Regulamin realizacji zakupów

Regulamin
zakupów materiałów i usług w
Spółdzielni Mieszkaniowej „Przy Metrze”
Definicje i skróty
Analiza rynku – pozyskanie i porównanie informacji z rynku na temat aktualnych cen, standardów,
warunków płatności, itp., w stosunku do określonych Materiałów i Usług.
Długa Lista Dostawców lub Długa Lista – lista wszystkich adresatów zapytania ofertowego, którzy
przysłali oferty spełniające warunki formalne, tworzona przez Zespół Przetargowy w przypadku
dwuetapowego procesu wyboru Dostawcy.
Dostawca – osoba fizyczna lub prawna oraz jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości
prawnej, uprawniona do występowania w obrocie prawnym i posiadająca zasoby oraz możliwości
finansowe wystarczające do realizacji przedmiotu zakupu. Dostawca realizuje przedmiot zakupu
poprzez dostarczenie Materiałów lub/ i Usługi.
Krótka Lista – lista podmiotów wyłoniona w toku prac Zespołu Przetargowego do ostatecznego
wyboru Dostawcy.
Kupiec – pracownik Spółdzielni Mieszkaniowej „Przy Metrze” odpowiedzialny za: przeprowadzenie
procesu wyboru Dostawcy zgodnie z wymogami biznesowymi przedstawionymi przez Członka
Zarządu odpowiedzialnego w pionie za zamawiane Materiały lub/i Usługi, negocjowanie warunków
zakupu z Dostawcą, tworzenie umowy, uzyskanie jej zatwierdzenia.
Materiały – dobra powszechnie dostępne w obrocie gospodarczym, niepodlegające indywidualnej
kontroli wykonania, a normy, którym takie dobra ewentualnie podlegają są standardem powszechnie
stosowanym przy ich sprzedaży.
Oferent – Dostawca znajdujący się w bazie potencjalnych Dostawców lub składający ofertę
współpracy.
Podpisujący Umowę/Zamówienie – osoba legitymująca się stosownym pełnomocnictwem lub dwóch
Członków Zarządu.
Proces wyboru Dostawcy – czynności podjęte od momentu zgłoszenia Zapotrzebowania do
zatwierdzenia wyboru Dostawcy.
Przedmiot zakupu – Materiał, Towar lub Usługa nabywane w drodze umowy.
Towary – rzeczy ruchome przeznaczone do odsprzedaży, jak również wymienione w klasyfikacjach
wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej.
Umowa jednorazowa – umowa, której treść dokładnie określa warunki jej realizacji takie jak cena,
przedmiot dostawy, termin realizacji i powodująca zobowiązanie Spółdzielni Mieszkaniowej „Przy
Metrze” w momencie jej podpisania przez osoby reprezentujące Spółdzielnię.
Umowa ramowa – umowa ustalająca warunki prawne, na jakich będą zawierane umowy
szczegółowe, składane zamówienia lub zlecenia w okresie jej obowiązywania. Umowa ramowa
powoduje powstanie zobowiązań finansowych po stronie Spółdzielni Mieszkaniowej „Przy Metrze”.
Usługi – wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są Materiały i Towary.
Wartość umowy – wartość Przedmiotu zakupu stała lub szacunkowa bez podatku VAT.
Str. 2
Zapytanie ofertowe – zaproszenie do złożenia oferty na realizację określonego zakupu, skierowane
do potencjalnego Dostawcy i zawierające zastrzeżenie, iż nie stanowi ono oferty w rozumieniu
kodeksu cywilnego. Dopuszcza się wysyłanie zapytań ofertowych zarówno w formie papierowej, jak i
elektronicznej.
Zapytanie o informację – dokument wysyłany do potencjalnego Dostawcy w celu pozyskania
informacji o cenach, specyfikacji produktu bądź możliwości uczestnictwa w akcji ofertowej.
Zespół Przetargowy – zespół składający się co najmniej z dwóch osób, Kupca oraz przedstawiciela
Członka Zarządu odpowiedzialnego w pionie za zamawiane Materiały lub\i Usługi.
Członkiem Zespołu Przetargowego może być również osoba nie będąca pracownikiem Spółdzielni
Mieszkaniowej „Przy Metrze” za zgodą Członka Zarządu odpowiedzialnego w pionie za zamawiane
Materiały lub\i Usługi. Pełni ona funkcję konsultanta merytorycznego dla Zespołu Przetargowego, bez
prawa głosu w wyborze Dostawcy.
Zespoły Przetargowy nie może liczyć więcej niż 5 osób, chyba że na większą liczbę Członków Zespołu
Przetargowego zgodę wyrazi Członek Zarządu odpowiedzialnego w pionie za zamawiane Materiały
lub\i Usługi.
Zgłaszający – osoba upoważniona przez Zlecającego do złożenia Zapotrzebowania Kupcowy.
Zlecający – Członek Zarządu odpowiedzialny w pionie za zamawiane Materiały lub/i Usługi.
§1
Zasady ogólne
1.
Przedmiotem niniejszego regulaminu jest uregulowanie procesu dokonywania zakupów dla
zakupów materiałów i usług w Spółdzielni Mieszkaniowej „Przy Metrze”, zwanej dalej zamiennie
jako „Spółdzielnia”.
§2
Główne zasady procesu zakupowego
1. Proces zakupów opisany w niniejszym regulaminie, opiera się o zasadę współdziałania
Zlecającego z Kupcem w celu dostarczenia Spółdzielni Materiałów i Usług o wymaganej jakości,
przy możliwie najniższych kosztach i jak najmniejszym ryzyku biznesowym. W sytuacjach, kiedy
elementy całkowitego kosztu dodatkowego (poza ceną zakupu) dla nabywanego Materiału i Usługi
(np. koszty konserwacji, eksploatacji, części zamiennych, serwisowania, prac własnych do
wykonania, itp.) są różne dla poszczególnych ofert, Zlecający powinien dostarczyć do Kupca
informacje niezbędne do oszacowania kosztu dodatkowego.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych Spółdzielni mogą dokonywać, we własnym zakresie,
zakupów Materiałów i Usług, których wartość nie przekracza 500 zł netto, za wyjątkiem:
a. wyposażenia informatycznego (sprzęt peryferyjny: skanery, faksy, kserokopiarki, drukarki,
pamięci, itp.), a także zakupu i odnowienia domen internetowych,
b. zakupów, na które istnieją podpisane umowy ramowe,
Str. 3
c. wyposażenia i sprzętu BHP,
d. materiałów eksploatacyjnych i remontowych,
e. usług prawnych,
f.
chemikaliów,
g. mebli.
3. Zakup Materiałów i Usług dokonywany jest w ramach posiadanych pełnomocnictw do zaciągania
zobowiązań.
§3
Zgłoszenie Zapotrzebowania
1.
Podstawą dokonania
zakupów przez Kupca jest przekazanie Zapotrzebowania przez
Zgłaszającego zatwierdzone przez Dział Kontroling Finansowego lub Dział Księgowości.
2.
Materiały i Usługi podlegające zakupowi dzieli się, dla potrzeb niniejszego regulaminu, na dwie
główne grupy:
a. Materiały i Usługi, dla których istnieją obowiązujące umowy na realizację zakupów Materiałów i
Usług oraz
b. Materiały i Usługi, dla których nie istnieją umowy i konieczne jest przeprowadzenie procesu
wyboru Dostawców i /lub przygotowanie umowy.
3.
W przypadku, gdy Zapotrzebowanie przekracza budżet według kryteriów przyjętych przez Dział
Kontrolingu Finansowego lub Dział Księgowości kryteriów kosztowych dla poszczególnych
komórek
organizacyjnych
Spółdzielni,
Zapotrzebowanie
kierowane
jest
do
Kontrolera
Finansowego lub księgowości. Kontroler Finansowy lub Księgowy, po konsultacjach ze
Zgłaszającym, zaś w przypadku zakupu specjalistycznych usług prawnych związanych z
realizacją projektów, Kierownikiem Działu Organizacyjno-Prawnym lub osobą przez niego
upoważnioną, zatwierdza bądź odrzuca Zapotrzebowanie.
4.
Zgłaszający jest informowany o rozpoczęciu procesu zakupowego lub odmowie realizacji oraz
przyczynach odmowy w przeciągu 3 dni roboczych od otrzymania Zapotrzebowania.
§4
Wybór Dostawców Materiałów i Usług
1.
Jeżeli wartość Materiałów lub Usług będących przedmiotem Dostawy jest niższa lub równa 2000
zł netto, nie jest powoływany Zespół Przetargowy, a zlecenie jest dokonywane z wolnej ręki.
Kupiec wskazuje Dostawcę według swojej najlepszej wiedzy bez obowiązku dokonywania analizy
rynku i innych elementów procesu. Jedynym dokumentem wymaganym dla zleceń z wolnej ręki
jest metryka wyboru Dostawcy. Na dokonanie wyboru Dostawcy specjalistycznych usług
prawnych, związanych z realizacją projektów, Kupiec musi uzyskać akceptację Kierownika Działu
Organizacyjno-Prawnego lub osoby przez niego upoważnionej.
Str. 4
2.
Jeżeli wartość Materiałów lub Usług będących przedmiotem dostawy jest wyższa niż 2000 zł
netto i niższa lub równa 10.000 zł netto, nie jest powoływany Zespół Przetargowy, przy czym:
•
Kupiec dokonuje analizy rynku poprzez sprawdzenie cen w ogólnodostępnych źródłach i
wybiera najkorzystniejszą ofertę w uzgodnieniu ze Zlecającym. Kupiec może również dokonać
wyboru Dostawcy na podstawie jednej oferty, korzystając z ogólnodostępnych źródeł w
uzgodnieniu ze Zlecającym. Na dokonanie wyboru Dostawcy specjalistycznych usług
prawnych związanych z realizacją projektów, Kupiec musi uzyskać akceptację Kierownika
Działu Organizacyjno-Prawnego lub osoby przez niego upoważnionej.
•
Każdorazowo Kupiec jest zobowiązany do zgromadzenia dokumentacji uzasadniającej wybór
Dostawcy (np.: zapytanie o informację, porównanie ofert, informacja ze strony internetowej
Dostawcy, itd.).
3.
Jeżeli wartość Materiałów lub Usług jest wyższa niż 10.000 zł netto, przeprowadza się pełen
proces oceny ofert i wybór Dostawcy Usług i Materiałów, zgodny z niniejszym regulaminem.
4.
5.
Pełen proces wyboru Dostawców składa się z 5 etapów:
a)
powołanie Zespołu Przetargowego,
b)
analiza rynku,
c)
określenie potencjalnych Dostawców,
d)
wybór najkorzystniejszych ofert/ oferty,
e)
zatwierdzenie wyboru Dostawcy,
Niedozwolone jest dzielenie Zapotrzebowań w celu uniknięcia przekroczenia kwoty stanowiącej
granicę, od której przeprowadzany jest proces wyboru Dostawcy, zgodnie z ust. 3. niniejszego
paragrafu.
6.
Zakupy dodatkowe na podstawie wniosku Zgłaszającego, których suma nie może przekroczyć
20% wartości zawartej już umowy, mogą być zrealizowane bez konieczności przeprowadzania
procesu wyboru Dostawcy, po uzyskaniu akceptacji Kontrolera Finansowego lub Księgowego:
•
w drodze zawarcia aneksu do umowy, jeżeli zakup będzie dokonywany w okresie
obowiązywania umowy z danym Dostawcą,
•
w drodze zawarcia nowej umowy z tym samym Dostawcą, najpóźniej do 6 miesięcy po
wykonaniu przez niego umowy.
7.
