Rachunkowość zarządcza laboratoria komputerowe MS Excel

Rachunkowość zarządcza
laboratoria komputerowe
MS Excel
PROWADZĄCY: ALEKSANDRA MARTYNOWICZ
OPRACOWAŁ: ZDZISŁAW KES
Wrocław, luty-czerwiec 2010
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
Spis treści:
1.
Wymagania wstępne .................................................................................................................................. 3
2.
Podział kosztów całkowitych na zmienne i stałe ........................................................................................ 3
3.
Budowa systemu informacyjnego o kosztach dla potrzeb rachunkowości zarządczej .............................. 6
2
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
1. Wymagania wstępne
Studenci uczestniczący w laboratoriach powinni znad podstawy funkcjonowania arkusza kalkulacyjnego. W
szczególności powinni potrafid:
uruchomid aplikację MS Excel,
otworzyd i zapisad plik w formacie xls,
wprowadzad do komórek teksty, wartości, formuły i funkcje,
formatowad komórki,
kopiowad i wklejad zawartośd komórek różnymi sposobami (menu górne, skróty klawiaturowe i przy
pomocy uchwyt przeciągania).
Zajęcia będą prowadzone z wykorzystaniem materiałów przygotowanych wcześniej w postaci elektronicznej
(dostępnych na platformie WUE), tablicy, projektora. Materiały dla studentów obejmują plik PDF oraz pliki
xls. W pliku PDF studenci otrzymają opisy zadao, polecenia, rozwiązania a w plikach xls znajdują się dane
źródłowe przygotowane do pracy w laboratorium.
ĆWICZENIE 1
2. Podział kosztów całkowitych na zmienne i stałe
od 20 do 30 min
ZAGADNIENIE
Podstawowym przekrojem klasyfikacyjnym kosztów wykorzystywanym przez rachunkowośd zarządczą jest
podział ze względu na reakcję kosztu na zmiany wolumenu działalności. Dysponując odpowiednimi danymi
kosztowymi oraz danymi nt. rozmiarów działalności, przy pomocy metody regresji liniowej można ustalid
poziom kosztów stałych oraz kosztu zmiennego jednostkowego. Metoda regresji polega na wyznaczeniu
zależności funkcyjnej kosztów w zależności od rozmiarów działalności przy pomocy metody najmniejszych
kwadratów. Do tego celu wymagane są dane historyczne w układzie np. miesięcznym.
W krótkich okresach najczęściej przyjmuje się, że zależnośd kosztów całkowitych od wielkości produkcji ma
charakter liniowy. Przy tym założeniu równanie regresji liniowej kosztów całkowitych w zależności od
wielkości produkcji może byd zapisane następująco:
K = Ks + kz Q,
gdzie:
K – koszty całkowite,
Ks – koszty stałe,
kz – jednostkowy koszt zmienny,
Q – wielkośd produkcji.
3
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
Jednostkowy koszt zmienny kz jest szacowany na podstawie następującego wzoru:
n
Kt
kz
K Qt
Q
t 1
,
n
Qt
Q
2
t 1
gdzie:
Kt – koszty całkowite w miesiącu t,
K - średnica arytmetyczna kosztów całkowitych,
Qt – wielkośd produkcji w miesiącu t,
Q - średnica arytmetyczna wielkości produkcji.
Poziom kosztów stałych Ks szacuje się natomiast na podstawie wzoru:
Ks
K
k z Q.
W pliku Wstęp.xls znajdują się w arkuszu Dane koszty wytworzenia na wydziale produkcji czekolad oraz
maszynogodziny wykorzystane przez linię produkcyjną do wytworzenia produkowanych asortymentów.
POLECENIE
Na podstawie danych odpowiednio wypełnij tabelę (tak, aby nie zmienid formatu tabeli), wykreśl zależnośd
kosztów od rbg i ustal równanie funkcji kosztów.
ROZWIĄZANIE
Wykonanie zadania wiąże się z przejściem przez trzy etapy:
1. Uzupełnienie danymi tabeli Koszty i rbg w spółce „ABC”.
2. Narysowanie wykresu zależnośd kosztów od maszynogodzin.
3. Wyznaczenie równania funkcji kosztów.
Ad. 1. W arkuszu z danymi zaznacz komórki z kosztami (H2:S2), wciśnij CTRL+C i postaw kursor w komórce
D3. Następnie z menu górnego wybierz opcję ,Edycja|Wklej specjalnie- i w oknie Wklej specjalnie wybierz
opcję Wartości i Transpozycja oraz wciśnij przycisk OK. Następnie zaznacz komórki H5:S16 wybierz z menu
górnego opcję ,Edycja|Przejdź do- i w okienku Przechodzenie do wciśnij przycisk Specjalnie. W oknie
Przechodzenie do – specjalnie wybierz opcję Puste i wciśnij przycisk OK. Następnie z menu górnego wybierz
opcję ,Edycja|Usuo- i w oknie Usuwanie wybierz opcję Przesuo komórki w lewo i wciśnij przyciska OK. Dalej
zaznacz komórki H5:H16, wciśnij CTRL+C, postaw kursor w komórce C3. Z menu górnego wybierz opcję
{Edycja|Wklej specjalnie} i w oknie Wklej specjalnie wybierz opcję Wartości i wciśnij przycisk OK. Aby
wprowadzid odpowiednie nazwy miesięcy w tabeli postaw kursor na komórce B3 najedź kursorem myszy na
lewy dolny róg komórki (kursor powinien zmienid się w czarny krzyżyk) wciśnij prawy przycisk myszy i
przeciągnij kursor do kooca tabeli. Po pojawieniu się menu kontekstowego wybierz opcję Wypełnij bez
formatowania. Na zakooczenie uzupełnia tabeli sformatuj komórki z kosztami z separatorem tysięcy i
4
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
dwoma miejscami po przecinku (wypróbuj skrót SHIFT+CTTRL+1) a komórki z mg sformatuj bez miejsc
dziesiętnych (wypróbuj skrót SHIFT+CTTRL+~).
Ad. 2. W arkuszu z danymi zaznacz komórki z (C2:D14) i wybierz z menu górnego opcję ,Wstaw|Wykres-. Po
uruchomieniu się kreatora wykresów w polu Typ wykresu wybierz XY (Punktowy) i wciśnij przycisk Dalej. W
kroku 2 kreatora należy wcisnąd przycisk Dalej. W kroku 3 należy wpisad: Tytuł wykresu -Analiza regresji, Oś
wartośd (X) – Maszynogodziny [tys. mg], Oś wartości (Y) - Koszty *tys. zł+ i wcisnąd przycisk Zakoocz.
Ad. 3. W celu wyznaczenia funkcji kosztów na wykresie należy kliknąd prawym przyciskiem myszki na
dowolnym punkcie wykresu i z menu podręcznego wybrad opcję Dodaj linię trendu. W oknie Dodaj linię
trendu wybieramy zakładkę Opcje, zaznaczamy pole wyboru Wyświetl równanie na wykresie i wciskamy
przycisk OK. Otrzymane w ten sposób równanie informuje nas o koszcie zmiennych jednostkowym (wyraz
stojący przy x) oraz koszcie stałym (wyraz wolny).
Identyczne wyniki możemy uzyskad stosując standardowe funkcje MS Excela. Po ustawieniu kursora na
komórce D18 wybieramy z menu górnego opcję ,Wstaw|Funkcja- i w oknie Wstawianie funkcji w polu
Wyszukaj funkcję wpisujemy NACHYLENIE i wciskamy przycisk Przejdź. Następnie wciskamy przycisk OK i
wprowadzamy argumenty funkcji: w pole znane_y wprowadzamy zakres komórek D3:D14 a w pole znane_x
wprowadzamy zakres komórek C3:C14 i wciskamy OK. Następnie ustawiamy kursor w komórce D20,
wybieramy z menu górnego opcję ,Wstaw|Funkcja- i w oknie Wstawianie funkcji w polu Wyszukaj funkcję
wpisujemy ODCIĘTA i wciskamy przycisk Przejdź. Następnie wciskamy przycisk OK i wprowadzamy
argumenty funkcji: w pole znane_y wprowadzamy zakres komórek D3:D14 a w pole znane_x wprowadzamy
zakres komórek C3:C14 i wciskamy OK.
