Praktyczne wskazówki dla Wnioskodawców

Praktyczne wskazówki dla Wnioskodawców aplikujących
o środki w ramach Konkursu zamkniętego na projekty
innowacyjne testujące PO KL nr 01/POKL/VI/I%/2010 w
ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013
Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku
Gdańsk, 23 sierpień 2010
1
Wprowadzenie
Przygotowanie dobrego projektu o charakterze innowacyjnym stanowi duże
wyzwanie. Wnioskodawcy mogą doświadczyć trudności, które nie występują przy
standardowych konkursach. Na etapie aplikowania o środki na realizację projektów
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej podstawowe zagrożenie stanowi zarówno
wyjątkowa trudność zagadnienia - wymagająca nowatorskiego podejścia, jak również
procedury ubiegania się o dofinansowanie projektu.
Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku aktualnie realizuje grant „Poprawa jakości
wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013
poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW
EQUAL 2004-2006, dot. stworzenia sieci współpracy pomiędzy instytucjami
zaangażowanymi we wdrażanie PO KL. Do współpracy w ramach grantu, w charakterze
Partnerów przystąpiły następujące instytucje: Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku,
Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie, Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu, Wojewódzki
Urząd Pracy w Szczecinie, Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu, Dolnośląski Wojewódzki
Urząd Pracy w Wałbrzychu oraz Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu. W
spotkaniach w ramach w/w inicjatywy biorą również udział przedstawiciele Krajowej
Instytucji Wspomagającej i Krajowego Ośrodka EFS.
W związku z tym, że zostały zidentyfikowane problemy, dotyczące fazy naboru
wniosków, WUP w Gdańsku wystąpił o opinię nt. procedury aplikowania w konkursach na
realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej do podmiotów, które
ubiegały się o środki na realizację w/w projektów w ramach PO KL 2007-2013.
Wnioskodawcy, wskazując istotne przeszkody w uzyskaniu dofinansowania w większości
zgłaszali: skomplikowane procedury i zbyt mało informacji nt. sposobu przygotowania
wniosku.
Mając na uwadze rozwiązania wypracowane w ramach w/w grantu, Wojewódzki
Urząd Pracy w Gdańsku przygotował dokument, zawierający praktyczne wskazówki dla
Wnioskodawców aplikujących o środki w ramach Konkursu zamkniętego na projekty
innowacyjne testujące PO KL nr 01/POKL/VI/IN/2010 w ramach Priorytetu VI Rynek pracy
otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
Niniejszy dokument ma charakter zaleceń IOK i został stworzony w celu uzupełnienia
informacji, dotyczących aplikowania o środki PO KL na realizację projektów innowacyjnych
i współpracy ponadnarodowej, zawartych w Dokumentacji Konkursu i stanowi jeden z
elementów modelu działań informacyjno-promocyjnych, który został wypracowany podczas
seminariów, o których mowa powyżej. Dokument zawiera:
1. Listę najczęściej popełnianych błędów formalnych (s.4);
2
2. Różnice formalne przy wypełnianiu wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego, w
odniesieniu do projektu standardowego (s. 4);
3. Pytania i odpowiedzi (s.5);
4. Na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowania założeń merytorycznych
realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej (s.11);
5. Praktyczny przewodnik po dokumentach programowych (s. 15).
Mamy nadzieję, że zebrane wskazówki będą stanowić dla Państwa dodatkowe
ułatwienie przy ubieganiu się o dofinansowanie na realizację nowych, nieszablonowych
rozwiązań służących poprawie sytuacji na rynku pracy, a także przyczynią się do
usprawnienia procesu naboru i oceny projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL.
3
1. Lista najczęściej popełnianych błędów formalnych
Do błędów, najczęściej popełnianych na etapie oceny formalnej należą m.in.:
• sporządzenie wniosku na niewłaściwym formularzu;
• nieprawidłowe wpisanie Instytucji, do której wniosek zostanie złożony w pkt. 1.5
wniosku o dofinansowanie;
• brak lub niewłaściwy numeru konkursu w pkt. 1.6 wniosku o dofinansowanie;
• niezgodność okresu realizacji projektu z warunkami konkursu określonymi w
dokumentacji konkursowej (pkt. 1.8 wniosku o dofinansowanie);
• brak wymaganych podpisów oraz pieczęci osób uprawnionych do podejmowania
decyzji wiążących w stosunku do beneficjenta (wskazanych w pkt. 2.6 wniosku o
dofinansowanie) w części V wniosku "Oświadczenie";
• wartość projektu niezgodna z warunkami konkursu określonymi w dokumentacji
konkursowej;
• niekompletnie wypełniony wniosek (wniosek nie został pozytywnie sprawdzony w
ramach generatora i posiada oznaczenie „WYDRUK PRÓBNY”);
• brak drugiego papierowego egzemplarza wniosku o dofinansowanie;
• brak lub nie dająca się odczytać elektroniczna wersja wniosku (plik XML);
• niezgodność sum kontrolnych wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną.
