie
projekty realizowane w ramach tych działań oraz pozostałe projekty drogowe nie
podlegają ww. procedurze.
Uznanie projektu za generujący dochód następuje na każdym etapie jego realizacji i wiąże
się z powstaniem obowiązku u beneficjenta do spełnienia wszelkich wymogów dotyczących
takich projektów. IZ MRPO dokonuje weryfikacji wartości całkowitej projektu na etapie
rozliczenia końcowego projektu na podstawie wniosków o płatność oraz kontroli na miejscu,
która m.in. ma za zadanie określić wszystkie koszty projektu, w tym również te, które zostały
sfinansowane ze środków własnych beneficjenta i nie zostały wykazane przez beneficjenta,
ale nierozerwalnie związane są z projektem. Jednocześnie IZ MRPO dokonuje oceny
występowania przychodów w projekcie w oparciu o Oświadczenie beneficjenta składane na
etapie końcowego rozliczenia projektu.
15
2. Zmiana statusu projektu w wyniku realizacji
A. Wzrost całkowitej wartości projektu powyżej progu 1 mln euro
1. Jeżeli beneficjent we wniosku o dofinansowanie deklarował, iż całkowita wartość
projektu wynosi poniżej 1 mln euro, a w wyniku jego realizacji jego całkowita wartość
przekroczyła ten próg (przy jednoczesnym braku pomocy publicznej), to IZ MRPO, po
ustaleniu
jego
ostatecznej
wartości
w wyniku rozliczenia końcowego i kontroli na zakończenie projektu, po sprawdzeniu
czy projekt generuje dochód netto, a tym samym czy konieczna jest aktualizacja
analizy finansowej zobowiąże beneficjenta do złożenia oświadczenia ( wg określonego
wzoru) lub dokonania aktualizacji analizy finansowej i przedłożenia jej
w wyznaczonym przez IZ terminie do weryfikacji. IZ MRPO może podjąć decyzję
o odstąpieniu od konieczności przygotowania aktualizacji analizy finansowej, tym
samym jej weryfikacji na tym etapie, biorąc pod uwagę charakter zmian i ich wpływ na
dochodowość projektu. Decyzja w tym zakresie podejmowana jest indywidualnie dla
konkretnego projektu. Pomimo odstąpienia, o którym mowa powyżej beneficjent jest
zobowiązany
do
sporządzenia
aktualizacji
analizy
finansowej
i dostarczenia jej w okresie trwałości wraz z pierwszą ankietą monitoringową , jeżeli
spełni przesłanki wskazane w Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie
kontroli i monitorowania projektów.
2. W przypadku wystąpienia błędów w przedłożonej przez beneficjenta dokumentacji
istnieje konieczność jej poprawy i/lub uzupełnienia w terminie wyznaczonym
każdorazowo przez IZ MRPO - na podstawie listy błędów. Poprawiona dokumentacja
podlegać będzie ponownej weryfikacji.
Weryfikacja złożonej analizy finansowej, w korespondencji z ostatnią zaakceptowaną
przez IZ MRPO dokumentacją, przeprowadzona zostanie w celu pozyskania informacji
czy poziom dofinansowania, z uwagi na zmiany finansowe w projekcie jest prawidłowy.
3. W sytuacji, gdy w oparciu o zaktualizowane przez beneficjenta dane, w projekcie
wystąpi dochód netto, koniecznym będzie zastosowanie wskaźnika luki
w finansowaniu w celu ustalenia poziomu dofinansowania i porównania
go z poziomem dofinansowania przyznanym, zgodnie z podpisaną umową
o dofinansowanie projektu.
4. Po zakończeniu procesu weryfikacji aktualizacji analizy finansowej, IZ MRPO
podejmuje decyzję o pozostawieniu dofinansowania na dotychczasowym poziomie lub
jego obniżeniu. Jeżeli w wyniku aktualizacji analizy finansowej projektu, wartość
dofinansowania ulegnie obniżeniu to Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu
otrzymanej nadwyżki dofinansowania lub IZ pomniejszy płatność końcową zgodnie
z zapisami umowy o dofinansowanie w taki sposób, aby suma wypłaconego
dofinansowania była równa wartości dofinansowania wyliczonego w zaktualizowanej
analizie finansowej. W sytuacji, gdy beneficjent nie dokona zwrotu środków
IZ podejmuje czynności zmierzające do odzyskania należnych środków
dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych. Koszty czynności
zmierzających do odzyskania nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania obciążą
beneficjenta.
