Informatyzacja funkcji personalnej

Zeszyty
Naukowe nr
719
Akademii Ekonomicznej w Krakowie
2006
Marcin Karwiński
Katedra Zarządzania Personelem
Informatyzacja funkcji personalnej
1. Wstęp
Rozwój nowych technologii informatycznych stwarza nowe możliwości dla spe�
cjalistów HR. Wykorzystanie komputerów i sieci staje się w coraz większym stop�
niu koniecznością, jeśli firma chce skutecznie zarządzać personelem w warunkach
zmieniającej się gospodarki. Pojawiają się zintegrowane systemy informatyczne
wspierające zarządzanie. Ich integralną częścią są moduły wspierające zadania
ZZL. Technologie komputerowe oraz nowoczesne oprogramowanie zaczyna wykra�
czać poza standartowo realizowane funkcje, takie jak ewidencja pracowników, ale
zaczyna oferować wsparcie także w innych obszarach HR, jak np.: rekrutacja, ewi�
dencja, płace, szkolenia, oceny okresowe, planowanie zatrudnienia.
Systemy informatyczne wspierają także komunikację wewnętrzną w firmie
poprzez zastosowanie np. sieci wewnętrznych czy poczty elektronicznej. Należy
zwrócić uwagę na mnogość obszarów, które obsługiwane są za pomocą takiego
oprogramowania, trzeba zauważyć, że informatyczne systemy zarządzania zaso�
bami ludzkimi (Human resources management systems – HRMS) już jakiś czas
temu przestały być tylko i wyłącznie elektroniczną bazą danych. Wielkie korpo�
racje nie mogą istnieć bez oprogramowania wspierającego zarządzanie persone�
lem. Brak takich rozwiązań w obliczu dużego ilościowo zatrudnienia, fluktuacji
kadr czy konkurencji na rynku sporo kosztuje. Systemy informatyczne znacznie
usprawniają działania specjalistów do spraw zarządzania personelem w większo�
ści obszarów ich działalności, stają się zatem drogą do poprawienia zarządzania
zasobami ludzkimi, a w konsekwencji, wpływają na uzyskiwanie przewagi kon�
kurencyjnej przez organizację.
Osobnym zagadnieniem jest pojawiająca się koncepcja wirtualizacji funkcji
personalnej, czyli budowanie – na bazie podzielanych systemów wartości – więzi
(także elektronicznych) między menedżerami liniowymi (liderami grup zadanio�
wych) i menedżerami sztabowymi (centralnymi) w celu przepływu informacji
ZN_719.indb 67
1/30/08 1:01:34 PM
68
Marcin Karwiński
i koordynowania współpracy związanej z realizacją funkcji personalnej [Antczak
2004]. Takie rozwiązania pozwalają na pojawianie się koncepcji organizacji,
w której w zasadzie nie ma kontaktów face to face. Rozwija się możliwość tele�
pracy, inaczej zwana work at home – połączenia komputera i modemu pracownika
z odpowiednimi urządzeniami jego współpracowników oraz kierownictwa w cen�
trali – umożliwiło to zatrudnionym zamieszkiwanie w dowolnej miejscowości
[Robbins 2002, s. 97].
Zastosowanie technologii informatycznych staje się coraz powszechniejsze.
Już nie tylko duże przedsiębiorstwa, które mają wystarczające środki na przepro�
wadzanie skomplikowanych procesów unowocześniania procesów związanych
z zarządzaniem zasobami ludzkimi, stosują takie rozwiązania. Coraz powszech�
niejsze staje się zastosowanie technologii wspierających zarządzanie personelem
w małych i średnich przedsiębiorstwach, a firmy produkujące oprogramowanie,
reagują na to, tworząc produkty nakierowane na przedsiębiorców.
Artykuł ma na celu przedstawienie możliwości rozwoju technologii informa�
tycznych na podstawie analizy literatury przedmiotu. Celem jest także refleksja
nad tym, w jakim stopniu zastosowanie nowoczesnych technologii w zarządzaniu
zasobami ludzkimi wpłynąć może na uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej.
