Pełna treść artykułu

Olga Dębicka WYKORZYSTANIE KONCEPCJI EDI W USPRAWNIENIU PROCESÓW BIZNESOWYCH Streszczenie W dzisiejszych czasach coraz więcej przedsiębiorstw dąży do opty-­‐‑
malizacji procesów biznesowych — jednym z obszarów uzyskania o-­‐‑
szczędności jest przejście z wymiany dokumentów papierowych z partne-­‐‑
rami biznesowymi na komunikację elektroniczną. Czasochłonne i kosz-­‐‑
towne operacje przesyłki faktur, wielokrotne ręczne przetwarzanie i de-­‐‑
kretacja tych samych danych w systemach informatycznych organizacji stwarzały okazje do opóźnień w prowadzonych działaniach i obarczone były licznymi błędami. Usprawnienie przepływu informacji w przedsię-­‐‑
biorstwie poprzez zastąpienie tradycyjnej poczty i faksu – systemem ko-­‐‑
munikacji elektronicznej to obecnie sposób na nowoczesne prowadzenie działalności gospodarczej. W artykule przedstawiono wykorzystanie technologii elektronicznej wymiany danych w różnych procesach w łań-­‐‑
cuchu dostaw i automatyzacji procesu obsługi e-­‐‑faktur. Wstęp Dokumenty i procesy biznesowe stanowią kluczowe elementy w funkcjono-­‐‑
waniu przedsiębiorstw. Poprzez odpowiednie podejście i efektywne zarządzanie nimi przedsiębiorstwa mogą w istotny sposób podnieść swoją wartość i pozycję na rynku oraz poprawić bezpieczeństwo najważniejszych danych. Rozwiązaniem oferującym kompleksowe wsparcie zarządzania dokumentem w całym jego cy-­‐‑
klu życia oraz podnoszącym efektywność procesów biznesowych firm jest elek-­‐‑
troniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange —EDI). Koncepcja elektronicznej wymiany danych została opracowana głównie z myślą o tych przedsiębiorstwach, które każdego dnia zawierają kilkanaście, kil-­‐‑
kadziesiąt lub nawet więcej transakcji ze swoimi, zazwyczaj stałymi, partnerami handlowymi. Elektroniczna wymiana danych to wymiana standardowo sforma-­‐‑
towanych komunikatów między systemami informatycznymi partnerów han-­‐‑
166
Olga Dębicka dlowych. EDI określana jest również jako „[…] elektroniczna transmisja doku-­‐‑
mentów handlowych w standardowym formacie bezpośrednio pomiędzy aplika-­‐‑
cjami komputerowymi partnerów handlowych”1. EDI określa się również jako: „[…] sposób komunikowania się organizacji biorących udział w przedsięwzięciu gospodarczym, administracyjnym lub in-­‐‑
nym, polegającym na automatycznym przesyłaniu elektronicznie sformatowa-­‐‑
nych dokumentów między aplikacjami komputerowymi znajdującymi się we wszystkich tych organizacjach”2. Do najczęściej wskazywanych cechy EDI należą: – stosowanie elektronicznego medium transportowego (np. sieć typu VAN – Value Added Network lub Internet) zamiast wykorzystywania fizycznych nośników informacji, takich jak: papier, dyskietki, dyski optyczne, faksy itp.; – używanie informacji mających określoną strukturę i format opartych na przy-­‐‑
jętych standardach, gdyż tylko wiadomości zawierające takie informacje mo-­‐‑
gą podlegać translacji, interpretacji i kontroli w porównaniu z wymaganym wzorcem reguł; – bezpośrednia komunikacja pomiędzy aplikacjami z pominięciem udziału człowieka. Przyczyną powstania rozwiązań typu EDI są poszukiwania ciągłej poprawy efektywności zarządzania informacją na drodze ewolucji klasycznych systemów informacyjnych. Rozwiązaniem problemów związanych z zarządzaniem infor-­‐‑
macją w przedsiębiorstwie jest wprowadzenie mechanizmów automatyzujących czynności z nią związane oraz ograniczające do minimum wpływ czynnika ludz-­‐‑
kiego na system przetwarzania i gromadzenia danych. Takie korzyści dostarcza wprowadzenie systemów informatycznych, a w konsekwencji narzędzi EDI z możliwością przekazywania informacji pomiędzy partnerami. 1. Rozwój systemów elektronicznej wymiany danych Koncepcja powstania EDI sięga lat 70. XX wieku. Komputery były wówczas bardzo drogie, a modemowe połączenia między nimi miały niską przepustowość i niewiele przedsiębiorstw mogło sobie na nie pozwolić. Jednocześnie nie istniały żadne systemy wspomagające wymianę danych między przedsiębiorstwami. Programy, które tworzyli autorzy wynajmowani przez pionierów EDI (przemysł samochodowy, General Motors, Sears, K-­‐‑Mart), nie były ogólnie dostępne. Dale-­‐‑
