Rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków

Transkrypt

1
Rozpatrywanie i załatwianie
petycji, skarg i wniosków
Warsztaty szkoleniowe – Polanica Zdrój, 10 kwietnia 2015 r.
Biuro Kontroli, Skarg i Wniosków
Wydział Skarg i Wniosków
BKSW-III
© MarS
Warsztaty – agenda
 Podsumowanie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków skierowanych do
Komendy Głównej PSP w 2014 roku.
 Potencjalne (zidentyfikowane) nieprawidłowości w organizacji systemu
przyjmowania skarg i wniosków oraz ich załatwiania.
 Analiza przypadków – praca w grupach na wybranych przykładach.
 Dyskusja wyników i uogólnienie proponowanych rozwiązań problemów.
 Podsumowanie warsztatów.
2
BKSW-III
© MarS
Skargi i wnioski wniesione w 2014 r.
Do KG PSP wpłynęło ogółem 250 spraw, z czego:
179 skarg - 72%
3
11 wniosków - 4%
60 anonimów - 24%
BKSW-III
© MarS
Przyczyny lub źródło wnoszonych skarg
 nieznajomość przepisów prawa lub ich niewłaściwa interpretacja przez
skarżących, w tym funkcjonariuszy PSP;
 konflikty międzyludzkie, w tym: konflikty przełożony – podwładny lub konflikt
kierownik jednostki organizacyjnej PSP – organizacja związkowa;
 niezadowolenie ze sposobu załatwienia spraw przez kierowników jednostek
organizacyjnych PSP.
4
BKSW-III
© MarS
Przedmiot skarg i anonimów
 kadrowo-finansowe – m.in. zarzuty dot.: niewłaściwych działań kierowników
jednostek organizacyjnych PSP, nieprawidłowości podczas naboru do służby w PSP,
nierównego traktowania funkcjonariuszy w jednostkach organizacyjnych PSP,
niewłaściwego postępowania funkcjonariuszy PSP, nieprawidłowości podczas
przyznawania świadczeń socjalnych, nieprawidłowości podczas realizacji kursów i
szkoleń, nepotyzmu, dodatkowego zarobkowania;
 kontrolno-rozpoznawcze – m.in. zarzuty dot. nieprawidłowości w zabezpieczeniu
przeciwpożarowym obiektów produkcyjnych i mieszkalnych, nieprawidłowości
podczas czynności kontrolno-rozpoznawczych oraz podczas odbiorów obiektów
prowadzonych przez funkcjonariuszy PSP;
 operacyjno-kwatermistrzowskie – m.in. zarzuty dot. nieprawidłowości podczas
prowadzenia działań ratowniczo gaśniczych PSP, wykorzystywania sprzętu PSP
niezgodnie z przeznaczeniem, używania syren i sygnałów alarmowych w porze
nocnej, niewłaściwego zagospodarowania terenu jednostek organizacyjnych PSP;
 Inne – m.in. zarzuty dot. braku właściwej współpracy kierowników jednostek
organizacyjnych PSP z przedstawicielami związków zawodowych działających w tych
jednostkach, nieudzielenia odpowiedzi na skargi przez kierowników jednostek
organizacyjnych PSP, opieszałości organu, nierzetelnego załatwiania spraw przez
kierowników jednostek organizacyjnych, przewlekłości postępowania, niezałatwienia
sprawy w terminie, bezczynności organu, parkowania samochodów na drogach
pożarowych.
5
BKSW-III
© MarS
Kontrola dźwignią rzetelności
 W roku 2014 rozpoczęto kontrole w trybie zwykłym nt. Tryb przyjmowania,
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, które będą kontynuowane
w latach kolejnych.
kontrola zakończona
kontrola planowana
6
BKSW-III
© MarS
Przepisy normujące tryb postępowania w
sprawach petycji, skarg i wniosków:
 Art. 63 Konstytucji RP:
„Każdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym,
własnym lub innej osoby za jej zgodą do organów władzy publicznej oraz do
organizacji instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie
zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Tryb rozpatrywania
petycji, wniosków i skarg określa ustawa”.
 Dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.).
 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie
organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r.
