Fragmenty książki ,,ZFŚS od A do Z w 2009” Piotr

Fragmenty książki ,,ZFŚS od A do Z w 2009” Piotr Ciborski, Monika Cieślak
Stan prawny: 1 kwietnia 2009 r.
196 stron, cena 49 zł, zamówienia : www.hrservices.com.pl
,,Naliczanie odpisu socjalnego
Jakie są zasady naliczania odpisu na Fundusz?
W art. 5 ustawy o ZFŚS określono sposób naliczania odpisu na potrzeby
zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Proces ten polega na naliczeniu za
każdego zatrudnionego pewnej kwoty stanowiącej odsetek średniej płacy,
przekazanie jej na wyodrębnione konto Funduszu oraz prawidłowe wydanie tych
środków. Ponadto Fundusz mogą zasilić tzw. zwiększenia, np. darowizny, przychody
z zakładowych obiektów wypoczynkowych określone w art. 7 ustawy o ZFŚS.
Dopiero wszystkie te odpisy i zwiększenia tworzą u pojedynczego pracodawcy
zakładowy fundusz świadczeń socjalnych podlegający reżimowi ustawy o ZFŚS.
Ile wynoszą odpisy na ZFŚS w 2009?
Odpisy stanowią odpowiedni procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w
gospodarce narodowej pomniejszonego o potrącone składki emerytalne, rentowe i
chorobowe z poprzedniego roku albo tylko z jego drugiego półrocza – w zależności
od tego, które okaże się wyższe. Ową kwotę bazową ogłasza co roku do 20 lutego
Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w obwieszczeniu. Na 2009 r. uczynił to w
obwieszczeniu z 19.2.2009 r. (M.P. Nr 11, poz. 138), według którego wyższa była
przeciętna płaca z drugiego półrocza 2008 r. – 2666,77 zł. Od tej kwoty ustala się
zatem odpisy na fundusz socjalny w 2009 r.
Jak naliczamy wielkość odpisu?
Odpis na Fundusz nalicza się na podstawie przeciętnej planowanej liczby
zatrudnionych w firmie skorygowanej na koniec roku do faktycznego zatrudnienia.
Wobec tego oszacowanie przeciętnej liczby zatrudnionych to początkowy etap w
naliczania funduszu socjalnego. Jego poprawne wykonanie warunkuje tymczasem
prawidłowe rachunki i rzetelną gospodarkę środkami socjalnymi. Dlatego należy
czekać do końca maja, do kiedy najpóźniej trzeba przekazać pierwszą ratę. Najlepiej
przystąpić do tego już na początku marca. Wtedy pracownik zajmujący się
Funduszem powinien zapytać kierownictwo firmy o plany zatrudnienia na dany rok.
Pamiętać przy tym należy, że do przeciętnego stanu zatrudnienia nie wliczamy
wszystkich pracowników. Są wyjątki, które wynikają z analizy rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9.3.2009 r. w sprawie sposobu ustalania
przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349). Przykładowo nie wlicza się
pracowników młodocianych.
Ile wynosi odpis na fundusz socjalny w 2009 r.?
Zatrudnieni
normalne warunki
Obowiązkowe warunki szczególne
odpisy
Młodociani
podstawowe
Odpisy
fakultatywne
niepełnosprawni
w
stopniu
znacznym
lub umiarkowanym
byli
pracownicy
zakładu
będący
emerytami
lub
rencistami
Odsetek
średniego
wynagrodzenia
37,5 %
50 %
I rok nauki - 5 %
II rok nauki - 6 %
III rok nauki - 7 %
2009 r.
1000,04
1333,39
133,39
160,01
186,67
zwiększenie odpisu o
166,67
6,25 %
zwiększenie Funduszu
o
166,67
6,25 %
Przedmiot działalności socjalnej
Działalność socjalna polega na świadczeniu przez pracodawców na rzecz
pracowników różnych form wypoczynku, aktywności kulturalno–oświatowej lub
sportowo–rekreacyjnej, opłacaniu opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz
innych formach wychowania przedszkolnego, udzieleniu pomocy materialnej
rzeczowej lub finansowej, a także pożyczek na cele mieszkaniowe. Wskazane usługi
pracodawcy mogą świadczyć sami, jeśli podsiadają własne obiekty socjalne, np.
ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe,
obiekty sportowo–rekreacyjne, żłobki, przedszkola i obiekty służące działalności
kulturalnej. Równie dobrze można zakupić je w podmiotach zewnętrznych.
Z Funduszu możemy dopłacać uprawnionym do wypoczynku, w tym tzw. wczasy pod
gruszą, wycieczek, kolonii, obozów, rajdów i agroturystyki zorganizowanej. Do
niedawna pracodawcy mogli dotować z Funduszu jedynie krajowy wypoczynek
uprawnionych osób. Ograniczenie to zakwestionował Trybunał Konstytucyjny w
wyroku z 28.3.2007 r. – SK 40/04 (Dz.U. z 2007 r. Nr 69, poz. 467), po czym Sejm
znowelizował ustawę o ZFŚS w duchu ww. wyroku Trybunału.
Pracodawca ma też prawo świadczyć dla załogi usługi kulturalno–oświatowe w
rozumieniu ustawy z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Można zatem oferować
zatrudnionym bilety do kina, teatru, muzeum czy galerii. Dopuszczalne jest także
proponowanie usług sportowo–rekreacyjnych, jak karnetów na basen, na siłownię, na
aerobik, korty tenisowe, czy organizowanie imprez sportowych.
Duże znaczenie ma udzielanie z Funduszu wsparcia materialnego zarówno
pieniężnego, jak i rzeczowego. To pierwsze przybiera zwykle formę zapomóg dla
osób, które znalazły się w trudnej sytuacji finansowej, życiowej (pożar domu,
kradzież, powódź), osobistej (dzieci pozostające na utrzymaniu) czy zdrowotnej.
Kiedy indziej są to konkretne towary (m.in. sprzęt gospodarstwa domowego, opał)
kupowane wtedy, gdy pracodawca uzna ten sposób za bardziej celowy i skuteczny.
Wiele firm tak właśnie pomaga rodzinom w trudnej sytuacji, w których np. ojciec
nadużywa alkoholu. Dostarczają im żywność, podręczniki szkolne, itd. Powszechnie
też przedsiębiorcy fundują zainteresowanym różne talony uprawniające do nabycia
towarów np. w supermarkecie.
Ustalanie liczby zatrudnionych dla potrzeb funduszu socjalnego
Jak wynika z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9.3.2009 r. w
sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu
na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349) podstawą
naliczenia odpisu, o którym nowa w art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS, stanowi planowana
w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie, obejmująca
pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po
przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), skorygowana w końcu roku do faktycznej
przeciętnej liczby zatrudnionych. Skoro nowe rozporządzenie o liczbie zatrudnionych
nie wskazuje, że do tej liczby wlicza się pracowników korzystających z urlopów
wychowawczych powstaną na tym tle wątpliwości. Zdaniem autorów w dalszym
ciągu należy to czynić, ponieważ taka osoba ma przymiot pracownika, ale pracy nie
wykonuje pracy. Poza tym nie wliczanie takich osób do przeciętnej może być uznane
za przejaw dyskryminacji z powodu rodzicielstwa. W mojej ocenie jest to poważny
błąd MPiPS, gdyż podobne zastrzeżenia mogą dotyczyć i innych pracowników, np.
•
korzystających z urlopu bezpłatnego w związku z pełnieniem funkcji
związkowej poza zakładem pracy,
•
korzystających z urlopu bezpłatnego w związku z pełnieniem mandatu posła
lub senatora.
Wskazane rozporządzenie MPiPS weszło w życie dnia 18.3.2009 r. i uchyliło z tym
dniem rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14.3.1994 r. w sprawie
sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na
zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1994 r. Nr 43, poz. 168 ze zm.),
które nakazywało uwzględnić także chałupników oraz osoby wykonujące pracę na
podstawie umowy agencyjnej nieprzerwanie przez 30 dni. Na nich dokonywało się
odpisów socjalnych na osoby, nie przeliczając ich na etaty. Chodziło m.in. o
chałupnika, który zarabiał przynajmniej połowę najniższego (nie minimalnego !!!)
wynagrodzenia miesięcznie, czyli 380 zł (zob. § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z
31.12.1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę
nakładczą – Dz. U. z 1985 r. Nr 37, poz. 175 ze zm.). Jeśli zarabiał 760 zł
miesięcznie albo więcej, przyjąć należało, że zajmuje cały etat. Podobnie jak i agent
pracujący na umowie trwającej minimum 30 dni.
