Jak dotrzeć do informacji?

Jak dotrzeć do informacji?
Wprowadzenie do tematu metod poszukiwania informacji w Internecie
1. Zasady poszukiwania informacji biznesowych przez sekretariat
Poszukiwanie informacji, przy zupełnym ich braku na dany temat, można zacząć od Internetu. Oczywiście nie
wszystkie dane potrzebne szefowi firmy są do znalezienia w sieci. Cele poszukiwania powinny być
realistyczne - należy pamiętać, że informacja jest w dzisiejszych czasach towarem i często źródłem przewagi
konkurencyjnej, zatem znaczna część istotnych dla biznesu informacji nie tylko nie jest w Internecie
zamieszczana, ale wręcz chroniona.
Ważne jest także, aby z pewną rezerwą podchodzić do wiarygodności informacji zamieszczonych w sieci korzystanie z wiedzy tam zawartej odbywa się zawsze na odpowiedzialność korzystającego. Dla zwiększenia
pewności warto więc informacje sprawdzać krzyżowo, korzystając z kilku niezależnych źródeł.
Dla wyszukiwania informacji w Internecie konieczne jest posiadanie odpowiednich narzędzi - przeglądarki
internetowej (np. Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome) oraz umiejętności posługiwania się
wyszukiwarkami (np. Google, Bing, Yahoo). Wybór przeglądarki nie ogranicza wyboru wyszukiwarki.
Choć podstawowe zasady korzystania z różnych wyszukiwarek są dość podobne, warto zapoznać się
ze szczegółowymi możliwościami i zasadami korzystania z wyszukiwarki, którą chcesz się posługiwać. Pomoc
w tym zakresie można znaleźć na stronach firm oferujących wyszukiwarki. Często także internauci dzielą się
w sieci swoimi doświadczeniami i praktycznymi uwagami.
Jeśli Twoim zadaniem byłoby znalezienie w Internecie poradnika o zasadach wyszukiwania danych
w wyszukiwarce Google, należy wpisać w wyszukiwarce: Google wyszukiwanie, pojawia się strona Centrum
Pomocy Google w języku polskim, poświęcona zasadom wyszukiwania, zawierająca wszystkie podstawowe
informacje bardzo jasno podane (http: //www.google.pl/intl/pl/help/basics.html)
Pamiętaj, że ważne są dwa kluczowe elementy:
- szukasz zasad dla wyszukiwarki Google,
- szukamy zasad dla czynności wyszukiwania.
Najważniejszą sprawą dla efektywności wyszukiwania (znalezienia jak największej ilości trafnych źródeł
w jak najkrótszym czasie) jest dokładne uświadomienie sobie i określenie, co konkretnie chcesz znaleźć.
Oprócz prawidłowego zdefiniowania celu (np. znalezienie informacji o połączeniach lotniczych z Warszawy
do Paryża w okresie najbliższych dwóch tygodni, w klasie ekonomicznej, dla jednej osoby) i zakresu
wyszukiwania (np. tylko polskie linie lotnicze) ważne jest, aby prawidłowo określić oraz wprowadzić słowa
kluczowe (słowa definiujące cel poszukiwań), bez pomyłek polegających na zamianie kolejności liter
w wyrazie lub ich pominięciu. Często wyszukiwarki podpowiadają słowa zbliżone do tych z pomyłkami,
(np. wpisanie: butyh powoduje wyświetlenie propozycji dla słowa: buty), ale bez klucza logicznego np. w sytuacji kiedy słowo wpisane omyłkowo istnieje w języku wyszukiwania, niekiedy jednoliterowa
pomyłka powoduje wyszukiwanie w zupełnie innym kierunku, powodując niepotrzebna stratę czasu
(np. wpisanie słowa: byt zamiast: but spowoduje wyszukanie propozycji zupełnie niezwiązanych z obuwiem).
Wielkość liter zwykle nie ma znaczenia, ale w niektórych przypadkach może je mieć. Jeśli więc szukasz nazw
własnych, lepiej pisać je prawidłowo lub sprawdzić, czy wielkość liter jest istotna w używanej przez Ciebie
wyszukiwarce.
Aby zoptymalizować wyniki i czas wyszukiwania ważne jest, aby ani nadmiernie nie rozszerzać
ani nadmiernie nie zawężać zakresu poszukiwań w fazie definiowania słów kluczowych.
Przykład:
Wprowadzenie słów kluczowych: loty Kraków spowoduje wyświetlenie stron zawierających informacje
o połączeniach Krakowa ze wszystkimi miastami, co niepotrzebnie wydłuży czas szukania, jeśli interesują
Cię wyłącznie połączenia z Warszawą. Wprowadzenie słów kluczowych: loty do Krakowa z Warszawy
lub: loty Kraków Warszawa znacznie skróci poszukiwania.
