Liczyć, rozliczać, przeliczać

Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
Księgowość w MSP - własna czy outsourcing?
Każdy właściciel małej lub średniej firmy przy rozpoczynaniu działalności albo w trakcie
jej prowadzenia staje w obliczu decyzji - stworzyć dział księgowości wewnątrz firmy czy
skorzystać z usług podmiotu zewnętrznego. W przypadku księgowości większość
argumentów przemawia za outsourcingiem. Warto jednak przeanalizować zalety i wady
obu rozwiązań.
Przedsiębiorcy podejmując decyzję dotyczącą prowadzenia księgowości swojej firmy bardzo
często koncentrują się jedynie na kosztach poszczególnych rozwiązań. W przypadku usług
księgowych cena nie może być jednak jedynym kryterium. Specyfika tej dziedziny powoduje, że
nie można nie wziąć pod uwagę choćby kwestii jakości i odpowiedzialności.
Przedsiębiorca może prowadzić księgowość swojej firmy samodzielnie, może powierzyć ją
pracownikowi na stanowisku księgowego lub firmie zewnętrznej (doradcy podatkowemu,
księgowemu, biegłemu rewidentowi) czy też część czynności księgowych zlecić księgowemu na
etacie, a funkcje kontrolno-doradcze oddać w ręce podmiotu zewnętrznego.
Przeanalizujmy zatem argumenty przemawiające za i przeciw każdemu z tych wariantów.
Oszczędność czasu
Przekazując sprawy księgowe firmie zewnętrznej, przedsiębiorca może skoncentrować się na
właściwej działalności, zyskując tym samym czas poświęcany dotychczas na tę - bądź co bądź
1/7
Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
- działalność pomocniczą.
Prowadząc księgowość samodzielnie lub zatrudniając w tym celu pracownika, wiele czasu
trzeba poświęcić na śledzeniu zmian w prawie i udział w szkoleniach z uwagi na zmienne,
zawiłe i różnie interpretowane prawo podatkowe. W końcu same czynności księgowe - nawet
przy działalności niewielkich rozmiarów - są niezwykle czasochłonne.
Wraz z rozwojem i powiększaniem się firmy oraz zwiększaniem liczby dokumentów problemów
przybywa. Rozwiązaniem pośrednim może być wykonywanie prostych, bieżących czynności
księgowych przez pracownika firmy, a zlecenie kancelarii podatkowej lub biuru rachunkowemu
weryfikacji zaksięgowanych dokumentów i konsultowanie podejmowanych decyzji.
Koszty księgowości wewnątrz i na zewnątrz firmy
Analizując koszt poszczególnych rozwiązań należy wziąć pod uwagę wszelkie wydatki, które
mają być poniesione. Po pierwsze, będzie to koszt wynagrodzenia pracownika lub obsługi
świadczonej przez kancelarię. Z jednej strony kosztem jest pensja pracownika wraz ze
świadczeniami socjalnymi i wydatkami wynikającymi z przepisów prawa pracy, a z drugiej
honorarium doradcy podatkowego (księgowego). Kolejne wydatki w przypadku własnego pionu
księgowości to zakup sprzętu komputerowego, jego eksploatacja i serwisowanie, a także koszt
specjalistycznego oprogramowania (aktualizacja, obsługa techniczna, przedłużanie licencji) i
koszty szkolenia.
Ponosząc ww. wydatki, przedsiębiorca może mieć opory przed rezygnacją z własnego działu
księgowości, z uwagi na nakłady, jakie musiał ponieść w związku z jego uruchomieniem.
2/7
Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
Z kolei dostawca zewnętrzny uzależni cenę za obsługę od rozmiaru firmy, formy
opodatkowania, ilości dostarczanych dokumentów, a także zakresu usług. Obecnie
powszechne jest przekazanie firmie zewnętrznej nie tylko rozliczeń księgowych, ale także
spraw z zakresu kadr, płac, ZUS i doradztwa podatkowego. W zależności więc od zakresu
obsługi, cena będzie różna i - co istotne - za każdą czynność, która nie jest objęta umową
będzie pobierane dodatkowe honorarium. W przypadku pracownika, w ramach umowy o pracę
realizuje on wszelkie zlecone przez pracodawcę zadania z zakresu księgowości.
