Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych

Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów
księgowych
Zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121. poz. 591
z 1994r.z późn.zmianami) zwanej dalej ustawą o rachunkowości, ustala się następujący obieg
i kontrolę dowodów i dokumentów księgowych.
Reguluje się wewnętrzny obieg dokumentów w Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach
w zakresie tych procedur wewnętrznych, które nie zostały uregulowane zarządzeniami
Ministra Finansów, bądź decyzjami. Celem regulacji jest:
− uporządkowanie reguł postępowania z dokumentami księgowymi,
− stworzenie warunków dla badania rzetelności i legalności operacji gospodarczych,
− zapewnienie prawidłowości i dokładności danych trafiających od ewidencji księgowej,
− uregulowanie i przyśpieszenie przepływu informacji zawartych dokumentach
oraz ograniczenie zbędnych zatrzymań,
− zwiększenie nadzoru osób uprawnionych do kontroli dokumentów w zakresie ich
legalności, rzetelności i zgodności z rzeczywistością.
I. Dokumentowanie operacji gospodarczych
Dokumentacja księgowa
Dokumentacją księgową nazywamy zbiór prawidłowo sporządzonych dokumentów
(dowodów źródłowych) odzwierciedlających treść operacji i zdarzeń gospodarczych,
podlegających ewidencji księgowej.
Dowód księgowy powinien zawierać elementy niezbędne do wyczerpującego
odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej.
Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli:
a) posiada swoją nazwę i ewentualnie symbol,
b) stwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,
c) zawiera co najmniej następujące dane:
− określenie wystawcy i wskazanie stron (nazw i adresów) uczestniczących
w operacji gospodarczej, a w odniesieniu do wewnętrznych operacji wskazanie uczestniczących komórek organizacyjnych,
− datę wystawienia dokumentu lub okres za który dokument został sporządzony,
− przedmiot oraz ilościowe i wartościowe określenie operacji gospodarczej,
− własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji
gospodarczej i jej udokumentowanie,
d) sprawdzony jest pod względem:
− merytorycznym (celów i gospodarczego uzasadnienia operacji),
− formalnym (zgodności z przepisami prawa),
− rachunkowym (nie zawiera błędów rachunkowych), a fakt sprawdzenia
uwidoczniony jest w treści dokumentu,
e) oznaczony jest numerem określającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi
dokonanymi na jego podstawie w dzienniku i księdze głównej i zakwalifikowany
do ujęcia w księgach rachunkowych.
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dowód zawiera
wartość operacji gospodarczo-finansowej tylko w walucie obcej, należy ją przeliczyć na złote
Strona 1 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
1
polskie, zgodnie z zasadami wyceny aktywów i pasywów wynikającymi z ustawy o
rachunkowości i wpisać w wolnych miejscach dokumentu.
Za dowód księgowy uważa się także:
− notę księgową sporządzaną dla udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych,
− polecenie księgowania wystawiane w celu dokonania wstępnej korekty operacji
gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego obcego,
Dopuszcza się sporządzenie zestawienia dowodów księgowych w celu dokonania w księgach
rachunkowych księgowania zbiorczym zapisem operacji gospodarczych o jednakowym
charakterze.
Zestawienia dowodów księgowych powinny:
− składać się co najmniej: z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia,
daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody kwot do księgowania, daty
wystawienia oraz podpisu osoby sporządzającej,
− obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w
jednym okresie sprawozdawczym lub jego części,
− zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami, na podstawie
których zostały sporządzone.
A. Klasyfikacja dokumentów
Różnorodność zdarzeń i operacji gospodarczo-finansowych, powoduje powstawanie dużej
liczby dokumentów zróżnicowanych pod względem formy i treści. Dokumenty te można
klasyfikować według różnych kryteriów.
Do podstawowych kryteriów zalicza się:
a) podział według spełnienia funkcji,
b) podział według chronologii ich wystawiania,
c) podział według rodzajów operacji i zdarzeń gospodarczych,
d) podział według wystawców.
Z uwagi na pełnioną funkcję, dokumenty dzielimy na:
a) dokumenty dyspozycyjne - zawierające polecenie dokonania pewnych czynności
lub zapisów; często nie stanowią one potwierdzenia operacji lub zdarzeń
gospodarczych; zaliczamy do nich zarządzenia wewnętrzne, polecenia przyjęcia lub
wydania środków trwałych, materiałów, gotówki,
b) dokumenty wykonawcze – stanowiące potwierdzenie powstania operacji gospodarczej
podlegającej ewidencji księgowej; zaliczane są do tej grupy dokumentów między
innymi faktury, rachunki, pokwitowanie odbioru gotówki, wyciągi z konta
bankowego,
c) dokumenty dyspozycyjno-wykonawcze, które w pewnym okresie są poleceniem
do wykonania określonej operacji, a po jej wykonaniu przybierają charakter
dokumentów wykonawczych (potwierdzających).
