Obieg dokumentu elektronicznego

Przekazywanie dokumentu
elektronicznego
Katarzyna Dudziuk
W tym kontekście „przekazywanie elektronicznego
dokumentu” znaczy przekazywanie osobnych
dokumentów
pomiędzy
poszczególnymi
rozwiązaniami programowymi Noark – jako część
zwykłego, codziennego załatwiania spraw.
Celami bezpiecznego przekazywania dokumentów
elektronicznych pomiędzy różnymi rozwiązaniami
programowymi
Noark
i
różnymi
współpracującymi ciałami administracyjnymi są:
realizacja celu E-Administracji, ulepszenie
przekazywania dokumentów pomiędzy ciałami
publicznymi i zapewnienie, że niezbędne
wymagania są spełnione.
Celem tego zestawu wymagań jest
zapewnienie, aby organizacje sektora
publicznego
mogły
wymieniać
się
wszelkiego typu informacjami niezależnie
od
tego,
którego
rozwiązania
programowego
Noark
użyją.
Takie
przekazywanie dokumentacji musi być
zarówno proste w użyciu, jak również musi
ułatwiać wymianę informacji wrażliwych.
Wymagania dotyczące elektronicznej
wymiany dokumentów
Typ
Powinny znaleźć się funkcje do bezpiecznej,
automatycznej wymiany dokumentów
pomiędzy rozwiązaniami programowymi
Noark, opartymi na formacie XML do
wymiany dokumentów.
Vopcjo
nalne
6.3.27
Muszą znaleźć się tu funkcje do
automatycznego rejestrowania otrzymanych
dokumentów spraw.
Bwaru
nkow
e
Obowiązkowe jeśli
6.3.26 jest
spełnione.
6.3.28
Metadane dla wychodzących i przychodzących
dokumentów wysłanych drogą elektroniczną
jako wiadomości muszą przynajmniej
zawierać obowiązkowe metadane.
Bwaru
nkow
e
Obowiązkowe jeśli
6.3.26 jest
spełnione.
Numer
wyma
gania
6.3.26
Uwagi
Numer
wyma
gania
6.3.29
6.3.30
6.3.31
Wymagania dotyczące elektronicznej
wymiany dokumentów
Typ
Uwagi
W przypadku dokumentów elektronicznych
zawierających dane wrażliwe, kodowanie musi
być wykonane w chwili, kiedy wiadomość jest
wysłana z bezpiecznej sieci organizacji. Tylko
wcześniej określony odbiorca powinien być w
stanie odszyfrować tę informację.
Bwaru
nkow
e
Obowiązkowe jeśli
6.3.26 jest
spełnione.
W związku z elektronicznym przekazywaniem
dokumentów, przesyłanie musi być chronione
przed nieautoryzowanymi zmianami.
Bwaru
nkow
e
Obowiązkowe jeśli
6.3.26 jest
spełnione.
W związku z elektronicznym przekazywaniem
dokumentów, musi być możliwe aby
poszczególne dzienniki były zapisywane i
przechowywane w rozwiązaniu programowym
Noark.
Bwaru
nkow
e
Obowiązkowe jeśli
6.3.26 jest
spełnione.
Migracje między
rozwiązaniami programowymi
Noark
W tym kontekście, migracja znaczy
przeniesienie kompletnego zespołu danych
z jednej platformy technicznej do drugiej
(nowej wersji lub nowego rozwiązania
programowego), gdzie dane muszą pozostać
tak niezmodyfikowane, jak tylko to
możliwe – także po tym, jak już zostały
przeniesione.
Musi być umożliwione eksportowanie lub
wydobycie
informacji,
która
jest
przechowywana
w
rozwiązaniu
programowym Noark 5, do samodzielnego
systemowego formatu.
Eksport musi
zawierać strukturę zbioru, metadane oraz
wszystkie związane z nim dokumenty
elektroniczne. Istnieje różnica pomiędzy
dwoma wariantami eksportu – eksport
migracyjny i eksport transferowy (eksporty
transferowe są omówione w rozdziale
4.2.12).