Jeżeli istnieje tylko jeden Dostawca oferujący daną Usługę lub Materiał (monopolista) lub istnieje
zgłoszony przez Zlecającego uzasadniony wymóg zakupu od jednego Dostawcy (np.
konieczność
zakupu
oryginalnych
części
zamiennych,
itp.),
Przewodniczący
Zespołu
Przetargowego/Kupiec wysyła zapytanie ofertowe do monopolisty lub wskazanego Dostawcy
oraz dokumentuje ten fakt. Na wysłanie zapytania ofertowego do monopolisty lub wskazanego
Dostawcy w przypadku zakupu specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją
projektów, konieczne jest uzyskanie akceptacji Kierownika Działu Organizacyjno-Prawnego lub
osoby przez niego upoważnionej.
Str. 5
8.
Zapytanie ofertowe powinno być wysłane co najmniej do 3 Dostawców. Wysłanie zapytań
ofertowych do mniejszej liczby Dostawców możliwe jest w uzasadnionych przypadkach
określonych m.in. w ust. 7 niniejszego paragrafu i w § 11 niniejszego regulaminu. W przypadku,
gdy umieszczono ogłoszenie w ogólnodostępnych źródłach (internet, prasa) i nie zgłosiła się
wystarczająca liczba Dostawców, stosuje się powyższą zasadę.
9.
Warunki określone w Zapytaniu ofertowym muszą być takie same dla każdego z potencjalnych
Dostawców i nie mogą w jakikolwiek sposób dyskryminować żadnego z nich.
10. W trakcie procesu oceny ofert i wyboru Dostawcy, Zlecający może dokonać zmiany wymagań
technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zakupu. Wymaga to pisemnego
uzasadnienia Członka Zarządu odpowiedzialnego w pionie za zamawiane Materiały lub\i Usługi i
podlega analizie przez Zespół Przetargowy. O dokonanych zmianach należy powiadomić
wszystkich Dostawców, do których przesłane zostało zapytanie ofertowe lub którzy udzielili
odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Fakt powiadomienia musi zostać udokumentowany i
załączony do dokumentacji wyboru Dostawcy.
11. Jeżeli zmiana wymagań pociąga za sobą konieczność zmiany kryteriów lub ich wag, Zespół
Przetargowy rozpoczyna proces zakupowy od początku.
12. Z potencjalnych Dostawców Spółdzielni wyklucza się tych, w stosunku do których (zgodnie z
oświadczeniem Dostawcy, o którym mowa w § 13 ust. 10 pkt. n.) wszczęto postępowanie
likwidacyjne lub upadłościowe lub których upadłość ogłoszono przy uwzględnieniu zapisów
Procedury Oceny Dostawców.
13. W celu zachowania bezstronności procesu wyboru Dostawcy, w skład Zespołu Przetargowego
nie mogą wchodzić osoby, które w podmiotach biorących udział w postępowaniu:
a)
są właścicielem, wspólnikiem spółki osobowej, posiadają akcje/udziały (za wyjątkiem spółek
giełdowych), są członkami organów spółek kapitałowych, lub
b)
są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zasiadającą w organach
zarządzających i nadzorczych spółki, lub
c)
pozostają w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione
wątpliwości, co do bezstronności (konflikt interesów), lub
d)
pozostają w stosunku pracy lub zlecenia ze spółką albo są członkami organów spółki,
oraz osoby:
e)
których współmałżonek, zstępni, wstępni, krewni, powinowaci w linii prostej do drugiego
stopnia, są właścicielami, wspólnikami spółek osobowych, posiadają akcje/udziały (za
wyjątkiem spółek giełdowych), są członkami organów spółek kapitałowych, są związani z
tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zasiadającą w organach zarządzających i
nadzorczych spółki.
Członkowie Zespołu Przetargowego potwierdzają swoją bezstronność, podpisując oświadczenie
według wzoru zamieszczonego w Załączniku nr do niniejszego regulaminu. Oświadczenia są
podpisywane niezwłocznie po powołaniu Zespołu Przetargowego.
Str. 6
14. Dokumentacja oceny ofert i wyboru Dostawcy musi zostać udostępniona na wniosek osób, które
podpisują umowę.
15. Członkowie
Zespołu
Przetargowego
mają
obowiązek
informowania
Członka
Zarządu
odpowiedzialnego w pionie za zamawiane Materiały lub\i Usługi o przypadkach naruszania
procedury zakupowej.
§5
Powołanie Zespołu Oceniającego
1.
Skład Zespołu Przetargowego jest ustalany przez Kupca, który otrzymał do realizacji
Zapotrzebowanie.
Ze
strony
Zlecającego
osoby
mające
zostać
Członkami
Zespołu
Przetargowego są wskazywane przez Zgłaszającego. Kupiec może włączyć w prace Zespołu
Przetargowego
osoby
z
innych
komórek
organizacyjnych
Spółdzielni
za
zgodą
ich
bezpośredniego przełożonego. Zespół Przetargowy musi składać się co najmniej z jednego
przedstawiciela
obszaru
zgłaszającego
Zapotrzebowanie
zakupowe
wskazanego
przez
Zgłaszającego oraz Kupca.
2.
W przypadku zakupu specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją projektów, w
składzie Zespołu Przetargowego musi znajdować się pracownik Działu Organizacyjno-Prawnego
wskazany przez Kierownika tego Działu lub osobę przez niego upoważnioną.
3.
Zespoły nie mogą liczyć więcej niż 5 osób, chyba że Członek Zarządu odpowiedzialnego w pionie
za zamawiane Materiały lub/i Usługi postanowi inaczej.
4.
W skład Zespołu Przetargowego, dla zakupów inwestycyjnych o wartości powyżej 100.000 zł
netto, wchodzi przedstawiciel Działu Inwestycji.
5.
Przewodniczącym Zespołu Przetargowego jest Kupiec, o ile Członek Zarządu odpowiedzialnego
w pionie za zamawiane Materiały lub/i usługi nie postanowi inaczej. Przewodniczący Zespołu
Przetargowego lub wskazana przez niego osoba zajmuje się kontaktem z Dostawcami od strony
handlowej.
6.
W uzasadnionych przypadkach, w trakcie prac Zespołu Przetargowego, na wniosek Zlecającego
lub Kupca, można rozszerzyć skład Zespołu Przetargowego. Udział dodatkowych osób za zgodą
Przewodniczącego Zespołu Przetargowego musi zostać uzgodniony przez osobę wnioskującą z
Członkiem Zarządu odpowiedzialnym w pionie za zamawiane Materiały lub/i Usługi.
