Czytaj dalej

ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ
INDYWIDUALNĄ
w środowisku
organizacyjnej informacji cyfrowej
dr hab. Katarzyna Materska
Informacja osobista/indywidualna
Termin używany w różnych znaczeniach:
1. Informacja, którą gromadzi jednostka – bezpośrednio lub
pośrednio (np. poprzez określone oprogramowanie), dla
swojego osobistego użytku. Informacja taka, przynajmniej
nominalnie, znajduje się pod kontrolą tej osoby, co nie
oznacza praw własności do wszystkich posiadanych
informacji. W kontekście pracy zawodowej w firmie lub
współpracy z innymi, nie jest do końca jasne kto posiada
daną informację.
2. Informacja o osobie, ale gromadzona i kontrolowana przez
innych. Odnosi się to do informacji gromadzonej np. przez
służbę zdrowia (o pacjentach) czy też informacji o
klientach prowadzonej przez banki, podmioty
ubezpieczeniowe, informacji o naszych upodobaniach i
preferencjach w biurach podróży itp.
Informacja osobista/indywidualna c.d.
3. Informacja, z którą jednostka wchodzi w bezpośrednie relacje,
wykorzystuje ją, ale informacja ta nie podlega kontroli przez
jednostkę. Dotyczy to np. książek wypożyczanych z bibliotek,
które czytamy, stron www, które oglądamy itp. Kategoria ta
może być praktycznie rozszerzona do każdej napotykanej i
wykorzystywanej przez nas informacji.
4. Informacja kierowana do konkretnej osoby/ potencjalnego
odbiorcy. Dobry przykład stanowią tu listy poczty
elektronicznej, powiadomienia naszego komputera, czy też
ogłoszenia/reklamy skierowane do nas na stronach www, w
radio czy telewizji. Informacja taka nie musi być dla nas
indywidualnie relewantna, ale zamierzony wpływ
ukierunkowanej informacji ma z pewnością wymiar
indywidualny - może oderwać nas od bieżącego zadania,
przyciągnąć naszą uwagę, przekonać nas o czymś, zmienić nasze
stanowisko, zmusić do działania
Personal Information Management (PIM)
ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ INDYWIDUALNĄ
Sam (samodzielnie):
gromadzę
tworzę
organizuję (porządkuję)
usuwam
przetwarzam
wyszukuję, odnajduję
korzystam z informacji
INFORMACJĘ
Wymiary zarządzania informacją indywidualną:
-osobisty (dla pełnienia różnych codziennych ról, np. w
życiu rodzinnym)
-organizacyjny (w pracy i na potrzeby pracy zawodowej,
dla wypełniania zadań, podejmowania decyzji).
Informacja gromadzona... nie w korporacyjnych portalach,
repozytoriach wiedzy, ale na indywidualnym stanowisku
pracy
-informacja analogowa
-informacja cyfrowa
PRACOWNICY INFORMACJI I WIEDZY
„Pracownicy wiedzy zarabiają na życie myśleniem. Ich
narzędziem pracy jest umysł (...)
Rozwiązują problemy, analizują i spełniają wymagania
klientów oraz podejmują decyzje, współpracując i
komunikując się z innymi pracownikami”.
T.Davenport: Zarządzanie pracownikami wiedzy, Kraków, 2007, s.23
Celowo wyszukiwana lub
przypadkiem napotykana
informacja zmusza użytkownika
do nieustającej oceny jej
przydatności, ważności, celowości
jej zatrzymania, umieszczenia we
właściwym miejscu itd., co
przysparza wielu użytkownikom
niemało trudności i prowadzi do
gromadzenia sporych dawek
informacji i wiedzy „na zapas”,
„na wszelki wypadek” i byle
gdzie. Często staje się to pułapką,
w którą sami wpadają, tonąc w
powodzi zebranej i
nieuporządkowanej informacji.
Przeciętny pracownik każdego dnia:
- przeznacza 3 godziny i 14 minut, czyli nieco
ponad 40% 8 godzinnego dnia pracy, na korzystanie z
technologii przetwarzających informacje dotyczące
pracy,
- przez 1,58 godziny zajmuje się obsługą poczty
elektronicznej (45% łącznego czasu przeznaczanego
na przetwarzanie informacji i 20% 8-godzinnego dnia
pracy),
- przez 47 minut, czyli 24% łącznego czasu
przetwarzania informacji, korzysta z telefonu i poczty
głosowej oraz uczestniczy w konferencjach
telefonicznych,
- otrzymuje 44 e-maile
Przeciętny pracownik każdego dnia (c.d.)
wysyła 17 e-maili,
- ma co najmniej 3 konta poczty elektronicznej,
- otrzymuje 16 wiadomości tekstowych lub
komunikatów (dotyczy to tylko respondentów
używających komunikatorów),
- odbiera 18, a inicjuje 15 połączeń telefonicznych
oraz otrzymuje 7,6 komunikatów poczty głosowej,
- uczestniczy w ponad dwóch (2,75)
telekonferencjach tygodniowo (dotyczy to respondentów,
którzy w ogóle uczestniczą w telekonferencjach).
T.Davenport: Zarządzanie pracownikami wiedzy, Kraków, 2007
Średni czas pracy przeznaczony na przetwarzanie informacji - podział według
używanych technologii
Sieci współpracy
١٨%
Portale internetowe
٨%
Poczta elektroniczna
٤٥%
Telekonferencje
٥%
Telefon i poczta głosowa
١٩%
(T. Davenport: Zarządzanie pracow nikami w iedzy. Kraków , ٢٠٠٧, s.١٠٧)
Komunikatory głosowe i tekstowe
٥%
Potrzeba zarządzania informacją indywidualną
Komputery
stacjonarne,
tworzenie dokumentów,
laptopy,
wysyłanie wiadomości
telefony stacjonarne
i komórkowe,
cyfrowy asystent,
komunikatory
kieszonkowe itp.
wciąż
wykorzystywane
papierowe źródła
informacji
PRACOWNICY
INFORMACJI
szukanie informacji
oraz inne
POTRZEBNE:
CZAS
NARZĘDZIA
UMIEJĘTNOŚCI
wydajność pracy twórczej, naukowej, badawczej, decyzyjnej..
