Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 6 do SIWZ
Załącznik nr …… do umowy nr ……. z dnia ……………..
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
A. USŁUGI HOTELARSKIE:
Liczba osób – 170, przybycie w dniu 7 czerwca 2016 r. lub 14 czerwca 2016 r. lub 21
czerwca 2016 r.
1. obiekt zlokalizowany poza granicami administracyjnymi Warszawy, w odległości nie
większej niż 50 km od adresu: Warszawa, ul. Królewska 1.
W celu określenia czy obiekt/miejsce spełnia powyższe wymaganie Zamawiający
obligatoryjnie zweryfikuje poprzez portale internetowe pozwalające na obliczenie
odległości drogowej w kilometrach np.: maps.google.pl lub zumi.pl lub mapa.targeo.pl
W pierwszej rubryce należy wpisać adres: „Warszawa, ul. Królewska1”, a w drugiej
rubryce należy wpisać adres obiektu/miejsca,
2. Wykonawca zapewni przewóz uczestników konferencji spod Pałacu Kultury i Nauki
do siedziby ośrodka i z powrotem, w ramach ceny usługi. Transport będzie
jednorazowy:
a. w dniu 7 czerwca 2016 r. lub 14 czerwca 2016 r. lub 21 czerwca 2016 r.
30
o godzinie 17 spod Pałacu Kultury i Nauki (parking przed Kinoteką) do
ośrodka,
b. w dniu 10 czerwca 2016 r. lub 17 czerwca 2016 r. lub 24 czerwca 2016 r.
00
o godzinie 11 spod ośrodka do Pałacu Kultury i Nauki (parking przed
Kinoteką),
3. budynek nie może się znajdować w trakcie prac remontowo-budowlanych przez okres
trwania konferencji,
4. Wykonawca zapewni takie usytuowanie sali konferencyjnej, aby nie kolidowało to
z innymi przedsięwzięciami organizowanymi w tym terminie w obiekcie Wykonawcy,
5. zakwaterowanie - 40 pokoi jednoosobowych, 60 pokoi dwuosobowych
(z pojedynczymi łóżkami) z pełnym węzłem sanitarnym (ciepła i zimna woda 24h)
oraz ręcznikami,
00
6. data zakwaterowania: od godz. 17 w przeddzień konferencji, tj. 7 czerwca 2016 r.
lub 14 czerwca 2016 r. lub 21 czerwca 2016 r.
7. zakwaterowanie czterech osób (organizatorów) w przeddzień konferencji,
00
tj. 7 czerwca 2016 r. lub 14 czerwca 2016 r. lub 21 czerwca 2016 r. od godz. 11 ,
w pokojach jednoosobowych – w ramach puli 40 pokoi jednoosobowych,
8. śniadanie wliczone w cenę zakwaterowania,
9. zapewnienie w cenie usługi minimum 30 miejsc parkingowych,
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ostatecznej liczby uczestników
konferencji, maksymalnie o 10 osób, nie później niż pięć dni kalendarzowych przed
terminem konferencji, bez obciążania kosztami anulowania rezerwacji. Zamawiający
powiadomi Wykonawcę o zmniejszeniu liczby uczestników faksem lub e-mailem.
Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu,
11. za usługi nie objęte zamówieniem (np. koszty zagranicznych i krajowych rozmów
telefonicznych, przedłużony okres pobytu w hotelu, mini-bar, dodatkowe,
nie wchodzące w zakres zamówienia posiłki, napoje i usługi) należności regulują
bezpośrednio uczestnicy konferencji u Wykonawcy.
1
Nr sprawy: 1/ZP/16
B. USŁUGI INNE:
1. Wykonawca wyznaczy punkt recepcyjny konferencji wraz z jego obsługą (minimum 3
osoby) – rejestracja gości (listy obecności, identyfikatory), dystrybucja materiałów
konferencyjnych, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych
w trakcie konferencji. W przeddzień konferencji, tj. 7 czerwca 2016 r. lub 14 czerwca
00
00
2016 r. lub 21 czerwca 2016 r. (wtorek) od godz. 17 do godz. 20 oraz w pierwszym
dniu konferencji, tj. 8 czerwca 2016 r. lub 15 czerwca 2016 r. lub 22 czerwca 2016 r.
