Jak usprawnić raportowanie zarządcze w firmie Pobierz plik

 JAK USPRAWNIĆ PROCES
RAPORTOWANIA ZARZĄDCZEGO
W FIRMIE WYKORZYSTUJĄC
NARZĘDZIA Microsoft Business
Intelligence
01
Czy w dzisiejszych czasach możliwe jest efektywne funkcjonowanie
przedsiębiorstwa bez sprawnego controllingu?
Idee controllingu rozwijają się od ponad stu lat. Controlling to proces
sterowania przedsiębiorstwem zorientowany na jego wynik i jest realizowany
przez planowanie, raportowanie zarządcze i kontrolę menedżerską.
Ilość danych i informacji, które controlling musi codziennie przetwarzać stale
rośnie. Niezmiernie ważne jest w tej sytuacji właściwe zorganizowanie procesu i
zastosowanie wydajnych narzędzi nawet w stosunkowo niewielkich firmach.
CZEGO POTRZEBUJEMY?
Dobrze zarządzane przedsiębiorstwo to dobrze podejmowane decyzje
przekładające się na wymierne dla firmy rezultaty. Dobre decyzje opierają się o
dobrze przygotowane informacje. Dobrze przygotowane informacje to dobrze
przetworzone dane. Dobrze przetworzone dane to rzetelne dane u źródła a
więc wiarygodne. To takie dane, do których mamy zaufanie. Dostarczone są w
odpowiednim czasie i w odpowiedniej formie.
Jeśli to posiadamy, możemy skupić się na analizie i podejmowaniu najlepszych dla
firmy decyzji.
02
JAK MOŻE WYGLĄDAĆ EFEKTYWNY SYSTEM
INFORMACJI CONTROLLINGOWEJ?
NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY
1/ Dane źródłowe z funkcjonujących w firmie informatycznych systemów
transakcyjnych (sprzedaż, magazyn, księga główna, system zarządzania
produkcją, CRM, system planowania budżetu, inne źródła danych itd.).
2/ Repozytorium danych (hurtownia danych) – odpowiednio
zaprojektowana główna baza danych. Do niej w sposób zautomatyzowany
migrujemy z systemów transakcyjnych, z wymaganą częstotliwością, potrzebne
dla controllingu dane. Otrzymujemy w ten sposób jednolite, spójne i rzetelne
źródło danych. Możemy je obecnie z powodzeniem wykorzystać do
raportowania zarządczego.
3/ Przetwarzanie i migracja danych (ETL) – dane źródłowe podlegają
oczyszczeniu, przetworzeniu i automatycznej migracji do hurtowni danych z
wybraną częstotliwością (1 x na dobę, co godzinę itd.).
4/ Model analityczny (tzw. logika biznesowa) – koncepcja układów danych
wykorzystywana podczas tworzenia raportów zarządczych.
5/ Narzędzia wizualizujące (Microsoft Reporting Services, Power View itd.)
pobrane z hurtowni i przetworzone dane w różnorodne układy wykresów i
tabel.
6/ Raporty zarządcze dedykowane dla poszczególnych odbiorców – końcowy
rezultat całego systemu.
03
JAK TO WYGLĄDA OBECNIE?
Obecnie w wielu przedsiębiorstwach raportowanie cechuje się w następujący
sposób:
1/ stosowane powszechnie narzędzie to wyłącznie arkusz kalkulacyjny,
2/ tworzenie raportów odbywa się poprzez ręczne wprowadzanie danych (lub
pół – automatyczne przenoszenie danych) – wysoka pracochłonność,
3/ zauważalny nikły stopień automatyzacji przetwarzania danych,
4/ występują wielodniowe opóźnienia w dostępie do raportów ze względu na
pracochłonność ich tworzenia w stosunku do terminów aktualności danych,
5/ menedżerowie mają niskie zaufanie do otrzymywanych raportów ze względu
na pojawiające się w nich błędy (ręczne przetwarzanie i aktualizacja raportów),
6/ występuje zjawisko dublowania raportów powstających w wielu miejscach
firmy – brak centralnego miejsca zarządzania systemem,
7/ utrata integralności danych – te same dane przechowywane w różnych
plikach przestają być spójne (modyfikacje ręczne) i aktualne,
8/ Każda aktualizacja raportu wymaga ręcznego przenoszenia danych, z tego
powodu nie można sobie pozwolić na częstą analizę danych (np. co godzinę).
