specyfikacja istotnych warunków zamówienia przetargu

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
PRZETARGU NIOGRANICZONEGO NA ZAKUP I WDROŻENIE
ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO
I. NAZWA, ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Zamawiający: Spółdzielnia Mieszkaniowa w Lubartowie ul. Cicha 6
Siedziba i adres korespondencyjny: ul. Cicha 6 21-100 Lubartów
II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA
Przetarg nieograniczony:
Przetarg dotyczy zakupu oraz wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego
(oprogramowania) dla Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie. Przetarg przeprowadzony
jest w oparciu o wewnętrzne przepisy regulaminowe obowiązujące w Spółdzielni.
III. INFORMACJE OGÓLNE
1. Każdy oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści
dokumentów przetargowych w terminie przed upływem składania ofert.
2. Każdy oferent ma prawo wglądu do dokumentacji technicznej będącej w posiadaniu
Sp-ni niezbędnej przy opracowaniu przedmiotu zamówienia.
3. Wszystkie koszty sporządzania oferty ponosi oferent, niezależnie od wyniku
postępowania przetargowego.
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Oprogramowanie powinno obejmować zakres działalności Spółdzielni Mieszkaniowej w tym:
- CZYNSZE
- DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY
- KREDYTY
- MEDIA
- LICZNIKI
- KOSZTY
- MAGAZYN
- ŚRODKI TRWAŁE
- ZGŁOSZENIA
- MELDUNKI
- FAKTURY
- PRZELEWY
- OBSŁUGA KONT BANKOWYCH
- PRZEDMIOTY NIETRWAŁE
- KADRY I PŁACE
- WINDYKACJA
- DZIAŁ CZŁONKOWSKO MIESZKANKOWY - TELEWIZJA KABLOWA
- GZM (GOSPODARKA ZASOBAMI
MIESZKANIOWYMI)
- WIELOWYMIAROWE ANALIZY
- WKŁADY
DANYCH
2. Preferowane będzie oprogramowanie oparte o bazę danych pracujące w charakterze klient-serwer
i terminalowej. System powinien posiadać możliwość adaptacji do specyfiki działalności
Spółdzielni Mieszkaniowej jak również możliwości rozbudowy o ewentualne nowe sfery
działalności Spółdzielni.
3. System winien zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych poprzez
tworzenie kopii bezpieczeństwa oraz mieć możliwość przypisywania stosownych uprawnień
użytkownikom. Wymagane jest aby uprawnienia do poszczególnych zasobów oprogramowania
były przypisane wyłącznie do użytkownika a nie stacji roboczej.
4. Spółdzielnia posiada sieć komputerową Ethernet 100Mbit/1Gbit łączącą wszystkie stacje
robocze. Obecnie 24 stanowisk roboczych, docelowo 30. Przewidziana jest także wymiana (ew.
rozbudowa) stacji roboczych lub systemów operacyjnych. Serwer zostanie zakupiony stosownie do
wymagań Systemu będącego przedmiotem przetargu.
Specyfikacja oprogramowania i sprzętu:
Nazwa programu
Autor programu
Kredyty
Biuro zastosowań informatyki we Wrocławiu – Bronisław Borzęcki DOS
UNIKAP system finansowo księgowy
PC BEST
PC BEST
PC BEST
UNIKAP środki trwałe
UNIKAP system kadrowy
System operacyjny
DOS
DOS
DOS
DOS
WIN
FAKT
Płatnik
PFRON
Z.U.I FAKT – Gdynia
Rozliczenie wody
Biuro zastosowań informatyki we Wrocławiu – Bronisław Borzęcki DOS
Magazyn
TVK
Sbit, program S-MAT (baza zaszyfrowana)
Prokom s.a
Navo „Mini firma” oraz Sokaris „faktura NT”
DOS
WIN
Pliki baz danych to głównie DBF, w przypadku programu magazynowego baza jest zaszyfrowana.
Stacje robocze i systemy operacyjne.
