Informatyczne Systemy Zarządzania

Transkrypt

1
Informatyczne Systemy Zarządzania
Bazy danych – MS Access
Informatyczne Systemy Zarządzania – MS Access
2
Czym jest baza danych
Baza danych – to zbiór informacji zapisanych zgodnie z określonymi regułami. Jeśli informacje w bazie są
powiązane wzajemnie relacjami, mówi się o relacyjnej bazie danych.
Bazy danych pozwalają na przechowywanie w zorganizowany sposób informacji, związanych z wybranym
zagadnieniem. Ponadto umożliwiają one sortowanie, wyszukiwanie i tworzenie zestawień podsumowujących
dla wybranego zagadnienia.
Jednym z programów umożliwiających tworzenie i zarządzanie bazami danych jest MS Access.
Wpisy do bazy danych nazywane są rekordami. W programach komputerowych do obsługi baz danych,
informacje zapisywane są najczęściej w postaci tabel, odpowiadających jakiejś kategorii (wykaz magazynu, lista
klientów itd.), takim przypadku rekordem jest każdy wiersz w danej tabeli, a jej kolumny tworzą tzw. pola.
3
Tworzenie nowej bazy danych
Po otwarciu programu Access wyświetlane jest okno tworzenia nowego projekt. Pozwala ono na wybór szablonu
(pusty – uniwersalny, można dostosować tabele do swoich potrzeb, pozostałe zaś posiadają predefiniowane
tabele zawierające pola o specyficznych nazwach i formatach).
Ważnym jest aby przed utworzeniem nowego projektu użytkownik wskazał dogodną ścieżkę zapisu, gdyż
wprowadzanie zmian takich jak formatowanie i tworzenie nowych tabel, ustalanie relacji itd. wymaga zapisu po
utworzeniu takiej zmiany.
4
Tworzenie pól w nowej tabeli
Istnieją dwie metody dodawania pól w tabelach:
1. Przycisk nowego pola w domyślnym widoku po otwarciu tabeli.
2. Otwarcie widoku projektu z menu podręcznego wywołanego
prawym przyciskiem myszy nad wykazem obiektów w lewej
części okna programu.
1
2
5
Widok projektu
•
•
•
•
•
•
Widok projektu oferuje łatwiejsze edytowanie pól tabeli
w porównaniu z domyślnym widokiem arkusza danych.
Pole typ dany pozwala na zdefiniowanie rodzaju
wprowadzanych informacji (cyfra, tekst, data itd.)
Ponadto w widoku projektu dolna część okna zawiera
sekcję Właściwości pola, pozwalającą na szczegółowe
określenie danych jakie mogą zostać wprowadzone do
pola i ich format (np. długość wprowadzonego ciągu
znaków, ustalenie czy pole jest wymagane, ustalenie
maski – formy zapisu np. jak kod pocztowy, nr telefonu
itd.)
Podczas pierwszego otwarcia widoku projektu lub
zapisu tabel można zmienić jej nazwę. Opcja ta również
jest dostępna po wywołaniu menu podręcznego nad
wybranym obiektem w wykazie po lewej.
Powrót do widoku arkusza i zapis zmian są dostępne w
menu podręcznym wywołanym nad nazwą obiektu w
głównym oknie programu.
Przynajmniej jedno z pól musi zostać oznaczone jako
Klucz podstawowy – jest to pole, które będzie
identyfikatorem rekordów, musi ono zawierać unikalne
wpisy dla każdego z nich. Domyślnie jest ono
numerowane w sposób automatyczny
6
Tworzenie nowych obiektów
W celu wstawiania kolejnych tabel (i nie tylko) można skorzystać ze wstążki Tworzenie.
Wybór przycisku Tabela utworzy nową tabelę w widoku arkusza danych, zaś przycisk Projekt tabeli również
tworzy nową tabelę lecz otwiera ją w oknie projektu.
7
Polecenia
1.
2.
3.
Utworzyć nową bazę danych o nazwie „Nauczyciele i uczniowie”
W powstałej bazie utworzyć dwie tabele, pierwszą z nich nazwać „Nauczyciele”, drugą „Uczniowe”
Sformatować tabelę „Uczniowie” tak by zawierała następujące pola:
1.
2.
3.
4.
5.
4.
Tabela „Nauczyciele” powinna zawierać pola:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
5.
6.
7.
ID ucznia - auto numerowanie
Imię - tekst
Nazwisko – tekst
Rok urodzenia - data
ID nauczyciela – liczba, ustawić pole jako wymagane
ID nauczyciela – auto numerowanie
Imię - tekst
