docSzablony wydruków - PC-Best
download 
Reklamacja Transkrypt
Szablony wydruków - PC-Best
UNIKAP® szablony wydruków Szablony wydruków 1 UNIKAP® szablony wydruków Spis treści Na początek … .....................................................................................................................................3 Czy do definiowania owych szablonów potrzebna jest specjalistyczna wiedza? ...................3 Czy wszystko trzeba samemu zdefiniować?............................................................................3 Gdzie są szablony przygotowywane?.......................................................................................4 Gdzie znajdziemy tak przygotowane wydruki?.......................................................................4 Opis możliwości....................................................................................................................................5 Tworzenie szablonu.............................................................................................................................10 Dopisanie nowego szablonu...................................................................................................10 Edycja szablonu......................................................................................................................11 Wydruk na podstawie szablonu..............................................................................................13 Grupowanie pól......................................................................................................................14 Wstawianie logo.....................................................................................................................14 Kopiowanie szablonów..........................................................................................................16 Nowy szablon.........................................................................................................................16 Zmienne wydruków................................................................................................................17 Wariantowość treści...............................................................................................................19 Na zakończenie....................................................................................................................................20 2 UNIKAP® szablony wydruków Na początek … Szablony pozwalają na samodzielne zaprojektowanie wydruku z danymi konkretnej osoby w takim kształcicie, jak jest nam potrzebny. Możliwości wykorzystania tej możliwości programu są przeogromne. Możemy w ten sposób zdefiniować umowę o pracę, wydruk angażu ale również … zaproszenie na zebranie udziałowców czy też list gratulacyjny. Po wstępnych wyjaśnieniach w tym dokumencie są dwa rozdziały. Najpierw jest część opisowa, w której zaprezentowano główne możliwości narzędzia. W kolejnym rozdziale krok po kroku zbudujemy wspólnie przykładowy raport i przy okazji bliżej poznamy różne możliwości. Czy do definiowania owych szablonów potrzebna jest specjalistyczna wiedza? Jeżeli mamy problem z ustawieniem budzika w telefonie komórkowym to na pewno tak. Jeżeli radzimy sobie z takimi zagadnieniami to wystarczy odrobina cierpliwości. Oczywiście, podobnie jak i z telefonami komórkowymi, większość możliwości jest nam zupełnie zbędna. Warto jednak mieć świadomość, że takie możliwości są, by nie kupować osobno nawigacji GPS gdy w telefonie być może już ją mamy. Niewątpliwie jednak pomoc osoby bardziej doświadczonej jest wskazana szczególnie przy pierwszych próbach. Szybciej przebrniemy przez początkowe wątpliwości. Czy wszystko trzeba