W przypadku gdy nie jest możliwe potwierdzenie poziomu dofinansowania
na podstawie przedłożonej dokumentacji, IZ MRPO może podjąć decyzję
o odstąpieniu od dalszej weryfikacji. Decyzja w tym zakresie podejmowana jest
indywidualnie dla konkretnego projektu . Pomimo odstąpienia, o którym mowa powyżej
beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej zgodnie
ze wskazaniami IZ MRPO zawartymi w odstąpieniu od weryfikacji analizy
finansowej.Należy jednak podkreślić, że w okresie trwałości, procedura zwrotu
16
ewentualnej nadwyżki finansowej wiąże się z naliczeniem odsetek od nadmiernie
pobranej dotacji.
5. W przypadku zmian mających istotny wpływ na kwestie dochodowości projektu,,
wynikających z etapu kontroli na zakończenie realizacji projektu, może być konieczne
sporządzenie i przedłożenie aktualizacji analizy finansowej celem jej ponownej
weryfikacji. Przy czym decyzja IZ MRPO w tym zakresie podejmowana jest
indywidualnie dla konkretnego projektu.
6. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do
studium wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 (wersja
obowiązująca na dzień sporządzania aktualizacji)2. Aktualizację analizy finansowej
należy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do Wytycznych.
Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyższym
pozostałe elementy nie są wymagane.
7. Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać
zaktualizowane, w szczególności nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości
zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu. Pozostałe dane, w tym projekcje kosztów
i przychodów operacyjnych w analizie finansowej należy dostosować do obecnie
uzyskiwanych lub/i planowanych do uzyskiwania wielkości. Prognozy mogą zostać
przygotowane w cenach stałych lub zmiennych przy zachowaniu odpowiednich stóp
dyskontowanych. Każda zmiana założeń lub obliczeń w stosunku do danych
przedstawionych w momencie aplikowania o dofinansowanie, wymaga uzasadnienia,
które winno wskazywać merytoryczną przyczynę zmian w stosunku do wartości
ex ante poprzez podanie czynników, które ją spowodowały.
8. W ramach aktualizacji analizy finansowej należy przedłożyć do IZ następujące
dokumenty:
- aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść
zmienionych rozdziałów (najczęściej: wstęp, analizę finansową i informacje na temat
podatku VAT jeśli był on kosztem kwalifikowanym),
- zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel,
zgodnym z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych).
9. Wyżej wymienione dokumenty należy przedłożyć w wersji papierowej i elektronicznej,
w jednym egzemplarzu.
B. Spadek całkowitej wartości poniżej progu 1 mln euro
1. Jeżeli beneficjent we wniosku o dofinansowanie deklarował, iż całkowita wartość
projektu wynosi powyżej 1 mln euro, a w wyniku jego realizacji jego całkowita wartość
obniżyła się, to IZ MRPO, po potwierdzeniu jego ostatecznej wartości poniżej tego
progu w wyniku rozliczenia końcowego i kontroli na zakończenie projektu, uznaje
projekt za projekt nie generujący dochodu.
2. Poziom dofinansowania wynikający z zapisów umowy dofinansowania (aneksu
do umowy) zostanie utrzymany na dotychczasowym poziomie.
3. Wystąpienie nowych przychodów
Jeżeli beneficjent we wniosku o dofinansowanie deklarował, iż w projekcie nie objętym
zasadami pomocy publicznej o wartości powyżej 1 mln euro, nie planuje się uzyskiwać
przychodów z tytułu realizacji projektu a w wyniku jego realizacji sytuacja ta uległa lub
2
W przypadku projektów realizowalnych w ramach Schematu 6.2 C aktualizację należy przygotować w oparciu
o Wytyczne do studium wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013 - Schemat 6. 2 C Likwidacja skutków klęsk
żywiołowych.
17
ulegnie zmianie, to IZ MRPO, po potwierdzeniu ostatecznej wartości projektu na etapie
rozliczenia końcowego i kontroli na zakończenie projektu, zobowiąże beneficjenta
do dokonania aktualizacji analizy finansowej i przedłożenie jej w terminie wyznaczonym
każdorazowo przez IZ MRPO do weryfikacji, zgodnie z zasadami określonymi w punkcie
A.