7.
W przypadku, gdy zgodnie z Zapotrzebowaniem w skład Zespołu Przetargowego mają wejść
pracownicy z innych obszarów niż pionu Zlecającego, udział tych pracowników w Zespole
Przetargowym Zlecający uzgadnia z bezpośrednim przełożonym pracownika.
8.
W przypadku zakupu specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją projektów, w
składzie Zespołu Przetargowego musi wchodzić pracownik Działu Organizacyjno-Prawnego
wskazany przez Kierownika tego Działu lub osobę przez niego upoważnioną.
9.
Zespół Przetargowy odpowiada za przeprowadzenie procesu wyboru Dostawcy Materiałów lub/i
Usług, zgodnie z zasadami uregulowanymi w niniejszym regulaminie.
Str. 7
10. Zobowiązuje się komórki organizacyjne Spółdzielni, uczestniczące w procesie wyboru Dostawcy,
do niezwłocznego udzielania pomocy, przygotowywania dokumentów i przedkładania informacji
na potrzeby Zespołu Przetargowego.
11. W przypadku, kiedy zachodzi konieczność wyłączenia lub zastąpienia jednego z Członków
Zespołu Przetargowego, Przewodniczący Zespołu Przetargowego może wystąpić z wnioskiem o
wykluczenie i/lub bezzwłoczne zastępstwo do przełożonego Członka Zespołu Przetargowego.
12. Wszelkie zmiany personalne w składzie Zespołu Przetargowego, przejmowanie spraw i
dokumentacji od Członków Zespołu Przetargowego, powinno zostać spisane w formie
protokolarnej.
§6
Analiza rynku nabywanych Materiałów i Usług
1.
Specyfikacja kupowanych Materiałów i Usług przekazana przez Zlecającego stanowi podstawę
do oceny rynku danych Materiałów i Usług. Specyfikacja jest dostarczana Zespołowi
Przetargowemu przez Zlecającego.
2.
Zespół Przetargowy przeprowadza analizę rynku Dostawców lub korzysta z już wykonanych i
aktualnych analiz. Zespół Przetargowy pozyskuje informacje z dostępnych źródeł, takich, jak:
internet, publikacje, informacje uzyskane w wyniku zapytań o informację, bezpośredni kontakt z
Dostawcami, itd.. Jeżeli Zespół Przetargowy uzna, że uzyskane informacje są wystarczające,
kończy analizę. Wynik analizy jest uwzględniany w procesie zakupowym, w szczególności kiedy
pozyskiwana jest informacja na temat aktualnych cen, standardów, warunków płatności, itp.,
dotycząca
rynku
nabywanych
Materiałów
lub
Usług,
na
które
zostało
Zgłoszone
Zapotrzebowanie.
3.
Proces analizy rynku oraz wyboru Dostawców na listę potencjalnych Dostawców, jest
dokumentowany.
4.
Zespół Przetargowy proponuje odpowiedni plan działania, który może obejmować negocjacje z
obecnymi Dostawcami i/lub wysłanie Zapytań ofertowych do nowych Dostawców.
5.
Zespół Przetargowy określa harmonogram działania, m.in. określając daty rozesłania zapytań
ofertowych, datę nadsyłania ofert oraz terminy negocjacji.
§7
Stworzenie listy potencjalnych Dostawców
1.
Zasadą jest wysyłanie Zapytań Ofertowych do jak najszerszej liczby dostawców poprzez np.
umieszczanie Zapytań Ofertowych na stronie internetowej Spółdzielni. Jeżeli Zespół Przetargowy
wysyła Zapytanie Ofertowe do ograniczonej liczby dostawców, musi uzasadnić swoją decyzję w
Notatce z postanowień Zespołu Przetargowego.
2.
Zespół Przetargowy tworzy listę potencjalnych Dostawców, do których wysłane zostaną
zapytania ofertowe, uwzględniając dokonaną analizę rynku. Lista potencjalnych Dostawców
powinna zawierać co najmniej trzech Dostawców, z zastrzeżeniem treści § 8 ust. 7-9 niniejszego
regulaminu. Członek Zespołu Przetargowego ma prawo wskazać dodatkowych Dostawców lub
Str. 8
zaproponować wykluczenie Dostawców, do których wysłane zostanie zapytanie ofertowe,
uzasadniając odrębne zdanie w notatce Zespołu Przetargowego. W przypadku zakupu
specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją projektów, lista potencjalnych
Dostawców musi zostać zaakceptowana przez Kierownika Działu Organizacyjno-Prawnego lub
osobę przez niego upoważnioną.
3.
Jeśli w danym obszarze zakupu istnieje kilka umów ramowych, to Dostawcy ci zostają
automatycznie zakwalifikowani jako potencjalni Dostawcy, chyba że Członkowie Zespołu
Przetargowego postanowią inaczej.
4.
Ustalenia
wynikające
z
analizy
rynku,
ustalenia
zakresów
czasowych
prac
Zespołu
Przetargowego, określenia listy potencjalnych Dostawców, ustalenia zasad oceny i strategii
wyboru Dostawcy, Zespół Przetargowy zakreśla w notatce, która zostaje zatwierdzona przez
wszystkich Członków Zespołu Przetargowego. Wzór notatki stanowi Załącznik nr do niniejszego
regulaminu.
5.
Powyższa notatka jest zatwierdzana przez Członka Zarządu odpowiedzialnego w pionie za
zamawiane Materiały lub/i Usługi.
6.
Notatka powinna zostać zatwierdzona przed wysłaniem Zapytań Ofertowych i opatrzona datą
podpisu. W przypadku jakichkolwiek zmian w trakcie trwania procesu zakupowego dotyczących
elementów znajdujących się w notatce, które to zmiany wynikają z zapisów niniejszego
regulaminu, konieczne jest ponowne zatwierdzenie notatki.
