Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 do SIWZ
WZP/WIS/U-332-49/15
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Zaprojektowanie i przeprowadzenie dedykowanej kampanii informacyjno-promocyjnej konkursów ogłoszonych
przez Zamawiającego w 2015 r. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Mazowieckiego 2014-2020 oraz 6. Forum Rozwoju Mazowsza, zwanego dalej 6 FRM.
II. CELE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Głównym celem realizacji zamówienia jest promocja 6 FRM, jako najważniejszego wydarzenia gospodarczego
w regionie, w celu przyciągnięcia jak największej liczby uczestników. Promocja 6 FRM ma być połączona
z informowaniem o rozpoczynającej się nowej perspektywie finansowej RPO WM 2014-2020, a zwłaszcza
o rozpoczynających się w ramach tej perspektywy pierwszych konkursach i naborach wniosków.
III. GRUPA DOCELOWA
1. Zamawiający planuje dotrzeć głównie do:
- przedsiębiorców z terenu województwa mazowieckiego (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa),
przedsiębiorców typu spin-off i spin out oraz start up’ów
- jednostek naukowo-badawczych oraz centrów transferu technologii,
- instytucji otoczenia biznesu oraz organizacji pozarządowych,
- jednostek samorządu terytorialnego, ich związków i stowarzyszeń.
2. Profil demograficzny: K+M, 18-60 lat.
IV. TERMINY
Etapy kampanii:
1. Kampania w mediach zewnętrznych:
- od minimum 8 dni przed rozpoczęciem 6 FRM (dotyczy publikacji 6 artykułów prasowych oraz emisji
reklam w portalach internetowych)
- w trakcie 2 dni 6 FRM,
- do 14 dni po zakończeniu 6 FRM.
2. Kampania w mediach Zamawiającego:
- od minimum 8 dni przed rozpoczęciem 6 FRM (dotyczy publikacji 6 artykułów prasowych oraz emisji
reklam w portalach internetowych)
- w trakcie 2 dni 6 FRM,
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 6
Załącznik nr 2 do SIWZ
WZP/WIS/U-332-49/15
- do 14 dni po zakończeniu 6 FRM.
3. Oprawa wizualna i dźwiękowa wydarzenia: maksymalnie do 6 października 2015.
4. Obsługa medialna wydarzenia: 7-8 października 2015.
5. Przygotowanie raportu końcowego, przekazanie pełnej dokumentacji z realizacji zamówienia: maksymalnie
do 30 października 2015.
V. OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. Opracowanie szczegółowej koncepcji strategicznej i kreatywnej kampanii;
2. Opracowanie harmonogramu działań;
3. Przeprowadzenie kampanii w mediach zewnętrznych, w tym:
a) zakupu mediów,
b) opracowania merytorycznego i graficznego informacji prasowych,
c) publikacji artykułów prasowych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych,
d) zapewnienia udziału dziennikarzy w 6 FRM,
e) zagwarantowania opublikowania artykułów redakcyjnych i follow upów po 6 FRM,
f) opracowania graficznego i emisji reklam na portalach internetowych;
4. Wsparcie kampanii prowadzonej w mediach Zamawiającego, w tym:
a) opracowania graficznej identyfikacji 6 FRM,
b) współpracy z Zamawiającym przy obsłudze mediów społecznościowych,
c) produkcji 5 filmów (nagrań promocyjno-zapowiadających) z prelegentami biorącymi udział
w 6 FRM;
5. Przygotowanie oprawy wizualnej i dźwiękowej 6 FRM;
6. Obsługa medialna 6 FRM, w tym:
a) nagrania wywiadów z ekspertami,
b) zapewnienie obsługi redakcyjnej i serwisu fotograficznego,
c) bieżącą produkcję nagrań filmowych – makingoffów, filmów promocyjnych.
7. Przygotowanie raportów i podsumowań oraz przekazanie dokumentacji potwierdzającej realizację
zamówienia.