ko im było również do prostoty obsługi i niezawodności, jakimi mogą się szczycić dzisiejsze systemy. Rozwój EDI wiąże się z rozwojem technologii internetowej, przy czym rozwój tej ostatniej nie wpłynie, jak się wydaje, na kształt i zasady 1
2
K. Lange-­‐‑Sadzińska, M. Ziemecka, Przewodnik po EDI, Wydawnictwo UŁ, Łódź 2000. M. Niedźwiedziński, Globalny handel elektroniczny, PWN, Warszawa 2004. Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych 167
działania systemów EDI, gdyż postęp w technologiach internetowych zapewnia jedynie nowe i lepsze medium transportowe. Początkowo wykorzystanie Interne-­‐‑
tu w systemach elektronicznej wymiany danych ograniczało się do poczty elek-­‐‑
tronicznej (mail-­‐‑based EDI) oraz stron WWW i protokołu http (WEB-­‐‑EDI). Rady-­‐‑
kalną zmianę w sposobie realizacji EDI przy wykorzystaniu technologii internetowych przyniosło powstanie nowego języka opisu dokumentów XML 3
(technologia XML/EDI) . Pierwszymi poważnymi użytkownikami EDI stali się przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni, czyli sektor transportu. W krótkim czasie dołączyli do nich związani z transportem brookerzy, magazyny, agencje celne, sieci detaliczne, wreszcie obsługujące te sektory banki. Wraz ze wzrostem liczby przedsiębiorstw oraz różnorodnością przesyła-­‐‑
nych dokumentów oczywiste stało się, iż wymiana dokumentów w ramach EDI tylko wtedy może się powieść, jeśli uczestniczące w niej strony zaakceptują wspólny standard dokumentów. Używanie wypracowanych standardów znacz-­‐‑
nie poszerzyło zakres zastosowanie EDI o typy transakcji w jakich system może być wykorzystywany. Obecnie można wyróżnić dwie rodziny standardów EDI: 4
EDIFACT (standard międzynarodowy) oraz ANSI X12 (standard amerykański) . Standard EDIFACT, opracowany pod auspicjami ONZ, jest traktowany jako standard nadrzędny. Podstawowymi elementami dokumentu tworzonego w tym standardzie są pola danych, reprezentujące poszczególne składowe informacji. Dane powiązane w sposób logiczny między sobą tworzą segment, zaś zbiór okre-­‐‑
ślonych segmentów tworzy wiadomość. Zazwyczaj taka wiadomość jest odpo-­‐‑
wiednikiem papierowego formularza. Wiadomość dodatkowo jest „pakowana” w informatyczną kopertę, zawierającą takie dane, jak: nagłówek umieszczony na początku wiadomości i stopkę, która kończy sekwencję wiadomości. W ramach dokumentów generowanych przez EDI można wyróżnić dokumenty handlowe (katalogi, zamówienia, faktury itp.), dokumenty przewozowe, oraz dokumenty finansowe wykorzystywane do realizacji płatności bankowych. 2. EDI jako wsparcie w łańcuchu dostaw Efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw staje się elementem coraz bar-­‐‑
dziej pożądanym i oczekiwanym w przedsiębiorstwach. Głównym powodem za-­‐‑
interesowania jest optymalizacja kosztów operacyjnych, jednak należy też pamię-­‐‑
tać, że wiele przedsiębiorstw podejmuje działania w celu uelastycznienia oraz zagwarantowania możliwości szybkiego dostosowania się do niepewnej sytuacji gospodarczej. Kompleksowe podejście do obsługi procesów w łańcuchu do-­‐‑
3
P. Adamczewski, J. Stefanowski (red.), Nowoczesne systemy informatyczne dla małych i średnich przedsiębiorstw, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań 2006, s. 138. 4
J. Jankowski, Elektroniczny obrót prawny, Wolter Kluwers Polska, Warszawa 2008, s. 127. 168
Olga Dębicka staw umożliwia znaczące usprawnienie działania przedsiębiorstwa. Dodatko-­‐‑
wo bezpieczny i szybki dostęp do wiarygodnych danych pozwala na natych-­‐‑
miastową reakcję, która często umożliwia osiągnięcie przewagi konkurencyj-­‐‑
nej. Przykładowo, bieżący dostęp o statusie realizacji zamówienia, statusie dostawy towarów oraz ich odbioru przez partnera biznesowego pozwala na efektywniejsze zarządzanie produkcją i zapasami oraz na lepsze gospodaro-­‐‑
wanie zasobami magazynowymi. Jakość procesów i dokumentów związanych z właściwą obsługą procesów sprzedaży i odpowiednią organizacją logistyki bezpośrednio wpływa na pozycję firmy na rynku, jej przychody i przepływy pieniężne. Proces sprzedaży najczę-­‐‑
ściej wiąże się z logistyką towarów. Realizacjom dostawy towarzyszą dokumen-­‐‑
ty, jak choćby listy przewozowe, kwity paletowe, protokoły szkody czy wreszcie faktury. Dokumenty mają za zadanie usprawnić proces logistyczny poprzez wia-­‐‑
rygodne zbieranie i przekazywanie informacji. Odpowiednie zorganizowanie przepływu dokumentów może zredukować koszty oraz przyspieszyć proces roz-­‐‑
liczania dostawy, obsługi reklamacji czy księgowania. Jednym z problemów w tak rozumianym obszarze automatyzacji łańcucha dostaw są różnice wynikające z rozwiązań informatycznych stosowanych przez dostawców i kupujących. Przedsiębiorstwa dokonujące zakupów zainteresowane są automatyzacją zamówień składanych do kilku wybranych dostawców, mając na uwadze jakość i terminowość dostaw. Z kolei przedsiębiorstwa sprzedające swoje produkty zaineresowane są dotarciem do jak największego grona odbior-­‐‑
ców, dążąc do łatwego zamawiania wystandaryzowanych produktów z możli-­‐‑
wością śledzenia przesyłek. Kompleksowa komunikacja elektroniczna we wszystkich procesach łańcu-­‐‑
cha dostaw (Purchase-­‐‑to-­‐‑Pay) gwarantuje poprawę współpracy z partnerami biz-­‐‑
5
nesowymi oraz umożliwia optymalizację działań i redukcję kosztów . Rozwiąza-­‐‑
nie EDI pozwala na optymalizację wymiany dokumentów handlowych i logistycznych poprzez wykorzystanie jednej platformy do komunikacji ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Zapewnia ono obsługę wielu formatów dokumentów oraz protokołów komunikacyjnych wraz z walidacją wymienia-­‐‑
nych danych i bieżącym dostępem do statusu ich procesowania. Elektroniczna archiwizacja umożliwia szybki i łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Rozwiązanie takie oferuje w Polsce m.in. firma Comarch, której system Co-­‐‑
march ECM umożliwia komunikację nie tylko z dużymi podmiotami, lecz także z grupą mniejszych partnerów, z którymi wolumen wymienianych dokumentów często jest mniejszy. Narzędzia Comarch ECM pozwalają m.in. na przechwyty-­‐‑
5
N. Bartels, Automatyzacja obiegu dokumentów to element strategicznego zarządzania łańcuchem wartości. Logistyka XXI wieku, „MSI Polska” 2006, nr 5. Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych 169
wanie dokumentów z różnych źródeł (aplikacja skanująca, email, zasoby dysko-­‐‑
we), ich indeksowanie konfigurowalną listą atrybutów (w tym OCR) oraz wy-­‐‑
szukiwanie oparte na mechanizmach wyszukiwania wielokryterialnego lub peł-­‐‑
notekstowego. Mechanizmy integracyjne systemu ECM zapewniają dwukierunkową integrację z systemami ERP (import słowników biznesowych, eks-­‐‑
port wyniku procesowania workflow). Platforma firmy Comarch dostarcza rów-­‐‑
nież interfejs użytkownika oparty na stronach WWW, co znacząco upraszcza wdrożenie i utrzymanie rozwiązania, zwłaszcza w organizacji o rozproszonej geograficznie strukturze. 3. EDI jako wsparcie w fakturowaniu Relacje rynkowe we współczesnej gospodarce wymagają uproszczenia sto-­‐‑
sunków handlowych i procesów gospodarczych. Obecnie trudno wyobrazić so-­‐‑
bie prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystania nowoczesnych rozwiązań technologicznych, w szczególności Internetu. Dlatego właśnie dąży się do zastąpienia – przynajmniej w pewnej części – faktur tradycyjnych (czyli papie-­‐‑
rowych) fakturami elektronicznymi. Faktura elektroniczna jest szczególnym rodzajem faktury. To dokument elektroniczny, który na mocy prawa jest równoważny z fakturą tradycyjną. E-­‐‑faktura to taki dowód zrealizowania transakcji, który został wystawiony i udo-­‐‑
stępniony nabywcy w formie elektronicznej, czyli przy użyciu elektronicznych środków. Przez środki elektroniczne rozumie się zastosowanie „[…] elektronicz-­‐‑
nych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywa-­‐‑
nia danych, a także stosowanie technik teletransmisji przewodowej, radiowej, op-­‐‑
tycznej lub innych elektromagnetycznych środków”6. Rozwój nowoczesnych technik przekazywania danych oraz stworzenie ram prawnych gwarantujących bezpieczeństwo i pewność danych elektronicznych stanowiły bodziec do modyfikacji przepisów harmonizujących zasady fakturo-­‐‑
