Funkcje CRM w systemie Integra 7 1. Konfiguracja ustawień CRM

Transkrypt

Ver. 1.02; 2008-06-20
Funkcje CRM w systemie Integra 7
Funkcje CRM zastosowane w systemie Integra 7 biznesowo wspierają działalność serwisu i pozwalają na
zwiększenie wydajności oraz obrotów firmy.
MoŜliwości zastosowania funkcji CRM:
•
przypomnienia o okresowych naprawach oraz wymianach części eksploatacyjnych (np. filtrów, oleju,
•
wysyłanie grupowe wiadomości e-mail i SMS
płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, opon, itp.)
•
wysyłanie wiadomości SMS z informacjami o: terminie naprawy, zakończeniu naprawy, kosztach
•
delegowanie zadań pracownikom firmy i kontrola ich realizacji
naprawy
Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM. Okno z zaległymi przypomnieniami
moŜe być wyświetlane równieŜ automatycznie po uruchomieniu programu. Z poziomu listy CRM moŜliwe jest
grupowe wysyłanie przypomnień SMS-em do wielu klientów jednocześnie. Funkcję powiadomień SMS moŜna
równieŜ wykorzystać dla przekazania klientom innych waŜnych informacji np. o rozszerzeniu działalności po
zakupie nowego sprzętu diagnostycznego; o akcjach typu "przegląd zimowy"; o promocjach; o sezonowej
wymianie opon itp. Za pomocą tej funkcji moŜna teŜ informować klienta o zakończeniu naprawy. System
zawiera równieŜ funkcję umoŜliwiającą przydzielanie zadań pracownikom oraz kontrolę ich realizacji.
1. Konfiguracja ustawień CRM
Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji CRM naleŜy skonfigurować parametry dot. E-mail i SMS. W tym
celu wybieramy z menu „Administracja” opcję „Parametry programu”, a następnie przycisk „Ustawienia CRM”
(Rys. 1-1).
Rys. 1-1 Wybór opcji „Parametry programu” i „Ustawienia CRM”
-1-
Wszelkie prawa zastrzeŜone. Kopiowanie i publiczne wykorzystywanie materiałów wyłącznie za zgodą Integra Software Sp. z o.o.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10
mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
Ver. 1.02; 2008-06-20
W oknie konfiguracyjnym wypełniamy dane dot. parametrów własnego konta E-mail oraz SMS (Rys. 1-2).
W przypadku wątpliwości co do ustawień E-mail naleŜy uzyskać informację od osoby zarządzającej kontami
poczty elektronicznej w Państwa firmie. Po parametry konta SMS naleŜy zgłosić się do firmy Integra
Software.
Rys. 1-2 Konfiguracja ustawień CRM
2.
Przypomnienia / zadania w module CRM / Zadania
W module CRM / Zadania moŜna dodawać przypomnienia bezpośrednio związane z kontrahentem,
pojazdem, urządzeniem czy pracownikiem firmy.
W celu dodania nowego przypomnienia wybieramy funkcję „Dodaj” z menu programu lub po wciśnięciu
prawego przycisku myszy na liście przypomnień.
W następnej kolejności wybieramy rodzaj przypomnienia:
•
•
•
•
Indywidualne – przeznaczone dla pracownika firmy (moŜna dodawać przypomnienia dla siebie),
np. „uporządkować magazyn”
Kontrahent – przewidziane do dodawania przypomnień dotyczących kontrahentów, np. „zadzwonić
w sprawie rozliczenia za naprawę”
Pojazd – przeznaczone do dodawania przypomnień dla konkretnych pojazdów, np. „umówić się na
przegląd techniczny”
Sprzęt – przeznaczenie dla przypomnień dot. sprzętów, np. „wysłać akumulator do reklamacji”
Po wybraniu rodzaju definiujemy pozostałe szczegóły (treść, opis, terminy realizacji i przypomnienia itd.)
i zapisujemy wciskając przycisk „Zapisz”.
Przykład wypełnionej karty przypomnienia przedstawiono na Rys. 2-1.
-2-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Rys. 2-1 Widok karty CRM – Przypomnienie
Po dodaniu przypomnienia, zostanie ono wyświetlone na liście przypomnień oraz w oknie aktualnych
przypomnień (Rys. 2-3). Okno aktualnych przypomnień moŜe się wyświetlać automatycznie po uruchomieniu
programu. Decydujemy o tym ustawiając parametr „Wyświetl przy otwarciu…” w menu „Administracja ->
Parametry programu” (Rys. 2-2). Warunkiem umieszczenia przypomnienia w oknie aktualnych przypomnień
jest zaznaczenie pola „Termin przyp.” w karcie przypomnienia.
Rys. 2-2 Konfiguracja wyświetlania okna z zaległymi przypomnieniami
Czerwonym kolorem są oznaczone wpisy przeterminowane, tzn. takie, których ustalony czas realizacji
