Zarządzenie nr 8/D/00 Dyrektora Administracyjnego Uniwersytetu

Zarządzenie nr 8/D/00
Dyrektora Administracyjnego Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 15 września 2000 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji dot. zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie
Gdańskim
Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121. póz. 591 z
późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§1
Wprowadza się instrukcję dot. zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim
stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§2
Traci moc obowiązującą zarządzenie nr 3/D/86 Dyrektora Administracyjnego z dnia 15
września 1986 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji nr 1/D/86 dotyczącej zasad
gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2000 roku.
Dyrektor Administracyjny
Andrzej Friedrich
Załącznik do Zarządzenia nr 8/D/00
Instrukcja
dot. zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim
I. Uwagi ogólne
1. Uniwersytet Gdański posiada dwie kasy stałe:
kasa nr 1 (kasa główna)
- w budynku Rektoratu, pokój 218 (ul. Bażyńskiego 1a, 80-952 Gdańsk);
kasa nr 2
- w budynku Wydziału Zarządzania, pokój 106 ( ul. Armii Krajowej 101, 81-824 Sopot).
2. Kasy, o których mowa w pkt. 1. czynne są:
- w dni robocze w godzinach od 10.00 do 13.00, a w poniedziałki w godz. od 9.30 do
14.00;
- w dni wypłat wynagrodzeń w godzinach od 9.00 do 13.00.
3. Operacji kasowych dokonuje kasjer lub osoba wyznaczona przez Dyrektora
Administracyjnego do pełnienia obowiązków kasjera.
II. Ochrona wartości pieniężnych
1. Stały nadzór nad realizacją obowiązków w zakresie ochrony wartości pieniężnych w
Uniwersytecie Gdańskim sprawuje Dyrektor Administracyjny.
2. Czynności w zakresie przechowywania i przemieszczania wartości pieniężnych wykonują
kasjerzy (lub osoby upoważnione przez Dyrektora Administracyjnego) zgodnie z
powierzonym im zakresem obowiązków, po podpisaniu deklaracji odpowiedzialności
materialnej.
3. Za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki oraz innych przyjętych walorów
odpowiedzialny jest kasjer (lub upoważniona osoba).
Do podstawowych obowiązków kasjera należy przyjmowanie, przechowywanie i
wypłacanie gotówki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi.
4. Dostęp do pomieszczeń, w których przechowywane są wartości pieniężne mają tylko
kasjerzy.
5. Przekazanie pomieszczenia kasowego oraz wartości pieniężnych osobie upoważnionej
dokonywane jest w obecności Kwestora (lub osoby przez niego upoważnionej).
Z ww. czynności sporządza się protokół, który podpisują: osoby przekazująca i
przejmująca, kwestor (lub osoba przez niego upoważniona).
Pracownik, któremu powierzono obowiązki kasjera zobowiązany jest podpisać deklarację
odpowiedzialności materialnej.
6. W przypadku zaistnienia konieczności natychmiastowego zastąpienia kasjera, Dyrektor
Administracyjny (lub Kwestor) niezwłocznie powołuje komisję oraz wyznacza osobę
upoważnioną do przyjęcia kasy. Z czynności przyjęcia kasy sporządza się protokół, który
podpisują: osoba przyjmująca kasę oraz członkowie komisji.
7. W razie stwierdzenia włamania do pomieszczeń kasowych kasjer (lub osoba, która fakt
ten zauważyła) zobowiązany jest do natychmiastowego zawiadomienia Dyrektora
Administracyjnego i Kwestora, którzy zawiadamiają organ właściwy do ścigania
przestępstw.
Do czasu przybycia przedstawicieli organu ścigania zabrania się dokonywania wszelkich
czynności, które mogłyby utrudnić przeprowadzenie śledztwa. Przed ponownym
rozpoczęciem operacji kasowych powołana w tym celu komisja (łącznie z kasjerem) ustala
stan gotówki i innych walorów znajdujących się w kasie.
III. Operacje kasowe
1. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
- wpłaty gotówki - przychodowymi dowodami kasowymi,
- wypłaty gotówki - rozchodowymi dowodami kasowymi.
2. Przed wypłatą gotówki z kasy kasjer zobowiązany jest do sprawdzenia, czy dowody kasowe
są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłat.
Imiona i nazwiska tych osób wraz z wzorami podpisów powinny być podane na piśmie do
wiadomości kasjera.
Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez
kasjera przyjęte do realizacji.
Powyższe nie dotyczy przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera.