W miejscu pracy ludzie korzystają
z trzech rodzajów informacji:
efemerycznej,
aktualnej (working)
archiwalnej
Niebagatelną cechą zarządzanej obecnie informacji jest jej
fragmentaryzacja wynikająca paradoksalnie z udogodnień
technologicznych stwarzających możliwość utrwalenia informacji
na wielu nośnikach i w wielu różnych formatach
– w plikach tekstowych, arkuszach kalkulacyjnych, bazach
danych, programach prezentacyjnych, plikach graficznych (np.
zdjęcia
z rozszerzeniem: tiff, jpg, bmp), w różnych programach
.
pocztowych, archiwach – np. komunikatorów gromadzących
zapisy rozmów i innych.
Korzystamy z setek gigabajtów
informacji zapisanych na pojemnych
twardych dyskach komputerów stacjonarnych i
laptopów,
w pamięciach przenośnych (pen drives),
w odtwarzaczach muzycznych,
aparatach i kamerach cyfrowych,
telefonach komórkowych,
organizerach osobistych itd
Istotny problem w trakcie ponownego docierania do informacji
stanowi dynamika środowiska, w którym
przechowujemy informacje – ciągle coś dodajemy, usuwamy,
tworzymy nowe katalogi, zmieniamy ich nazwy itp.
Organizowanie informacji z myślą o ponownym wykorzystaniu
w terminie późniejszym jest trudne także i z powodu
niemożności przewidzenia wartości danej informacji za jakiś
czas.
Zachowania informacyjne
związane z
organizowaniem własnego
środowiska informacji
w miejscu pracy, przez
różne grupy zawodowe i
społeczne
Whittaker and Sidner (1996) studiując indywidualne zarządzanie
e-mailami zaobserwowali trzy typy zachowań: filers, non-filers,
and spring cleaners.
Utrzymywanie i usuwanie informacji – kilka podejść
użytkownika:
- nigdy niczego nie usuwa poza esemesami i
wiadomościami, które nigdy nie będą potrzebne
- spring-cleaner – usuwa e-mails kiedy ma kila minut
wolnego czasu, rzadko usuwa pliki i bookmarks;
- usuwa większość listów elektronicznych i plików,
zostawiając tylko te, które są istotne w pracy;
- przechowuje pliki i wiadomości w folderach według
pochodzenia/nadawcy i usuwa jedynie śmieci
Metadane w różnych typach plików
Pliki
tekstowe
Pliki
dźwiękowe
Pliki
graficzne
e-mail
-typ
-data
utworzenia lub
modyfikacji
-autor
-wielkość
-słowa
kluczowe
(dodawane np.
w programie
MS Word)
-wykonawca
-tytuł utworu
-nazwa albumu
-gatunek
muzyki
- data
utworzenia lub
modyfikacji
-format
-jakość
dźwięku
-wielkość
-typ
-wielkość
- data
utworzenia lub
modyfikacji
-rozdzielczość
-wymiary
-temat
-nadawca
-odbiorca
-data
(za: J.Tomaszczyk Zarządzanie informacją osobistą W: Zarzadzanie informacją w nauce. Katowice, 2008, s. 138)
Re-finding – jest szczególnie ważnym aspektem
poszukiwania informacji indywidualnej
Proces znajdowania informacji, którą już wcześniej
zobaczyliśmy, z którą już wcześniej się zetknęliśmy – nie jest
powtórzeniem poprzednich działań wyszukiwawczych, ale
raczej odszukiwaniem informacji, której wcześniej
doświadczyliśmy.
W odnajdywaniu informacji bardzo pomocne okazują się zapisy
w pamięci użytkownika, np. o przybliżonym czasie zapisu,
typie dokumentu, prawdopodobnej lokalizacji (folderze) na
dysku, czy też słowa z treści dokumentu. Często przydatne
okazują się także kontekst otrzymania/zapisania informacji i
związane z nim skojarzenia (np. kto jakich form
komunikowania używa(ł), jakie zadania w owym czasie
podejmowano) – by łatwiej przypomnieć sobie, gdzie mogła
zostać zapisana informacja
Interesujące z psychologicznego punktu widzenia jest pytanie o
to jak radzimy sobie w przypadku zapominania.
W tym kontekście powstaje szerokie pole eksploracji dla
informatyków aby narzędzia i aplikacje mogły wspomagać
naszą pamięć. Zazwyczaj przechowujemy informacje właśnie
tak, aby wspierać swoja pamięć i rozpoznawanie potrzebnej
informacji.
O istocie zarządzaniu informacją decydują dwa bardzo istotne
aspekty: dobra organizacja informacji oraz jej skuteczne
wyszukiwanie.
Dla większości pracowników/managerów wyznacznikami jakości
informacji są: dogodność i łatwość skorzystania z niej.
PIM stanowi obecnie jeden z ważnych problemów
zarządzania wiedzą w organizacjach innowacyjnych
- organizacje zmagają się z jak najbardziej efektywnym
dzieleniem się wiedzą ukrytą (tacit) swoich pracowników,
wykorzystywaniem efektu synergii intelektualnej oraz
zatrzymaniem/ kodyfikacją wiedzy w firmie.
Zauważono, że sprawne zarządzanie informacją indywidualną
przynosi firmie korzyści.
<o>