wania w krajach członkowskich Unii Europejskiej. Na szczeblu Unii Europejskiej przepisy o fakturach, w tym także o fakturach 7
elektronicznych, reguluje VI Dyrektywa VAT . Problem uproszczenia procesów administracyjnych w przedsiębiorstwach, a także problem zlikwidowania barier prawnych dotyczących wykorzystania Internetu czy innych nowoczesnych tech-­‐‑
nologii spotkały się z pozytywną reakcją Komisji Europejskiej. Uznała ona dąże-­‐‑
nie do upowszechnienia rozwiązań informatycznych w stosunkach handlowych i liberalizację dotychczasowych zasad za istotny warunek do osiągnięcia odpo-­‐‑
6
7
M. Butkiewicz, Internet w instytucjach publicznych. Zagadnienia prawne, Difin, Warszawa 2006, s. 178. Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących faktu-­‐‑
rowania (Dz. Urz. UE L 44 z 22.07.2010, s. 11). 170
Olga Dębicka wiedniego poziomu innowacyjności, efektywności i konkurencyjności gospodar-­‐‑
ki europejskiej. Potwierdzeniem działań w tym zakresie jest nowelizacja Dyrek-­‐‑
tywy obligująca państwa członkowskie Unii Europejskiej do uproszczenia zasad posługiwania się fakturami elektronicznymi najpóźniej do końca 2012 roku. Przy przyjęciu tej nowelizacji kierowano się przeświadczeniem, że fakturowanie elek-­‐‑
troniczne zwiększy konkurencyjność przedsiębiorstw i pozwoli im obniżyć kosz-­‐‑
ty działalności. Zgodnie z założeniami faktury papierowe i elektroniczne mają być traktowane równo, a uprawnienia kontrolne organów podatkowych i obo-­‐‑
wiązki podatników powinny mieć zastosowanie w równym stopniu do obu tych form fakturowania. Polska przyjęła owe uproszczone zasady ze znacznym wyprzedzeniem. 8
Nowe rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych weszło w życie 1 stycz-­‐‑
9
nia 2011 roku, zmieniając obowiązujące dotychczas rozporządzenie z roku 2005 . Wprowadzone regulacje znacznie uatrakcyjniają e-­‐‑fakturowanie, umożliwiają szersze jego wykorzystanie, upowszechniają e-­‐‑faktury tak, by stały się realną al-­‐‑
ternatywą dla faktur papierowych. W znaczący sposób ułatwiają dokonywanie rozliczeń i ewidencjonowanie w zakresie podatku od towarów i usług. Obowiązujące obecnie w Polsce Rozporządzenie Ministra Finansów 10
z 17.12.2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej umożliwia całkowite zastąpienie faktur papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami. Proces e-­‐‑fakturowania zyskuje coraz większą popularność w całej Europie, co w dużej mierze przyczynia się do poprawy efektywności przedsiębiorstw oraz redukcji kosztów operacyjnych. Aby dokument elektroniczny mógł być uznany za poprawną fakturę, oprócz tego, że należy w niej zawrzeć elementy wymagane dla faktury i uzyskać akceptację odbiorcy na przesyłanie jej w formie elektronicznej, podatnik musi 11
także zapewnić autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność jej tre-­‐‑
12
ści . Jednym z możliwych rozwiązań zapewniających autentyczność pochodze-­‐‑
nia i integralność (obok bezpiecznego podpisu elektronicznego) wskazanych wprost w rozporządzeniu o e-­‐‑fakturach jest EDI13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661). 9 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatko-­‐‑
wemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). 10 Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661. 8
11
Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. 12
Integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. 13
H. Kozłowska, VAT. Komentarz. Nowelizacja 2011, DIFIN, Warszawa 2011, s. 264. Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych 171
„Ogólna definicja EDI (ang. electronic data interchange) określona jest w art. 2 Rekomendacji Komisji 1994/820/EC i oznacza system elektronicznego transferu danych z komputera na komputer, przy wykorzystaniu ustalonych standardów 14
technicznych” . Umożliwia zatem elektroniczne przesyłanie danych handlo-­‐‑
wych bądź administracyjnych pomiędzy systemami informatycznymi za pomocą uzgodnionych wzorców formatowania wiadomości. Nie jest określonym pro-­‐‑
gramem ani systemem informatycznym, lecz zbiorem norm i wytycznych okre-­‐‑