2. Różnice formalne przy wypełnianiu wniosku o
dofinansowanie projektu innowacyjnego, w odniesieniu do
projektu standardowego
Wniosek o dofinansowanie projektu innowacyjnego różni się od wniosku o dofinansowanie
projektu standardowego w dwóch miejscach:
1) Przy wypełnianiu punktu 1.2 „Numer i nazwa Działania”, należy wybrać Działanie
6.4, które odnosi się do realizacji projektów innowacyjnych w ramach Priorytetu VI
PO KL. Po wybraniu w/w Działania formularz wniosku automatycznie zmieni się w
punktach:
- 1.10 Projekt współpracy ponadnarodowej – zaznaczona jest opcja NIE,
- 1.11 Projekt innowacyjny – zaznaczona jest opcja TAK
- w części III Charakterystyka projektu – pojawiają się pytania dot. realizacji projektu
innowacyjnego, zmianie ulega również punktacja.
2) Ulega zmianie zakres w części III wniosku – Charakterystyka projektu oraz zwiększa
się liczba znaków, które można wpisać we wniosek o dofinansowanie. Tą część
wniosku należy wypełnić zgodnie z instrukcją wypełniania części III wniosku o
dofinansowanie projektu innowacyjnego testującego (2.1), zawartą w Podręczniku
4
przygotowania wniosków o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki.
Pozostałe pola wypełniane są w taki sam sposób jak dla projektu standardowego.
Wnioskodawca załącza do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego takie same
załączniki jak dla projektu standardowego. Jeżeli wniosek dotyczy realizacji projektu
innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym należy dodatkowo załączyć list
intencyjny partnera ponadnarodowego.
3. Pytania i odpowiedzi
Na stronie internetowej www.kiw-pokl.org.pl, w zakładce „Pytania i odpowiedzi (FAQ)”,
znajdują się następujące informacje, dotyczące projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej.
3.1 Projekty innowacyjne
- Czy beneficjent projektu innowacyjnego, należący do sektora finansów publicznych
każdorazowo składając wniosek zobowiązany jest do uruchomienia procedury wyboru
partnera spoza sektora finansów publicznych (np. w sytuacji kiedy wcześniej instytucja
zawarła partnerstwo w celu realizacji innych zadań), czy do każdego projektu konieczna
jest odrębna umowa regulująca zasady współpracy?
Zawarcie partnerstwa przed realizacją projektu nie zwalnia projektodawcy należącego do
sektora finansów publicznych z obowiązku stosowania się do zapisów art. 28 a ustawy o
zasadach prowadzenia polityki rozwoju, czyli dokonania wyboru partnera spoza sektora
finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania
podmiotów, czyli ogłoszenia otwartego naboru partnerów. Projektodawca w ten sposób
udowadnia, że wybrany partner spełnia wymogi i jest najwłaściwszy do realizacji określonego
projektu. Należy podkreślić, że z powodu braku otwartego naboru wnioskodawca może mieć
problemy z uzupełnieniem pkt. 3.5 we wniosku Potencjał projektodawcy i zarządzanie
projektem odnośnie informacji o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i
bezstronności w wyborze partnerów określonych w art. 28a w przypadku partnerstwa
jednostek publicznych i niepublicznych, gdy liderem jest jednostka publiczna. Jednostka
publiczna w tym pkt. oświadcza, że wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a.
Brak takiej informacji może w sposób negatywny wpłynąć na ocenę wniosku.
- W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL jest mowa o twinningu, który jest możliwy pomiędzy
instytucjami sektora publicznego działającymi w tym samym obszarze i udzielającymi
sobie wsparcia. Czy do tego sektora zalicza się państwowe uczelnie publiczne?
Tak, uczelnie państwowe są podmiotami publicznymi i mogą współpracować w ramach
twinningu.
5
- W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL, jest informacja, że Beneficjentami projektów
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mogą być wszystkie podmioty
uprawnione do realizacji projektów w ramach PO KL. Czy oznacza to, że np. w ramach
działania 4.1.1 o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe? Czy
przykładowo partnerem zagranicznym w ramach projektu ponadnarodowego
realizowanego w działaniu 4.1.1 może być inna instytucja niż szkoła wyższa?
Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL Beneficjentami - tj. podmiotami, które
mogą wnioskować o dofinansowanie, a następnie realizować projekt PO KL - w ramach
Poddziałania 4.1.1., mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie
dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów
odrębnych), nie muszą to być szkoły wyższe, które zgodnie z SzOP stanowią grupę docelową
(między innymi), tzn. są podmiotami bezpośrednio korzystającymi z pomocy. Na podstawie
kryteriów zawartych w Planie Działania na dany rok, IP/IP2 określa w dokumentacji
konkursowej dodatkowe wymagania odnośnie podmiotów uprawnionych do ubiegania się o
dofinansowanie. Partnerem ponadnarodowym nie musi być w tym przypadku szkoła wyższa,
lecz każda organizacja, z którą możliwe jest prowadzanie współpracy ponadnarodowej na
zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i
współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL.
- Jak i czy planować działania projektowe podczas ostatniej części I etapu realizacji
projektu innowacyjnego, czyli przekazania strategii wdrażania projektu do opinii Sieci
Tematycznych?
