SPOSÓB NA KONCENTRACJĘ - WDROŻENIE COMARCH CDN XL

SPOSÓB NA KONCENTRACJĘ - WDROŻENIE COMARCH CDN XL W D.M.T.
W biznesie zasoby zawsze są ograniczone, a koszty
zawsze za wysokie. Problem rentownego
angażowania dostępnych zasobów oraz przymus
ciągłego poszukiwania i wdrażania rozwiązań
efektywnych finansowo są codziennością każdego
przedsiębiorcy, niezależnie od branży, skali czy
zajmowanej pozycji rynkowej.
Jednym
z
istotniejszych
elementów
kosztotwórczych jest praca człowieka. Dlatego
warto uważnie przyjrzeć się, czy czas i energia nie są
ponad potrzebę lokowane w działaniach
pomocniczych, administracyjnych, nie mających
bezpośredniego przełożenia na sprzedaż czy
oferowaną klientom jakość. Zwłaszcza, jeśli w
działania operacyjne angażowana jest wysoko
wykwalifikowana kadra zarządzająca. Ekonomicznie
uzasadnionym byłoby w takim wypadku
skoncentrowanie wysiłków na doskonaleniu i
rozwijaniu biznesu. Nie zapomina o tym zarząd
D.M.T. Sp. z o.o., który na przełomie 2008 i 2009
roku podjął decyzję o zintegrowaniu i zoptymalizowaniu procesów administracyjnych przy
zastosowaniu systemu Comarch CDN XL - by zyskać solidniejszą podstawę informacyjną dla decyzji,
wygospodarować czas na planowanie oraz zaoszczędzić kapitał na inwestycje w rozwój.
O FIRMIE
Centrum logistyczne D.M.T. (Dystrybucja, Magazynowanie, Transport) działa na rynku od 1999 roku.
Firma jest własnością rodziny Kujawa, która samodzielnie zarządza i rozwija biznes wyłącznie w
oparciu o własny kapitał.
Domeną D.M.T. jest dostarczanie zintegrowanych rozwiązań logistycznych, obejmujących szeroką
paletę usług w zakresie składowania i logistyki magazynowej, transportu oraz dystrybucji
powierzonych towarów. Jako jedna z pierwszych firm w Polsce świadomie zaczęła budować
kompetencje w dziedzinie logistycznego wsparcia sprzedaży. Cenne know how wypracowane przez
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Strona 1 z 7
ostatnich kilkanaście lat, wysokiej klasy obiekty magazynowe w dobrej lokalizacji, własny tabor,
zastosowane nowoczesne urządzenia i technologie znajdują swe odbicie w sprawnej, bezbłędnej,
terminowej, a przy tym efektywnej ekonomicznie realizacji procesów biznesowych.
Jednym z wykorzystywanych w D.M.T. rozwiązań technologicznych jest zintegrowany system
zarządzania Comarch CDN XL, który zastąpił szereg osobnych aplikacji dedykowanych do obsługi
poszczególnych obszarów biznesu. Dążono przede wszystkim do:
1. usprawnienia przepływu informacji, raportowania i analityki – dzięki centralizacji i
ujednoliceniu danych dotyczących działalności firmy;
2. poprawy efektywności i wydajności czasu pracy osób zaangażowanych w działania
administracyjne (obsługa sprzedaży, zamówień oraz finansów) – dzięki automatyzacji pracy i
integracji procesów biznesowych;
3. większej elastyczności w zarządzaniu czasem pracy - umożliwienia równoczesnej pracy w
systemie i zdalnego dostępu do systemu pracownikom firmy;
4. zapewnienia narzędzi wspierających zarządzanie relacjami z klientem;
5. minimalizacji ryzyka i kosztów awarii oprogramowania oraz związanych z nimi przestojów w
działalności.