4. Zmiana wartości całkowitej projektu (dotyczy wyłącznie projektów o wartości
powyżej 1 mln euro)
A. Całkowita wartość projektu ulega zmniejszeniu ale nadal utrzymuje się
na poziomie powyżej 1 mln euro
Jeżeli w wyniku realizacji projektu nie objętego zasadami pomocy publicznej
całkowita wartość projektu określona na podstawie wniosków beneficjenta o płatność
(w tym również wniosku o płatność końcową) ulegnie obniżeniu w stosunku do
całkowitej wartości projektu, która została wskazana na etapie wyboru projektu do
dofinansowania (lub na etapie realizacji projektu), ale nadal utrzymuje się na poziomie
powyżej 1 mln euro, to IZ po sprawdzeniu czy projekt generuje dochód netto, a tym
samym czy konieczna jest aktualizacja analizy finansowej zobowiąże beneficjenta do
złożenia
oświadczenia
(
wg
określonego
wzoru)
lub
do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej i przedłożenia jej w terminie
wyznaczonym przez IZ MRPO do weryfikacji. Zasady sporządzania i weryfikacji analizy
finansowej oraz określenia skutków finansowych będą zgodne z zasadami określonymi
w punkcie 2.A.
. Zmiana kwalifikowalności podatku VAT dla projektów nie objętych pomocą publiczną
i których całkowita wartość przekracza równowartość 1 mln euro
Uznanie podatku VAT za koszt niekwalifikowany (podlegający odzyskaniu) może
powodować zmianę wskaźnika luki w finansowaniu i odpowiednio poziomu
dofinansowania3. Jeżeli w trakcie realizacji projektu wystąpi możliwość odzyskania
(całości lub części) podatku VAT i podatek zostanie uznany za koszt niekwalifikowany,
wówczas konieczne jest ponowne wyliczenie poziomu dofinansowania. W tym celu
beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej i
przedłożenia
jej
w
terminie
wyznaczonym
przez
IZ MRPO do weryfikacji. Zasady sporządzania i weryfikacji analizy finansowej oraz
ewentualne określenie skutków finansowych będą zgodne z zasadami zapisami
określonymi w punkcie 2.A.
B. Całkowita wartość projektu ulega zwiększeniu
Jeżeli w wyniku realizacji projektu całkowita wartość projektu określona na podstawie
wniosków beneficjenta o płatność (w tym również wniosku o płatność końcową) ulegnie
zwiększeniu w stosunku do całkowitej wartości projektu, która została wskazana na
etapie wyboru projektu do dofinansowania (lub na etapie realizacji projektu jeżeli
zmiany skutkowały aktualizacją analizy finansowej) to dofinansowanie wynikające z
zapisów
umowy
(aneksu
do
umowy)
zostanie
utrzymane
na dotychczasowym poziomie za wyjątkiem przypadku, gdy w wyniku realizacji
projektu wystąpią nowe przychody.
3
W przypadku możliwości odzyskania podatku VAT od poniesionych nakładów inwestycyjnych, nakłady te
ujmowane są w obliczeniach finansowych w wartościach netto.
18
7.
ZASADY
DOTYCZĄCE
ROZLICZANIA
NIEKTÓRYCH
RODZAJÓW WYDATKÓW WE WNIOSKACH O PŁATNOŚĆ
7.1 WYDATKI O WARTOŚCI NIŻSZEJ NIŻ 10 000 PLN
W sytuacji, gdy beneficjent wykazuje do rozliczenia wydatki kwalifikowalne, których wartość
jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż 10 000 PLN
zwolniony jest z obowiązku przedkładania kserokopii w/w dokumentów księgowych, natomiast
zobowiązany jest do załączenia dowodów zapłaty poświadczających faktyczne poniesienie
wydatków kwalifikowalnych oraz oświadczenia o treści zgodnej z załącznikiem
nr 4 do wniosku o płatność, w którym potwierdzi, że faktycznie poniósł wydatki, o których mowa
powyżej i posiada pełną dokumentację dotyczącą tych wydatków, przygotowaną
w oparciu o zasady obowiązujące przy realizacji MRPO. Wyjątek stanowi sytuacja, bez
względu na wartość wydatków kwalifikowalnych, kiedy beneficjent dokonał zapłaty
za fakturę/rachunek gotówką, wówczas istnieje obowiązek załączenia faktury/rachunku
z adnotacją „zapłacono gotówką” oraz w przypadku sporządzania przez beneficjenta – raportu
kasowego z załącznikami KW, KP, a także umowy z wykonawcą/dostawcą (jeżeli umowa
została zawarta).