W końcowej części artykułu będą rozważone także bariery mogące pojawić się
przy wprowadzaniu technologii informacyjnych do przedsiębiorstwa, a także
zagrożenia wynikające z zastosowania takich rozwiązań.
2. Zastosowania technologii informatycznych
w zarządzaniu zasobami ludzkimi
Wspomaganie zarządzania zasobami ludzkimi przez sieci informatyczne może
odbywać się w różny sposób. Najbardziej powszechne jest wykorzystywanie
komputerów do prowadzenia ewidencji pracowników, a także do przechowy�
wania innych danych potrzebnych komórkom personalnym. Takie rozwiązanie
nie wymaga specjalnych programów ani narzędzi i realizowane jest za pomocą
najprostszych programów komputerowych. Rozwiązania takie są jedynie unowo�
cześnieniem kartotek personalnych, stosowanych przez przedsiębiorstwa i jako
takie usprawniają proces ewidencji pracowników, a także pozwalają na łatwiejsze
odszukanie danych i ewentualne ich wykorzystanie, czy też porównywanie danych
dla różnych pracowników. Takie rozwiązania są stosowane w większości przedsię�
biorstw posiadających komputery.
Jednak najnowsze technologie, takie jak systemy HRMS, pozwalają na
usprawnienie działań w wielu aspektach funkcji personalnej. Systemy takie pole�
cane przez firmy informatyczne, oferują coraz więcej rozwiązań w dziedzinie
wspierania realizacji funkcji personalnej. Większe przedsiębiorstwa, często sto�
ZN_719.indb 68
1/30/08 1:01:34 PM
Informatyzacja funkcji personalnej
69
sują oprogramowanie, które jest konfigurowane i modyfikowane zgodnie z ich
specyfiką. Możliwości, łatwość obsługi, liczba funkcji przystosowywane są do
potrzeb przedsiębiorstwa i jego pracowników. Mniejsze firmy często zadowolić się
muszą gotowymi rozwiązaniami, które jednak mogą starać się w pewnym stopniu
dostosowywać do swoich potrzeb.
Rekrutacja personelu z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, zdobywa
coraz większą popularność wśród menedżerów zajmujących się ZZL w firmach.
Zarówno rekrutacja wewnętrzna, jak i zewnętrzna mogą być wspierane poprzez
wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania. Bardzo istotny element stanowi
zaawansowana ewidencja pracowników. Bazy danych pracowników mogą zawierać
różnorodne dane na ich temat, począwszy od personaliów na ich kompetencjach
i osiągnięciach skończywszy. Takie dane archiwizowane są w sposób, który umoż�
liwia łatwy do nich dostęp, a także odpowiednie ich sortowanie i wykorzystanie.
Dzięki temu specjaliści od HR mają łatwiejsze zadanie przy analizowaniu potrzeb
kadrowych przedsiębiorstwa. Drugą bazę danych stanowi kartoteka zawierająca
opisy stanowisk. Dzięki zestawieniu tych dwóch baz danych można podejmować
decyzje o ewentualnych przesunięciach, czy też awansach pracowników na wolne
stanowiska. System może poszukiwać pracowników którzy mają odpowiednie
cechy wymagane na danym – wolnym – stanowisku. Przy analizie produktyw�
ności poszczególnych pracowników, również istnieje możliwość zestawienia
danych, pomagając w rzetelnej ocenie poszczególnych zatrudnionych. Rekrutacja
zewnętrzna stanowi w niektórych wypadkach problem. W związku z licznymi
aplikacjami powstaje pytanie, jak poradzić sobie z procesem selekcji kandydatów.
Poprzez połączenie z Internetem, przy przeprowadzaniu całego procesu rekrutacji
drogą elektroniczną, wstępną selekcję kandydatów przeprowadza system kompu�
terowy, który dopasowuje aplikacje do potrzeb danego stanowiska pracy. Pozwala
on także na stworzenie bazy kandydatów, która może być wykorzystana do rekru�
tacji na inne stanowiska.