samemu zdefiniować? Absolutnie nie! Razem z wersją instalacyjną dostarczyliśmy Państwu gotowe do użytku następujące wydruki nazwane w programie „formularzami”: • angaż • umowa o pracę • świadectwo pracy • delegacja • skierowanie na badania • zaświadczenie o zarobkach • zaświadczenie o zatrudnieniu Jeżeli wymienione wyżej wydruki w kształcie przygotowanym przez PCBEST są dla nas odpowiednie i wystarczające, to niczego nie musimy definiować. Możemy z zasadzie zakończyć lekturę tego dokumentu. Tworzone samodzielnie raporty mogą być również swobodnie przekazywane pomiędzy użytkownikami systemu. Na początek … 3 UNIKAP® szablony wydruków Gdzie są szablony przygotowywane? Szablony przygotowujemy w opcji Administracja → Szablony wydruków. 2 1 3 1. Z przyczyn praktycznych szablony podzielone zostały na poszczególne grupy, które w tym miejscu możemy wybierać. 2. Zmienne wydruków omówimy później, gdy przejdziemy już do praktycznych czynności. 3. W tym miejscu mamy listę szablonów zdefiniowanych przez nas w ramach wybranej grupy wydruków. Jeden z szablonów możemy zaznaczyć jako „domyślny” a skutki tego zaznaczenia zobaczymy za chwilkę. Może dziwić pusta lista przy angażach. Przecież coś już miało być gotowe? Otóż szablony przygotowane przez PCBEST są ukryte i nie macie Państwo do nich dostępu. Każde dopisanie szablonu w ramach grupy (na przykład angażu) daje możliwość zmiany przygotowanego wzorca (lub stworzenie ich wielu na różne okoliczności) na podstawie tego ukrytego i bez jego naruszenia. Gdzie znajdziemy tak przygotowane wydruki? Na podstawie zdefiniowanych szablonów mamy dostępne wydruki o nazwie „formularze”. Przy przeglądaniu danych kadrowych w menu dodatkowym (F2) widoczne są dwa punkty: W punkcie „Formularze” program o nic nie pyta, nie daje możliwości wyboru a po prostu realizuje wydruki w kształcie przygotowanym przez PCBEST (lub innym opracowanym samodzielnie i oznaczonym jako wydruk domyślny). Zatem jest to opcja gotowa do używania natychmiast po zainstalowaniu programu. W zasadzie można określić tą opcję jako „Formularze domyślne”. „Formularze do wyboru” pokażą nam pełną listę samodzielnie zdefiniowanych szablonów: W obu miejscach nie znajdziemy wydruku delegacji. Jest on dostępny w opcji programu o takiej właśnie nazwie. 4 Na początek … UNIKAP® szablony wydruków Opis możliwości Zaczynamy przygotowanie szablonu wydruku. Jesteśmy w menu Administracja → Szablony wydruków. Wybierając teraz czynność „dopisanie” (myszką lub INS), rozpoczynamy proces definiowania nowego wzorca angażu: Podgląd szablonu. Do naszego angażu program wkopiował angaż przygotowany przez PCBEST, zatem nie musimy naszego wzoru opracowywać od podstaw. Koniecznie należy wprowadzić jakąś nazwę. Nie będzie ona drukowana ale w ten sposób będziemy wiedzieć co to jest. Klikając na przycisk „Edycja szablonu” przechodzimy do pracy nad szablonem wydruku. Opis możliwości 5 UNIKAP® szablony wydruków Zacznijmy od sprawdzenia ustawień tak abyśmy mogli zobaczyć wszystkie niezbędne paski oraz elementy edytora. Ustawmy menu „Widok” w taki sposób, jak na poniższym obrazku: W rozwinięciu Widoku jest również dostępne ustawianie opcji. Możemy tutaj zmienić parametry wyświetlania według własnego upodobania, choć ustawienia domyślne są bardzo dobre i w pełni wystarczające. Zawsze możemy przywrócić ustawienia domyślne (przycisk u dołu okna). Po tych początkowych ustawieniach możemy przyjrzeć się bliżej edytorowi. 