Kancelarie podatkowe i biura rachunkowe rzadko mają szczegółowe, sztywne cenniki usług zwykle w zależności od ww. czynników, w drodze negocjacji z klientem określają cenę za
obsługę firmy. Cena zależy także od samej kancelarii (biura) - miejscowości, w której ma
siedzibę, liczby pracowników, zakresu działalności czy kwoty ubezpieczenia.
Kwestie organizacyjne
Przedsiębiorcy często obawiają się trudności komunikacyjnych i problemów z przepływem
informacji, jakie mogą wiązać się z przeniesieniem księgowości poza firmę. Mając pracownika
na miejscu, można szybko zareagować na bieżące problemy i dyskutować nad ich
rozwiązaniem. Stosunek pracy jasno precyzuje prawa i obowiązki obu stron, podczas gdy
umowa z kancelarią podatkową czy biurem rachunkowym może rodzić niebezpieczeństwo
rozmycia odpowiedzialności. Mając dział księgowości wewnątrz firmy, wszelkie dokumenty są
na miejscu, pod ręką i w każdej chwili można do nich sięgnąć.
3/7
Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
Newralgicznym punktem we współpracy z zewnętrzną firmą księgową jest kwestia
odpowiedzialności za wydawane dyspozycje. Na przykład - gdy zakwalifikowanie danego
wydatku jako kosztu uzyskania przychodów rodzi u pracownika księgowości wątpliwości,
przełożony może wydać podwładnemu polecenie wykonania określonej operacji księgowej. W
podobnej sytuacji kancelaria lub biuro może odmówić zaksięgowania dokumentu, czyniąc to
dopiero po uzyskaniu pisemnego oświadczenia zleceniodawcy. W obu przypadkach
odpowiedzialność poniesie właściciel firmy (lub w przypadku osoby prawnej zarząd). Wiele
zależy więc od stylu kierowania - niektórzy wolą mieć nieograniczony wpływ na wszelkie
dziedziny działalności firmy.
Dla niektórych przedsiębiorców dużym minusem oddawania księgowości w ręce podmiotu
zewnętrznego jest konieczność ujawnienia informacji na temat finansów firmy. Obawa ta nie ma
jednak racji bytu w przypadku korzystania z usług doradcy podatkowego, który z mocy ustawy
jest związany tajemnicą zawodową uchylaną tylko w nielicznych przypadkach i to decyzją sądu.
Jakość
Decydując się na korzystanie z usług profesjonalnego zewnętrznego dostawcy, sprawami
księgowymi zajmują się wykwalifikowani i doświadczeni specjaliści. Szczególnie doradcy
podatkowi, którzy mają usankcjonowany ustawowo obowiązek stałego podnoszenia kwalifikacji
zawodowych, dają rękojmię wysokiej jakości obsługi.
Firmy księgowe i kancelarie podatkowe szkolą swoich pracowników i zapewniają im dostęp do
publikacji specjalistycznych. Mają oni stały kontakt z innymi firmami, a także z administracją
podatkową. Doświadczenie oparte na wieloletniej obsłudze kilku firm pozwala wyspecjalizować
się, a co za tym idzie wypracować najwyższe standardy prowadzenia obsługi.
4/7
Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
Odpowiedzialność
Ważną sprawą jest kwestia odpowiedzialności za prowadzenie urządzeń księgowych. W
przypadku posiadania pionu księgowego w firmie, odpowiedzialność ponosi i tak kierownik
jednostki, a więc podatnik, a w przypadku osób prawnych zarząd. Podobnie jest w przypadku
zlecenia obsługi księgowej podmiotowi zewnętrznemu - kancelaria i biuro rachunkowe nie
odpowiadają za błędy księgowe. Natomiast podatnik, który poniósł szkodę w wyniku błędu
księgowego lub doradcy może zwrócić się do niego z roszczeniem o odszkodowanie. W tym
miejscu pojawia się kolejny argument przemawiający na korzyść outsourcingu usług
księgowych. Korzystając z usług ubezpieczonego od odpowiedzialności cywilnej biura
(kancelarii podatkowej) można liczyć na otrzymanie odszkodowania z polisy.