VI. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZAMÓWIENIA
Ad. V. 3

Przeprowadzenie kampanii w mediach zewnętrznych:
Wymagania dotyczące opracowania merytorycznego i graficznego oraz publikacji materiałów
prasowych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych:
a) opracowanie i publikacja minimum 8 artykułów prasowych w minimum 3 tytułach prasowych i/lub na
portalach/serwisach internetowych (z wyłączeniem następujących tytułów, będących Partnerami
medialnymi 6 FRM: dziennik Puls Biznesu, portale: Web.gov.pl, Pi.gov.pl, INNPoland.pl)
- dobór mediów:

w przypadku publikacji w mediach internetowych wymagany jest wybór serwisów o tematyce
naukowo-biznesowej, ściśle powiązanych z działającym minimum 3 lata portalem internetowym
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 6
Załącznik nr 2 do SIWZ
WZP/WIS/U-332-49/15
o charakterze
opiniotwórczym
lub
wybór
spośród
działających
minimum
3 lata
portali
internetowych o charakterze opiniotwórczym,

w przypadku prasy drukowanej wymagane są renomowane, opiniotwórcze dzienniki lub tygodniki
posiadające wydania regionalne (Mazowsze), np. Gazeta Wyborcza Stołeczna (wykluczona jest
prasa o charakterze tabloidowym).
- każdy artykuł na min. 4 000 znaków ze spacjami, preferowane strony redakcyjne, artykuł będzie
opatrzony logo RPO WM 2014-2020 oraz informacją słowną o źródle finansowania kampanii,
- każdy artykuł musi zawierać zdjęcia lub infografiki – minimum 1 w każdym artykule (do
pozyskania/opracowania przez Wykonawcę),
- artykuły mają zawierać wypowiedzi ekspertów (Zamawiający gwarantuje bezpłatny udział minimum
5 ekspertów, a ich lista zostanie przekazana Wykonawcy po podpisaniu umowy).
- terminy publikacji artykułów – 6 publikacji przed, a 2 po 6 FRM,
b) Zapewnienie udziału dziennikarzy z mediów biznesowych/gospodarczych (dodatki regionalne) oraz
zagwarantowanie opublikowania informacji o 6 FRM – minimum 4 redakcje:
- zapewnienie obecności minimum 4 dziennikarzy z 4 różnych redakcji, podczas każdego z dni 6 FRM –
tj. 7-8 października 2015 r., w tym co najmniej w godzinach rozpoczęcia 6 FRM (9.00-11.00).
- zagwarantowanie ukazania się minimum 4 artykułów redakcyjnych w 4 różnych tytułach
prasowych/internetowych po 6 FRM w terminie maksymalnie 7 dni od daty zakończenia 6 FRM oraz
follow upów w terminie maksymalnie 14 dni od daty zakończenia 6 FRM.

Wymagania dotyczące opracowania graficznego i emisji reklam na portalach internetowych:
Projekt graficzny reklam zawierający motyw graficzny z odesłaniem do strony 6 FRM i/lub zajawkę lub link do
wybranego artykułu – do uzgodnienia z Zamawiającym.
Kampania odsłonowa na minimum 4 ogólnopolskich portalach charakteryzujących się największą liczbą
unikalnych użytkowników (średnio miesięcznie minimum 1,2 mln, z uwzględnieniem geotargetowania na
województwo mazowieckie).
Format reklamy do wyboru: wideoboard lub screening (zsynchronizowany Billboard/ Double Billboard +
tapeta).
Minimalna liczba odsłon: 2 500 000 (przy minimalnej liczbie 8 000 kliknięć) na stronie głównej dla czterech
portali łącznie, z capp. 2.
Ad. V. 4
Wsparcie kampanii prowadzonej w mediach Zamawiającego
W ramach zadania wykorzystywane będą media/profile, którymi dysponują Zamawiający, tj. Facebook,
Twitter, YouTube)
Do zadań wykonawcy należy:
a) Opracowanie graficznej identyfikacji 6 FRM, w tym m.in.:
- stworzenie 6 różnych bannerów do umieszczenia na stronach Zamawiającego oraz wskazanych
Partnerów 6 FRM,
- stworzenie niezbędnych projektów graficznych do promocji wydarzenia na profilach Zamawiającego
w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter, YouTube), w tym m.in.: awatarów, cover photo
kampanii oraz maksymalnie 8 grafik w tygodniu do wykorzystania przez okres trwania kampanii (przed,
w czasie i po 6 FRM),
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 6
Załącznik nr 2 do SIWZ
WZP/WIS/U-332-49/15
b) Współpraca z Zamawiającym przy obsłudze mediów społecznościowych przed, w trakcie i po 6 FRM,
w tym m.in.