00
00
(środa) od godz. 8 do godz. 20
punkt recepcyjny będzie obsługiwany przez 3
osoby; w drugim dniu konferencji, tj. 9 czerwca 2016 r. lub 16 czerwca 2016 r. lub 23
00
00
czerwca 2016 r. od godz. 8
do godz. 19
– przez 1 osobę;
w ostatnim dniu konferencji, tj. 10 czerwca 2016 r. lub 17 czerwca 2016 r. lub 24
czerwca 2016 r. – nie będzie punktu recepcyjnego.
2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia materiałów konferencyjnych, w postaci:
-
170 teczek konferencyjnych wykonanych z wysokiej jakości skóry ekologicznej
posiadających rączkę, zamykanych na zamek błyskawiczny, wyposażonych
między innymi w: uchwyty na długopisy, kieszonki na wizytówki/karty kredytowe,
klip na notatki, segregator (ring), przegrodę na dokumenty formatu A4. Wymiary:
35 cm (+/- 0,5 cm) x 25 cm (+/- 0,5 cm) x 5 cm (+/- 0,3 cm). Wykonawca na
każdej teczce umieści napis: Doroczna Konferencja Psychologiczna 2016 oraz
adres strony: www.dwszdr.wp.mil.pl – w postaci papierowej wielokolorowej
naklejki. Wzór do ustalenia z Zamawiającym.
Przykładowa wizualizacja:
-
170 długopisów w kolorze granatowym ze srebrnymi elementami. Materiał:
aluminium. Wymiary 13,6 cm (+/- 0,5 cm) x 0,9 cm (+/- 0,3 cm) z niebieskim
wkładem. Wykonawca umieści na każdym długopisie metodą tampodruku napis:
Doroczna Konferencja Psychologiczna 2016 oraz adres: www.dwszdr.wp.mil.pl
2
Nr sprawy: 1/ZP/16
Przykładowa wizualizacja:
- 170 smyczy z poliestru w kolorze granatowym, szerokość ok. 10 mm, długość
ok. 430-450 mm, zakończona metalowym karabińczykiem. Wykonawca umieści
na każdej smyczy jednostronny biały napis: Doroczna Konferencja Psychologiczna
2016 oraz adres: www.dwszdr.wp.mil.pl metodą druku sublimacyjnego,
- 170 plastikowych identyfikatorów, orientacja pozioma, wymiary wewnętrzne: 56 mm
(+/- 4 mm) x 90 mm (+/- 5 mm). Wykonawca umieści w identyfikatorach kolorowe
(kilka kolorów) „wkładki”, zgodnie ze wzorem dostarczonym przez Zamawiającego.
Zamawiający dostarczy projekt „wkładki” najpóźniej na 14 dni przed dniem
rozpoczęcia konferencji. „Wkładki” we wszystkich identyfikatorach będą identyczne,
bezimienne. Każdy uczestnik samodzielnie będzie wpisywał swoje imię i nazwisko
na identyfikatorze,
Przykładowa wizualizacja:
-
170 kubków izotermicznych z uchem oraz pokrywką o pojemności ok. 400 ml (+/- 50 ml),
wykonanych ze stali nierdzewnej i plastiku w kształcie beczułki. Wymiary: 133 mm (+/- 10
mm) x 118 mm (+/- 10 mm) x 90 mm (+/- 8 mm). Kolor: niebieski. Wykonawca umieści na
każdym kubku, na ściance napis: Doroczna Konferencja Psychologiczna 2016 oraz adres
strony: www.dwszdr.wp.mil.pl metodą tampodruku. Każdy kubek pakowany w kartonik.
3
Nr sprawy: 1/ZP/16
Przykładowa wizualizacja:
-
170 przenośnych nośników danych (pendrive’ów) o pojemności min. 8 GB. Standard: min.
USB 2.0 Hi-Speed. Prędkość odczytu danych: min. 10 MB/sek. Prędkość zapisu danych: min.
3 MB/sek. Kompatybilność: Win98/NT/ME/2000/XP/Vista/Win7/Win8/MAC OS. Obudowa:
aluminium. Kształt: prostokątny. Wymiary: 58 mm (+/- 10 mm) x 17 mm (+/- 5 mm) x 8 mm
(+/- 5 mm). Kolor: niebieski. Nadruk: jednostronny biały o treści: Doroczna Konferencja
Psychologiczna 2016 oraz adres strony: www.dwszdr.wp.mil.pl Każdy pendrive pakowany
w osobne pudełko. Gwarancja: min. 24 miesiące.
