Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. wynajem systemu

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. wynajem systemu tłumaczeń symultanicznych na konferencję i posiedzenie Komisji Spójności
Terytorialnej i Budżetu UE (COTER) Europejskiego Komitetu Regionów na Mazowszu w dniach 2-3
marca 2017 r. dla 170 osób wg. poniższej specyfikacji:
2 marca 2017 r. – posiedzenie Komisji odbędzie się w hotelu (zostanie wyłoniony w odrębnym
przetargu) w pobliżu lotniska Chopina w Warszawie. 10-12 kabin przenośnych (ISO 4043) o
szer. 2.40 m, głębokości 1.60 m. i wysokości 2.00 m zostanie usytuowanych bezpośrednio w
sali obrad. Niezbędne będą multifony i system do głosowania elektronicznego.
3 marca 2017 r. – Konferencja odbędzie się w Centrum Zaawansowanych Materiałów
i Technologii (CEZAMAT) przy ul. Poleczki 19. 7-8 kabin przenośnych zostanie umieszczonych
poza salą obrad, niezbędne będą monitory w kabinach z podglądem przebiegu konferencji. Bez
multifonów i systemu do głosowania elektronicznego.
2. Warunki wymagane:
2 marca 2016 r.
a) Kabiny: muszą być wyposażone w pozbawione zamka drzwi na zawiasach, otwierające się na
zewnątrz i wychodzące na salę. Drzwi muszą działać cicho. Kabiny muszą posiadać wydajny
system wentylacyjny, zapewniający całkowitą wymianę powietrza co najmniej 7 razy na
godzinę, przy czym tłumacze nie powinni pracować w przeciągu. Oznacza to jeden wentylator
na panel sufitowy – powinien on być bezgłośny. Kabiny powinny mieć okna boczne i przednie
na całą szerokość kabiny. Aby praca tłumaczy nie zakłócała uwagi uczestników spotkania,
należy zachować odstęp przynajmniej 1,5 m między kabinami a ostatnim rzędem krzeseł dla
uczestników. W kabinach powinna być jedna indywidualna konsola do tłumaczenia na każdego
tłumacza w kabinie, posiadająca:
 jeden panel kontrolny
 jeden mikrofon
 jeden zestaw słuchawek (AKG K15 lub podobny)
b) Adekwatny system nagłośnieniowy do pokrycia dźwiękiem sali o powierzchni ok 500m2
z możliwością podłączenia systemu symultanicznego oraz nadania sygnału na potrzeby
mediów
c) system dyskusyjny (mulifon – stanowisko 65 szt.)
d) elektroniczny system do głosowania – 115 szt.
e) kamery + operator na potrzeby podglądu oraz rejestracja audiowideo obrad w języku polskim
i angielskim
f) stosowne oświetlenie prezydium (białe światło z możliwością regulacji natężenia)
g) system wydawania odbiorników na kody kreskowe
h) zapewnienie odpowiedniej liczby techników, gwarantującej bezawaryjny przebieg konferencji
oraz osoby do wydawania odbiorników
i) transport, montaż, demontaż całości sprzętu
3 marca 2016 r.
a) Kabiny: wymogi techniczne dotyczące samej pracy w kabinie - jak wyżej, przy czym kabiny
znajdą się poza salą, stąd dodatkowa konieczność zapewnienia podglądu mówców. W
kabinach powinna być jedna indywidualna konsola do tłumaczenia na każdego tłumacza w
kabinie, posiadająca:
 jeden panel kontrolny
 jeden mikrofon
 jeden zestaw słuchawek (AKG K15 lub podobny)
b) Adekwatny system nagłośnieniowy do pokrycia dźwiękiem sali o powierzchni ok 500m2
z możliwością podłączenia systemu symultanicznego oraz nadania sygnału na potrzeby
mediów
c) kamery + operator na potrzeby podglądu dla tłumaczy
d) stosowne oświetlenie podestu prezydium (białe światło z możliwością regulacji natężenia)
e) system wydawania odbiorników na kody kreskowe
f) obsługa techniczna aparatury nagłośnieniowej, oświetleniowej i symultanicznej oraz osoby do
wydawania odbiorników
g) transport, montaż, demontaż całości sprzętu
Ponadto - możliwość dokonania płatności przelewem po wykonaniu usługi w terminie 14 dni roboczych
od daty wystawienia faktury.
3. Termin realizacji: 2 i 3 marca 2017 r.
4. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia 19 grudnia 2016 r., do godziny 09.00
w jeden z niżej wymienionych sposobów:
 pisemnie na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego
w Warszawie, Kancelaria Marszałka, Wydział Współpracy z Zagranicą, 03–719
Warszawa, ul. Jagiellońska 26, pok. 312/313;
 faksem na nr 22 59–07–767;
 drogą elektroniczną: e-mail: [email protected],
[email protected].
5. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:
 Cena oferty 80%
 Doświadczenie ze współpracy z instytucjami UE i obsługi dużych konferencji – 20%