(IOM) ogłasza konkurs ofert na - Międzynarodowa Organizacja do

IOM International Organization for Migration
IOM Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji
OIM Organisation Internationale pour les Migrations
IOM Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM)
ogłasza konkurs ofert na:
DOSTAWCĘ MIĘDZYNARODOWYCH I KRAJOWYCH BILETÓW LOTNICZYCH,
KOLEJOWYCH I AUTOBUSOWYCH
1) ZAKRES PRZEDMIOTOWY ZAPYTANIA
Oferent powinien w przedmiocie swojej oferty uwzględnić następujące usługi związane
z dostawą międzynarodowych i krajowych biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych:
a. Każdorazowe przedstawienie co najmniej 3 najkorzystniejszych cenowo ofert na dane
połączenie lotnicze w ciągu maksymalnie 45 min od otrzymania zapytania;
b. Rezerwację biletów i jej ewentualne późniejsze zmiany w ciągu maksymalnie 45 minut od
otrzymania stosownej informacji;
c. Wykupienie i przesłanie elektronicznych biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych w
ciągu 45 minut od chwili otrzymania stosownej prośby;
d. Dostawę papierowych biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych do biura IOM
najpóźniej w ciągu 4 godzin roboczych (tj. 9-17):
- jeśli prośba wpłynie o godzinie 12, bilety powinny zostać dostarczone najpóźniej do godziny
16 tego samego dnia;
- jeśli prośba wpłynie o godzinie 15, bilety powinny zostać dostarczone najpóźniej do godziny
11 następnego dnia roboczego.
e. Dostawę papierowych biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych w trybie
ekspresowym, tj. do 2 godzin od chwili otrzymania stosownej informacji.
f. Każdorazowe wyszczególnienie na fakturze szczegółowych danych transakcji: numeru
beneficjenta, trasy, daty oraz nazwiska osoby zamawiającej.
2) INFORMACJE O ZLECAJĄCYM
Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) jest organizacją międzyrządową,
która zrzesza 165 państw, a dodatkowe 8 krajów ma status obserwatora. IOM działa w myśl
zasady, że uporządkowane migracje z poszanowaniem praw człowieka przynoszą korzyści
migrantom, krajom i społeczeństwom. Na mocy swego mandatu IOM działa na rzecz
zarządzania migracjami w sposób uporządkowany i humanitarny, promowania współpracy
międzynarodowej w dziedzinie migracji i ułatwiania znajdywania praktycznych rozwiązań dla
kwestii migracyjnych. Udziela również pomocy humanitarnej migrantom w potrzebie.
Konstytucja IOM wyraźnie podkreśla wzajemny związek między migracją a rozwojem
ekonomicznym, społecznym i kulturowym oraz uznaje prawo do swobodnego
przemieszczania się osób. Biuro IOM w Polsce działa od 1992 roku. Realizuje między innymi
program pomocy w dobrowolnym powrocie dla migrantów chcących wrócić do swojego
kraju. IOM planuje udzielenie pomocy około 1000 migrantom w ciągu roku. Obecnie
IOM Warsaw
ul. Mariensztat 8, 00-302 Warszawa, Poland
Tel.: (+ 48 22) 5389187, Fax: (+48 22) 5389185
Internet: www.iom.int
IOM International Organization for Migration
IOM Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji
OIM Organisation Internationale pour les Migrations
znacząca część zamawianych biletów dotyczy połączeń kolejowych, jednak proporcje biletów
kolejowych/ lotniczych i autobusowych i miejsc podróży ulegają fluktuacjom.
Biuro IOM w Polsce realizuje programy współfinansowane z budżetu państwa i ze środków
pozabudżetowych, w tym m.in.: Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Unii Europejskiej w
ramach Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz przy wsparciu
Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi
Unii Europejskiej. Dodatkowe informacje na temat Organizacji są dostępne na stronie
internetowej www.iom.int
3) OFERTA
W skład oferty powinny wejść następujące informacje:
a. wysokość opłat transakcyjnych za wystawienie poszczególnych biletów lotniczych,
kolejowych i autokarowych (z uwzględnieniem biletów papierowych i wystawianych
elektronicznie); Opłata za bilet rozumiana jest jako opłata za podróż jednej osoby.
b. warunki oraz koszt dokonywania, zmiany i anulowania rezerwacji;
c. warunki wystawiania i dostarczania biletów kolejowych i autobusowych do biura IOM
w Warszawie lub innych miejsc w Polsce oraz koszty dostawy (w tym także kosztu dostawy
biletów w trybie ekspresowym);
d. warunki oraz koszt zwracania biletów;
e. możliwości i warunki uzyskania taryf specjalnych i rabatów na bilety lotnicze, kolejowe lub
autokarowe;
f. dostępne formy i godziny składania zamówień (np. tel., fax., e-mail, całodobowy telefon
interwencyjny itp.);
g. możliwość obsługi IOM przez dedykowanych konsultantów;
h. formy i terminy płatności faktur;
i. opis możliwości technicznych oferenta i doświadczenie w sprzedaży biletów poparte
referencjami lub przykładami (w tym opis historii współpracy oferenta z PKP).
Prosimy o podanie cen netto w złotych polskich. Ponadto prosimy wyszczególnić wszelkie
możliwe koszty, które mogą powstać w trakcie realizacji w/w usług.
4) KRYTERIA OCENY OFERT
- Koszty wystawienia/anulowania/dostawy poszczególnych rodzajów biletów - 60%
- Jakość obsługi (czas reakcji, elastyczność, referencje, doświadczenie, dedykowany
konsultant, możliwość wystawiania faktur elektronicznych)
– 40%
5) SPOSÓB WYBORU OFERTY
Wykonawca zostanie wybrany spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie
kryteriów wskazanych w punkcie 4.
6) FORMA ROZLICZENIA
Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa w języku angielskim na szablonie umowy
IOM Warsaw
ul. Mariensztat 8, 00-302 Warszawa, Poland
Tel.: (+ 48 22) 5389187, Fax: (+48 22) 5389185
Internet: www.iom.int
IOM International Organization for Migration
IOM Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji
OIM Organisation Internationale pour les Migrations
zaproponowanym przez IOM. Bezgotówkowe płatności będą dokonywane na podstawie
wystawionych faktur, po zrealizowaniu zlecenia. Mile widziana będzie możliwość
wystawiania faktur elektronicznych.
Faktury powinny być dostarczone w ciągu maksymalnie 7 dni od dnia zakupu biletu z
terminem 21 dni płatności od daty otrzymania przez IOM poprawnej faktury.
Nie istnieje możliwość zapłacenia zaliczki.
Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną
uzgodnione między IOM a Wykonawcą przed podpisaniem umowy oraz będą na bieżąco
konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonej usługi.
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane
podmioty do składania ofert, z następującymi zastrzeżeniami:
1. IOM zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi oferentami.
2. IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania.
3. Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w
stosunku do IOM.
4. IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od
rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych
elementów.
5. IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami.
6.IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i
wartości zamawianych usług.
Oferty wykonania zlecenia z opisem: „bilety 2016” prosimy nadsyłać na adres
[email protected]
Oferty można też składać w formie papierowej pod adresem:
Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (IOM), Mariensztat 8, 00-302 Warszawa
w terminie do 8 września 2016 r.
Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty,
niezależnie od wyniku postępowania.
Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert
IOM Warsaw
ul. Mariensztat 8, 00-302 Warszawa, Poland
Tel.: (+ 48 22) 5389187, Fax: (+48 22) 5389185
Internet: www.iom.int