5
R a c h u n k ow o ś ć
ĆWICZENIE 2
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
3. Budowa systemu informacyjnego o kosztach dla potrzeb rachunkowości zarządczej
od 40 do 60 min
ZAGADNIENIE
System informacyjny rachunkowości zarządczej musi odpowiadad potrzebom informacyjnym zgłaszanym
przez zarządzających podmiotem gospodarczym. W przypadku budowy systemu informacyjnego
odnoszącego się do kosztów należy zwrócid uwagę na dostęp do danych w układzie: pozycje kalkulacyjne,
obiekty kalkulacyjne, osoby odpowiedzialne za koszty czy miejsca powstawania kosztu. Dostęp do tych
informacji można uzyskad poprzez przetwarzanie danych kosztowych pochodzących z systemu
ewidencyjnego rachunku kosztów przedsiębiorstwa. W ewidencji kosztów wykorzystuje się moduły z
indeksami oznaczającymi poszczególne kategorie danych. W omawianym przypadku konto kosztowe składa
się z 4 modułów i wygląda w następujący sposób:
System finansowo-księgowy stosowany w jednostce nie ma możliwości dokonywania eksportu danych w
zdefiniowanych przez użytkownika przekrojach. Jedyna możliwośd wyeksportowania danych finansowoksięgowych dla potrzeb zarządczych to wykonanie wydruku zestawienia transakcji dokonywanych na
poszczególnych kontach kosztowych w postaci pliku tekstowego. Plik ten można przetwarzad w MS Excelu.
W pliku Zadanie1.xls, w kolejnych zakładkach, znajdują się dane za trzy miesiące. W poszczególnych
kolumnach w arkuszu znajdują się kolejno: nr konta/nr zapisu na koncie, typ operacji, data operacji, miesiąc
operacji, treśd operacji, obroty WN, obroty Ma, nazwa konta przeciwstawnego. Układ danych jest typowy
dla wydruków, czyli zawiera podziały stron, dodatkowo znajdują się tam dane dotyczące obrotów i sald
okresów poprzednich i od początku roku.
POLECENIE
Przy pomocy standardowych funkcji MS Excela pogrupuj dane kosztowe z arkuszy znajdujących się w pliku
Zadanie1.xls w przekroju nr zleceo oraz pozycji kalkulacyjnych. Dodatkowo dane te powinny pozwolid na
6
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
analizę kosztów w przekroju osób odpowiedzialnych za poszczególne koszty. Tak opracowane raporty z
uwagi na ich powtarzalnośd powinny byd generowane w sposób automatyczny.
ROZWIĄZANIE
Rozwiązanie zadania polega na wykonaniu następujących kroków:
1. Oczyszczenie arkusza z niepotrzebnych wierszy (wiersze puste oraz zawierające takie dane jak: bilans
otwarcia, obr. poprzednie, suma za okres, okres+poprz.+bo, saldo)
2. Zamiana nr kolejnych transakcji na odpowiadające im numery kont
3. Wyodrębnienie z nr konta kolumn z danymi nt.: nr zlecenia, nr pozycji kalkulacyjnej oraz indeksu osoby
odpowiedzialnej za koszt
4. Wstawienie wiersza z nagłówkiem: nr konta, typ operacji, data, miesiąc, treśd, Wn, Ma, Konto
przeciwstawne, nr zlecenia, pozycja kalkulacyjna, osoba odpowiedzialna
5. Stworzenie tabeli przestawnej
Ad. 1. W arkuszu z danymi kosztowymi za miesiąc maj!!! należy zaznaczyd całą kolumnę A, następnie z
menu górnego wybieramy ,Edycja|Przejdź do-. W oknie Przechodzenie do wciskamy przycisk Specjalnie. W
oknie Przechodzenie do – specjalnie należy wybrad opcję Puste i wcisnąd przycisk OK. Po zaznaczeniu
wszystkich pustych komórek w kolumnie wybieramy z menu górnego ,Edycja|Usuo-, w oknie Usuwanie
zaznaczamy opcję Cały wiersz i wciskamy przycisk OK.
Ad. 2. W arkuszu z danymi kosztowymi za wybrany miesiąc należy zaznaczyd całą kolumnę A, następnie z
menu górnego wybieramy ,Edycja|Przejdź do-. W oknie Przechodzenie do wciskamy przycisk Specjalnie. W
oknie Przechodzenie do – specjalnie należy wybrad opcję Stałe, odznaczyd pola wyboru tak jak na rysunku i
wcisnąd przycisk OK.
W kolumnie A zostały zaznaczone wszystkie komórki zawierające liczby (komórki z nr kont zawierają ciągi
tekstowe, więc nie zostały zaznaczone). Następnie wpisujemy bezpośrednio z klawiatury (bez klikania
7
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
myszką!!!) formułę =A4 Po wpisaniu formuły należy wcisnąd skrót klawiaturowy CTRL+Enter. Skrót ten
odpowiada za kopiowanie formuły do wszystkich zaznaczonych wcześniej komórek. Po skopiowaniu tej
formuły należy usunąd formuły znajdujące się w kolumnie A. W tym celu zaznaczamy całą kolumnę A, z
menu górnego wybieramy ,Edycja|Kopiuj- i następnie {Edycja|Wklej specjalnie}. W oknie Wklej specjalnie
należy wybrad opcję Wartości i wcisnąd przycisk OK. Na zakooczenie tego etapu należy usunąd wszystkie
wiersze niezawierające danych kosztowych (są to wiersze zawierające tylko nr konta). W tym celu należy
zaznaczyd kolumnę C i wykonad kroki opisane w punkcie 1 rozwiązania.