04
JAK TO MOŻNA ZROBIĆ?
Poniżej przedstawiamy ścieżkę, którą można podążyć i bardzo pozytywnie
zmienić sytuację firmy w zakresie raportowania zarządczego.
KROK 1
Określenie potrzeb występujących w Twojej firmie w zakresie raportowania
zarządczego – można to zrobić wspólnie ze wszystkimi menedżerami.
Oto lista rzeczy do uzgodnienia:
1/ osoby, które powinny otrzymywać raporty,
2/ inwentaryzacja obecnie tworzonych w firmie raportów (jakie powstają
raporty, kto je tworzy, jaka jest częstotliwość ich dystrybucji i aktualizacji itd.),
3/ zakresy raportów dla poszczególnych menedżerów, które należy tworzyć,
4/ częstotliwość tworzenia i przesyłania poszczególnych raportów.
KROK 2
W oparciu o zaprojektowane w kroku 1. raporty projektujemy hurtownię
danych, która będzie w odpowiedniej strukturze gromadzić dane źródłowe.
KROK 3
Po zbudowaniu hurtowni należy stworzyć model ETL, który zbierze dane z
różnych systemów informatycznych w firmie, oczyści je z elementów
niepotrzebnych, przetworzy i będzie migrował je do hurtowni danych.
Istotnym elementem funkcji ETL jest również możliwość automatycznego
migrowania danych do hurtowni danych.
05
JAK TO MOŻNA ZROBIĆ?
KROK 4
Stworzenie modelu analitycznego (logika biznesowa) – surowe dane z hurtowni
zostają przetworzone w konkretne zestawy danych, wskaźniki, itp.
KROK 5
W kolejnym działaniu tworzymy raporty zgodne z opracowaną specyfikacją
wymagań. Współczesne systemy raportowania zarządczego dostarczają wiele
różnorodnych narzędzi raportujących. Ich dobór jest uzależniony od
oczekiwanej formy raportów, doświadczenia, wiedzy i umiejętności przyszłego
użytkownika a także wymagań w zakresie funkcjonalności (np. zdalna praca z
raportami poza siedzibą firmy).
06
CO MOŻENA OSIĄGNĄĆ?
Czy warto podjąć wysiłek i odpowiednio zorganizować proces raportowania w
firmie? Naszym zdanie jak najbardziej tak.
Co może zyskać firma i menedżerowie, gdy nastąpi automatyzacja i centralizacja
zarządzania procesem controllingu?
Korzyści są następujące:
1/ firma – poprzez konsekwentną pracę z raportami – stwarza sobie możliwość
podnoszenia swojej efektywności w wielu jej obszarach działania – przekłada się
to wprost na osiągane wyniki,
2/ proces controllingu jest o wiele mniej pracochłonny – osiągamy konkretne
oszczędności ponoszonych dotychczas kosztów, a także otrzymujemy o wiele
wyższą jakość za niższy koszt,
3/ proces controllingowy znacznie przyspiesza, co powoduje, że menedżerowie
pracują na stale aktualnych danych i raportach,
4/ zapadają lepsze decyzje w zarządzaniu – podejmujemy decyzje szybciej i
opieramy je o rzetelne raporty pojawiające się na czas,
5/ osiągamy znaczną poprawę w komunikacji między menedżerami,
6/ pracujemy na wspólnym i spójnym źródle danych. Dane w raportach,
niezależnie od używanego narzędzia raportującego, będą zawsze takie same.