ślających standardy przesyłania danych. Szczegółowe zasady wykorzystania EDI w e-­‐‑fakturowaniu muszą zostać określone przez strony transakcji w obligatoryjnie zawartej umowie. Umowa ta powinna określać między innymi takie kwestie, jak: – warunki elektronicznej wymiany dokumentów między stronami; – bezpieczeństwo komunikatów EDI, w tym także metody zapewnienia auten-­‐‑
tyczności pochodzenia i integralności treści faktur; – zapisywanie i przechowywanie komunikatów EDI; – limity czasowe wiadomości EDI; – poufność i ochronę danych osobowych; – zasady rozwiązywania ewentualnych sporów. Ponadto umowa ta musi zawierać tzw. załącznik techniczny wskazujący tech-­‐‑
niczne, organizacyjne i proceduralne wymogi stosowania EDI, czyli między in-­‐‑
nymi informacje dotyczące: – sprzętu i oprogramowania informatycznego stosowanych przez kontrahen-­‐‑
tów; – środków komunikacji, w tym protokołów przesyłania danych; – wykorzystywanych standardów i wzorów komunikatów EDI; – listy stosowanych przy komunikacji kodów; – zasad aktualizacji komunikatów, przesyłania i potwierdzania otrzymania komunikatów oraz ich zapisywania i przechowywania; – bezpieczeństwa komunikatów EDI; – procedur przeprowadzania testów próbnych. „Zasadniczym celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadza-­‐‑
nia danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych między firmami 15
uczestniczącymi w wymianie” . Stosowanie Elektronicznej Wymiany Danych poprawia czasową dostępność informacji logistycznej, pozwala uściślić dane czy także zmniejszyć pracochłonność procesu. Jednak procedura wdrożenia jest dość skomplikowana. Jest to więc metoda idealna głównie dla podmiotów, które są wyposażone w odpowiedni zespół środków informatycznych bądź odbierają 14
Z. Modzelewski (red.), VAT. Komentarz. Nowelizacja 2011, DIFIN, Warszawa 2011, s. 255. 15
Ibidem, s. 256. 172
Olga Dębicka i wysyłają bardzo dużo faktur. Znajduje to potwierdzenie w danych dotyczących rozwoju e-­‐‑fakturowania w Polsce. W 2011 r. średnio co trzecie przedsiębiorstwo w Polsce miało styczność z fakturą elektroniczną. Z elektronicznego fakturowa-­‐‑
nia korzystało co drugie duże przedsiębiorstwo oraz co trzecie małe i średnie. Takie rozwiązanie stosowały najchętniej przedsiębiorstwa zajmujące się naprawą i konserwacją sprzętu komputerowego i komunikacyjnego oraz podmioty z sekcji informacja i komunikacja (odpowiednio 66% i 50%). Najbardziej rozpowszech-­‐‑
nioną formą były e-­‐‑faktury nienadające się do automatycznego przetwarzania np. 16
e-­‐‑mail z załącznikiem w formacie PDF . Zaledwie 4% przedsiębiorstw wykorzy-­‐‑
stywało faktury posiadające ustrukturalizowaną strukturę umożliwiającą ich au-­‐‑
tomatyczne przetwarzanie (w tym EDI lub XML). Tabela 1. Przedsiębiorstwa w Polsce korzystające z elektronicznego fakturowania według wielkości i rodzaju działalności w 2011 r. (w %) Przedsiębiorstwa otrzymujące lub wysyłające e-­‐‑faktury wysyłające faktury w tym Wyszczególnie-­‐‑
nie ogó-­‐‑
łem Ogółem 30,5 Małe Średnie Duże 28,9 34,6 49,0 otrzymują-­‐‑
ce e-­‐‑faktury ra-­‐‑
zem posiadające ustandaryzowa-­‐‑
ną strukturę umożliwiającą ich automatycz-­‐‑
ne przetwarzanie (np. EDI, UBL, XML) 15,7 20,5 według wielkości 15,6 18,6 15,5 25,5 19,5 42,2 nienadające się do automatycz-­‐‑
nego przetwa-­‐‑
rzania (np. e-­‐‑
mail z załącz-­‐‑
nikiem w for-­‐‑
macie PDF) 4,0 18,9 2,8 6,9 19,4 17,5 22,8 33,5 Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2007–2011, GUS Urząd Statystyczny w Szczecinie, Informacje i Opracowania Statystyczne, Warszawa 2011, s. 70. 4. Wykorzystanie EDI w polskich przedsiębiorstwach Rynek elektronicznej wymiany danych w Polsce jest aktualnie w fazie dy-­‐‑
namicznego rozwoju. Z tej formy wymiany dokumentów w łańcuchu dostaw ko-­‐‑
rzystają sieci handlowe i ich dostawcy, producenci i ich podwykonawcy, operato-­‐‑
rzy logistyczni i ich klienci oraz firmy współpracujące z szerokim gronem swoich 16
Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2007–2011, GUS Urząd Staty-­‐‑
styczny w Szczecinie, Informacje i Opracowania Statystyczne, Warszawa 2011, s. 70. 173
Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych kontrahentów. Wzrost zainteresowania wdrażaniem tego typu rozwiązań jest widoczny w Polsce od kilku lat. Jednym z czynników generujących to zaintere-­‐‑
sowanie jest polityka państwa, które w ramach Programu Operacyjnego Innowa-­‐‑
cyjna Gospodarka na lata 2007–2013 podkreśliło rangę stosowania nowoczesnych Tabela 2. Przedsiębiorstwa korzystające z automatycznej wymiany danych z zewnętrzny-­‐‑
mi systemami ICT wg wielkości przedsiębiorstwa w latach 2009–2010 W tym korzystające z automatycznej wymiany danych a —
liczba b — % 2009 2010 2009 2010 2009 2010 2009 2010 Przed-­‐‑
siębior-­‐‑
stwa ogółem Ogółem Z dostaw-­‐‑
cami a b a b a b a b a b a b a b a b EDI w zarządzaniu poziomem zapasów, księgowości, zarządzaniu produk-­‐‑
cją i dystrybucją Z wykorzystaniem EDI Z od-­‐‑
(XML, Internetu biorcami EDIFAC
T etc.) Ogółem 96 966 12 315 9 123 6 936 8 446 100,0 12,7 9,4 7,2 8,7 83 759 14 353 11 342 10 511 10 447 100,0 17,1 13,5 12,5 12,5 Przedsiębiorstwa małe (10–49 pracownikow) 78 415 8 803 6 473 4 719 6 009 100,0 11,2 8,3 6,0 7,7 65 332 9 848 7 751 7 200 7 177 100,0 15,1 11,9 11,0 11,0 Przedsiębiorstwa średnie (50–249 pracowników) 15 375 2 671 2 030 1 629 1 836 100,0 17,4 13,2 10,6 11,9 15 404 3 449 2 766 2 511 2 523 100,0 22,4 18,0 16,3 16,4 Przedsiębiorstwa duże (250 i więcej pracowników) 3176 841 620 588 600 100 26,5 19,5 18,5 18,9 3023 1055 825 799 748 100 34,9 27,3 26,4 24,7 3 605 3,7 5 250 6,3 2 071 2,6 3 147 4,8 990 6,4 1 420 9,2 544 17,1 684 22,6 Źródło: Opracowanie własne na podstawie raportów GUS „Wykorzystanie technologii informacyjno-­‐‑
telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach, gospodarstwach domowych i przez osoby prywatne” w latach 2009–2010, www.gus.gov.pl. 174
Olga Dębicka Rysunek 1. Przedsiębiorstwa wykorzystujące automatyczną wymianę danych w krajach UE w 2010 r. Źródło: Eurostat. rozwiązań z zakresu EDI. Wpisane zostało to w Działanie 8.2 PO IG „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”, którego celem jest wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B poprzez stymulowanie powstawa-­‐‑
nia wspólnych przedsięwzięć biznesowych prowadzonych pomiędzy przedsię-­‐‑
17
biorcami w formie elektronicznej . Ideą przewodnią tego działania jest wdraża-­‐‑
nie w polskich przedsiębiorstwach nowoczesnych technologii informatyczno-­‐‑
komunikacyjnych (ICT) ułatwiających zacieśnianie współpracy z partnerami biz-­‐‑
17
R. Bucholski, K. Garski, J. Gontarz (et al.), Operational Programme Innovative Economy — The innova-­‐‑
tives good practices, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warsaw 2011. Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych 175
nesowymi. Na finansowanie mogły liczyć projekty obejmujące wdrażanie no-­‐‑
wych lub integrację istniejących systemów informatycznych, a także wdrażanie nowych systemów mających na celu umożliwienie automatyzacji wymiany in-­‐‑
formacji pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących przedsiębior-­‐‑
ców (EDI). Wzrost liczby wdrażanych rozwiązań EDI przedstawia tabela 2. W roku 2010 średni wskaźnik wykorzystania technologii EDI w kontaktach z partnerami zewnętrznymi w skali całego kraju wynosił 49,4%, co plasowało Polskę na 15 miejscu w Unii Europejskiej (rys. 1). Rysunek 2. Przedsiębiorstwa wykorzystujące automatyczną wymianę danych w Polsce według województw w roku 2011 Źródło: Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2007–2011, GUS, Urząd Statystyczny w Szczecinie, Informacje i Opracowania Statystyczne, Warszawa 2011, s. 73. W 2011 r. udział polskich przedsiębiorstw wymieniających informacje mię-­‐‑
dzy sobą oraz innymi systemami ICT za pomocą automatycznej wymiany da-­‐‑
nych wzrósł w skali roku o 17 pkt proc., tj. do poziomu 66%, z czego najczęściej z automatycznej wymiany danych korzystały przedsiębiorstwa duże (86%). Naj-­‐‑
większą dynamiką wzrostu charakteryzowały się przedsiębiorstwa małe, dla któ-­‐‑
rych wskaźnik wzrósł w skali roku o 18 pkt proc. W 2011 r. najczęściej z automa-­‐‑
tycznej wymiany danych korzystały firmy z sekcji wytwarzanie i zaopatrywanie 176
Olga Dębicka w energię elektryczną, gaz, parę wodną i gorącą wodę (79%), a najrzadziej pod-­‐‑