W większości wyszukiwarek istnieją zasady poprawiające efektywność wyszukiwania poprzez określone
zasady zapisu słów kluczowych.
Przykład:
W przypadku Google umieszczenie kilku słów w cudzysłowie (np. "sprzedaż choinek") powoduje
wyszukiwanie tylko stron, które zawierają taką - ściśle określoną sekwencję słów. Natomiast wpisanie
ich do wyszukiwarki bez cudzysłowu (np. sprzedaż choinek) spowoduje wyszukanie także wszystkich
stron, które zawierają tylko jedno z dwóch słów (np. ze względu na słowo: choinek otrzymasz zupełnie
niepotrzebne informacje o kradzieżach choinek, ze względu na słowo: sprzedaż - informacje o sprzedaży
całkiem innych towarów). Przez to wyszukiwanie może znacznie się wydłużyć.
Jeśli bardzo istotne są jakieś słowa dodatkowe, to można je dodać do frazy, poprzedzając je znakiem +.
Załóżmy, że chcesz znaleźć miejsca, gdzie można kupić choinkę, ale interesuje Cię zakup tylko z lasu. Jeśli
po frazie "sprzedaż choinek" wpiszesz (poprzedzone spacją) + "w lesie", wyszukiwarka znajduje wszystkie
strony, które zawierają obie podane frazy (w dowolnej kolejności).
Podanie bardzo długiej frazy łącznej, typu "sprzedaż choinek w lesie w grudniu w okolicach Warszawy" może
spowodować, że nie znajdziesz nic, ponieważ tak długa fraza może w tej sekwencji nie pojawiać się
na żadnej stronie. Często wprawdzie w takich sytuacjach wyszukiwarki proponują frazy zbliżone,
ale dla efektywnego szukania definiowane frazy nie powinny być zbyt długie i zawierać tylko to, co jest
naprawdę niezbędne dla osiągnięcia celu wyszukiwania.
Generalnie jeśli chcesz zawęzić zakres wyszukiwania (nie interesuje Cię otrzymanie wielkiej ilości źródeł,
tylko bardzo dokładna informacja na konkretny temat np. Hotelu Giewont w Zakopanem), to powinieneś
precyzyjnie zapisać wszystkie istotne wyrazy: "hotel" + "Giewont" + "Zakopane" lub "hotel Giewont" +
"Zakopane", a nie np. "hotele w Zakopanem".
Jeśli zależy Ci na jak największej ilości źródeł na dany temat (lub chcesz znaleźć także źródła zbliżone
czy powiązane z poszukiwanym hasłem), to staraj się poszerzyć zakres wyszukiwania dodając do poszukiwań
słowa bliskoznaczne lub synonimy dla poszukiwanego słowa (frazy). Np. chcąc zorientować się wstępnie,
jakie są możliwości organizacji konferencji w dowolnym miejscu kraju, można zamiast hasła: konferencje
wybrać hasło: konferencje zjazdy sympozja seminaria wykłady - uzyskasz wówczas wiele źródeł
zawierających którekolwiek z podanych słów, co znacznie zwiększa szanse na pozyskanie ogólnego obrazu
możliwości i w konsekwencji znalezienia czegoś odpowiedniego.
Nawet jeżeli nie znajdziesz w sieci bezpośrednio wszystkiego, co jest potrzebne szefowi, przeważnie
znajdziesz informacje, gdzie potrzebnych wiadomości można szukać (w urzędach, innych firmach,
na targach, w biuletynach informacyjnych, w czasopismach, w książkach itd.)
Dla efektywności wyszukiwania danych najważniejsze jest dokładne ustalenie celu poszukiwań
(np. po co szefowi potrzebna jest ta informacja, w jakim celu ma być wykorzystana), ich zakresu
(np. czy warto szukać wiadomości w obcych językach, którymi szef nie włada) i rodzaju informacji
(np. merytoryczna, statystyczna, handlowa), która ma być wyszukana.
Przykład:
Sekretariat firmy, która zamierza rozszerzyć działalność na wydawanie książek, otrzymał polecenie znalezienia
zbiorczej informacji o rynku wydawniczym w Polsce. Po wpisaniu w wyszukiwarkę hasła: rynek książki w Polsce,
znajduje się m.in. stronę: www.rynek-ksiazki.pl, a na niej informację, że w roku 2011 w wydawnictwie Biblioteka
Analiz ukazała się pięciotomowa pozycja: „Rynek książki w Polsce” o podtytułach tom I - "Wydawnictwa", tom II „Dystrybucja”, tom III - „Poligrafia", tom IV - „Who is who”, tom V - „Papier”.
Sekretariat przekazuje tę informacje szefowi, który w wyniku jej posiadania może doprecyzować zakres
interesujących firmę zagadnień i polecić, w zależności od potrzeb, zakup całości lub tylko części publikacji bądź
dalsze poszukiwania po sprecyzowaniu kryteriów wyszukiwania.
