Jak dobrze wynająć lokal biurowy i na co zwrócić uwagę w umowie

Jak dobrze wynająć lokal biurowy i na co zwrócić uwagę w umowie najmu.
art. Nr3/B/XII/2009
Planując najem powierzchni biurowej w biurowcu czy lokalu biurowego w innego
rodzaju budynku czy kamienicy zwracamy przede wszystkim uwagę na lokalizację,
stan techniczny budynku, stan techniczny najmowanej powierzchni biurowej i warunki
finansowe jakie oferuje wynajmujący. Jest to wszystko bardzo ważne, jednak
najważniejszym aspektem najmu powierzchni biurowej jest dobrze sporządzona
umowa najmu. Jest to przecież dokument regulujący stosunki formalno – prawne
pomiędzy stronami umowy.
Właśnie na ten dokument pragnę zwrócić potencjalnym najemcom uwagę
konstruując umowę najmu powierzchni biurowej. Każda umowa najmu powierzchni
biurowej składa się z kilku podstawowych rozdziałów, jak: komparycja – zawierająca
podstawowe dane o wynajmującym i najemcy oraz reprezentantach, przedmiot
umowy najmu – określający wyczerpująco przedmiot najmu, czas trwania umowy na czas określony lub nieokreślony, czynsz – określający wysokość opłaty
czynszowej, terminów i waluty w jakiej wnoszony będzie czynsz najmu przez
najemcę, koszty eksploatacyjne – określający dodatkowe opłaty związane z
najmem powierzchni biurowej, zabezpieczenie najmu - tzw. kaucja, ubezpieczenie
– po stronie wynajmującego jak i najemcy.
Komparycja
Winna zawierać pełne nazwy wynajmującego i najemcy, jak: adres, NIP, Regon, KRS
lub nr działalności gospodarczej. Dane osobowe reprezentantów warz z
ewentualnymi upoważnieniami do zawierania umów obu stron umowy najmu.
Pamiętać należy by strony umowy poparły to właściwymi dokumentami. One zaś
winny być integralną częścią umowy w formie załącznika do umowy najmu
powierzchni czy lokalu biurowego.
Przedmiot umowy najmu.
Tu należy szczegółowo określić przedmiot najmu, jak powierzchnia biurowa, ilość
pomieszczeń, korytarze, pomieszczenia kuchenkowe, toalety, magazynki – wszystko
to co ma służyć najemcy lokalu biurowego do jego wyłącznego użytku. W tym
rozdziale winny być określone prawa najemcy związane z przedmiotem najmu jak:
sposób korzystania z powierzchni wspólnych w budynku, wind, miejsc parkingowych,
innych wspólnych (jeżeli są) pomieszczeń. Wyliczenie powierzchni netto – służącej
wyłącznie najemcy – jest proste. Sumuje się wszystkie pomieszczenia do których na
wyłączny dostęp najemca lokalu biurowego. Inaczej ma się sprawa z częściami
wspólnymi. Tu powierzchnia wspólna która obciąża najemcę jest obliczana
współczynnikiem udziału jego powierzchni do całkowitej powierzchni wspólnej.
Należy zaznaczyć, że w przypadku najmu powierzchni biurowej w budynkach nie
biurowych takich wyliczeń z reguły nie ma. Wynajmujący ogranicza się stricte do
powierzchni wynajmowanego lokalu biurowego. Ponadto w tym rozdziale należy
określić dokładny opis lokalu, jego położeniu w budynku, numer lokalu, nr księgi
wieczystej, nr działki na której stoi nieruchomość, plan budynku wraz z rzutem
kondygnacji i umiejscowieniem przedmiotowego lokalu biurowego.
Czas trwania umowy najmu.
Są dwa sposoby oznaczania czasu trwania umowy najmu powierzchni biurowej.
Czas nieokreślony ze wskazaniem okresu wypowiedzenia przez obie strony. Czas
oznaczony z określeniem od kiedy i do kiedy trwa umowa najmu. Umowy na czas
oznaczony zawierane są na okresy odpowiednio 3 – 5 letnie (dotyczy to z reguły
umów dotyczących biurowców). Nowością jest iż od 1 stycznia 2009r umowy takie
można zawierać nawet na okres do 30 lat, kiedy to najemca ponosi bardzo duże
koszty dostosowania najętej powierzchni biurowej do swoich potrzeb. Najczęściej
jednak – szczególnie w budynkach nie biurowych – umowy takie zawierane są na
czas nieokreślony z opcją wypowiedzenie z obu stron.
Czynsz najmu.
