docSystem informacji gospodarczej w przedsi´biorstwie
download 
Reklamacja Transkrypt
System informacji gospodarczej w przedsi´biorstwie
Zeszyty Naukowe nr 673 2005 Akademii Ekonomicznej w Krakowie Leszek Kozio∏ Katedra Procesu Zarzàdzania Piotr Janik Zakład Energetyczny Kraków SA System informacji gospodarczej w przedsi´biorstwie 1. Uwagi wst´pne W ostatnich latach mamy do czynienia z rosnącą dynamiką zmian zachodzących w otoczeniu firm i instytucji. W głównej mierze zmiany te wynikają z szybkiego rozwoju gospodarki rynkowej. Wzmaga się konkurencja, która wyzwala zupełne nowe działania w sferze zarządzania i wytwarzania. Stawiane są coraz wyższe wymogi w zakresie podnoszenia kwalifikacji pracowników na różnych szczeblach zarządzania. Praca zespołowa ulega specjalizacji ukierunkowanej na stosowanie nowoczesnej technologii wytwarzania dóbr i usług oraz wprowadzania nowatorskich technik komunikacyjnych. Następuje integracja procesów technologicznych i organizacyjnych. Normą dla wielu przedsiębiorstw staje się komputerowe wspomaganie decyzji w sferze zarządzania i wytwarzania. Wszystko wskazuje na to, że nacisk na zaspokajanie rosnących potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa będzie kontynuowany i zwiększany. Wielkiego znaczenia nabiera wymiana informacji między otoczeniem i przedsiębiorstwem1. Informacja jest niezbędnym elementem procesu podejmowania decyzji. Tylko odpowiednio przetworzona, pewna i docierająca na czas umożliwia podejmowanie prawidłowych decyzji. Najważniejsze są informacje związane z podejmowaniem strategicznych decyzji umożliwiające przedsiębiorstwu osiągnięcie przewagi strategicznej, ale dla jego bytu równie istotne są dane dotyczące sprzedaży, produkcji 1 s. 32. A. Nowicki, Informatyka dla ekonomistów, Wydawnictwo Naukowe PWN, Wrocław 1998, Leszek Kozioł, Piotr Janik 88 czy prowadzonych inwestycji, a więc informacje nieodzowne dla decyzji operacyjnych. Dostarczenia wszelkich niezbędnych informacji o przedsiębiorstwie i jego funkcjonowaniu oczekuje się coraz częściej od firmowych komputerowych systemów informacyjnych. Technologia powinna służyć potrzebom biznesu, zaś systemy informacyjne mogą i muszą wnieść „wartość dodaną” do firmy. Mogą to czynić poprzez rozwój i zwiększanie efektywności organizacji gospodarczej oraz redukcję ilości pracy niezbędnej do wykonania określonego zadania2. Pozyskiwanie, przetwarzanie i wykorzystanie informacji o wiarygodności partnerów gospodarczych osiągnęło w ostatnich latach rangę ważnego problemu. Jest rzeczą niemożliwą całkowite wyeliminowanie ryzyka, można je jednak znacznie zminimalizować, posiadając niezbędne informacje o swoich partnerach gospodarczych. Szerzej tę kwestię ujmując, należy podkreślić, że w gospodarce rynkowej przyjmuje się zasadę, że pierwszym krokiem przed podjęciem jakichkolwiek decyzji handlowych jest zdobycie informacji o kontraktach. Każdy menedżer nie może zapomnieć, że procesy zarządzania informacją decydują o jego przyszłej pozycji na rynku, a co za tym idzie kondycji ekonomiczno-finansowej. Sumując powyższe uwagi, warto podkreślić, że jedynie zintegrowane systemy informatyczne mogą zaspokoić wymagania informacyjne współczesnych kierowników, a w przyszłości staną się one podstawowym narzędziem pracy wszystkich pracowników nowoczesnego przedsiębiorstwa. W artykule przedstawiono istotę i charakterystykę elementów systemu informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie, omówiono realizowane funkcje i bariery jego wdrażania. Omówione kwestie zilustrowano przykładem systemu informacji gospodarczej funkcjonującym w Zakładzie Energetycznym Kraków SA. Uniwersalne ujęcia systemu informacyjnego. Termin system informacyjny przynależy do podstawowych pojęć w teorii i praktyce. Każda dziedzina nauki czy rodzaj działalności praktycznej definiuje system informacyjny stosownie do swoich potrzeb. Wspólnym pojęciem systemu stosowanym w różnych dziedzinach jest informacja. W literaturze z zakresu ekonomii i zarządzania często spotykać można dwa podejścia do definiowania systemu informacyjnego: podejście kompleksowe i odcinkowe3. Pierwsze z nich określa system ten jako wyodrębnioną część systemu społecznego, gospodarczego lub technicznego realizującą „własne” funkcje bądź cele. Takie podejście do definiowania systemów informacyjnych występuje m.in. w informatyce gospodarczej (tak w teorii, jak i w praktyce). W ten sposób 2 J. Pioch, Systemy informatyczne w zarządzaniu firmą, „Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa” 2000, nr 4, s. 45. 