2. Zasady analizy i opracowania danych przez sekretariat.
Zgromadzone dane, zwłaszcza jeśli jest ich wiele, należy przez przekazaniem ich szefowi posegregować
i przeanalizować.
Informacja będąca efektem poszukiwania i opracowania danych przekazywana Dyrektorowi/Prezesowi
powinna być:
•
zwięzła (krótka, podana w czytelnej formie)
•
rzetelna (zawierająca wyłącznie pewne - starannie sprawdzone, zweryfikowane dane)
•
konkretna (niezawierająca żadnych nieistotnych elementów)
•
wyczerpująca (zawierająca wszystkie istotne elementy)
W opracowaniu należy podać, z jakich źródeł korzystano przy przygotowaniu danych.
Przykład:
Notatka dotycząca rynku książki w Polsce:
Aktualna analiza działalności wydawniczej w Polsce dostępna w postaci publikacji:
Łukasz Gołębiewski, Kuba Frołow, Paweł Waszczyk
"Rynek książki w Polsce", w pięciu tomach o podtytułach:
tom I - "Wydawnictwa"
tom II - "Dystrybucja"
tom III - "Poligrafia"
tom IV - "Who is who"
tom V - "Papier"
opis zawartości poszczególnych tomów dostępny:
http: //www.rynek-ksiazki.pl/sklep/--rynek-ksiazki-w-polsce-2011---komplet_249.html
Wydawnictwo: Biblioteka Analiz, 2011, cena za całość 250zł, możliwy zakup pojedynczych tomów
Przykład:
Dane dotyczące możliwości podróży służbowej do Gdańska:
Podróż do Gdańska 22-23.01.2012
Notatka dla szefa:
"Podróż do Gdańska 22-23.01.2012
Wariant I:
Wyjazd: 22.01.2012, odjazd 7.30, przyjazd 14.45, PKP, 1 klasa, cena 180 zł
Powrót: 23.01.2012, odjazd 17.30, przyjazd 23.45, PKP, 1 klasa, cena 180 zł
Hotel XXX, klasa****, adres: Gdańsk, ul. YYY, odległość od Dworca PKP 200 m.,
cena: pokój 1-osobowy ze śniadaniem 300zł.
Wariant II:
Wyjazd: 22.01.2012, odlot 7.30, przylot 8.30, Linie Lotnicze XX, cena 600 zł
Powrót: 23.01.2012, odlot 19.30, przylot 20.30. linie lotnicze XX, cena 600 zł
Hotel XXX, klasa****, adres: Gdańsk, ul. YYY, odległość od lotniska 15 km,
transport do hotelu Shuttle Bus, cena: pokój 1-osobowy ze śniadaniem 300zł.
Praktyczne poszukiwanie danych - opis zadań
Wybierz dowolne spośród poniższych zadań, polegających na wyszukaniu konkretnych informacji
oraz przygotowaniu zestawienia. W zestawieniu należy podać źródła (strony), z których korzystano
przy przygotowaniu zestawienia.
Zadanie 1
Wyszukaj w Internecie możliwe trasy przejazdu samochodem z Warszawy do Paryża, wraz z szacunkowym
czasem ich trwania i zużyciem paliwa. Sporządź zestawienie stron.
Podpowiedź:
- trasy znajdują się np. na mapach Google
- wyszukiwarka Google oferuje mapy w języku polskim
Zadanie 2
Wyszukaj w Internecie propozycje sali konferencyjnej/szkoleniowej w Gdańsku, na organizację spotkania
dla 30 osób, z możliwością cateringu i organizacji przerw kawowych oraz z wystarczającą liczbą pokoi/miejsc
do spania. Sporządź zestawienie, uwzględniając informacje kosztowe (sala, pokoje, catering).
Podpowiedź:
Warto znaleźć wyszukiwarkę, która pokaże zestawienie sal konferencyjnych i hoteli w Gdańsku wraz z cenami
wynajmu sal, cateringu i pokoi.
Zadanie 3
Wyszukaj w Internecie dane dotyczące rynku sprzedaży ciągników rolniczych w Polsce w celu przygotowania
ogólnej analizy tego rynku dla szefa. Sporządź zestawienie stron.
Podpowiedź:
Poszukujemy szerokiej ogólnej informacji, wiec nie należy nadmiernie zawężać haseł, warto posłużyć się
synonimami (traktory, ciągniki, ciągniki rolnicze), warto poszukać kolejno dla kilku różnych, choć
bliskoznacznych sekwencji słów. W wyszukiwanych sekwencjach słów muszą się znaleźć łącznie dwa
podstawowe elementy - słowa definiujące sektor (ciągniki, traktory) oraz słowa określające charakter
poszukiwań (rynek, sprzedaż).