Nr 5 poz. 46).
7
BKSW-III
© MarS
Interes wnoszącego skargę
Skargi i wnioski mogą być wnoszone:
 w interesie publicznym,
 w interesie własnym,
 w interesie innej (trzeciej) osoby – gdy wyrazi ona na to zgodę.
8
BKSW-III
© MarS
Postępowanie w sprawach
skarg i wniosków:
 Postępowanie w sprawach skarg i wniosków nie jest postępowaniem
administracyjnym, lecz jest postępowaniem uproszczonym o charakterze
administracyjnym.
Wniesiona skarga uruchamia jednoinstancyjne postępowanie administracyjne
uproszczone, które, które nie kończy się władczym rozstrzygnięciem kształtującym
sytuację prawną adresata, a wyłącznie czynnością materialno-techniczną, tj.
zawiadomieniem o sposobie załatwienia sprawy ze skargi (postanowienie WSA z
Łodzi z 27 kwietnia 2010 r., III SA/Łd 176/10
 W zakresie postępowania skargowego nie stosuje się przepisów Działu II Kpa
(Postępowanie), w tym w szczególności w zakresie udostępniania akt sprawy.
Zgodnie ze stanowiskiem wojewódzkiego sądu administracyjnego w Warszawie,
wyrażonym w Postanowieniu z dnia 18 lipca 2005 r. (sygn. akt: II SAB 334/03) akta
postępowania skargowego są dokumentami o charakterze wewnętrznym i nie
można ich utożsamić z aktami postępowania administracyjnego, których zasady
udostępniania oraz formę odmowy regulują przepisy art. 73 – 74 k. p. a.
9
BKSW-III
© MarS
Uproszczony tryb postępowania
skargowego
Uproszczenie postępowania skargowego polega na:
 braku w nim stron postępowania,
 nie wydawaniu rozstrzygnięć adresowanych do skarżących (wnioskodawców) –
wydaje się jedynie zawiadomienie o podjętych działaniach wewnętrznych
zmierzających do ustalenia zasadności zarzutów skargi lub jej bezzasadności,
 nie ma w nim toku instancji,
 nie ma w nim środków zaskarżenia.
10
BKSW-III
© MarS
Etapy postępowania skargowego
 przeprowadzenie czynności przygotowawczych (kwalifikacja pisma, zbieranie
wyjaśnień, opinii),
 dokonanie czynności decydujących (podjęcie rozstrzygnięć pozytywnych lub
negatywnych),
 udzielenie odpowiedzi poprzez zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi
zgodnie z art. 238 § 1 Kpa.
11
BKSW-III
© MarS
Odmowne załatwienie skargi
Art. 238 § 1 Kpa „ ......... Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno
zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239”.
 Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi zgodnie z art. 238 § 1 w Kpa nie daje
podstaw do uruchomienia trybu instancyjnego, tj. postępowania odwoławczego lub
postępowania sądowo-administracyjnego.
 Biorąc pod uwagę fakt, że powtórnie złożona skarga zostaje bez formalnej
odpowiedzi i jest poza kontrolą organu wyższego stopnia, obowiązek zamieszczenia
pouczenia o treści art. 239 § 1 Kpa w piśmie stanowiącym odpowiedź na pierwotnie
złożoną skargę należy uznać za zasadny.
Art. 239 § 1 Kpa W przypadku gdy skarga w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za
bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił
skargę bez wskazania nowych okoliczności – organ właściwy do jej rozpatrzenia może
podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy –
bez zawiadamiania skarżącego”.
 Skarżący już przy pierwszym załatwieniu skargi powinien uzyskać informację, że każde
następne powielenie skargi na ten sam podmiot i w tych samych okolicznościach
może spotkać się z ograniczoną reakcją organu, polegającą na sporządzeniu i
pozostawieniu w aktach sprawy notatki służbowej .
12
BKSW-III
© MarS
Istota treści skargi
 Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy mamy do czynienia ze skargą
ponowioną czy też z nową skargą. Z treści skargi może wynikać, że skarga nie
jest ponawiana, ale jest nową skargą złożoną na organ, który skargę załatwiał.