3 J. Oleński, Ekonomika informacji, PWE, Warszawa 2003, s. 136–137. System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie 89 postrzegają systemy informacyjne ich gestorzy i administratorzy. Podejście to jest przydatne wtedy, gdy określony system społeczny lub gospodarczy jest sam przede wszystkim systemem informacyjnym, np. agencja reklamowa, wydawnictwo, rozgłośnia radiowa, ośrodek informacji naukowo-technicznej. Dla celów dalszych analiz przez system informacyjny rozumie się kompleks powiązanych procesów informacyjnych4. System informacyjny – podobnie jak każdy inny podsystem przedsiębiorstwa – można scharakteryzować w aspekcie: celowościowym, podmiotowym, strukturalnym, funkcjonalnym i instrumentalnym. Z punktu widzenia celowościowego określane są cele istnienia danego podsystemu przedsiębiorstwa. Cele te wynikają z klasyfikatora celów całego przedsiębiorstwa i powinny przyczyniać się do realizacji misji firmy. Charakterystyka celowościowego aspektu systemu informacyjnego powinna również obejmować problematykę motywowania pracowników do realizacji celów, podział pracy i zasady koordynacji działań. Z punktu widzenia podmiotowego dokonywane są charakterystyki jednostek będących elementami systemu informacyjnego. Określa się też, które stanowiska pracy i komórki organizacyjne są odpowiedzialne za realizację funkcji systemu informacyjnego przedsiębiorstwa oraz w jaki sposób dokonywać pomiaru efektywności realizacji funkcji systemu informacyjnego przez te jednostki. Z punktu widzenia strukturalnego charakteryzowane jest miejsce systemu w strukturze organizacyjnej firmy. Szczegółowo określane są zależności hierarchiczne, uprawnienia i obowiązki podmiotów realizujących funkcje informacyjne. Istotnym elementem jest tutaj organizacja systemów decyzyjnych i kontrolnych w zakresie realizacji zadań systemu informacyjnego. Aspekt funkcjonalny dotyczy zakresu wspomagania funkcji planistycznych, koordynacyjnych i kontrolnych realizowanych przez kierownictwo organizacji. Dodatkowo w charakterystyce funkcjonalnej zawarte są podstawowe zasady funkcjonowania systemu informacyjnego. Aspekt instrumentalny dotyczy opisu metod i narzędzi wykorzystywanych przez podmioty realizujące funkcje systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Należy wyróżnić tu ogólne grupy metod identyfikacyjnych, diagnostyczno-analitycznych, a szczególnie informatyczne wspomaganie realizacji zadań systemu informacyjnego (dzięki zastosowaniu technologii baz danych, hurtowni danych, systemów wspomagania kierownictwa, zintegrowanych systemów zarządzania, systemów wspomagania decyzji i innych)5. 4 Ibidem, s. 136. K. Woźniak, Badanie systemu informacyjnego dystrybucji i sprzedaży w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie nr 603, Kraków 2003, s. 246. 5 Leszek Kozioł, Piotr Janik 90 Istotnym narzędziem zdobywania informacji jest wywiad gospodarczy. System wywiadu gospodarczego (konkurencyjnego) został zdefiniowany przez francuską rządową Komisję Planowania w raporcie dotyczącym wywiadu ekonomicznego i konkurencyjnego przedsiębiorstw jako zbiór działań polegających na poszukiwaniu, przetwarzaniu i rozpowszechnianiu (wykorzystywaniu) informacji przydatnych podmiotom ekonomicznym6. Obecnie przedmiotem zainteresowań wywiadu gospodarczego są przede wszystkim7: – dane dotyczące działalności konkurentów, na przykład sprawozdania finansowe, – rachunki bankowe, – klienci, dostawcy, rodzaje transakcji, – wyniki badań marketingowych i technologicznych, wynalazki produkcyjne, dane na temat postępu naukowo-technicznego. Wywiad gospodarczy to profesjonalne zdobywanie i analizowanie informacji o określonych segmentach rynku, funkcjonujących na tym rynku podmiotach, ich osiągnięciach technicznych, projektach działań i pozycji ekonomicznej8. 2. Istota i funkcje systemu informacji gospodarczej Pozyskiwanie informacji, sposoby ich zbierania, gromadzenia i przepływu powinny być zorganizowane na zasadzie systemu, który obejmowałby całe zasoby informacyjne oraz te elementy, które umożliwiają zasilanie, nabywanie i dostarczanie użytkownikom tych zasobów. System taki, zwany systemem informacji, powinien być rozumiany nowocześnie, tzn. jako komputerowa metoda zbierania, opracowywania, przechowywania, aktualizowania, odtwarzania i przetwarzania danych oraz ich dostarczania w najprzydatniejszej formie do realizacji zadań organizacji. System ten powinien spełniać pewne warunki, a mianowicie9: – system powinien być dostosowany do potrzeb i obejmować wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa, wszystkie szczeble zarządzania i poziomy decyzyjne, 6 B. Martinet, Y.