6 Opis możliwości UNIKAP® szablony wydruków Drzewo raportu Projektowany szablon wydruku Drzewo danych Jak praktycznie zdefiniować szablon prześledzimy w kolejnym rozdziale krok po kroku. Dość powiedzieć w tym miejscu, że wszystko odbywa się bardzo intuicyjnie według klasycznej metody „ciągnij i upuść”. Czyli chwytamy myszką za któryś z elementów z drzewa danych i przeciągamy go na nasz projekt. W samym zaś projekcie wystarczy kliknąć w konkretny element by go przesunąć, zmienić wielkość czy edytować. Znaczenie ikonek Wskaźnik – daje możliwość przenoszenia każdego umieszczonego pola oraz zmiany rozmiarów Nagłówka Raportu, Nagłówka Strony oraz Stopki Raportu Rączka – służy jedynie do przewijania strony Lupa – pozwala na powiększenie widoku formularza nad którym pracujemy Edycja tekstu – pozwala na edycję tekstu wcześniej wprowadzonego Kopiowanie formatu – pozwala na skopiowanie formatu do wybranego przez nas pola. Po kliknięciu na tą ikonkę zmieni się również i wskaźnik. Klikamy tym nowym wskaźnikiem w pole pierwsze (z formatem który chcemy skopiować) i następnie klikamy w inny element na naszym szablonie. Format (kolory, czcionki,...) został przeniesiony. Wstawianie wstęgi – wstawianie wstęgi danych. Szczególnym przypadkiem zastosowania jest tworzenie stopki i nagłówka. Tekst – daje możliwość umieszczenia nowego pola w którym można umieścić dowolny tekst Opis możliwości 7 UNIKAP® szablony wydruków Obraz – pozwala na umieszczenie obrazka, np. logo instytucji lub firmy Podraport – ułatwia pracę nad bardziej złożonymi szablonami. Jego część możemy wydzielić jako subraport i zając się jego szczegółową edycją na oddzielnej zakładce. Linia – rysuje linię pionową lub poziomą Tekst systemowy – Numeracja stron, data systemowa i wiele innych. Rysuj – po kliknięciu ikonki mamy możliwość narysowania sześciu różnych obiektów: linia skośna, prostokąt, zaokrąglony prostokąt, elipsa, trójkąt oraz romb Inne obiekty – pozwala na umieszczenie wykresu Ikonki paska narzędziowego Standardowy Otwórz – pozwala na wczytanie definicji z zapisanego pliku Zapisz Raport – zapisuje zmiany w opracowywanym projekcie szablonu Podgląd – podejrzenie efektów pracy na przyszłym wydruku Nowa strona – dodanie nowej strony do raportu Usuń stronę – usuwa stronę Ustawienia strony – rozwija okno z ustawieniami dla strony (orientacja, marginesy,...) Wytnij – wycina zaznaczony obiekt Kopiuj – zapamiętuje zaznaczony obiekt do kopiowania Wklej – wkleja obiekt wcześniej wycięty lub skopiowany Kopiuj formatowanie – kopiuje formatowanie z zaznaczonego obiektu Cofnij – cofanie ostatnio podjętego kroku Ponów – operacja odwrotna do Cofnij. Ponawia kroki wcześniej cofnięte Grupuj – zaznaczone obiekty łączy w jedną grupę Rozgrupuj – rozłącza obiekty z grupy do pojedynczych elementów Pokaż siatkę – wciśnięty przycisk powoduje wyświetlanie siatki na formularzu. Dzięki siatce mamy możliwość równego rozkładania elementów Przyciągaj do siatki – spowoduje przyciągnięcie obiektu do siatki Wpasuj w siatkę – wpasowuje obiekt w siatkę raportu Powiększenie – zmiana skali powiększenia 8 Opis możliwości UNIKAP® szablony wydruków Ikonki paska narzędziowego Tekst Styl – pozwala na wybranie dowolnego stylu Nazwa czcionki – wybór czcionki Rozmiar czcionki – pozwala określić nam rozmiar czcionki Pogrubienie – pogrubia zaznaczony fragment tekstu Pochylenie – pochyla zaznaczony fragment tekstu Podkreślenie – podkreśla zaznaczony fragment tekstu Ustawienia czcionki – opcja pozwalająca na osobne ustawienia czcionki Kolor czcionki – daje możliwość ustalenia barwy czcionki Wyróżnienie – pozwala na zdefiniowanie wyróżnienia, które będzie się pojawiało przy spełnieniu określonych warunków. Dla zaawansowanych. Obrót tekstu – pozwala na obrócenie tekstu o określoną wartość w stopniach. Dostępne wartości to 0°, 45°, 90°, 180°, 270° Wyrównanie do lewej – pozwala na wyrównanie całego zaznaczonego tekstu do lewej strony obiektu Wyśrodkowanie poziome – wyśrodkowanie