Wykonanie kompleksowej organizacji „Szkoleń dla pracowników

Załącznik nr 1
Wykonanie kompleksowej organizacji „Szkoleń dla pracowników resortu
środowiska w zakresie tematyki dotyczącej wdrożenia dyrektywy INSPIRE"
I. Przedmiot zamówienia i termin realizacji
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na opracowaniu
materiałów szkoleniowych i organizacji szkoleń dla pracowników resortu środowiska
w zakresie wykorzystania języka UML, XML, GML w zakresie niezbędnym do
realizacji zadań związanych z wdrażaniem dyrektywy INSPIRE oraz uwzględniania
w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia wymagań Dyrektywy INSPIRE
dla nowych i aktualizowanych zbiorów danych.
2. Zamówienie zostanie zrealizowane w terminie wrzesień-październik 2016 r.,
wyłączając dnia 25-30 września 2016 r.
3. Szkolenia powinny mieć charakter wykładowy lub warsztatowy, zgodnie z opisem
w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Szkolenia o charakterze warsztatowym
powinny zostać przeprowadzane w grupach liczących maksymalnie 12 uczestników,
dla szkoleń oznaczonych jako wykłady liczba osób ograniczona jest pojemnością sali
wykładowej (minimalna liczba uczestników zgodna z zał. nr 2).
4. Szkoleniem objęci są pracownicy następujących jednostek podległych
i nadzorowanych przez Ministerstwo Środowiska:
 Państwowego Instytutu Geologicznego – Państwowy Instytut Badawczy,
 Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej – Państwowy Instytut Badawczy,
 Krajowego Zarządu Gospodarki Wodnej,
 Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska,
 Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska,
 Instytutu Badawczego Leśnictwa,
dla których przewidziano przeprowadzenie 10 szkoleń z 4 tematów, obejmujących
udział 137 osób. W poszczególnych szkoleniach będą uczestniczyć w dużej mierze te
same osoby, co należy uwzględnić przy ustalaniu harmonogramu szkoleń.
5. Wszystkie szkolenia zostaną przeprowadzone na terenie miasta Warszawy.
II. Cel zamówienia
Celem szkoleń jest podniesienie wiedzy i kompetencji pracowników resortu środowiska,
które umożliwi właściwe wdrożenie dyrektywy 2007/2/WE (INSPIRE), nakładającej na
Polskę obowiązek gromadzenia i udostępniania danych przestrzennych, zgodnie
z ustanowionymi standardami - w zakresie tematów danych przestrzennych, dla których
organem wiodącym są jednostki resortu.
Szkolenia będą obejmować tematykę z zakresu:
 uwzględniania zapisów dot. INSPIRE w specyfikacjach istotnych warunków
zamówienia;
 wykorzystania języka UML w INSPIRE;
 wykorzystania języka XML w INSPIRE;
 wykorzystanie języka GML w INSPIRE.
III. Zakres prac
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkoleń.
Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usług cateringowych w trakcie szkoleń.
Przygotowanie i udostępnienie uczestnikom materiałów szkoleniowych i biurowych.
Organizacja i przeprowadzenie szkoleń.
Wykonanie raportu końcowego.
Wsparcie poszkoleniowe polegające na zapewnieniu możliwości konsultacji z osobą
przeprowadzającą szkolenie przez okres 30 dni po zakończeniu cyklu szkoleń.
Ad. III.1 Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkoleń
1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pocztą elektroniczną do akceptacji w terminie
maksymalnie 3 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, harmonogram szkoleń
obejmujący propozycje terminów poszczególnych szkoleń oraz zajęć poszczególnych
grup szkoleniowych, nazwiska trenerów oraz informację o ośrodku szkoleniowokonferencyjnym, w którym będą odbywały się szkolenia. Zamawiający dokona
weryfikacji harmonogramu w ciągu 3 dni kalendarzowych od daty otrzymania i zgłosi
Wykonawcy ewentualne uwagi. Wykonawca wprowadzi do Harmonogramu poprawki
w ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego.