W ramach kryterium chronologii wystawiania dokumenty dzielą się na:
a) dokumenty, które powinny być wystawiane przed dokonaniem operacji gospodarczej;
do tej grupy dokumentów zalicza się umowy, zamówienia, umowy-zlecenia,
b) dokumenty wystawiane w określonym czasie po dokonaniu operacji; zalicza się do
nich dokumenty wtórne, powstające na podstawie dokumentów wystawionych przed
lub w trakcie operacji gospodarczych.
Strona 2 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
2
Według kryterium rodzaju operacji lub zdarzenia gospodarczego dokumenty dzieli się
w szczególności na następujące grupy:
a) dokumenty kasowe,
b) dokumenty bankowe,
c) dokumenty materiałowe,
d) dokumenty kosztowe,
e) dokumenty przychodowe,
f) dokumenty inwestycyjne,
g) dokumenty dotyczące majątku trwałego.
Z uwagi na miejsce wystawienia, dokumenty dzieli się na:
a) dokumenty obce np. faktury VAT, rachunki- od dostawców,
b) dokumenty własne, np. polecenia księgowania referatu rachunkowości budżetowej i
rejestracji wpłat lub dokumenty wystawiane przez inne komórki organizacyjne
jednostki – jak rachunki, noty, zamówienia kierowane do dostawców.
Wszystkie dokumenty obce – od dostawców, wpływające do jednostki budżetowej podlegają
zarejestrowaniu w dziale spraw ogólnych, kadr i szkolenia, który przeprowadza kontrolę
merytoryczną i dokonuje opisu dowodu pod względem celowości poniesionego wydatku.
Szczegółowy tryb postępowania określają Procedury obiegu faktur za dostawy i usługi w
Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach.
B. Zasady sporządzania i korygowania dokumentów
Wystawiane dokumenty (dowody księgowe) podlegają sporządzeniu wg następujących zasad:
a) wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem
piórem, długopisem, atramentem, tuszem lub pismem maszynowym; niektóre
informacje, jak: nazwa jednostki, nazwa komórki organizacyjnej, data numer
porządkowy dowodu – mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami,
b) podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji gospodarczych muszą być
autentyczne i składane na dowodzie atramentem lub długopisem,
c) treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; formułując treść dokumentu należy
używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych.
Błędne zapisy w dowodach księgowych mogą być korygowane w ściśle określony sposób.
Wyłącznym sposobem korygowania błędów powstałych w dokumencie jest przekreślenie
błędnych zapisów, z całkowitym zachowaniem ich czytelności, wpisanie zapisów
poprawnych, daty dokonania korekty oraz złożenia podpisu przez osobę, która dokonała
poprawki. Treść i wszelkie dane liczbowe naniesione na dowody księgowe nie mogą być
zamazywane, przerabiane, wycierane i usuwane w inny sposób.
Dowody obce i te dowody własne, które przekazane zostały na zewnątrz jednostki koryguje
się wyłącznie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego.
Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawione jedynie przez
unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu.
Błędne zapisy w księgach rachunkowych można sprostować:
− poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem
czytelności błędnego zapisu, umieszczeniem daty i podpisu osoby dokonującej
Strona 3 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
3
poprawki; poprawki takie muszą być dokonane we wszystkich księgach
rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca,
− poprzez wprowadzenie do ksiąg dowodu PK - polecenie księgowania zawierającego korekty błędnych zapisów.
Z uwagi na to, że w Urzędzie prowadzi się księgi rachunkowe przy użyciu komputera,
dozwolone są tylko korekty dokonane poprzez wprowadzenie dowodu PK – polecenie
księgowania – korygującego błędne zapisy. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu
miesiąca i sporządzeniu i przyjęciu sprawozdań, korekty należy księgować w następnym
miesiącu sprawozdawczym lub, o ile to możliwe, złożyć korektę sprawozdania.
C. Dekretacja dokumentów
Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów
do księgowania.
Dekretacja obejmuje następujące etapy:
a) segregację dokumentów,
b) sprawdzenie prawidłowości dokumentów,
c) właściwą dekretację.
Segregacja dokumentów polega na:
a) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do komórki księgowości tych
dokumentów, które nie podlegają księgowaniu,
b) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy w zależności od źródeł
finansowania (dot. wydatków ze środków budżetowych, środków pozabudżetowych,
dochodów własnych, środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),
c) kontroli kompletności dokumentów.
Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na:
a) ustaleniu czy dokonana została kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa.
b) w przypadku dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, należy
ponadto sprawdzić, czy są one zaakceptowane przez Naczelnika urzędu lub
upoważnioną przez niego osobę.
c) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dokument należy zwrócić do właściwej
komórki organizacyjnej w celu uzupełnienia.
Właściwa dekretacja polega na:
a) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one
zaewidencjonowane,
b) umieszczeniu na dokumentach adnotacji na jakich kontach syntetycznych dokument
ma być zaksięgowany,
c) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych,
d) określeniu daty,
e) podpisaniu przez Głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
W celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji można stosować pieczątkę
z odpowiednimi rubrykami.
D. Kontrola dokumentów
Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem:
a) legalności,
Strona 4 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
4
b) rzetelności,
c) prawidłowości zdarzeń gospodarczych.