tekstu w orientacji poziomej Wyrównanie do prawej – pozwala na wyrównanie całego zaznaczonego tekstu do prawej strony obiektu Justowanie – tekst będzie wyrównany zarówno do lewej, jak i do prawej strony obiektu Wyrównanie do góry – pozwala na wyrównanie całego zaznaczonego tekstu do górnej ściany obiektu Wyśrodkowanie pionowe – wyśrodkowanie tekstu w orientacji pionowej Wyrównanie do dołu – pozwala na wyrównanie całego zaznaczonego tekstu do dolnej ściany obiektu Ikonki paska narzędziowego Ramka Górna linia – tworzy górną linię w zaznaczonym obiekcie Dolna linia – tworzy dolną linię w zaznaczonym obiekcie Lewa linia – tworzy lewą linię w zaznaczonym obiekcie Prawa linia – tworzy prawą linię w zaznaczonym obiekcie Wszystkie linie ramki – tworzy wszystkie cztery linie ramki Opis możliwości 9 UNIKAP® szablony wydruków Bez ramki – usuwa wszelkie poprzednio utworzone linie lub cała ramkę Cień – wstawia w zaznaczonym obiekcie cień Kolor tła – pozwala na zmianę koloru tła. Wybór około 30 kolorów. Aby dobrać kolor z szerszej palety barw klikamy w Other. Kolor ramki – zmiana koloru ramki Styl ramki – istnieje sześć stylów do wyboru m.in. linia zwykła, przerywana czy podwójna Grubość ramki – pozwala określić jak gruba ma być ramka Tworzenie szablonu Przystąpmy teraz do części praktycznej – stwórzmy szablon wydruku. Niech to będzie pismo zwołujące zebranie pracowników i zapraszające adresata w określonym charakterze. Z początku kilka rzeczy może nie być jasne, ale wszelkie wątpliwości znikną po stworzeniu nowego szablonu. Dopisanie nowego szablonu Wybieramy z menu programu UNIKAP Administracja → Szablony wydruków. Z dostępnych rodzajów (grup) wydruków wybieramy „Zdefiniowany przez użytkownika”. Kolejny krok to dopisanie nowego szablonu do pustej jeszcze listy: Ponieważ definiujemy wydruk „Zdefiniowany przez użytkownika” system nie ma wzorca. Budujemy wszystko od początku. 10 Tworzenie szablonu UNIKAP® szablony wydruków Edycja szablonu Mamy przed sobą czystą „kartkę papieru”. Po jej lewej stronie jest niemal puste drzewo raportu, po prawej drzewo danych, a wokół różne ikonki. Z pewnością wydrukowi będziemy chcieli nadać tytuł. Klikamy jeden raz myszką na ikonę Tekst. Po najechaniu na obszar formularza kursor przybiera postać krzyżyka opatrzonego prostokątem. Klikamy jeden raz. Wyświetliło się nam teraz okienko Memo. W okienku tym wpisujemy pożądany tekst. Potwierdzamy nasz tekst charakterystycznym zielonym znaczkiem. Teraz widzimy, że mamy pole przyozdobione ośmioma kwadracikami. Klikamy za środkowy kwadracik z prawej strony pola i trzymając lewy przycisk myszy rozciągamy pole do pożądanych rozmiarów (powinien się nam ukazać cały wprowadzony tekst). Według własnego gustu, tekst pogrubiamy, zwiększamy rozmiar czcionki itp. Jeżeli tekst nie jest widoczny w całości to w znany już nam sposób chwytamy za odpowiednie kwadraciki odpowiednio rozciągając pole z tekstem. Musimy pamiętać, że nasz tekst na wydruku będzie wyglądał identycznie. Nie chcemy by zaproszenie wyglądało tak: Po korektach rozmiaru, i odpowiednim ustawieniu na naszej „kartce” może wyglądać tak: W podobny sposób umieśćmy kolejne pole które będzie zawierało treść zaproszenia. Tworzenie szablonu 11 UNIKAP® szablony wydruków Łatwo w tej chwili zauważyć, że próba pogrubienia tekstu „obecność obowiązkowa” kończy się pogrubieniem całego pola z tekstem. W ten sposób znamy już jeden z powodów dla których tekst powinniśmy rozdzielić na większą ilość pól. Zróbmy korektę wprowadzonego pola. Edycja wprowadzonego wcześniej tekstu odbywa się poprzez dwukrotne kliknięcie na nim. W każdej chwili pracy nie zapominajmy o zwyczajowym przeznaczeniu prawego przycisku myszy. Możemy samodzielnie odkrywać tam co raz to nowe możliwości i wdrażać je w miarę potrzeb. Dodajmy do tego jeszcze pole z miejscem na podpis i mamy już szablon wydruk naszego zaproszenia. Brakuje nam jeszcze najistotniejszego elementu. Adresata naszego zaproszenia! 