18
mioty zajmujące się zakwaterowaniem i gastronomią (52%) . Największy udział przedsiębiorstw wykorzystujących elektroniczną wy-­‐‑
mianę danych (blisko 90%) odnotowano w województwie kujawsko-­‐‑pomorskim (wobec 66% w 2010 r.), a najmniejszy w województwie świętokrzyskim — 36% wobec 41% przed rokiem (rys. 2). W latach 2010–2011 zaobserwować można również wzrost wykorzystania elektronicznej wymiany informacji wewnątrz przedsiębiorstwa między różnymi sferami jego działalności (tab. 3). a — 2010 b —2011 Wyszczególnienie Tabela 3. Stosowanie automatycznej wymiany danych wewnątrz przedsiębiorstwa według celów wykorzystania informacji przekazywanej elektronicznie i au-­‐‑
tomatycznie (w %) Otrzymywanie zamówień dotyczących sprze-­‐‑
daży Wysyłanie zamówień dotyczących sprzedaży zarzą-­‐‑
dzanie pozio-­‐‑
mem za-­‐‑
pasów zarzą-­‐‑
dzanie pozio-­‐‑
mem za-­‐‑
pasów księ-­‐‑
gowość zarządza-­‐‑
nie pro-­‐‑
dukcją lub magazy-­‐‑
nem 14,3 15,4 Ogółem a b 16,1 15,8 20,7 20,3 Małe a b 12,0 11,8 16,2 15,7 Średnie a b 26,9 27,1 Duże a b 49,4 54,0 zarzą-­‐‑
dzanie dystry-­‐‑
bucją księgowość 12,8 13,1 13,3 13,5 14,1 3,6 10,4 11,5 9,7 9,7 9,9 10,2 10,7 10,3 33,1 34,6 24,6 27,3 19,8 22,4 21,9 22,8 23,0 23,0 55,7 61,8 47,4 51,7 44,7 48,1 42,3 46,8 42,7 47,8 według wielkości Źródło: Opracowanie własne na podstawie raportów GUS „Wykorzystanie technologii informacyjno-­‐‑
telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach, gospodarstwach domowych i przez osoby prywatne” w latach 2009–2010, www.gus.gov.pl, s. 76. Obecnie w Polsce można wyróżnić czterech operatorów EDI: Comarch S.A., Edison S.A., Infinitie sp. z o.o. oraz Xtrade S.A.19: 18
Społeczeństwo informacyjne…, s. 72. 19
http://www.gs1pl.org/krajowe_podstandardy_eancom.php?ac=pelny&id=133 Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych 177
– ECOD – Comarch – zapewnia komunikację w zakresie dokumentów bizne-­‐‑
–
–
20
sowych. Oferuje wsparcie w zakresie trzech pakietów usługowych (podsta-­‐‑
wowym, medium i centrum), w ramach których proponuje dostęp przez róż-­‐‑
ne media komunikacyjne (WWW, protokół x.400 lub łącza dedykowane). Zapewnia także wymianę dokumentów elektronicznych przy różnych stop-­‐‑
niach integracji z systemami klasy ERP uczestnika. Brak integracji wymaga manualnej obsługi formularzy na stronie internetowej. Całkowita integracja zakłada obsługę EDI w pełnym zakresie również z systemami innych produ-­‐‑
centów niż system uczestnika. ECOD prowadzi także wsparcie techniczne niezależnie od obranego pakietu. Comarch EDI funkcjonuje obecnie w Polsce w przedsiębiorstwach z różnych branż, takich jak: sieci handlowe (Makro Cash & Carry, Real, Auchan, Carrefour, Eurocash, Intermarche, Leroy Merlin, Nomi) i ich dostawcy (Unilever, Tchibo, Grupa Żywiec, Lorenz Bahlsen, Fro-­‐‑
sta, CEDC, Nestle, Wrigley, L’Oreal), w branży paliwowej (Lotos Paliwa, BP Polska) i w branży farmaceutycznej (Sanofi-­‐‑Aventis, GlaxoSmithKline). W 2011 roku z tego rozwiązania, dostosowanego technologicznie do potrzeb przedsiębiorstw zarówno z sektora MŚP, jak i globalnych korporacji, skorzy-­‐‑
stało ponad 15 000 użytkowników z 30 krajów, wymieniając około 140 milio-­‐‑
nów dokumentów elektronicznych20. EWA – EDIson Web Access – zapewnia dostęp do systemu Edison Tradanet przez Internet. Oferuje zarówno wymianę dokumentów w przypadku pełnej integracji, jak i braku integracji z własnymi systemami informatycznymi klientów. Oferuje moduł dla platformy EWA, pozwalający na automatyczne wysyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych w określonym forma-­‐‑
cie. Dodatkowo EWA zapewnia oprogramowanie komunikacyjne Desktop EDI, mapy translacji, narzędzia integracji EDI z systemami informatycznymi oraz wsparcie we wdrożeniach. Usługi translacji zgodne z Network Base Translation zapewniają translację „w locie”, co oznacza, że dokumenty są tłumaczone na obrany standard podczas ich przesyłania. Formaty jakie ob-­‐‑
sługuje EWA to: XML, UN/EDIFACT, X12, IDOC, Flat File, format własny. Zapewniona jest także wymiana dokumentów elektronicznych z operatorami w Polsce, jak i poza jej granicami, takimi jak: GXS EDI*Express, IBM Global Network, AT&T Easy Link, POLKOM 400, Deutsche Telekom, Optima, Ma-­‐‑