W celu ustalenia, czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być
sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.
Kontrola merytoryczna
Polega na sprawdzeniu autentyczności dowodu oraz zgodności zlecenia, umowy
z faktycznym przebiegiem operacji, sprawdzeniu czy dane zwarte w dowodzie wyrażone są
w naturalnych jednostkach miary i pieniądzu oraz czy podpisany jest przez osoby biorące
udział w operacji gospodarczej. Sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym
dokonuje kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia lub kierownik komórki
organizacyjnej, na rzecz której wykonana została dostawa lub usługa.
Kontrola formalno-rachunkowa
Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym obejmuje jego czytelność,
jasność tekstu, poprawność rachunkową i zgodność z ustawą o rachunkowości oraz innymi
przepisami, np. VAT, a ponadto czy jest kompletny, tzn.:
− czy podano w jakim trybie ustawy o zamówieniach publicznych dokonano zakupu,
− czy potwierdzono wykonanie usługi zgodnie ze zleceniem lub umową,
Kontroli dokonuje upoważniony pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji
wpłat.
Dokonanie kontroli dokumentów musi być potwierdzone podpisem osoby sprawdzającej i
datą dokonania kontroli.
Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji Główny księgowy i Naczelnik urzędu lub
osoby przez nich upoważnione.
Zatwierdzone dokumenty stają się dowodami księgowymi i stanowią podstawą do dokonania
zapisów księgowych. Ujęcie w kosztach dowodu księgowego następuje pod datą wpływu do
referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat, w korespondencji z kontem
rozrachunków.
E. Druki ścisłego zarachowania
Gospodarką drukami ścisłego zarachowania objęte są druki, które podlegają kontroli
ilościowej, a w szczególności:
− czeki gotówkowe,
− dokumenty kasowe (KP i KW) - w momencie ich ostemplowania i ponumerowania,
− kwitariusze wpłat K 103
− ostemplowane i ponumerowane arkusze spisu z natury,
− mandaty karne (gotówkowe i kredytowe).
Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w należycie zabezpieczonych kasetach
lub szafach.
Strona 5 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
5
Ewidencja druków ścisłego zarachowania jest prowadzona na bieżąco w księdze druków
ścisłego zarachowania przez pracowników, którym powierzono druki.
Numerowanie druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają numerów nadrukowanych,
polega na nadaniu im kolejnego numeru w bieżącym roku budżetowym.
Jeżeli druki wypełnia się w dwóch lub więcej egzemplarzach oznacza się tym samym
numerem oryginał i wszystkie kopie.
Wszystkie kartki w księdze druków ścisłego zarachowania należy ponumerować,
przesznurować oraz zaparafować. Za przechowywanie księgi, druków ścisłego zarachowania
oraz dowodów przychodowych i rozchodowych stanowiących podstawę zapisów w księdze
odpowiadają pracownicy, którym powierzono prowadzenie księgi.
Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, dokonuje
sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania.
Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza się zgodnie z obowiązującymi
przepisami. O wszelkich różnicach należy niezwłocznie powiadomić Naczelnika urzędu
i Głównego księgowego.
W razie zgubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania Naczelnik
urzędu zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji, wyciągając odpowiednie konsekwencje w
stosunku do osób odpowiedzialnych.
W razie zgubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych, należy niezwłocznie
zawiadomić oddział banku. Blankiety czeków gotówkowych przechowywane są w kasie.
Kasjer ponosi odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
F. Depozyty
Pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat sporządza wydruk wyciągu
bankowego w każdym dniu roboczym. Sprawdzony pod względem kompletności i
rachunkowo wyciąg wraz z dokumentami wpłat i wypłat stanowi podstawę do wystawienia
PK i księgowania na kontach syntetycznych (rachunek bankowy depozytów w korespondencji
z pozostałymi rozrachunkami), a następnie zostaje przekazany do działu egzekucji.
Rozdysponowanie wpłat następuje za pośrednictwem programu EGAPOLTAX w dziale
egzekucji. Za rozliczenie i rozdysponowanie wpływu oraz sporządzenie przelewów
odpowiada kierownik działu egzekucji.
Na koniec każdego okresu sprawozdawczego kierownik działu egzekucji zobowiązany jest do
uzgodnienia stanu nierozdysponowanych wpływów ze stanem środków na rachunku
bankowym.
G. Noty księgowe miedzy źródłami finansowania
Na koniec okresu sprawozdawczego, na podstawie danych wynikających z ewidencji
księgowej, wystawia się notę obciążającą z tytułu wydatków rzeczowych poniesionych w
danym miesiącu, w części dotyczącej działu egzekucji, proporcjonalnie do stanu zatrudnienia.
Nota stanowi podstawę przelewu refundującego te wydatki.
Nie wystawia się noty na wydatki rozliczone wcześniej na podstawie innych dokumentów,
wskazujących jaka część wydatku dotyczy wydatków egzekucyjnych.
W końcu roku rozliczenia należy dokonać do 20- go grudnia.