-M. Marti, Wywiad gospodarczy. Pozyskiwanie i ochrona informacji, PWE, Warszawa 1999, s. 12. 7 R. Borowiecki, M. Kwieciński, Informacja w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Zakamycze, Kraków 2003, s. 383. 8 T. Wojciechowski, Wywiad gospodarczy, „Firma” 1999, nr 7–8. 9 J. Penc, Informacyjny systen zarządzania firmą, Zeszyty Naukowe Politechniki Łódzkiej nr 698, Łódź 1994. System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie 91 – system powinien dostarczać informacji kompleksowych i aktualnych, aby przedsiębiorstwo mogło szybko reagować na zmianę warunków wewnętrznych i zewnętrznych, – system powinien dostarczać informacji tym, którzy ich rzeczywiście potrzebują i to informacji nadającej się bezpośrednio do użytku i najdogodniejszej dla podjęcia ostatecznych decyzji, – system powinien zapewnić efektywne wykorzystanie informacji, które jest uwarunkowane szybkością i częstotliwością ich obiegu, co oznacza, że dane powinny być aktualne, kompletne i odpowiednio posegregowane, gdyż to ułatwia ich obieg, – droga przepływu informacji powinna być możliwie najkrótsza i zgodna ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa, a poszczególne podsystemy informacji powinny być zintegrowane, zaś same informacje powinny stanowić prosty zbiór, który można szybko przyswoić i wykorzystać w podejmowaniu praktycznych decyzji (sensowne, zwięzłe raporty), – algorytmy opracowywania informacji powinny zapewniać śledzenie przebiegów procesów produkcji i sprzężeń zwrotnych, konstruowanie ocen ekonomicznych, prognozowanie przebiegu działalności produkcyjno-gospodarczej (finansowej, marketingowej, inwestycyjnej), – koszty pozyskiwania i przetwarzania informacji powinny być niewysokie, metody ich zbierania, opracowania, przechowywania i przepływu powinny uwzględniać możliwości komputeryzacji systemu informacyjnego, a forma ich prezentacji dostosowana do możliwości odczytywania przez zainteresowanych, – system powinien być zabezpieczony przed niepożądanym wpływem informacji nieformalnych i stale doskonalony, aby mógł zapewnić właściwy przebieg informacji. System informacji gospodarczej rozumiany jako odmiana lub element systemu informacji to zbiór informacji niezbędnych do podejmowania powtarzalnych decyzji wraz z metodami pozyskiwania, przetwarzania, przechowywania, przekazywania oraz ochrony tych informacji. Powzięcie tych decyzji wymaga posiadania informacji odpowiednio dobranych pod względem zakresu, stopnia agregacji, horyzontu czasowego, dokładności i źródeł pochodzenia. Ponieważ część decyzji podejmowanych w przedsiębiorstwie ma charakter powtarzalny, uzasadnione jest, by zasób informacji niezbędny do ich podejmowania nie był pozyskiwany w sposób jednorazowy, a stanowił wewnętrznie spójny, stale odnawialny system, tworzony przez kadrę z przedsiębiorstwa. System ten ma być częścią całościowego systemu informacyjnego przedsiębiorstwa i podobnie jak on ma do spełnienia określone funkcje (rys. 1)10. 10 A. Sopińska, Model systemu informacji strategicznej w przedsiębiorstwie [w:] System informacji strategicznej, pod red. R. Borowieckiego i M. Romanowskiej, Wydawnictwo Centrum Doradztwa i Informacji „Difin”, Warszawa 2001, s. 159. Leszek Kozioł, Piotr Janik 92 Funkcje systemu informacji gospodarczej Zasialanie w informacje Przetwarzanie informacji Przechowywanie informacji Prezentowanie informacji Przekazywanie informacji Rys. 1. Funkcje systemu informacji gospodarczej Źródło: opracowanie własne na podstawie: A. Sopińska, op. cit., s. 158. Istotą funkcji zasilającej jest zbieranie, rejestrowanie i ewidencjonowanie informacji gospodarczych. Związane jest to z wyszukiwaniem i opracowywaniem wielu danych pierwotnych, słabych sygnałów oraz informacji nieformalnych. Wymaga to identyfikacji, klasyfikowania i kodowania oraz kondensowania informacji. Funkcję zasilającą można określić jako wejście systemu informacji gospodarczej. Drugą wyróżnioną funkcją systemu jest przetwarzanie informacji. Jest to najistotniejsza funkcja, ponieważ w wyniku jej realizacji są tworzone informacje bezpośrednio użyteczne dla podejmowania poszczególnych, powtarzalnych decyzji. W celu przyspieszenia realizacji funkcji przetwarzania powinny być wykorzystywane techniki komputerowe. Kolejną funkcją jest przechowywanie informacji. Polega ona na zapisaniu informacji gospodarczych na trwałych nośnikach w postaci i formie umożliwiającej ich łatwe wykorzystywanie w kolejnych procesach przetwarzania bez konieczności ponownego realizowania czynności wejścia. Jest to możliwe dzięki dwóm operacjom: katalogowania i tworzenia baz danych. Funkcja