-
170 toreb foliowych typu MARKET, uchwyty w formie otworów w torbie, format mieszczący
dokumenty A4, zakładka dolna i podklejka przy uchwycie. Wymiary: 340 mm (+/- 25 mm)
x 430 mm (+/- 25 mm) x 40 mm (+/- 10 mm). Kolor: granatowy. Materiał: folia LDPE, min. 80
mikronów. Znakowanie: sitodruk, napis obustronny, 1 kolor – biały. Treść nadruku: Doroczna
Konferencja Psychologiczna 2016 oraz adres strony: www.dwszdr.wp.mil.pl
Dotyczy wszystkich materiałów konferencyjnych
Wykonawca w ciągu 5 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy przedstawi do akceptacji przez
Zamawiającego po 2 projekty graficzne nadruków na poszczególnych materiałach konferencyjnych,
wykonane według wskazówek Zamawiającego. Zamawiający zaakceptuje projekty nadruków
na poszczególnych materiałach konferencyjnych lub zgłosi uwagi, które Wykonawca uwzględni
i w ciągu kolejnych 2 dni kalendarzowych od przekazania uwag przedstawi do ostatecznej akceptacji
projekty graficzne nadruków na każdym materiale konferencyjnym.
Wykonawca w ciągu 10 dni roboczych od dnia akceptacji projektów graficznych przedstawi
do akceptacji po 2 prototypy gotowych materiałów konferencyjnych, po 1 prototypie pozostanie
u Zamawiającego.
Wykonawca wykona materiały konferencyjne po akceptacji prototypów.
3.
Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu
konferencyjnych, które nie zostały rozdysponowane wśród uczestników.
materiałów
4.
Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną (min. 50 zdjęć) z przebiegu
konferencji,
tj. 2-3 ujęć zdjęcia grupowego oraz zdjęcia z rozpoczęcia konferencji i pierwszego
00
00
dnia jej przebiegu, tj. od godz. 10 do godz. 18 w dniu 8 czerwca 2016 r. lub 15
czerwca 2016 r. lub 22 czerwca 2016 r. za pomocą aparatu fotograficznego,
rozumianej jako minimum 50 zdjęć, o jakości min. 6 MPx oraz min. 240 DPI,
w formacie *.jpg. i przekaże Zamawiającemu na wyłączność materiały na nośniku CD
lub DVD w dniu zakończenia Konferencji.
4
Nr sprawy: 1/ZP/16
C. SALA KONFERENCYJNA:
00
1.
dostępna w dniu 8.06.2016 r. lub 15.06.2016 r. lub 22.06.2016 r. od godz. 9 (środa)
00
do dnia 10.06.2016 r. lub 17.06.2016 r. lub 24.06.2016 r. (piątek) do godz. 11 ,
2.
umożliwiająca przeprowadzenie konferencji dla 170 osób,
3.
znajdująca się w tym samym obiekcie, gdzie miejsca noclegowe,
4.
umożliwiająca uczestnikom swobodne poruszanie się, przy aranżacji w układzie
teatralnym ze stołem prezydialnym i mównicą,
5.
musi być klimatyzowana,
6.
musi posiadać możliwość sterowania oświetleniem (zwiększenie i zmniejszenie
intensywności, wyłączenie tylko jednej części) oraz posiadać oświetlenie
umożliwiające czytanie tekstu pisanego,
7.
posiadać nagłośnienie (mikrofony dla osób za stołem prezydialnym, na mównicy oraz
dwa bezprzewodowe dla pozostałych uczestników konferencji),
8.
wyposażona w sprzęt audiowizualny - laptop i rzutnik - umożliwiający wyświetlenie
zawartości pamięci pendrive, z widzialnością z dowolnego miejsca sali, z dostępem
do internetu,
9.
Wykonawca zapewni obsługę techniczną sali konferencyjnej, tzn. dyspozycyjny
personel techniczny, obecny co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem konferencji i w
trakcie trwania konferencji,
10.
Wykonawca będzie dysponował obsługą pomocniczą i personelem technicznym
umożliwiającym realizację całego zadania oraz interwencję w przypadku uszkodzeń
przedmiotów lub awarii. Wykonawca zapewni pomoc techniczną w obiekcie
konferencyjnym i zobowiąże się do usunięcia wszelkich uszkodzeń przedmiotów,
awarii oraz usterek, maksymalnie w ciągu 30 minut od zgłoszenia, zaś w przypadku
niemożności ich usunięcia, zapewni przedmioty zastępcze.
D. DWIE SALE ODPRAWOWE:
1.
dostępne w dniu 9.06.2016 r. lub 16.06.2016 r. lub 23.06.2016 r. (czwartek) od godz.