Strona 6 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
6
II. Dokumentowanie płac
Dokumentami płacowymi, służącymi do prawidłowego udokumentowania wysokości
wynagrodzeń są w szczególności:
− umowa o pracę,
− umowa – zlecenie, umowa o dzieło,
− lista płac wynagrodzeń osobowych (obejmująca wynagrodzenie za czas niezdolności
do pracy, zasiłki z ubezpieczenia społecznego),
− lista płac z tytułu zawartych umów zlecenia, o dzieło,
− zbiorcze zestawienie listy płac,
− karta wynagrodzenia z pełną ewidencją,
Lista płac wynagrodzeń osobowych pracowników
Wzór własny, uwzględniający system ubezpieczeń społecznych.
Lista płac stanowi podstawę wypłaty wynagrodzeń.
Listy płac sporządzane są w dwóch egzemplarzach, w formie wydruków komputerowych.
Egzemplarz list płac przeznaczone są:
− oryginał dla księgowości,
− kopia (pocięta na paski) dla pracowników.
Lista płac jest podstawowym dowodem księgowym odzwierciedlającym wartość
wynagrodzeń za pracę – w księgach rachunkowych. Lista płac powinna zawierać co najmniej:
− okres, za który naliczane jest wynagrodzenie,
− nazwiska i imiona pracowników, którym naliczane jest wynagrodzenie,
− wynagrodzenie brutto z uwzględnieniem elementów składowych tego
wynagrodzenia,
− kwoty odliczonych z wynagrodzeń składek za ubezpieczenia: emerytalne, rentowe
i chorobowe,
− kwoty naliczonych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe
opłacane przez pracownika,
− kwotę potrąconej z wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób
fizycznych, podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
− kwotę odliczonej od podatku dochodowego składki na ubezpieczenie zdrowotne,
− pozostałe potrącenia z wynagrodzenia (np.: składki na dobrowolne ubezpieczenia, ,
kasy zapomogowo-pożyczkowej, zajęcia alimentacyjne i komornicze, pożyczki
mieszkaniowe, potrącenia z tytułu zwrotu wydatków poniesionych przejściowo przez
pracodawcę - po uzyskaniu zgody pracownika na dokonanie potrącenia z listy
wynagrodzeń),
− wynagrodzenie netto,
− kwotę wynagrodzeń do wypłaty,
− kwoty przelewu na ROR,
− zbiorcze podsumowanie wszystkich elementów listy płac.
Podstawę do sporządzenia listy płac stanowią:
a) angaże (akt mianowania, umowa o pracę, przeszeregowania),
b) zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy – L-4,
c) zestawienie godzin pracy pracowników działu egzekucji – sporządza kierownik
referatu kadr i szkolenia lub upoważniony przez niego pracownik – dla celów
Strona 7 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
7
obliczenia wynagrodzenia za czas urlopu z tytułu prowizji oraz należności za
korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych. Zestawienie godzin
pracy podlega zatwierdzeniu przez Naczelnika urzędu lub upoważnioną osobę,
d) wnioski premiowe (zatwierdzone zgodnie z obowiązującym regulaminem w zakresie
premiowania):
e) wnioski o wypłatę nagród z 3% funduszu płac, z funduszu nagród – zatwierdzone
przez Naczelnika urzędu,
f) decyzje Naczelnika urzędu o przysługującej pracownikowi nagrodzie jubileuszowej,
odprawie emerytalnej, ekwiwalencie za urlop, innej gratyfikacji,
g) wykazy referatu kadr i szkolenia w zakresie uprawnień do dodatkowego
wynagrodzenia rocznego,
h) wykazy kierownika działu egzekucji w zakresie należności prowizyjnych.
Wszelkiego rodzaju dokumenty dotyczące potrąceń dokonywanych na listach płac powinny
być niezwłocznie przekazywane do referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat,
celem terminowego ujęcia ich na odpowiednich listach płac.
Listy płac sporządzane są z podziałem na wynagrodzenia pracowników służby cywilnej oraz
wynagrodzenia pracowników obsługi oraz pracowników zatrudnionych na zastępstwo.
Listy płac pod względem formalno-rachunkowym sprawdza pracownik referatu
rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat, pod względem merytorycznym – kierownik
działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia.
Zweryfikowane listy wynagrodzeń podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Głównego
księgowego oraz Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione, i stanowią podstawę
do sporządzenia przelewu gotówki na ROR-y pracowników lub do wypłaty w kasie.
Lista płac za wykonanie prac w ramach umowy zlecenie, o dzieło
Listy sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat na
podstawie rachunku, wystawionego zgodnie z umową zlecenia, o dzieło, sprawdzoną pod
względem merytorycznym przez kierownika komórki na rzecz której prace zostały wykonane
i zatwierdzoną do wypłaty przez Naczelnika urzędu.
Zweryfikowana lista płac podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez Głównego księgowego
oraz Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Należność przekazywana jest na
rachunek bankowy zleceniobiorcy, a w przypadku, gdy zleceniobiorca nie posiada rachunku
bankowego, zapłata następuje w gotówce.