przechowywania informacji zawiera również elementy ochrony przetwarzanych zbiorów. Czwartą funkcją jest prezentowanie informacji. Zadaniem jej jest dostarczenie niezbędnych informacji w wymaganym przez nich terminie, miejscu, zakresie, postaci, przekroju i agregacji. Funkcję tę można określić jako wyjście systemu informacji gospodarczej. Ostatnią funkcją tego systemu jest funkcja przekazywania informacji. Może się odbywać zarówno w poziomie, jak i w pionie, ponieważ informacje niekoniecznie muszą być wykorzystywane w miejscach, gdzie powstają. Podstawowym zadaniem wszystkich wyżej wymienionych funkcji może być dostarczanie informacji gospodarczych i innych niezbędnych do podejmowania decyzji dotyczących windykacji należności. System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie 93 3. Projekt systemu informacji gospodarczej w aspekcie windykacji nale˝noÊci w Zakładzie Energetycznym Kraków SA Organizacyjne uwarunkowania funkcjonowania ZEK SA. Zakład Energetyczny Kraków SA jest spółką działającą na obszarze województwa małopolskiego, w jego środkowej i południowej części (byłe województwa krakowskie i nowosądeckie). Swoje usługi świadczy na terenie o powierzchni 8830 km 2 i obejmuje 118 gmin Małopolski, w których mieszka prawie 2 mln mieszkańców. Największe ośrodki miejskie na obszarze działania to: Kraków, Nowy Sącz, Nowy Targ, Limanowa, Krynica, Zakopane, Szczawnica, Gorlice. Realizacja wynikających z pełnionych przez spółkę funkcji polega na: – zakupie, dystrybucji i obrocie oraz wytwarzaniu energii elektrycznej, – budowie, rozbudowie, modernizacji i remontach sieci oraz urządzeń elektroenergetycznych, a także ich eksploatacji, – usługach doradczych, konsultacyjnych, inżynierskich, – wykonywaniu przyłączy obiektów. W strukturze organizacyjnej wyodrębniono jednostki terenowe, jakimi są Rejony Dystrybucji i Terenowe Biura Handlowe (Śródmieście, Nowa Huta, Podgórze, Krowodrza, Zakopane, Nowy Targ, Limanowa, Nowy Sącz). Sześć spośród nich (oprócz Śródmieścia i Zakopanego) podzielonych jest na mniejsze jednostki – posterunki energetyczne, które swoim zasięgiem obejmują zwykle teren kilku gmin i realizują część zadań, głównie związanych z bieżącą eksploatacją sieci i urządzeń. W całej spółce funkcjonuje 21 posterunków i jeden oddział terenowy. Z jednostek specjalistycznych, wykonujących zadania na podporządkowanej im części urządzeń bądź w wydzielonej sferze działalności, w spółce funkcjonują: Rejon Wysokich Napięć, Centrum Usług Technicznych oraz Wydziały Centrali, ponadto Zespół Elektrowni Wodnych „Rożnów” Sp. z o.o., Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe „En-Tech” Sp. z o.o. oraz Ośrodek Szkoleniowo-Wypoczynkowy Rożnów Sp. z o.o. to Spółki, które zostały utworzone z udziałem Zakładu Energetycznego Kraków SA. Organizacja windykacji należności za energię elektryczną w ZEK SA. Zgodnie ze strukturą organizacyjną ZEK SA w pionie Dyrektora Obrotu Energią w bezpośrednim podporządkowaniu Dyrektorowi ds. Sprzedaży Energii znajdują się jednostki organizacyjne zajmujące się windykacją należności za energię elektryczną. Do tych jednostek organizacyjnych należą: – Biuro Handlowe Wielkich Odbiorców, – Terenowe Biura Handlowe (TBH); Śródmieście, Nowa Huta, Podgórze, Krowodrza, Zakopane, Nowy Targ, Limanowa, Nowy Sącz. Leszek Kozioł, Piotr Janik 94 Windykacją należności zajmują się pracownicy Biura Handlowego Wielkich Odbiorców (HR) oraz Terenowych Biur Handlowych zorganizowani w tzw. „Zespoły windykacji” w Oddziale Sprzedaży. Biuro Handlowe Wielkich Odbiorców umiejscowione jest w centrali spółki. Poza windykacją należności od własnych odbiorców Biuro Handlowe Wielkich Odbiorców koordynuje windykację należności od odbiorców obsługiwanych przez Terenowe Biura Handlowe w następujących przypadkach: – podmiot znajduje się w postępowaniu upadłościowym, układowym lub likwidacyjnym, – należności za energię podlegają cesji lub kompensacie, – trwają negocjacje Dyrekcji Obrotu Energią, co do warunków spłaty należności z podmiotem gospodarczym posiadającym punkty odbioru energii na obszarze działania spółki. Dyrektor Pionu Obrotu Energią OT Wydział Taryf i Marketingu Dyrektor ds. Sprzedaży Energii HO Wydział Organizacji Sprzedaży Energii TBH-1 Śródmieście TBH-2 Nowa Huta HR Biuro Handlowe Wielkich Odbiorców TBH-3 Podgórze TBH-4 Krowodrza TBH-5 Zakopane TBH-6 Nowy Targ TBH-7 Limanowa TBH-8 Nowy Sącz Rys. 2. Schemat organizacyjny Pionu Obrotu Energią Źródło: opracowanie własne. OZ Wydział Zakupów Hurtowych System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie 95 W celu bezpośredniego