13
BKSW-III
© MarS
Odpowiedzialność pracownika
art. 223 § 2 Kpa „Pracownik organu państwowego, pracownik samorządowy oraz
organu organizacji społecznej, winny niewłaściwego i nieterminowego załatwiania
skarg i wniosków, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo
innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa”.
 Przepis ten nie stanowi samodzielnej podstawy odpowiedzialności pracowników
za niewłaściwe lub nieterminowe załatwienie skarg lub wniosków. Pociągnięcie
do odpowiedzialności może nastąpić wtedy, gdy dana grupa pracowników
podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej lub porządkowej z tytułu naruszenia
obowiązków służbowych, które są określone z różnym stopniem ogólności w
przepisach pragmatyki urzędniczej lub w innych przepisach normujących
stosunek pracy (komentarz z Kpa).
14
BKSW-III
© MarS
Ochrona skarżącego
Art. 225 § 1 Kpa „Nikt nie może być narażony na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z
powodu złożenia skargi lub wniosku albo z powodu dostarczenia materiału do
publikacji, jeżeli działał w granicach prawem dozwolonych.”
 Treść zarzutów skargi lub wniosku może jednak stanowić podstawę do
pociągnięcia autora skargi do odpowiedzialności :
 karnej za zniesławienie lub znieważenie,
 cywilnoprawnej, np. z tytułu naruszenia dóbr osobistych.
 Te granice prawem dozwolone wyznaczają w zasadniczej części akty ustawowe
np. ustawa o ochronie danych osobowych.
15
BKSW-III
© MarS
Prośba o przekazanie kopii skargi
 Przykład odpowiedzi udzielonej w sprawie pisma o przekazanie kopii skargi w
celu podjęcia środków prawnych wobec osoby, która podała fałszywe
informacje:
W odpowiedzi na pismo z dnia ………. r., w sprawie ............., uprzejmie informuję,
co następuje.
Postępowanie skargowe jest instrumentem społecznej kontroli organów
administracji, ma odrębny charakter od postępowania administracyjnego i nie
stosuje się w tym zakresie przepisów Działu II ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.
Kodeks postepowania administracyjnego (Dz. U. z 2013, poz. 267), w tym
w szczególności w zakresie udostępniania akt sprawy. Zastosowanie mają natomiast
przepisy Działu VIII ww. ustawy.
W związku z powyższym informuję, że przekazanie kserokopii pisma, wniesionego
do tut. organu nadzoru, nie jest możliwe.
16
BKSW-III
© MarS
Pozostawienie skargi bez rozpoznania
 Wezwanie do uzupełnienia braku formalnego złożonej skargi
§ 8 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie
organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. nr 5, poz. 46):
Jeżeli z treści skargi nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się
wnoszącego skargę do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania
wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nie usunięcie tych
braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania.
 Przykład odpowiedzi w przypadku nie usunięcia wskazanych braków:
Na podstawie art. 238 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – kodeks postepowania
administracyjnego (Dz. U. z 2013, poz. 267 ze zm.), w związku z § 8 ust. 2
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. nr 5, poz. 46), zawiadamia się
o pozostawieniu skargi z dnia ........ r. bez z rozpoznania.
17
BKSW-III
© MarS
Skarga vs. wniosek
 Skarga- art. 227 Kpa (zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez
właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub
interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw).
Skargę wnosi się przeciwko czynnościom będącym w toku, już dokonanym,
przeciwko istniejącym sytuacjom np. bezczynność organu. Przedłużenie terminu