Projekt innowacyjny testujący jest realizowany w dwóch etapach. Etap I czyli etap
przygotowania kończy się opracowaniem strategii wdrażania projektu innowacyjnego.
Negatywna ocena strategii skutkuje rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu. W
trakcie prac nad harmonogramem, w okresie przekazania strategii wdrażania do
zaopiniowania przez Sieć Tematyczną należy zaplanować minimum 28 dni roboczych na
tzw. przerwę techniczną w realizacji projektu innowacyjnego w taki sposób, aby w tym
okresie nie podejmować działań zasadniczych z punktu widzenia projektu. Ten czas powinien
zostać również uwzględniony w budżecie projektu, poprzez finansowanie tylko zadań
związanych z obsługą projektu i kosztami administracyjnym np. koszty utrzymania biura
projektowego. Taki sposób postępowania jest zalecany ze względu na ograniczenie ryzyka
ponoszenia kosztów przez beneficjenta w przypadku negatywnej oceny strategii wdrażania
projektu lub zalecenia przez Sieci Tematyczne takich zmian, które doprowadzą do
konieczności wprowadzenia zmian w dalszym etapie realizacji projektu.
- Czy możliwe jest objęcie projektem innowacyjnym grupy docelowej, której nie
zdefiniowano w Szczegółowym Opisie Priorytetów w POKL?
Interpretacja przekazana przez Instytucję Zarządzającą: Zgodnie z Wytycznymi Ministra
Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL projekty innowacyjne realizowane są w ramach
poszczególnych Priorytetów PO KL i Tematów dla projektów innowacyjnych a nie Działań
/Poddziałań zdefiniowanych w SzOP. Oznacza to, że nie ma podstaw do weryfikacji
6
zgodności grupy docelowej projektów innowacyjnych z katalogiem określonym dla danego
Działania /Poddziałania SzOP, czyli weryfikacji wpisania grupy docelowej w SzOP. Projekty
innowacyjne są finansowane w ramach PO KL i muszą prowadzić do osiągnięcia celów
założonych w Programie. W konsekwencji, projekty te muszą wspierać grupy docelowe
wpisujące się w cele i zakres Priorytetu, w ramach którego są wdrażane. Weryfikacji podlega
fakt, czy objecie danej grupy docelowej projektem przyczynia się do realizacji celów danego
Priorytetu. Adresatami wsparcia w tym przypadku mogą być zarówno osoby/podmioty
wskazane w SzOP, jak i szersze grupy odbiorców i użytkowników.
3.2 Współpraca ponadnarodowa
- Czy firma "matka" z Londynu może zawrzeć umowę/porozumienie z firmą "córką"
zarejestrowaną w Polsce i realizować wspólny projekt współpracy ponadnarodowej?
Realizacja
projektów
współpracy
ponadnarodowej
umożliwia
wykorzystanie
międzynarodowych doświadczeń i wiedzy zagranicznych partnerów, przetestowanie i
udoskonalenie istniejących w ich krajach materiałów i metod, a także wspólne opracowanie
nowych produktów. Współpraca ponadnarodowa umożliwia projektodawcom porównanie ich
podejścia w zakresie typów realizowanych operacji (projektów) określonych w
Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL z podejściem stosowanym w innych krajach
członkowskich, a także pozwala projektodawcom, którzy zamierzają podjąć pracę lub pracują
nad rozwiązaniem takich samych lub podobnych problemów, na znalezienie lepszego,
bardziej nowatorskiego rozwiązania sytuacji problemowej niż gdyby realizowali projekt
jedynie o zasięgu krajowym. Powyższe korzyści stanowią wartość dodaną wynikającą z
realizacji projektów we współpracy ponadnarodowej będącą zarazem podstawową przesłanką
do nawiązywania takiej współpracy. Partnerstwo ponadnarodowe tworzy dwóch partnerów w
tym jeden z Polski. Podpisanie porozumienia pomiędzy firmą "matką" mającą siedzibę w
Londynie a firmą "córką" z siedzibą w Polsce nie stanowi partnerstwa ponadnarodowego.
Wymiana doświadczeń pomiędzy firmą „matką” w Londynie i firmą „córką” w Polsce
odbywa się w sposób ciągły i stanowi istotę tworzenia nowych podmiotów poza krajem
pochodzenia firmy „matki”. Nie istnieją zatem przesłanki do dodatkowego finansowania tej
wymiany doświadczeń w ramach PO KL. Firma "córka", jeśli nie podlega wykluczeniu z
ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 o
finansach publicznych), może być natomiast projektodawcą projektu współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL i pozyskać do partnerstwa instytucję/organizację z
zagranicy (partnera ponadnarodowego). Firma „córka” wystąpi wtedy w roli projektodawcy
PO KL składającego wniosek o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej.
Pozyskana do współpracy ponadnarodowej instytucja/organizacja zagraniczna podpisze list
intencyjny z firmą „córką”, a po akceptacji projektu do realizacji umowę o współpracy
ponadnarodowej.