tav, Allegro, Telefonica, EDS, Xtrade, Infinite. EDINET wychodzi jeszcze dalej, ponieważ oferuje wymianę dokumentów między partnerami handlowymi niezależnie od stawianych przez strony wymagań technicznych. Obsługuje wszystkie formaty wymiany danych (m.in. EDIFACT, IDOC, XML, DBF, TXT, CSV) oraz oferuje różne media ko-­‐‑
munikacji (np. AS2, X.400, FTP, SOAP, WWW, łącza dedykowane). Zapewnia pełną translację formatów oraz dostosowanie do technicznych wymagań www.comarch.pl 178
Olga Dębicka klienta. Operator oferuje kompleksową obsługę podczas wdrożenia, pomocy technicznej oraz kontroli on-­‐‑line. Podobnie jak EWA zapewnia zgodność z operatorami polskimi, jak i zagranicznymi. – EDINET zapewnia systemy oparte na rozwiązaniach WWW. Są nimi systemy sprzedażowo-­‐‑magazynowe kierowane do małych firm. Większe firmy mają możliwość implementacji rozwiązań bazujących na integracji i translacji do-­‐‑
kumentów z własnymi systemami informatycznymi. EDINET współpracuje także z technologiami mobilnymi w zakresie wymiany danych, takimi jak palmtopy czy smartphone. – XTRADE oferuje pełne wykorzystanie integracji oraz obsługę kontrahentów za pomocą WWW. Platforma Xtrade zapewnia rolę interfejsu komunikacyj-­‐‑
nego pomiędzy wewnętrznymi systemami uczestników. Odpowiada także za bezpieczeństwo oraz translację. Wewnętrzne oprogramowanie Xtrade zajmu-­‐‑
je się: – wysyłaniem i odbieraniem dokumentów i komunikatów statusu transmisji; – kolejkowaniem (w przypadku chwilowej niedrożności łącza); – szyfrowaniem i kontrolą błędów. W przypadku obsługi WWW platforma zapewnia, podobnie jak EDINET, usługi kompleksowego podejścia do realizacji obsługi procesów biznesowych przedsiębiorstw niewymagających integracyjnego podejścia do systemów infor-­‐‑
matycznych. Literatura Adamczewski P., Stefanowski J. (red.), Nowoczesne systemy informatyczne dla małych i średnich przedsiębiorstw, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań 2006 2. Bartels N., Automatyzacja obiegu dokumentów to element strategicznego zarządzania łań-­‐‑
cuchem wartości. Logistyka XXI wieku, „MSI Polska” 2006, nr 5 3. Bucholski R., Garski K., Gontarz J., Operational Programme Innovative Economy — The innovatives good practices, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2011 4. Butkiewicz M., Internet w instytucjach publicznych. Zagadnienia prawne, Difin, War-­‐‑
szawa 2006 5. Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 44 z 22.07.2010) 6. Jankowski J., Elektroniczny obrót prawny, Wolter Kluwers Polska, Warszawa 2008 7. Kozłowska H., VAT. Komentarz. Nowelizacja 2011, DIFIN, Warszawa 2011 8. Lange-­‐‑Sadzińska K., Ziemecka M., Przewodnik po EDI, Wydawnictwo UŁ, Łódź 2000 9. Modzelewski Z. (red.), VAT. Komentarz. Nowelizacja 2011, DIFIN, Warszawa 2011 10. Niedźwiedziński M., Globalny handel elektroniczny, PWN, Warszawa 2004. 1.
Wykorzystanie koncepcji EDI w usprawnieniu procesów biznesowych 179
11. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udo-­‐‑
stępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) 12. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) THE EDI CONCEPT IN IMPROVING BUSINESS PROCESSES Summary Nowadays, more and more companies seek to optimize business processes – one areas of the savings consists in moveing from the exchan-­‐‑
ge of paper documents with business partners to electronic communica-­‐‑
tion. Time consuming and expensive operations shipment invoices and manual processing of multiple assignments of the same data in informa-­‐‑
tion systems organizations the opportunity to present any delays in the conduct of activities and are subject to numerous errors. Improving the flow of information in the enterprise by replacing traditional mail and fax – the electronic communication system is out of the way for modern eco-­‐‑
nomic activity. This paper presents the use of electronic data interchange technology in a variety of processes in the supply chain and automate the process of handling e-­‐‑invoices.