12 Tworzenie szablonu UNIKAP® szablony wydruków Zwróćmy naszą uwagę na prawą część ekranu i drzew z danymi. Znajdziemy tam potrzebne informacje jak nazwisko i imię. Zasada postępowania jest niezwykle prosta. Wskazujemy myszką na potrzebną informację, naciskami lewy klawisz myszy i trzymając go przesuwamy myszkę w pożądane miejsce na naszym szablonie. Puszczenie klawisza spowoduje, że pole z nazwiskiem pojawia się na naszym wydruku. Pozostaje teraz skorygowanie rozmiarów pola z danymi. Dodajemy jeszcze pole „imię” i pole tekstowe ze zwrotem grzecznościowym. W rezultacie możemy otrzymać: Pola z danymi sprawią nam tutaj odrobinkę więcej kłopotu. Nie widzimy natychmiast czy właściwie ustawiliśmy rozmiary poszczególnych pól. Zobaczymy to dopiero wówczas gdy sprawdzimy nasz szablon na danych rzeczywistych. Klikając na ikonkę z dyskietką zachowajmy efekty naszej pracy. Zamykamy okno z narzędziem do tworzenia szablonu (Plik → wyjście). Zapisujemy nasz szablon (Alt+Z). Możemy przejść do sprawdzenia efektów naszej pracy. Wydruk na podstawie szablonu Przygotowany przez nas szablon użyjemy w menu „kadry”. W menu „dodatkowe” (F2) wybieramy: Zobaczymy listę przygotowanych formularzy: Naciskając enter na wybranym wydruku (prawdopodobnie w tej chwili do wyboru mamy tylko jeden) zobaczymy zaprojektowany przez nas szablon wydruku z danymi rzeczywistymi. Tworzenie szablonu 13 UNIKAP® szablony wydruków Pewnie coś nam się nie spodobało lub wymaga korekty. Wrócimy zatem do edycji szablonu a przy okazji poznajmy nowe możliwości. Grupowanie pól Wrócić do projektowania naszego szablonu możemy w tym samym punkcie menu co na początku (Administracja → Szablony wydruków), ale równie dobrze edytować szablon możemy będąc w menu kadry. Gdy widzimy listę zdefiniowanych wydruków wystarczy kliknąć na widoczny na dole napis „Edycja” lub wybrać z klawiatury Ctrl+E. Wróciliśmy zatem do pracy nad naszym szablonem. Po korektach rozmiaru pól, błędach w tekście itp. spróbujmy przesunąć adresata wraz ze zwrotem grzecznościowym z prawej na lewą stronę kartki. Oczywiście możemy przesunąć (przeciągając myszką) każde z trzech pól po kolei. Jest jednak metoda prostsza → grupowanie. Najpierw musimy zaznaczyć jednocześnie trzy pola (zwrot grzecznościowy, imię, nazwisko). Kilkamy myszką w pierwsze z nich. Wskazując myszką na kolejne naciskamy na klawiaturze klawisz „Shift” i dopiero klikamy. To jest właśnie metoda na zaznaczenie większej ilości obiektów jednocześnie. Pozostało teraz jedynie kliknąć w ikonkę co spowoduje utworzenie grupy. Od tej chwili wszystkie trzy nasze pola trzymają się razem i wszelkie operacje dotyczą ich jednocześnie. Jednym ruchem możemy przenieść tą grupę na lewą stronę kartki, ale też jednym ruchem możemy zmienić czcionkę dla całej grupy etc.. Poznaliśmy zatem kolejną praktyczną możliwość. Przed kolejną próbą wydruku zróbmy jeszcze coś. Wstawianie logo Każda firma czy instytucja posiada logo. Możemy je również umieścić na wydruku. Najczęściej umieszcza się je na górze. Prawdopodobnie po dotychczasowych próbach nie bardzo mamy na to miejsce. Jak sprawnie przesunąć wprowadzone do tej pory do naszego szablonu elementy? Skorzystamy z poznanej przed chwilą metody zaznaczania wielu elementów jednocześnie. Kilkamy na pierwszy element i następnie na wszystkie kolejne ale z przytrzymanym klawiszem „Shift”. Zaznaczone wszystkie elementy możemy teraz razem przesunąć nieco niżej naszej „kartki” by zrobić miejsce na