pełny tekst

ZESZYTY NAUKOWE WSOWL
Nr 3 (157) 2010
ISSN 1731-8157
Grzegorz KRZOS
ZARZĄDZANIE INNOWACYJNYM PROJEKTEM
WSPÓŁFINANSOWANYM Z UE – STUDIUM PRZYPADKU
SAMORZĄDOWY INFORMATOR SMS
Niniejszy artykuł dotyczy próby identyfikacji i charakterystyki innowacyjnego projektu
z Dolnego Śląska współfinansowanego z UE, który posiada największy potencjał rozwojowy
w skali ogólnokrajowej do powiadamiania mieszkańców w sytuacjach kryzysowych. Do badań
wybrano projekty e-usług dofinansowane z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
2007 – 2013 działania 8.1 w liczbie 1600 projektów. Badaniu podlegało 65 projektów z Dolnego Śląska. Każdy z analizowanych projektów związany był z rozwojem sektora e-usług w Polsce.
W artykule zawarto podsumowanie w postaci najważniejszych wniosków płynących z przeprowadzonego badania.
Słowa kluczowe: zarządzanie projektem, sytuacja kryzysowa, e-usługi, komunikacja społeczna,
samorząd terytorialny, Samorządowy Informator SMS
Celem niniejszego artykułu jest identyfikacja i charakterystyka innowacyjnego
projektu z Dolnego Śląska współfinansownego z UE, który posiada największy potencjał rozwojowy w skali ogólnokrajowej do powiadamiania mieszkańców w sytuacjach
kryzysowych. Do badań wybrano projekty e-usług dofinansowane z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 działania 8.1 w liczbie 1600 projektów.
Badaniu podlegało 65 projektów z Dolnego Śląska. Każdy z analizowanych projektów
związany był z rozwojem sektora e-usług w Polsce. Autor przyjął jako podstawowe
metody badania wywiad telefoniczny, obserwację uczestniczącą i analizę dokumentacji
konkursowej opracowaną przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie. Okres objęty badaniami to lata 2009 i 2010. Wszystkie z badanych 65 projektów otrzymały dofinansowanie z PO IG działanie 8.1 w wysokości do 200 000 euro
-
-
-
-
-
WSTĘP

dr Grzegorz KRZOS – Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu
ZARZĄDZANIE INNOWACYJNYM PROJEKTEM WSPÓŁFINANSOWANYM Z UE…
każdy. Potencjał rozwojowy badanych projektów autor oceniał subiektywnie, tworząc
w celach oceny sześć kryteriów:
 zasięg geograficzny świadczonej usługi (z jakich województw pochodzą
klienci usługi);
 liczbę klientów korzystających z usługi;
 konkurencję dla badanej usługi;
 stopień zaawansowania wdrażania usługi;
 potencjał generowania przychodów ze świadczonej usługi;
 przyznane nagrody i wyróżnienia.
Autor mając świadomość wad i niedoskonałości takiego sposobu pomiaru potencjału rozwojowego 65 dolnośląskich przedsiębiorstw, wybrał jako najbardziej atrakcyjny projekt przedsiębiorstwa Samorządowy informator SMS Sp. z o.o. we Wrocławiu
pt. „Stworzenie internetowego serwisu i automatycznego systemu komunikacji zbiorowej SISMS dla mieszkańców gmin”.
1. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM - ZAŁOŻENIA METODYCZNE
Mając na uwadze pragmatyczne podejście do badanego problemu, przyjmuje się
definicje, opisujące badane zagadnienie za instytucjami, profesjonalnie zajmujące się
metodyką zarządzania projektami. W prowadzonych rozważaniach przyjęto definicje
„projektu” i „zarządzania projektem” za Project Management Institute w USA. Instytucja ta (jak wiadomo) jest światowym liderem w zakresie rozwoju metod zarządzania
projektem i od kilkudziesięciu lat ustanawia standardy w tym zakresie1.
Czym zatem jest projekt? Projekt jest to przedsięwzięcie, w którym precyzyjnie
zdefiniowano cel, jego początek i koniec oraz budżet.
Natomiast zarządzanie projektem to proces sterowania i zastosowania dostępnej
wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w celu spełnienia oczekiwań zleceniodawców
projektu. W procesie tym winno się dążyć do efektywnego wykorzystywania niezbędnych zasobów ludzkich, rzeczowych, finansowych i informacyjnych do osiągnięcia celu.
Zarządzanie projektem winno się odbywać zgodnie z określoną metodyką. Jej
najbardziej znaną, cenioną w świecie i powszechnie stosowaną postać opracowało
Stowarzyszenie Project Management Institute 2.