załatwienia skargi może wystąpić więcej niż raz.
 Wniosek – art. 241 Kpa (sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia
praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony
własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności. Wniosek ma znaczenie
prewencyjne, profilaktyczne, zmierza do usunięcia nieprawidłowości, uchybień
w przyszłości. Przedłużenie terminu załatwienia wniosku może wystąpić tylko raz
(art. 244 i art. 246 Kpa).
 Skarga odnosi się do przeszłości. Wniosek dotyczy przyszłości.
Było źle,
18
jest, jak jest,
ale może być lepiej
BKSW-III
© MarS
Przekazanie skargi
 Przekazanie skargi według właściwości – art. 231 Kpa
Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia,
obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni,
przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym
skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ.
 Decyzje w tym zakresie podejmuje organ i nie jest on związany żadnymi
wnioskami skarżącego.
 Przekazanie skargi organowi niższego stopnia – art. 232 Kpa
§ 1. Organ właściwy do rozpatrzenia skargi może ją przekazać do załatwienia
organowi niższego stopnia, o ile skarga nie zawiera zarzutów dotyczących
działalności tego organu.
§ 2. Skargę na pracownika można przekazać do załatwienia również jego
przełożonemu służbowemu, z obowiązkiem zawiadomienia organu właściwego do
rozpatrzenia skargi o sposobie jej załatwienia.
§ 3. O przekazaniu skargi zawiadamia się równocześnie skarżącego.
19
BKSW-III
© MarS
Terminy załatwiania skarg
Terminy załatwienia skargi – art. 237 Kpa
§ 1. Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej
zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
 Posłowie, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo
przekazali do załatwienia skargę innej osoby, powinni być zawiadomieni o
sposobie rozpatrzenia skargi najpóźniej w terminie 14 dni.
 O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ jest obowiązany
zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin
załatwienia sprawy (art. 36 Kpa).
 Termin liczy się od daty otrzymania skargi przez organ właściwy do jej
załatwienia (data wpływu do organu, a nie pracownika merytorycznego).
20
BKSW-III
© MarS
Udział prasy i organizacji społecznych
 Skargi przekazane przez prasę i organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i
załatwieniu w normalnym trybie.
 Redakcję zawiadamia się w przepisanym terminie o sposobie załatwienia skargi
lub wniosku albo o ich przekazaniu, jeśli tego zażądała, a także o dokonanych
rozstrzygnięciach, wydanych poleceniach lub podjętych środkach i działaniach.
 Nie ma znaczenia forma działalności. Takie same zasady odnoszą się także do
redakcji portali internetowych.
21
BKSW-III
© MarS
Przyjęcia interesantów
 W Urzędzie przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków
powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym
pracownikom.
 W siedzibie danej jednostki organizacyjnej w widocznym miejscu umieszcza się
informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników
przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski.
 Przyjęcia w sprawach skarg i wniosków w zasadzie powinny odbywać się
codziennie w godzinach urzędowania i przynajmniej raz w tygodniu, w
ustalonym dniu po godzinach pracy.
 Kierownik Urzędu lub wyznaczony przez niego zastępca obowiązani są
przyjmować w sprawach skarg i wniosków co najmniej jeden raz w tygodniu w
wyznaczonych przez siebie dniach i godzinach.
 Informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona w
widocznym miejscu w siedzibie Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych.
22
BKSW-III
© MarS