kontaktu z klientem w każdym Terenowym Biurze Handlowym oraz w Biurze Handlowym Wielkich Odbiorców znajduje się Biuro Obsługi Klientów, a na Posterunkach Energetycznych Punkt Obsługi Klienta. Jednym z zadań Biura i Punktu Obsługi Klienta są funkcje związane z obsługą windykacji należności za energię elektryczną. Odbiorcy, którzy są dłużnikami, lub wiedzą, że mogą spóźnić się z zapłatą za energię elektryczną, mają możliwość ustalenia z upoważnionym pracownikiem Biura lub Punktu Obsługi Klienta nowych terminów płatności lub rozłożenia płatności na raty. Wówczas zawierana jest pisemna ugoda z odbiorcą, gdzie oprócz terminów płatności uzgadnia się z odbiorcą skutki niedotrzymania ustaleń wynikających z ugody. W razie niewywiązania się odbiorcy z ustaleń zawartych w ugodzie następuje wstrzymanie dostarczania energii elektrycznej przez pracowników technicznych podporządkowanych organizacyjnie kierownikowi właściwego Terenowego Biura Handlowego. Wstrzymanie oraz wznawianie dostarczania energii elektrycznej dla Wielkich Odbiorców wykonują na polecenie Kierownika Biura Obsługi Wielkich Odbiorców służby techniczne Rejonów Dystrybucji. Funkcjonowanie systemu informacji gospodarczej w zarządzaniu windykacją należności w ZEK SA. Podstawą funkcjonowania systemu informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie jest obieg informacji pomiędzy ich źródłami a odbiorcami informacji. Rozwój profesji związanych z pozyskiwaniem informacji gospodarczej koncentruje się wokół specjalistów w samym przedsiębiorstwie oraz poza nim. Łączą ich jednak dwa rodzaje kompetencji, mianowicie znajomość danego sektora oraz znajomość dziedziny wywiadu gospodarczego w ścisłym tego słowa znaczeniu, która ma charakter interdyscyplinarny (wiedza w zakresie prawa, ekonomii, finansów, psychologii i informatyki). W wyniku właściwej analizy zgromadzonych informacji o odbiorcach energii elektrycznej, można wykorzystać je do skutecznego egzekwowania zadłużenia. Centrum informacji o podmiotach gospodarczych powinno znajdować się w centralnej jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za koordynację działań windykacyjnych. W ZEK SA jest to Biuro Handlowe Wielkich Odbiorców. Gromadzenie informacji powinno dotyczyć: – ustalenia danych formalno-prawnych na podstawie rejestrów i ewidencji działalności gospodarczej, – weryfikacji danych, – ustalenia stanu majątkowego firm i osób, – ustalenia miejsc zamieszkania czy siedziby dłużników. Źródłem pozyskiwania informacji o odbiorcach energii elektrycznej są informacje od własnych pracowników, notatki prasowe, internet, kontakty prywatne z pracownikami firm i inne. 96 Leszek Kozioł, Piotr Janik Szczególnie ważnym źródłem pozyskiwania bieżących informacji o sytuacji finansowej firmy są informacje od pracowników własnego zakładu, którzy dokonują cyklicznych odczytów stanów licznika energii elektrycznej. Od nich powinny płynąć pierwsze sygnały o: – zmianie podmiotu gospodarczego, który korzysta z energii elektrycznej bez umowy, – wyprzedaży towarów firmy zmierzającej do likwidacji, – niezadowoleniu załogi w związku z problemami finansowymi firmy, – innych ważnych dla gromadzenia danych o odbiorcy. Drugim źródłem pozyskiwania informacji są wszelkiego typu informacje prasowe oraz internetowe, dlatego pracownicy zajmujący się gromadzeniem tych informacji powinni mieć bezpośredni dostęp do ich źródła. Wszelkie sygnały zarówno od własnych pracowników, jak i z innych źródeł powinny być przeanalizowane i sprawdzone w ramach działania jednostki organizacyjnej zobligowanej do koordynacji działań windykacyjnych Spółki. Reasumując, proces wywiadu gospodarczego w zarządzaniu windykacją należności powinien składać się z dwóch odrębnych faz: – rozpoznania, czyli gromadzenia i przetwarzania informacji, – działania, czyli rozpowszechniania właściwych informacji wśród wybranych ich odbiorców za pośrednictwem ustalonych działań11. Szybkość przetwarzania pozyskanych informacji oraz przepływ do jednostek terenowych pozwoli na podjęcie skutecznych działań minimalizujących ewentualne straty wynikające z niewypłacalności firm, którym dostarczana jest energia elektryczna. Dlatego przetworzone informacje niezbędne do podjęcia działań windykacyjnych w trybie szybkim powinny być przekazane pozostałym jednostkom organizacyjnym w celu analizy należności za energię elektryczną w obszarze działania wszystkich terenowych biur handlowych. Fazy procesu pozyskiwania informacji gospodarczej przedstawia rys. 3. Budowanie katalogu potrzeb informacyjnych. Wśród potrzeb informacyjnych, które powinien zaspokoić system