Nazwisko - tekst
Przedmiot nauczany - tekst
Miejsce zamieszkania - tekst
Kod- pocztowy – tekst, z użyciem maski dla kodu pocztowego
Wypełnić tabelę „Nauczyciele” czterema wpisami
Wypełnić tabelę „Uczniowie” pięcioma wpisami, wpisując w pola ID nauczyciela odpowiednie id z
poprzedniej tabeli
Zapisać projekt
8
Tworzenie relacji
Jeśli w projekcie istnieją przynajmniej dwa obiekty typu tabela, można ustanowić relacje pomiędzy rekordami
znajdującymi się w nich. Dokonuje się tego poprzez wybranie przycisku Relacje, znajdującego się we wstążce
Narzędzia baz danych.
Użycie wspomnianego przycisku wywołuje okno, w którym należy Dodać
wszystkie tabele dla jakich mają zostać ustalone relacje.
9
Tworzenie relacji c.d.
Po dodaniu odpowiednich obiektów, w oknie tworzenia relacji zostaną one przedstawione w uproszonej
formie, jako obiekty zawierające nazwy pól zawartych w wybranych tabelach. Aby ustalić relację pomiędzy
nimi należy zaznaczyć nazwę pola z tabeli pierwszej, a następnie „przeciągnąć” je do odpowiadającej nazwie
pola z tabeli. Wywoła to następujące okno:
Zaznaczenie opcji „Wymuszaj więzy integralności” sprawi, że program będzie wymagał aby wpisy w
połączonych polach podczas wypełniania zawartości tabeli spełniały następującą zależność: Wpis do
odpowiedniego pola w tabeli drugiej może przyjmować jedynie takie zapisy jakie zostały użyte w polu tabeli
pierwszej oznaczone jako klucz. (W dalszej części instrukcji i kolejnych poleceniach zakłada się, że opcja ta
będzie aktywna)
10
Tworzenie relacji c.d.
Jeśli relacja zostanie utworzona pomiędzy dwoma polami będącymi kluczami podstawowymi, powstanie
relacja typu jeden do jednego.
Jeśli połączenie zostanie utworzone dla pola klucza podstawowego z innym polem nie będącym kluczem
utworzona zostanie relacja jeden do wielu.
Aby utworzyć relację wiele do wielu, należy utworzyć tabelę pośrednią. Uproszczony schemat takiej relacji
wygląda następująco:
Tabela 1:
*ID tab.1
Pole 1
Pole 2
Pole 3
Tabela pośrednia:
*ID wpisu
ID tab.1
ID tab.2
Tabela 2:
*ID tab.2
Pole 1
Pole 2
Pole 3
11
Polecenia
W bazie danych „Nauczyciele i uczniowie”:
1. Zamknąć okna tabel (jeśli są otwarte)
2. Utworzyć relację jeden do wielu pomiędzy polami „ID nauczyciela” w obydwu tabelach:
1.
2.
3.
4.
3.
Całość zatwierdzić poprzez zapisanie i zamknąć okno tworzenia relacji.
Otworzyć tabelę Nauczyciele: obok identyfikatorów pojawiły się „krzyżyki” rozwijające wpisy, sprawdzić ich zawartość.
Dodać po jednym nowym uczniu dla każdego nauczyciela bezpośrednio w widoku tabeli „Nauczyciele”
Sprawdzić jak zmieniła się tabela „Uczniowie”
Zmienić utworzony projekt w taki sposób aby nie tylko jeden nauczyciel mógł posiadać wielu uczniów, ale
także aby jeden uczeń mógł zostać przypisany do wielu nauczycieli:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wymaga to usunięcia poprzedniej relacji.
Usunąć z tabeli „Uczniowie” pole o nazwie „ID Nauczyciela”.
Utworzyć tabelę pośrednią i wypełnić ją tak by zawierała wpisy łączące każdego ucznia z przynajmniej dwoma
nauczycielami i odwrotnie.
Utworzyć odpowiedną relację wiele do wielu.
Sprawdzić jak wpłynęło to na informacje wyświetlane po rozwinięciu wpisów w utworzonych tabelach.
Zapisać projekt
12
Tworzenie formularzy
Informacje zawarte w tabelach można uzupełniać na kilka sposobów, pierwszym poznanym już jest
wypełnianie tabeli poprzez widok arkusza danych. Kolejną bardziej estetyczną z wizualnego punktu widzenia,
a także łatwiejszą w orientacji dla użytkownika metodą jest formularz (zwłaszcza przy dużej liczbie rekordów).
Najłatwiejszym sposobem tworzenia formularzy jest kreator znajdujący się we wstążce tworzenie.
13
Tworzenie formularzy c.d.