30
00
16 do godz. 20 ,
2.
umożliwiające przeprowadzenie odpraw dla 40 osób jedna oraz dla 30 osób druga,
3.
znajdujące się w tym samym obiekcie, gdzie miejsca noclegowe,
4.
zaaranżowane w układzie w podkowę powinny umożliwiać uczestnikom swobodne
poruszanie się,
5.
oświetlone światłem dziennym i elektrycznym, z możliwością zasłonięcia okien,
6.
wyposażone w tablicę sucho ścieralną z kompletem flamastrów i gąbką oraz tablicę
typu flipchart z markerami i zapasem papieru, a także w sprzęt audiowizualny - laptop
i rzutnik - umożliwiający wyświetlenie zawartości pamięci pen-drive, z widzialnością
z dowolnego miejsca sali, z dostępem do Internetu.
E. DODATKOWE POMIESZCZENIA:
1.
00
mała sala dla 20 osób, dostępna od godz. 8 w pierwszym dniu konferencji,
00
tj. 8.06.2016 r. lub 15.06.2016 r. lub 22.06.2016 r. (środa) do godz. 22 w drugim dniu
konferencji, tj. 9.06.2016 r. lub 16.06.2016 r. lub 23.06.2016 r. (czwartek).
Pomieszczenie powinno być oddalone od sali konferencyjnej, umożliwiające
nieskrępowany dostęp osób zaproszonych,
5
Nr sprawy: 1/ZP/16
2.
pomieszczenie do wyłącznej dyspozycji organizatorów dla 5 osób, dostępne od godz.
00
11
w przeddzień konferencji, tj. od dnia 7.06.2016 r. lub 14.06.2016 r.
00
lub 21.06.2016 r. do godz. 10 w ostatnim dniu konferencji, tj. 10.06.2016 r.
lub 17.06.2016 r. lub 24.06.2016 r. Pomieszczenie powinno być zamykane na klucz
oraz posiadać zaplecze techniczne umożliwiające pracę biurową (biurko, krzesła),
jak również zapewnić możliwość przechowywania materiałów konferencyjnych,
3.
Wykonawca zapewni organizatorom konferencji, 1 osoba wskazana przez
Zamawiającego, swobodny dostęp do drukarki i kserokopiarki, w ramach ceny usługi.
F. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
1.
w ramach ceny usługi Wykonawca zapewni w pierwszym dniu konferencji dla
170 uczestników oraz w drugim dniu konferencji dla 160 uczestników stały dostęp
do butelkowanej (0,5 l) wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), gorącej kawy
(rozpuszczalnej i sypanej), śmietanki lub mleczka do kawy, herbaty (5 rodzajów
do wyboru, m.in. zielona, owocowa, czarna), cukru, cytryny, owoców, ciast, drobnych
ciasteczek w trakcie trwania konferencji – miejsce na serwis kawowy w bezpośrednim
sąsiedztwie sali konferencyjnej, uwzględniające liczbę uczestników – kilka punktów,
2.
w małej sali stała wstawka dla 20 osób – butelkowana (0,5 l) woda mineralna
(gazowana i niegazowana), napoje gazowane w różnych smakach (m.in. cola,
pomarańcza, cytryna), butelkowane (poj. do 1l), soki owocowe w kartonach (1 l), kawa
(rozpuszczalna i sypana), śmietanka lub mleczko do kawy, herbata (kilka rodzajów),
cukier, cytryna, owoce, ciasta, drobne ciasteczka. Uzupełnienie wstawki będzie
następowało każdorazowo na polecenie Zamawiającego,
3.
w pomieszczeniu do dyspozycji organizatorów stała wstawka dla 5 osób butelkowana (0,5 l) woda mineralna (gazowana i niegazowana), napoje gazowane w
różnych smakach (m.in. cola, pomarańcza, cytryna), butelkowane (poj. do 1l),
4.
przeddzień konferencji 7.06.2016 r. lub 14.06.2016 r. lub 21.06.2016 r. (wtorek):
00
a. 14 – obiad – 4 osoby
00
b. 19 – kolacja – 160 osób
5.
pierwszy dzień konferencji 8.06.2016 r. lub 15.06.2016 r. lub 22.06.2016 r. (środa):
00
a. 8 – śniadanie – 160 osób
00
b. 14 – obiad – 170 osób
00
c. 20 – uroczysta kolacja – 170 osób
6.
drugi dzień konferencji 9.06.2016 r. lub 16.06.2016 r. lub 23.06.2016 r. (czwartek):
00
a. 8 – śniadanie – 160 osób
00
b. 14 – obiad – 160 osób
00
c. 19 – kolacja – 160 osób
7.
trzeci dzień konferencji 10.06.2016 r. lub 17.06.2016 r. lub 24.06.2014 r. (piątek):
00
a. 8 – śniadanie – 160 osób.