Lista płac – wypłaty świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Lista płac stanowi dokument wypłaty świadczeń przyznanych pracownikowi (emerytowi,
renciście) ze środków ZFŚS, zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych
Listę sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat na
podstawie decyzji Naczelnika urzędu.
Listę płac akceptuje do realizacji Naczelnik urzędu jako dysponent środków Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych. Listy podlegają kontroli i zatwierdzeniu jak listy
wynagrodzeń osobowych.
Strona 8 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
8
Zestawienie zbiorcze listy płac.
Zestawienie zbiorcze do każdej listy płac w danym miesiącu sporządza pracownik referatu
rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat.
Zestawienie służy do podziału płac na poszczególne źródła finansowania i odpowiedniego
ujęcia w kosztach. Stanowi ono podstawę do wystawienia polecenia księgowania
wynagrodzeń, dokonanych potrąceń oraz wypłat.
Karta wynagrodzeń pracownika.
Służy do długotrwałej ewidencji wynagrodzeń za pracę pracownika.
Karty wynagrodzeń prowadzi pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji
wpłat z wykorzystaniem programu komputerowego.
Kartę prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika.
III. Gospodarka finansowa
W gospodarowaniu środkami pieniężnymi wyodrębniamy obrót gotówkowy i obrót
bezgotówkowy.
Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać
do stosowania obrotu bezgotówkowego. Obrót gotówkowy powinien być ograniczony
do niezbędnego minimum.
A.
Obrót gotówkowy
Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą
ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
Do dokumentów stosowanych w obrocie gotówkowym zalicza się:
1. Dowód wpłaty „KP’’(kasa przyjmuje)
2. Kwit „K-103”,
3. Dowód wypłaty „KW’’ (kasa wypłaci)
4. Raport kasowy RK
Szczegółowy opis dokumentów KP, KW i RK, zasad ich sporządzania i ewidencjonowania, zawarty jest
w Procedurach obsługi kasy wewnętrznej.
5.
Wniosek o zaliczkę.
a) „Wniosek o zaliczkę’’ sporządza się w jednym egzemplarzu.
b) „Wniosek o zaliczkę” jest dokumentem umożliwiającym pobranie zaliczki z kasy
na drobne zakupy gotówkowe.
c) „Wniosek o zaliczkę” powinien zawierać:
− imię i nazwisko osoby pobierającej zaliczkę,
− kwotę zaliczki (cyfrowo i słownie),
− cel pobrania zaliczki (rodzaj zakupu),
− termin rozliczenia (nie dłuższy niż 7 dni od daty dokonania transakcji z
wyjątkiem stałych zaliczek),
Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisane są przez kierownika komórki organizacyjnej
wnioskodawcy, który odpowiada za kontrolę merytoryczną dokumentu. Wniosek podlega
Strona 9 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
9
zatwierdzeniu przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich
upoważnione.
Wypełniony i zatwierdzony wniosek stanowi podstawę do wypłacenia gotówki z kasy.
Po dokonaniu wypłaty gotówki na podstawie wniosku kasjer wpisuje tę operację do Raportu
kasowego.
W uzasadnionym przypadkach mogą być wypłacone zaliczki stałe, z terminem ich
całkowitego rozliczenia do dnia 24 grudnia danego roku budżetowego. W trakcie roku
pracownik otrzymuje równowartość wydatkowanych kwot na podstawie dołączonych do
rozliczenia zaliczki dowodów wydatków.
W szczególności zaliczki stałe mogą być udzielane:
−
−
kierowcom na zakup paliwa,
pracownikom działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia odpowiedzialnym za
dokonywanie bieżących zakupów.
Dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika zaliczki,
wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia kwoty nierozliczonej w terminie
zaliczki z wypłaty najbliższego wynagrodzenia. Zaliczka nie może być zatwierdzona do
wypłaty, jeżeli wnioskodawca nie rozliczył się z poprzedniej zaliczki.
Rozliczenia z pobranej gotówki w wyznaczonym na wniosku terminie, pracownik dokonuje
na formularzu „Rozliczenie zaliczki’’.
Formularz „Rozliczenie zaliczki’’ wypełnia się w jednym egzemplarzu. Formularz zawiera:
− imię i nazwisko osoby rozliczającej zaliczkę,
− kwotę rozliczanej zaliczki,
− datę pobrania zaliczki,
− zestawienie poniesionych wydatków (rodzaj i nr dowodu) oraz ich wysokość,
− wysokość sumy do zwrotu lub pobrania z kasy.
Rozliczenie zaliczki podlega kontroli merytorycznej przez bezpośredniego przełożonego
pracownika (zaliczkobiorcy). Kontrolę formalno-rachunkową przedłożonych do rozliczenia
dowodów przeprowadza upoważniony pracownik rachunkowości budżetowej i rejestracji
wpłat.
Fakt dokonania kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej musi być odnotowany
na poszczególnych dowodach stanowiących załączniki do „Rozliczenia zaliczki’’.
„Rozliczenie zaliczki’’ zatwierdza do wypłaty Główny księgowy i Naczelnik urzędu lub
osoby przez nich upoważnione.