W praktyce znacznie łatwiej jest wyegzekwować roszczenie za błąd księgowy od objętej
ubezpieczeniem firmy zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg niż od pracownika osoby fizycznej na stanowisku księgowego. Tak więc w przypadku outsourcingu usług
księgowych w pewnym sensie mamy do czynienia z przeniesieniem odpowiedzialności na firmę
zewnętrzną - to ona kontaktuje się w imieniu zleceniodawcy z organami kontroli i reprezentuje
go w toku postępowania przed urzędami i sądami.
Księgowość na zewnątrz - jak wybrać wiarygodnego partnera?
Chcąc powierzyć sprawy finansów swojej firmy w ręce wyspecjalizowanego podmiotu, najlepiej
5/7
Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
skorzystać z rekomendacji - zorientować się wśród firm korzystających z outsourcingu, kto jest
godny polecenia. Szukając kancelarii lub biura z ogłoszenia, należy ostrożnie podchodzić do
informacji w nich zawartych, pamiętając jednocześnie, że doradcy podatkowi nie mogą
reklamować swoich usług - prawo pozwala na to z kolei księgowym. Wybierając firmę księgową
należy zapytać o uprawnienia potrzebne do prowadzenia takiej działalności (np. w przypadku
doradców podatkowych o numer wpisu na listę doradców podatkowych prowadzoną przez
Krajową Radę Doradców Podatkowych), zakres ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej,
liczbę obsługiwanych firm oraz to, jak długo kancelaria (biuro) działa na rynku.
Nigdy nie należy kierować się wyłącznie ceną usług - niestety wciąż bardzo aktywna jest szara
strefa podmiotów działających bez uprawnień, nieubezpieczonych, które co prawda oferują
obsługę za znacznie niższą cenę, ale w znacznym stopniu ograniczający nakłady przeznaczone
na zatrudnianie i podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników. Przy wysokim ryzyku
popełnienia błędu nie można liczyć w przypadku takich firm na żadne odszkodowanie.
Współpraca w zakresie księgowości wymaga zaufania - powierzając sprawy swoich finansów
podmiotowi zewnętrznemu zawsze ryzykujemy. Warto pamiętać, że doradcy podatkowi są
związani tajemnicą zawodową i poza odpowiedzialnością cywilną ponoszą również
odpowiedzialność dyscyplinarną.
Podpisując umowę należy dostosować warunki obsługi do swoich potrzeb. Wygodnym
rozwiązaniem jest na przykład oferowana przez wiele kancelarii podatkowych i biur
rachunkowych możliwość odbierania dokumentów księgowych od klienta w jego siedzibie.
Coraz popularniejsza staje się księgowość on-line, która opiera się na elektronicznym
przepływie informacji i dokumentów. Sprzyjają temu coraz bardziej powszechne e-deklaracje i
stwarzane przez urzędy (skarbowe, ZUS) warunki do wymiany informacji
via Internet.
Podsumowanie
6/7
Liczyć, rozliczać, przeliczać...
Wpisany przez Joanna Polańska-Solarz
Decyzja dotycząca sposobu prowadzenia spraw księgowych w firmie nie jest łatwa. Wszystko
zależy od specyfiki prowadzonej działalności, rozmiaru przedsiębiorstwa oraz oczekiwań i
potrzeb kierownictwa. Wygląda jednak na to, że tendencja korzystania z usług podmiotów
zewnętrznych w zakresie księgowości staje się dominująca i to rozwiązanie przyjmuje coraz
więcej małych i średnich firm.
7/7