Pierwsze okno formularza, pozwala na wybór pól, które mają być dostępne w formularzu. Dostępne są pola
wszystkich tabel utworzonych w danym projekcie, a dodanie ich do formularza następuje poprzez przesunięcie
wybranych nazw pól przy wykorzystaniu przycisków oznaczonych symbolami „>” i „>>”
14
Jeśli w poprzednim kroku wybrano pola należące do dwóch różnych obiektów, kolejne okno pozwala na wybór
sposobu wyświetlania danych (czy dane z obydwu tabel mają być wyświetlane jako jedność, czy zostać
rozróżnione). Podczas wyboru tej opcji, przydatnym może okazać się podgląd wyświetlany bezpośrednio w
kreatorze.
15
Jeśli w pierwszym kroku wybrano pola zawarte jedynie w jednym obiekcie kolejnym krokiem jest wybór
układu formularza.
16
Ostatni krok kreatora pozwala na ustalenie tytułu formularza, a także w jakiej formie ma on zostać
przedstawiony po zamknięciu kreatora.
17
Wypełnianie formularzy
1
Na rysunku przedstawiono przykładowy formularz
utworzony z pól zawartych w dwóch tabelach. (Imię,
Nazwisko, Przedmiot i Miejsce zamieszkania
pochodzą z tabeli Nauczyciele, zaś z tabeli pośredniej
wprowadzono pole ID ucznia. Pozwala to na
dodawanie nowych nauczycieli, edytowanie już
istniejących danych o nauczycielach, oraz
przypisywanie nauczycielom nowych uczniów,
poprzez ich nr ID)
Aby dodawać nowe rekordy można użyć przycisku
Nowy (1) lub klawisza obok przycisków
nawigacyjnych (2, 3).
2
3
18
Układ tabelaryczny i kolumnowy
Dwoma podstawowymi układami dla raportów i formularzy są układy kolumnowy oraz tabelaryczny, różnią
się one od siebie pod względem prezentacji pól i rekordów.
•
•
Kolumnowy Każde pole znajduje się w oddzielnym wierszu, a opisująca je etykieta jest umieszczona po
jego lewej stronie. Jednocześnie jest widoczny tylko jeden rekord.
Tabelaryczny Etykiety wszystkich pól znajdują się w wierszu w górnej części raportu. Wszystkie rekordy
są wyświetlane poniżej.
Na rysunku obok przedstawiono różnicę pomiędzy układem
Kolumnowym (1) a tabelarycznym (2)
19
Polecenia
1.
W projekcie „Nauczyciele i uczniowie” utworzyć nowy formularz:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2.
Utworzyć formularz pozwalający na dodawanie nowych uczniów
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3.
Zawierający następujące pola z tabeli „Nauczyciele”: Imię, Nazwisko, Przedmiot, Miejsce zamieszkania
Zawierający pole ID ucznia z tabeli pośredniej.
Wybrać sposób wyświetlania danych „przez Nauczyciele”, oraz zaznaczyć opcję połączone formularze
Wybrać wyjustowany format formularza
Nazwać utworzony formularz: „Formularz nauczyciele”
W utworzonym formularzu utworzyć nowego nauczyciela, wypełnić rekord dowolnymi wpisami, przypisać powstałemu
nauczycielowi 3 uczniów.
Zapisać formularz i sprawdzić czy dane zostały wprowadzone do tabel.
Powinien zostać utworzony tylko z pól zawartych w tabeli „Uczniowie” (pominąć pole ID)
Wybrać układ tabelaryczny.
Zapisać nowopowstały formularz jako „Formularz Uczniowie”
Otworzyć powstały formularz w widoku projektu, a następnie poszerzyć cały formularz oraz okno „Data urodzenia” tak
by w podstawowym widoku była widoczna cała data.
Wprowadzić dwóch nowych uczniów
W formularzu poświęconemu nauczycielom przypisać dodanych uczniów do istniejących nauczycieli.
Wykonać ćwiczenie z pliku: Ćwiczenie1.pdf
20
Tworzenie raportów
Podobnie jak w przypadku formularzy, tworzenie raportów może odbywać przy pomocy uproszonego kreatora
lub poprzez zaprojektowanie własnego raportu.
Aby wywołać kreator raportów należy wybrać odpowiedni przycisk ze wstęgi tworzenie.
Kreator ten działa w sposób analogiczny do kreatora formularzy, wymaga ustalenia pól znajdujących się w
tabelach i kwerendach projektu, które mają zostać wyświetlone w raporcie. Następnie (w przypadku wybrania