Zatwierdzone „Rozliczenie zaliczki’’ stanowi dla kasjera podstawę do wypłaty lub przyjęcia
gotówki. kasjer po dokonaniu operacji wpłaty lub wypłaty gotówki dokonuje odpowiedniego
zapisu w Raporcie kasowym.
6.
Bankowy dowód wpłaty.
Bankowy dowód wpłaty przeznaczony jest do udokumentowania odprowadzenia gotówki
z kasy na rachunek bankowy jednostki. Bankowy dowód wpłaty kasjer wypełnia w 2
egzemplarzach w przypadku wpłaty w NBP lub w 4 egzemplarzach, gdy wpłata dokonana jest
na rachunek w innym banku. Ostemplowany przez bank, bankowy dowód wpłaty ujmowany
jest przez kasjera, w raporcie kasowym jako rozchód gotówki z kasy.
7.
Czek gotówkowy.
Służy do podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy stanowi polecenie (dla banku)
wypłacenia określonej kwoty gotówki. Czek gotówkowy podpisywany jest przez osoby
Strona 10 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
10
wymienione na Karcie wzorów podpisów.
Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób.
Błędnie wypełniony czek podlega unieważnieniu poprzez przekreślenie go i wpisanie słowa
„anulowano’’. Anulowane czeki pozostawia się w książeczce czekowej.
Książeczkę blankietów czekowych należy przechowywać w kasie pancernej i zabezpieczyć
przed możliwością wykorzystania przez osoby nieupoważnione. Grzbiety książeczek
wykorzystanych czeków w ciągu roku przechowywane są również w kasie pancernej, a po
zakończeniu roku budżetowego przekazywane są do archiwum. Książeczki czeków
gotówkowych są drukami ścisłego zarachowania . Ewidencję książeczek czekowych należy
prowadzić oddzielnie dla poszczególnych źródeł finansowania.
8.
Rachunki kosztów podróży.
Podstawą rozliczenia kosztów podróży są:
a) polecenie wyjazdu służbowego,
b) umowa cywilnoprawna na korzystanie z samochodu nie będącego własnością
pracodawcy w celu odbycia podroży służbowej
•
Polecenie wyjazdu służbowego.
Druk powszechnego użytku, który po wypełnieniu powinien spełniać wymogi prawidłowego
(rzetelnego) dowodu księgowego.
Formularz „Polecenie wyjazdu służbowego’’ służy do udokumentowania kosztów podróży
służbowej oraz ich rozliczeń.
Wystawiany jest w jednym egzemplarzu i zatwierdzany przez Naczelnika urzędu lub osobę
przez niego upoważnioną.
Wystawione polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać dane niezbędne do
prawidłowego ustalenia należności z tytułu podróży służbowej tj. określone przez
pracodawcę:
−
−
−
−
−
imię i nazwisko osoby delegowanej oraz stanowisko,
cel podróży służbowej,
termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
nazwę miejscowości docelowej,
środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej.
Ponadto pracodawca określa miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
Dla celów kontrolnych wystawione polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać kolejny
numer.
Na poczet wydatków związanych z podróżą służbową pracownikowi może być wypłacona
zaliczka. Wysokość wypłaconej zaliczki powinna być oszacowana proporcjonalnie
do wysokości kosztów, które mają być poniesione. Odcinek polecenia wyjazdu służbowego
stwierdzający fakt wypłacenia pracownikowi zaliczki stanowi dowód kasowy, ujmowany
w raporcie kasowym po stronie rozchodów.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej następuje według aktualnych zasad określonych
przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności
przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Sporządzone rozliczenie kosztów podróży służbowej podlega kontroli:
− merytorycznej – dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego,
− formalno-rachunkowej- dokonywanej przez pracownika referatu rachunkowości
Strona 11 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
11
budżetowej i rejestracji wpłat..
Sprawdzone rozliczenie podróży służbowej podlega zatwierdzeniu przez Głównego
księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione.
Zmiana przez pracownika rodzaju środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu
służbowego może spowodować odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty
przejazdu.
•
Umowa cywilnoprawna
Podstawą zwrotu kosztów używania samochodu osobowego, nie będącego własnością
pracodawcy jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem,
dotycząca używania pojazdu dla celów służbowych, zgodnie z aktualnie obowiązującymi
przepisami.
Zwrot kosztów za używanie samochodu do przejazdów służących pracownikowi następuje
na zasadach szczegółowo określonych w umowie cywilnoprawnej.
Rozliczenie następuje w okresach miesięcznych na podstawie oświadczenia pracownika.
B.
Obrót bezgotówkowy
Podstawą zaewidencjonowania w księgach rachunkowych obrotu bezgotówkowego są
dowody załączone do wyciągu bankowego.
W Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach obrót bezgotówkowy wykonywany jest za
pośrednictwem programu VideoTel. Szczegółowy tryb postępowania określają Procedury
obiegu dokumentów podczas przekazywania danych za pośrednictwem systemu Bankowości
elektronicznej „enbepe”
Przelew i polecenie przelewu
Przelew dokonywany jest podstawie sprawdzonych dowodów źródłowych (faktur dostawców,
list płac itp.). Przelew sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji
wpłat.