2. W sytuacji gdy przedstawiony Harmonogram w dalszym ciągu będzie wymagał
poprawy, Zamawiający zgłosi Wykonawcy kolejne uwagi.
3. Harmonogram będzie tak skonstruowany, by w przypadku prowadzenia równolegle
szkoleń, uczestnicy szkoleń mogli wziąć udział we wszystkich deklarowanych
szkoleniach.
4. W przypadku zmiany trenerów, o których mowa w punkcie 1, którzy zostali
przedstawieni w ofercie, zmiana może nastąpić po akceptacji Zamawiającego, pod
warunkiem, że posiadają wymagane doświadczenie w przygotowaniu treści
programowych i materiałów z zakresu tematyki szkoleń, określone szczegółowo
w zapytaniu ofertowym, w punkcie III Warunki udziału w postępowaniu.
5. Wykonawca zapewni aby ośrodek szkoleniowy znajdował się w miejscu, do którego
będzie dogodny dojazd środkami transportu publicznego.
6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną do akceptacji w terminie
maksymalnie 7 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy następujące materiały:
a) projekt certyfikatów,
b) projekt zaproszenia na szkolenia,
c) projekt materiałów biurowych.
Zamawiający dokona weryfikacji materiałów z pkt. a-c w ciągu 2 dni kalendarzowych
od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne poprawki do materiałów
wskazanych w pkt. a-c w ciągu 2 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez
Zamawiającego.
7. Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną do akceptacji w terminie
minimalnie 7 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem z każdego tematu
następujące materiały:
a) Szczegółowy program szkoleń, będący rozwinięciem i kontynuacją konspektu
przedstawionego przez wykonawcę na etapie składania oferty;
b) Projekt materiałów szkoleniowych;
c) Projekt testów przed szkoleniem i projekt testów końcowych.
Zamawiający dokona weryfikacji wymienionych materiałów maksymalnie w ciągu
3 dni kalendarzowych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne
2
poprawki do ww. materiałów maksymalnie w ciągu 2 dni kalendarzowych od dnia
przekazania uwag przez Zamawiającego. Szczegółowy program szkolenia jest
rozwinięciem i kontynuacją konspektu przedstawionego na etapie składania oferty
i z nim zgodny. Wszelkie zmiany w szczegółowym programie względem konspektu
wymagają akceptacji Zamawiającego.
8. Zamawiający będzie przesyłał uwagi do materiałów oraz dokonywał akceptacji
wymienionych w pkt 1-7 dokumentów drogą elektroniczną.
9. Zmiana harmonogramu lub programu szkoleń w trakcie realizacji szkoleń będzie
możliwa jedynie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.
10. Materiały zaakceptowane przez zamawiającego uznane są za obowiązujące,
a Zamawiający zobowiązuje się do niedokonywania w nich zmian w terminie
późniejszym.
Ad. III.2 Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usług cateringowych w trakcie szkoleń
1. Wykonawca zapewni najem sal szkoleniowych na szkolenia, odpowiadających liczbie
uczestników poszczególnych grup szkoleniowych. Ponadto zapewni właściwe ich
wyposażenie: odpowiednie nagłośnienie, stoły, krzesła, w tym stół prezydialny dla
trenerów, ekran, rzutnik multimedialny, komputery dla trenera oraz uczestników
szkolenia (dla każdego z uczestników oddzielny laptop) wraz z koniecznym
oprogramowaniem do przeprowadzenia szkoleń, flipcharty, flamastry. Sale
szkoleniowe powinny być przestronne, nie mogą zawierać konstrukcji, które
utrudniają uczestnikom odbiór audiowizualny, np. filarów i wyposażone
w klimatyzację. Konieczne jest, by sale szkoleniowe były salami widnymi (dzienne
oświetlenie) oraz gwarantowały pracę w ciszy. Budynek, w którym zorganizowane
będzie szkolenie musi być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
2. Sale szkoleniowe powinny zapewniać możliwość wietrzenia (okna) i opcję
włączenia/wyłączenia klimatyzacji.