Za korzystanie w wynajętej powierzchni biurowej najemca płaci zgodnie z zawartą
umową czynsz na rzecz wynajmującego. Są dwa sposoby określania waloru
pieniężnego. W nowoczesnych biurowcach stawki czynszu określane są najczęściej
w EURO. Tu najemca płci równowartość w Polskich złotych ustalonej w zawartej
umowie kwoty w EURO. Przeliczenie następuje na podstawie średniego kursu
EUR/PLN ogłaszany przez NBP. Datą przeliczenia wartości jest ostatni dzień
poprzedzający miesiąc za który wystawiana jest faktura lub dzień jej wystawienia. W
drugim przypadku faktura wystawiana jest w PLN. Ustalony czynsz najmu za
wynajmowaną powierzchnię biurową podlega corocznej indeksacji o wskaźnik
wzrostu cen i towarów. Wskaźnik ten podawany jest przez GUS i stosowany jest gdy
cena najmu podawana jest w PLN. W przypadku nowoczesnych biurowców, gdzie
czynsz określany jest w EURO stosowany jest wskaźnik HICPS – zharmonizowany
wskaźnik cen konsumpcyjnych - dla członków unii europejskiej.
Koszty eksploatacyjne.
Oprócz opłaty za czynsz najmu w nowoczesnych biurowca najemca zobowiązany
jest do ponoszenia kosztów o, podatków od nieruchomości, obsługi administracyjnej
związanej z zarządzaniem i obsługą techniczną nieruchomości, ochrony, wywozu
śmieci, utrzymania czystości części wspólnych biurowca, utrzymania terenów
zewnętrznych i parkingów, systemów ochronnych biurowca, obsługi wind, dostawy
wody, ciepła, elektryczności, usług internetowych, ubezpieczeń, kosztów
remontowych i naprawczych. Trochę inaczej wygląda to w przypadku wynajmu
powierzchni w budynkach nie biurowych. Tu do kosztów eksploatacyjnych do których
zobowiązany jest najemca zaliczyć należy opłaty za ogrzewanie, prąd, wywóz śmieci,
wodę i odprowadzenie ścieków, oświetlenie klatki schodowej, użytkowanie windy,
sparzanie części wspólnych, myślę tu o sprzątaniu klatki schodowej.
Zabezpieczenie najmu.
W praktyce umownie najemca zobowiązany jest do przekazania wynajmującemu
kaucji względnie gwarancji bankowej. Najczęściej stosowaną wysokością
zabezpieczenia jest kwota stanowiąca minimum równowartość jednomiesięcznego
czynszu najmu wraz z opłatami eksploatacyjnymi i innymi opłatami wymienionymi w
treści umowy jak na przykład opłata za miejsca postojowe dla samochodów. Zasady
korzystania z kaucji przez wynajmującego winny być ściśle określone. W przypadku
kaucji pieniężnej, winna być zdeponowana przez najemcę na wskazanym przez
wynajmującego koncie bankowym. Natomiast w przypadku gwarancji bankowych
winna być ważna przez cały czas trwania umowy najmu lokalu biurowego.
Wynajmujący może wykorzystać kaucję w przypadku gdy najemca nie wywiązuje się
z ustalonych umową zobowiązań wobec wynajmującego jak również kosztów
związanych z usunięciem szkód spowodowanych przez najemcę, pracowników i
osób odwiedzających najemcę. Kaucja służy też na pokrycie ewentualnych kosztów i
strat związanych z nie zwróceniem przedmiotu najmu w określonym w umowie
terminie. W przypadku gdy wynajmujący skorzysta z uprawnienia skorzystania z
kaucji w trakcie trwania umowy wynajmu powierzchni biurowej, najemca
zobowiązany jest od uzupełnienia wysokości kaucji do ustalonej umownie kwoty.
Ubezpieczenie nieruchomości i majątku najemcy.
Tak wynajmujący jak i najemca winni posiadać właściwą dla siebie ochronę
ubezpieczeniową. Wynajmujący powinien ubezpieczyć się od ubezpieczenia od
ognia i zdarzeń losowych, odpowiedzialności cywilnej a nawet od utraty zysków.
Najemca powinien ubezpieczyć się od ryzyka utraty lub zniszczenia majątku
znajdującego się w najmowanym lokalu biurowym, oraz odpowiedzialności cywilnej.
Te wszystkie wskazówki nie stanowią podstawy do napisania i podpisania umowy, są
jednak ważnymi informacjami na które należy zwrócić uwagę sporządzając umowę
najmu powierzchni biurowej czy najmu lokalu biurowego.
Opracował Andrzej Kozłowski
doradca rynku nieruchomości komercyjnych.