Projektodawcą może zostać również instytucja/organizacja z Polski i zaprosić do współpracy
firmę „matkę” z Londynu wpisując ją jako partnera ponadnarodowego do wniosku o
dofinansowanie projektu i załączając list intencyjny podpisany przez firmę z Londynu. Po
7
akceptacji projektu do realizacji zostanie także podpisana umowa o współpracy
ponadnarodowej.
- Czy inna firma z Polski może zawrzeć umowę bezpośrednio z firmą „matką” w
Londynie, a firma „córka” w Polsce będzie rozliczać wszelkie koszty, tak aby nie
dochodziło do przepływów finansowych?
Co do zasady koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez
poszczególnych partnerów proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca
ponadnarodowa. Instytucja Zarządzająca PO KL zaleca stosowanie zasady wzajemności
polegającej na tym, że partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy
ponadnarodowej. Dlatego też koszty współpracy są dzielone pomiędzy strony umowy
partnerskiej zgodnie z założeniem, że każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie.
Jeżeli poszczególne wydatki wiążą się z realizacją zadania przypisanego do konkretnego
partnera, on je finansuje. Zasada wzajemności w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę
współpracy ponadnarodowej. Powyższa zasada, dotyczące ponoszenia kosztów związanych z
nawiązaniem współpracy ponadnarodowej przez każdego partnera z własnych źródeł
powodują, iż z punktu widzenia projektu PO KL nie ma znaczenia, kto będzie rozliczał koszty
po stronie partnera ponadnarodowego, gdyż nie będą one finansowane w ramach polskiego
Programu. Zasada ta oznacza również, że nie będzie dochodziło do przepływów finansowych
między partnerami bez względu na ich siedzibę. Ponadto, firma „matka” i „córka” to odrębnie
zarejestrowane podmioty, co wykluczałoby możliwość ewentualnego przekazania zadań
dotyczących rozliczenia kosztów przez firmę „córkę” w przypadku podpisania umowy przez
firmę „matkę”.
- Czy w ramach rozliczeń finansowych projektu współpracy ponadnarodowej możliwe
jest refakturowanie?
Proszę zwrócić uwagę, że każdorazowe dokonanie płatności generuje określone koszty
bankowe. Jeśli to partner zagraniczny będzie płacił za faktury poniesie on koszty przelewu
bankowego i nawet, jeśli będą one minimalne to mogą zostać przeniesione na
projektodawcę/beneficjenta PO KL za pomocą refaktury wystawionej przez partnera
zagranicznego zwiększając tym samym koszty ponoszone przez projektodawcę/beneficjenta
PO KL. Ponadto należałoby się zastanowić nad koniecznością dołączenia do refaktury kopii
faktury (opisanej i poświadczonej za zgodność z oryginałem), na podstawie której partner
zagraniczny dokonał płatności. Dodatkowo w całej operacji należy jeszcze uwzględnić
kwestie podatku VAT. W zależności od tego czy instytucja, którą reprezentuje partner
zagraniczny jest czy nie jest płatnikiem podatku VAT będzie on lub nie będzie naliczony na
refakturze.
Znacznie prostszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury bezpośrednio na
projektodawcę/beneficjenta PO KL.
- Czy możliwa jest forma współpracy ponadnarodowej pomiędzy podmiotami
skupionymi w ramach jednej sieci ponadnarodowej, np. EU%OP?
Tak, zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL, możliwa jest współpraca pomiędzy podmiotami
8
działającymi w partnerstwie nawiązującymi współpracę ponadnarodową z instytucjami
działającymi w parnerstwie lub sieci organizacji/instytucji zagranicznych.
- Do wniosku o dofinansowanie projektu ponadnarodowego musi zostać dołączony list
intencyjny. W jakim języku powinien zostać sporządzony?
Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL: "list intencyjny
składany jest w języku angielskim, francuskim, niemieckim lub polskim. Wersja podpisana w
jednym z ww. języków ma charakter obowiązujący. Wraz z tym dokumentem
projektodawca/beneficjent składa tłumaczenie listu intencyjnego na język polski (w
przypadku podpisania listu intencyjnego w języku obcym)".
- Czy partnerzy zagraniczni muszą podpisać się pod wnioskiem wypełnionym w
Generatorze Wniosków Aplikacyjnych?
Nie, zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w
ramach PO KL, pod wnioskiem podpisuje się projektodawca oraz partnerzy krajowi (jeśli
występują).
- W każdym państwie funkcjonują różne programy, w ramach których można składać
wnioski w różnych działaniach i na różne typy operacji w odpowiedzi na konkursy
ogłaszane w różnych terminach. Czy oznacza to, iż każdy partner powinien składać
wniosek na konkurs ogłaszany we własnym kraju i wykazywać w nim zadania i budżety
innych partnerów, ale wnioskować jedynie o tę część pieniędzy, która jest przypisana
jego zadaniom?
Równoległe wnioskowanie o środki na realizację projektu przez wszystkich partnerów w ich
krajach pochodzenia nie jest obowiązkowe. Jeśli takie rozwiązanie zostanie przyjęte przez
partnerów, każdy partner aplikuje o dofinansowanie stosując zasady obowiązujące w jego
kraju. Projektodawca PO KL uwzględnia we wniosku o dofinansowanie wyłącznie koszty,
które będzie finansował. Zasadniczo będą to koszty jego zadań, lecz może również
finansować koszty zadań, za których realizację odpowiada inny partner - wówczas we
wniosku o dofinansowanie projektodawca musi uzasadnić takie rozwiązanie.