Wdrożenie miało miejsce na przełomie 2008 i 2009 roku. Od tamtej pory, dzięki koncentracji uwagi i
zasobów na rozwijaniu zasadniczej działalności, firma rozrosła się, nieznacznie zwiększyła
zatrudnienie w magazynach, rozbudowała ofertę. Nieustannie też doskonali metody i rozwija
narzędzia wykorzystywane do zarządzania i obsługi magazynu, a wiosną tego roku udostępni swoim
klientom 2,5 tys. m2 nowej powierzchni magazynowej.
Prowadzone są też rozmowy dotyczące rozwinięcia wykorzystywanej funkcjonalności Comarch CDN
XL i wprowadzenia szczegółowej analizy kosztów wg centrów ich powstawania – co dałoby Zarządowi
D.M.T. możliwość precyzyjnej oceny rentowności poszczególnych usług, klientów i narzędzi oraz
podstawę dla dalszych decyzji biznesowych.
SYTUACJA BIZNESOWA PRZED IMPLEMENTACJĄ ZSI
Michał Kujawa, Logistics Manager D.M.T.: Bardzo ważna była dla nas
możliwość pracy w sieci, z jednoczesnym dostępem wielu osób do systemu,
stabilność oprogramowania – żeby nie zawieszało się i nie powodowało
przestojów, zdalny dostęp do potrzebnych informacji - bez konieczności
fizycznej obecności w budynku firmowym, automatyzacja części procesów,
które tu zachodzą. Dlatego zdecydowaliśmy się na inwestycję w zintegrowane
i sprawdzone rozwiązanie do zarządzania. Patrząc na to, co dzieje się w
innych firmach uznaliśmy, że dla nas jest to konieczność. Odwlekanie byłoby
dla D.M.T. krokiem wstecz.
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Michał Kujawa
Strona 2 z 7
Wykorzystywaliśmy wcześniej inne systemy, ale one generowały niepotrzebne problemy. Księgowość i
sprzedaż działały na dwóch całkowicie odrębnych aplikacjach. Natomiast my nie mieliśmy bieżącego
dostępu do danych historycznych. Nie wiedzieliśmy nic na temat kosztów działalności, ile, komu i za co
płacimy, czy nie zalegamy z płatnościami, ile mamy należności do ściągnięcia, jakie obroty generuje
dany podmiot, które usługi są dla nas najbardziej opłacalne, jaki jest optymalny poziom zakupów,
jaką trzeba będzie odprowadzić zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego. Na raporty sprzedażowe
czy rachunek zysków i strat musieliśmy zawsze czekać.
Wiele kwestii mnie osobiście drażniło. Na przykład ewidencja i rozliczanie faktur kosztowych. Kiedyś
zbieraliśmy faktury, przekazywaliśmy je partiami co jakiś czas księgowej, która rejestrowała je w
swoim systemie. O kosztach i zaliczkach na podatek dowiadywaliśmy się z dużym opóźnieniem, te
informacje były poza firmą. Teraz sami rejestrujemy przychodzące faktury w Comarch CDN XL,
księgowy rozlicza je na miejscu. Mamy stały dostęp do informacji o terminach płatności,
kontrahentach, datach dokumentów, datach wpłynięcia. Mamy pola opisowe i analityki – możemy
np. opisać, ile kosztuje dana część wymienna, do jakiego konta (pojazdu) przypisać wydatek. Potem
księgowy rozlicza wszystko po mini-centrach kosztowych. Dzięki temu wiemy dokładnie, ile kosztuje
nas eksploatacja i utrzymanie wybranego pojazdu.
ROZWIĄZANIE
W 2008 roku D.M.T. zakupiło licencje Comarch CDN XL do modułów, których funkcjonalności były
wystarczające do zrealizowania postawionych celów wdrożenia: Sprzedaż i Zamówienia do obsługi
logistyki, CRM i Reklamacje jako narzędzie dla realizacji zadań z zakresu obsługi klienta i budowania
relacji biznesowych oraz Kasa Bank, Kadry i Płace, Księgowość dla obsługi obszaru finansowego i
dostarczenia rzetelnej informacji zarządczej. W trakcie trwania analizy przedwdrożeniowej
dokupiono również licencję modułu Środki Trwałe. D.M.T., poza własną flotą samochodową,
dysponuje szeregiem urządzeń wykorzystywanych w magazynie: urządzenia do transportu
poziomego i pionowego, terminale sterujące, kolektory danych, wagi, urządzenia pakujące i
etykietujące, urządzenia do sprzątania i konserwacji powierzchni magazynów etc. Wdrożenie
Środków Trwałych ułatwiło ich inwentaryzację i naliczanie amortyzacji.
