Procedura wyboru dostawców, dokonywania zakupów i rozliczania

Transkrypt

Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
Procedura wyboru dostawców, dokonywania zakupów
i rozliczania faktur w Polskim Związku Orientacji Sportowej
Niniejsza
Dotyczy
procedura
opisuje
zasady
dotyczące
wyboru
dostawców,
dokonywania zakupów i rozliczania faktur w Polskim Związku Orientacji
Sportowej
Właściciel
Dyrektor Biura PZOS
Rozdzielnik
Wszyscy pracownicy PZOS i członkowie Zarządu PZOS
Klasyfikacja
Informacja wewnętrzna
informacji
Data
Od 5 stycznia 2013
obowiązywania
Zatwierdzenie procedury:
Stanowisko, imię i nazwisko
Lp.
1.
Zarząd PZOS
Data
Podpis
5.01.2013
Historia dokumentu
Data
Nazwisko
31/01/2012
Jerzy Antonowicz
Sygnatura: 1/2013/PZOS/Biuro
Plik:
Wersja
1.0
Komentarz
Podpis
Wersja pierwotna
Wersja 1.0
Strona 1 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
SPIS TREŚCI
I. WPROWADZENIE .............................................................................................................. 3
I.1. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ............................................................................................... 3
I.2. MECHANIZMY KONTROLNE .................................................................................... 3
II. DEFINICJE ......................................................................................................................... 4
III. WYBÓR DOSTAWCÓW ................................................................................................. 6
III.1. ZASADY OGÓLNE ..................................................................................................... 6
III.2. WYBÓR DOSTAWCÓW – POSTĘPOWANIE PRZETARGOWE ...................... 6
III.3. WYBÓR DOSTAWCÓW– POSTĘPOWANIA NA ZASADACH PORÓWNANIA
OFERT, TRYB CENNIKOWY............................................................................................ 9
III.4. LISTA SPRAWDZONYCH DOSTAWCÓW, WYMAGANE DOKUMENTY ..... 12
IV. ZAMAWIANIE TOWARÓW I USŁUG ....................................................................... 13
IV.1. ZASADY OGÓLNE .................................................................................................. 13
IV.2. ZAKUPY DOKONYWANE BEZ ZAMÓWIENIA ................................................. 13
V. PRZYJMOWANIE I REGULOWANIE FAKTUR ZA TOWARY I USŁUGI.......... 14
VI. ZAŁĄCZNIKI .................................................................................................................. 15
1. ZAŁĄCZNIK NR 1. WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA
PRZETARGOWEGO ........................................................................................................ 15
2. ZAŁĄCZNIK NR 2. WZÓR OPISU FAKTURY ......................................................... 15
3. ZAŁĄCZNIK NR 3. WZÓR ZAMÓWIENIA ................................................................ 15
4. ZAŁĄCZNIK NR 4. KARTA WYBORU DOSTAWCY .............................................. 15
5. ZAŁĄCZNIK NR 5. UPROSZCZONA KARTA WYBORU DOSTAWCY............... 15
Plik:
Wersja 1.0
Strona 2 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
I. WPROWADZENIE
Celem niniejszej procedury jest ustanowienie zasad dotyczących procesu wyboru
Dostawców Polskiego Związku Orientacji Sportowej (PZOS) oraz procesu dokonywania zakupów
w PZOS. Procedura opisuje zasady wyboru dostawców, dokonywania zamówień, zawierania
umów z dostawcami, nabywania towarów i usług, przepływu zamówień, przepływu dokumentów
związanych z procesem zakupów
Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Biura i członków Zarządu PZOS.
I.1. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Każdy pracownik Biura i członek Zarządu PZOS odpowiada za przestrzeganie niniejszej procedury w
ramach swojego zakresu obowiązków. Umowy z kontrahentami podpisywane są przez Prezesa lub
Wiceprezesa PZOS i Skarbnika lub Sekretarza PZOS.
Komisja ofertowa i/lub przetargowa odpowiada za prawidłowy przebieg postępowania wyboru
dostawcy, negocjacje z potencjalnymi dostawcami i wybór dostawcy, z którym PZOS rozpocznie
współpracę.