3. Wykonawca podczas każdego szkolenia zapewni usługę cateringową, tj: dwie przerwy
kawowe (po 15 min. każda), obiad trwający min. 40 minut na każde szkolenie.
4. Miejsce posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą
odbywały się szkolenia, w oddzielnym pomieszczeniu niż sala szkoleniowa.
5. W miejscu, w którym zorganizowany będzie obiad dla uczestników szkoleń muszą
być zapewnione miejsca siedzące w trakcie posiłku (obiad w formie zasiadanej).
6. W ramach przerw kawowych należy zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia:
a) napoje zimne (woda niegazowana i gazowana, soki),
b) napoje gorące (kawa, herbata),
c) drobne przekąski lub kruche ciastka i owoce.
7. W ramach przerw obiadowych należy zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia:
a) zupę – 1 rodzaj
b) drugie danie – minimum 2 rodzaje do wyboru (dania mięsne i bezmięsne)
c) napoje: woda, soki
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycje co najmniej
3 zestawów menu na przerwy kawowe oraz 3 zestawów obiadowych, na 7 dni przed
pierwszym szkoleniem uwzględniając preferencje żywieniowe (dania mięsne, bezmięsne)
uczestników, wskazane w formularzu zgłoszeniowym. Zestawy te będą zamiennie
wykorzystywane podczas wszystkich szkoleń.
8. Wykonawca zapewni stały dostęp do dystrybutora wody pitnej, lub wodę butelkowaną
w trakcie trwania szkolenia.
3
9. Wykonawca zapewni dodatkowo kompleksowy sprzęt cateringowy, w tym zastawę
wielokrotnego użytku, do wszystkich serwowanych dań i napojów, sztućce metalowe
– wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń
w miejscu szkolenia, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na śmieci i odpadki,
serwetki oraz estetyczną dekorację stołów.
Ad. III.3 Przygotowanie i udostępnienie uczestnikom materiałów szkoleniowych i biurowych
1. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom szkolenia bezpłatne materiały
szkoleniowe, głównie w wersji elektronicznej. Wersja papierowa wymagana jest tylko
w przypadku kiedy jest to koniecznie do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia.
2. Materiały szkoleniowe przeznaczone na wykłady, przygotowane w formie prezentacji,
powinny być sformułowane pod względem treści merytorycznej, w sposób
umożliwiający wykorzystanie ich jako samodzielnego źródła wiedzy zarówno
uczestników szkoleń, jak i pracowników w nich nieuczestniczących. Forma materiału
powinna pozwolić na zamieszczenie go na stronie internetowej Zamawiającego.
3. Materiały szkoleniowe wykorzystywane podczas warsztatów, przygotowane w formie
zeszytów ćwiczeń i studiów przypadku, powinny uwzględniać klucz odpowiedzi,
który zostanie osobno przekazany uczestnikom szkolenia po jego zakończeniu. Forma
zeszytu ćwiczeń i klucza odpowiedzi powinna umożliwić wykorzystanie ich jako
samodzielnego źródła wiedzy zarówno dla uczestników szkoleń, jak i dla
pracowników w nich nieuczestniczących. Forma materiału powinna pozwolić na
zamieszczenie go na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Wykonawca zapewni opracowanie i przekazanie materiałów szkoleniowych, w formie
elektronicznej oraz papierowej (tam gdzie jest to konieczne z uwagi na charakter
szkolenia) jako wydruk dwustronny wszystkich materiałów, w układzie
zapewniającym czytelność oraz przybory biurowe tj. długopis, notatnik dla
wszystkich uczestników szkoleń prowadzonych zarówno w formie wykładowej, jak
i warsztatowej.
5. Wykonawca ponadto zapewni niezbędne ustawy, wytyczne, prezentacje, itp. dla
uczestników szkoleń prowadzonych w formie warsztatowej.
