Przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe pracowników a

Przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe pracowników a dowody księgowe
Wpisany przez Iwona Michalska
Czy istnieje wymóg podpisywania pod względem merytorycznym wyciągu bankowego
dotyczącego tych wynagrodzeń?
Pytanie
Wynagrodzenia pracownicze przekazywane są na osobiste konta bankowe pracowników, tzw.
ROR. Na liście płac w kolumnie „pokwitowanie" bądź „podpis odbierającego" przystawiana jest
przy każdym nazwisku pieczątka PRZELANO.
Czy przy każdym nazwisku przy pieczątce PRZELANO osoba dokonująca przelewu powinna
napisać datę tego przelewu i się podpisać, czy wystarczy zrobić to zbiorczo na końcu listy płac
przy podpisach osób akceptujących daną listę do wypłaty?
Czy istnieje wymóg (obowiązek, prawo) podpisywania pod względem merytorycznym wyciągu
bankowego (elektronicznego), w którym wykazane są kwoty przekazanych wynagrodzeń na
ROR przez osobę dokonującą tychże przelewów?
Odpowiedź
Przedstawione w pytaniu problemy powinny być rozwiązane poprzez wewnętrzne procedury
jednostki.
Uzasadnienie
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.
694 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - wymaga, aby ewidencja w księgach rachunkowych była
1/3
Przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe pracowników a dowody księgowe
Wpisany przez Iwona Michalska
prowadzona na podstawie dowodów księgowych (art. 20 u.o.r.). A w myśl art. 21 ust. 1 i 1a
u.o.r. dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dane wymienione w dwóch ostatnich pozycjach mogą nie być zamieszczane na dowodzie
księgowym, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów
księgowych.
W przypadku przekazywania aktywów, jakimi są środki pieniężne, poprzez konto bankowe
jednostki na konto bankowe pracownika czynność tę powinna potwierdzić zarówno strona
przekazująca, jak i strona otrzymująca te aktywa. Przepisy u.o.r. nie określają jednak
szczegółowego sposobu takiego potwierdzenia, a nawet umożliwiają rezygnację z tej
czynności, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów
księgowych.
Dowodem księgowym jest lista płac generowana przez jednostkę i zatwierdzana przez nią do
wypłaty - najczęściej poprzez umieszczenie na niej podpisu osoby, która tworzy listę płac i na
ogół także osoby, która zatwierdza tę listę płac do wypłaty w formie podpisu.
2/3
Przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe pracowników a dowody księgowe
Wpisany przez Iwona Michalska
Podpis wystawcy dowodu znajduje się zatem na liście płac. Wynagrodzenia dla pracowników
przekazywane są przelewem za pośrednictwem banku, a dyspozycje przelewów są
podpisywane przez zlecającego ręcznie lub elektronicznie. Natomiast bank potwierdza
przekazanie tych środków na konto pracownika. Potwierdzeniem banku przekazania środków
pieniężnych jest dokument potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy, który na podstawie art.
7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz.
665 z późn. zm.) nie musi zawierać podpisu.
Zatem nie ma obowiązku potwierdzania na liście płac, że dokonano przelewu ani przy każdym
nazwisku, ani zbiorczo - takim potwierdzeniem jest przecież wyciąg bankowy. Natomiast
jednostka może wprowadzić taką procedurę. Nie ma też obowiązku podpisywania wyciągów
pod względem merytorycznym. Wyciąg jest potwierdzeniem dokonanych operacji przelewów,
do których podstawą powinny być odpowiednie dokumenty - lista płac, faktura itp. - i to te
dokumenty zatwierdza się pod względem merytorycznym. Oczywiście jak najbardziej należy
stosować kontrolę i weryfikację wszystkich dokonanych operacji, w tym także kontrolować czy
ujęte w wyciągu bankowym pozycje odpowiadają złożonym dyspozycjom przelewu. Poziom i
sposób tej kontroli jednostka określa we własnym zakresie i nie ma obowiązku realizować jej
poprzez zamieszczanie na dowodach księgowych, jakimi są wyciągi bankowe, podpisów osób
zlecających i wykonujących przelewy.
Uwaga
Bez względu jednak na formę weryfikacji i kontroli dokumentów księgowych, jednostka ma
obowiązek prowadzić księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24
ust. 1
u.o.r.).
3/3