- Jak poszczególni partnerzy powinni opisywać projekt, gdy w każdym kraju i
programie formularz jest inny?
Partnerzy postępują zgodnie z wymaganiami stawianymi w ich krajach pochodzenia.
Natomiast projektodawca PO KL - zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o
dofinansowanie projektów w ramach PO KL.
- Jak postępować w przypadku, gdy np. 3 partnerów uzyska dofinansowanie dla swoich
zadań, a czwarty nie uzyska dofinansowania?
Ryzyko takie powinno być wzięte pod uwagę na etapie przygotowywania projektu. Wskazane
byłoby przygotowanie rozwiązań alternatywnych. W ostateczności w takiej sytuacji może
wystąpić konieczność ograniczenia zakresu współpracy ponadnarodowej lub znalezienia
innego źródła finansowania działań (np. nowej i sytuacji partnerskiej).
9
- W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL, jest informacja, że Beneficjentami projektów
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mogą być wszystkie podmioty
uprawnione do realizacji projektów w ramach PO KL. Czy oznacza to, że np. w ramach
działania 4.1.1 o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe? Czy
przykładowo partnerem zagranicznym w ramach projektu ponadnarodowego
realizowanego w działaniu 4.1.1 może być inna instytucja niż szkoła wyższa?
Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL Beneficjentami - tj. podmiotami, które
mogą wnioskować o dofinansowanie, a następnie realizować projekt PO KL - w ramach
Poddziałania 4.1.1., mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie
dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów
odrębnych), nie muszą to być szkoły wyższe, które zgodnie z SzOP stanowią grupę docelową
(między innymi), tzn. są podmiotami bezpośrednio korzystającymi z pomocy. Na podstawie
kryteriów zawartych w Planie Działania na dany rok, IP/IP2 określa w dokumentacji
konkursowej dodatkowe wymagania odnośnie podmiotów uprawnionych do ubiegania się o
dofinansowanie. Partnerem ponadnarodowym nie musi być w tym przypadku szkoła wyższa,
lecz każda organizacja, z którą możliwe jest prowadzanie współpracy ponadnarodowej na
zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i
współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL.
- Kto może być liderem partnerstwa ponadnarodowego – czy każdy z partnerów
zagranicznych?
Informacje na ten temat zawarte są w Instrukcji wypełniania wzoru minimalnego zakresu
umowy o współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, pkt. 4 Zagadnienia organizacyjne.
- Kiedy należy załączyć list intencyjny do partnera zagranicznego?
List intencyjny sporządzony na obowiązującym wzorze (stanowiącym załącznik do Zasad
dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL) oraz podpisany przez partnera
zagranicznego, należy załączyć na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu.
- Czy projektodawcą PO KL może być jedynie podmiot zarejestrowany na terytorium
Polski?
Informacje zawarte w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL
dotyczącego polskiego projektodawcy nie oznaczają podmiotu zarejestrowanego na
terytorium Polski, a jedynie projektodawcę składającego wniosek w ramach polskiego
programu PO KL. W ramach programu dopuszczamy bowiem możliwość składania
wniosków przez podmioty zagraniczne i to nie ulega zmianie w przypadku projektów
współpracy ponadnarodowej (zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL beneficjentami mogą być
wszystkie podmioty dopuszczone do ubiegania się o dofinansowanie w ramach PO KL).
- Czy liderem partnerstwa ponadnarodowego może być partner zagraniczny jeśli cały
projekt jest finansowany ze środków projektodawcy PO KL?
10
Zgodnie z zapisami instrukcji do umowy o współpracy ponadnarodowej: "w przypadku gdy
projekt zakłada adaptację na grunt polski rozwiązań funkcjonujących w innych krajach lub w
przypadku gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej odnosić ma głównie strona polska zaleca się ustalenie projektodawcy PO KL jako lidera. W przypadku gdy projekt dotyczy
wspólnego wypracowywania produktów i rezultatów lub gdy korzyści ze współpracy
ponadnarodowej rozkładają się w miarę jednakowo dla wszystkich partnerów – wskazane jest
ustalenie systemu rotacji lidera."
3.3 Inne
- Jak projektodawca powinien zaplanować w projekcie działania związane z ewaluacją
zewnętrzną i czym ewaluacja zewnętrzna różni się od walidacji produktu?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL ewaluacja zewnętrzna stanowi jeden z elementów II etapu
realizacji projektu- czyli wdrożenia. W ramach analizy rzeczywistych efektów testowanego
produktu projektodawca musi uwzględnić ewaluację zewnętrzną. Ewaluacja ta służy
zbadaniu efektywności produktu i powinna zostać wpisana w planie działań, harmonogramie
oraz budżecie. To projektodawca jest odpowiedzialny za jej zaplanowanie i przeprowadzenie
(najczęściej poprzez zlecenie tego zadania zewnętrznemu wykonawcy). Natomiast walidacja
rezultatu finalnego projektu innowacyjnego to ocena gotowego produktu pod względem
trafności, użyteczności oraz zgodności z założeniami projektu. Dokonanie walidacji należy do
kompetencji Sieci Tematycznych, którym beneficjent (za pośrednictwem Sekretariatu Sieci)
przekazuje gotowy produkt, nie później niż 60 dni przed rozpoczęciem ostatniego etapu
realizacji projektu, czyli upowszechniania i włączenia. Oczywiście, Projektodawca również
powinien
uwzględnić
walidacje
w
harmonogramie
swoich
działań.