Prowadzenie teczek skarg i wniosków
Rejestracja skarg i wniosków (art. 254 Kpa)
 Skargi i wnioski wraz z dodatkową dokumentacją rejestruje się i przechowuje w
sposób ułatwiający kontrole przebiegu oraz terminów załatwiania
poszczególnych skarg i wniosków.
 Prowadzenie rejestru musi zostać powierzone wyodrębnionej komórce
organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom.
 Z reguły, prowadzenie ewidencji korespondencji w kancelarii ogólnej nie
umożliwia kontroli przebiegu oraz terminów załatwiania poszczególnych spraw i
wniosków.
 Dobrą praktyką jest prowadzenie autonomicznego rejestru skarg i wniosków,
którego forma nie jest ściśle określona.
23
BKSW-III
© MarS
Rady, nie od parady
Przy prowadzeniu spraw z zakresu skarg i wniosków należy pamiętać o:
 - prowadzeniu ewidencji przyjęć obywateli w sprawach petycji, skarg i
wniosków,
 - przyjmowaniu skarg i wniosków wnoszonych ustnie do protokołu (warto
posiadać opracowany druk protokołu przyjęcia skarg i wniosków wnoszonych
ustnie),
 - prowadzeniu rejestru skarg i wniosków (należy wyznaczyć osobę imiennie, która
odpowiada za prowadzenie tego rejestru i kontrolę terminowości załatwiania
skarg i wniosków),
 - przechowywaniu skarg i wniosków oraz związanych z nimi pism i innych
dokumentów w wyodrębnionych teczkach o symbolach określonych w
jednolitym rzeczowym wykazie akt.
24
BKSW-III
© MarS
Skarga złożona ustnie
Przyjęcie protokołu ze skargi złożonej ustnie
 - przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę
lub wniosek oraz przyjmujący zgłoszenie,
 - w protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię i nazwisko
(nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy,
 - przyjmujący skargi i wnioski potwierdza złożenie skargi lub wniosku, jeżeli zażąda
tego wnoszący.
25
BKSW-III
© MarS
Neurobik – warsztaty problemowe
26
BKSW-III
© MarS
Praca na warsztacie
 6 grup roboczych – każda rozwiązuje komplet 6 zadań i przedstawia swoje wyniki
 Zadania 1-3 - ocenić kompletność i prawidłowość pism oraz dokonać korekty
 Zadanie 2 – jaki symbol klasyfikacyjny powinna mieć odpowiedź na pismo?
 Zadanie 4 – jak zakwalifikować taki dokument i jaki nadać symbol klasyfikacyjny?
 Zadanie 5 – jak zakwalifikować dokument, jaki nadać symbol klasyfikacyjny, jaki
powinien być termin odpowiedzi, czy powołanie się na prawo prasowe ma
wpływ na termin rozpatrzenia sprawy?
 Zadanie 6 – czy możliwe jest ustne złożenie skargi, a jeżeli tak to, jak powinna
wyglądać procedura jej przyjęcia i rozpatrzenia?
 Rozwiązania zadań bezpośrednio na treści zadania lub Arkuszu pracy
warsztatowej
27
BKSW-III
© MarS
28
BKSW-III
© MarS
Potknięcia w procedurze skargowej
 Brak pouczenia o możliwości zastosowania art. 239. § 1. Kpa
 Przekroczenie terminu udzielenia odpowiedzi lub przekazania pisma
 Nadawanie błędnych symboli klasyfikacyjnych
 Pozostawienie skargi bez rozpoznania z pominięciem wezwania do uzupełnienia
 Rejestrowanie uzupełnień do wniesionej skargi, jako kolejnych skarg
 Niepełne (nierzetelne) rozpoznanie sprawy
 Brak odpowiedzi ze względu na pejoratywną ocenę wnoszącego
 Stosowanie uzasadnień prawnych, które nie odnoszą się do istoty rzeczy
 Stosowanie postępowania skargowego przy konieczności stosowania
postępowania administracyjnego (postanowienie)
29
BKSW-III
© MarS

Rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków

Transkrypt

Podobne dokumenty

Komendant Powiatowy PSP lub upoważniony przez niego Zastępca

WOJEWODA ŁÓDZKI

Składanie skarg do Rzecznika Praw Obywatelskich

Organizacja przyjmowania skarg i wniosków w ZSS 92 Strona 1 z 3 I

Procedura postępowania ze skargami

Zapoznaj się z procedurą składania skarg.