Dyrektor Biura PZOS odpowiada za przestrzeganie niniejszej procedury, prawidłowy przebieg procesu
postępowań ofertowych i/lub przetargowych.
I.2. MECHANIZMY KONTROLNE
Poniższe mechanizmy wewnętrznej kontroli znajdują zastosowanie względem wszystkich procesów
opisanych w ramach niniejszej procedury:
W ramach narzędzi kontrolnych wbudowanych w proces zakupowy stosuje się:
a. Prowadzenie elektronicznego rejestru zamówień
b. Prowadzenie rejestrów: „Lista dostawców”, „Raport z faktur przychodzących do
PZOS”,
c.
Kontrola zgodności pomiędzy Zamówieniem i fakturą,
d. Sprawdzenie zgodności autoryzacji zaliczek, faktury proforma oraz innych
dokumentów (maile, listy, faxy, itp.),
e. Przestrzeganie rozdzielności funkcji pracowników uczestniczących w procesie.
Plik:
Wersja 1.0
Strona 3 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
II. DEFINICJE
PZOS
Polski Związek Orientacji Sportowej
Dostawca
podmiot zewnętrzny realizujący lub potencjalnie mogący realizować na
rzecz PZOS dostawę towarów lub usług na podstawie umowy ramowej
bądź zamówień
Karta wyboru
dostawcy
raport opisujący przebieg procesu wyboru Dostawcy, sporządzony
przez członków Komisji Przetargowej, odpowiedzialnych za wybór
Dostawcy (Załącznik nr 4)
Komisja Przetargowa
zespół złożony z pracownika i członków Zarządu PZOS. Członkowie
Komisji Przetargowej wspólnie, w ramach posiadanych kompetencji,
ustalają cele negocjacyjne, które razem negocjują z Dostawcą. Komisję
na dany rok kalendarzowy powołuje Zarząd PZOS
Lista Sprawdzonych Dostawców (LSD) – lista dostawców, z którymi PZOS ma podpisane umowy
o współpracę i którzy spełniają kryteria PZOS, jeśli chodzi o jakość
świadczonych usług
Umowa ramowa
umowa zawarta między PZOS-em a Dostawcą, regulująca główne
warunki współpracy takie jak terminy, warunki płatności, kary umowne,
warunki dostaw oraz określająca ogólne ceny
jednostkowe dla
przyszłych wielokrotnych indywidualnych zamówień
Uproszczona Karta Wyboru Dostawcy raport opisujący przebieg procesu wyboru Dostawcy,
sporządzony przez Zleceniodawcę, w przypadku dokonania wyboru
w oparciu o zasady opisane w punkcie
Postępowania
na
zasadzie
III.3. ‘Wybór Dostawców –
porównania
ofert,
tryb
cennikowy’.
(Załącznik nr 5)
Plik:
Wersja 1.0
Strona 4 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
Wniosek o przeprowadzenie postępowania przetargowego
dokument zaakceptowany przez osoby zgodne z stanowiący podstawę
do
rozpoczęcia
postępowania
przetargowego.
Wniosek
stanowi
Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury
Zamówienie
dokument przesyłany do Dostawcy w celu złożenia zamówienia
i dokonania zakupu (Załącznik nr 3). Zamówienie może być składane
drogą elektroniczną lub przez specjalny formularz
Zatwierdzający
jedna osoba z każdej dwójki: Prezes lub Wiceprezes PZOS bądź
Skarbnik lub Sekretarz PZOS
.
Środki trwałe
rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie
ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do
użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki
Plik:
Wersja 1.0
Strona 5 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
III. WYBÓR DOSTAWCÓW
III.1. ZASADY OGÓLNE
1. W PZOS istnieją następujące sposoby wyboru Dostawców:
1.1. W pełni sformalizowane postępowanie przetargowe, szczegółowy opis w punkcie III.2.
1.2. Wybór w oparciu o porównanie ofert dostawców, szczegółowy opis w punkcie III.3.
2. Kryterium decydującym o sposobie wyboru dostawców jest kryterium skumulowanych obrotów
w danym roku obrotowym przypadającym na dostawcę. Oznacza to, że sposób wyboru
dostawców zależy od rocznej wielkości obrotów, jaki PZOS planuje osiągnąć lub osiąga we
współpracy z danym Dostawcą.
3. W PZOS występują następujące sposoby składania zapotrzebowania na zakup towarów/usług:
3.1. Zlecenia elektroniczne złożone w aplikacji dostawcy,
3.2. Zlecenia elektroniczne wysłane za pomocą poczty elektronicznej,
3.3. Zlecenia wysłane pocztą tradycyjną lub faxem.
4. Podstawowym sposobem wyboru dostawcy jest ‘Wybór w oparciu o porównanie ofert dostawców’.
4.1. Jeżeli nie ma zastrzeżeń wskazanych w punkcie 4.2, to wybór Dostawcy realizowany jest w
trybie ‘Wybór w oparciu o porównanie ofert dostawców’.
4.2. Jeżeli ma miejsce jedna z poniższych okoliczności:

łączna kwota planowanej rocznej inwestycji/rocznego obrotu PZOS z danym Dostawcą
przekracza>35tys. PLN netto,

Dostawca świadczy usługi outsourcingu,
to wybór Dostawcy musi być bezwzględnie przeprowadzony zgodnie z wytycznymi
‘Postępowania przetargowego’.
W przypadku zastosowania ‘Postępowania przetargowego’ obowiązkowe jest zawarcie
umowy w formie pisemnej z Dostawcą.
III.2. WYBÓR DOSTAWCÓW – POSTĘPOWANIE PRZETARGOWE
1. Postępowanie przetargowe wyboru Dostawców jest prowadzone przez Biuro PZOS przy
współudziale Komisji Przetargowej.
2. Inicjowanie i przebieg procesu wyboru Dostawcy w Postępowaniu przetargowym:
2.1. ‘Wniosek o przeprowadzenie postępowania przetargowego’,, który po zatwierdzeniu
przez upoważnione osoby przekazywany jest do Biura PZOS. Wzór Wniosku stanowi
Załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
2.2. Po otrzymaniu Wniosku o przeprowadzenie postępowania przetargowego pracownik
Biura PZOS niezwłocznie przystępuje do realizacji.
Plik:
Wersja 1.0
Strona 6 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
2.3. Pracownik Biura PZOS uzgadnia listę adresatów zapytania ofertowego i przedstawia
do akceptacji Komisji Przetargowej. Lista musi zawierać minimum trzech Dostawców,
o ile na danym rynku istnieją co najmniej 3 firmy spełniające przynajmniej
podstawowe kryteria wyboru, zdefiniowane przez Komisję Przetargową.
2.4. Pracownik Biura PZOS składa Zapytanie ofertowe, po akceptacji jego treści przez
Komisję Przetargową, do Dostawców uzgodnionych przez Komisję Przetargową.
2.5. Oferty są przesyłane drogą elektroniczną na skrzynkę e-mail Biura PZOS. Dopuszcza
się możliwość przesłania ofert również tradycyjną pocztą, decyzję w tej sprawie
podejmuje Komisja Przetargowa.
2.6. Pracownik Biura PZOS będący członkiem Komisji Przetargowej ma obowiązek
przesłania otrzymanych ofert do wszystkich członków Komisji.
2.7. Wybór oferty: Po upływie terminu składania ofert, Komisja Przetargowa dokonuje
analizy otrzymanych ofert. Na podstawie kryteriów zdefiniowanych we Wniosku o
przeprowadzenie postępowania przetargowego, wybierane są oferty najlepiej je
spełniające i utworzona zostaje tzw. ‘short lista’, czyli lista najlepszych ofert. Lista ma
formę tabeli Excel zawierającej dane teleadresowe dostawców wraz ze wskaźnikiem
procentowym spełnienia poszczególnych kryteriów, zdefiniowanych we Wniosku o
przeprowadzenie postępowania przetargowego.
2.8. Następnie, przeprowadzane zostają szczegółowe rozmowy z Dostawcami z short
listy. Rozmowy dotyczą uściślenia szczegółów merytorycznych, a na dalszym ich
etapie także wynegocjowania jak najlepszych warunków finansowych dla PZOS. W
zależności od etapu negocjacji, uczestniczą w nich wszyscy lub wybrani członkowie
Komisji Przetargowej.
2.9. W oparciu o zapisane we Wniosku o przeprowadzenie postępowania przetargowego
pierwszorzędne i drugorzędne kryteria wyboru, które każdorazowo ustalane są dla
danego Postępowania Przetargowego, dokonywany jest wybór najkorzystniejszej dla
PZOS oferty. W przypadku wątpliwości decyzja jest podejmowana większością
głosów przez Komisję Przetargową drogą głosowania. Po ostatecznym wyborze