Systemy informatyczne coraz częściej wykorzystywane są także w planowaniu
szkoleń, ewidencji pracowników, a informacje zebrane w bazach danych pozwalają
na dokładniejsze ustalenie potrzeb szkoleniowych. Rozwój kadr jest monitorowany,
a przebyte kursy i szkolenia zostają odnotowane w bazie danych pracowników.
Osobnym zagadnieniem jest wykorzystanie danych o ofertach firm szkolenio�
wych i porównanie ich z potrzebami firmy. Dzięki temu uproszczony zostaje
proces projektowania szkoleń i doboru odpowiednich rozwiązań stosownie do
potrzeb. Należy również pamiętać, że zastosowanie technologii informatycznych
pozwala na korzystanie z różnorodności technik szkoleniowych wykorzystujące
nowoczesne rozwiązania z dziedziny IT, takich jak np. e-learning. Udoskonalone
techniki komunikacji pozwalają też na wymianę doświadczeń między uczestni�
kami szkolenia, co dodatkowo podnosi efektywność szkoleń, poprzez łatwiejsze
ZN_719.indb 69
1/30/08 1:01:34 PM
70
Marcin Karwiński
korzystanie z zalet grupowego przeprowadzania procesu szkoleniowego. Firmy
wykorzystują także techniki informatyczne w coraz większym stopniu do oceny
efektywności szkoleń, poprzez system ankiet i testów, których wyniki są bezpo�
średnio wprowadzane do bazy, dział HR otrzymuje kompleksowy obraz wiedzy
przyswojonej przez pracowników biorących udział w szkoleniach. Nowoczesne
rozwiązania pozwalają także na śledzenie karier pracowników. Należy zwrócić
uwagę, że nowoczesne techniki szkoleniowe, realizowane drogą elektroniczną są
tańsze od tradycyjnych (nie ma konieczności powielania materiałów dla uczest�
ników), a także ich forma często jest atrakcyjniejsza. Specjaliści zwracają także
uwagę na to, że istnieje moda na szkolenia przeprowadzane elektronicznie, a także
zwracają uwagę na potencjał rozwojowy drzemiący w sieciach Intranetu najczęś�
ciej wykorzystywanych w szkoleniach przeprowadzanych drogą elektroniczną.
Rozpatrując ocenę pracowników, należy zwrócić uwagę na podobne aspekty,
jak w wypadku szkoleń, dzięki zintegrowanym systemom ocen oceniający może
zbadać zarówno indywidualne osiągnięcia pracownika, jak i całego zespołu,
którego jest częścią. W bazie przechowywane są osiągnięcia pracowników, które
potem wykorzystywane są do ewaluacji ich efektywności. Dostęp do danych
pozwala kierownikom monitorować pracę swoich podwładnych i sporządzać
raporty na ten temat. W tym wypadku program staje się narzędziem analitycznym,
pozwalającym na samodzielną analizę interesujących danego kierownika danych,
a nie tylko opieranie się na gotowych raportach tworzonych przez innych. Trzeba
zwrócić uwagę, że ocena pracowników jest bardzo często wspierana kompute�
rowo. Można rzec, że staje się to powoli standardem, że ocena pracowników jest
wspierana przez zastosowanie technologii informatycznych.
Należy również pamiętać o roli HRMS w kontroli wynagrodzeń. Naliczanie
wynagrodzeń można w pełni zautomatyzować, wykorzystując technologię kompu�
terową, ale także, wykorzystując dane zebrane o pracownikach i poszczególnych
działach, przygotowywać strukturę płac w przedsiębiorstwie, decydować o ich
zmianach. W obecnych systemach funkcjonuje pojęcie rozproszonej rejestracji
danych, kiedy to kierownicy nawet najniższego szczebla (np. brygadziści) wprowa�
dzają dane o swoich podwładnych, dzięki czemu mają dostęp do pełnych danych
na ich temat, łącznie z wynagrodzeniami. Jednocześnie sami przekazują informa�
cję o należnych nadgodzinach czy też premiach. Systemy płacowe pozwalają także
na generowanie raportów, a także szybki dostęp do list płac w przedsiębiorstwie,
co staje się koniecznością w dużej firmie.