- Facebook: generowanie, przekazywanie zamawiającemu lub umieszczanie newsów (co najmniej 15
newsów w trakcie trwania całej kampanii),
- Twitter: generowanie, przekazywanie Zamawiającemu lub wprowadzanie newsów (co najmniej
30 newsów w trakcie trwania całej kampanii),
- Youtube: wsparcie lub bieżąca obsługa kanału podczas
oraz po 6 FRM, w tym m.in. przekazanie
Zamawiającemu lub umieszczenie w kanale co najmniej 5 filmików zapowiadających i 10 filmów
z wywiadami przeprowadzonymi z ekspertami na 6 FRM.
c) Produkcja 5 filmów (nagrań promocyjno-zapowiadających) z prelegentami biorącymi udział w 6 FRM:
Profesjonalne studio – lokalizacja: Warszawa; scenariusz – we współpracy z Zamawiającym; nagranie;
montaż; postprodukcja.
Długość każdego filmu: 3-4 min.
Jakość nagranych materiałów: HD, formaty: MP4 i AVI, standard TV 16:9.
Uwaga: Listę prelegentów wskaże Zamawiający, terminy nagrań do uzgodnienia.
Materiały mają być przeznaczone do wykorzystania w mediach społecznościowych Zamawiającego oraz
Partnerów 6 FRM oraz podczas 6 FRM.
Wszystkie filmy muszą być gotowe do emisji najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia 6 FRM.
Ad. V. 5
Przygotowanie oprawy wizualnej i dźwiękowej 6 FRM
Wykonawca, w oparciu o program oraz scenariusze wydarzeń odbywających się na co najmniej dwóch
scenach przygotuje minimum 8 krótkich animacji 30-60 sekundowych – obraz plus dźwięk z nagranym
lektorem – stanowiących tło lub wprowadzenie do kolejnej części spotkania (animacje mogą zwierać teksty,
zdjęcia oraz logotypy).
Ad. V. 6
Obsługa medialna 6 FRM
Do zadań Wykonawcy w ramach zadania należy:
a) nagranie wywiadów z ekspertami, realizowanych podczas 6 FRM i wrzucanych na bieżąco do Internetu
Do zrealizowania będzie łącznie 10 wywiadów. Każdorazowo zakres obowiązków Wykonawcy obejmuje:
- przygotowanie scenariuszy (do akceptacji Zamawiającego na minimum 2 dni przed datą 6 FRM),
- nakręcenie materiału – każdy wywiad na 5-6 minut.
- montaż,
- przekazywanie materiału Zamawiającemu w celu bieżącego wrzucania na kanał YouTube.
Jakość nagranych materiałów: HD, formaty: MP4 i AVI, standard TV 16:9.
Zamawiający udostępni Wykonawcy przestrzeń do zrealizowania nagrań, zawierającą co najmniej tło
(ścianka o szer. 3 m z grafiką spójną z wizualizacją 6 FRM). Wykonawca zapewnienia asystenta – osobę
dbającą o profesjonalny wizerunek prezentowanych osób podczas nagrań, sesji zdjęciowych itp.
b) zapewnienie obsługi redakcyjnej i serwisu fotograficznego
Obie z usług mają być świadczone w takcie całego wydarzenia. Poniżej szczegółowe wytyczne dotyczące
zadań w ramach każdej z usług:

Obsługa redakcyjna
Bieżące tworzenie komunikatów/informacji prasowych w czasie 6 FRM.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 6
Załącznik nr 2 do SIWZ
WZP/WIS/U-332-49/15
Redaktor – osoba posiadająca co najmniej 3-letnie doświadczenie dziennikarskie, w tym udokumentowane
doświadczenie w sporządzaniu pisemnych relacji z konferencji/ eventów dot. tematyki z dziedziny finansów,
ekonomii, gospodarki.
Redaktor musi posiadać własny sprzęt komputerowy w celu sporządzenia relacji z konferencji.

Serwis fotograficzny
Dokumentacja fotograficzna m.in. montażu stoisk i scen, przebiegu dwóch dni 6 FMR (fotorelacja
z poszczególnych etapów wydarzenia, zdjęcia sytuacyjne z konsultacji bezpośrednich na stoiskach.
Fotograf – osoba posiadająca udokumentowane, co najmniej 3-letnie doświadczenie w profesjonalnej
obsłudze fotograficznej konferencji/ imprez kulturalnych (min. 10 wydarzeń typu konferencja, targi, gale, duże
eventy).
Fotograf musi posiadać profesjonalny sprzęt do wykonywania zdjęć, celem stworzenia dokumentacji
zdjęciowej. Wszystkie zdjęcia kolorowe, wykonane techniką cyfrową, aparatem o wymiennej optyce.
