FoKus - tworzenie dokumentów PIT

System
FOKUS
PŁACE
Tworzenie dokumentów PIT
i przesyłanie ich do systemu e-Deklaracje
Autor :
Piotr Zielonka
tel. 601 99-73-79
[email protected]
Piotrków Tryb., grudzień 2016r.
Zasady ogólne
Dokumenty rozliczeniowe PIT tworzone są przez moduł płacowy systemu FoKus na podstawie
istniejących w systemie list płac w trybie „tylko do odczytu”. Nie ma możliwości ich modyfikacji inaczej
niż tylko przez korektę dokonanych wypłat. W obecnej wersji programu tworzone są następujące rodzaje
dokumentów:
 PIT-4R
 PIT-8AR
 PIT-11
 PIT-40
 PIT-8C
 PIT-R
Procedura wystawiania dokumentów PIT składa się z 2 etapów:
1. Wygenerowanie danych, stanowiących treści poszczególnych dokumentów, z modułu
płacowego.
2. Obsłużenie ich w module e-Deklaracje, który jest zintegrowany z programem płacowym.
Obydwa etapy obsługiwane są przez pracowników merytorycznych i, po zainstalowaniu
odpowiednich modułów i szablonów, nie wymagają udziału informatyków.
Wydrukowanie wersji papierowej (jeśli w takiej postaci PIT-y przekazywane są pracownikom)
może być wykonane zarówno w pierwszym jak i w drugim etapie, przy czym w drugim etapie istnieje
możliwość wydruku zbiorczego.
Wymagania techniczne
W obecnej wersji programu druki generowane są w postaci nieedytowalnych plików PDF, na
podstawie szablonów dostarczonych przez autora programu w formacie Microsoft Word. Do ich
konwersji na format PDF niezbędne jest oprogramowanie Microsoft Word (min. 2007) lub Libre Office
(min. 5.0). Jeden z tych programów musi być zainstalowany na każdej z końcówek, z której będą
tworzone PIT-y.
Treść szablonów można dostosować np. poprzez dopisanie nazwiska osoby wystawiającej.
Operacji takiej może dokonać informatyk poprzez bezpośrednią edycję plików szablonów. Należy
jednak pamiętać, aby do edycji stosować jeden z wymienionych edytorów (najlepiej taki, którego będą
później używać użytkownicy) i aby przypadkowo nie zmienić układu szablonu.
W stosunku do ubiegłego roku, zasadniczą zmianą jest rezygnacja z ładowania danych z plików
XML do interaktywnych formularzy PDF. Był to mechanizm powolny i bardzo wrażliwy.
Tworzenie dokumentów płatnika
Roczne dokumenty rozliczeniowe płatnika PIT-4R oraz PIT-AR tworzy się przy użyciu funkcji
„Deklaracje roczne PIT-4R i PIT-8AR” z menu „Zestawienia”. Po uruchomieniu tej funkcji następuje
podliczenie kwot zaliczek za poszczególne miesiące, przy czym na oddzielnej zakładce prezentowane są
dane do wykazania na PIT-4R, a na oddzielnej kwoty zryczałtowanego podatku dla PIT-8AR.
W pierwszej kolejności należy wskazać urząd skarbowy, do którego kierowany jest dokument.
Następnie należy zdecydować czy będziemy korzystać z możliwości potrącenia wynagrodzenia płatnika.
Jeśli nie skorzystamy z tej możliwości, kwoty wynagrodzenia wyliczone przez program należy usunąć z
pól formularza. Następnie należy kliknąć przycisk <Utwórz PIT-4R>, co spowoduje wygenerowanie
druku PIT-4R w postaci nieedytowalnego pliku PDF. Po zamknięciu tego dokumentu, na ekranie
otrzymamy pytanie:
Jeżeli wydruk wykonywany był w celach roboczych, odpowiadamy na to pytanie przecząco.
Dopiero po uzgodnieniu kwot z dokumentami księgowymi i podjęciu decyzji o złożeniu PIT-4R
w wyświetlonej postaci – odpowiadamy twierdząco na pytanie o przekazanie pliku do systemu
e-Deklaracje, gdzie obsłużymy go w sposób opisany w następnym rozdziale.
Tę samą procedurę powtarzamy dla dokumentu PIT-8AR, po kliknięciu na zakładkę z nazwą
tego druku.
Tworzenie dokumentów pracowników
Roczne dokumenty rozliczeniowe pracowników PIT-40 oraz informacje PIT-11, PIT-8C i PIT-R
tworzy się przy użyciu funkcji „Pracownicy”, gdzie na zakładce „Suma dochodu” znajduje się przycisk
<Informacja PIT dla pracownika>. Informacje te wystawia się indywidualnie dla każdego pracownika.
Należy pamiętać, aby :
 wskazać właściwy rok (domyślnie wyświetlane są dane z roku bieżącego)
 wyświetlić także kartoteki pracowników, którzy odeszli z pracy w ciągu danego roku i którym
taż należy wystawić PIT.
Dla każdego z pracowników, u którego w wybranym roku wystąpiła kwota przychodu, należy
kliknąć przycisk
<Informacja PIT dla pracownika>. Spowoduje to wyświetlenie okna
z podsumowaniem osiągniętych kwot.