Stosowanie częściowej weryfikacji wydatków spowodowane jest koniecznością uproszczenia
procedur w celu sprawnego przekazywania dofinansowania beneficjentom oraz rozliczania
wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność. Projekty realizowane w ramach MRPO
to w większości projekty inwestycyjne, w których wydatki o wartości niższej niż 10 000,00 PLN
dotyczą przede wszystkim kosztów przygotowawczych i pozostałych (w tym
w większości kosztów osobowych, w których poprawność naliczania wynagrodzenia jak
i odprowadzania pochodnych od wynagrodzeń podlega kontroli przez instytucje do tego
uprawnione), których ponoszenie nie prowadzi bezpośrednio do osiągnięcia celów projektu.
W projektach tzw. „miękkich” realizowanych w ramach MRPO specyfika projektu (projekty
promocyjne, organizacja imprez kulturalnych) powoduje, że większość wydatków związana
jest z kosztami osobowymi, ogólnymi, związanymi z promocją projektu i innymi kosztami,
do których weryfikacji pod względem kwalifikowalności, w odróżnieniu od kosztów
inwestycyjnych, nie są wymagane dokumenty takie jak dokument księgowy, umowa
z wykonawcą, harmonogram prac, protokół odbioru itp.
W oparciu o próbę doboru dokumentów poświadczających poniesienie wydatków związanych
z realizacją projektu weryfikacja w/w wydatków w pełnym zakresie zostanie przeprowadzona
w trakcie kontroli projektu zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie
kontroli i monitorowania projektów.
Metodologia doboru próby zakłada podział dokumentów księgowych projektu na 2 grupy
o wartości księgowej poniżej i powyżej 10 000 PLN. Osobno losowane są dokumenty z tych
dwóch grup. Powoduje to, iż każdorazowo weryfikowane są dokumenty poniżej 10 000 PLN.
W tym zakresie dokonywana jest weryfikacja poprawności dokumentu księgowego oraz jego
opisu.
W przypadku dołączenia do wniosku o płatność przez beneficjenta, z własnej inicjatywy,
dokumentów dotyczących wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa
na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż 10 000 PLN, IZ MRPO
nie sprawdza tych dokumentów na etapie weryfikacji wniosku o płatność, o czym każdorazowo
informuje beneficjenta.
Natomiast IZ MRPO w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zawierającego wydatki
kwalifikowalne, o których mowa powyżej, może zwrócić się do beneficjenta z prośbą
o dostarczenie wszystkich wymaganych Wytycznymi dokumentów lub dokumentów
dotyczących wyłącznie wybranych pozycji.
Dokumenty, w stosunku do których nie istnieje obowiązek dostarczania wraz
z wnioskiem o płatność bezwzględnie muszą być opisane zgodnie z przyjętymi
zasadami w ramach MRPO i przechowywane z dokumentacją projektową.
19
W przypadku wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa na podstawie
pojedynczych dokumentów księgowych jest większa lub równa 10 000 PLN, wszystkie
załączniki wymagane zgodnie z niniejszymi Wytycznymi, w ramach poniższych rodzajów
wydatków, są obowiązkowe.
7.2 WYDATKI Z PODATKIEM VAT
Dotyczy beneficjentów,
w projekcje.
dla
których
VAT
jest
wydatkiem
kwalifikowalnym
Beneficjent, który wykonuje zadania publiczne, co do zasady nie jest traktowany jako
podatnik VAT.
Na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 z późn. zm. o podatku
od towarów i usług za podatnika nie uznaje się organów władzy publicznej oraz urzędów
obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi
przepisami
prawa,
dla
realizacji
których
zostały
one
powołane,
z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów
cywilnoprawnych.
Na podstawie § 13 ust. 1 pkt 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
4 kwietnia 2011 w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku
od towarów i usług, w przypadku beneficjentów będących jednostkami samorządu
terytorialnego (gminy, powiaty czy województwa) stosuje się zwolnienie od podatku
czynności związanych z wykonywaniem zadań publicznych nałożonych odrębnymi
przepisami prawa, wykonywanych w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność
przez JST, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie umów
cywilnoprawnych.
Jeśli beneficjent przedstawi oświadczenie ze wskazaniem podstawy prawnej,
że w świetle obowiązujących przepisów nie jest uważany za podatnika VAT, jest
wówczas zwolniony ze składania załączników nr 15 lub 16 (Zaświadczenie z Urzędu
Skarbowego potwierdzające fakt, że beneficjent nie jest podatnikiem VAT lub Zaświadczenie
z Urzędu Skarbowego potwierdzające posiadany status podatnika VAT jako podatnika
zwolnionego lub czynnego na dzień wydania zaświadczenia oraz informujące
o ewentualnych zmianach tego statusu w okresie między rozpoczęciem realizacji projektu
a dniem wydania zaświadczenia),
Jeśli beneficjent posiada Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego
z upoważnienia Ministra Finansów, w której zawarte są informacje wynikające
z załącznika 15 lub 16, a jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji
projektu, w/w Interpretacja może być złożona w zastępstwie załącznika 15 lub 16
(dotyczy pierwszego złożonego wniosku o płatność). Wraz z Interpretacją wymagane jest
złożenie oświadczenia beneficjenta, w którym zobowiąże się do niezwłocznego
poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które
to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby
Skarbowej (oświadczenie dotyczy każdego złożonego wniosku o płatność).