Powstawały wątpliwości czy dla chałupnika można dokonać odpisu w wysokości jak
dla osób zatrudnionych w szczególnych warunkach. W opinii Ministerstwa Pracy i
Polityki Społecznej, nie. Pracodawca mógł ustalić dla nich odpis standardowy czyli w
2009 r. w kwocie 1000,04 zł.
Od dnia 18.3.2009 r. do przeciętnej liczby zatrudnionych nie zalicza się chałupników
ani osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej. Co powoduje, że ww.
osoby należy uwzględnić tylko przy naliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w
okresie styczeń – marzec 2009 r.
WAŻNE
Pracowników młodocianych w ogóle nie uwzględnia się w przeciętnej liczbie
zatrudnionych, ale ustala się na nich odpisy w zależności od ich stażu.
Byli pracownicy emeryci lub renciści też nie są wliczani do liczby osób zatrudnionych.
Były pracodawca przyznaje im prawo korzystania ze świadczeń socjalnych z
Funduszu. Wówczas za każdego emeryta lub rencistę może (ale nie musi) zwiększyć
fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia, czyli w 2009 r., o kwotę 166,67 zł. Za
każdą taką osobę przekazać należy odrębny, odpis w wysokości 6,25%
wynagrodzenia. Pracowników tymczasowych biorą pod uwagę agencje pracy
tymczasowej, a zupełnie pomijają pracodawcy użytkownicy. Ci ostatni wypożyczają
ich tylko na jakiś czas od agencji, aby korzystać z ich pracy.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych pomija się także:
•
pracowników korzystających z urlopów bezpłatnych; zgodnie z art. 174
kodeksu pracy urlopu tego nie wliczamy do okresu zatrudnienia, od którego
zależą uprawnienia pracownicze,
•
świadczących pracę na podstawie umów cywilnych, np. zlecenia, o dzieło,
kontrakcie menedżerskim,
•
pobierających zasiłki przedemerytalne lub świadczenia przedemerytalne.
Do członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych zajmujących się produkcją
rolną stosować należy takie same zasady jak dotyczące ogółu pracowników. Przy
obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym
(obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych
miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, o którym mowa powyżej, stosuje
się również w przypadku, gdy zakład pracy działał w okresie krótszym niż jeden rok
kalendarzowy, albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy.
Przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych przeliczonych na pełne etaty bądź
nieprzeliczonych ustala się dla poszczególnych miesięcy w roku, a potem w ciągu
całego roku. Rozporządzenie o liczbie zatrudnionych i ustawa o ZFŚS nie mówią, jak
to zrobić w skali miesiąca. Wobec tego pracodawcy sięgają po metody statystyczne
opisane w objaśnieniach do sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach Z–03.
Osoby wliczane do limitu średniozatrudnionych przelicza się na pełne etaty, z
wyjątkiem chałupników i agentów (naliczenie tylko za I kw. 2009 r.).
Osoba licząca planowane średnie zatrudnienie w danym miesiącu zobowiązana jest:
•
najpierw ustalić zatrudnionych zarówno na pełnych, jak i niepełnych etatach w
danym miesiącu bądź w poszczególne jego dni, stosownie do obranej metody
statystycznej,
•
przeliczyć niepełnozatrudnionych na pełne etaty w ramach poszczególnych
grup zawodowych,
•
zsumować pełne etaty i niepełne przeliczyć na pełne.
Natomiast średnie zatrudnienie w miesiącu szacuje się – w zależności od rotacji kadr
w danym podmiocie – według kilku metod: średniej arytmetycznej, uproszczonej lub
średniej chronologicznej.
IMPREZY INTEGRACYJNE DLA PRACOWNIKÓW I CZŁONKÓW ICH RODZIN
Zorganizowaliśmy dla naszych pracowników imprezę kulturalną sfinansowaną ze
środków ZFŚS. W czasie tego wydarzenia pracownicy mieli zapewniony catering,
dyskotekę i koncert znanego zespołu rockowego. Czy udział w tej imprezie stanowi
przychód pracownika, jeśli tak czy ten przychód podlega opodatkowaniu? Nie
sporządzaliśmy listy obecności w tym wydarzeniu, udział w nim był dobrowolny,
fakturę za imprezę zapłaciliśmy ryczałtem, który nie był uzależniony od ilości osób
uczestniczących w imprezie.