Rozważając zagadnienia związane z komunikacją wewnętrzną w organizacji
i wykorzystanie systemów informatycznych, nie sposób nie zauważyć udogodnień,
jakie niosą te rozwiązania w praktyce. Sieci wewnętrzne pozwalają na lepszy
przepływ informacji między pracownikami, a także na efektywniejszą ich współ�
pracę. Wideokonferencje pozwalają na spotkania zespołów, których członkowie
ZN_719.indb 70
1/30/08 1:01:34 PM
Informatyzacja funkcji personalnej
71
mogą fizycznie znajdować się w zupełnie innych miejscach, bez konieczności
organizowania spotkań nierzadko czasochłonnych i kosztownych ze względu
na konieczność zebrania wszystkich uczestników fizycznie w jednym miejscu,
dzięki tej technologii okazuje się, że przebywanie w różnych miejscach nie jest
już istotnym problemem we współpracy [Fisher 2001, s. 162]. Innym rozwiąza�
niem jest tworzenie grup dyskusyjnych dla zespołów pracujących nad konkretnym
projektem w formie forum wymiany opinii. Kolejne pomysły czy też propozycje
rozwiązań są ogólnodostępne dla członków zespołu, a także archiwizowane tak,
aby można je było analizować. Dzięki sieciom wewnętrznym można doprowadzić
do tego, że poszczególni pracownicy mają dostęp do danych bez większych ogra�
niczeń, co zbliża do ideału pracy grupowej. W przyszłości może to doprowadzić
do stworzenia wirtualnego biura, kiedy to stanowisko pracy istnieje tylko w sieci
komputerowej, a pracownicy, zamiast fizycznie przebywać w pracy, łączą się z sie�
cią komputerową. Należy też pamiętać, że takie rozwiązania umożliwiają kontrolę
przepływu informacji danych w firmie. Pracownicy uzyskują dostęp do konkret�
nych informacji, które są im potrzebne. Trzeba zwrócić uwagę, że komunikacja
z użyciem środków teleinformatycznych może znaleźć zastosowanie w warunkach
fuzji i przejęć, kiedy to odpowiednia komunikacja jest bardzo potrzebna, a często
może być utrudniona z uwagi na możliwe problemy w zorganizowaniu spotkań
bezpośrednich między pracownikami firm łączących się [Pocztowski 2004,
s. 132]. Wykorzystanie sieci wewnętrznych, a także Internetu w przekazywaniu
danych i ich pozyskiwaniu jest coraz bardziej powszechne ze względu na ogromne
możliwości, jakie otwierają się dzięki temu przed użytkownikami.
Osobnym zagadnieniem pozostaje wykorzystanie technologii informatycznych
do symulowania skutków decyzji personalnych podejmowanych w organizacji.
Jednym z takich przykładów jest planowanie zasobów ludzkich w organizacji.
System informacyjny może udzielać odpowiedzi na pytanie, jaki wpływ na grupy
pracowników mają zmiany liczebności i struktury poszczególnych grup oraz przy�
chodzenie pracowników do grupy i odchodzenie z niej, następnie może symulo�
wać możliwe skutki takich działań i zdarzeń, dając użytkownikowi pełną swobodę
w definiowaniu możliwych decyzji. To pozwala menedżerom na podejmowanie
decyzji personalnych w warunkach większej pewności.
3. Wpływ systemów informatycznych na osiąganie korzyści
przez przedsiębiorstwo
Przemiany w gospodarce światowej zmuszają współczesne przedsiębiorstwa
do wykorzystywania nowoczesnych technologii. Takie czynniki, jak globalizacja,
wymuszają stosowanie nowoczesnych rozwiązań przez organizacje, aby mogły
one skutecznie konkurować na rynku światowym. Wśród polskich przedsiębiorstw
ZN_719.indb 71
1/30/08 1:01:34 PM
72
Marcin Karwiński
informatyzacja i zastosowanie nowych technologii w zarządzaniu pozwala na sku�
teczne konkurowanie na rynku europejskim, co stało się koniecznością w obliczu
integracji z Unią Europejską.