§8
Wybór najkorzystniejszych ofert
1. Zespół Przetargowy zobowiązany jest przeprowadzić ocenę ofert i wybór Dostawcy w możliwie jak
najkrótszym czasie tak, aby nie spowodować możliwości wystąpienia zakłóceń w działalności
Spółdzielni.
2. Proces wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadzony przez Zespół Przetargowy powinien
obejmować następujące elementy:
a) przygotowanie zapytań ofertowych i ocena ofert w celu stworzenia Krótkiej Listy potencjalnych
Dostawców,
b) negocjacje z Dostawcą/Dostawcami wybranymi na Krótką Listę,
c) rekomendację wyboru Dostawcy, z którym zostanie podpisana umowa.
3. W uzasadnionych przypadkach proces wyboru Dostawcy przebiega w sposób dwustopniowy:
poprzez stworzenie Długiej Listy Dostawców, a następnie Krótkiej Listy Dostawców. Decyzję w
tym zakresie podejmuje Zespół Przetargowy.
4. Dopuszcza się składanie ofert zarówno poprzez e-mail, jak i w formie papierowej. W przypadku
złożenia ofert w obu formach, wiążąca jest forma papierowa (powinno to być zaznaczone w
zapytaniu ofertowym). W przypadku ustalenia przez Zespół Przetargowy wymogu złożenia ofert w
kopertach, zasady otwarcia kopert ustala Zespół Przetargowy. Zasadą jest, że po terminie
składania ofert, na pierwszym posiedzeniu Zespołu Przetargowego otwarcie ofert i potwierdzenie
Str. 9
nienaruszalności kopert dokumentowane jest poprzez podpisy obecnych na spotkaniu Członków
Zespołu Przetargowego w notatce dokumentującej spotkanie. Przy wymogu składania ofert w
oddzielnych kopertach dla części technicznej i handlowej otwierana jest tylko część techniczna.
Część handlowa ofert otwierana jest dopiero po ocenie części technicznej przez Członków
Zespołu Przetargowego.
§9
Przygotowanie Zapytań ofertowych i ocena odpowiedzi na zapytania w celu stworzenia Długiej
/Krótkiej Listy potencjalnych Dostawców
1. W przypadku, gdy Zlecający lub Zespół Przetargowy nie postanowił inaczej, przyjmuje się
następujące kryteria i wagi oceny ofert:
a. Wszelkie zakupy, z wyjątkiem zakupów usług doradczych, szkoleniowych i prawnych :
•
ocena merytoryczna (np. posiadane licencje, certyfikaty, referencje) – 30% udziału w
ocenie ważonej,
•
cena i pozostałe warunki handlowe (np. warunki płatności) – 70% udziału w ocenie
ważonej.
b. Usługi doradcze, prawne i szkolenia:
•
kryteria merytoryczne (np. zgodność oferowanych usług z wymaganiami Zlecającego,
wiarygodność doradcy, np. stabilność finansowa, posiadane licencje, certyfikaty,
referencje, doświadczenie) – 70% udziału w ocenie ważonej,
•
kryteria handlowe (np. cena i pozostałe warunki handlowe, np. warunki płatności,
dodatkowe koszty, stawki na usługi dodatkowe) – 30% udziału w ocenie ważonej.
2. Jeżeli wymienione w ust. 1 pkt. a) niniejszego paragrafu kryteria i ich wagi mają zastosowanie do
dokonywanych ewaluacji ofert, nie jest wymagane ich wcześniejsze (tj. przed wysłaniem zapytania
do Dostawców) zatwierdzenie przez Członków Zespołu Przetargowego.
3. W przypadku zakupów technicznych, kryteria handlowe stanowią zawsze minimum 70% wagi
oceny chyba, że na inny podział wag wyraził zgodę Członek Zarządu odpowiedzialny w pionie za
zamawiane Materiały lub/i usługi.
4. Zespół Przetargowy jest zobowiązany do ustalenia szczegółowych zasad przyznawania punktów.
Zasady te mają zapewnić m.in. to, że ocena części finansowej danej oferty jest dokonywana w
jednakowy sposób, poprzez przyznawanie takiej samej ilości punktów za daną cenę (najniższa
cena jest najwyżej punktowana).
5. W przypadku, gdy będzie tworzona Długa Lista Dostawców, Zespół Przetargowy, przed wysłaniem
zapytania ofertowego, tworzy wagi dla stworzenia Długiej Listy Dostawców oraz Krótkiej Listy
Dostawców. W przypadku, jeżeli Zespół nie zatwierdzi odmiennych kryteriów i wag dla Długiej
Listy, zastosowanie mają zasady ust.1 niniejszego paragrafu.
6. W przypadku, gdy istnieje tylko jeden możliwy Dostawca lub monopolista lub zakup jest
dokonywany w trybie pilnym, nie ma obowiązku tworzenia kryteriów i ich wag.
Str. 10
7. Kupiec na podstawie decyzji Zespołu Przetargowego tworzy i wysyła zapytania ofertowe do
potencjalnych Dostawców.
8. Przed wysłaniem Zapytania Ofertowego Zespół Przetargowy zobowiązany jest sprawdzić, czy dany
Dostawca nie został oceniony jako Dostawca zdyskwalifikowany podczas dokonywanej
systematycznie oceny Dostawców, zgodnie z Procedurą Oceny Dostawców. Jeżeli posiada on
status Dostawcy zdyskwalifikowanego, Zespół Przetargowy podejmuje działania zgodnie z
Procedurą Oceny Dostawców.