logo. 14 Tworzenie szablonu UNIKAP® szablony wydruków Jeżeli przesunięcie wszystkich elementów razem sprawia nam kłopot to możemy je „na chwilę” zgrupować w znany już nam sposób. A po przesunięciu wykonać czynność odwrotną, czyli klikając na ikonkę dokonać rozgrupowania by każdy z elementów był dostępny oddzielnie. Jesteśmy przygotowani do wstawienia logo. Postępujemy podobnie jak z wstawianiem tekstu, czyli klikamy na ikonkę oznaczającą wstawianie obrazu. Kursor na obszarze projektowanego formularza wygląda w znajomy już nam sposób jako krzyżyk z przyczepionym do niego prostokątem. Proste kliknięcie w wybranym miejscu otwiera nowe okno o nazwie „Obraz”. Klikamy w ikonkę „otwórz” by wskazać plik graficzny z naszym logo. Pozostaje nam teraz wykorzystać posiadane już umiejętności by odpowiednio powiększyć lub zmniejszyć logo i ułożyć je we właściwym miejscu naszego projektu. Powiększając lub pomniejszając logo należy uważać by zachować właściwe jego proporcje. Klikając na pole z obrazkiem w menu podręcznym (F2) znajdziemy ważną właściwość „zachowaj proporcje”. Jesteśmy gotowi do dokonania kolejnej próby praktycznej. Wstawiliśmy logo, poprawiliśmy zauważone błędy literowe (mamy już „Początek” a nie „Poczętek”), ustawiliśmy adresata z lewej strony wydruku. Zwykle w piśmie umieszczamy również datę. Najprostszym sposobem, świetnie już opanowanym, jest dodanie kolejnego pola z tekstem w którym wpiszemy miejscowość i konkretną datę. Jeżeli chcemy by podczas wydruku data pojawiała się automatycznie i była zgodna z datą wydruku to skorzystajmy z ikonki , która wstawi nam pole „tekst systemowy”. Tworzenie szablonu 15 UNIKAP® szablony wydruków W okienku o nazwie „Kontrolka systemowa” wybieramy z dostępnych tam pól, pole [DATE] Pozostaje tylko przed „tekstem systemowym” dodać pole tekstowe z nazwą miejscowości i wydruk z datą pisma gotowy. Z pewnością nasz wzór pisma będziemy chcieli wykorzystywać częściej w różnych sytuacjach. Kopiowanie szablonów Oprócz zaproszenia na zebranie, chcemy zdefiniować inny formularz o podobnej zawartości. Nie chcemy wszystkiego robić od początku. Przygotujmy szablon „List pochwalny”. Na liście szablonów dopisujemy (Insert) kolejny. Nie wchodzimy w edycję a ograniczamy się jedynie do jego zapisania (Alt+Z). Ustawiamy się na przygotowanym już wcześniej szablonie „Zwołanie zebrania” i w menu dodatkowym (F2) znajdujemy czynność „kopiuj raport”. Nasza definicja została zapamiętana i teraz wracamy na „List pochwalny” i wykonujemy czynność „Wklej raport”. By uniknąć ewentualnych pomyłek program zada nam jeszcze pytanie czy na pewno chcemy zastąpić raport. Po potwierdzeniu wchodzimy w edycję raportu i znajdujemy tam znaną już nam definicję. Pora zatem na korekty. Nowy szablon Kasowanie zbędnych elementów odbywa się w najprostszy z możliwych sposobów. Klikamy na wybrany element i naciskamy klawisz „del”. Inną metodą jest kliknięcie na jeden z elementów na drzewie raportu (lewa część ekranu). Ponieważ przygotowujemy pismo mające pochwalić pracownika potrzebujemy nieco więcej zmian. 16 Tworzenie szablonu UNIKAP® szablony wydruków Do poprawy Do skasowania Zmieńmy główny tytuł na „Podziękowanie”. A w miejsce skasowanych tekstów wprowadzimy nowe pole tekstowe. Tą czynność mamy już opanowaną. Potrafimy wprowadzić takie pole, sformatować ustawić czcionkę, ewentualnie podzielić projektowany tekst na kilka pól. Co jednak zrobić z faktem, że jeżeli będziemy chcieli udzielić komuś pochwały to zechcemy również podać krótkie wyjaśnienie, inne dla każdej osoby? Wróćmy na ekran ze spisem projektowanych szablonów. Zmienne wydruków Indywidualne cechy dokumentów. Elementy często zmieniające się, czy też zupełnie indywidualne