M. Armstrong [2000, s. 70] cytuje badania przeprowadzone wśród menedże�
rów liniowych i dyrektorów zasobów ludzkich, które miały na celu identyfikację
najważniejszych inicjatyw służących uzyskiwaniu przewagi konkurencyjnej.
Według badanych jest pięć najważniejszych inicjatyw służących osiąganiu prze�
wagi konkurencyjnej:
– wczesne zidentyfikowanie pracowników o dużych możliwościach,
– informowanie o kierunkach, planach i problemach,
– wynagradzanie innowacyjności i kreatywności,
– wynagradzanie jakości i dobrej obsługi klientów,
– wynagradzanie osiągnięć przedsiębiorstwa i (lub) produktywności.
Zastanawiając się nad możliwościami wspierania tych inicjatyw poprzez
zastosowanie systemów komputerowych, można rozpatrywać zarówno stosowanie
prostych rozwiązań informatycznych: jak ewidencja pracowników, wspieranie
komunikacji przez rozwiązania sieciowe, ale także złożone procesy oparte na
zastosowaniu zintegrowanych systemów zarządzania.
Pracownicy uzyskujący najwyższe oceny w badaniach prowadzonych przy
użyciu tego programu mogą być wyodrębnieni z całego zespołu, a ich wiedza ma
większe szanse być w pełni wykorzystana dla dobra organizacji. W podobny spo�
sób można wyobrazić sobie wspieranie procesów wynagradzania przez systemy
informatyczne, ewidencjonowanie pracowników, a także stałe monitorowanie
wyników ich pracy. Program ułatwia menedżerom zebranie koniecznych danych
do opracowania sprawiedliwego systemu wynagrodzeń pracowników, jednak nie
eliminuje do końca czynnika ludzkiego w podjęciu decyzji.
Wspomniano wyżej o ułatwionej komunikacji w organizacji, która korzysta
z nowoczesnych technologii informacyjnych, dzięki czemu łatwiejszy jest właś�
ciwy i kompleksowy system informowania wszystkich pracowników o kierunkach
działań, planach i celach organizacji. Pozwala to także na łatwiejszą komunikację
w wypadku problemów, często nie wymaga fizycznej wizyty specjalisty, który
może za pomocą sieci rozwiązywać pewne niedociągnięcia w działaniu, np.
systemu bezpieczeństwa. Obecnie systemy informatyczne pozwalają na swobodny
przepływ informacji, kontrolę tego przepływu. Dzięki wprowadzeniu systemów
komunikacyjnych w organizacji usprawnia się wiele procesów wpływających na
jakość zarządzania organizacją: rozpowszechnianie informacji, integrację pra�
cowników, planowanie i prowadzenie działań, rozwiązywanie problemów organi�
zacyjnych i interpersonalnych, podejmowanie decyzji [Jaroszewicz, Jaroszewicz,
Szmidt 2004].
ZN_719.indb 72
1/30/08 1:01:35 PM
Informatyzacja funkcji personalnej
73
4. Bariery informatyzacji zarządzania zasobami ludzkimi
Bariery wprowadzania nowoczesnych technologii do zarządzania zasobami
ludzkimi mogą wynikać z różnych czynników. Wśród najważniejszych mogących
się pojawić i tych omówionych w tekście można wymienić:
– stopień komputeryzacji przedsiębiorstw (liczba komputerów posiadanych
i wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa),
– wysokie koszty zakupu specjalistycznego oprogramowania do wspierania
zarządzania zasobami ludzkimi,
– troskę o bezpieczeństwo danych przedsiębiorstwa przechowywanych w elek�
tronicznych bazach danych,
– niedostateczne przygotowanie personelu do obsługi nowoczesnych systemów,
co wiąże się z potrzebą przeszkolenia pracowników,
– opór wobec zmian,
– źle przygotowany program informatyzacji przedsiębiorstwa.
Komputeryzacja przedsiębiorstw jest raczej powszechna w obecnych czasach.