informacji gospodarczej, można wyróżnić: 1) potrzeby informacyjne dotyczące makrootoczenia: – zmiany w otoczeniu prawnym związanym z funkcjonowaniem spółki, tj. zmiany w prawie energetycznym, w standardach jakościowych obsługi klientów, – prognozy dotyczące zmian stopy inflacji, co wpływa na kształtowanie się dochodów potencjalnych i aktualnych klientów; 11 M. Kwieciński, Wywiad gospodarczy w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa–Kraków 1999, s. 63. Rozpoznanie Źródła informacji Przetwarzanie Formalne Nieformalne Działanie – prasa – publikacje książkowe – banki danych – pewne źródła informacji itd. – dostawcy – odbiorcy – konkurencja – targi, salony itd. Otoczenie w skali makro 97 Gromadzenie Wywiad gospodarczy Przedsiębiorstwo System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie Rozpowszechnianie Terenowe Biuro Handlowe 1–8 Rejonowe Dystrybucji 1–8 Wydział Finansowy Centrum Usług Technicznych Rys. 3. Fazy pozyskiwania informacji gospodarczej Źródło: opracowanie własne na podstawie: M. Kwieciński, Wywiad gospodarczy a wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw [w:] System informacji…, s. 109. 2) potrzeby informacyjne dotyczące mikrootocznia: – zmiany kondycji finansowej obecnych i potencjalnych klientów, – zmiany statusu prawnego kontrahenta, – zmiany w wielkości obrotów konkurentów, ich udział w rynku, poziom cen wraz z zasadami kredytowania odbiorców, – zmiany w stopniu zaspokojenia potrzeb klientów, – przyczyny reklamacji wnoszonej przez klientów, – zmiany w katalogu silnych i słabych stron firm konkurentów i kontrahentów. Źródła i metody pozyskiwania oraz przetwarzania informacji. Wśród wszelkich źródeł informacji funkcjonujących w otoczeniu spółki można wyróżnić: – otwarte źródła informacji (formalne), – zamknięte źródła informacji (nieformalne). Otwarte źródła informacji zawierają ogół pisemnych, audiowizualnych lub informatycznych środków rozpowszechniania informacji. Z tych źródeł pochodzi 90% gromadzonych informacji o różnym stopniu wartości oraz zróżnicowanym stopniu zaspokojenia potrzeb informacyjnych. Otwarte źródła informacji to: 1) prasa ogólna („Rzeczpospolita”, „Prawo i Gospodarka”, „Gazeta Wyborcza”, „Gazeta Bankowa”, „Polityka”, „Wprost”, „Biuletyny PSE”, „Gazeta Prawna”). Jest ona szczególnie ważnym źródłem informacji, dostępnym, niedrogim i w miarę Leszek Kozioł, Piotr Janik 98 kompletnym. Z punktu widzenia windykacji należności w Spółce istotne informacje prasowe będą dotyczyć: ogłoszeń upadłości firm, ofert kupna i sprzedaży nieruchomości, przetargów, sprawozdań finansowych, tzw. „czarnych list” dłużników oraz różnych informacji gospodarczych, prawnych dających sygnały dotyczące funkcjonowania kontrahentów; 2) prawne źródła informacji, do których zalicza się: – Krajowy Rejestr Sądowy prowadzony przez Sądy Gospodarcze zawierający podstawowe dane o spółkach prawa handlowego, a od 2003 r. będzie się w nim rejestrować każda działalność gospodarcza, – rejestry działalności gospodarczej prowadzone przez organy administracji samorządowej, – księgi wieczyste prowadzone przez wydziały ksiąg wieczystych sądów najniższej instancji, – rejestry meldunkowe prowadzone przez organy administracji samorządowej, – rejestr zastawów, – informacje o prowadzonych postępowaniach ugodowych i upadłościowych ogłaszane w „Monitorze Gospodarczym”; 3) wszelkie dokumenty pisemne, reklamowe, handlowe, np. gazetki, przesłania zarządu, które wyjaśniają plany na przyszłość i prezentują firmę; 4) banki danych, które są efektem rozwoju technologii informacyjnych i informatyki; 5) publikacje i dokumenty wydawane przez wyspecjalizowane instytucje, np. GUS. Zamknięte źródła informacji pochodzą głównie od dostawców, konkurentów, klientów, z kongresów, targów i salonów specjalistycznych. Warto również wymienić informacje z innymi firmami o wspólnym kontrahencie. Istotna rolę w zbieraniu informacji odgrywa także uczestnictwo w spotkaniach np. Stowarzyszenia Elektryków Polskich, konferencjach branżowych na temat przekształceń w energetyce oraz studiach podyplomowych, gdzie występuje kontakt z przedstawicielami różnych firm12. Zaspokojenie potrzeb informacyjnych jest możliwe dzięki postępowaniu według sprecyzowanych reguł. Metody te można podzielić na: – metody badań podstawowych, – metody szczegółowe. Metody badań podstawowych polegają na zbieraniu informacji wynikających z danych własnych, opracowań statystycznych, także takich, które opisują kształtowanie się różnych trendów. 12 M. Kwieciński, op. cit., s . 