pól z kilku obiektów) należy wybrać układ wyświetlania danych – ustalić która z tabel jest nadrzędna. Kolejny
krok to opcjonalny wybór pola grupującego (jeśli któryś z rekordów dzieli całość tabeli na kilka podgrup) tak
by wyniki w raporcie były podzielone na grupy zgodnie z wartościami tego pola. Całość kończy wybór pól
sortujących (opcjonalne) i układu raportu.
21
Polecenia
1.
2.
W bazie danych „Nauczyciele i uczniowie” utworzyć raport o nazwie „Kadra i uczniowie” będący wykazem
nauczycieli wraz z nazwą nauczanego przedmiotu i listą uczniów biorących udział w zajęciach danego
nauczyciela.
W bazie danych „Naprawa samochodów” utworzyć raport o nazwie „Przychód”, powinien zawierać nazwę
klienta, nazwę usługi, liczbę części i cenę jednostkową.
22
Dodawanie formantów w formularzach i raportach
W widoku projektu formularzy i raportów można dodawać nowe elementy, które mają zostać w nich
wyświetlone, a które wcześniej nie zostały doń wprowadzone (podczas tworzenia z wykorzystaniem kreatora).
Nowe elementy mogą być również polami tekstowymi odnoszącymi się do pól istniejących w obiektach bazy
danych.
Obiekty te nazywa się formantami, a ich wykaz znajduje się we wstążce Projektowanie gdy formularz lub
raport są otwarte w widoku projektu.
Aby wprowadzić nowy formant należy wybrać jego ikonę z omawianego wykazu, a następnie zaznaczyć obszar
w projekcie jaki ma zajmować. Podstawowymi formantami są: pole tekstowe i etykieta.
Etykieta pozwala na wprowadzenie statycznego ciągu znaków – będzie on stały dla każdego rekordu
wyświetlanego w raporcie lub formularzu. Używa się jej do opisywania pól tekstowych, przedstawienia
napisów w nagłówkach itd..
Pola tekstowe natomiast mają charakter dynamiczny - są zmienne dla każdego rekordu. W przypadku
formularzy pola tekstowe mogą dotyczyć pól w tabeli i umożliwiać ich wypełnianie poprzez formularz. Zaś w
przypadku raportów pola tekstowe pozwalają m.in. na wyświetlanie zawartości pól w tabelach lub
przedstawianie wartości zależnych od tych które znajdują się w tabelach.
23
Widok projektu – raporty
Raporty składają się z następujących sekcji:
• Sekcje nagłówka zawierają informacje wyświetlane w
górnej części raportu lub u góry każdej z jego stron.
• Nagłówek raportu pojawia się tylko raz, na początku
raportu. Do nagłówka raportu należą informacje wyświetlane
u samej góry (na przykład nazwa firmy, adres i logo).
• Nagłówek strony jest wyświetlany na każdej stronie
raportu. Do nagłówka strony należy zawartość, która ma się
pojawiać w górnej części każdej ze stron, na przykład nazwy
kolumn.
• Szczegóły Ta sekcja zawiera większość informacji. Na
przykład w sekcji szczegółów faktury znajdują się dane
dotyczące poszczególnych zakupionych pozycji oraz ich
kosztów.
• Stopka strony znajduje się na każdej stronie. Stopka
raportu jest wyświetlana raz, na końcu raportu. Sekcja
stopki strony może zawierać numer strony. W sekcji stopki
raportu mogą znajdować się informacje podsumowujące, na
przykład suma końcowa.
24
Formant przycisku funkcyjnego
Wewnątrz formularzy można stosować formant przycisku, któremu można przypisać konkretną funkcję, w tym
nawigację pomiędzy kolejnymi stronami formularza i dodawanie nowych rekordów.
Jeżeli w przyborniku formantów we wstążce
Projektowanie aktywowano funkcję Użyj kreatorów
formantów po wstawieniu danego przycisku zostanie
otwarty kreator pozwalający w prosty sposób
przypisać działanie do dodanego obiektu.
Po przypisaniu akcji, kreator pozwala na wybór ikony
przycisku, jego etykiety oraz nadanie nazwy obiektu.
25
Widok projektu – raporty
Aby sprawić by w raporcie zostały wyświetlane zawartości rekordów z istniejących już tabel należy na wstążce
Projektowanie aktywować przycisk Dodaj istniejące pola. Wywoła on okno w prawej część programu,