W przypadku gdy na etapie weryfikacji wniosków o płatność powstanie wątpliwość
dotycząca kwalifikowalności podatku VAT w projekcie, IZ MRPO może zwrócić się
do beneficjenta o dostarczenie Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej, niezależnie
od tego, że wcześniej beneficjent przedłożył wraz z wnioskiem o płatność wskazane
powyżej oświadczenia/ zaświadczenia celem potwierdzenia kwalifikowalności podatku
VAT.
Beneficjent zobowiązany jest dostarczać kserokopię deklaracji VAT-7 za styczeń (lub
za I kwartał roku), za każdy rok okresu realizacji projektu. Jeżeli w/w deklaracja będzie
zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas beneficjent zobowiązany jest
dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota
20
w/w korekty ma związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie
wraz ze sprawozdaniem z trwałości projektu.
Obowiązki beneficjenta w zakresie udokumentowania kwalifikowalności podatku VAT
w okresie trwałości projektu określają Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO
w zakresie kontroli i monitorowania projektów.
7.3. WYDATKI UJMOWANE NA PODSTAWIE FAKTUR
WYRAŻONYCH W JĘZYKACH OBCYCH I/LUB WALUTACH OBCYCH
W sytuacji rozliczania we wniosku o płatność wydatków na podstawie faktur wyrażonych
w walutach obcych należy pamiętać, że jednostki objęte przepisami ustawy z dnia 29 września
1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. nr 152,poz 223 ze zm.) wymienione w art. 2 tej ustawy
zobowiązane są do prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań
finansowych w walucie polskiej.
W przypadku wydatków ponoszonych w walutach obcych rozliczanych we wnioskach
o płatność w ramach MRPO przez beneficjentów podlegających przepisom ustawy z dnia
29.09.1994 r. o rachunkowości jak i beneficjentów podlegających ustawie o podatku
dochodowym od osób fizycznych kwalifikowalny jest wydatek faktycznie poniesiony.
Zastosowane przez w/w beneficjentów kursy (np. średni kurs NBP, kurs kupna czy sprzedaży
walut banku, z którego usług korzysta beneficjent), po jakich dokonano przeliczenia kwot,
winny wynikać z przyjętej przez beneficjenta polityki rachunkowości.
W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych wystawionych w językach
obcych i/lub walutach obcych, warunkiem koniecznym jest załączenie przez
beneficjenta wiarygodnego przetłumaczenia na język polski.
7.4. WYNAGRODZENIE PERSONELU PROJEKTU
W przypadku wydatków ponoszonych na personel projektu rozliczeniu mogą podlegać
wyłącznie w całości zapłacone wydatki kwalifikowalne. Oznacza to, że w przypadku
wynagrodzenia, jego rozliczenie w projekcie jest możliwe jedynie wówczas, gdy opłacono
wszystkie pochodne i zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W przeciwnym przypadku
beneficjent będzie miał możliwość rozliczenia całego wydatku na wynagrodzenie dopiero
w kolejnym wniosku o płatność po opłaceniu wszystkich kwot wynagrodzenia.
Wymagane dokumenty:
1.
Lista płac lub rachunek do umowy o dzieło lub rachunek do umowy zlecenie.
W przypadku, gdy lista płac zawiera dane pracowników innych niż personel projektu wówczas
dopuszcza się:
•
posiadanie w dokumentacji projektowej kserokopii pierwszej strony, strony na której
wykazano personel projektu i ostatniej strony dokumentu,
•
posiadanie w dokumentacji projektowej kserokopii dokumentu, który będzie zawierał
ukryte dane personalne osób niezwiązanych z realizacją projektu.
