wersja w pliku PDF

Zarządzenie nr 412/2007
Kanclerza Akademii Medycznej w Warszawie
z dnia 16 października 2007r.
w sprawie: uporządkowania kwestii lokalizacji i nazewnictwa kont poczty
elektronicznej oraz adresów e-mail pracowników i jednostek
Akademii Medycznej w Warszawie
Na podstawie § 35 Regulaminu Organizacyjnego Akademii Medycznej w Warszawie
zarządza się, co następuje:
§1
1. Każdy pracownik uczelni ma prawo do posiadania konta poczty elektronicznej
oraz adresu e-mail w domenie uczelni, którą jest domena am.edu.pl,
administrowana przez Dział Informatyki AM, zwana dalej domeną uczelni.
2. Zobowiązuje się Dział Informatyki AM do przeniesienia do domeny uczelni
wszystkich kont pocztowych funkcjonujących na serwerach pocztowych
uczelni, a w szczególności kont pocztowych w domenach amwaw.edu.pl oraz
akamed.edu.pl. Przeniesienie kont nastąpi w terminie do 30 kwietnia 2008 r.
3. Zobowiązuje się Biuro Informacji i Promocji do przekazania pracownikom AM,
których konta zostaną przeniesione do domeny uczelni, informacji na ten
temat przy wykorzystaniu dostępnych form komunikacji, w tym poczty
elektronicznej, serwisów internetowych oraz tablic informacyjnych.
§2
1. Nazwa konta poczty elektronicznej pracownika uczelni składa się
z pierwszej litery jego imienia oraz pełnego nazwiska, zapisanych bez użycia
polskich znaków diakrytycznych. Np. Łukasz Kąkolewski ma konto pocztowe
o nazwie
lkakolewski.
W
przypadku
osób
posiadających
nazwiska
dwuczłonowe nazwa konta tworzona jest z pierwszej litery nazwiska oraz
drugiego
członu
nazwiska,
zapisanych
bez
użycia
polskich
znaków
diakrytycznych. Np. Katarzyna Kowalska-Żbik ma konto o nazwie kzbik.
2. Wszystkie dotychczasowe nazwy kont pocztowych pracowników AM, których
konstrukcja różni od opisanej w pkt. 1, zostaną zmienione w terminie
do 30 kwietnia 2008 r. na zgodne z zasadami opisanymi w pkt. 1, a ich
użytkownicy zostaną o tym fakcie powiadomieni przez Biuro Informacji
i Promocji.
3. W przypadku, gdy nazwy kont poczty elektronicznej, utworzone w sposób
określony w pkt. 1, są identyczne dla dwóch lub większej liczby pracowników,
albo też w sytuacji, gdy nowozakładane konto ma nazwę identyczną jak konto
już istniejące, na końcu nazwy konta umieszcza się odpowiednią liczbę
porządkową. Np. w sytuacji, gdy zakładane są konta poczty elektronicznej
dla Jana Kowalskiego i Jerzego Kowalskiego, pierwszy z nich uzyska konto
o nazwie jkowalski1, a drugi – konto o nazwie jkowalski2. Z kolei w sytuacji,
gdy konto o nazwie jkowalski posiada już Jerzy Kowalski, to nowotworzone
konto dla Jana Kowalskiego będzie miało nazwę jkowalski2.
§3
1. Do każdego konta poczty elektronicznej pracownika uczelni przypisany jest
adres e-mail, który ma postać: [email protected], i jest zapisywany
bez użycia polskich znaków diakrytycznych. Np. Łukasz Kąkolewski ma adres
e-mail o postaci [email protected].
2. W przypadku nazwisk dwuczłonowych w adresie e-mail umieszczane są oba
człony nazwiska przedzielone myślnikiem. Np. Joanna Nowak-Kowalska ma
adres e-mail postaci [email protected]. W uzasadnionych
przypadkach, na wniosek pracownika, może mu zostać założony adres
zawierający wyłącznie jeden – wskazany przez niego – człon nazwiska, pod
warunkiem, że adres o takiej postaci nie jest już przydzielony innej osobie.
3. W przypadku, gdy adresy e-mail utworzone w sposób określony w pkt. 1 i 2,
są identyczne dla dwóch lub większej liczby pracowników, albo też w sytuacji,
gdy nowozakładany adres ma nazwę identyczną jak adres już istniejący,
po nazwisku w adresie umieszcza się odpowiednią liczbę porządkową.
Np. w sytuacji, gdy zakładane są adresy e-mail dla Jana Kowalskiego
z jednostki A oraz Jana Kowalskiego z jednostki B, to pierwszy z nich uzyska
adres o postaci [email protected], a drugi – adres e-mail o postaci
[email protected]. Z kolei w sytuacji, gdy adres e-mail o postaci
[email protected] posiada już Jan Kowalski z jednostki A, to
nowotworzony adres dla Jana Kowalskiego z jednostki B będzie miał postać
[email protected].
4. Wszystkie dotychczasowe adresy e-mail pracowników uczelni, których
konstrukcja nazewnictwa różni od opisanej w pkt. 1-3, zostaną zmienione
w terminie do 30 kwietnia 2008 r. na zgodne z niniejszymi zasadami, a ich
użytkownicy zostaną o tym fakcie powiadomieni przez Biuro Informacji
i Promocji.