zawierające wykaz wszystkich pól zawartych w projekcie, posortowanych zgodnie obiektami w jakich się
znajdują. Przeciągnięcie danego pola z wykazu do projektu raportu utworzy dwa formanty: pola tekstowego i
etykiety.
26
Właściwości formantu
Raporty mogą zawierać również inne formanty poprawiające estetykę widoku i łatwość odczytu – jak np. linie
oddzielające pole. Formanty pola tekstowego mogą również zawierać funkcje, zwracające informacje np. o
dacie i godzinie utworzenia raportu, a także funkcje obliczające pewne wielkości na podstawie zawartości
innych pól.
Po dodaniu nowego formantu należy go dwa razy kliknąć lub
aktywować przycisk Arkusz właściwości ze wstążki
projektowanie, aby wywołać przedstawione na rysunku po
lewej.
Zaś wybranie przycisku oznaczonego „ … ” obok pola Źródło
formantu wywołuje Konstruktor Wyrażeń. – kreator
zawierający odnośniki do pól we wszystkich obiektach bazy
danych, oraz zawierający wykaz dostępnych funkcji.
27
Konstruktor wyrażeń
Aby formant zwracał pożądany wynik
należy uzupełnić pole formuły. Można tego
dokonać ręcznie lub poprzez dodawanie
kolejnych elementów wyrażenia z wykazu
poniżej pola formuły.
Obliczenia powinny rozpoczynać się od
znaku równości.
W kategorii Typowe wyrażenia
zawartości znajdują się formuły
pozwalające na zwrócenie informacji o
liczbie stron, dacie, czasie itd.
Przykładowo formant zawierający
następujące wyrażenie:
=[xxx]*5
Będzie zwracał wartość pola xxx
pomnożoną przez 5 dla każdego kolejnego
rekordu.
28
Polecenia
1.
2.
Otworzyć raport Przychód z bazy danych Naprawa samochodów w widoku projektu. Dodać formant
zawierający formułę, która będzie obliczała cenę końcową dla każdego klienta, poprzez pomnożenie liczby
sprzedanych części przez ich cenę. LUB Dodać do tabeli Usługi pole obliczeniowe zawierające odpowiedną
formułę, zmienić format na walutowy, a następnie dodać do raportu formant zwracający wartość tego pola
z odpowiednią etykietą.
W stopce raportu dodać pole zwracające sumę wszystkich przychodów, poprzez dodanie formantu
zawierającego funkcję SUMA()
Utworzyć nowy raport (bez użycia kreatora) dla tej samej bazy danych co w poleceniu pierwszym, tak aby
zawierał:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3.
Imię i nazwisko klienta
Rabat jaki mu przysługuje
Markę, model i przebieg samochodu jaki dany klient posiada
W nagłówku raportu umieścić napis: „Klienci i ich samochody”
W nagłówku strony powinna znaleźć się data i nr strony
W stopce strony powinna znaleźć się informacja typu: strona n z m (np. strona 1 z 3)
W tej samej bazie danych utworzyć formularz (bez kreatora), pozwalający na dodawanie nowych
pracowników i uzupełnianie informacji o nich. Dodać do formularza trzy przyciski – przejścia do
następnego rekordu, przejścia do poprzedniego rekordu, tworzenia nowego rekordu.
29
Kwerendy
Kwerenda to rodzaj zapytania, mającego wyświetlić pewne informacje na podstawie określonych warunków.
Mówiąc inaczej, w przypadku baz danych głównym zadaniem kwerend jest wyszukiwanie rekordów
spełniających określone przez użytkownika kryteria.
Rodzaje kwerend:
• Kwerendy wybierające – najczęściej stosowana, pobiera dane z jednej lub kilku tabel przy użyciu
określonych kryteriów i wyświetla je w żądanym porządku
• Kwerenda parametryczna – wykonanie kwerendy powoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym
należy podać kryteria wyszukiwania rekordów
• Kwerenda krzyżowa - wyświetla wartości sumowane (sumy, zliczenia i średnie) z jednego pola w tabeli i na
podstawie jednego zestawu faktów grupuje je po lewej stronie arkusza danych, a na podstawie drugiego
zestawu faktów w górnej części arkusza.
• Kwerendy funkcjonalne:




usuwająca (usuwa wybrany zestaw rekordów z tabeli),
aktualizująca (dokonuje zmian w grupie rekordów, np. zwiększa ceną produktów o 5%),
dołączająca (dołącza grupę rekordów z jednej tabeli do drugiej tabeli lub tabel)
tworząca tabelę (tworzy nową tabelę na podstawie danych z inny tabel)
Aby utworzyć kwerendę w programie Access należy ze wstążki Projektowanie wybrać przycisk Projekt
kwerendy. Wywoła on okno tworzenia kwerend podzielone na dwie części: górną przedstawiającą wybrane
obiekty do których będzie skierowane zapytanie, a także dolnej zawierającej pola które mają zostać
wyświetlone w wyniku działania kwerendy oraz pozwalającej na określenie warunków wyświetlania danych
rekordów.
Przy pierwszym uruchomieniu projektu kwerendy użytkownik zostanie poproszony o wybranie obiektów
zawierających dane źródłowe, na podstawie których zostaną wyświetlone wyniki końcowe.
30
Kwerendy c.d.
W dolnej części okna tworzenia kwerendy
użytkownik będzie mógł wybrać pola jedynie z tych
obiektów, które zostały dodane do górnej części.
Jeśli wybrano tabele, zostaną również
przedstawione relacje pomiędzy nimi, aby ułatwić
orientację podczas tworzenia zapytania.
Okno sortuj pozwala na sortowanie wyników
kwerendy zgodnie z wartościami danego pola.
Opcja Pokaż określa czy dane pole ma być
wyświetlane w wyniku działania kwerendy (można
wybrać pole dla którego zostanie ustalony warunek
pozwalający na odrzucenie powiązanych pól lecz
jego wartość nie musi być wyświetlana np. W bazie
danych posiadającej listę osób i ich wiek, można
utworzyć kwerendę zwracającą listę osób w
konkretnym wieku, bez przedstawiania pola z tą
wartością)
31
Kwerendy - kryteria
Ostatnie pozycje w oknie kreatora kwerendy to: Kryteria i lub. W polu kryteria należy umieścić formułę
określającą warunek na podstawie którego kwerenda wyświetli lub pominie rekord. Pole lub pozwala na
określenie kolejnego warunku, który może zakwalifikować rekord do wyświetlenia jeśli nie spełnił on kryterium
poprzedniego.
Kryteria mogą przyjmować różne formy:
• Warunku wartości opartych na operatorach arkusza kalkulacyjnego (<,>,=, >=, =<) : np.: „>=100” w tym
przypadku zostaną wyświetlane tylko te rekordy, które w uwarunkowanym polu zawierają wartość większą
bądź równą 100.
• Warunku ciągu znaków: wpisanie warunku: Like „wzorzec” – pozwala na wyświetlenie rekordów, które w
ograniczonym polu zawierają ciąg znaku zgodny ze wzorcem. Wzorzec może być pełnym słowem lub
wybranymi znakami uzupełnionymi o operator „*” (dowolny ciąg znaków) lub „?” (dowolny znak).
Przykłady
▫
▫
•
Warunek: Like „P*” – zwróci rekordy dla których słowo w ograniczanym polu rozpoczyna się na literę P.
Warunek: Like „A??b” – zwróci rekordy, dla których słowo w ograniczanym polu rozpoczyna się na literę „A”, kończy na
literę „b” i składa się z 4 znaków.
Warunki można łączyć przy użyciu operatorów logicznych AND (obydwa warunki połączone tym operatorem
muszą zostać spełnione), NOT (zwracane są tylko rekordy nie spełniające warunku następującego po tym
operatorze), OR (zwraca wyniki spełniające przynajmniej jeden z dwóch warunków, które połączono tym
operatorem)
32
Polecenia
W bazie danych ”Naprawa samochodów”:
1. Utworzyć kwerendę, która wyświetli model, markę, przebieg i właścicieli samochodów o przebiegu
większym niż 10000km lub mniejszym niż 1000km
2. Utworzyć podobną kwerendę do poprzedniej, lecz tym razem mają zostać przedstawieni właściciele i
samochody, których nazwa marki kończy się na literę „a”
3. Utworzyć kolejną kwerendę wyświetlającą właścicieli samochodów i informacje o samochodach dla
pojazdów o numerze silnika zaczynającym się od litery „T” lub kończącą się liczbą „5”
4. Utworzyć kwerendę, która będzie zawierać wszystkie ograniczenia z poprzednich poleceń, lecz w wyniku
kwerendy mają zostać wyświetlone jedynie nazwy właścicieli samochodów, które spełniły kryteria.
33
Kwerendy – dodatkowe operatory
•
•
•
•
•
Aby określić zakres wartości można użyć operatora BETWEN, pozwalającego na określenie górnej i dolnej
granicy wartości jaka musi zostać spełniania, przykład: BETWEN 10 AND 200 – ogranicza wyniki do pól w
których wartość znajduje się pomiędzy 10 a 200.