G. WYMAGANIA DOTYCZĄCE USŁUG GASTRONOMICZNYCH:
00
1.
posiadanie kuchni i restauracji czynnej minimum do godz. 24 ,
2.
zapewnienie wyżywienia w postaci:
a. wliczonego w cenę zakwaterowania śniadania w formie bufetu zawierającego
co najmniej dwa dania ciepłe (np. jajecznica, parówki, kiełbaski, naleśniki),
deski serów – co najmniej 3 rodzaje, deski wędlin gatunkowych – co najmniej
6 rodzajów, jajka, pieczywo mieszane w tym bułki i krojony chleb, masło,
dżemy, miód, jogurty, sałaty, warzywa, kawę, śmietankę lub mleczko do kawy,
herbatę (kilka rodzajów), cukier, cytrynę, mleko, płatki śniadaniowe, czekoladę
do smarowania pieczywa,
6
Nr sprawy: 1/ZP/16
b. wliczonego w cenę usługi obiadu w formie bufetu (różne menu na każdy
dzień), uwzględniającego dania wegetariańskie, składającego się z dwóch
rodzajów zup (do wyboru), 3 rodzajów ciepłych dań głównych (do wyboru),
3 rodzajów surówek/sałatek, deseru (ciasto, krem, lody), wody mineralnej
(niegazowanej i gazowanej), kompotu lub soku,
c.
wliczonej w cenę usługi kolacji w formie bufetu zawierającej co najmniej jedno
danie ciepłe (np. pierogi, placki, fasolka), wysokiej jakości sery (biały, żółty),
wędliny, jajka, pieczywo mieszane, masło, dżemy, jogurty, sałaty, warzywa,
kawę, śmietankę lub mleczko do kawy, herbatę (kilka rodzajów), cukier,
cytrynę,
d. wliczonej w cenę usługi uroczystej kolacji składającej się z co najmniej dwóch
rodzajów zup i trzech rodzajów dań gorących (do wyboru), uwzględniających
dania wegetariańskie, zimnych przekąsek (m.in. wędliny, sałatki, sery (białe
i żółte), galarety, jajka, warzywa świeże i konserwowane), pieczywa
mieszanego, kilku rodzajów ciast, pater z owocami, kawy (rozpuszczalna
i sypana), śmietanki lub mleczka do kawy, herbaty (co najmniej 5 rodzajów),
cukru, cytryny,
3.
podczas obiadu i uroczystej kolacji w pierwszym dniu konferencji, tj. 8.06.2016 r.
lub 15.06.2016 r. lub 22.06.2016 r. Wykonawca zapewni stolik VIP dla 10 osób
z ciągłą obsługą kelnerską. Na stołach powinna znajdować się zastawa, napoje,
przystawki. Obsługa kelnerska zaserwuje dania gorące, do wyboru gości, na
półmiskach,
4.
podczas uroczystej kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną w tle wraz
z osobą do obsługi sprzętu grającego,
5.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu na 7 dni przed datą rozpoczęcia konferencji
menu do akceptacji. W przypadku zgłoszenia uwag do menu, Wykonawca
zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia poprawionego menu
w ciągu 1 dnia. Zamawiający zastrzega sobie zmianę dań w menu w tych samych
granicach cenowych,
6.
w całodziennym jadłospisie powinny zostać uwzględnione produkty ze wszystkich
grup spożywczych,
7.
podczas każdego posiłku (śniadania, obiadu, kolacji) każdy uczestnik konferencji
oraz organizatorzy mają mieć zapewnione miejsca siedzące przy stoliku,
8.
świadczenie usług gastronomicznych odbywać się będzie zgodnie z Ustawą z dnia 25
sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2007 r. Nr 171,
poz. 1225 z późn. zm.)
Zamawiający dopuszcza możliwość wizji lokalnej w zaproponowanym przez Wykonawcę
obiekcie, celem weryfikacji oferty w zakresie jej zgodności z opisem przedmiotu
zamówienia.
7
Nr sprawy: 1/ZP/16