65. System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie 99 Metody szczegółowe wykorzystują w pozyskiwaniu informacje „szare”, tzw. półotwarte. Są to informacje, których zdobycie odbywa się drogą pośrednio poprzez uruchomienie sieci kontaktów i znajomości międzyludzkich. W działaniach wywiadu gospodarczego prowadzących do pozyskiwania informacji trzeba jednak zachować umiar i etykę oraz występować w zgodzie z prawem, dlatego pozyskiwanie informacji tzw. półotwartych jest bardziej trudne i skomplikowane13. Przetwarzanie informacji gospodarczych. Docierające do przedsiębiorstwa informacje mają najczęściej charakter fragmentaryczny w postaci mikroinformacji, dopiero po przetworzeniu można uzyskać wartościową całość. Towarzyszący im tzw. szum informacyjny powoduje zjawisko przeładowania ilością informacji przy jednoczesnym niedoborze jakościowym. W celu uporządkowania pozyskanych informacji poddaje się je odpowiedniemu przetworzeniu. Polega ono na: – ocenie pozyskanych informacji ze względu na wiarygodność, – selekcji pod względem użyteczności, – analizie i odpowiedniej interpretacji, – syntetyzacji pozyskanych informacji, – nadaniu im odpowiedniej formy. Selekcja i ocena informacji są ze sobą ściśle powiązane. Ocena informacji polega między innymi na określeniu jej użyteczności, czyli selekcji. Ta z kolei wymaga przeprowadzenia oceny informacji. Najprostszym sposobem stwierdzenia wiarygodności pozyskanych informacji jest ocena wiarygodności ich źródeł. Dla uwiarygodnienia informacji wymagane jest porównanie przynajmniej kilku niezależnych źródeł. Użyteczność informacji wyznaczona jest przez ich przydatność dla zbioru powtarzalnych decyzji. Wyselekcjonowane informacje podlegają analizie i interpretacji. Nieumiejętna analiza i błędna interpretacja mogą prowadzić do błędnych wniosków, a w konsekwencji do błędnej decyzji. Ma ona na celu przejście od zbioru informacji cząstkowych do ujęcia całościowego i spójnego. Ostatnią czynnością w ramach przetwarzania informacji jest nadanie im odpowiedniej formy umożliwiającej przechowywanie ich i udostępnianie w odpowiednim czasie14. Przechowywanie informacji gospodarczych. Pozyskane i przetworzone informacje gospodarcze często są gromadzone w postaci różnego rodzaju baz danych, które w odpowiednim czasie będą wykorzystane przy podejmowaniu decyzji. Przechowywanie informacji musi odbywać się na trwałych nośnikach: papierowych, magnetycznych, optycznych, zapewniających łatwy dostęp do pożądanych informacji w wymaganym terminie, zakresie, przekroju oraz formie agregacji15. 13 Ibidem, s .57. A. Sopińska, op. cit., s. 161. 15 Ibidem, s. 162. 14 100 Leszek Kozioł, Piotr Janik Przekazywanie informacji gospodarczych. Zgromadzone informacje, aby mogły być podstawą podejmowania decyzji muszą zostać przekazane do osoby podejmującej decyzje w sprawach windykacji. Nawet najlepsza informacja zgromadzona, a nie dostarczona w odpowiednim czasie i formie decydentowi staje się bezużyteczna. Warunkiem sprawnego przekazania informacji wewnątrz przedsiębiorstwa jest dobrze zorganizowany obieg informacji. Oprócz przechowywania informacji wewnątrz przedsiębiorstwa istnieje jeszcze wymiana informacji między systemem a otoczeniem. Celowe oraz intensywne wykorzystanie rozmaitych zbiorów informacyjnych odbywa się w formie nieustannie ponawianego procesu komunikacji. Pojęcie to odnosimy z jednej strony do bezpośredniej wymiany komunikatów między ludźmi (w kontaktach interpersonalnych) oraz dialogu między komputerami (rozwiązaniach sieciowych), a z drugiej strony do pośrednich relacji komunikacyjnych między obiektami gospodarczymi funkcjonującymi w otoczeniu rynkowym. Warunkiem skuteczności systemu informacji gospodarczej jest centralizacja danych, gdyż ogrom różnego rodzaju informacji wymagać będzie segregacji i opracowania, aby każda z nich mogła być wykorzystana. Ten cel może być spełniony jedynie pod warunkiem istnienia centralnej bazy danych, którą trzeba systematycznie uaktualniać. Wymagać to będzie wykorzystania odpowiednich programów zarządzania bazami danych. Pracownicy mają dostęp do baz danych firmy poprzez przeglądarki sieciowe, co przyczynia się do obniżenia kosztów operacyjnych. Największy nacisk kładzie się bezpieczeństwo systemu, czyli uniemożliwienie osobom niepożądanym dostępu do baz danych firmy. W tym celu opracowano oprogramowanie ochronne, które blokuje dostęp do Intranetu osobom nieuprawnionym16. Bariery wdrażania systemu informacji gospodarczej. Podjęcie decyzji o zorganizowaniu systemu informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie stwarza wiele nowych problemów natury organizacyjnej. Związane jest to m.in. ze zmianą sposobu myślenia ludzi pracujących we firmie. W podświadomości ludzi występuje opór wobec zmian, który można przezwyciężyć. Znaczącym problemem jest niechęć pracowników do dzielenia się informacją. Posiadanie i wykorzystywanie informacji traktowane jest przez pracowników na wszystkich szczeblach hierarchii jako coś, co decyduje o władzy w organizacji. Przekazywanie jej innym pracownikom, którzy by ją wykorzystywali, oznacza dobrowolne ograniczenie własnych kompetencji17. 