Lubaczów Gmina 37 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie
Transkrypt
Lubaczów Gmina 37 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE 35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10 WK.610-37/5/2007 Rzeszów, dnia 15 września 2007 r. Pan Wiesław Kapel Wójt Gminy Lubaczów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 16 lipca 2007 r. do 31 sierpnia 2007 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy Lubaczów. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 sierpnia 2007 roku. Przeprowadzona kontrola wykazała szereg nieprawidłowości, przede wszystkim w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej, realizacji dochodów i wydatków budżetowych oraz gospodarowania majątkiem trwałym gminy. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak również przypadki zaniedbania obowiązków służbowych przez pracowników Urzędu. W oparciu o zapisy protokołu kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, przedstawia najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, wskazując osoby za nie odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. W zakresie spraw organizacyjnych. • Brak statutów określających organizację i zakres działania poszczególnych sołectw, jako jednostek pomocniczych gminy. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, w okresie objętym kontrolą Wójt Gminy Lubaczów, do którego obowiązków należało podejmowanie działań zmierzających do prawidłowej organizacji gminnych struktur samorządowych. Wniosek Nr 1. Podjąć działania zmierzające do nadania statutów dla sołectw Gminy Lubaczów, zgodnie z § 10 i § 11 Statutu Gminy Lubaczów, na podstawie art. 35 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). 2 W zakresie kontroli wewnętrznej. • Brak wewnętrznych, jednolitych procedur kontroli finansowej stosowanych w procesach gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych w jednostce oraz gospodarowaniu mieniem, a w szczególności nieustalenie: - zasad przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, - sposobów badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 2. Ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, obejmujące przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, oraz badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). • Nieprzeprowadzanie w 2005 i 2006 roku kontroli realizacji, przez wszystkie jednostki organizacyjne podległe Wójtowi Gminy Lubaczów, procedur kontroli finansowej, o których mowa w art.47 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 3. Kontrolować przestrzeganie przez jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Wójta Gminy Lubaczów, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując kontrolą w każdym roku, co najmniej 5 % wydatków tych jednostek zgodnie z art. 187 ust. 2 i 3 ustawy finansach publicznych. • Niezgodne z zasadami organizacji i trybu przeprowadzania kontroli, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Lubaczów, organizowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej podległych jednostek organizacyjnych oraz Urzędu Gminy, a w szczególności: - niesporządzanie corocznych planów kontroli, - nieobejmowanie w ramach kontroli działalności komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy, zagadnień związanych z organizacją pracy, podziałem obowiązków pracowniczych, upoważnień do zatwierdzania dokumentów, gospodarowania majątkiem, oraz rachunkowości i sprawozdawczości. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponoszą, osoby zajmujące w okresie objętym kontrolą stanowiska: Zastępcy Wójta Gminy Lubaczów, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, oraz kierowników poszczególnych referatów Urzędu. Wniosek Nr 4. Wewnętrzne kontrole funkcjonowania jednostek organizacyjnych, oraz Urzędu Gminy planować, przeprowadzać, oraz dokumentować zgodnie z zasadami kontroli wewnętrznej określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gmi- 3 ny Lubaczów wprowadzonym Zarządzeniem Nr 96/2003 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 31 października 2003 roku. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości. • Nieoznaczanie dowodów księgowych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych Urzędu symboliką kont księgowych. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Teresa Rawska, była Skarbnik Gminy Lubaczów, do której obowiązków należała dekretacja dowodów księgowych. Wniosek Nr 5. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych oznaczać symboliką kont księgowych określoną z zakładowym planie kont zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), oraz Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz gospodarki kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 8/2002 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 19 grudnia 2002 roku. • W dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości Urzędu brak określenia: - roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, - opisu metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, - sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, - opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, - systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 6. Dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości uzupełnić o zapisy dotyczące: - określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, zgodnie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, - metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, - sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania 4 i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt „b” i „c” ustawy o rachunkowości, - opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. • Nieaktualizowanie stosowanych w Urzędzie zasad rachunkowości z uwzględnieniem zmieniających się przepisów prawa dotyczących rachunkowości. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 7. Dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, aktualizować zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. • Niewprowadzenie do ksiąg rachunkowych budżetu gminy i ksiąg rachunkowych Urzędu, wszystkich kont, przewidzianych w Zakładowym Planie Kont. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. księgowości, oraz z tytułu nadzoru Pani Teresa Rawska, była Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 8. Wprowadzić do ksiąg rachunkowych wszystkie konta księgowe ustalone w Zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Lubaczowie, wprowadzonym do stosowania Zarządzeniem Nr 5a/2002 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 2 kwietnia 2002 roku. • Brak w zakładowym planie kont unormowań dotyczących wykazu kont ksiąg pomocniczych. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 9. Zakładowy plan kont uzupełnić o wykaz kont ksiąg pomocniczych, zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). • Brak odrębnych oznaczeń dla prowadzonych komputerowo ksiąg rachunkowych budżetu gminy i Urzędu gminy, jako jednostki budżetowej. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Teresa Rawska, była Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 10. Księgi rachunkowe budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej oznaczyć odrębnie, zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. • Nieterminowe sporządzanie zestawień obrotów i sald księgowych, za miesiące: styczeń, luty, marzec, czerwiec 2005 roku i styczeń, grudzień 2006 roku. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. księgowości, oraz z tytułu nadzoru była Skarbnik Gminy Lubaczów. 5 Wniosek Nr 11. Zestawienia obrotów i sald dokonywać w terminach wynikających z art. 18 ustawy o rachunkowości. • Nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Lubaczów: Zakładu Usług Komunalnych w Załużu, Urzędu Gminy Lubaczów, Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół Gminy Lubaczów, Szkoły Podstawowej w Załużu, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaczowie obowiązku terminowego sporządzania sprawozdań budżetowych. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 12. Od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych egzekwować obowiązek sporządzania i przedkładania Wójtowi Gminy sprawozdań budżetowych w terminach określonych w załączniku Nr 38 „Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). W zakresie gospodarki środkami pieniężnymi i rozrachunków. • Niezgodne z zasadami ustalonymi w Zakładowym planie kont, prowadzenie w 2005 i 2006 roku ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych: konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” oraz konto - 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. księgowości, oraz z tytułu nadzoru była Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 13. Przestrzegać zasad prowadzenia kont rozrachunkowych określonych w załączniku Nr 2 do zarządzenia Nr 5a/2002 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 2 kwietnia 2002 r. w sprawie ustalenia Zakładowego Planu Kont dla Urzędu Gminy w Lubaczowie. Analitykę do konta - 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” prowadzić odrębnie dla poszczególnych dłużników i wierzycieli, analitykę do konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” odrębnie dla poszczególnych pracowników. W zakresie dochodów. • Przypadek opodatkowania gruntów rolnych osoby fizycznej, podatnika podatku rolnego z zastosowaniem nieprawidłowej klasyfikacji gruntów. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. podatków. Wniosek Nr 14. Wymiaru podatku rolnego dla osób fizycznych dokonywać w oparciu o dane dotyczące klasyfikacji gruntów, wynikające z ewidencji geodezyjnej gruntów, zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.). • Nieprawidłowa ewidencja analityczna prowadzona do konta - 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w podatku rolnym od osób prawnych. 