Podstawowe zasady pisania maili (*, 66 KB)

Artykuł ukazał się w Rzeczpospolitej z dnia 27.05.2004.
[email protected] uznał ten artykuł za szczególnie interesujący
i wysłał ten list za pośrednictwem automatu pocztowego Rzeczpospolitej OnLine.
Uwagi prosimy kierować na adres "Rz"
Internetowy savoir-vivre Standardowa poczta elektroniczna nie nadaje się do przesyłania
poufnych danych
Prosto, bez zwłoki i wirusów
Gdy otrzymujemy pocztą elektroniczną listy z instytucji finansowych oferujących nam
różne usługi, nierzadko irytuje nas ich forma i sposób przekazu. Ale sami też
powinniśmy przestrzegać kilku podstawowych zasad komputerowego savoir-vivre'u.
Polecam wysyłanie listów internetowych jako zwykłych przesyłek tekstowych. Te w html (z
grafiką, wymyślnymi czcionkami itp.) nie są dobrze widziane, tym bardziej że niektóre
najprostsze programy pocztowe mają problemy z tym formatem.
Poczta elektroniczna dociera zazwyczaj do odbiorcy w ciągu kilkunastu minut, ale zdarzają
się nawet kilkunastogodzinne opóźnienia. Stąd, jeśli sprawa jest pilna, najlepiej skontaktować
się w inny sposób. Niektóre programy pocztowe pozwalają poprosić o potwierdzenie, że
wiadomość została przeczytana przez odbiorcę. Warto czasem skorzystać z takiej możliwości.
Dobrze jest też pamiętać, że każdej przesyłce można nadać priorytet. Taką opcję mają nawet
najprostsze aplikacje e-mail. Lepiej jednak nie nadużywać tej możliwości, jeśli nie jest to
konieczne.
Ukryci odbiorcy
Zdarza się, że tą samą wiadomość wysyłamy do kilku osób. Jeśli nie chodzi o grupę dobrze
znających się przyjaciół, trzeba koniecznie wpisać adresy odbiorców w polu: ukryci odbiorcy
wiadomości (lub o podobnej nazwie). Inaczej każdy z odbiorców pozna adresy e-mail
pozostałych osób, do których kierowana jest przesyłka, a to nie zawsze jest dobrze widziane.
Na pocztę elektroniczną należy odpowiadać niezwłocznie. Dzień lub dwa to - jak się wydaje maksymalne dopuszczalne opóźnienie. Jeśli ktoś wybiera się na wakacje i nie będzie mógł
sprawdzać skrzynki, lepiej by włączył opcję automatycznego generowania krótkiej
wiadomości zwrotnej z przeprosinami za opóźnienie. Większość kont pocztowych zapewnia
taką możliwość.
Odpowiadając na wiadomość, często cytujemy jej fragmenty. Komentarz do danej części
wpisujemy zawsze pod, a nie nad cytatem.
Ostrożnie z emocjami
W sieci często używamy formy ty zamiast pan lub pani. Jednak w formalnej korespondencji
lepiej nie pozwalać sobie na zbytnią zażyłość. Należy też ostrożnie stosować popularne
symbole oznaczające emocje (na przykład znaki :) to uśmiech).
Do prywatnej korespondencji czy sporów w grupach dyskusyjnych nie należy używać
firmowych adresów e-mail. Wystarczy założyć konto na jednym z bezpłatnych serwerów.
Pozwoli to uniknąć wątpliwości, czy daną wiadomość należy traktować jako oficjalne
stanowisko firmy, czy tylko jako prywatną opinię. Ponadto na adresy e-mail używane na
grupach dyskusyjnych często wysyłane są wiadomości reklamowe. Taki spam może stać się
uciążliwy i wówczas wystarczy założyć inne konto na bezpłatnym serwerze.
Dołączając pliki do poczty, lepiej używać formatów pdf lub txt dla dokumentów i jpg lub gif
dla grafiki. Te są najbardziej popularne w sieci (również na komputerach z innym systemem
operacyjnym niż Windows), a ponadto nie dołączają się do nich wirusy. Jeśli na komputerze
odbiorcy rozpanoszy się złośliwy robak, nadawca uniknie podejrzeń, że wirus pochodzi od
niego (wyjątek mogą stanowić bardzo złośliwe bestie wysyłane automatycznie z zarażonej
maszyny bez wiedzy użytkownika).
Z programem szczepionką
Otrzymując pliki jako załączniki do poczty, warto także pamiętać o wirusach. Należy
zachować ostrożność i nie otwierać podejrzanych przesyłek. Najlepiej, by cały czas w tle
działał odpowiedni program-szczepionka, a jego bazy z informacjami o nowych robakach
należy regularnie uaktualniać.
Jeśli odbiorca korzysta z modemu bądź nie wiadomo, w jaki sposób łączy się z Internetem,
lepiej uzgodnić z nim wcześniej wysłanie dużych plików.
Wiadomość e-mail można łatwo sfałszować bądź podsłuchać. Stąd standardowa poczta
elektroniczna nie nadaje się do przesyłania poufnych danych. Przesyłkę z istotnymi
informacjami trzeba podpisać cyfrowo i zaszyfrować. Te rozbudowane funkcje są dostępne
jedynie w niektórych programach pocztowych.
Piotr Stankiewicz