Badania [Wardaszko 2004, s. 179] wykazują, że duże przedsiębiorstwa bardzo
chętnie i bez oporu przyswajają nowe technologie, tak więc stopień skomputeryzo�
wania dużych przedsiębiorstw jest bardzo wysoki. Jak pokazały te same badania,
małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce także korzystają ze zdobyczy najnow�
szych technologii. W 2002 r. 91% MŚP posiadało sprzęt komputerowy. Zakup
sprzętu komputerowego wiąże się z kosztami, dlatego niektórzy przedsiębiorcy
uważają, że taka inwestycja jest dla nich zbyteczna. Innym elementem ograni�
czającym powszechność stosowanie HRMS jest konieczność zakupu drogiego
oprogramowania komputerowego, wspierającego zarządzanie zasobami ludzkimi.
W wypadku ograniczonych środków, standardowe aplikacje biurowe, takie jak:
arkusze kalkulacyjne, programy do tworzenia baz danych czy też komunikatory
sieciowe, mogą w pewnym stopniu zastępować drogie oprogramowanie specjali�
styczne. Decyzja o zakupie oprogramowania powinna być decyzją strategiczną,
dobrze przemyślaną i przedyskutowaną w gronie późniejszych użytkowników.
Przygotowanie wyboru oprogramowania odpowiedniego dla potrzeb danego przed�
siębiorstwa jest bardzo ważnym elementem wdrażania rozwiązań informatycznych
w firmie. Bardzo ważne jest zdefiniowanie potrzeb, jakie firma ma w zakresie
HR, a także zastanowieniem się nad wizją działania takiego oprogramowania.
Dużą rolę w tym zakresie odgrywają także zewnętrzni konsultanci, którzy pro�
ponują rozwiązania, a także informują o ograniczeniach produktów. Należy rów�
nież wziąć pod uwagę skalę firmy, aby nie stosować w małym przedsiębiorstwie
oprogramowania służącego do obsługi korporacji. Przy wyborze odpowiedniego
oprogramowania dwa czynniki pełnią najważniejszą rolę – po pierwsze wiedza
o organizacji, po drugie świadomość możliwości, jakie daje oprogramowanie.
ZN_719.indb 73
1/30/08 1:01:35 PM
74
Marcin Karwiński
Kiedy te dane zostaną zebrane można podjąć odpowiednie decyzje co do wyboru
oprogramowania. Cechą, na którą kładą nacisk producenci oprogramowania, jest
jego elastyczność, zdolność dostosowania do indywidualnych potrzeb klienta.
Drugą stroną elastyczności jest możliwość dopasowania się do zmieniających się
procesów w firmie, a także nadążanie za jej rozwojem. Właściwy dobór opro�
gramowania pozwala uniknąć dodatkowych kosztów w przyszłości, które zwią�
zane mogą być między innymi z koniecznością wymiany systemu, na bardziej
odpowiedni dla danej firmy. Dlatego też tak istotna jest odpowiednia decyzja przy
wyborze systemu, który stosowany będzie do obsługi danego przedsiębiorstwa.
Powinna być ona zatem podejmowana bardzo ostrożnie.
Istotnym zagadnieniem związanym z wykorzystaniem systemów informa�
tycznych w zarządzaniu personelem jest ochrona danych. Problem ten powstaje
zawsze, kiedy mamy do czynienia z systemem będącym połączonym z Inter�
netem. Zwraca na to uwagę wielu specjalistów od HR, którzy obawiają się, że
poprzez archiwizowanie danych na nośnikach elektronicznych, osoby niepowo�
łane mogą uzyskać do nich dostęp. Szczególnie że niejednokrotnie zewnętrzny
dostęp do systemu staje się koniecznością ze względu na potrzebę konserwacji czy
bieżących napraw systemu. To często powoduje niechęć do korzystania z usług
serwisowych przeprowadzanych on-line na rzecz sprowadzania serwisanta na
miejsce do firmy. Dotyczy to szczególnie firm, dla których poufność danych jest
bardzo istotna, na przykład instytucje finansowe. Ten problem w dalszym ciągu
nie został jeszcze rozwiązany, ale zagadnienia bezpieczeństwa w sieci i ochrony
danych przed kradzieżą są bardzo złożone, nie jest istotna tylko bariera technolo�
giczna, ale także psychologiczna. Często obawy o bezpieczeństwo danych stają na
przeszkodzie wprowadzania nowoczesnych rozwiązań IT w przedsiębiorstwach.