Nr pokoju
Komputer
P II 64 RAM
CELERON 1,2 Ghz 128 RAM
P III
KSIĘGOWOŚĆ
1GHz 96 RAM
DELL PIII 800 128MB
DELL PIII800 128MB
PI
CELERON 2GHz 254 RAM
CE0ERON 1,2 Ghz, 128
RAM
WIN 98 SE
System
operacyjny
DOS
WIN 98 SE
LINUX
WIN 2k
WIN 98 SE
LINUX
WIN 95
Nr pokoju
GZM
KADRY
WODA
ZARZĄD
Magazyn
TVK
Komputer
System
operacyjny
DELL PIII800 128MB
LINUX
PI
WIN 95
CELERON 1,2 Ghz 128 RAM
WIN 98 SE
DELL PIII800 128MB
WIN XP
CELERON 1,2 Ghz 128 RAM
WIN 98 SE
CELERON 2,6 Ghz 254 RAM
WIN XP
P III 550 Mhz, 128 RAM
WIN 98 SE
PREZES
NOTEBOOK HP
XP
ZASTEPCA
PREZESA
DELL PIII 128MB
LINUX
SEKRETARIAT
DELL PIII 128MB
LINUX
inny budynek
PIII
WIN98
4 komputery
WINXP/VISTA
5. Wygrywający przetarg winien przeprowadzić wdrożenie oprogramowania, przeszkolić
pracowników Spółdzielni w zakresie obsługi oprogramowania oraz przenieść na nowy system bazy
danych oprogramowania aktualnie wykorzystywanego przez Spółdzielnię a także mieć możliwość
zapewnienia obsługi powdrożeniowej.
V. WYCENA PRZEMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI PŁATNOŚCI
Wycena przedmiotu zamówienia winna uwzględniać, oprogramowanie,
wdrożenie, obsługę powdrożeniową, zakup ewentualnych dodatkowych licencji.
przeniesienie baz danych oprogramowania aktualnie wykorzystywanego w Spółdzielni
Mieszkaniowej na nowe oprogramowanie, przeszkolenie pracowników w zakresie
przedmiotu zamówienia. Preferowane będą warunki płatności wykonania zamówienia po
całkowitym wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego.
VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU PRZETARGOWYM
ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH
WARUNKÓW.
1 Warunkiem udziału w przetargu jest posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności
zgodnie z przedmiotem zamówienia oraz spełnienia następujących wymagań i złożenie
niżej wymienionych dokumentów i oświadczeń.
1.1 Oświadczenie o akceptacji warunków przetargu
1.2 Aktualny dokument (do trzech miesięcy od daty wystawienia przez organ
wydający) dopuszczający
Oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym
zamówieniem (odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o
prowadzeniu działalności gospodarczej).
1.3 Aktualne zaświadczenie (do trzech miesięcy od daty wystawienia) z organu
podatkowego o braku zaległości podatkowych z wyjątkiem , kiedy uzyskali oni
przewidziane prawem zgody na zwolnienie , odroczenie lub rozłożenie na raty
zaległości płatności.
1.4 Aktualne zaświadczenie (do trzech miesięcy od daty wystawienia) z ZUS-u o
niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne z wyjątkiem przypadków,
kiedy uzyskali oni przewidziana prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub
rozłożenie na raty zaległości płatności.
1.5 Informacji z Krajowego Rejestru Karnego na temat karalności (do sześciu
miesięcy od daty wystawienia). W przypadku gdy wykonawca jest osobą prawną
- informacja powinna dotyczyć aktualnych członków władz.
1.6 Oryginał referencji wystawionych w 2005 i 2006r. , lub kopia potwierdzona za
zgodność z oryginałem wykonanych prac związanych z oprogramowaniem.
1.7 Oświadczenie o dysponowaniu pracownikami posiadającymi odpowiednie
kwalifikacje w zakresie przedmiotowych robót.
1.8 Oświadczenie, że montowane oprogramowanie jest zgodnie z aktualnymi
przepisami.
1.9 Oferowana cena przedmiotu zamówienia. Podana cena winna uwzględniać
podatek VAT.
2 Ocena spełnienia warunków udziału w przetargu będzie przeprowadzona w oparciu o
przedłożone przez Oferenta dokumenty i oświadczenia.
2.1 Oferenci, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnienie
wymaganych warunków zostaną dopuszczeni do badania i oceny.
2.2 Oferenci, którzy nie przedłożą dokumentów i oświadczeń spełnienia
wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania przetargowego.
VII. WADIUM I ZABEZPIECZENIE UMOWY
Wadium w podanej wysokości 10000 zł winno być wpłacone na dwa dni przed
rozpoczęciem przetargu, przelewem na rachunek Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie
Nr 55 8707 0006 0031 0167 2000 0001 P. B. S. z siedzibą w Lubartowie.
Za datę wniesienia wadium uważa się datę wpływu środków pieniężnych na
rachunek Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie.
Wadium wniesione przez uczestników, którzy przetargu nie wygrają zostanie
zwrócone niezwłocznie, nie później niż 5 dni po zamknięciu przetargu na podane przez
uczestnika konto.
Uchylenie się uczestnika, który przetarg wygrał od zawarcia umowy spowoduje
przepadek wadium na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie.
Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest na dzień zawarcia
umowy wpłacić na konto Spółdzielni kwotę w wysokości 5% wartości umowy celem
należytego zabezpieczenia wykonania umowy. Wpłacona suma winna uwzględniać
wcześniej wpłacone wadium. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie
zwrócone zgodnie z regulaminem Spódzielni o udzielaniu zamówień na roboty i dostawy,
co zostanie określone w zawartej umowie.
VIII TERMINY WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie od 1 kwietnia 2008
IX. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIENIA ZAMAWIAJĄCEGO Z
OFERENTEM ORAZ PRZEKAZANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz
informacje należy przekazać pisemnie na adres Sp-ni Mieszkaniowej w Lubartowie
21-100 Lubartów ul. Cicha 6.
2. Oferty należy sporządzić zgodnie z wymogami umieszczonymi w specyfikacji oraz
dołączyć wszystkie wymagane dokumenty.
3. Wszystkie dokumenty składające się na ofertę powinny być podpisane przez osoby
upoważnione do występowania w imieniu Oferenta ( uprawniona zgodnie z odpisem
z z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej albo przez osoby umocowaną przez osobę uprawnioną ).
4. W przypadku, gdy Oferent jako załącznik do oferty
dołączył kopię jakiegoś
dokumentu, powyższa kopia powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem
przez uprawnione osoby jak pkt. 1.3.
5. Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby
upoważnionej.
6. Każdy Oferent może złożyć w niniejszym przetargu tyko jedną ofertę.
7. Oferty należy złożyć w trwale zamkniętej kopercie. Należy stosować koperty
zewnętrzne i wewnętrzne. Koperty zewnętrzna powinna być za adresowana na adres:
Spółdzielnia Mieszkaniowa w Lubartowie ul. Cicha 6 oraz oznakowana: ''Oferta na
Zintegrowany System Informatyczny''. Koperta wewnętrzna powinna być
zaadresowana tak jak wyżej a ponadto opatrzona nazwą i dokładnym adresem
Oferenta.
X. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z
OFERENTAMI.
Osobą upoważnioną do kontaktowania się z oferentami jest Mariusz Dejko
XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTY
Każdy oferent będzie związany swoja oferta 30 dni od upływu terminu składania ofert.
XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferty należy napisać pismem czytelnym w języju polskim.
XIII. MIEJSCE SKŁADANIA ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać w sekretariacie Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie ul. Cicha 6
2. W przetargu wezmą udział tylko te oferty, które wpłyną do dnia 29.02.2008r. do godz. 10 na adres
wskazany w pkt. 1
3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29.02.2008r. o godz. 12:00 w biurze Spółdzielni Mieszkaniowej ul.
Cicha 6. Po otwarciu fert członkowie komisji składają oświadczenie o braku zależności lub dominacji
z Oferentem.
XIV. KRYTERIA OCENY OFERT
Jako podstawę wyboru oferty w niniejszym przetargu przyjmuje się poniższe kryteria i ich
procentowe wagi:
- cena przedmiotu zamówienia brutto
- wiarygodność i solidność wykonwacy (referencje)
- warunki płatności
60%
30%
10%
XV. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO PO WYBORZE OFERT
O wyborze oferty Zamawiający powiadomi uczestników procesu przetargowego na piśmie,
wskazując firmę, której oferte wybrano oraz cenę przedmiotu zamówienia.
XVI.OBOWIĄZKI OFERENTA PO WYBORZE OFERT
1. Oferent, którego oferta została wybrana zobowiązany jest w ciągu 14 dni od dnia
ogłoszenia wyboru oferty zawrzeć umowę na Zintegrowany System Informatyczny, którego oferta
dotyczyła.
2. Przy zawieraniu umowy mają zastosowanie postanowienia niniejszej specyfikacji regulaminu Sp-ni
o udzielaniu zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi oraz obowiązujące przepisy w
szczególności przepisy kodeksu cywilnego.
XVII. PROTESTY I ODWOŁANIA
1. Uczestnicy przetargu mogą składać protesty i odwołania do Rady Nadzorczej w terminie 7 dni
od daty ogłoszenia wyboru oferty.
2. Protesty i odwołania winny być wnoszone na piśmie wraz z uzasadnieniem.
XVIII. INFORMACJE KOŃCOWE
1. Niniejsza specyfikacja została opracowana w oparciu o regulamin zamówień na roboty
budowlane, dostawy i usługi wykonywane na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie
oraz decyzji Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej uchwała ..........
2. Sprawy wynikłe w procesie przetargowym a nie ujęte w niniejszej specyfikacji będą
rozsztrzygane w oparciu o regulamin zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi na
rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w Lubartowie.