Załącznik nr 6.2.1 Procedura kontroli środków pieniężnych L.p.

Załącznik nr 6.2.1
Procedura kontroli środków pieniężnych
L.p.
1.
2.
Rodzaj czynności
Zasadność pobierania zaliczek
 wystawienie druku zaliczki z określeniem
celu i wartości wydatku
 zatwierdzenie zaliczki pod względem
merytorycznym
 akceptacja dokumentu do wypłaty
 zatwierdzenie dokumentu do wypłaty
Udokumentowanie operacji kasowych
 sprawdzenie dokumentu pod względem
merytorycznym
 sprawdzenie dokumentu przez osobę
upoważnioną do potwierdzenia legalności,
celowości i gospodarności oraz zgodności z
planem rzeczowo-finansowym jednostki
 potwierdzenie wydatku strukturalnego
3.
4.
 sprawdzenie dokumentu pod względem
formalnym i rachunkowym
 akceptacja dokumentu
 zatwierdzenie dokumentu do wypłaty
 wystawienie polecenia wypłaty/przelewu
 zatwierdzenie polecenia wypłaty/przelewu
 wprowadzenie Dyspozycji Kasowej do ERP
SAP
Terminowość rozliczania zaliczek
 systematyczna kontrola kont (234) w ERP
SAP pracowników pobierających zaliczki
Zgodność gotówki w kasie ze stanem
ewidencyjnym
 codzienna kontrola stanu gotówki z saldami
Raportów Kasowych
 zachowanie wysokości kwot pogotowia
kasowego zatwierdzonego przez Kwestora
 pobieranie gotówki z banku na podstawie
wniosku o wypłatę gotówki, zatwierdzonego
przez osoby upoważnione do dysponowania
środkami pieniężnymi na rachunkach
bankowych UŚ zgodnie z kartą wzorów
podpisów
 kontrola kompletności i prawidłowości
dokumentacji Raportów Kasowych
5.
Przeprowadzanie bieżącej kontroli kas (min.
1/miesiącu)
 kontrola zgodności stanu gotówki z saldami
Raportów Kasowych
 kontrola stanu depozytów
Dział/osoby odpowiedzialne za
wykonanie czynności
Pracownik jednostki organizacyjnej
Kierownik jednostki organizacyjnej
Kwestor
Kanclerz
Kierownik jednostki organizacyjnej
Kierownik jednostki organizacyjnej
Upoważniony pracownik jednostki
organizacyjnej
Dział Finansowy
Kwestor
Kanclerz
Dział Finansowy
Kwestor
Dział Finansowy
Dział Księgowości Głównej
Kasjer
Kasjer
Kasjer
Dział Finansowy
Dział Finansowy
Dział Finansowy
6.
7.
8.
9.
Przeprowadzanie inwentaryzacji kas (na 31.XII)
Przestrzeganie górnej granicy rozliczeń
gotówkowych dla jednorazowej transakcji
Dział Inwentaryzacji
 kontrola prawidłowości stosowania procedur
Zamówień Publicznych w obrocie
gotówkowym- zgodnie z zarządzeniami
Rektora
Sposoby zabezpieczania, przechowywania
i przenoszenia gotówki
 okresowa kontrola i konserwacja
urządzeń, pomieszczeń służących do
przechowywania wartości pieniężnych
Dział Finansowy
 korzystanie z usług firmy ochroniarskiej
zgodnie z wytycznymi (wyznaczone środki
transportu i personel ochrony)
Dokumentacja obrotu bezgotówkowego
Kasjer
 kontrola dokumentacji źródłowej
( faktury, listy płac, listy stypendialne…)
pod względem formalnym i rachunkowym
Dział Finansowy
Dział Księgowości Głównej
Dział Płac
 tworzenie raportów przelewów w DZFIN,
ERP SAP i systemie bankowości
elektronicznej
Dział Finansowy
Dział Księgowości Głównej
 kontrola porównawcza raportów płatności z
plikami przygotowanymi w systemie
bankowym
 dokonywanie płatności przez osoby
upoważnione
10.
Dział Spraw Obronnych
i Ochrony
Zgodność sald kont z wyciągami bankowymi
 sprawdzenie ciągłości numeracji bankowej
wyciągów
 kontrola zgodności sald początkowych
danego dnia z saldami końcowymi dnia
poprzedniego
 wyjaśnienie ewentualnych zwrotów i
odrzuceń oraz wpłat z niepełnymi
informacjami
 ewidencja wpływów na rachunki bankowe z
tytułu opłat za studia osób prawnych, opłat
za konferencje, wadiów,
wpłat z MNiSW
 pisemne informowanie banku o
stwierdzonych błędach i ich korekta
Dział Finansowy
Dział Finansowy
Dział Finansowy