16 J.K. Shim, J.G. Siegel, R. Chi, Technologia informacyjna, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1999, s. 118. 17 G. Zając, Bariery i dylematy wdrażania wywiadu gospodarczego w polskich spółkach [w:] System informacji…, s. 375. System informacji gospodarczej w przedsiębiorstwie 101 4. Podsumowanie Przetrwanie i rozwój organizacji, w warunkach niepewności i turbulencji otoczenia, wymaga zbudowania i doskonalenia systemu informacji, a zwłaszcza informacji gospodarczej. Pozyskiwanie, przetwarzanie i wykorzystane informacji o wiarygodności partnerów gospodarczych stało się w ostatnich latach istotnym problemem. Jest rzeczą niemożliwą całkowite wyeliminowanie ryzyka, można go jednak znacznie zminimalizować, posiadając niezbędne informacje o swoich partnerach gospodarczych. Szerzej tę kwestię ujmując, należy podkreślić, że w gospodarce rynkowej przyjmuje się zasadę, pierwszym krokiem przed podjęciem jakichkolwiek decyzji handlowych jest zdobycie informacji. Przez nowocześnie zorganizowany system informacji gospodarczych rozumie się komputerową metodę zbierania, opracowania, przechowywania, aktualizowania, odtwarzania i przetwarzania danych oraz ich dostarczania w najprzydatniejszej formie do realizacji zadań organizacji. Szczegółową rolę w funkcjonowaniu systemu informacji gospodarczej odgrywa kultura organizacyjna tworząca trwałe wartości i umiejętności pracowników – stanowiące strategiczny zasób organizacji. Warto przy tym dodać, że szczegółowego znaczenia nabierają takie jej cechy, jak innowacyjność (niwelująca opór wobec zmian) oraz chęć i umiejętność dzielenia się informacją czy nawet wiedzą. Literatura Borowiecki R., Kwieciński M., Informacja w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Zakamycze, Kraków 2003. Informacja w zarządzaniu przedsiębiorstwem, pod red. R. Borowieckiego i M. Kwiecińskiego, Zakamycze, Kraków 2003. Kwieciński M., Wywiad gospodarczy a wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw [w:] System informacji strategicznej, pod red. R. Borowieckiego i M. Romanowskiej, Difin, Warszawa 2001. Kwieciński M., Wywiad gospodarczy w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Naukowe, PWN, Warszawa–Kraków 1999. Martinet B., Marti Y.-M., Wywiad gospodarczy. Pozyskiwanie i ochrona informacji, PWE, Warszawa 1999. Nowicki A., Informatyka dla ekonomistów, Wydawnictwo Naukowe PWN, Wrocław 1998. Oleński J., Ekonomika informacji, PWE, Warszawa 2003. Penc J., Informacyjny system zarządzania firmą, Zeszyty Naukowe Politechniki Łódzkiej nr 698, Łódź 1994. Pioch J., Systemy informatyczne w zarządzaniu firmą, „Ekonomika o organizacja przedsiębiorstwa” 2000, nr 4. Shim J.K., Siegel J.G., Chi R., Technologia informacyjna, Dom Wydawniczy ABC Warszawa 1999. 102 Leszek Kozioł, Piotr Janik Sopińska A., Model systemu informacji strategicznej w przedsiębiorstwie [w:] System informacji strategicznej, pod red. R. Borowieckiego i M. Romanowskiej, Wydawnictwo Centrum Doradztwa i Informacji „Difin”, Warszawa 2001. Wojciechowski T., Wywiad gospodarczy, „Firma” 1999, nr 7–8. Woźniak K., Badanie systemu informacyjnego dystrybucji i sprzedaży w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie nr 603, Kraków 2002. Zając G., Bariery i dylematy wdrażania wywiadu gospodarczego w polskich spółkach [w:] System informacji strategicznej, pod red. R. Borowieckiego i M. Romanowskiej. Wydawnictwo Centrum Doradztwa i Informacji „Difin”, Warszawa 2001. The Economic Information System within Enterprises The authors present the significance of information and discuss the essence of information systems within enterprises. The article singles out economic information systems for analysis and characterises their functions and elements. Significant space is devoted to discussing economic intelligence as an important tool (element) of an economic information system. The authors also identify the basic obstacles to implementing such a system. They illustrate the theoretical issues using the example of the economic information system at the Kraków Power Distribution Plant (Zakład Energetyczny Kraków SA).