-
-
Wsparciem finansowym dla owych projektów mogą być dotacje unijne, przez
które rozumie się środki finansowe przekazywane instytucjom na zasadzie refundacji
już poniesionych kosztów kwalifikowanych ponoszonych na realizację projektu. Źródłem dotacji dla badanych przedsiębiorców jest Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. Sposób korzystania z tych dotacji określa tzw. program operacyjny, czyli dokument opisujący cele, kryteria i procedury korzystania z dotacji unijnych oraz z budżetu państwa, dla danego rodzaju wsparcia.
1
-
-
-
2
Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami, PM BOK Guide 2000 Edition, Warszawa 2003.
W. R. Duncan, Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK Guide, Project Management Institute, Newton Square, Pennsylvania1996.
119
Grzegorz KRZOS
Inną propozycją metodyczną w dziedzinie zarządzania projektem jest koncepcja
zwana PRINCE. Opracowano ją w Wielkiej Brytanii w oparciu o wieloletnie doświadczenia związane z realizacją ogromnej liczby projektów. PRINCE - czyli PRojects IN
Controlled Environments (projekty w sterowalnym otoczeniu) jest zarejestrowanym
i zastrzeżonym znakiem handlowym przez Office of Government Commerce, a prawa
autorskie pozostają w posiadaniu Rządu Wielkiej Brytanii. W 1996 roku powstała zmodyfikowana wersja tej metody pod nazwą PRINCE-2, dostosowana do potrzeb różnych
typów projektów.
Wreszcie warto wymienić metodę zarządzania projektem, która jest szczególnie
ważna z punktu widzenia prowadzonych tu rozważań, jest nią Project Cycle Management. Metoda ta przeznaczona jest do zarządzania projektami finansowanymi ze środków Unii Europejskiej, w szczególności zaś tzw. projektami szkoleniowymi. Metoda
została opracowana w 1991 roku na zlecenie Komisji Europejskiej. W Polsce, w roku
2004 Ministerstwo Gospodarki, Polityki Społecznej i Pracy wydało podręcznik opisujący metodykę w kontekście zarządzania projektami finansowanymi z Europejskiego
Funduszu Społecznego.
Znajomość tych metod oraz właściwe ich stosowanie stwarza możliwość osiągnięcia skuteczności w zarządzaniu projektem. Dla instytucji korzystających z funduszy
unijnych istotne jest zwłaszcza poznanie i poprawne stosowanie tych metod, które dotyczą zarządzania projektem współfinansowanym ze środków UE. Dla instytucji korzystających z funduszy strukturalnych, (a te są dostępne od momentu akcesji Polski do Unii
Europejskiej) ważne jest również uświadomienie kilku kardynalnych zasad. Winny one
wiedzieć, iż:
Komisja Europejska wyznaczyła również standardy zarządzania wszystkimi projektami współfinansowanymi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego, które obowiązują w Polsce w latach 2004 - 2013.
Standardy te zawarto w podręcznikach do programów operacyjnych, uzupełnieniach do
nich, rozporządzeniach, generatorze wniosków i we wzorach dokumentów aplikacyjnych, dostępnych na stronach internetowych poszczególnych programów operacyjnych.
Najważniejsze w analizie poziomu skuteczności pozyskiwania dotacji jest więc przestrzeganie standardów postępowania założonych przez darczyńców i wyznaczone przez
nich instytucje.
-
-
-
-
-
 dofinansowanie adresowane jest wyłącznie dla projektów;
 dofinansowanie ma charakter refundacji już poniesionych kosztów;
 refundowane są wyłącznie koszty kwalifikowane tj. koszty wskazane przez
Komisję Europejską w rozporządzeniu;
 maksymalny poziom refundacji kosztów określony jest w programach operacyjnych;
 aby uzyskać dofinansowanie, każdy projekt przechodzi ocenę formalną i merytoryczno – techniczną;
 podstawą do otrzymania dotacji są: podpisana umowa dotacyjna, realizacja
projektu zgodnie z dokumentacją aplikacyjną, zapłacona faktura dla wykonawcy/dostawcy.
120
ZARZĄDZANIE INNOWACYJNYM PROJEKTEM WSPÓŁFINANSOWANYM Z UE…
Warto również uświadomić, iż zarządzanie projektem współfinansowanym
z UE rozpoczyna się z chwilą powstania potrzeby u pomysłodawcy projektu, a kończy
z chwilą otrzymania dotacji. Ponadto jednostka aplikująca musi zagwarantować trwałość celów projektu przez kolejne 3 lub 5 lat3.