Ad. 3. W arkuszu z danymi kosztowymi za wybrany miesiąc należy zaznaczyd całą kolumnę A, następnie z
menu górnego wybieramy ,Dane|Tekst jako kolumny-. Po wyświetleniu się okna Kreator konwersji tekstu,
jako kolumny w 1 kroku wybieramy typ pliku Rozdzielany i przechodzimy do kroku 2. W tym kroku należy
podad, jako Ogranicznik w polu Inny znak myślnika. W kroku 3 należy zaznaczyd opcję Nie importuj kolumny
(pomio) dla pierwszej kolumny wyodrębnianego tekstu, a w polu miejsce docelowe podajemy adres
komórki „I$1$” i wciskamy przycisk Zakoocz.
Ad. 4. Aby wstawid wiersz nagłówkowy stawiamy kursor na komórce A1 i z menu górnego wybieramy opcję
{Wstaw|Wiersz}. Następnie należy wpisad nazwy poszczególnych kolumn: nr konta, typ operacji, data,
miesiąc, treśd, Wn, Ma, Konto przeciwstawne, nr zlecenia, pozycja kalkulacyjna, osoba odpowiedzialna.
Dodatkowo nagłówek tabeli można wyróżnid poprzez wygrubienie czcionki oraz sformatowanie deseniu.
Aby wiersz nagłówkowy był widoczny cały czas na ekranie w trakcie przewijania wszystkich danych
zaznaczamy komórkę A2 i z menu górnego wybieramy {Okno|Zablokuj okienka}.
Ad. 5. Przed wstawieniem tabeli przestawnej należy postawid kursor w dowolnym miejscu gdzie znajdują
sie dane. Następnie wybieramy z menu górnego opcję {Dane|Raport tabeli przestawnej i wykresu
przestawnego}. Po uruchomieniu kreatora tabeli przestawnej przechodzimy od razu do kroku 3 i wciskamy
przycisk Zakoocz.
Po wyświetleniu się nowego arkusza z układem tabeli należy lewym przyciskiem myszki przenieśd nazwy
nagłówków kolumn z Listy pól tabeli przestawnej tak jak pokazano na rysunku.
8
R a c h u n k ow o ś ć
z a r z ą d c z a
L
A B O R A T O R I U M
Tak sporządzona tabela przestawna pozwala na prezentacje kosztów w przekroju: pozycja kalkulacyjna, nr
zlecenia, osoba odpowiedzialna za analizowany miesiąc. Jest to układ wystarczający, aby móc dostarczad
informacje wspomagające zarządzanie kosztami, np. kalkulacja, kosztów, planowanie kosztów, kontrola
kosztów itp.
W związku z powtarzalnością przedstawionych operacji (co miesiąc generowane są takie same raporty)
można wykorzystad makra. W MS Excelu powtarzające się operacje można nagrad przy pomocy rejestratora
makr. W tym przypadku należy przejśd do arkusza czerwiec i zarejestrowad makro powtarzając tylko!!!
punkty od 1 do 4 rozwiązania. Po wybraniu tego arkusza należy wybrad z menu górnego opcję
,Narzędzia|Mako|Zarejestruj nowe makro-. Po pojawieniu się okna Rejestruj makro należy w polu skrót
klawiaturowy wpisad literę np. małe „q” i wcisnąd przycisk OK. Następnie wykonujemy wszystkie operacje
opisane w punktach od 1 do 4 i po wykonaniu ostatniej czynności należy wybrad z menu górnego opcję
{Narzędzia|Makro|Zatrzymaj rejestrowanie}.
W arkuszu z danymi za lipiec można wypróbowad działanie makra. Po wybraniu arkusza z danymi za miesiąc
lipiec wciskamy skrót klawiaturowy CTRL + q. Prawidłowe działania makra powinno zakooczyd generowanie
układu danych wykorzystywanych w dalszej części do stworzenia tabeli przestawnej. W przypadku
pojawienia się komunikatu z błędem należy rejestrację makra powtórzyd na „pierwotnych” danych. Dane te
są dostępne po zamknięciu skoroszytu bez zapisywania zmian i ponowym jego otwarciu.
9