3. Przychodowe dowody kasowe wystawia kasjer lub na podstawie upoważnienia Dyrektora
Administracyjnego i Kwestora pracownicy jednostek organizacyjnych UG, w zakresie i z
tytułu określonych w upoważnieniu.
4. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat lub wypłat
gotówki wyrażonych cyframi lub słownie.
Błędy popełnione w tym zakresie należy poprawiać przez anulowanie wystawionych
przychodowych dowodów kasowych lub przekreślenie pokwitowania. W razie gdy błędy
zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych - dla ich skorygowania należy
wystawić uzupełniający dowód zastępczy.
5. Wszystkie wpłaty i wypłaty powinny być ujęte w przebitkowych raportach kasowych
sporządzanych przez kasjera. Do raportów kasowych wpisuje się wszystkie dowody
kasowe dotyczące wpłat i wypłat indywidualnie. Wyjątek stanowią dowody przychodowe
z kwitariusza przychodowego, które wpisuje się pod jedną pozycją z powołaniem serii i
numerów pokwitowań - za studia i druki.
6. Kwoty wypłacone w danym dniu na podstawie zbiorczych list płatniczych wpisuje się do
raportu kasowego na podstawie sporządzonego przez kasjera dowodu wewnętrznego
(„KW" ).
W dowodzie wewnętrznym podaje się numery list płatniczych i ogólne kwoty
wypłacone z poszczególnych list w danym dniu.
7. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień i ustaleniu pozostałości
gotówki w kasie na dzień następny, kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje go wraz z
dowodami kasowymi za pokwitowaniem na kopii raportu kasowego do Działu
Księgowości Finansowej.
8. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi
nie uwzględnia się przy ustalaniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór
kasowy i obciąża kasjera.
9. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi
nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przyjęciu na podstawie kwitariusza
przychodowego i odprowadzeniu, nie później niż w ciągu 30 dni od daty stwierdzenia
nadwyżki, na rachunek rozliczeniowy.
IV. Wpłaty
1. Wpłaty przyjmują kasy stałe.
Dowód wpłaty „KP" wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których:
- oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego,
- pierwsza kopia jest dla wpłacającego,
- druga kopia pozostaje w bloku formularzy.
Kasjer wystawiając dowód wpłaty „KP" określa w nim:
- datę wpłaty,
- nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby dokonującej wpłaty,
- dokładne określenie tytułu wpłaty,
- kwotę wpłaty cyfrowo i słownie.
2. Dowód wpłaty „KP" jest drukiem ścisłego zarachowania. Bloki formularzy
przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym
wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna
umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy.
3. Formularze przychodowych dowodów kasowych (kwitariusze) muszą być ponumerowane.
Liczba formularzy w każdym bloku powinna być poświadczona przez Kwestora lub osobę
upoważnioną.
Na okładce każdego bloku formularzy należy odnotować:
- numer kolejny bloku formularzy,
- numery kart bloku formularzy (od ................ do ................... ),
- okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia .............. do dnia .............. ).
4. Oprócz kas stałych wpłaty przyjmować mogą wyznaczeni pracownicy upoważnionych
jednostek organizacyjnych zwani też inkasentami Uczelni, na podstawie kwitariuszy
pobranych z kasy głównej.
Kwitariusze wydawane są na podstawie wniosku zaakceptowanego przez Kwestora. W
posiadaniu osoby przyjmującej wpłaty nie mogą znajdować się więcej niż dwa bloki
kwitariuszy.
5. Osoby przyjmujące wpłaty zobowiązane są do odprowadzenia gotówki do kasy głównej
następnego dnia po osiągnięciu kwoty 4.000,- złotych, nie rzadziej jednak niż raz w
miesiącu. Przetrzymywanie gotówki poza ustaloną wysokość i określony okres jest
niedopuszczalne.
6. Osoba przyjmująca wpłaty przed odprowadzeniem gotówki do kasy głównej zobowiązana
jest przedłożyć w Dziale Finansowym podsumowany kwitariusz do kontroli formalnorachunkowej i po sprawdzeniu przekazać oryginały kwitów wraz z gotówką do kasy. Kasa
główna wystawia pokwitowania za przyjętą od inkasentów gotówkę.
7. Gotówka przyjęta do kasy podlega zaliczeniu do odpowiednich grup planu kasowego w
zależności od ustaleń instrukcji NBP i w tych grupach, które nie mogą być wykorzystane
na wypłaty musi być odprowadzona do banku (w wypadku gdy przekracza kwotę
ustalonego pogotowia kasowego -w dniu następnym, a gdy sumy tej nie przekracza - raz
na tydzień).
8. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest decyzja podpisana przez Dyrektora
Administracyjnego i Kwestora. Decyzja powinna zawierać tytuł zwrotu oraz datę i numer
wpłaty.
V. Wypłaty
1. Kasy dokonują wypłat gotówki pobranej z banku na wynagrodzenia, stypendia, inne
wypłaty oraz z pogotowia kasowego, którego wysokość ustala Dyrektor Administracyjny
na wniosek Kwestora.
2. Gotówka pobrana z banku na określone potrzeby może być przechowywana w kasie przez
okres nie dłuższy niż 7 dni kalendarzowych (nie licząc dnia pobrania gotówki z banku).
3. Wypłaty gotówki z kas następują na podstawie rozchodowych dowodów kasowych, a
mianowicie:
-
dowodów wpłat na własny rachunek bankowy,
-
list wypłat,
-
dowodów wypłat KW,
-
własnych źródłowych dowodów wystawianych na podstawie decyzji wewnętrznych,
-
zewnętrznych dowodów rozliczeń gotówkowych zatwierdzonych przez upoważnione
do tego osoby,
-
innych dowodów przewidzianych odrębnymi przepisami.
1. Dowód wypłaty „KW" jest drukiem ścisłego zarachowania. W zakresie wydawania,
oznakowania i rozliczania wykorzystanych formularzy obowiązują te same zasady
jakie dotyczą dowodów „KP". Dowód „KW" stanowi dowód zastępczy i służy do
udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być
udokumentowane dowodami źródłowymi ( np. listą płac).
2. Własne źródłowe dowody kasowe wystawiane w związku z wypłatą zaliczek do
rozliczenia ( również zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych) winny
określać termin, do którego zaliczka musi być rozliczona. Termin ten wynosi 7 dni od
daty realizacji zadania, na które zaliczka została pobrana. Zaliczki stałe podlegają
rozliczeniu do 12 grudnia danego roku lub w przypadku zaprzestania wykonywania
obowiązków służbowych przez daną osobę - natychmiast.
3. Wszystkie dowody wypłat muszą być przed dokonaniem wypłaty sprowadzone pod
względem merytorycznym (w jednostce organizacyjnej za to odpowiedzialnej) i
formalno-rachunkowym przez Dział Finansowy. Osoby dokonujące kontroli
merytorycznej zobowiązane są do zamieszczenia na dowodzie swojego podpisu
(czytelnego lub wraz z pieczątką służbową) i daty.
4. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Dyrektor Administracyjny i Kwestor lub
osoby przez nich upoważnione Zastępcze dowody „KW" mogą być podpisane tylko
przez osoby zlecające wypłatę i podlegają zatwierdzeniu przez Kwestora lub osobę
upoważnioną. Nie zatwierdzone do wypłaty dokumenty nie mogą stanowić podstawy
wypłaty gotówki.
5. Kasy stałe dokonują wypłat:
-
wynagrodzeń na podstawie list płac,
( wynagrodzenia nie podjęte w terminie wypłacane są w następnym roboczym dniu
po zgłoszeniu się pracownika);
-
stypendiów na podstawie list stypendialnych;
-
wszelkich innych wypłat za dostawy i usługi (rozliczane gotówką), z tytułu zwrotu
kosztów podróży, zwrotu różnych nadpłat i wypłat z innych tytułów oraz zaliczek
na podstawie dowodów źródłowych - codziennie, ( do wysokości pogotowia
kasowego).
9. Dokumenty rozliczeń gotówkowych oraz listy stypendialne należy składać do Działu
Finansowego, który dokonuje ich sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym
i przedkłada do zatwierdzenia. Zatwierdzone dowody przekazywane są do kas Uczelni.
Sporządzone i zatwierdzone listy wynagrodzeń, i inne polecenia wypłaty świadczeń
wynikających ze stosunku pracy, umów zlecenia i o dzieło dostarcza do kas Dział
Obliczeń Płac.
10. Kasjer stały wypłacający wynagrodzenie na podstawie list jest zobowiązany w następnym
dniu po zakończeniu wypłaty (tj. po 7 dniach kalendarzowych od daty podjęcia gotówki)
zwrócić listy stypendialne i listy wynagrodzeń do Działu Finansowego.
11.Jeżeli wypłata gotówki ma być dokonana jednej osobie na podstawie kilku dowodów,
osoba składająca dowody winna zestawić je na formularzu - wg wzoru stanowiącego
załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji - przed przekazaniem ich do Działu Finansowego.