9. Zapytanie ofertowe powinno zawierać (w zależności od przedmiotu postępowania ofertowego):
a.
oznaczenie Spółdzielni zgodnie z następującym wzorem: …………………….
b.
oznaczenie Spółdzielni może znajdować się na papierze firmowym, o ile zawiera on wszystkie
wskazane powyżej elementy, a także w mailu pod określeniem jego nadawcy,
c.
specyfikację Materiału lub Usługi łącznie z wyszczególnieniem dodatkowych Usług, które mają
być wykonane w ramach Zamówienia/Umowy,
d.
warunki, które powinni spełnić oferenci, aby ich odpowiedź była rozpatrywana,
e.
warunki dostawy Materiału/dostarczenia Usługi,
f.
informację o możliwości korzystania z poddostawców,
g.
tryb porozumiewania się z Zespołem Przetargowym,
h.
wymóg zapoznania się z warunkami zapytania ofertowego i ich akceptacji,
i.
ewentualny wymóg dołączenia danych pozwalających na ocenę wiarygodności finansowej
zgodnie z § 10 niniejszego regulaminu,
j.
określenie miejsca, sposobu (forma elektroniczna i/lub papierowa) i nieprzekraczalnego
terminu złożenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe,
k.
określenie dokumentów, danych, jakie mają dostarczyć Dostawcy,
l.
informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć Dostawcy w celu potwierdzenia spełnienia
określonych warunków, jeżeli takie dokumenty są wymagane,
m. określenie wymaganego terminu wykonania Usługi/dostawy Materiałów lub prośbę o
przedstawienie harmonogramu działań, z wyjątkiem zapytań ofertowych, w których kryterium
to nie jest niezbędne lub jest już określone,
n.
zapytanie o czas działania na rynku, referencje, zasięg działania, głównych klientów, kapitał
zakładowy opłacony (w przypadku Spółek), za wyjątkiem przypadków, gdy te informacje są
znane Członkom Zespołu Przetargowego,
o.
wymóg zawarcia w odpowiedzi na zapytanie oświadczenia, że nie wszczęto postępowania
likwidacyjnego lub upadłościowego,
p.
podpis Kupca lub Przewodniczącego Zespołu Przetargowego w przypadku wysyłania wersji
papierowej,
Str. 11
q.
w stosownych przypadkach wymóg złożenia treści zapytania ofertowego w dwóch częściach:
technicznej i handlowej,
r.
ogólne Warunki Zakupu lub szczegółowe zapisy umowy, która miałaby zostać podpisana, o ile
specyfika zakupu na to pozwala,
s.
minimum 7-dniowy termin na złożenie ofert od daty otrzymania zapytania ofertowego
(ustalenie krótszego terminu na złożenie ofert musi być uzasadnione przez Zespół
Przetargowy w notatce z postanowień Zespołu Przetargowego),
t.
w przypadku specjalistycznych usług prawnych, wymóg złożenia oświadczenia w przedmiocie
braku konfliktu interesów, zgodnie z treścią ustaloną każdorazowo z Kierownikiem Działu
Organizacyjno-Prawnym lub osobą przez niego upoważnioną.
10. W zapytaniu ofertowym należy uwzględnić następujące zapisy:
„Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą
prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz
do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym
zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie
ofertowe.
Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do odwołania, zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i
odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia
wobec Zapraszającego.
Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c.”.
11. Zespół Przetargowy dokonuje wstępnej weryfikacji wszystkich odpowiedzi na zapytanie ofertowe
nadesłanych przez potencjalnych Dostawców. Wstępna weryfikacja polega na sprawdzeniu
poprawności formalnej części technicznej ofert i zgodności z oczekiwaniami zawartymi w
wysłanym zapytaniu ofertowym.
12. W sytuacji, gdy wśród nadesłanych odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie ma przynajmniej trzech
spełniających wszystkie warunki formalne oraz wymagania określone w zapytaniu ofertowym lub
podane warunki budzą wątpliwości Członków Zespołu Przetargowego, zwracają się oni pisemnie
do potencjalnych Dostawców o uzupełnienie lub poprawienie odpowiedzi w określonym terminie.
Zespół Przetargowy może także zdecydować o rozesłaniu zapytań ofertowych do innych
Dostawców celem kontynuowania procesu oceny odpowiedzi i wyboru Dostawcy, a tym samym
lista potencjalnych Dostawców zostaje uzupełniona o nowych oferentów.
13. W przypadku konieczności dodatkowych wyjaśnień udzielanych Oferentom, powinny być one
wysyłane w tym samym czasie i do wszystkich Oferentów, którzy przysłali Oferty.
14. Zespół Przetargowy może przesunąć termin składania ofert w przypadkach:
•
kiedy do postępowania zostanie dołączony dodatkowy Oferent,
•
kiedy oferenci skierują do Zespołu Przetargowego pytania w zakresie doszczegółowienia
zapytań ofertowych,
Str. 12
•
kiedy oferent wystąpi do Zespołu Przetargowego o przedłużenie terminu.
15. Po wstępnej weryfikacji odpowiedzi na Zapytania ofertowe, Zespół Przetargowy dokonuje wyboru
odpowiedzi (Dostawców), które spełniają wymagania określone w Zapytaniu ofertowym oraz
spełniają wymogi formalne, tworzy Krótką Listę, a w wypadku, gdy proces przebiega w trybie § 8
ust. 3 niniejszego regulaminu, tworzy Długą Listę Dostawców. Fakt utworzenia listy Zespół
Przetargowy dokumentuje.
16. Zgodnie z ustalonymi kryteriami oceny odpowiedzi, Zespół Przetargowy dokonuje kwalifikacji
Dostawców z Długiej Listy na Krótką Listę. Głównym celem tego etapu jest zapewnienie, że
wszystkie zakwalifikowane odpowiedzi spełniają wymogi jakościowe i techniczne zdefiniowane
przez Zlecającego.
17. Krótka Lista powinna zawierać co najmniej trzech Dostawców. Jeżeli nie będzie możliwe
skompletowanie trzech Dostawców, to Zespół Przetargowy dokumentuje ten fakt i przystępuje do
negocjacji z pozostałymi Dostawcami/Dostawcą.
18. Jeżeli jest prowadzony dwuetapowy proces wyboru Dostawcy, a Zespół Przetargowy otrzymał tylko
trzy lub mniej ofert, Zespół Przetargowy ma prawo podjąć decyzję o przeprowadzeniu
jednoetapowego procesu i ocenić te oferty wg kryteriów z Krótkiej Listy.
19. Oceny technicznej dokonują komórki merytoryczne Spółdzielni, oceny handlowej dokonuje Kupiec.
Ocena handlowa dokonywana jest po ocenie technicznej.
20. Nie dopuszcza się stosowania niemierzalnych kryteriów opisowych dla oceny technicznej, za
wyjątkiem zakupów usług profesjonalnych, w tym w szczególności usług prawnych.
§ 10
Weryfikacja finansowa Dostawcy
1.
Przy zakupach inwestycyjnych powyżej 500.000 zł wymagane jest dokonanie oceny Dostawcy
pod kątem wiarygodności finansowej.
2.
Ocena/weryfikacja wiarygodności finansowej może zostać zlecona firmie zewnętrznej. Jeżeli
Dostawca był oceniany pod kątem finansowym zgodnie z Procedurą Oceny Dostawców, można
wykorzystać dokonaną już ocenę.
§ 11
Negocjacje z Dostawcami wybranymi na Krótką Listę
1.
Zespół Przetargowy przeprowadza z Dostawcami wybranymi na Krótką Listę negocjacje
dotyczące warunków umowy (m.in. w zakresie ceny, sposobu płatności, terminu realizacji
dostawy, jakości oferowanych Materiałów lub Usług, udzielanych gwarancji, bądź innych
dodatkowych udogodnień i rabatów). Wskazane jest, aby negocjacje cenowe rozpoczynać
dopiero po uzyskaniu od wszystkich Dostawców ich ostatecznych, pod względem merytorycznym
ofert.
Str. 13
2.
Przewodniczący Zespołu Przetargowego obowiązkowo dokumentuje negocjacje (również
telefoniczne) w formie podpisanej przez siebie oraz Członków Zespołu Przetargowego
uczestniczących w negocjacjach, notatki.
3.
W toku prowadzonych negocjacji z Dostawcami, prowadzonych zarówno w formie ustnej, jak i
pisemnej, Przewodniczący Zespołu Przetargowego informuje Dostawców, iż przedstawione w
toku negocjacji warunki Umowy ze strony Spółdzielni nie są wiążące i zostaną potwierdzone po
zatwierdzeniu wyboru Dostawcy zgodnie z niniejszym regulaminem.
4.
Potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy, przedstawienia wiążącej oferty, mogą dokonać
jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo w tym zakresie.
5.
Po przeprowadzeniu negocjacji, Zespół Przetargowy przystępuje do ostatecznego porównania
ofert Dostawców z Krótkiej Listy. Oferty poddawane są ocenie według współczynników
wagowych. Ocena dokonywana jest wspólnie przez Członków Zespołu Przetargowego. Przy
wyborze oferty dotyczącej specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją projektów,
oferty poddawane są ocenie według współczynników wagowych przypisanych w większej części
czynnikom merytorycznym, a w mniejszej handlowym oferty. Oceny merytorycznej oferty
dokonuje wyłącznie Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego lub osoba przez niego
upoważniona.
6.
Jeżeli istnieją rozbieżności pomiędzy Członkami Zespołu Przetargowego co do wyników
dokonanej oceny Dostawcy i nie ma zgody na akceptację rekomendacji wyboru Dostawcy,
ostateczną decyzję o wyborze podejmuje Członek Zarządu odpowiedzialny w pionie za
zamawiane Materiały lub/i usługi.
7.
Członkowie Zespołu Przetargowego, którzy mieli inne zdanie co do rekomendacji wyboru
Dostawcy, są zobowiązani do zamieszczenia tej informacji w dokumentacji.
§ 12
Zatwierdzanie Wyboru Dostawcy
1. Przewodniczący Zespołu Przetargowego jest odpowiedzialny za udokumentowanie procesu
wyboru Dostawcy oraz stworzenie metryki/protokołu z wyboru Dostawcy.
2. Metryka/Protokół powinien zawierać informacje o procesie, a w szczególności dotyczące
streszczenia i porównania złożonych ofert, procesu wyboru dostawcy (czy była to aukcja,
negocjacje, itp.) i przyczyn takiego procedowania, powodów ograniczenia listy dostawców,
informacji o spełnieniu warunków przez oferentów. Dopuszcza się rezygnację z części
wymienionych elementów, jeżeli zawiera je notatka z postanowień Zespołu Przetargowego, która
będzie dołączona do dokumentacji zakupowej (np. decyzja o sposobie wyboru, liście dostawców,
ograniczenie procesu).
3. Do metryki wyboru Dostawcy Kupiec załącza, o ile specyfika zakupu na to pozwala, zatwierdzony i
gotowy do podpisania projekt umowy.
4. Wybór Dostawcy jest zatwierdzany przez Członka Zarządu odpowiedzialnego w pionie za
zamawiane Materiały lub/i usługi.
Str. 14
5. W przypadku zakupu specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją projektów, wybór
Dostawcy zatwierdza Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego lub osoba przez niego
upoważniona.
6. Dopuszcza się wybór więcej niż jednego Dostawcy w ramach procesu wyboru Dostawcy w
następujących sytuacjach:
a)
gdy jeden Dostawca nie jest w stanie zapewnić całego wolumenu zakupu w wymaganym
terminie przez Zlecającego. Można wtedy cały zakup rozłożyć na kilku Dostawców.
b)
w celu zabezpieczenia zlecenia, na żądanie Zlecającego, podpisana może być umowa
zabezpieczająca z drugim pod względem kryteriów ocenionym Dostawcą, uruchamiana w
przypadku, kiedy wybrany pierwszy Dostawca nie jest w stanie wywiązać się z umowy,
c)
w przypadku usług profesjonalnych, kiedy istnieją różnice merytoryczne dla różnych
elementów Usługi,
d)
przy podpisywaniu umów ramowych.
7. Przy wyborze więcej niż jednego Dostawcy, dopuszcza się podpisanie z każdym z wybranych
Dostawców osobnej umowy na wynegocjowanych warunkach.
8. W przypadku, kiedy po dokonaniu wyboru Dostawcy okaże się, że nie jest on w stanie wypełnić
warunków zakupu lub odmawia współpracy, Zespół Przetargowy może dokonać wyboru
Dostawcy, który uzyskał następne miejsce zgodnie z punktacją na Krótkiej Liście wyboru
Dostawców, o ile jego oferta nadal obowiązuje lub rozpocząć nowy proces wyboru Dostawcy.
Konieczna do tego jest zgoda wszystkich Członków Zespołu Przetargowego, zaś w przypadku
zakupu specjalistycznych usług prawnych związanych z realizacją projektów, konieczna jest
zgoda Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego lub osoby przez niego upoważnionej.
§ 13
Sporządzenie Umowy
1.
Podstawą realizacji Przedmiotu Zakupu jest Umowa, której warunki zaakceptował Dostawca i
Spółdzielnia lub Zamówienie, do którego realizacji przystąpił Dostawca bez zastrzeżeń.
2.
Za stworzenie umowy odpowiedzialny jest Kupiec. Obowiązkiem Zlecającego jest przekazanie
wszelkich informacji do części merytorycznej pozwalających na stworzenie technicznej części
umowy.
3.
Umowy są zawierane przez osoby posiadające odpowiednie pełnomocnictwa, z zastrzeżeniem, iż
jednym z pełnomocników jest osoba z pionu zlecającego zakup.
§ 14
Okresowa weryfikacja zawartych Umów Ramowych
1. W celu zweryfikowania dotychczasowej współpracy z Dostawcą oraz zapewnienia jak najlepszych
warunków zakupowych dla Spółdzielni, Kupiec, we współpracy ze Zlecającym, zobowiązany jest
do regularnego przeprowadzania weryfikacji zawartych Umów ramowych o okresie obowiązywania
dłuższym niż 2 lata. Weryfikacja umów na specjalistyczne doradztwo prawne może być
Str. 15
dokonywana tylko i wyłącznie przy współudziale Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego lub
osoby przez niego upoważnionej.
2. Weryfikacja powinna być przeprowadzana nie rzadziej niż raz na 2 lata:
•
pierwsza weryfikacja powinna być dokonana w 2 roku obowiązywania umowy,
•
każda następna weryfikacja powinna być dokonywana zgodnie z wnioskami zawartymi w
protokole z weryfikacji, ale nie później niż po 24 miesiącach od poprzedniej weryfikacji.
3. Weryfikacja dotyczy specyfikacji technicznej Materiałów, warunków komercyjnych i formalnych
Umowy, ceny, jak również oceny Dostawcy pod kątem wywiązywania się z dotychczasowych
zobowiązań
i
powinna
być
przeprowadzana
z
uwzględnieniem
środków
budżetowych
przeznaczonych na zakupy w kolejnym roku i terminów ewentualnych wypowiedzeń umów.
4. Wyniki weryfikacji muszą zostać opisane w formie Protokołu. Protokół powinien zawierać
rekomendację co do celowości dalszej współpracy z danym Dostawcą i działania, które powinny
zostać podjęte w celu zapewnienia zgodności warunków Umowy z warunkami rynkowymi. W
przypadku weryfikacji umów na specjalistyczne doradztwo prawne, konieczne jest uzyskanie dla
przygotowanej rekomendacji akceptacji Kierownika Działu Organizacyjno-Prawnego lub osoby
przez niego upoważnionej.
5. Jeżeli w wyniku przeprowadzenia okresowej oceny Umowy z Dostawcą stwierdzone zostanie, że
warunki oferowane przez Dostawcę są mniej korzystne dla Spółdzielni niż warunki oferowane
przez innych Dostawców (z uwzględnieniem łącznych kosztów zmiany Dostawcy), Kupiec
zobowiązany jest:
a. podjąć z Dostawcą rozmowy mające na celu uzyskanie satysfakcjonujących warunków i
aneksowanie Umowy,
b. w razie niepowodzenia rozmów, w uzgodnieniu ze Zlecającym, podjąć niezbędne czynności
mające na celu rozwiązanie Umowy z dotychczasowym Dostawcą oraz nawiązać współpracę
(przygotować nową Umowę) z nowym Dostawcą, gwarantującym najkorzystniejsze warunki,
zgodnie z zasadami wyboru Dostawcy uregulowanymi w niniejszym regulaminie.
Str. 16
Załącznik nr ….
…………………….., dn. ........................
OŚWIADCZENIE CZŁONKA ZESPOŁU PRZETARGOWEGO
Oświadczam, że w stosunku do Dostawców, w odniesieniu do których biorę udział w Procesie Wyboru
Dostawcy .........................................………………...….. :
a) Nie
jestem
właścicielem,
wspólnikiem
spółki
osobowej
(Dostawcy),
nie
posiadam
akcji/udziałów (nie dotyczy spółek giełdowych), nie jestem członkiem organów spółek
kapitałowych (Dostawcy),
b) Nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zasiadającą w
organach zarządzających i nadzorczych spółki (Dostawcy),
c) Nie pozostaję w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione
wątpliwości, co do bezstronności (konflikt interesów),
d) Nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia ze spółką (Dostawcą), nie jestem członkiem
organów spółki (Dostawcy).
e) Mój współmałżonek, zstępni, wstępni, krewni, powinowaci w linii prostej do drugiego stopnia,
nie są właścicielami, wspólnikami spółek osobowych (Dostawcy), nie posiadają akcji/udziałów
(za wyjątkiem spółek giełdowych), nie są członkami organów spółek kapitałowych (Dostawcy),
nie są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zasiadającą w organach
zarządzających i nadzorczych spółki (Dostawcy) –
Zobowiązuję się do ochrony informacji uzyskanych podczas procesu wyboru Dostawcy.
......................................
Str. 17
Załącznik nr ….
Notatka z postanowień Zespołu Przetargowego.
Data.............................
Skład Zespołu Przetargowego
Wyniki analizy rynku
Określenie potencjalnych wykonawców
Kryteria i wagi oraz zasady oceny i data
ich ustalenia
Strategia wyboru Dostawcy
Harmonogram/zakres czasowy prac Zespołu Oceniającego:
•
•
•
•
•
Podpisy Członków Zespołu Przetargowego:
1...........................................................
2..........................................................
Zatwierdzam:
..................................................
Str. 18