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Badane przedsiębiorstwo pod nazwą Samorządowy Informator SMS sp. z o.o.
było pierwszym wyinkubowanym przedsiębiorstwem typu „spin-off” we Wrocławskim
Medycznym Parku Naukowo Technologicznym. Założycielami przedsiębiorstwa byli:
pracownik naukowy Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, pracownik samorządowy, informatyk z Politechniki Wrocławskiej oraz doświadczony menedżer ds. sprzedaży z międzynarodowej korporacji Hilti. Projekt spółki polegał na stworzeniu
i wdrożeniu najszybszej komunikacji zbiorowej między samorządowcami i mieszkańcami przy pomocy krótkich wiadomości SMS. Projekt został wyróżniony II miejscem
w ogólnopolskim konkursie PARP i MSWiA na najbardziej innowacyjną e-usługę
w Polsce w 2009 roku oraz uzyskał dofinansowanie z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (8.1) „Samorządowy Informator SMS”, który służy do komunikacji między gminą a jej mieszkańcami. Spółka SISMS i administratorzy w gminach informują przy pomocy SMS-ów w bardzo krótkim czasie o ważnych sprawach każdego
zarejestrowanego w systemie obywatela. Informacje wysyłane z wyprzedzeniem o bliskich zagrożeniach dają mieszkańcowi szansę, by uchronić się przed utratą zdrowia lub
nawet życia, a także przed znacznymi stratami materialnymi. Coraz częstsze występowanie gwałtownych zjawisk atmosferycznych, katastrof, poważnych awarii przemysłowych oraz innych zagrożeń zdeterminowało powstanie innowacyjnego systemu teleinformatycznego „Samorządowy Informator SMS”. Aby się zarejestrować, wystarczy
wysłać SMS pod wskazany numer telefonu, a od tego momentu mieszkańcy będą
otrzymywać bezpłatnie wiadomości SMS z informacjami o:
imprezach kulturalnych i sportowych;
zagrożeniach np. wichury, gwałtowne burze, powodzie, katastrofy;
awariach np. brak prądu, brak gazu, brak wody, zamknięta droga;
przerwach w dostawie ciepła;
bezpłatnych badaniach lekarskich i programach zdrowotnych;
edukacji szkolnej i przedszkolnej;
sesjach rady Gminy;
czasie otwarcia placówek np. urzędów, ośrodków zdrowia;
sytuacjach kryzysowych zagrażających życiu, bezpieczeństwu i mieniu.
Spółka uruchomiła system w kwietniu 2009 roku w oparciu o pierwszego operatora Plus GSM, następnie ERA GSM, Play i Orange. W celu zwiększenia efektywności
wysyłanych SMS-ów i obniżenia kosztów wysyłki dzięki pomijaniu opłaty interkonektowej (międzyoperatorskiej) spółka stała się integratorem usług SMS. W tabeli 1 zawar-
-
-









-
-
-
3
P. Białynicki - Birula, J. Hauser, B. Jakubowska, W. Sartorius, Korzystanie z funduszy Unii Europejskiej, Kraków 1999.
121
Grzegorz KRZOS
to zestawienie liczby użytkowników i liczby wysyłanych wiadomości od momentu uruchomienia systemu.
Tabela 1. Zestawienie wysłanych wiadomości i liczby użytkowników systemu SISMS
L.p.
miesiąc
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
2009 kwiecień
2009 maj
2009 czerwiec
2009 lipiec
2009 sierpień
2009 wrzesień
2009 październik
2009 listopad
2009 grudzień
2010 styczeń
2010 luty
2010 marzec
2010 kwiecień
2010 maj
2010 czerwiec
liczba użytkowników
liczba wysłanych wiadomośći
76
286
414
1543
877
3784
1412
3188
2493
8340
3660
9950
6169
17683
9832
20034
13712
46623
20137
65156
25134
30588
28935
59203
35320
121850
46575
168519
51990
107303
SUMA WYSŁANYCH WIADOMOŚCI PRZEZ SISMS = 664050
Źródło: Opracowano na podstawie danych z SISMS Sp. z o.o.
Obecnie klientami SISMS jest 71 gmin z województw: dolnośląskiego, opolskiego, śląskiego, wielkopolskiego, lubuskiego, podkarpackiego, mazowieckiego oraz
3 powiaty. Jest to największy system komunikacji zbiorowej obecnie działający w Polsce. Na stronie www.sisms.pl przedstawiono kompendium informacji o systemie i przypisano wszystkim gminom w Polsce unikalne kody rejestracyjne. Mieszkaniec w celu
rejestracji wysyła SMS na numer 661 000 112 o treści np. tak.dza05. Jest to kod rejestrujący dla Gminy Ząbkowice Śląskie. W taki sposób tworzą się grupy otwarte – publiczne w systemie. Usługa spotkała się z dużym zainteresowaniem mieszkańców 71
gmin w Polsce.