Należy pamiętać także, że zakupując oprogramowanie służące do obsługi działu
HR, firma decyduje się na dopuszczenie serwisantów producenta oprogramowania
do wewnętrznego systemu danych przedsiębiorstwa, co również może stanowić
problem. Dotyczy to także dostępu do sieci wewnętrznej na zewnątrz w celach
konserwacyjnych (poprzez tworzenie tak zwanych bramek – pozwalających na
konserwację i ewentualne rozwiązywanie problemów on-line, bez konieczności
sprowadzania przedstawiciela producenta oprogramowania do siedziby firmy).
Firmy nie zawsze godzą się na takie rozwiązanie, wskutek czego kryterium
doboru oprogramowania staje się siedziba producenta, a nie inne czynniki.
Ochrona danych przed osobami nieuprawnionymi do ich przeglądania jest bar�
dzo trudnym zagadnieniem, gdyż systemy informatyczne ochrony danych nie są
w stanie przewidzieć każdej akcji hakera, próbującego włamać się do danej sieci.
Przy obecnej powszechności Internetu niebezpieczeństwo ataku wzrasta, jednak
trudno wyobrazić sobie komputer w przedsiębiorstwie, który nie byłby podpięty
ZN_719.indb 74
1/30/08 1:01:35 PM
Informatyzacja funkcji personalnej
75
do sieci. Często dane przechowywane są poza komputerami podpiętymi do sieci,
najczęściej za pomocą komputerów przenośnych.
Wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania bardzo często wiąże się
również z redukcją zatrudnienia w dziale personalnym. Szczególnie jeśli rola pra�
cowników tego działu sprowadza się do zadań administracyjnych. Należy jednak
pamiętać, że system informatyczny opiera się na wprowadzonych do niego danych,
a także na ich analizowaniu, stąd też coraz częściej informatyzacja nie prowadzi
do znacznej redukcji personelu, a raczej do zmiany zadań stawianych przed nim.
System informatyczny, wykonuje mechaniczne czynności, sortuje i układa dane,
ale analiza tych danych i ostateczne wnioski pozostają w gestii pracowników
działu personalnego. Problemem przy wdrażaniu systemów informatycznych pozo�
staje także opór pracowników przeciwko wprowadzaniu zmian. Często uważają
oni, że nie poradzą sobie z nowym systemem i dalej większość spraw związanych
z działem HR wolą załatwiać w tradycyjny sposób, nie korzystając z dobrodziejstw
np. wewnętrznej komunikacji elektronicznej. Jednak z czasem, kiedy użytkownicy
systemu poznają jego możliwości i wygodę, którą zapewnia, powoli „przekonują
się” do niego, coraz swobodniej z niego korzystając. Tutaj istotnym zagadnieniem
stanie się rozwój pracowników i nauczenie ich korzystania z nowoczesnych tech�
nologii. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że nawet przy bardzo rozwiniętej
informatyzacji firmy pozostaje miejsce na osobisty kontakt pracowników, którzy
mimo wszystko nie rezygnują całkowicie z tradycyjnych form. Pewnym zagroże�
niem jest informatyzacja „na siłę”, w związku z dominującym poglądem, że firmy
powinny stosować rozwiązania tego typu, aby być konkurencyjne i efektywnie
wykorzystywać zasoby ludzkie, często rozwiązania tego typu wprowadzane są bez
przygotowania, co powoduje późniejsze problemy i konieczność dostosowywania
organizacji do oprogramowania, a nie odwrotnie.