teksty, to wszystko możemy obsłużyć przy pomocy zmiennych wydruków. Będąc na spisie szablonów wybierzmy przycisk „Zmienne wydruków”. Pojawiło się nam okno ze zmiennymi użytkownika. Dopiszmy zmienną jak na rysunku obok. Wprowadzona treść, jest treścią domyślną. Co to oznacza przekonamy się za chwilę. Wracamy do edycji szablonu „List pochwalny”. Tworzenie szablonu 17 UNIKAP® szablony wydruków Zwróćmy uwagę na drzewo danych po prawej części ekranu. Ze zmiennymi użytkownika postępujemy dokładnie tak samo jak z innymi polami. Przeciągamy na obszar projektu i właściwie formatujemy. Powinniśmy przewidzieć jak długie są teksty. Znacznie jednak lepszym sposobem jest ustawienie we właściwościach tego pola (prawy klawisz myszy): Pora na praktyczny test. Wracamy do kadr i wybieramy nasz list pochwalny. Ponieważ w szablonie użyliśmy zmiennej użytkownika, pojawi się nam okno z tymi zmiennymi: Wybierając „edycję zmiennej” możemy zmienić wprowadzoną wcześniej treść domyślną. Zmiana będzie dotyczyła wyłącznie tego wydruku i tej osoby. Nie zmieni się treść domyślna. Nasze pisma zawierają już dosyć dużo ciekawych i inspirujących elementów. Pora na kolejny. Czy podoba się Państwu sformułowanie „Szanowna Pani/Szanowny Pan”? 18 Tworzenie szablonu UNIKAP® szablony wydruków Wariantowość treści Nasza baza danych kadrowych zawiera informacje o płci poszczególnych osób, zatem możemy w naszych pismach i dokumentach używać właściwych sformułowań. Wróćmy do edycji szablonu jednego z naszych pism. Mieliśmy grupę pól dotyczących adresata pisma. Klikamy dwukrotnie na polu tekstowym ze sformułowaniem „Szanowna Pani/ Szanowny Pan”. Jeżeli wykonaliśmy wszystkie czynności tak jak to było opisane wcześniej, to pole nie daje się edytować gdyż pewnie jest jeszcze elementem grupy pól i najpierw należy grupę rozłączyć. Edytujemy nasze pole memo: Istniejący tam wpis kasujemy i wybieramy małą ikonkę oznaczającą wstawianie wyrażenia. Wprowadzimy wyrażenie „IIF”. Składa się ona z trzech elementów w nawiasie: IIF(wyrażenie, co ma być gdy wyrażenie jest prawdziwe, co ma być w przeciwnym wypadku) Rozpoczynamy pisać „IIF(„ i teraz na liście dostępnych danych odszukujemy „Płeć” i podwójnie klikamy: Ciąg dalszy wpisujemy ręcznie: W wyrażeniu nie ma pomyłki. Należy używać '==' a nie '='. Wpisane wyrażenie nie jest przesadnie skomplikowane. Wpisaliśmy po prostu, że jeżeli płeć jest „Kobieta” to pole ma mieć wartość „Szanowna Pani”, a w przeciwny wypadku „Szanowny Pan”. Pozostaje tylko praktycznie sprawdzić i nasze pismo wygląda już naprawdę profesjonalnie. Tworzenie szablonu 19 UNIKAP® szablony wydruków Na zakończenie Gdy przełamiemy pierwsze lody, to możemy skorzystać z szablonów przygotowanych już w programie przez PCBEST choćby po to, by je przeanalizować. Wzorce „wszyte” zobaczymy dopisując nowy szablon dla wydruków z grupy innej niż „zdefiniowane przez użytkownika”. Warto również podzielić się swoimi osiągnięciami! Jeżeli udało nam się przygotować interesujący szablon wydruku to możemy go zapisać „na zewnątrz”. Podczas edycji szablonu wybieramy czynność „zapisz jako” z menu „plik”: Nadajemy plikowi nazwę nie zmieniając podpowiadanego typu FR3: Teraz plik sukces.fr3 możemy wysłać jako załącznik do emaila innemu użytkownikowi systemu UNIKAP. Odbiorca emaila w dopisanym u siebie szablonie o dowolnej nazwie, wybierze ikonkę , która oznacza „Otwórz raport”. Wskaże otrzymany plik i efekt naszej wielogodzinnej pracy ma u siebie natychmiast. W trudniejszych sytuacjach możecie Państwo przysłać swoją definicję do PCBEST. Opisując też w emailu z czym nie możecie sobie Państwo poradzić. Dołożymy wszelkich starań by możliwie sprawnie pomóc. Ale zacząć trzeba samemu … 20 Na zakończenie