upłynął.
-3-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Rys. 2-3 Widok listy przypomnień oraz okna aktualnych przypomnień
Po wykonaniu zadania określonego w przypomnieniu naleŜy oznaczyć, iŜ zostało zrealizowane. W tym celu
wciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy „Oznacz jako zrealizowane” (Rys. 2-4) .
Rys. 2-4 Menu kontekstowe dla przypomnienia
Inne, przydatne opcje menu kontekstowego:
• Edytuj kartę pojazdu, sprzętu – uruchamia edycję karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis, np.
w celu wprowadzenia w niej zmian
• PokaŜ kartę pojazdu, sprzętu – uruchamia podgląd karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis
• Dodaj do nowego zlecenia – otwiera nowe zlecenie dla pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis
-4-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Przypomnienia dot. kontrahentów, pojazdów, sprzętów, podzespołów i urządzeń zostają dodane do zakładki
„CRM-Przypomnienia” lub „CRM” w kartotece wybranego kontrahenta, pojazdu, sprzętu, podzespołu,
urządzenia. Dokładniejszy opis znajduje się w kolejnych punktach niniejszej instrukcji.
3.
Przypomnienia o okresowych czynnościach serwisowych
System Integra 7 umoŜliwia dodanie przypomnienia o czynnościach do wykonania w określonym pojeździe,
sprzęcie, podzespole czy urządzeniu. Wpisy te mogą dotyczyć okresowych przeglądów, badań technicznych,
wymiany części eksploatacyjnych itp.
3.1 Dodawanie przypomnień w kartotekach pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia
• Edytujemy wybraną kartotekę, np. pojazdu i przechodzimy do zakładki „CRM-przypomnienia”
• Wciskamy przycisk „Dodaj” i wypełniamy treść, datę i godzinę przypomnienia (Rys. 3-1).
Rys. 3-1 Dodawanie nowego przypomnienia
Zaznaczenie opcji „Wyświetl przy zleceniu” spowoduje, iŜ przy otwieraniu zlecenia dla tego
pojazdu/sprzętu zostanie pokazane zapytanie o wyświetlenie zaplanowanych prac.
• Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 3-2) oraz na liście przypomnień
w module CRM / Zadania.
Rys. 3-2 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu
• Kartoteka pojazdu w zakładce „Dodatkowe” umoŜliwia równieŜ ustawienie terminów i okresów
międzyprzeglądowych, które takŜe będą traktowane jako przypomnienia (Rys. 3-3)
-5-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Rys. 3-3 Konfiguracja terminów przeglądów w karcie pojazdu
3.2 Dodawanie przypomnień w kartotece towarów
Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wymiany części i materiałów eksploatacyjnych,
np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, itp. Przypomnienia będą przypisane do
tych pojazdów czy sprzętów, w których uŜyto ww. części podczas naprawy.
• Edytujemy wybraną kartotekę towaru i przechodzimy do zakładki „Dodatkowe”
• Wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których część naleŜy wymienić (Rys. 3-4).
Rys. 3-4 Konfiguracja terminów zalecanej wymiany w kartotece towaru
pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac.
• Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 3-5) oraz, jeśli zaznaczono
opcję „Przypomnij”, na liście przypomnień w module CRM / Zadania.
Rys. 3-5 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu – wymiana części
3.3 Dodawanie wpisów w kartotece usług
Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wykonania usług cyklicznych, np. przegląd
klimatyzacji, wymiana opon, przegląd zimowy, przegląd instalacji LPG, przegląd perforacji nadwozia itp.
Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których wykonano ww. usługi podczas
naprawy.
• Edytujemy wybraną kartotekę usługi i przechodzimy do zakładki „Dodatkowe”
• Wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których naleŜy ponownie wykonać usługę (Rys. 3-6).
-6-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Rys. 3-6 Konfiguracja terminów zalecanego wykonania w kartotece usługi
pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac.
• Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 3-7) oraz, jeśli zaznaczono