Dodatkowo pomysłodawcy systemu utworzyli grupy zamknięte – niepubliczne
do komunikacji wewnętrznej np. w ramach gminy. Są to grupy dla radnych gminy, dla
straży pożarnej, policji, straży miejskiej, służb zarządzania kryzysowego i innych jednostek samorządowych.
-
-
-
-
-
O skali potencjału rozwojowego projektu świadczą informacje ze stycznia 2010
roku o liczbie aktywnych kart SIM w Polsce. W tym okresie funkcjonowało 44,2 miliona aktywnych użytkowników telefonów komórkowych. Liczba ta przekracza znacznie
liczbę osób zameldowanych w Polsce. Rysunek 1 prezentuje dynamikę wzrostu użytkowników systemu.
122
ZARZĄDZANIE INNOWACYJNYM PROJEKTEM WSPÓŁFINANSOWANYM Z UE…
Rys. 1. Dynamika wzrostu użytkowników systemu SISMS
Źródło: Opracowanie własne na podstawie informacji z SISMS Sp. z o.o.
Kolejnym atutem tego projektu jest aktywna i zdywersyfikowana kampania informacyjna, wspierająca podnoszenie świadomości mieszkańców o korzyściach, jakie
płyną z zarejestrowania się w systemie „Samorządowy Informator SMS”. Badana spółka korzysta z plakatów i ulotek informacyjnych, bezpłatnych kubków ceramicznych
z reklamą gminy i systemu SISMS dla mieszkańców, którzy dokonali rejestracji, konkursów dla zarejestrowanych mieszkańców z nagrodami np. rowerem górskim. Informacje o sposobie rejestracji do SISMS zamieszczone są na stronie internetowej gminy,
w lokalnych gazetach oraz w punktach informacyjnych danej gminy.
Silną stroną projektu jest także dbanie o bezpieczeństwo prawne i techniczne
systemu SISMS. Każda baza numerów zgłaszana jest do Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych, który po weryfikacji koncepcji pracy systemu SISMS
zarejestrował bazę jako zgodną z obowiązującym prawem. W badanym projekcie bezpieczeństwo technologiczne wydaje się głównym punktem uwagi kadry menedżerskiej
Spółki. System SISMS posiada dwie lokalizacje farm serwerów redundantnie funkcjonujące w odległości 300 km od siebie. Każde łącze jest obsługiwane przez tunel VPN,
dane są szyfrowane, a wydajność całego systemu udało się znacznie zwielokrotnić
w stosunku do aktualnych ofert operatorów telefonii komórkowej SMS-C, w oparciu
o które działa Spółka posiadają wydajność około 1000 SMS/sekundę, tymczasem standardowa oferta operatorów to od 5 do 50 SMS na sekundę. Spółka będąc integratorem
usługi SMS, obniżyła koszty wysyłki SMS-ów dzięki pomijaniu opłaty międzyoperatorskiej. Jest to istotna korzyść finansowa dla samorządu lokalnego, gdyż stanowi około
30% opłaty za SMS-a, za który płaci gmina.
-
-
-
-
-
PODSUMOWANIE
Spółka SISMS Sp. zo.o. oferuje innowacyjną usługę komunikacji zbiorowej
między samorządem lokalnym, służbami kryzysowymi, a mieszkańcami przy pomocy
SMS – ów. Jest to jeden z najszybszych na świecie systemów przesyłania dużej liczby
krótkich komunikatów do obywateli. W ciągu kilku sekund ważne informacje trafiają
do telefonów komórkowych użytkowników systemu SISMS.
Wydaje się, iż usługa komunikacji zbiorowej SMS ma dużą przyszłość i duży
potencjał rozwojowy. Potencjał dotyczy nie tylko rosnącego popytu na komunikację
tradycyjną lecz przede wszystkim na komunikację w sytuacjach kryzysowych. System
123
Grzegorz KRZOS
zdał egzamin podczas ostatniej powodzi w 2010 roku. Wzorcowo został wykorzystany
przez gminne służby kryzysowe w mieście Poznań, Brzeg Dolny, gminę Jelcz – Laskowice i kilkadziesiąt samorządów z kilku województw. Badanie tego projektu wskazało
także na kilka barier w podejmowaniu decyzji o zakupie systemu, są to:
 brak przekonania do nowych technologii;
 kojarzenie SMS-a z gminy jako reklamowego SMS-a z telewizji;
 brak świadomości, iż istotnym dobrem w sytuacji zagrożenia jest posiadanie
aktualnej informacji i doinformowanie mieszkańców;
 brak środków finansowych na zakup i utrzymanie systemu, co wydaje się nieracjonalne, porównując niski koszt zakupu systemu z budżetem gminy i korzyściami dla mieszkańców i samej gminy.