Wynik walidacji przeprowadzonej przez Sieć Tematyczną, jest przekazywany do Instytucji
Organizującej Konkurs (IOK). Ostateczną decyzję, co do dalszej realizacji projektu
podejmuje IOK w zależności od opinii Sieci Tematycznej. Ważne jest więc, aby w
ewentualnych następnych wnioskach Projektodawca wyraźnie zaplanował jako odrębne
działanie ewaluację zewnętrzną, a dodatkowo w harmonogramie przewidział właściwy czas
na walidację rezultatu.
4. %a co należy zwrócić szczególną uwagę podczas
przygotowania
założeń
merytorycznych
realizacji
projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej
Zgodnie z zapisami Planu Działania na rok 2010 dla Priorytetu VI, dla projektów składanych
w odpowiedzi na Konkurs nr 01/POKL/VI/IN/2010, określono kryteria merytoryczne wyboru
projektów innowacyjnych, które zostały wyszczególnione również w dokumentacji konkursu.
11
Wskazówki, jakie informacje należy uwzględnić w poszczególnych punktach wniosku
aplikacyjnego znajdują się w Podręczniku przygotowywania wniosków w ramach PO KL.
Ponadto w Karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego
testującego składanego w trybie konkursowym w ramach PO KL, do poszczególnych punktów
wniosku projektowego, zostały przyporządkowane pytania na podstawie których Komisja
Oceny Projektów wybierze te projekty, które najbardziej odpowiadają potrzebom grup
docelowych oraz przynoszą największe efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów.
Warto jednak zwrócić uwagę, że przy sporządzaniu wniosku o dofinansowanie realizacji
projektu innowacyjnego i/lub współpracy ponadnarodowej, szczególnie istotne są następujące
kwestie:
4.1 Projekty innowacyjne
1. Innowacyjny wymiar projektu – projekt innowacyjny musi zakładać takie cele,
rezultaty i działania, których realizacja nie jest możliwa w ramach projektów
standardowych. Podstawową przesłanką do realizacji projektu innowacyjnego jest
wynikająca z niego wartość dodana tj. dodatkowe korzyści, których bez wsparcia
zrealizowanego w ramach projektu nie można byłoby osiągnąć (np. doświadczenie
zdobyte w trakcie współpracy z partnerami; transfer wiedzy nt. obszaru wsparcia,
pozyskanej
ze
środowisk
naukowo-badawczych;
większa
efektywność
wypracowanych produktów nad dotychczasową praktyką).
Ponadto przy ocenie innowacyjności Komisja Oceny Projektów będzie odnosić się do
zrealizowanych i realizowanych przedsięwzięć. Zgodnie z rekomendacjami, z badania
„Ewaluacja bieżąca Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 20042006: Rozwiązania, które z dużym prawdopodobieństwem zostaną w najbliższym
czasie opracowane przez instytucje komercyjne z zasady nie powinny być wspierane z
wykorzystaniem środków publicznych.”
2. Potencjał i doświadczenie Wnioskodawcy w danym obszarze działania, a także
partnerstwo na rzecz realizacji projektu. W celu wypracowania efektywnych
rozwiązań w projekcie o charakterze innowacyjnym, niezbędna jest współpraca
właściwych instytucji. Musi zostać nawiązana szeroka współpraca pomiędzy
instytucjami zaangażowanymi w realizację zadań z zakresu danej problematyki.
Bardzo ważny jest również potencjał badawczy Wnioskodawcy - specyfika projektu
innowacyjnego przejawia się m.in. w zwiększonych wymaganiach, dotyczących
ogólnych założeń projektowych, a także poszczególnych etapów realizacji projektu.
Aby trafnie określić faktyczne zapotrzebowanie na rozwiązania zaproponowane w
ramach realizacji projektu, Wnioskodawca powinien mieć potencjał badawczy, który
pozwoli na prawidłową diagnozę sytuacji „wyjściowej”, a także na późniejsze
ewentualne modyfikacje pierwotnych założeń projektowych oraz możliwości
upowszechnienia wypracowanych rozwiązań. Istotny jest również potencjał finansowy
Projektodawcy, aby zadania zaplanowane w harmonogramie realizacji projektu, w
sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych opóźnień w przekazaniu dotacji, mogły być
zrealizowane w terminie, bez uszczerbku dla jakości całego przedsięwzięcia. Przy
12
ocenie potencjału instytucji aplikującej o środki na realizację projektu innowacyjnego
ważny jest także element współpracy Projektodawcy z użytkownikami tj. z
instytucjami, które będą wdrażać w praktyce wypracowane rozwiązania.