Dostawcy lub Dostawców, Komisja Przetargowa komunikuje Dostawcom zakończenie
przetargu. Za wysłanie zawiadomienia do Dostawców odpowiada pracownik Biura.
Korespondencja wysyłana jest do wszystkich Dostawców biorących udział w
postępowaniu.
2.10.
Po dokonaniu wyboru Dostawcy członkowie Komisji Przetargowej wypełniają
Kartę Wyboru Dostawcy stanowiącą załącznik nr 4 do niniejszej procedury.
2.11.
Osoby podejmujące decyzję w sprawie wyboru Dostawcy, każdorazowo
zobowiązani są do oświadczenia o braku konfliktu interesów, w przypadku zaistnienia
Plik:
Wersja 1.0
Strona 7 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
konfliktu interesów, pracownik wykluczany jest z grona osób podejmujących decyzję o
wyborze Dostawcy.
3. Rozpoczęcie współpracy z Dostawcą:
3.1. Pracownik Biura PZOS przesyła projekt umowy z Dostawcą najpierw do
pozostałych członków Komisji Przetargowej, a następnie, w przypadku potrzeby i
po wprowadzeniu niezbędnych uwag, do współpracującej z PZOS-em kancelarii
prawnej w celu uzyskania opinii.
3.2. Pracownik Biura PZOS przedstawia dwa egzemplarze umowy w kształcie
zaakceptowanym przez członków Komisji Przetargowej i/lub zewnętrzną
kancelarię prawną do podpisu Prezesa i/lub Wiceprezesa PZOS i Skarbnika i/lub
Sekretarza PZOS.
3.3. Podpisany oryginał Umowy jest przechowywany w Biurze PZOS, drugi
egzemplarz przechowuje Dostawca.
4. Dokumentacja przetargowa.
4.1. Podczas Postępowania przetargowego pracownik Biura zobowiązany jest do
zgromadzenia następującej dokumentacji przetargowej:
4.1.1. Wypełnionego
i
podpisanego
‘Wniosku
o
przeprowadzenie
postępowania przetargowego’ (zał. 1),
4.1.2. Listy dostawców, do których wysłane zostało zapytanie ofertowe,
4.1.3. Ofert nadesłanych w odpowiedzi na wysłane Zapytanie ofertowe,
4.1.4. Short listy, czyli listy najlepszych ofert,
4.1.5. Karty
Wyboru
Dostawcy,
zawierającej
argumentację
dotyczącą
ostatecznego wyboru Dostawcy (zał. 4).
4.2. Dokumentacja przetargowa jest
przechowywana w wersji elektronicznej i/lub
papierowej.
5. Odstąpienie od Postępowania przetargowego w przypadku uzasadnienia (‘tryb uproszczony’)
5.1. W uzasadnionych przypadkach przed podpisaniem umowy z Dostawcą możliwe
jest odstąpienie od Postępowania Przetargowego (Dostawca jest monopolistą na
danym rynku, na dany rodzaj usług podpisana jest umowa na poziomie MSiT i
zgodnie z decyzją MSiT PZOS jest zobligowany do współpracy z danym
Dostawcą).
5.2. Pracownik PZOS w celu podpisania umowy z Dostawcą zobowiązany jest do
wypełnienia ‘Wniosku o przeprowadzenie postępowania przetargowego’ i
uzasadnienia przyczyn odstąpienia od postępowania przetargowego.
Plik:
Wersja 1.0
Strona 8 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
5.3. Dokument trafia do opinii skarbnika i/lub sekretarza,
a następnie zostaje
przekazany do autoryzacji przez Prezesa PZOS.
III.3. WYBÓR DOSTAWCÓW– POSTĘPOWANIA NA ZASADACH PORÓWNANIA OFERT, TRYB
CENNIKOWY
1. ‘Wybór Dostawców w oparciu o porównanie ofert’, oraz ‘Wybór dostawcy w trybie
cennikowym’ są mniej sformalizowanymi zasadami wyboru dostawców.
W przypadku
‘Wyboru dostawców w trybie cennikowym’ wybór dokonywany jest spośród dostawców
znajdujących
się
na
Liście