6 Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Podinspektora, do którego obowiązków należało prowadzenie księgowej ewidencji podatkowej, oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy. Wniosek Nr 15. Przestrzegać zasad prowadzenia ewidencji na koncie – 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” określonych w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). • Przyjmowanie od osób prawnych podatników podatku od nieruchomości deklaracji podatkowych na worze innym niż ustalony uchwałą Rady Gminy. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Inspektora, do którego obowiązków należało sprawdzenie poprawności składanych deklaracji, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy jako organ podatkowy. Wniosek Nr 16. Od osób prawnych i jednostek organizacyjnych egzekwować obowiązek przedkładania do organu podatkowego deklaracji podatkowych na wzorze deklaracji ustalonej Uchwałą Rady Gminy. • Nieprzeprowadzanie w latach 2005 - 2006 wstępnych czynności sprawdzających, przedkładanych do organu podatkowego deklaracji na podatek od nieruchomości od osób prawnych, skutkujące przyjmowaniem deklaracji niekompletnych, niezawierających wszystkich danych dotyczących opodatkowania. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Inspektora, do którego obowiązków należało sprawdzenie poprawności składanych deklaracji, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy jako organ podatkowy. Wniosek Nr 17. Dokonywać czynności sprawdzających przedkładanych do organu podatkowego deklaracji podatkowych, stosownie do art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki lub wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, dokonywać korekty bądź wzywać podatnika do jej dokonania, zgodnie z postanowieniami art. 274 ustawy Ordynacja podatkowa. • Brak zorganizowanego systemu kontroli podatkowych, oraz nieprzeprowadzanie kontroli podatkowych podatników podatku od nieruchomości, w zakresie rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Lubaczów, jako organ podatkowy. Wniosek Nr 18. Zorganizować system kontroli podatkowej oraz realizować ustawowy obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych wynikający z art. 281 ustawy Ordynacja podatkowa. • Nieegzekwowanie od osób fizycznych, podatników podatku od nieruchomości obowiązku złożenia informacji o nieruchomościach. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik, do którego obowiązków należało egzekwowanie od podatników informacji o nieruchomościach, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy jako organ podatkowy. 7 Wniosek Nr 19. Egzekwować od podatników (osób fizycznych) obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, w terminie określonym w art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.). O uchylaniu się podatników od obowiązku złożenia stosownych deklaracji podatkowych oraz informacji o zaistnieniu okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśniecie obowiązku podatkowego zawiadamiać urzędy skarbowe celem wszczęcia postępowania o ukaranie za popełnienie czynu określonego w trybie art.54 i art.56 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy (tekst jednolity: Dz. U. z 2007r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.). • • Wysyłanie ze znaczną zwłoką, do dłużników, osób fizycznych podatników podatku od nieruchomości posiadających zaległość podatkową na dzień 31 grudnia 2006 r. upomnień z wezwaniem do zapłaty i informacją o zagrożeniu wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych do właściwego urzędu skarbowego, celem egzekucji zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości, oraz podatku od środków transportowych. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą pracownicy Referatu Finansowego, do których obowiązków należało egzekwowanie należnych gminie podatków, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy, jako organ podatkowy. Wniosek Nr 20. W stosunku do podatników zalegających z zapłatą należnych gminie podatków podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego zgodnie z art. 3a i art. 15 §1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 roku Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) oraz § 3 i § 5 ust 1 rozporządzenia z dnia 22 listopada 2001 r. o wykonaniu niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). • Rozpatrywanie wniosków podatników o umorzenie zaległości podatkowych podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych, oraz wydawanie decyzji podatkowych w sprawach ulg podatkowych, mimo nie udokumentowania przez podatników zaistniałej sytuacji będącej przyczyną ubiegania się o umorzenie. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Lubaczów, jako organ podatkowy. Wniosek Nr 21. Po wszczęciu postępowania podatkowego egzekwować od podatników ubiegających się o umorzenie zaległości podatkowych obowiązek udokumentowania zaistniałej sytuacji będącej przyczyną ubiegania się o ulgę, stosownie do art. 67a §1 Ordynacji podatkowej. • Nieterminowe załatwianie spraw dotyczących umorzeń podatkowych. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Lubaczów, jako organ podatkowy. Wniosek Nr 22. Przestrzegać terminów załatwiania spraw podatkowych, oraz powiadamiać podatnika o nie załatwieniu sprawy w terminie, stosownie do art. 139 § 1 oraz art. 140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. 8 • Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa dochodów za sprzedane nieruchomości gminne, do § 0840 – Wpływy ze sprzedaży wyrobów, zamiast do § 0770 – Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia praw własności oraz praw użytkowania wieczystego nieruchomości. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi była Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 23. Klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetu gminy dokonywać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). W zakresie wydatków budżetowych. • Nieterminowe przekazywanie w latach 2005 - 2006 przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubaczowie, Zakład Usług Komunalnych w Załużu, Gminną Bibliotekę Publiczną w Lubaczowie z/s w Baszni Dolnej, Gminny Ośrodek Kultury w Lubaczowie, Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Gminy Lubaczów, oraz Urząd Gminy Lubaczów, corocznych odpisów na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Skarbnik Gminy Lubaczów, Główni księgowi wymienionych jednostek organizacyjnych, oraz z tytułu nadzoru Kierownicy tych jednostek. Wniosek Nr 24. Równowartość dokonanych na dany rok odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j. t.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). • Przy prowadzeniu w 2006 roku postępowania na zlecenie realizacji zadania publicznego przez Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Jarosławiu, stosowanie nieaktualnych formularzy oferty i umowy. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponoszą: Dyrektor Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół Gminy Lubaczów w zakresie: dopuszczenia do postępowania oferty złożonej na nieprawidłowym wzorze, oraz podpisujący umowę Pan Roman Krawczyk b. Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 25. W postępowaniu o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego, egzekwować od podmiotów ubiegających się o przyznanie dotacji sporządzania ofert, oraz zawierać umowy, według aktualnie obowiązujących dokumentów określonych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W zakresie zamówień publicznych i działalności inwestycyjnej. • Nieprawidłowe ustalenie terminu związania ofertą w postępowaniach o zamówienie publiczne na: - wykonanie górnej warstwy nawierzchni z tłucznia na drodze Hurcze przez wieś (zamówienie z dnia 9.06.2005 r.), - zalesienie gruntów porolnych stanowiących mienie komunalne Gminy Lubaczów (zamówienie z dnia 18.04.2005 r.), 9 - wykonanie robót z zakresu zagospodarowania lasów oraz pozyskanie i zrywka drewna w lasach mienia komunalnego Gminy Lubaczów (zamówienie z dnia 27.03.2006 r.), - częściową wymianę stolarki okiennej i drzwiowej oraz docieplenie ścian zewnętrznych w Szkole Podstawowej w Młodowie (zamówienie z dnia 25.07.2006 r.), - przebudowę drogi Basznia Dolna-Piaski-PKP i odnowa nawierzchni drogi Lisie Jamy-Wygnańce (zamówienie z dnia 28.08.2006 r.), - przebudowę drogi Basznia Górna – wieś (zamówienie z dnia 23.10.2006 r.). Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą pracownicy Referatu Infrastruktury i Rolnictwa Urzędu Gminy, przygotowujący dokumentację postępowań, w przypadku wymiany stolarki okiennej osobą odpowiedzialną jest Dyrektor Szkoły Podstawowej Młodowie, a z tytułu nadzoru Wójt Gminy Lubaczów, jako Kierownik zamawiającego. Wniosek Nr 26. Termin związania ofertą ustalać zgodnie z art. 85 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.). • Zlecenie w dniu 30 marca 2005 roku wykonania robót dodatkowych budowy Kanalizacji sanitarnej w Lisich Jamach (II etap), o wartości 55.667,46 zł brutto, bez stosowania procedur zamówień publicznych. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 27. Zamówień dodatkowych udzielać dotychczasowemu Wykonawcy robót budowlanych, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. • Niewyegzekwowanie od Wykonawcy robót „Kanalizacja sanitarna w miejscowości Lisie Jamy (II etap)” zabezpieczenia pokrycia roszczeń z tytułu gwarancji jakości i rękojmi za wady przedmiotu umowy w kwocie12.000 zł, na okres od dnia 16 grudnia 2007 r., to jest do momentu upływu terminu obowiązywania 3-letniej gwarancji. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Pan Tomasz Lasowy – Zastępca Wójta Gminy sprawujący nadzór merytoryczny nad Referatem Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa oraz Kierownik Referatu. Wniosek Nr 28. Zgodnie z umową o roboty budowlane Nr 7/04 z dnia 16 czerwca 2004 r., wystąpić z wnioskiem do Wykonawcy inwestycji o przesunięcie terminu ważności Gwarancji ubezpieczeniowej Nr GK/56B/04-131 PZU S.A. w W-wie Oddział Okręgowy w Rzeszowie. W zakresie gospodarowania majątkiem gminy. • Nieprawidłowości związane ze sprzedażą gminnych nieruchomości polegające na: 10 - niepodawaniu do publicznej wiadomości, poprzez opublikowanie w prasie lokalnej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, - niesporządzaniu i niepodawaniu do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i wykazów nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy, - niepodawaniu do publicznej wiadomości informacji o ogłoszeniu przetargu, poprzez wywieszenie w siedzibie Urzędu Gminy, oraz w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu, zatrudniony na stanowisku Inspektora Referatu Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa, do którego obowiązków należało przygotowanie dokumentacji przetargowej na sprzedaż, najem lub dzierżawę gruntów gminnych, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 29. Prowadząc postępowanie na sprzedaż, najem lub dzierżawę nieruchomości gminnych stosować przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), a w szczególności: - informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę, podawać do publicznej wiadomości, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, - informacje o ogłoszonych przetargach, podawać do wiadomości zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. • • Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie zestawień sprzedaży i nabycia gruntów gminnych niespełniających wymogów dowodów księgowych, a w szczególności nieokreślających: rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenia stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, daty dokonania operacji, podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Niewprowadzanie do ksiąg rachunkowych dokumentów obrotu nieruchomościami, w okresie sprawozdawczym, w którym nastąpiło zdarzenie. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Teresa Rawska, była Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 30. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wprowadzając w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 21 ust. 1 i art. 24 ustawy o rachunkowości. • Nieprawidłowe prowadzenie Księgi Środków Trwałych, w części dotyczącej grupy „0”- Grunty, polegające na: - braku podziału na pojedyncze, odrębnie oznaczone działki gruntowe, co uniemożliwia przypisanie poszczególnym elementom majątku trwałego prawidłowej symboliki rodzajowej (grupa, podgrupa, rodzaj) i numerów inwentarzowych, oraz powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z wynikami przeprowadzonej inwentaryzacji, 11 - braku wskazania daty i źródła nabycia majątku trwałego. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Inspektora w Referacie Finansowym oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 31. Ewidencję majątku trwałego gminy w zakresie grupy „0”-Grunty prowadzić w podziale na pojedyncze jego elementy (odrębnie oznaczone nieruchomości), umożliwiające powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z wynikami inwentaryzacji stosownie do zapisów art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości; uzupełnić ewidencję o brakujące wpisy w zakresie wskazania daty i źródła nabycia, symbolu i numeru dowodu na podstawie, którego wprowadzono do ewidencji dany środek trwały, nadania poszczególnym elementom majątku trwałego prawidłowej symboliki rodzajowej (grupa, podgrupa, rodzaj) i numerów inwentarzowych. • Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania akcji Centrum Rolniczo – Handlowego „Wschodni Rynek Hurtowy” SA w Przemyślu o wartości 30.000 zł, będących w posiadaniu Urzędu. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony w Referacie Finansowym oraz tytułu nadzoru Skarbnik Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 32. Uzupełnić ewidencję druków ścisłego zarachowania o będące w posiadaniu Urzędu Gminy Lubaczów akcje. • Nieprzeprowadzenie w latach od 2003 do 2006 roku inwentaryzacji środków trwałych w zakresie Gr. „0” – Grunty. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów. Wniosek Nr 33. Przeprowadzić, udokumentować i rozliczyć zgodnie z zasadami inwentaryzacji, oraz powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, inwentaryzację gruntów według zasad i terminów ustalonych w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Wniosek Nr 34. Usunąć pozostałe usterki i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli. Przedstawiając powyższe wnioski, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Gminy Lubaczów