6. Materiały szkoleniowe muszą uwzględniać ćwiczenia praktyczne, studia przypadku
dotyczące poszczególnych tematów szkoleń, muszą mieć atrakcyjną formę np. mogą
to być zeszyty ćwiczeń do wypełnienia.
7. Materiały wykorzystane do przygotowania szkoleń, tam gdzie będzie to możliwe,
powinny być ekologiczne tzn., że sposób produkcji materiałów, z których wykonane
będą artykuły jest obiektywnie jak najmniej szkodliwy dla środowiska.
8. Wszystkie materiały, zarówno szkoleniowe, jak i biurowe, muszą być oznaczone
zgodnie z „Instrukcją oznakowania przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW”
(http://nfosigw.gov.pl/oferta-finansowania/srodki-krajowe/informacjeogolne/instrukcja-oznakowania-przedsiewziec/) oraz oznaczone logo Ministerstwa
Środowiska.
Ad. III. 4 Organizacja i przeprowadzenie szkoleń
1. Wykonawca powinien zorganizować szkolenia w zakresie określonym w niniejszym
OPZ.
2. Językiem szkoleń będzie język polski, w związku z tym wykłady i warsztaty będą
prowadzone po polsku i wszelkie materiały związane ze szkoleniami zostaną
przygotowane w języku polskim.
4
3. Szkolenia powinny mieć charakter wykładowy lub warsztatowy, zgodnie z opisem
w załączniku nr 2. Szkolenia o charakterze warsztatowym powinny zostać
przeprowadzane w grupach liczących maksymalnie 12 uczestników, dla szkoleń
oznaczonych jako wykłady liczba osób ograniczona jest pojemnością sali wykładowej
(minimalna liczba uczestników zgodna z zał. nr 2.).
Metody szkoleniowe:
a) warsztaty – rozwiązywanie praktycznych przykładów,
b) wykład z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej.
4. Wykonawca zapewnieni po 2 miejsca na szkoleniach dla obserwatorów –
pracowników Ministerstwa Środowiska (w przypadku formy warsztatowej szkolenia bez konieczności zapewnienia stanowiska komputerowego), oraz możliwość
korzystania z usług cateringowych na szkoleniu.
5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia szkoleń zostaną ustalone w porozumieniu
z Zamawiającym. Dzień szkoleniowy rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie 9.00
a zakończy się nie później niż o godzinie 17:00.
6. Szkolenia będą się odbywać od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo
wolnych od pracy. Szkolenia o charakterze warsztatowym, trwające dłużej niż 1 dzień
odbywać się będą w kolejno następujących po sobie tygodniach. W tygodniu może się
odbyć maksymalnie jeden dzień szkoleniowy.
7. Jeden dzień szkoleniowy to minimum 4 godziny, maksymalnie 7 godzin zegarowych,
w tym dwie przerwy kawowe po 15 minut i przerwa na obiad - 40 minut. W/w
przerwy wchodzą w zakres czasu trwania jednego dnia szkoleniowego.
8. Wykonawca zapewni trenerów spełniających wymagania określone w niniejszym
opisie przedmiotu zamówienia.
9. Szkolenia muszą uwzględniać obowiązujące akty prawne oraz wytyczne szczególnie
regulujące kwestie wymienionych tematów w zał. 2.
10. Zamawiający po podpisaniu umowy z wykonawcą przekaże listę uczestników
szkoleń, zawierającą imię i nazwisko uczestnika, adres e-mail, nr telefonu.
Wykonawca wyśle w wersji elektronicznej, zaproszenie na szkolenia do uczestników
szkoleń, zawierających informacje o terminie, lokalizacji i programie szkolenia,
będzie przyjmował potwierdzenia uczestnictwa osób zgłoszonych na szkolenie
i sporządzał listę uczestników szkoleń.