2. Deklaracja ZUS DRA opisana na rewersie (lub w formie odrębnej informacji) w taki
sposób, by był widoczny związek kwoty odprowadzonej do ZUS za personel projektu
z kwotą wydatków kwalifikowalnych rozliczoną w projekcie. Pomocniczo mogą być
dołączane raporty imienne;
3. Oświadczenie o
niezaleganiu z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy
z wyszczególnieniem kwoty, jaka została opłacona za personel projektu;
4. Umowa o pracę wraz z zakresem obowiązków czy opisem stanowiska lub umowa
o dzieło lub umowa zlecenie (oraz dodatkowo aneks do umowy w sytuacji zmiany warunków
umowy);
21
5. Karta czasu pracy w sytuacji, gdy wynagrodzenie personelu projektu wynikające
z umowy o pracę nie jest rozliczane w projekcie w 100% wysokości;
6. Kserokopia regulaminu wynagradzania w sytuacji, gdy we wniosku rozliczana jest
premia;
7. Oświadczenie dotyczące urlopu, iż dotyczy okresu zatrudnienia w projekcie;
8. Dowody zapłaty (np. WB – Wyciąg Bankowy).
UWAGA: Instytucja Zarządzająca może nałożyć na beneficjenta obowiązek przygotowania
dodatkowych dokumentów poświadczających wydatki związane z zatrudnieniem.
W celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu projektu
w Zestawieniu 11 we wniosku o płatność wpisywana jest lista płac lub rachunek do umowy
o dzieło lub rachunek do umowy zlecenie (w zależności od rodzaju umowy, na podstawie której
personel został zatrudniony w projekcie).
W przypadku projektu partnerskiego istnieje możliwość rozliczania wynagrodzenia personelu
partnera na podstawie innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej np. nota
księgowa. Do w/w noty księgowej beneficjent zobowiązany jest dołączyć dokumenty,
na podstawie których naliczono wynagrodzenie (np. lista płac, rachunek), dowody zapłaty
i inne wymagane dokumenty.
Wypełniając Zestawienie 11 we wniosku o płatność należy pamiętać, by:
1. w kolumnie (5) dotyczącej daty zapłaty podać daty zapłaty wszystkich składowych
wynagrodzenia m.in.:
• wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na ROR lub gotówką
• zaliczki na podatek dochodowy
• składek ubezpieczenia odprowadzonych do ZUS
• ubezpieczenia PZU, raty pożyczki zakładowej (jeśli zostały wykazane)
2. w kolumnie (7,8) dotyczącej kwoty wydatków kwalifikowalnych podać kwoty brutto,
ponieważ kwoty wynagrodzeń nie zawierają podatku VAT.
Należy pamiętać, by były to pełne kwoty brutto na jakie opiewają dokumenty w przypadku listy
płac i deklaracji ZUS DRA.
3. w kolumnie (9) dotyczącej kwoty wydatków kwalifikowalnych podać:
• kwalifikowalną kwotę wynagrodzenia brutto wraz z narzutami pracodawcy jeżeli składki
odprowadzone przez pracodawcę są wykazane na liście płac/rachunku lub
• kwalifikowalną kwotę wynagrodzenia brutto jeżeli składki odprowadzone przez
pracodawcę nie są wykazane na liście płac/rachunku i wówczas w wierszu poniżej
• kwalifikowalną kwotę narzutów pracodawcy wynikającą z ZUS DRA
Należy pamiętać, że jeżeli składki odprowadzone przez pracodawcę nie są wykazane
na liście płac/rachunku, to wówczas w celu udokumentowania wydatków związanych
z wynagrodzeniami personelu w zestawieniu 11 w wierszu poniżej listy płac/rachunku
wpisywany jest dokument ZUS DRA. Ponadto w przypadku załączania WB, na którym widnieje
łączna kwota składek odprowadzonych do ZUS przez beneficjenta, jak również
w przypadku załączania WB potwierdzających zapłatę podatku dochodowego do Urzędu
Skarbowego, należy wskazać w opisie kwotę składek dotyczącą pracowników, których koszty
wynagrodzenia rozliczane są w danym wniosku o płatność.
Składki odprowadzone po okresie zakończenia realizacji projektu są wydatkiem
niekwalifikowalnym podobnie jak koszty urlopu dotyczącego okresu sprzed momentu
zatrudnienia personelu w projekcie.
7.5 KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Wydatki dotyczące podróży służbowych, przedstawiane do rozliczenia we wnioskach
o płatność, muszą być faktycznie poniesione i należycie udokumentowane.
W celu rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową pracowników wymagane
są poniższe dokumenty:
22
•
polecenie wyjazdu służbowego (zawierające na druku delegacji potwierdzenie odbycia
wyjazdu). W przypadku braku potwierdzenia odbycia delegacji na druku delegacji
konieczne jest dostarczenie innego dokumentu umożliwiającego stwierdzenie tego
faktu.
•
•
rozliczenie kosztów podróży służbowej
umowa o używanie do celów służbowych samochodu prywatnego (jeśli podróż
odbywała się samochodem prywatnym).
7.6 KARA UMOWNA
Kara
umowna,
wynikająca
z
zapisów
umowy
zawartej
między
beneficjentem/realizatorem projektu a wykonawcą/dostawcą, nie stanowi dochodu
w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, gdyż nie jest
wynikiem działalności operacyjnej projektu.
Zasady ogólne:
1. Jeżeli podczas realizacji umowy z wykonawcą/dostawcą zostanie naliczona kara umowna,
na podstawie zapisów umowy zawartej między beneficjentem/realizatorem projektu
a wykonawcą/dostawcą (z wyłączeniem kary umownej naliczonej z tytułu eksploatacji
przedmiotu umowy np. roszczenia z tytułu gwarancji), a beneficjent/realizator projektu:
A. dochodził kary umownej i potrącił o równowartość kary umownej wypłatę na rzecz
wykonawcy/dostawcy to kwalifikowane są koszty do wysokości wydatku
w znaczeniu kasowym (tj. kwoty jaka faktycznie została przekazana na rzecz
wykonawcy/dostawcy);
B.
dochodził kary umownej po dokonaniu zapłaty za wydatek na rzecz
wykonawcy/dostawcy (wykonawca/dostawca otrzymał zapłatę za wydatek w pełnej
wysokości i jest zobowiązany do wpłacenia równowartości kary umownej na rzecz
beneficjenta/realizatora projektu) i:
a)
odzyskał równowartość kary umownej do dnia kontroli końcowej na miejscu
realizacji projektu to o wartość kary umownej, co do zasady, pomniejszane zostają
koszty kwalifikowane projektu, wzrastają koszty niekwalifikowane, wartość
całkowita projektu pozostaje bez zmian (w tym przypadku otrzymana kara umowna
uznawana jest za dochód incydentalny);
b)
nie odzyskał kary umownej na dzień kontroli końcowej na miejscu realizacji
projektu to koszty kwalifikowane projektu nie zostają pomniejszone
o równowartość kary umownej.
Beneficjent przedstawi oświadczenie dot. odzyskania/nieodzyskania kary umownej
o treści zgodnej z zał. nr 8.1.17.
2.
Kara umowna pomniejsza wartość netto (nie pomniejsza podatku VAT).
3.
Jeżeli kara dotyczy umowy, która obejmuje zarówno wydatki kwalifikowalne
jak i niekwalifikowalne, naliczona kara umowna wpływa na wydatki kwalifikowalne
proporcjonalnie do udziału wydatków kwalifikowalnych w całej umowie
(z zastrzeżeniem pkt. 2).
4.
W sytuacji szczególnej, gdy kara umowna została naliczona z powodu odstąpienia
wykonawcy/dostawcy od umowy przed poniesieniem jakiegokolwiek wydatku w ramach
tej umowy wydatki kwalifikowalne projektu podlegają obniżeniu, z zachowaniem zasad
określonych w pkt. 1B.
23
5.
Kara umowna, otrzymana w znaczeniu kasowym, po dniu przeprowadzenia kontroli
końcowej na miejscu realizacji projektu, nie wpływa na kwalifikowalność wydatków
w projekcie.
Odstępstwo od ogólnych zasad:
Jeżeli beneficjent/realizator projektu poniósł stratę/szkodę i w efekcie dodatkowe koszty
w związku z naruszeniem przez wykonawcę/dostawcę warunków umowy i dysponuje
dokumentami księgowymi potwierdzającymi wysokość dodatkowych kosztów, jakie musiał
ponieść w związku z zaistniałą sytuacją, wówczas kara umowna jest traktowana jako
rekompensata poniesionej straty/szkody – wydatki kwalifikowalne są pomniejszane wyłącznie
o tę część kary umownej, która nie zostanie przeznaczona na pokrycie straty/szkody.
Sposób rozliczenia kary umownej:
1.
2.
3.
Jeżeli beneficjent/realizator projektu otrzymał (lub dokonał kompensaty) karę umowną
przed rozliczeniem zaliczki pobranej w ramach projektu, zgodnie z zapisami umowy
o dofinansowanie/uchwały dotyczącej realizacji projektu, środki pochodzące z kary
umownej stanowią dochód beneficjenta/realizatora projektu, a nierozliczona część zaliczki
winna być zwrócona zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie/uchwały dotyczącej
realizacji projektu.