Operator IN(), pozwala na wprowadzenie listy wyrażeń, dla których wynik zostanie wyświetlony w wyniku
uruchomienia kwerendy. Przykładowo po wpisaniu wyrażenia IN(„Zabrze”, „Gliwice”, „Ruda Śląska”) dla pola
Miejsce zamieszkania, zostaną wyświetlone osoby zamieszkujące jedno ze wskazanych na liście miast.
Operatory i odnośniki do pól tabel można również stosować w obszarze Pole podczas tworzenia kwerendy,
tworząc tzw. wyrażenia. Wynikiem wyrażenia będzie działanie zastosowane w jego formule. Przykładowo jeśli
do kwerendy dodano pola o nazwach Zarobek i Podatek (w procentach) W kolejnym polu kwerendy można
utworzyć wyrażenie obliczające zarobek po odliczeniu podatku, miało by ono następującą formę:
[Zarobek]*(100%-[Podatek]).
Podobnie jak w poprzednich przypadkach dla pól zawierających wyrażenia, można stosować kryteria.
Operator IS pozwala na wprowadzenie ograniczenia na podstawie charakteru danych znajdujących się w polu,
np. kryterium IS null, wyświetli rekordy zawierające pustą wartość dla pola ograniczonego tym kryterium.
34
Polecenia
W bazie danych ”Naprawa samochodów”:
1. Utworzyć kwerendę ,która wyświetli nazwy usług których koszt mieści się w przedziale od 40 do 80 zł, a
części niezbędne do jej wykonania posiadają cenę jednostkową mniejszą niż 200 zł.
2. Utworzyć kwerendę, która wyświetli te usługi dla których ceny jednostkowe części są przynajmniej
trzykrotnie wyższe od usługi instalacji danej części (należy utworzyć odpowiednie wyrażenie w
kwerendzie, a następnie wprowadzić kryterium)
3. Utworzyć kwerendę, która wyświetli jedynie klientów posiadających samochód maki Ford, Toyota i Opel.
35
Reguły sprawdzania poprawności
Program Access umożliwia ustalenia tzw. reguł poprawności dla pól zawartych w rekordach. Ustalanie takiej
reguły odbywa się w widoku projektu tabel. W sekcji Właściwości pola po wybraniu pożądanego pola, dla
którego ma zostać ustalona reguła, znajduje się obszar oznaczony etykietą Reguła spr. poprawności. Regułę
można wpisać ręcznie lub utworzyć przy pomocy Kreatora wyrażeń.
Reguły mogą być wyrażeniami matematycznymi (np. dla pola zawierającego liczbę, można ustalić regułę:
>100, wtedy pola te można wypełniać jedynie liczbami większymi od 100).
Reguły można łączyć operatorami logicznymi AND, OR, NOT.
Podobnie jak w przypadku kwerend można stosować:
• Porównanie do wzorca. Np. Like („A*”) – takie same operatory jakie omówiono w kwerendach
• Operator BETWEEN
• Operat IS
Wprowadzanie daty do porównania wymaga użycia symbolu #, np. >=#2007-01-01# AND <#2008-01-01#
36
Tworzenie maski wprowadzania danych
W oknie Właściwości pola oprócz reguły poprawności można również ustalić maskę wprowadzanych danych.
Maska ta pozwala na ustalenie pewnej formy zapisu i zakresu znaków używanych na poszczególnych
pozycjach. Przykładowo maska dla wprowadzania kodów pocztowych dla polski powinna pozwalać na
wprowadzenie dwóch cyfr, następnie dodawać znak poziomej linii, a następnie umożliwić wprowadzenie
kolejnych trzech cyfr.
Maskę można wprowadzać bezpośrednio do pola maski lub poprzez wywołanie kreatora masek przyciskiem
„…”.
Kreator pozwala na wybór jedną z kilku predefiniowanych masek dla często używanych elementów, które w
dalszym kroku można przystosować do indywidualnych potrzeb.
Maski można stosować jedynie dla pól zawierających typ danych Tekst lub Data, w celu tworzenia masek dla
wartości opartych na cyfrach jak np. nr telefonu, kod pocztowy itd. stosuje się typ danych Tekst, a
ograniczenie do używania w takim polu jedynie cyfr powinno wynikać z zastosowanych operatorów formule
maski.
37
Operatory maski wprowadzania danych
Symbol
Działanie
0
Użytkownik musi wprowadzić cyfrę (od 0 do 9).
9
Użytkownik może wprowadzić cyfrę (od 0 do 9).
#
Użytkownik może wprowadzić cyfrę, spację, znak plus lub minus. Jeśli ta pozycja zostanie pominięta,
program Access wprowadzi tu puste miejsce.
L
Użytkownik musi wprowadzić literę.
?
Użytkownik może wprowadzić literę.
A
Użytkownik musi wprowadzić literę lub cyfrę.
a
Użytkownik może wprowadzić literę lub cyfrę.
&
Użytkownik musi wprowadzić dowolny znak lub spację.
C
Użytkownik może wprowadzić znaki lub spacje.
.,:;-/
Separatory: dziesiętny, tysięcy, daty i godziny. Wybrany znak zależy od ustawień regionalnych systemu