Sprawdzonych
Dostawców
(LSD),
z którymi PZOS ma podpisane umowy i wynegocjowane cenniki na nabywane towary/usługi.
W przypadku ‘wyboru Dostawców w oparciu o porównanie ofert’ , wybór dostawcy
dokonywany jest w procesie porównania ofert. W przypadku zakupów towarów i usług nisko
cennych
tj. towarów i produktów z zakresu K0 zdefiniowanego poniżej dopuszcza się
możliwość wskazania dowolnego Dostawcy z rynku. Szczegółowy opis procesu zawiera punkt
2 poniżej. Sposób dokumentowania dla poszczególnych rodzajów Dostawców oraz wartości
zakupów towarów lub usług w danym roku obrotowym na Dostawcę prezentuje Tabela nr 1
2. W zależności od wielkości obrotów/Dostawcę w roku obrotowym, zakup może być
zrealizowany w następujących trybach:
2.1. K0 – wielkość obrotów/Dostawcę znajduje się w przedziale (0 - 2000) PLN netto. W
tym trybie zakup może zostać zrealizowany poprzez wskazanie Dostawcy z listy LSD
lub wysłanie zamówienia do innego, wskazanego przez Zleceniodawcę dostawcy,
który przed zrealizowaniem transakcji powinien zostać dodany do Listy sprawdzonych
dostawców.
2.2. K1 – wielkość obrotów/Dostawcę znajduje się w przedziale (2001 - 20 000) PLN netto,
w tym trybie zakup może zostać zrealizowany poprzez wybór najlepszej dla PZOS
oferty spośród co najmniej dwóch ofert załączonych w formie elektronicznej , o ile na
danym rynku istnieją co najmniej dwie firmy spełniające przynajmniej podstawowe
kryteria wyboru.
2.3. K2 - wielkość obrotów/Dostawcę znajduje się w przedziale (20 001 - 35 000) PLN
netto, w tym trybie zakup może zostać zrealizowany poprzez wybór najlepszej dla
PZOS oferty spośród co najmniej trzech mailowych ofert, o ile na danym rynku istnieją
co najmniej trzy firmy spełniające przynajmniej podstawowe kryteria wyboru.
2.4. K3 - wielkość obrotów/Dostawcę znajduje się w przedziale (35 001 - 50 000) PLN
netto, w tym trybie zakup może zostać zrealizowany poprzez wybór najlepszej dla
Plik:
Wersja 1.0
Strona 9 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
PZOS oferty spośród co najmniej trzech ofert poprzedzonych powołaniem komisji
przetargowej, o ile na danym rynku istnieją co najmniej trzy firmy spełniające
przynajmniej podstawowe kryteria wyboru.
2.5. K4 - wielkość obrotów/Dostawcę znajduje się w przedziale (50 000 +) PLN netto, w
tym trybie zakup może zostać zrealizowany poprzez wybór najlepszej dla PZOS oferty
spośród co najmniej pięciu ofert poprzedzonych powołaniem komisji przetargowej,
przygotowaniem RFP ( tryb przetarg), o ile na danym rynku istnieje co najmniej pięć
firm spełniających przynajmniej podstawowe kryteria wyboru.
3. Dodatkowo zakup towaru lub usługi może zostać zrealizowany w Trybie Cennikowym (TC) –
tryb ten jest następstwem wyboru dostawcy w jednym z ww. trybów, w którym do umowy z
dostawcą został dołączony cennik detaliczny towarów, usług.
4. Podstawowym sposobem wyboru dostawców w celu złożenia Zlecenia jest wybór Dostawcy
spośród Dostawców figurujących na Liście Sprawdzonych Dostawców (LSD).
Plik:
Wersja 1.0
Strona 10 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Tabela nr 1
Kategoria
K0
Skumulowana
wartość
obrotu na
dostawcę
0 do 2000
Sposób wyboru