Fotograf lub wyznaczona osoba z obsługi będzie zobligowana do bieżącego przekazywania wykonanych
fotografii (np. co godzinę na wymiennej karcie pamięci – do uzgodnienia z Zamawiającym). Dodatkowo
Wykonawca jest zobowiązany do przesłania Zamawiającemu drogą mailową lub przekazania na nośniku
cyfrowym min. 30-40 wybranych zdjęć najpóźniej do godziny 7:00 dnia następującego po każdym dniu 6 FRM.
Zdjęcia przesłane drogą mailową muszą każdorazowo przedstawiać minimalnie: prelegentów na
każdej ze scen (min. 10 zdjęć), uczestników Forum przed scenami oraz odwiedzających stoiska (podczas
prelekcji), rejestrację uczestników, uczestników podczas przerwy kawowej. Zdjęcia te muszą obrazować
prestiż wydarzenia, dużą frekwencję i zainteresowanie uczestników.
Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu wyboru min. 400 zdjęć
wykonanych podczas obu dni 6 FRM (w rozdzielczości umożliwiającej druk, tj. min. 300 dpi oraz
w rozdzielczości umożliwiającej podgląd tzw. preview, w wersji elektronicznej, na płycie CD/DVD).
Przekazanie wszystkich zdjęć musi nastąpić nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od zakończenia
wydarzenia,
c) Produkcja filmów typu making off:
3-minutowy making off z pierwszego dnia 6 FRM – materiał musi być gotowy do publicznego odtworzenia
w trakcie 6 FRM i przekazany Zamawiającemu tego samego dnia, do godz. 18.00.
4-minutowy making off dokumentującego całe wydarzenie – Wykonawca ma obowiązek przekazać
Zamawiającemu gotowy materiał maksymalnie w ciągu 2 dni roboczych od daty zakończenia wydarzenia.
Jakość nagranych materiałów: HD, formaty: MP4 i AVI, standard TV 16:9.
Ad. V. 7
Przygotowania raportów i podsumowań oraz przekazanie dokumentacji potwierdzającej
realizację zamówienia
Do obowiązków Wykonawcy należy:
a) Przygotowanie raportu końcowego z przeprowadzonej kampanii, zawierającego między innymi: wykaz
wszystkich powstałych utworów wraz z potwierdzeniem przyjęcia zlecenia emisji, dystrybucji,
egzemplarzami wydań prasy; harmonogram; media plan; osiągnięte wskaźniki dla kampanii; całkowity
zasięg kampanii; komplementarną ocenę realizacji celów kampanii wraz z rekomendacją odnośnie
dalszych działań promocyjnych i informacyjnych;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 5 z 6
Załącznik nr 2 do SIWZ
WZP/WIS/U-332-49/15
b) Przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wykonanie prac tj. między innymi zdjęcia screen-shoty
reklamy internetowej, wydania gazet wraz z ogłoszeniami prasowymi itp. dla wszystkich narzędzi
wykorzystywanych w kampanii.
c) Dostarczenie przez Wykonawcę materiału filmowego przygotowanego podczas wydarzenia – materiał
otwierający, wywiady przeprowadzone podczas 6 FRM, 2 filmy makinkg off nt. wydarzenia.
d) Dostarczenie przez Wykonawcę zdjęć dokumentujących 6 FRM.
VII. UWAGI DODATKOWE
1. Warunkiem rozpoczęcia kolejnych etapów zamówienia, tj. rozpoczęcia produkcji, emisji/publikacji
materiałów
informacyjnych
i
promocyjnych
jest
akceptacja
projektu/gotowego
materiału
przez
Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązuje się do nadzorowania terminowości emisji/publikacji materiałów reklamowych,
zgodnie z zaakceptowanym planem mediowym.
3. Wszystkie materiały wyprodukowane przez Wykonawcę na potrzeby realizacji zamówienia i niezbędne do
bieżącej realizacji zamówienia muszą być przekazywane Zamawiającemu w takich terminach i w takiej
formie, aby możliwa była sprawna i terminowa realizacja tej części zamówienia. Powyższy zapis dotyczy
zwłaszcza sytuacji, w których Wykonawca będzie miał obowiązek dostarczyć Zamawiającemu materiały
do zamieszczenia w mediach społecznościowych Zamawiającego oraz Partnerów 6 FRM.
4. Wykonawca zobowiązuje się do rozpowszechniania przez cały czas trwania kampanii informacji o źródłach
finansowania kampanii ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego
2007-2013 oraz do oznaczania treści kampanii logotypem Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Mazowieckiego 2014-2020:
a) informacja nt. źródła finansowania kampanii:
Kampania współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013
oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego.
b) logotyp Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 6 z 6