3. Projekt innowacyjny z zasady powinien być ukierunkowany pod kątem możliwości
upowszechnienia wypracowanych rozwiązań, w związku z tym bardzo ważne jest,
aby w przygotowaniu projektu od samego początku byli zaangażowani Partnerzy i
instytucje, które w przyszłości będą wykorzystywać w praktyce produkt projektu
innowacyjnego. W ten sposób wszelkie działania, planowane we wniosku, będą miały
swoje praktyczne uzasadnienie.
4. Należy wziąć pod uwagę ryzyko realizacji projektu, które w przypadku projektów
innowacyjnych jest wyższe niż w przypadku projektów standardowych. Już na etapie
planowania należy określić działania, mogące zapobiec lub zminimalizować
potencjalne zagrożenia, które mogą utrudnić lub uniemożliwić realizację projektu,
dotyczące np.:
- nawiązania i funkcjonowania partnerstwa, gdzie ze względu na konieczność
skoordynowania działań wielu partnerów, realizacja poszczególnych zadań w ramach
projektu jest bardziej czasochłonna i skomplikowana;
- po fazie badania i analizy może się okazać, że występuje konieczność wprowadzenia
gruntownych zmian realizacji projektu, zaproponowania alternatywnych rozwiązań;
- w wyniku analizy i oceny ekspertów występuje możliwość przerwania realizacji
projektu - konieczność przygotowania oraz akceptacji strategii i proces walidacji;
- nieprzewidywalność końcowych efektów projektu innowacyjnego.
Istotną rolę w tym zakresie pełni ewaluacja zewnętrzna, jako narzędzie służące
opracowaniu ostatecznej wersji produktu.
5. Projekty innowacyjne podlegają ocenie w trakcie realizacji (ocena strategii,
walidacja), która decyduje o dalszym finansowaniu projektu. W tym czasie następuje
przestój w realizacji projektu, co w praktyce sprowadza się do zawieszenia
wszelkich prac podejmowanych w ramach projektu. W związku z powyższym,
zgodnie z wcześniej przytoczoną odpowiedzią KIW: ten czas powinien zostać
również uwzględniony w budżecie projektu, poprzez finansowanie tylko zadań
związanych z obsługą projektu i kosztami administracyjnym np. koszty utrzymania
biura projektowego. Taki sposób postępowania jest zalecany ze względu na
ograniczenie ryzyka ponoszenia kosztów przez beneficjenta w przypadku negatywnej
oceny strategii wdrażania projektu lub zalecenia przez Sieci Tematyczne takich
zmian, które doprowadzą do konieczności wprowadzenia zmian w dalszym etapie
realizacji projektu.
13
6. Definiując cele projektu należy wziąć pod uwagę cykl rozwoju produktu oraz
możliwość wdrożenia wypracowanych rozwiązań - czy są realne do wykonania, czy
w celu ich upowszechnienia konieczna była by zmiana wielu aktów prawnych.
Zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej, określoną w piśmie DZF-I-82206-20-HK/10
z dnia 25 maja br., przy ocenie merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji
projektów innowacyjnych, w przypadku dwóch lub więcej projektów innowacyjnych o
równej ogólnej liczbie punktów, wyższe miejsce na liście rankingowej otrzymuje ten
wniosek, który uzyskał kolejno wyższą liczbę punktów w następujących punktach Karty
oceny merytorycznej:
- 3.2 Innowacyjność
- 3.1 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cel projektu
- 3.4 Rezultaty
- 3.3 Działania
- IV Wydatki
- 3.5 Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem.
Powyższe wytyczne mają zostać uwzględnione w kolejnej nowelizacji Zasad dokonywania
wyboru projektów w ramach PO KL.
4.2 Projekty współpracy ponadnarodowej
▪ Zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej, określoną w piśmie DZF-I-82206-22HK/10 z dnia 26 maja br., aby uznać projekt za ponadnarodowy, muszą wystąpić następujące
przesłanki:
- Podstawową kwestią formalną jest realizacja projektu w partnerstwie z podmiotem
zagranicznym. Należy jednak mieć na uwadze, że sam udział w realizacji projektu
partnera zagranicznego nie jest warunkiem wystarczającym do uznania go za projekt
ponadnarodowy;
- Uwzględnienie w działaniach między partnerami form kwalifikowanych przewidzianych w
Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych
i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, tj.:
1) Organizowanie konferencji, seminariów, warsztatów i spotkań,
2) Prowadzenie badań i analiz,
3) Przygotowanie, tłumaczenie i wydawanie publikacji, opracowań, raportów,
4) Adaptowanie rozwiązań wypracowanych w innym kraju,
5) Doradztwo, wymiana pracowników, staże, wizyty studyjne,
6) Wypracowanie nowych rozwiązań;
- Kwestią zasadniczą jest element wymiany doświadczeń między partnerami,
wynikających z ich funkcjonowania w innym kraju oraz proces wzajemnego uczenia się
partnerów na poziomie ponadnarodowym;
14
- Zgodność z polskim prawem: Beneficjent jako lider Partnerstwa powinien zapewnić, aby
wydatki ponoszone w ramach projektu przez partnera zagranicznego zostały odpowiednio
udokumentowane, a przepływy finansowe między liderem a partnerem były zgodne z polskim
prawem w zakresie finansów publicznych. Również umowa partnerska musi zostać zawarta
zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem.