Jeżeli
beneficjent/realizator
projektu
dokonał
kompensaty
płatności
z wykonawcą/dostawcą w tabeli 11 ujmuje faktycznie zapłaconą wartość wydatków
kwalifikowanych tj. pomniejszoną o wartość kary umownej.
W przypadku dokonania pełnej zapłaty na rzecz wykonawcy/dostawcy, a następnie
otrzymania wpłaty od wykonawcy/dostawcy równowartości kary umownej w tab. 11 ujmuje
faktycznie zapłaconą wartość wydatków kwalifikowanych tj. nie pomniejszoną
o wartość kary umownej. Wartość kary umownej należy wykazać w tabeli 12 jako dochód.
7.7 WADIUM
Wadia wynikające z procedury przetargowej prowadzonej w ramach projektu
zatrzymane przez beneficjenta nie mają wpływu na kwotę wydatków kwalifikowalnych.
7.8 DOCHÓD INCYDENTALNY
Beneficjent jest zobowiązany wykazywać we wnioskach o płatność wszelki dochód (w tym
dochód incydentalny) jaki wiąże się z realizacją projektu, a który nie został zaplanowany lub
został niedoszacowany na etapie wniosku o dofinansowanie projektu. Dochód incydentalny
występujący podczas realizacji projektu nie stanowi dochodu w rozumieniu art. 55
Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm., ponieważ nie jest wynikiem działalności
operacyjnej projektu, w związku z czym nie jest ujęty w analizie finansowej projektu.
Do dochodu incydentalnego można zaliczyć m.in. dochód z tytułu odsprzedaży drewna,
urządzeń, sprzedaży ziemi, wywozu gruzu, zwrot kosztów postępowania sądowego.
Zaleca się, by ww. dochód był wykazywany na bieżąco we wnioskach o płatność. Jeżeli
wartość dochodu w bieżącym wniosku będzie wyższa, niż wykazana wartość wydatków
kwalifikowanych, wówczas pomniejszana jest kwota kwalifikowana w bieżącym wniosku,
a o pozostałą część dochodu pomniejszone będą następne wnioski o płatność,
aż do rozliczenia całej kwoty. Wykazanie dochodu dopiero na etapie wniosku o płatność
końcową może spowodować, iż wartość wydatków kwalifikowanych ujęta we wniosku
o płatność końcową nie będzie wystarczająca do pomniejszenia całego dochodu. W takim
24
przypadku zaistnieje konieczność odzyskiwania od beneficjenta części należnych środków.
Istotnym faktem jest zatem monitorowanie przez Beneficjenta kwestii dochodów w projekcie i
wykazywanie ich na bieżąco we wnioskach o płatność, jednak nie później niż we wniosku
o płatność końcową.
W przypadku wystąpienia, w trakcie realizacji projektu, dochodów incydentalnych:
• a wydatki związane z wygenerowanymi dochodami stanowią wydatki kwalifikowane
w ramach projektu, uzyskany dochód (rozumiany jako różnica między przychodem
a kosztem związanym z uzyskaniem tego przychodu) pomniejsza wydatki
kwalifikowane w ramach projektu, przy czym przez wydatki związane
z wygenerowanymi przychodami należy rozumieć tylko dodatkowe wydatki związane
z uzyskaniem przychodów, które nie zostały uwzględnione w ramach wydatków
projektu;
• a wydatki związane z wygenerowanymi dochodami nie stanowią wydatków
kwalifikowalnych w ramach projektu, uzyskany dochód nie pomniejsza wydatków
kwalifikowanych w ramach projektu;
• a wydatki związane z wygenerowanymi dochodami stanowią w części wydatki
kwalifikowane a w części wydatki niekwalifikowane w ramach projektu, uzyskany
dochód (rozumiany jako różnica między przychodem a kosztem związanym
z uzyskaniem tego przychodu) pomniejsza wydatki kwalifikowane w ramach projektu
w takiej części w jakiej wydatki kwalifikowane przyczyniły się do powstania dochodu
przy czym przez wydatki związane z wygenerowanymi przychodami należy rozumieć
tylko dodatkowe wydatki związane z uzyskaniem przychodów, które nie zostały
uwzględnione w ramach wydatków projektu;
8. ZAŁĄCZNIKI
8.1 FORMULARZE DOKUMENTÓW, WZORY OŚWIADCZEŃ, WZORY OPISÓW
DOKUMENTÓW
8.2 INSTRUKCJE WYPEŁNIENIA FORMULARZY
8.3 Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków
dla projektów realizowanych w ramach działania 9.3 MRPO
25