Warunkiem uznania przychodu ze świadczenia w naturze jest możliwość jego
indywidualizacji, określenia komu i w jakiej wysokości można przypisać przychód.
PDOF nie przewiduje możliwości doliczania do dochodu pracownika wartości
świadczeń ponoszonych przez pracodawcę przypadających na pracownika w
wartości statystycznej. Zasadą jest opodatkowanie świadczeń faktycznie,
rzeczywiście otrzymanych. Udział w opisanej imprezie nie stanowi przychodu,
ponieważ nie ma możliwości przypisania przychodu do poszczególnych osób – nie
istnieje sposób określenia wartości spożytych napojów i posiłków. Urzędy skarbowe
wielokrotnie potwierdzały, że podstawowym warunkiem opodatkowania przychodu
jest jego indywidualny charakter i możliwość „przypisania” wartości przychodu do
poszczególnych osób.
Od 2008 r. zaczęły się pojawiać interpretacje organów skarbowych, które udział w
imprezie (bez znaczenia jest fakt, że w cytowanych przykładach impreza była
sfinansowana ze środków obrotowych, a nie ze środków ZFŚS) zaczęły uznawać za
przychód ze stosunku pracy. Na pracodawcę organy nakładały obowiązek
prowadzenia ewidencji lub listy uczestników w celu ustalenia ilości pracowników,
którzy biorą udział w imprezie.
WAŻNE
Zdaniem autorów udział w imprezie nie stanowi przychodu, nie powinno się bowiem
ustalać przychodu do opodatkowania w wartości statystycznej, tylko w wartości
rzeczywistej.
Izba Skarbowa w Warszawie, interpretacja z 7.11.2008 r. (PPB2/415–1159/08–
5/AK).
Pracodawca ,,organizuje spotkania integracyjne dla pracowników. Organizacja
przedmiotowych spotkań wynika z przyjętej polityki Banku w zakresie zarządzania
kadrami. Celem przedmiotowych spotkań jest tworzenie zespołu sprawnie
realizującego zadania, poprzez lepsze poznanie się pracowników, wspólne
podejmowanie wyzwań, realizację zadań, co ma na celu poprawę współpracy przy
wykonywaniu zadań wynikających ze stosunku pracy i poprawę atmosfery w firmie,
co z kolei wpływa na podwyższenie efektywności pracy i standardu obsługi klientów.
Udział w spotkaniach na charakter fakultatywny.
Spotkania takie mają różnorodną formę:
•
wyjazdów – połączonych ze zwiedzaniem zabytków, pobytem w teatrze, na
koncercie, etc., a więc koniecznością posiadania/zakupu biletu wstępu.
•
innych spotkań integracyjnych.
W większości przypadków spotkania te są finansowane w całości ze środków Banku
(nie pochodzących z ZFŚS), ale są również przypadki (np: wyjazdy) gdzie część
kosztów ponoszą uczestnicy ze środków własnych.
W przypadku spotkań integracyjnych bardzo często Bank nie jest w stanie przypisać
pracownikowi wartości świadczenia, które ten faktycznie otrzymał. Sytuacja taka na
miejsce nawet wówczas, gdy organizując spotkanie Bank dokonuje płatności danej
kwoty razy liczba uczestników. Sposób kalkulacji kosztów Banku nie przekłada się na
faktycznie otrzymany przez pracownika przychód.
Praktycznie jest bowiem tak, że jeden z pracowników może skorzystać z
zakupionych świadczeń ponad ustaloną kwotę na osobę, a inny nie skorzysta z tak
ustalonej wartości świadczenie. W takim przypadku, zdaniem Banku, nie nożna
dokonywać ustalenia przychodu poprzez proste podzielenie kwoty wydatków
poniesionych przez Bank na liczbę uczestników. Oznaczałoby to, bowiem ustalenie
przychodu „wirtualnego” a nie rzeczywiście uzyskanego przez pracownika.