Kolejnym zaobserwowanym zjawiskiem towarzyszącym owym projektom jest
fakt współfinansowania ich z funduszy unijnych i budżetu państwa. Pewne jest, iż taki
projekt nie powstałby bez udziału środków pomocowych. Obserwacja pracy zespołowej
w większości młodych ludzi dowodzi, iż potrafią oni szybko i prawidłowo dostosować
się do wysokiego stopnia formalizacji, jaki cechuje zarządzanie projektem współfinansowanym z UE, w szczególności Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka.
Interesującym efektem obserwacji zachowań kadry menedżerskiej SISMS
Sp. z o.o. było zjawisko „pewności sukcesu”, jakie towarzyszy przy powstawaniu ww.
projektów. Kadra zarządzająca i pracownicy wierzą w osiągnięcie sukcesu rynkowego.
W szczególności na sukces „zaprogramowana” jest kadra zarządzająca. W ich pracy
zauważyć można, oprócz profesjonalizmu, bardzo duże zaangażowanie i poświęcenie.
Podsumowując wyniki badania tego projektu, można stwierdzić jednoznacznie,
iż projekt zarządzany jest profesjonalnie, zgodnie z międzynarowymi standardami zarządzania projektem. Wydaje się, iż dalsze i dynamiczne prowadzenie obserwacji tego
projektu może być bardzo interesujące z punktu widzenia naukowego i aplikacyjnego,
gdyż zapotrzebowanie społeczne na tego typu projektu wydaje się wysokie.
LITERATURA
1. Białynicki-Birula P., Hauser J., Jakubowska B., Sartorius W., Korzystanie z funduszy
Unii Europejskiej, Kraków 1999.
2. Chrościcki Z., Zarządzanie projektem – zespołem zadaniowym, Wydawnictwo C.H.Beck.
Warszawa 2001.
3. Duncan W. R., Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK
Guide, Project Management Institute, Newton Square, Pennsylvania1996.
-
4. Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami: PM BOK Guide 2000 Edition, Warszawa 2003.
5. Kucharska A., Perez I. N., Fundusze strukturalne i fundusz spójności Unii Europejskiej 2000-2006, Wrocław 2003.
-
6. [online] [dostęp: 12.06.2010]. Dostępny w Internecie: www.parp.gov.pl.
-
-
-
7. [online] [dostęp: 12.06.2010]. Dostępny w Internecie: www.warr.pl.
124
ZARZĄDZANIE INNOWACYJNYM PROJEKTEM WSPÓŁFINANSOWANYM Z UE…
8. [online] [dostęp: 12.06.2010]. Dostępny w Internecie: www.funduszestrukturalne.
gov.pl.
9. Roszkowski H.,Wiatrak H., Zarządzanie projektem – istota, procedury i ich zastosowanie przy korzystaniu ze środków Unii Europejskiej, SGGW, Warszawa 2005
MANAGING INNOVATIVE PROJECT CO-FINANCED BY EU – CASE STUDY
OF LOCAL GOVERNMENT SMS-BASED INFORMATION SERVICE
Summary
SISMS Sp. z o. o. offers an innovative collective communication service between a local government, emergency services and residents using text messaging. This is one of the world's fastest communication systems of a large number of text messages to citizens. In a few seconds mobile users of SISMS receive crucial information. It seems that the SMS collective communication
service has a great future ahead and great potential for development. This potential affects not
only the growing demand for traditional communication, but also for communication in emergencies. The system passed a test during the last flood in 2010. It was used by emergency services in Poznań, Brzeg Dolny, Jelcz-Laskowice and dozens of local governments in several
provinces. The study also indicates several barriers in decisions about purchasing the system,
which include:
 little belief in new technologies;
 associating a text message from the community with an advertising SMS from a TV
station;
 no awareness that it is an important asset in an emergency situation to have an upto-date information;
 no funding to purchase and maintain the system, which seems to be unreasonable by
comparing the low cost of purchasing the system from the municipal budget and the
benefits it offers to residents and the community.
Key words: project management, crisis situation, e-services, social communication, local government, Local Government SMS-based Information Service
-
-
-
-
-
Artykuł recenzował: dr hab. inż. Janusz SZELKA, prof. nadzw. WSOWL
125