5. Podsumowanie
Rolą nowoczesnego działu HR jest wdrożenie i odpowiednie wykorzystanie
systemów informatycznych w jego pracy. Oprogramowanie pozwala na automaty�
zację części procesów, dzięki czemu specjaliści od personelu mogą zająć się „mięk�
kimi” aspektami zarządzania zasobami ludzkimi. Implementacja oprogramowania
wspierającego zarządzanie nie oznacza więc masowej redukcji etatów, ale raczej
powstanie nowych zadań przed działem personalnym. Zbieranie danych zostaje
znacznie uproszczone, ale dzięki temu jest większe pole do ich analizy. Wsparcie
ze strony technologii informatycznych nie jest już luksusem dla przedsiębiorstwa,
staje się koniecznością, szczególnie w obliczu globalizacji gospodarki i szerokiej
współpracy międzynarodowej. Kluczowym zagadnieniem pozostaje problem
ochrony nienaruszalności danych, a także przekonanie pracowników o potrzebie
ZN_719.indb 75
1/30/08 1:01:35 PM
76
Marcin Karwiński
wdrożenia systemu, chociaż praktyka wykazuje, że mimo początkowej niechęci
użytkownicy szybko przekonują się o wygodzie korzystania z takich rozwiązań
w przedsiębiorstwie. Rozwój systemów IT w HR to niewątpliwie konieczność.
Należy się spodziewać postępującej informatyzacji ZZL w następnych latach,
a także rozwój samych systemów, które będą w coraz większym stopniu ułatwiać
pracę działów HR.
Skuteczne i odpowiednie wdrożenie informatycznego systemu zarządzania
zasobami ludzkimi wspomaga przedsiębiorstwa w walce konkurencyjnej na
rynku. Nowe kraje członkowskie po rozszerzeniu Unii Europejskiej mają szansę
zbudować swoją przedsiębiorczość poprzez mądrą politykę. Również same przed�
siębiorstwa będą musiały przestawić się na nowe z wyzwania, jakie niesie globalna
ekonomia. Elementem determinującym skuteczność wspomagania zarządzania
zasobami ludzkimi przy użyciu systemów informatycznych jest odpowiedni dobór
programu, który zarówno od strony finansowej, jak i od strony zastosowań w orga�
nizacji będzie spełniał potrzeby użytkownika. Odpowiednie programy trafiające
w potrzeby pracowników mogą także przyczynić się do tego, że zmiany, które
są nieodłącznym elementem wprowadzania nowych technologii, przyjęte zostaną
przez pracowników z większym zrozumieniem, a także bardziej „bezboleśnie”.
Literatura
Armstrong M. [2000], Zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków.
Antczak Z. [2004], Kapitał intelektualny przedsiębiorstwa, Antykwa, Warszawa–Klucz�
bork.
Fisher K., Fisher M.D [2001], The Distance Manager, McGraw-Hill, New York.
Jaroszewicz J., Jaroszewicz K., Szmidt Cz. [2004], Komunikacja wewnętrzna w małych
i średnich przedsiębiorstwach [w:] Najlepsze praktyki zarządzania ludźmi w małych
i średnich przedsiębiorstwach, red. H. Król, A. Ludwiczyński, Polska Fundacja Roz�
woju Kadr, Warszawa.
Pocztowski A. [2004], Zarządzanie zasobami ludzkimi w procesach fuzji i przejęć, Ofi�
cyna Ekonomiczna, Kraków.
Pocztowski A. [2003], Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa.
Robbins S., DeCenzo D. [2002], Podstawy zarządzania, PWE, Warszawa.
Wardaszko M. [2004], Przenikanie technologii informacyjnych do sektora małych i średnich przedsiębiorstw – aspekty zarządzania kapitałem ludzkim i wiedzą [w:] Najlepsze
praktyki zarządzania ludźmi w małych i średnich przedsiębiorstwach, red. H. Król,
A. Ludwiczyński, Polska Fundacja Rozwoju Kadr, Warszawa.
ZN_719.indb 76
1/30/08 1:01:35 PM
Informatyzacja funkcji personalnej
77
The Introduction of Information Technology to Personnel Function
This article presents a brief outline of ways in which information systems can support
human resource management. The author focuses on computer-assisted service processes
employed to realise personnel department tasks in corporations. Problems that can appear
during the implementation of computer-based solutions are then illustrated. The author
also provides a definition of concepts as well as links to modern technology in the area of
virtual personnel function.
ZN_719.indb 77
1/30/08 1:01:36 PM