Wymagane jest też, aby używać eksportów
migracyjnych dla przenoszenia danych w związku
z uaktualnieniem do nowszej wersji używanego
rozwiązania programowego lub w związku z
przeniesieniem danych do innego rozwiązania
programowego Noark. Powinno być również
możliwe przetransferowanie serii aktywnej z
jednego systemu do drugiego, np. w związku z
zmianami organizacyjnymi. To znaczy, że
rozwiązanie Noark musi być w stanie odebrać
dane z eksportu migracyjnego.
Migracja danych oznacza, że rozwiązanie programowe Noark
musi być w stanie poradzić sobie zarówno z wysyłaniem,
jak i z odbieraniem danych. Tego rodzaju migracja jest
istotna w związku z uaktualnieniami do nowszej wersji
programu. Użytkownicy, którzy przechodzą na nowe
rozwiązanie programowe Noark od innego „dostawcy
systemu” muszą być w stanie przenieść swoje stare dane
do nowego rozwiązania programowego bez żadnych
problemów. Powinno być również możliwe odebranie
określonych danych z innego rozwiązania programowego,
które jest już w użyciu. To może być przydatne w związku
z reogranizacjami, gdzie, na przykład, część pola
odpowiedzialności jakiegoś ciała publicznego jest
przeniesiona do innego ciała.
Numer
wymagania
6.3.32
6.3.33
6.3.34
Wymagania dotyczące migracji
pomiędzy rozwiązaniami Noark
Typ
Musi być możliwe eksportowanie
wszystkich metadanych, które są
zdefiniowane w tym standardzie i
związane z dokumentami
zbudowanymi na przenośnym
formacie.
Oobowiąz
kowe
Musi być możliwe eksportowanie
wszystkich metadanych, które są
zdefiniowane w tym standardzie i
związane z dokumentami
zbudowanymi na przenośnym
formacie.
Oobowiąz
kowe
Powinno być możliwym eksportowanie
części struktury zbiorów, np. serii albo
klasy.
Vopcjonal
ne
Uwagi
Numer
wymagania
Wymagania dotyczące migracji
pomiędzy rozwiązaniami Noark
Typ
6.3.35
Powinno być możliwym eksportowanie
części struktury zbiorów, np. serii albo
klasy.
Vopcjonal
ne
6.3.36
Dziennik musi być wygenerowany ze
wszystkich metadanych i dokumentów,
które nie mogą być odebrane i z każdego
błędu, który zdarzy się podczas importu.
Oobowiąz
kowe
Kiedy import jest przeprowadzony, plik
dziennika systemowego (wszystkich
zdarzeń) musi być wygenerowany z
informacji przeniesionych z
powodzeniem, lub w inny sposób np. z
liczby elementów metadanych i
dokumentów. Plik dziennika
systemowego musi również zawierać
listę wszystkich metadanych i
dokumentów, które nie mogą być
importowane.
Oobowiąz
kowe
6.3.37
Uwagi
Obsługa zebrań zarządu
Specjalny moduł (dająca się wydzielić jednostka
programu, oddzielnie kompilowana i oferująca
możliwość dołączania do innych programów) dla
obsługi zebrań musi zawierać w sobie serię
funkcji połączonych do zarządzania i obsługi
spraw w kolegialnych ciałach, takich jak zarządy,
komisje,
itp. Jeśli oddzielne rozwiązanie
programowe dla obsługi zebrań jest użyte w
rozwiązaniu programowym Noark 5, to
rozwiązanie to musi oferować usługę/mieć funkcję
do przechowywania danych, archiwizacji danych,
periodyzacji danych i przenoszenia cennych
archiwalnych informacji, które są wytwarzane w
rozwiązaniu programowym.
Dokumenty, które powstają w związku z
zebraniem muszą być zestawione w Pliku
Zebrania (Meeting file), który jest
rozwinięciem pliku podstawowego.
Osobnym dokumentom, które powstają w
związku z zebraniem, muszą być przypisane
metadane w formacie Zapisu Zebrania
(Meeting record), który jest rozwinięciem
zapisu podstawowego.