W zależności od rodzaju wynagrodzeń wypłaconych pracownikowi w ciągu podanego roku,
aktywne są wybrane zakładki, pozwalające na wystawienie poszczególnych rodzajów PIT.
Należy przypomnieć, że istnieją dwa ogólne ustawienia programu, które decydują gdzie
prezentowane są niektóre rodzaje wypłat:
 Zasiłki od umów-zleceń prezentowane są albo na PIT-11 albo na PIT-8C. Decyduje o tym
parametr dostępny na zakładce „Dodatki i zasiłki” w ustawieniach programu.
 Świadczenia z ZFŚS prezentowane są albo w wierszu „Inne źródła” albo „Wynagrodzenia ze
stosunku pracy” PIT-11. Decyduje o tym parametr dostępny na zakładce „Wyliczenia”
w ustawieniach programu.
W przypadku informacji PIT-R o wynagrodzeniach z tytułu pełnienia funkcji społecznych mamy
dwa przypadki :
 Jest ona dołączana do PIT-11 lub PIT-40 jeśli pracownik miał także wynagrodzenia ze
stosunku pracy lub umowy-zlecenia.
 Jest ona generowana jako oddzielny dokument jeśli pracownik nie miał innych wynagrodzeń.
Należy zwrócić uwagę, które zakładki są dostępne dla danego pracownika, aby nie pominąć np.
zasiłków z umów-zleceń (jeśli mają być wykazywane na PIT-8C).
Najczęściej dla pracownika dostępne są dwie pierwsze zakładki, umożliwiające wystawienie albo
informacji PIT-11 albo rozliczenia PIT-40. Wybieramy właściwą z nich, zgodnie z ewentualnym
wnioskiem PIT-12, złożonym przez pracownika.
W razie gdyby pomyłkowo uwzględniono w listach płac pracownika nieprawidłowe koszty
uzyskania możemy je skorygować zarówno na PIT-11 jak i na PIT-40. Pozostałe kwoty nie podlegają
edycji i są sumą wynagrodzeń wypłaconych danemu pracownikowi, niezależnie od liczby kartotek, które
dla tego pracownika istnieją w systemie. Inaczej mówiąc: jeśli nawet pracownik ma dwie kartoteki, to PIT
generowany po ustawieniu się na każdej z nich będzie taki sam.
Właściwy urząd skarbowy wskazywany jest na podstawie informacji wpisanej w danych
płacowych pracownika – jeśli informacja ta jest nieprawidłowa należy wrócić do danych pracownika
i skorygować ją.
Po upewnieniu się, że chcemy wystawić dany rodzaj dokumentu PIT należy kliknąć przycisk
<Utwórz PIT-11> na zakładce PIT-11 albo <Utwórz PIT-40> na zakładce PIT-40, itp. Spowoduje to
wygenerowanie druku PIT w postaci nieedytowalnego pliku PDF. Możemy ten dokument wydrukować
od razu lub na razie nie drukować, jeśli planujemy wydruk zbiorczy albo przekazanie PIT-ów drogą
elektroniczną.
Po zamknięciu wyświetlonego dokumentu, na ekranie otrzymamy pytanie podobne do
poniższego:
Jeżeli wydruk wykonywany był w celach roboczych, odpowiadamy na to pytanie przecząco. Jeśli
chcemy złożyć PIT w wyświetlonej postaci – odpowiadamy twierdząco na pytanie o przekazanie pliku
do systemu e-Deklaracje, gdzie obsłużymy go w sposób opisany w następnym rozdziale.
Tę samą procedurę powtarzamy dla dokumentu PIT-8C lub PIT-R jeżeli akurat u danego
pracownika wystąpiły wypłaty, które na takich drukach należy wykazać.
Wysyłka dokumentów do systemu e-Deklaracje
Dokumenty wygenerowane zgodnie z wcześniejszym opisem oczekują na ich przesłanie do
systemu e-Deklaracje MF. Służy do tego moduł e-Deklaracje, który jest zintegrowany z programem
płacowym i dostępny w menu głównym programu. Dokładny sposób jego obsługi przedstawiony jest w
oddzielnym dokumencie PPUS – Program Płatnika Urzędu Skarbowego. jest on dostępny na stronie
internetowej www.ppus.pl. Został również przesłany wraz z niniejszym dokumentem.
Uwaga: Samego programu PPUS nie należy instalować – jest on już zintegrowany z modułem
płacowym i dostępny w menu głównym programu pod hasłem „e-Deklaracje”.
W stosunku do ubiegłego roku, zasadniczą zmianą jest rezygnacja z ładowania danych z plików
XML do interaktywnych formularzy PDF. Był to mechanizm powolny i bardzo wrażliwy. W związku
z tym, podczas obsługi PIT-ów nie należy już korzystać z funkcji dostępnej pod przyciskiem
<Wczytaj dane do PDF>. Można od razu dla wczytanych dokumentów wykonać funkcję <Drukuj
dokument PDF> - także zbiorczo. Z tym, że najlepiej wydrukować i przekazać PIT-y pracownikom po
otrzymaniu potwierdzenia ich poprawności, tj. po uzyskaniu przez nie statusu 200.