opcję „Przypomnij”, na liście przypomnień w module CRM / Zadania.
Rys. 3-7 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu – wykonanie usługi
4.
Przypomnienia w Terminarzu
Podczas wpisywania umówionego terminu w module Terminarza, moŜna spowodować, Ŝe program zapisze
przypomnienie dotyczące tego terminu w module CRM / Zadania. W tym celu naleŜy wcisnąć przycisk „Dodaj
przypomnienie w CRM” (Rys. 4-1).
-7-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Rys. 4-1 Funkcje CRM przy dodawaniu terminu w Terminarzu
Zaznaczenie pól dot. SMS w dolnej części okna „Zapis w terminarzu” (Rys. 4-1) spowoduje, Ŝe klient otrzyma
wiadomość SMS dot. umówionego terminu i zakresu naprawy (opcja „Wyślij SMS z powiadomieniem
o terminie naprawy”). Jeśli zaznaczymy opcję „Wstępny koszt”, to wiadomość SMS będzie zawierała
dodatkowo wstępny koszt zlecenia.
Zaznaczenie pola „Wyślij SMS z przypomnieniem o naprawie” spowoduje wysłanie klientowi przypomnienia
na godzinę przed umówionym terminem.
5.
Przypomnienia w zleceniach napraw
Jeśli chcemy, aby klient otrzymał SMS z informacją o zakończeniu naprawy, naleŜy przed zakończeniem
zlecenia zaznaczyć opcję „Wyślij SMS” (w zakładce „Rozliczenie / Dok. sprzedaŜy”). Dodatkowo moŜna
zaznaczyć opcję „Koszt napr.”, która zamieści w wiadomości informację o całkowitych kosztach naprawy
(Rys. 5-1). Wiadomość zostanie wysłana po wciśnięciu przycisku „Zakończ”.
Rys. 5-1 Funkcje CRM przy zakończaniu zlecenia
-8-
Ver. 1.02; 2008-06-20
6.
Grupowe wysyłanie wiadomości
System Integra 7 umoŜliwia wysyłanie wiadomości SMS i E-mail nawet do kilku tysięcy kontrahentów
jednocześnie. Taka korespondencja moŜe być zastosowana np. w przypadku, gdy rozszerzamy zakres usług,
wprowadzamy promocję, zmieniamy dane teleadresowe firmy itp.
Kolejnym przykładem wykorzystania modułu CRM i funkcji SMS moŜe być korespondencja seryjna wysyłana
do klientów przez Stacje Kontroli Pojazdów. Wysyłanie SMS jest znacznie tańsze niŜ tradycyjne listy,
a wysyłanie E-mail bezpłatne. Czas poświęcony na taką korespondencję równieŜ jest mniejszy.
W poniŜszym przykładzie (Rys. 6-1) utworzono listę korespondencyjną zawierającą klientów z Koszalina, do
których będą wysyłane wiadomości dot. wymiany płynu hamulcowego. Listę kontrahentów sprecyzowano
przy pomocy filtrów (moŜna takŜe uŜyć sortowania).
Po wyszukaniu klientów zaznaczono wszystkie znalezione pozycje, wciskając lewy przycisk myszy na
pierwszej pozycji, a następnie na ostatniej łącznie z przyciskiem Shift na klawiaturze (w celu wyboru
pojedynczych pozycji naleŜy wcisnąć przycisk Ctrl na klawiaturze, a następnie lewy przycisk myszy na
wybranych pozycjach).
Następnie wciśnięto prawy przycisk myszy na liście. Z wyświetlonego menu wybieramy pozycję „Wyślij
email” lub „Wyślij SMS”. Przykładowa wiadomość SMS znajduje się na Rys. 6-2, a wiadomość E-mail na rys.
6-3.
Rys. 6-1 Wysyłka email/SMS do grupy klientów
Rys. 6-2 Przykładowa wiadomość SMS do klientów serwisu
-9-
Ver. 1.02; 2008-06-20
Rys. 6-3 Przykładowa wiadomość E-mail do klientów serwisu
W podobny sposób moŜna wysyłać wiadomości E-mail i SMS z innych miejsc programu, tj.
z listy kontrahentów, pojazdów, sprzętów, urządzeń, podzespołów, przypomnień.
Inne przykłady wiadomości:
Wymiana opon: Przypominamy o wymianie opon. Nie czekaj na ostatnią chwilę i skorzystaj z aktualnej
promocji. Zapraszamy! Auto Center ul. Prosta 4 Tel 022 7865432
Okresowy przegląd techniczny (dla SKP): Przypominamy o okresowym badaniu technicznym. Nie czekaj aŜ
o braku badania przypomni Ci Policjant w trakcie kontroli drogowej. Zapraszamy od 9 do 17. Auto Center ul.
Prosta 20 - Tel 022 7865432
Wymiana wycieraczek: Auto Center przypomina o wymianie wycieraczek. Zadbaj jesienną porą o dobrą
widoczność i skorzystaj z aktualnych promocji. Zapraszamy od 9 do 17. Auto Center ul. Prosta 20 - Tel 022
7865432
- 10 -

Funkcje CRM w systemie Integra 7 1. Konfiguracja ustawień CRM

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zamiatarka C101 angielskiej firmy Johnston

informacja handlowa

Moduł Finanse w systemie Integra 7 1. Wystawienie faktury zakupu