§4
1. Każdy pracownik, którego konto poczty elektronicznej zostanie przeniesione
do domeny uczelni i któremu przydzielony zostanie nowy adres e-mail, uzyska
dodatkowo tzw. alias – adres e-mail o postaci identycznej jak dotychczasowy
adres danego pracownika. Poczta wysłana na alias – czyli na stary adres email – będzie kierowana automatycznie na nowe konto tego pracownika.
2. Zobowiązuje się Dział Informatyki AM do przesyłania komunikatów
zwrotnych do wszystkich osób wysyłających pocztę elektroniczną na stare
adresy pracowników uczelni. Komunikat taki powinien zawierać następujące
elementy:
informację, że adresat (dany pracownik uczelni, wymieniony z imienia
i nazwiska) zmienił adres e-mail,
informację o tym, jaki jest nowy adres e-mail tego pracownika,
prośbę o używanie wyłącznie nowego adresu,
informację o tym, że stary adres danego pracownika uczelni przestanie
działać z dniem 31 grudnia 2008 r.,
a także powinien być sporządzony w dwóch wersjach językowych – polskiej
i angielskiej. Szablon treści komunikatu przygotuje Biuro Informacji i Promocji.
3. Aliasy, o których mowa w pkt. 1, zostaną ostatecznie zlikwidowane w dniu
31 grudnia 2008 r.
§5
W dniu 1 stycznia 2009 r., czyli po zakończeniu okresu przejściowego związanego
z porządkowaniem nazewnictwa i lokalizacji kont poczty elektronicznej w Akademii
Medycznej w Warszawie, zlikwidowane zostaną wszystkie (bez wyjątków) konta
i adresy e-mail w starych domenach, a w szczególności w domenach amwaw.edu.pl
oraz akamed.edu.pl.
§6
Zobowiązuje się Biuro Informacji i Promocji do informowania pracowników uczelni
o dokonywanych zmianach na każdym ich etapie.
§7
1. Każdej jednostce uczelni przysługuje prawo do posiadania ogólnego adresu
e-mail w domenie uczelni.
2. Adres e-mail jednostki nie jest kontem, ale aliasem, co oznacza, że poczta
wysyłana na ten adres jest automatycznie kierowana na konta wskazanych
osób.
3. Osoby uprawnione do odbierania poczty elektronicznej przychodzącej
na adres ogólny jednostki wskazuje kierownik danej jednostki organizacyjnej.
4. Adres e-mail jednostki jest tworzony zgodnie z poniższymi zasadami
a) w przypadku, gdy nazwa jednostki składa się z 2 wyrazów, jej adres ma
postać:
[email protected]
(bez
kropki
między
wyrazami
w nazwie) lub też składa się z inicjałów nazwy jednostki, tzn. [email protected]
(„nj” od „Nazwa Jednostki”),
b) w przypadku, gdy nazwa jednostki składa się z 3 lub 4 wyrazów, jej adres
zbudowany jest z inicjałów, np. Katedra Protetyki Dentystycznej uzyska
adres [email protected]. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się
możliwość tworzenia dla takich jednostek adresów składających się
z jednego słowa lub dwuczłonowej frazy określającej charakter działalności
danej jednostki, np. Zakład Anatomii Prawidłowej może mieć przyznany
zarówno adres [email protected], jak też [email protected].
c) w przypadku, gdy nazwa jednostki składa się z więcej niż 4 wyrazów, jej
adresem będzie słowo lub dwuczłonowa fraza, która najlepiej oddaje
charakter działalności jednostki lub stanowi część jej nazwy, np. Katedra
i Zakład Farmakologii Doświadczalnej i Klinicznej może otrzymać adres
[email protected], zaś Katedra i Zakład Medycyny Sądowej –
adres [email protected]. W uzasadnionych przypadkach,
w szczególności
gdy
nie
jest
możliwe
zdefiniowanie
słowa
lub
dwuczłonowej
frazy
określającej
całokształt
działalności
jednostki,
dopuszcza się możliwość tworzenia dla takich jednostek adresów
z inicjałów nazwy, np. Klinika Chirurgii Czaszkowo-Szczękowo-Twarzowej
może mieć adres o postaci [email protected].
5. Adresy e-mail dla jednostek uczelni przydziela Biuro Informacji i Promocji
na pisemny wniosek kierownika jednostki, który powinien zawierać:
a) pełną nazwę jednostki,
b) proponowane postaci adresu e-mail jednostki,
c) imiona, nazwiska oraz adresy e-mail osób, do których ma być
kierowana poczta przychodząca na adres ogólny jednostki.
Po otrzymaniu wniosku i ustaleniu z przedstawicielem jednostki ostatecznej
postaci adresu Biuro Informacji i Promocji przekazuje do Działu Informatyki
zlecenie w sprawie założenia aliasu dla tej jednostki.
§8
Zasady opisane w §7 dotyczą również pozostałych adresów e-mail (aliasów)
tworzonych na potrzeby organizacji studenckich, studenckich kół naukowych,
programów edukacyjnych lub przedsięwzięć, takich jak konferencje, sympozja,
kongresy i zjazdy.
§9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
KANCLERZ
mgr Bartosz GRUCZA