Przelew podpisywany jest przez osoby upoważnione za pośrednictwem karty do podpisu z
użyciem PIN.
W uzasadnionych wypadkach, gdy wykonanie usługi (np. w przypadku zgłoszenia udziału
w szkoleniu) uzależnione jest od wcześniejszego dokonania przelewu należności za usługę –
podstawą do dokonania przelewu środków stanowi – „Polecenie przelewu” (wg wzoru
własnego) zatwierdzone przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez
nich upoważnione. Obowiązek wystawienia „Polecenia przelewu” – istnieje również w
przypadku refundacji środków pomiędzy poszczególnymi źródłami finansowania.
Podstawę dokonania przelewu środków z rachunku dochodów własnych, będących
refundacją części wydatków rzeczowych przypadających na Dział egzekucji - stanowi nota
księgowa.
C. Dokumentacja własna księgowości
Do dokumentacji własnej księgowości zalicza się w szczególności:
− polecenie księgowania,
− noty obciążeniowe,
Strona 12 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
12
− wezwanie do zapłaty,
− wezwanie do uzgodnienia sald.
Polecenie księgowania
Wzór powszechnie stosowany.
Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, wynikających
z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych, korygowania mylnych zapisów
księgowych, a także księgowych rozliczeń zamykających okres sprawozdawczy.
Polecenie księgowania sporządza na bieżąco pracownik referatu rachunkowości budżetowej i
rejestracji wpłat w jednym egzemplarzu. Dokument przed dokonaniem zapisów w księgach
rachunkowych podlega kontroli i zatwierdzeniu przez Głównego księgowego i Naczelnika
urzędu lub osoby przez nich upoważnione.
Nota księgowa.
Wzór powszechnie stosowany.
Noty księgowe sporządzane są przez pracownika referatu rachunkowości budżetowej i
rejestracji wpłat w trzech egzemplarzach, na podstawie danych księgowych lub protokółów
zatwierdzonych przez Naczelnika urzędu. Oryginał doręczany jest adresatowi, pierwsza kopia
stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej, druga kopia pozostaje
w zbiorze wystawionych not księgowych. Noty podpisywane są przez sporządzającego,
Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione.
Wezwanie do zapłaty.
Wzór powszechnie stosowany.
Służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności.
Wezwanie wystawiane jest przez pracownika referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji
wpłat w dwóch egzemplarzach, po upływie terminu wyznaczonego do zapłaty. Oryginał
wysyła się do dłużnika, kopia pozostaje w aktach.
Wezwanie do uzgodnienia sald.
Wzór powszechnie stosowany.
Służy do udokumentowania (potwierdzenia) uzgodnienia salda.
Zasady uzgadniania sald według aktualnie obowiązującej ustawy o rachunkowości.
Wezwanie wystawia się w dwóch egzemplarzach (A i B). Wezwanie wysyła się do adresata,
który po sprawdzeniu salda, odsyła potwierdzony odcinek B.
D.
Inwentaryzacja
Szczegółowe zasady, terminy i sposoby przeprowadzania inwentaryzacji zostały omówione
w Instrukcji inwentaryzacyjnej.
E.
Przechowywanie dowodów księgowych
Dokumentacja finansowo-księgowa (dowody księgowe) i księgi rachunkowe przechowywane
są w siedzibie jednostki.
Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach
w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych, w celu:
− łatwego ich odszukania i sprawdzenia,
− uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.
Strona 13 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
13
Zbiory dokumentów w segregatorach należy oznaczyć:
− nazwą jednostki,
− znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji,
− symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania
zgodnie z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną.
W ramach ochrony danych, należy w szczególny sposób przechowywać i chronić przed
niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem
lub zniszczeniem:
− dokumentację dotyczącą ustalonych
rachunkowości,
− księgi rachunkowe,
− dowody księgowe,
− dokumenty inwentaryzacyjne,
− sprawozdania finansowe.
i
przyjętych
zasad
przeprowadzania
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez:
− księgi rachunkowe – 5 lat,
− listy płac wynagrodzeń osobowych, roczne karty wynagrodzeń funduszu płac, raporty
o wpłacie składek ubezpieczeniowych, - 50 lat,
− dowody uprawnień do zasiłków, deklaracje składek ubezpieczeniowych – 10 lat,
− listy wynagrodzeń z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło – 5 lat,
− dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, umów, roszczeń dochodzonych
w postępowaniu cywilnym, albo objętych tym postępowaniem, karnym czy
podatkowym – 5 lat od początku roku następnego po roku budżetowym, w którym
operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone,
spłacone lub przeterminowane,
− dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie
krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
− dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
− pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat,.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku budżetowym,
którego zbiory dotyczą.
F.
Ochrona dokumentów księgowych
Zasady ochrony danych szczegółowo regulują przepisy rozdziału 8 ustawy o rachunkowości.
Dokumentację księgową, a zwłaszcza: zakładowy plan kont, wykaz stosowanych ksiąg
rachunkowych, dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, księgi
rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe –
należy przechowywać w sposób zabezpieczający przed niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
IV Gospodarka materiałowa.
Zakupów materiałów na potrzeby urzędu dokonuje dział spraw ogólnych, kadr i szkolenia.
W związku z obowiązującym prawem zamówień publicznych określającym zasady, formy i
tryb udzielania zamówień publicznych – wnioski na zakupy materiałów, sprzętu i innych
rzeczy niezbędnych do funkcjonowania danej komórki organizacyjnej należy składać u
Strona 14 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
14
pracownika działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Wniosek powinien zawierać
uzasadnienie zakupu, oszacowaną wartość zamówienia, proponowany tryb zakupu oraz
potwierdzenie, że urząd posiada środki na sfinansowanie zakupu. Po zatwierdzenie wniosek
stanowi podstawę zakupu, zawarcia umowy cywilno-prawnej lub podstawę wszczęcia
postępowania przetargowego.
Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami
dostawców.
Materiały biurowe, drobne przedmioty przeznaczone do użytkowania biurowego zaliczane są
w koszty w momencie zakupu..
Ewidencję zakupionej literatury fachowej prowadzi pracownik działu spraw ogólnych, kadr i
szkolenia. Rachunek dokumentujący zakup powinien zawierać adnotacje o ujęciu pozycji w
ewidencji zasobu bibliotecznego.
V. Gospodarka samochodowa
Książka kontroli kart drogowych
Wzór powszechnego użytku.
Służy do ewidencjonowania wydanych kart drogowych dla wszystkich pojazdów,
Książkę kontroli wydanych kart drogowych prowadzi wyznaczony pracownik działu spraw
ogólnych, kadr i szkolenia.
Książka kontroli powinna zawierać co najmniej następujące pozycje:
−
−
−
−
−
−
−
datę ważności wystawionej karty drogowej,
serię i numer danej karty drogowej,
nazwisko kierowcy, na którego wystawiona jest karta drogowa,
trasę podróży,
nr rej. pojazdu,
pokwitowanie odbioru karty drogowej przez kierowcę,
potwierdzenie zwrotu karty-podpis osoby prowadzącej książkę.
Karty drogowe powinny być wpisywane do książki kontroli kart drogowych wg ich kolejnej
numeracji. Za poprawność wypełniania i terminowość odpowiedzialność ponosi kierownik
działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia.
Miesięczna karta eksploatacyjna pojazdu.
Wzór powszechnego użytku.
Służy do miesięcznego zestawienia wyników pracy każdego pojazdu, określenia zużycia
paliwa (oszczędności, przepału).
Sporządzana jest w jednym egzemplarzu na podstawie kart drogowych dotyczących danego
pojazdu. Dane wynikające z kart drogowych wpisuje się do karty eksploatacyjnej pod
właściwą datą w miesiącu rozliczanym. Po upływie miesiąca pozycje zarejestrowane na
karcie sumuje się. Kartę podpisuje osoba sporządzająca oraz Naczelnik urzędu lub osoba
przez niego upoważniona.
Za terminowe i prawidłowe sporządzanie miesięcznych kart eksploatacyjnych pojazdów jest
odpowiedzialny kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia.
Strona 15 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
15
Karta opony
Wzór własny.
Służy do kontroli przebiegu opony oraz jej identyfikacji
Karta zawiera rodzaj, wymiar, markę i numer opony
Kartę zakłada i prowadzi wyznaczony pracownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia.
Podstawą do założenia karty jest dowód zakupu opony.
W karcie odnotowuje się datę zamontowania opony, nr rejestracyjny pojazdu, stan licznika
kilometrów w chwili montażu, datę demontażu i stan licznika kilometrów w chwili
demontażu.
Protokół zużycia ogumienia
Wzór własny.
Służy do stwierdzenia zużycia opony i wycofania jej z eksploatacji.
Protokół zużycia ogumienia sporządza się w dwóch egzemplarzach, w przypadku wycofania
opony z eksploatacji. Protokół powinien zawierać:
−
−
−
−
−
−
rodzaj, wymiar, markę i numer opony,
przebieg opony w kilometrach,
określenie czy zużycie opony jest normalne czy przedwczesne,
przyczyny i wnioski, jeżeli zużycie jest przedwczesne,
podpisy członków komisji,
akceptację Naczelnika urzędu.
Protokół likwidacji ogumienia stanowi podstawę do zdjęcia opon ze stanu ewidencji.
Protokół przekazania pojazdu.
Wzór własny. Stosuje się w wypadkach przekazania pojazdu kierowcom.
Protokół sporządza kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia, w dwóch
egzemplarzach z przeznaczeniem:
− oryginał dla przejmującego pojazd,
− kopia pozostaje w komórce ogólnej.
Protokół powinien zawierać dane rozpoznawcze pojazdu, szczegółowy opis stanu
technicznego, wyposażenia oraz nazwiska, stanowiska i podpisy osoby przekazującej i
przyjmującej.
Strona 16 z 16
Załącznik Nr 3 Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych
16