Microsoft Windows.
>
Wszystkie znaki występujące po tym symbolu są wyświetlane jako wielkie litery.
<
Wszystkie znaki występujące po tym symbolu są wyświetlane jako małe litery.
!
Powoduje wypełnianie maski wprowadzania od lewej do prawej zamiast od prawej do lewej.
\
Znaki następujące bezpośrednio po tym symbolu Informatyczne
będą wyświetlane
dosłownie.
Systemy Zarządzania
– MS Access
38
Przykładowe maski wprowadzania
Maska
wprowadzania
Przykładowa wartość
Uwagi
(000) 000-0000
(206) 555-0199
W tym przypadku należy wprowadzić numer kierunkowy, ponieważ w tej sekcji maski
(ciąg 000 w nawiasach) użyto znaku 0 jako symbolu zastępczego.
(999) 000-0000!
(206) 555-0199
( ) 555-0199
W tym wypadku w sekcji numeru kierunkowego użyto symbolu zastępczego 9, co
powoduje, że numery kierunkowe są opcjonalne. Ponadto użyty wykrzyknik (!)
powoduje, że maska jest wypełniana od lewej do prawej.
(000) AAA-AAAA
(206) 555-TELE
Umożliwia podstawianie liter w miejsce ostatnich czterech cyfr numeru telefonu w
formacie amerykańskim. Warto zauważyć, że w sekcji numeru kierunkowego użyto
symbolu zastępczego 0, co powoduje, że numer kierunkowy jest obowiązkowy.
#999
-20
2000
Dowolna dodatnia lub ujemna liczba zawierająca nie więcej niż cztery znaki, bez
separatora tysięcy i miejsc dziesiętnych.
>L????L?000L0
GREENGR339M3
MAY R 452B7
Kombinacja liter obowiązkowych (L) i opcjonalnych (?) oraz obowiązkowych cyfr (0).
Znak większości wymusza na użytkownikach wpisywanie tekstu wielkimi literami. Aby
użyć maski wprowadzania tego typu, należy ustawić dla pola tabeli typ Tekst lub
Nota.
00000-9999
9811598115-3007
Obowiązkowy kod pocztowy i opcjonalna sekcja czterech dodatkowych znaków.
>L<??????????????
Tomasz
Korzun
Imię lub nazwisko z automatyczną wielką literą na początku.
ISBN 0-&&&&&&&&&-0
ISBN 1-55615-507-7
Numer książki z tekstem dosłownym, obowiązkową pierwszą i ostatnią cyfrą oraz
dowolną kombinacją liter i znaków między tymi cyframi.
>LL00000-0000
DB51392-0493
Kombinacja obowiązkowych liter i znaków (wyłącznie wielkie litery). Maski
wprowadzania tego typu można użyć, aby na przykład ułatwić użytkownikom poprawne
Systemy Zarządzania
– MS
Access
wprowadzanieInformatyczne
numerów katalogowych
lub
inwentaryzacyjnych.
39
Ograniczenie zawartości pola do wartości z listy
Wybierając typ danych można utworzyć do pola w innej tabeli, zawierającego listę pozycji jaka ma być
dostępna w definiowanym polu.
Aby tego dokonać należy wcześniej utworzyć tabelę zawierającą wszystkie możliwe pozycje jakie mają zostać
udostępnione w liście wyboru. Następnie w tabeli, która ma zawierać listę wyboru w wybranym polu należy
wybrać typ danych Kreator odnośników.
Pozwala on na wskazanie tabeli zawierającej utworzoną listę, a następnie należy wskazać pole danej tabeli
zawierające utworzone dostępne wpisy.
Po wyborze rodzaju sortowania i nadaniu nazwy etykiety należy zapisać tabelę.
Po otwarciu tabeli zawierającej pole, któremu przypisano taką listę, powinno zawierać rozwijaną listę z
pozycjami które wskazano w tabeli źródłowej.
40
Polecenia
Utworzyć w nowej bazie danych tabelę zawierającą następujące pola:
• Identyfikator – który składa się z cyfry i dwóch liter, oznaczyć go jako klucz główny
• Imię – pole które może zostać wypełnione jedynie literami, a pierwsza będzie zamieniana na dużą literę
• Nazwisko – tak samo jak imię
• Kod pocztowy – użyć maski kodu pocztowego
• Miejscowość – umożliwić wybór z listy, zawierającej 10 wprowadzonych wcześniej miast
• Dochód – umożliwić wprowadzanie jedynie cyfr, oraz ograniczyć wartość pola do przedziału 1 – 10 000.
• Kod firmowy – początek kodu ma zawsze rozpoczynać się od liter „KF” a następnie zawierać trzy cyfry

Informatyczne Systemy Zarządzania

Transkrypt

Podobne dokumenty

Instrukcja aktywacji kodu EA ACCESS na konsoli XBOX ONE

MS Access poziom zaawansowany

Łączenie tabel za pomocą związku typu wiele do wielu

www.comarch.pl/szkolenia Visual Basic for Application w Microsoft

Zainstalować silnik bazy danych mysql oraz klienta dla mysql

INKUBATOR – doradztwo biznesowe dla początkujących

OFERTA USŁUG INFORMATYCZNYCH

Przykładowe zadania z MS Access na zaliczenie kursu (studia

1. Wprowadzenie