Sytuacja taka ma miejsce np: w przypadku zakupu usług cateringowych, bądź
kompleksowej usługi, na którą składają się usługi cateringowe, imprezy rekreacyjne
(gry, konkursy, nagrody dla zwycięzców) i inne temu podobne, gdzie pracownik ma
możliwość korzystania z tego typu świadczeń. Możliwość skorzystania z tych
świadczeń nie jest równoważna z faktycznym skorzystaniem z nich, a tym samym
uzyskaniem przychodu. Bez znaczenia w tym przypadku jest również fakt częściowej
partycypacji przez pracownika w kosztach imprezy. Kwestia ta oznacza jedynie
ograniczanie wydatków Banku na przedmiotowe spotkania do określonej kwoty i
wiąże się z zarządzaniem kosztami a nie przekłada się na świadczenia otrzymane
przez pracownika.
Reasumując:
W przypadku spotkań integracyjnych, gdzie nie jest możliwe przypisanie faktycznego
świadczenia otrzymanego przez pracownika, Bank nie jest obowiązany do poboru
zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ponieważ nie jest w stanie
ustalić wartości przychodu uzyskanego przez pracownika.
W sytuacji spotkań integracyjnych, gdzie Bank jest w stanie ustalić faktyczną wartość
otrzymanych przez pracownika świadczeń (wyjazd na wycieczkę integracyjną, gdzie
ustalony jest łączny koszt wycieczki na jednego uczestnika), ustala przychód w
wysokości kosztu pokrytego ze środków Banku i dokonuje poboru zaliczki na
podatek dochodowy od pracownika – uczestnika wycieczki.
(…) Z definicji przychodów pracownika wynika, iż ustawodawca zaliczył do niej nie
tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy,
wykonywania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub prawa. Tak szerokie
zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, iż w każdym przypadku, w
którym uzyska on jakąś realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego
przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień, zawartym w art.
21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, pracodawca organizuje integracje
pracownicze polegające na uczestnictwie pracowników w wyjazdach połączonych ze
zwiedzaniem zabytków, pobytem w teatrze, na koncercie, etc., a więc wiąże się to z
koniecznością posiadania/zakupu biletu wstępu takie zindywidualizowane
świadczenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych
zgodnie z cytowanym wyżej art. 12 ustawy.
W sytuacji, kiedy spotkania organizowane są przez Bank, a koszty zorganizowania
imprezy jak pisze Wnioskodawca w części finansowane są ze środków Banku, a w
części ze środków uczestników imprez (pracowników) – w tej sytuacji znana jest
pracodawcy liczba osób które wyrażą chęć uczestnictwa w spotkaniu integracyjnym
poprzez wcześniejsze zobowiązanie się do pokrycia części kosztów spotkania.
Natomiast jeżeli chodzi o opodatkowanie spotkania integracyjnego organizowanego
w formie imprezy rekreacyjnej, zakupu usług cateringowych w którym udział
pracownika ma charakter fakultatywny (nie obowiązkowy, dobrowolny), a koszty w
całości ponoszone są przez zakład pracy, w związku z uczestnictwem w spotkaniu
pracownicy osiągają konkretną korzyść finansową podlegającą opodatkowaniu.
Pracodawca nie organizuje imprezy otwartej, tylko imprezę skierowaną do konkretnej
grupy osób (pracowników). W związku z powyższym jest w stanie ustalić faktyczną
liczbę osób biorących udział w spotkaniu poprzez stworzenie listy osób, które wyrażą
chęć uczestnictwa w spotkaniu a następnie poprzez fizyczne potwierdzenie
obecności.
W związku z powyższym pracodawca jest w stanie określić, którzy pracownicy brali
udział w imprezie. Bez znaczenia pozostaje fakt ile dany pracownik skonsumował
posiłków, a także czy skorzysta z organizowanych gier, konkursów i czy otrzyma
nagrodę dla zwycięscy, gdyż koszty zakupu tych usług ponoszone są niezależnie od
tego czy pracownik skorzystał z nich w pełnym zakresie, czy nie.
Wartość świadczenia należy obliczyć dzieląc kwotę (wynikającą z wystawionych
faktur i rachunków, które posiada Wnioskodawca) przez liczbę pracowników
biorących udział w spotkaniu integracyjnym.
Wartość świadczeń opłaconych za pracownika pracodawca ma obowiązek doliczać
do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć,
pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych
dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z art. 31, 32 i 38 ustawy
o podatku dochodowym od osób fizycznych. Reasumując należy stwierdzić, iż
powyższe świadczenia podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób
fizycznych”.
WAŻNE
Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 22.2.2008 r. (nr ITPB1/415–
604/07/DP) również uznała udział w imprezie firmowej za przychód ze stosunku
pracy.”