audyt operacyjny – cenne źródło informacji o stanie firmy

AUDYT OPERACYJNY – CENNE ŹRÓDŁO
INFORMACJI O STANIE FIRMY
TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu
01/ DLACZEGO AUDYT (1)
Wiedza o słabych stronach firmy jest konieczna, by we
właściwy sposób planować kolejne działania. Zanim
jednak do nich przystąpimy, chcemy mieć pewność, iż
stworzona koncepcja będzie oparta o właściwą
diagnozę. Diagnoza powinna odzwierciedlać
rzeczywistość a nie tylko nasze wrażenia i odczucia.
Źródłem cennych informacji dla firmy mogą być:
1/ własna wiedza – właściciel, zarząd, menedżerowie,
2/ analiza przeprowadzona przez doświadczonego doradcę.
Z naszych doświadczeń wynika, iż postrzeganie problemów firmy przez jej menedżerów
oparte jest często na przesłankach intuicyjnych a nie na twardych danych
odzwierciedlających prawdziwą sytuację. Wynika to z braku dostępu do pakietów
odpowiedniej informacji zarządczej oraz twardych narzędzi zarządczych. Konsekwentne ich
stosowanie umożliwia szybkie i bezbłędne wskazanie słabych miejsc w firmie i tzw. wąskich
gardeł.
Innymi przyczynami niewłaściwej oceny sytuacji firmy są również: rutyna w działaniu,
„kotwice” w analizowaniu danych uniemożliwiające odmienne sposoby podejścia do
problemu lub jego rozwiązania, wieloletnie przyzwyczajenia do stosowanych sposobów
działania, czy też brak dostępu do nowej wiedzy i otwartości na zmiany.
Często menedżerowie WYCZUWAJĄ, iż w firmie dzieje się coś niedobrego, lecz brakuje im
pełnej wiedzy i obiektywnej diagnozy, by podjąć najlepsze dla firmy decyzje. Błędne decyzje
powodują pojawienie się znacznych i nieplanowanych kosztów.
TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu
02/ DLACZEGO AUDYT (2)
Receptą na właściwe zdiagnozowanie, zaplanowanie zmian i ich realizację jest
przeprowadzenie w firmie audytu operacyjnego.
Spojrzenie osób z zewnątrz na firmę przynosi wnioski,
które wcześniej się nie pojawiały. JEST TO
NAJBARDZIEJ DOCENIANA PRZEZ PREZESÓW FIRM
WARTOŚĆ AUDYTU. Te wnioski mogą być kluczowe w
rozwiązaniu problemów.
Paradoksalnie – mimo, iż zakres i ilość posiadanych przez nas informacji są coraz większe –
stan wiedzy o naszej firmie może być odwrotnie proporcjonalny do ilości dostępnych
informacji. Mówiąc wprost – jest on mniejszy niż nam się wydaje.
Często jesteśmy przekonani, że wiemy o naszej firmie wszystko. Uświadamiamy sobie jednak
w pewnym momencie, zazwyczaj w sytuacji krytycznej, że wiedza, którą posiadaliśmy była
niewystarczająca. Powstaję pytanie – „co się dzieje?”.
I w tym momencie dochodzimy do stwierdzenia – MNOGOŚĆ INFORMACJI W PRAKTYCE NIE
PRZEKŁADA SIĘ NA ODPOWIEDNIO WYSOKĄ JAKOŚĆ WIEDZY I DIAGNOZY STANU FIRMY.
Wszelkie narzędzia zarządzania stosowane w firmie powinny mieć praktyczny charakter i
służyć osiąganiu konkretnych, zaplanowanych efektów. Ich zakres funkcjonalny musi być
dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Nie zawsze tak jest. Przerost funkcjonalny
komplikuje i utrudnia codzienną pracę. Nadmiar informacji zamiast wspierać paraliżuje
działania i podejmowanie decyzji. Wprowadza również szum informacyjny, co powoduje
trudność właściwego diagnozowania.
TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu
03/ CO DAJE NAM AUDYT – KORZYŚCI
Odpowiednie przeprowadzenie audytu operacyjnego
jest efektywnym sposobem na pozyskanie cennej
wiedzy. Na podstawie wniosków możemy określić
program działań i skutecznie wprowadzić go w życie.
W wyniku przeprowadzenia audytu uzyskujemy:
/1/ dostęp do cennej wiedzy uzyskanej od doradcy zewnętrznego, który widzi
firmę z innej perspektywy niż jej właściciele, prezesi i menedżerowie,
/2/ szeroką wiedzę o funkcjonowaniu firmy w kluczowych dla niej obszarach
(strategia, wyznaczanie celów, budżetowanie i controlling, systemy
premiowania, poziom motywacji, przepływ informacji itp.),
/3/ plan działań i konkretne rozwiązania, które uwzględniają specyfikę firmy,
/4/ w wyniku realizacji nakreślonego planu wprowadzenie zmian skutkujących poprawą
wyników i efektywności firmy,
/5/ wiele cennych impulsów do podjęcia działań we własnym zakresie lecz zupełnie nowych
jakościowo.
TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu
04/ JAK PRZEPROWADZIĆ AUDYT
Istotą dobrego audytu jest szybkie i sprawne jego
przeprowadzenie.
Szybkość i sprawność przeprowadzenia diagnozy jest niemiernie ważna z tego powodu, że
odbywa się on zawsze w warunkach operacyjnego działania audytowanych firm. Audytorzy
nie powinni swoją pracą zakłócać funkcjonowania firmy i w taki sposób budować
harmonogramy, by wejście firmy doradczej nie stanowiło zbytniego obciążenia a konsultanci
byli traktowani w przyjazny sposób. Doświadczeni audytorzy są w stanie zdiagnozować realne
problemy firmy w ciągu nie więcej niż 4 – 6 dni roboczych i przedstawić program, który
skutecznie doprowadzi do pozytywnych zmian w firmie.
Ważnym krokiem bezpośrednio po audycie jest dyskusja
konsultantów z zarządem firmy i konstruktywne
omówienie wniosków i proponowanych zaleceń.
Negatywnym zjawiskiem wśród firm doradczych jest tworzenie zbyt obszernych opracowań.
Dokument taki zawiera wiele analiz wskaźnikowych (powszechnie znanych z podręczników o
finansach przedsiębiorstw), analizy rachunków zysków i strat oraz bilansów, kopii
dokumentów badanych firm itp. Brakuje w nich praktycznych wniosków dotyczących realnych
zagrożeń dla firmy. Zagrożenia te wynikają z powielanych w firmie błędów w zarządzaniu
operacyjnym i strategicznym. Opracowania takie często „lądują” na półce i nikt ich nie
wykorzystuje.
TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu
05/ ZAKRES AUDYTU
Przeprowadzając audyt przedsiębiorstwa skupiamy się
na dwóch obszarach: strategicznym i operacyjnym.
Zarządzanie strategiczne:
1/ Strategia i jej komunikacja w firmie,
2/ Narzędzia zarządzania strategią.
Zarządzanie operacyjne:
1/ Analiza struktury organizacyjnej firmy,
2/ Analiza rachunku wyników firmy,
3/ Ocena systemu rachunkowości zarządczej,
4/ Budżetowanie i controlling,
5/ Diagnoza stanu motywacji pracowników,
6/ Systemy premiowania,
7/ Przepływ informacji i komunikacja w firmie.
TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu