F8WEB WDR Integracja z ePUAP

LTC Sp. z o.o. – Siedziba
98-300 Wieluń, ul. Narutowicza 2
NIP 8270007803 REGON 005267185
KRS 0000196558 Kapitał zakł. 5 000 000 PLN
Sąd Rej. Łódź-Śródmieście XX Wydział KRS
Adres kontaktowy – Oddział w Łodzi
93-490 Łódź, ul. Pabianicka 159/161
tel. (42) 206 66 00, (42) 684 98 91
fax (42) 684 98 92
[email protected], http://www.finn.pl
F8WEB WDR
Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
© 2012 LTC Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone
Spis treści
1. Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP korespondencji przychodzącej....................2
2. Przygotowanie pisma wychodzącego...............................................................................................4
3. Podpisywanie dokumentu elektronicznego....................................................................................10
4. Obsługa pisma wychodzącego ePUAP...........................................................................................12
5. Uwagi .............................................................................................................................................14
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
1. Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP w korespondencji
przychodzącej
1.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB.
1.2. Uruchomić z drzewa menu w lewej części ekranu odpowiedni rejestr korespondencji
przychodzącej (polecenie Kancelaria sekretariat → RKP.PeUP- Rejestr korespondencji
przychodzącej PeUP.)
UWAGA: Nazwa rejestru zależna jest od konfiguracji wykonanej przez lokalnego administratora
systemu i może nie być zgodna z ta, która została podana w przykładzie.
1.3. W prawej części ekranu na nowej pozycji wybrać z rozwijanego menu Pokaż szczegóły.
1.4. Zweryfikować poprawność pól (w szczególności: Temat, Rodzaj dokumentu, Data pisma,
Sposób wysłania, Nadawca).
1.5. Wejść do repozytorium plików - ikona aktówki w lewej górnej części ekranu.
2
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
1.6. Zweryfikować podpis elektroniczny otwierając plik weryfikacja.xml.
1.7. Zweryfikować poprawność i kompletność dokumentu elektronicznego otwierając plik wniosku.
1.8. Dokument otwiera się w nowym oknie przeglądarki jako dokument Platformy Formularzy
Elektronicznych (dokument PFE).
3
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
1.9. Ewentualne załączniki można zapisać lokalnie na dysku i zweryfikować.
UWAGA: Załączniki, w zależności od konfiguracji systemu obiegu dokumentów przez lokalnego
administratora, mogą być umieszczane bezpośrednio w repozytorium dokumentów lub być dostępne w
edycji formularza PFE.
1.10. Zamknąć wniosek i repozytorium plików, wrócić do pisma przychodzącego.
1.11. Przekazać dokument w postaci elektronicznej zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym.
1.12. Wybrać Powrót bez zapisu w dolnej części ekranu.
4
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
2. Przygotowanie pisma wychodzącego
2.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB.
2.2. Uruchomić z drzewa manu w lewej części ekranu polecenie Obieg dokumentów, procesy →
Spisy spraw wg JRWA i komórek (wydziałów) → Rozpoczęte i wznowione. Należy wyszukać
sprawę wcześniej założoną na podstawie wpływającego do jednostki pisma przychodzącego.
2.3. Klikając lewym przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać Dodaj
nowe pismo wychodzące.
5
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
2.4. Wybrać typ dokumentu Korespondencja wychodząca.
2.5. Uzupełnić lub zweryfikować pola edycyjne w zakładce Nagłówek (w szczególności: Temat,
Rodzaj dokumentu, Data pisma, Sposób wysłania, Nadawca).
2.6. Uzupełnić pole treść w zakładce Treść
2.7. Kliknąć Zastosuj w dolnej części ekranu.
6
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
2.8. Z paska Menu dostępnego w górnej części ekranu wybrać Operacje → Wykorzystaj Szablon.
2.9. Z rozwijanego manu Typ szablonu wybrać Dokument PFE (Platforma Formularzy
Elektronicznych).
2.10. Z rozwijanego manu Szablon wybrać wzór który ma zostać wykorzystany w piśmie.
2.11. Wybrać Otwórz dokument.
7
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
2.12. Dokument otwiera się w nowym oknie przeglądarki jako dokument Platformy Formularzy
Elektronicznych (dokument PFE).
2.13. Zweryfikować ewentualnie uzupełnić treść dokumentu.
2.14. Wczytać ewentualne załączniki do dokumentu PFE.
2.15. Zweryfikować poprawność dokumentu poprzez oznaczenie nieprawidłowych pól.
2.16. Z paska w górnej czyści ekranu wybrać Zapisz i zamknij.
8
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
2.17. Zamknąć okno dodawania szablonu dokumentu.
2.18. Zapisać wprowadzone zmiany w korespondencji wychodzącej.
2.19. Przekazać dokument do podpisu zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym.
2.20. Wybrać Powrót bez zapisu w dolnej części ekranu.
3. Podpisywanie dokumentu elektronicznego
3.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB.
3.2. Odebranie pisma przekazanego w systemie FINN 8 SQL WEB, z drzewa menu w lewej części
ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy → Dokumenty → Nieodebrane.
3.3. Klikając lewy przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać potwierdź
odebranie.
3.4. Z drzewa menu w lewej części ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy → Dokumenty →
w opracowaniu.
3.5. Wejść do repozytorium plików - ikona aktówki w lewej części ekranu.
3.6. Zweryfikować dokument elektroniczny otwierając plik wniosku.
9
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
3.7. Dokument otwiera się w nowym oknie przeglądarki jako dokument Platformy Formularzy
Elektronicznych (dokument PFE).
3.8. Ewentualne załączniki można zapisać lokalnie na dysku i zweryfikować.
3.9. Uruchomić obsługę podpisu elektronicznego.
3.10. Podpisać dokument.
UWAGA: Dokument wysyłany do ePUAP musi zostać podpisany podpisem kwalifikowanym certyfikatem.
10
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
3.11. Z paska w górnej czyści ekranu wybrać Zapisz i zamknij.
UWAGA: Aby po zamknięciu zweryfikować podpis w repozytorium plików należy odświeżyć stronę.
Po odświeżeniu w repozytorium zostanie wyświetlony plik weryfikacja.xml.
3.12. Zamknąć repozytorium plików.
3.13. Zatwierdzić podpisany dokument do czystopisu
3.14. Przekazać dokumenty do wysłania zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym.
11
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
4. Obsługa pisma wychodzącego ePUAP
4.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL WEB.
4.2. Odebranie pisma przekazanego w systemie FINN 8 SQL WEB, z drzewa menu w lewej części
ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy → Dokumenty → Nieodebrane.
4.3. Klikając lewy przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać potwierdź
odebranie.
4.4. Z drzewa menu w lewej części ekranu wybrać Obieg dokumentów, procesy → Dokumenty →
W opracowaniu.
4.5. Klikając lewy przyciskiem myszy na wybranej pozycji z rozwijanego menu wybrać Wyślij
elektronicznie → Wyślij do ePUAP.
12
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
4.6. Z rozwijanej listy okna Wyślij do ePUAP wybrać odpowiedni rejestr korespondencji
wychodzącej np. RKW.PeUP – rejestr korespondencji wychodzącej PeUP.
UWAGA: Nazwa rejestru zależna jest od konfiguracji wykonanej przez lokalnego administratora systemu i
może nie być zgodna z ta, która została podana w przykładzie.
4.7. Kliknąć Wyślij w dolnej części ekranu.
4.8. Wysyłana pozycja zostanie automatycznie zarejestrowana w poleceniu: Kancelaria, sekretariat
→ rkw.PeUP Rejestr korespondencji wychodzącej
UWAGA: Kancelaria musi śledzić datę powrotu potwierdzenia od klienta (Urzędowe Poświadczenie
Dostarczenia). Można to analizować np. poprzez włączenie odpowiedniej kolumny w opcji
„Dostosuj” umożliwiającej personalizację widoku użytkownika w rejestrze korespondencji
wychodzącej. W przypadku braku potwierdzenia odebrania dokumentu, w czasie określonym w
Rozporządzeniu, przez adresata/adresatów należy zastosować inny sposób dostarczenia dokumentu.
5. Uwagi
5.1. Uzupełnienie danych kontrahenta o adres skrytki na ePUAP
Wysłanie dokumentu do klienta jest możliwe tylko gdy w kartotece kontrahentów uzupełniony jest
jego adres skrytki na ePUAP. Przy kontrahencie w piśmie dokumencie wyświetlane jest logo ePUAP.
13
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
5.2. Jeżeli dokument PFE zawiera załączniki aby móc je zapisać lokalnie należy otworzyć
dokument do edycji.
Dokument do edycji otwiera się z poziomu repozytorium plików poprzez ikonę edytuj w kolumnie
operacje.
Otwierając dokument poprzez kliknięcie na jego nazwę otwieramy dokument tylko do podglądu. W
dokumencie do podglądu widzimy informację o załącznikach ale nie możemy ich pobrać.
5.3. Wysyłany dokument do ePUAP musi spełniać wymagania:
Plik wysyłany musi mieć format pliku xml (dokument PFE).
Dokument musi zawierać podpis elektroniczny kwalifikowany weryfikowany przy pomocy
ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
•
Dokument korespondencji wychodzącej musi mieć status czystopis.
1. Załączniki
Załączniki do dokumentu elektronicznego dodaje się podczas edycji dokumentu PFE
•
•
5.4. W celu wysłania do ePUAP należy posiadać uprawnienie W-wykorzystanie do danego rejestru
korespondencji wychodzącej. W przypadku braku tego uprawnienia nie można wysłać pisma do
ePUAP, nie można wybrać rejestru korespondencji wychodzącej.
6. Publikacja wybranych kart usług na ePUAP
6.1. Zalogować się do systemu FINN 8 SQL PeUP poprzez stronę admin.peup.pl.
6.2. Uruchomić z drzewa menu w lewej części ekranu odpowiednią usługę przechodząc przez
Katalog usług → Grupy usług → Usługi → Podpozycje
14
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
6.3. Wybraną podpozycję w prawej części ekranu wybrać Edytuj
6.4. Z rozwijanej listy wybrać odpowiedni Opis usługi na ePUAP
6.5. Oznaczenie pola Auto ePUAPW zapewni, że karta danej usługi będzie automatycznie
aktualizowana na ePUAP.
15
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
6.6. Po dokonaniu zmian zapisać i wyjść
6.7. Z mamu rozwijanego na danej pozycji wybrać Wyślij kartę usługi do ePUAP
6.8. Karta usługi będzie widoczna na Platformie ePUAP po około 2 godzinach
UWAGA: W przypadku publikacji wszystkich Kart usług na ePUAP wystarczy z pozycji Katalog
usług zaznaczyć wszystkie pozycje i wysłać je na ePUAP. Opis usługi na ePUAP zostanie
uzupełniony automatycznie.
16
F8WEB WDR - Integracja z ePUAP - Instrukcja Użytkownika
Koniec
17