W takim przypadku klauzulę sprawdzenia merytorycznego musi zawierać każdy
załączony do zestawienia dokument, natomiast klauzulę zatwierdzenia można zamieścić
tylko na zestawieniu. Klauzulę skasowania dowodu ( pokryciu numerem czeku lub
wypłatą z pogotowia kasowego z podaniem dnia) należy umieścić na każdym dowodzie.
12. Osoba odbierająca gotówkę z kasy potwierdza jej odbiór podpisem wpisując kwotę
cyframi i słownie oraz datę jej otrzymania. Obowiązek wpisania słownie otrzymanej
kwoty nie dotyczy pokwitowań, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty
cyfrowo i słownie.
13. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania
dowodu osobistego, legitymacji pracowniczej lub studenckiej lub innego dokumentu
stwierdzającego tożsamość odbiorcy.
14. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, odbiór gotówki może
pokwitować inna osoba - świadek. Na dowodzie wypłaty zamieszcza się numer, datę i
wystawcę dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i
nazwisko osoby podpisującej (świadka). Wypłata następuje do rąk osoby nie mogącej się
podpisać.
Świadkiem podpisującym odbiór gotówki nie może być osoba zlecająca wypłatę ani osoba
wypłacająca.
15. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia do odbioru gotówki, w dowodzie
kasowym należy zaznaczyć, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.
Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.
Upoważnienie musi zawierać uwierzytelnienie podpisu osoby wystawiającej
upoważnienie (w przypadku pracowników - przez Samodzielną Sekcję ds. Nauczycieli
Akademickich lub Samodzielną Sekcję ds. Pracowników Nie Będących Nauczycielami
Akademickimi, szpital, sąd lub inny właściwy urząd, w przypadku studentów - przez
dziekanat wydziału lub sekretariat kolegium).
16. Niezależnie od pokwitowania odbioru gotówki przez jej odbiorcę, fakt dokonania wypłaty
gotówki winien potwierdzić swoim podpisem kasjer na dowodzie, na podstawie którego
nastąpiła wypłata.
17. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich
daty. numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały
zaewidencjonowane.
VI. Depozyty
1. Kasjer za zgodą Kwestora może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od
jednostek działających na terenie UG. kasy pożyczkowej, a także od innych pracowników
UG zaplombowane kasety metalowe lub opieczętowane opakowania zawierające
gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania itp.
2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Na dowód przyjęcia
depozytów wystawia się pokwitowania w dwóch egzemplarzach wg wzorów nr 2 i 3
stanowiących załączniki do niniejszej instrukcji, z których kopię otrzymuje przekazujący
depozyt.
3. Przechowywana w kasie w formie depozytu gotówka nie może być łączona z gotówką UG.
VII. Postanowienia końcowe
1. Ogólny nadzór nad realizacją i przestrzeganiem przepisów niniejszej instrukcji sprawuje
Kwestor Uniwersytetu Gdańskiego.
2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 października 2000 roku.
Wzór – załącznik nr 1
Jednostka organizacyjna
Gdańsk, dnia ................... 200 .. r.
Zwrot dla ......................................
ZESTAWIENIE RACHUNKÓW GOTÓWKOWYCH
Poz.
kol.
Dostawca towarów
lub usług
Nr rachunku
Data
Kwota w zł
Pokwitowanie
KWITUJĘ ODBIÓR KWOTY
zł ..............................................
słownie zł ............................................
..............................................................
..............................................................
(data i podpis)
Wzór – załącznik nr 2
UNIWERSYTET GDAŃSKI
KASA NR ...............................
Gdańsk, .................................................
DOWÓD nr ..................................
Przyjęcia i wydania codziennych depozytów
od ................................................................... do kasy UG
(jednostka organizacyjna)
w postaci ..............................................................................
Data
Przyjęcie depozytu do kasy
Przekazujący depozyt
Podpis
Nazwisko i
kasjera
Podpis
imię
Wydanie depozytu z kasy
Pobierający depozyt
Podpis
Nazwisko i
kasjera
Podpis
imię
Wzór – załącznik nr 3
UNIWERSYTET GDAŃSKI
KASA NR ...............................
Gdańsk, ........................................
DOWÓD Nr ..................................
przyjęcia depozytu do kasy Uniwersytetu Gdańskiego
Kwituję odbiór depozytu w postaci ..............................................................................................
.......................................................................................................................................................
od ..................................................................
imię i nazwisko
...................................................................
stanowisko
................................................................
Jednostka organizacyjna
ZDAJĄCY
PRZYJMUJĄCY KASJER
.....................................................
..............................................................