W oparciu o w/w przesłanki, weryfikowane na podstawie zapisów we wniosku projektowym,
IOK będzie podejmować decyzję dot. charakteru projektu. Projekt wdrażany w
partnerstwie z podmiotem zagranicznym, w przypadku którego nie zostały spełnione
w/w kryteria merytoryczne, będzie traktowany jako projekt realizowany w partnerstwie
krajowym.
5.
Praktyczny
programowych
przewodnik
po
dokumentach
Informacje nt. specyfiki projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej znajdują się
w następujących dokumentach:
• Zasady wyboru projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej zostały
określone w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia
2010, opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W rozdziałach 2-6
niniejszego dokumentu znajdują się informacje, dotyczące wdrażania wszystkich projektów
realizowanych w ramach PO KL, w tym projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej. Natomiast w rozdziale 7 wskazano na kwestie dodatkowe, wynikające ze
specyfiki projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej.
• W Podręczniku przygotowania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 01 kwietnia 2009 r., przygotowanym przez IZ PO KL,
znajdują się kompleksowe informacje nt. przygotowania wniosku o dofinansowanie
realizacji projektu w ramach PO KL, zarówno od strony technicznej (dot. użytkowania
Generatora Wniosków Aplikacyjnych) oraz zagadnień merytorycznych – w zakresie
informacji jakie mogą znaleźć się we wniosku o dofinansowanie oraz sposobu ich
zaprezentowania. Szczegółowe informacje, dotyczące wyłącznie projektów innowacyjnych i
współpracy ponadnarodowej znajdują się w rozdziale 2 pkt. 3 niniejszego dokumentu.
• W Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej w ramach PO KL z dnia 1 kwietnia 2009 r., opracowanych przez
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, znajdują się informacje nt. organizacji procesu
wdrażania w/w projektów, ze wskazaniem zadań poszczególnych podmiotów
zajmujących się tą tematyką.
• W Zaleceniach dla Instytucji Pośredniczących i Instytucji Pośredniczących II stopnia w
zakresie projektów innowacyjnych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w
latach
15
2007-2013 z lipca 2009 r., opracowanych przez Krajową Instytucję Wspomagającą, zostały
zawarte wskazówki dla IP/IP2, dotyczące planowania konkursów na realizację w/w
projektów. Dokument ten ma charakter pomocniczy a nie obligatoryjny.
• W Zaleceniach dla Instytucji Pośredniczących i Instytucji Pośredniczących II stopnia w
zakresie projektów współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki w latach 2007-2013 z czerwca 2009 r., opracowanych przez Krajową Instytucję
Wspomagającą, zostały zawarte wskazówki dla IP/IP2, dotyczące planowania konkursów
na realizację w/w projektów. Dokument ten ma charakter pomocniczy a nie obligatoryjny.
• W poradniku Od pomysłu do projektu innowacyjnego Poradnik dla projektodawców
projektów innowacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 2009 r. opracowanym
przez Krajową Instytucję Wspomagającą, znajdują się zalecenia, dotyczące przygotowania i
oceny wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego złożonego w trybie
konkursowym. Poradnik został przygotowany w oparciu o zapisy dokumentów
programowych PO KL, jak również doświadczenia Fundacji „Fundusz Współpracy” we
wdrażaniu projektów innowacyjnych realizowanych w ramach Programu Inicjatywy
Wspólnotowej EQUAL oraz Programu Leonardo da Vinci.
• Ponadto, Wnioskodawcy którzy w ramach projektu planują nawiązać współpracę
ponadnarodową, w celu znalezienia Partnera mogą skorzystać z dostępnej bazy instytucji,
zainteresowanych podjęciem takiej współpracy. Na stronie Krajowej Instytucji
Wspomagającej (www.kiw-pokl.org.pl), po prawej stronie ekranu znajduje się zakładka
„European Social Fund Toolkit”. Toolkit (Transnational Partner Search) jest narzędziem
internetowym, umożliwiającym poszukiwanie partnerów realizacji projektów, zakładających
współpracę ponadnarodową. W zakładce tej znajduje się również instrukcja obsługi bazy
poszukiwania partnerów.
Ponadto Krajowa Instytucja Wspomagająca w porozumieniu z Wojewódzkim Urzędem
Pracy w Gdańsku będzie starać się uzyskać opinię nt. zagranicznej instytucji
deklarującej gotowość nawiązania partnerstwa w ramach projektu współpracy
ponadnarodowej.
Pozostałe kwestie regulują dokumenty ogólne, obowiązujące dla wszystkich projektów
realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Publikacje, dotyczące projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej znajdują się
na stronie internetowej Krajowe Instytucji Wspomagającej www.kiw-pokl.org.pl
16