K1
2001 -20000


K2
20001-35000


K3
35001-50000


K4
50001+


Dyrektor Biura
Sposób dokumentowania
Wskazanie
dostawcy
Pojedyncza oferta
mailowa
Wybór dostawcy
w oparciu o co
najmniej 2
mailowe oferty
Wypełnienie
protokołu wyboru
dostawcy



Zlecenie elektroniczne
Wybór produktu
Akceptacja elektroniczna






Wybór dostawcy
w oparciu o co
najmniej 3
mailowe oferty
Wypełnienie
protokołu wyboru
dostawcy






Wybór dostawcy
w oparciu
formalne
zapytania do min
3 dostawców
Powołanie komisji
przetargowej







Wybór dostawcy
w oparciu
formalne
zapytania do min
5 dostawców
Powołanie komisji
przetargowej







Dołączone zapytanie mailowe
Dołączone mailowe oferty
Uproszczona Karta Wyboru Dostawcy
Dołączenie dokumentacji dostawcy
Akceptacja elektroniczna, dodanie dostawcy
do bazy
Dołączone mailowe oferty
Uproszczona Karta Wyboru Dostawcy
Wzór umowy
Akceptacja elektroniczna , dodanie dostawcy
do bazy
Dołączone mailowe, zeskanowane oferty
Karta Wyboru Dostawcy, komisja przetargowa
Wzór umowy
Akceptacja na papierze, dodanie dostawcy
do bazy
Dołączone mailowe, zeskanowane oferty
Karta Wyboru Dostawcy, komisja przetargowa
Wzór umowy
Akceptacja na papierze , dodanie dostawcy
do bazy
Plik:
Wersja 1.0
Strona 11 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
III.4. LISTA SPRAWDZONYCH DOSTAWCÓW, WYMAGANE DOKUMENTY
1. Weryfikacja uproszczona – osoba wnioskująca zobowiązana jest uzupełnić następujące dane
1.1. Dane teleadresowe.
1.2. NIP.
1.3. Wskazania branży głównej i podbranży.
1.4. Podanie argumentów uzasadniających wprowadzenie dostawcy na LSD.
W powyższym trybie dostawcy mogą być aktywni w najniższych kategoriach ( K0, K1).
2. Weryfikacja pośrednia ( dla kategorii K2-K4).
2.1. Dane teleadresowe dostawcy.
2.2. Dokumenty potwierdzające deklarowaną przez dostawcę kondycję finansową, a także
status prawny i są to w zależności od stanu prawnego dostawcy:
Sp z o.o. / akcyjne / komandytowe/
 Wypis KRS ( aktualny),
 Zaświadczenie REGON,
 Zaświadczenie NIP-3.
Spółki – cywilne /jawne / partnerskie
 Wpisy do ewidencji gospodarczej ( każdy wspólnik ma własny),
Działalność gospodarcza jednoosobowa
 Wpisy do ewidencji gospodarczej – nie starszy niż miesiąc,
2.3. Historia kontaktów z danym dostawcą (liczba transakcji, obroty, pozytywny ocenę
dotychczasowej współpracy- o ile taka istnieje).
2.4. Wskazanie branży i podbranży.
Plik:
Wersja 1.0
Strona 12 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
IV. ZAMAWIANIE TOWARÓW I USŁUG
IV.1. ZASADY OGÓLNE
1. Zakupy towarów i usług na potrzeby PZOS muszą być rejestrowane przez Biuro i
akceptowane przez 2 upoważnione osoby.
2. Dopuszcza się akceptację mailową.
3. W przypadku akceptacji mailowej, kopie maila dołącza się do Karty Wyboru Dostawcy i/lub
faktury.
4. Wyjątkiem są zakupy dokonywane za materiały biurowe, wizytówki, pieczątki i inne niezbędne
do działania Biura do kwoty 500zł/miesiąc. W tym przypadku pracownik Biura po dokonaniu
zakupu przedstawia fakturę do akceptacji upoważnionych osób.
5. Po utworzeniu Zlecenia, pracownik Biura przesyła je do elektronicznej akceptacji
Zatwierdzających.
Aby nie opóźniać procesu Zatwierdzający powinien zatwierdzić lub
odrzucić z komentarzem zamówienie niezwłocznie po otrzymaniu do Zatwierdzenia.
6. Po uzyskaniu akceptacji Zatwierdzającego, zlecenie trafia do realizacji przez upoważnionego
pracownika PZOS.
IV.2. ZAKUPY DOKONYWANE BEZ ZAMÓWIENIA
Następujące rodzaje zakupów nie wymagają Zamówienia i nie wymagają rejestracji.
1. Wydatki w ramach umów ramowych na powtarzającą się stałą (np. miesięczną płatność) np.
najem, utrzymanie domen internetowych etc. Umowa ramowa powinna zawierać dokładną
informację o wysokości miesięcznej płatności, a nie ogólny zapis o cenie jednostkowej danego
produktu/usługi.
2. Usługi telekomunikacyjne.
3. Usługi ksero.
4. Usługi pocztowe i kurierskie.
5. Wszelkie koszty sądowe i notarialne.
6. Ubezpieczenia pracowników.
Istnienie umowy ramowej z Dostawcą danego rodzaju towarów/usług nie zwalnia z obowiązku
złożenia Zamówienia w systemie, jeśli umowa nie definiuje wyraźnie wysokości stałych opłat, ale
zawiera informację o cenie jednostkowej danego produktu/usługi i koszt końcowy zależy od wolumenu
zleconych prac/zamówionych usług.
Plik:
Wersja 1.0
Strona 13 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
V. PRZYJMOWANIE I REGULOWANIE FAKTUR ZA TOWARY I USŁUGI
1. Wszystkie faktury wystawione na PZOS muszą zawierać następujące dane
Nazwa i adres PZOS:
Polski Związek Orientacji Sportowej, Al. Jerozolimskie 30/21, Warszawa 00-024
1.1. NIP 526-16-67-131,
1.2. Numer Zamówienia,
1.3. Nazwisko Zamawiającego.
2. Biuro PZOS zobowiązane jest do prowadzenie elektronicznego rejestru faktur.
3. Rejestr faktur zawiera następujące dane:

sygnatura,

wystawca faktury,

adres

kwota faktury brutto,

numer faktury,

data wystawienia

data wpływu data rejestracji

osoba odpowiedzialna (Zamawiający)

termin zapłaty za fakturę,

datę zapłaty za fakturę.
4. Dopuszczalna różnica pomiędzy kwotą netto podaną na fakturze VAT/rachunku, a wartością
zatwierdzonych Zamówień może wynosić nie więcej niż 10% wartości zamówienia na
niekorzyść PZOS (nie więcej jednak niż 2.000,00 PLN brutto).
5. W przypadku różnic przekraczających dopuszczalną wartość, osoba Zatwierdzająca może
zaakceptować zakup, wystawiając dodatkowe Zamówienie.
6. W przypadku akceptacji zamówienia w formie elektronicznej pracownik Biura po opisaniu
faktury zgodnie z wzorem (załącznik nr 2) załącza kopie maili i przekazuje fakturę do
płatności.
7. W przypadku Faktur za zamówienia opisane w pkt. IV.1.4 faktury przekazywane są do
płatności po autoryzacji upoważnionych osób.
8. Po stwierdzeniu przez pracownika Biura braku wymaganego Zamówienia płatność za fakturę
nie jest realizowana. Pracownik Biura o powyższym fakcie informuje Prezesa i skarbnika
PZOS (za wyjątkiem zamówień opisanych w pkt. IV.1.4).
Plik:
Wersja 1.0
Strona 14 z 15
Sygnatura:
1/2013/PZOS/Biur
faktur
Dyrektor Biura
VI. ZAŁĄCZNIKI
1. ZAŁĄCZNIK NR 1. WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA PRZETARGOWEGO
2. ZAŁĄCZNIK NR 2. WZÓR OPISU FAKTURY
3. ZAŁĄCZNIK NR 3. WZÓR ZAMÓWIENIA
4. ZAŁĄCZNIK NR 4. KARTA WYBORU DOSTAWCY
5. ZAŁĄCZNIK NR 5. UPROSZCZONA KARTA WYBORU DOSTAWCY
Plik:
Wersja 1.0
Strona 15 z 15

Procedura wyboru dostawców, dokonywania zakupów i rozliczania

Transkrypt

Podobne dokumenty

Kwestionariusz Dostawcy

Zarządzanie podwykonawcami

SZUKASZ PRACY MY POTRZEBUJEMY INŻYNIERA JAKOŚCI

Katalog eksporterów z Regionu Brukseli

Kierownik Działu Zakupów

zapytanie o cenę laptop

Kodeks postępowania dostawców