11. W przypadku niewykorzystania miejsc w grupie szkoleniowej, Wykonawca w trybie
natychmiastowym poinformuje o tym Zamawiającego. Po stronie Zamawiającego leży
obowiązek pozyskania uczestników szkolenia, tak aby zapewnić ustaloną liczebność
w grupie
12. Wykonawca poinformuje uczestników szkoleń drogą elektroniczną o odwołaniu
szkolenia, w przypadku gdy Zamawiający podejmie decyzję o jego odwołaniu
z powodu niezapewnienia uczestnictwa na poziomie minimum 50 %.
13. Wykonawca poinformuje uczestników szkolenia, że organizatorem szkolenia jest
Ministerstwo Środowiska i jest ono finansowane ze środków Narodowego Funduszu
Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
14. Wykonawca przedstawi każdorazowo Zamawiającemu do akceptacji listę
potwierdzonych uczestników szkoleń nie później niż 7 dni kalendarzowych przed
każdym szkoleniem.
15. Wykonawca przekaże wszystkim osobom uczestniczącym w szkoleniach, niezbędne
informacje związane między innymi z organizacją szkoleń, sposobem dojazdu.
16. Wykonawca zapewni obsługę techniczną przed i w trakcie szkolenia.
17. Po stronie Wykonawcy leży organizacja i obsługa recepcji - rejestracja uczestników,
dystrybucja materiałów szkoleniowych, ankiet ewaluacyjnych, testu wiedzy,
5
przyborów biurowych, udzielanie informacji uczestnikom szkoleń, przygotowanie
listy obecności uczestników szkoleń.
18. Każde szkolenie o charakterze warsztatowym zakończy się krótkim egzaminem.
Uczestnikom, którzy zaliczyli egzamin na poziomie przynajmniej 50%, zostaną
wydane certyfikaty. Certyfikaty, oznaczone zgodne z „Instrukcją oznakowania
przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW” oraz oznaczone logo Ministerstwa
Środowiska, zostaną wydrukowane i dostarczone w formie pisemnej uczestnikom
szkolenia przez Wykonawcę (najpóźniej w ciągu 7 dni od zakończenia szkolenia).
Warunkiem uzyskania certyfikatu będzie także obecność na każdym dniu szkolenia,
przewidzianym w programie, potwierdzona podpisami uczestnika na liście obecności.
19. Wykonawca przygotuje i przed zakończeniem każdego szkolenia rozda uczestnikom
do wypełnienia ankiety ewaluacyjne i zapewni zwrot wypełnionych ankiet na
poziomie wynoszącym co najmniej 70% wszystkich uczestników szkolenia. Kopie
elektroniczne ankiet ewaluacyjnych będą przesyłane do Zamawiającego drogą
elektroniczną w dniu zakończenia szkolenia. Po zakończeniu wszystkich szkoleń,
Wykonawca przekaże ankiety Zamawiającemu jako załącznik do raportu końcowego.
Wykonawca przedstawi w raporcie końcowym z wykonania zamówienia pełną analizę
oceny szkoleń przez uczestników.
Ad. III.5 Wykonanie raportu końcowego
Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu raport po zakończeniu szkoleń w formie
elektronicznej oraz pisemnej, zawierający:
 miejsce i terminy szkoleń,
 listę trenerów/wykładowców,
 listę uczestników wraz z informacją w jakim szkoleniu uczestniczyli,
 opis przebiegu szkoleń, wraz z ich programem,
 analizę oceny szkoleń przez jego uczestników,
 załączniki w postaci list obecności, materiałów szkoleniowych, podsumowanie ankiet
ewaluacyjnych, ankiety ewaluacyjne.
Oznakowanie przygotowanego raportu musi być zgodne z „Instrukcją oznakowania
przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW” oraz logo Ministerstwa Środowiska.
Ad. III.6 Wsparcie poszkoleniowe
Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia możliwość konsultacji z osobą
przeprowadzającą szkolenie (mailowo lub telefonicznie), w zakresie tematycznym
realizowanego szkolenia, w okresie 30 dni roboczych od daty przeprowadzenia szkolenia.
VI. Informacje dodatkowe
Projekt jest finansowany ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej.
6