Michał Kujawa: Dlaczego wybraliśmy akurat Comarch CDN XL? Po pierwsze dlatego, że miał
wszystko, co było nam faktycznie potrzebne. Po drugie: podczas gromadzenia informacji zwracałem
uwagę na ilość sprzedanych produktów ERP. Comarch był wtedy trzecim dostawcą – jeśli chodzi o
udziały w rynku ERP w Polsce, ale pierwszym jeśli chodzi o ilość wdrożeń. Comarch CDN XL był
najczęściej kupowany. Był to polski produkt. No i po trzecie: cena nie zabijała. Do przeprowadzenia
projektu wybraliśmy firmę T2S. Partner doskonale się sprawdził: to było z pewnością jedno z
najlepszych wdrożeń systemowych w D.M.T. Jeszcze z czymś takim się nie spotkałem, zazwyczaj
mieliśmy więcej problemów. Może wynikało to też po części z tego, że wielokrotnie
współpracowaliśmy i wdrażaliśmy oprogramowanie z firmami, które nie były z okolicy – i to było
utrudnieniem. Ze strony T2S pozytywnie zaskoczyła nas duża elastyczność, dyspozycyjność,
profesjonalne podejście i dobre przygotowanie wszystkich pań (bo głównie panie brały udział we
wdrożeniu). Cały projekt trwał około 2-3 miesiące, bardzo krótko. Zgodnie z planem system był
gotowy do uruchomienia z początkiem roku kalendarzowego 2009.
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Strona 3 z 7
KORZYŚCI
Realizację wielu pojedynczych
czynności i całych procesów, udało
się wielokrotnie przyspieszyć przy
jednoczesnym podniesieniu jakości
ich rezultatów. Skumulowany efekt
równoległego uzyskania poprawy w
licznych, na pozór mało istotnych,
działaniach, dał się odczuć zarówno
liniowym pracownikom jak i
zarządowi D.M.T.
Od lewej: Michał Kujawa, Andrzej Kujawa, Paweł Kujawa
Jednym z przykładów może być analiza płatności czy współpraca z systemem bankowym. Do
wdrożenia Comarch CDN XL zarząd D.M.T. miał do dyspozycji jedynie odręczne zapiski. Teraz
płatności mogą być analizowane przy użyciu przejrzystych, czytelnych narzędzi, takich jak preliminarz
płatności, historia kontrahenta czy szereg wydruków dostępnych w systemie (np. wydruk płatności
nierozliczonych). Możliwy jest eksport przelewów (które przed implementacją systemu były wysyłane
ręcznie) i import wyciągów bankowych do odpowiednich rejestrów.
Dużo łatwiej sprawować kontrolę nad finansami spółki, gdy podstawowe sprawozdania, takie jak
bilans, rachunek zysków i strat, cash flow, generowane są na podstawie danych rejestrowanych w
systemie w czasie rzeczywistym i gdy są one dostępne 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca.
Monitowanie czy windykacja należności również są dla użytkowników Comarch CDN XL mniej
uciążliwe. Na kartach kontrahentów można indywidualnie określać limity kredytowe czy terminy
płatności. System automatycznie komunikuje o ich przekroczeniu podczas próby sprzedaży.
Uprawniona osoba może do odwołania wstrzymać sprzedaż z nierzetelnym kontrahentem.
Paweł Kujawa, Kierownik Działu Transportu D.M.T.: Przed wdrożeniem Comarch CDN XL faktury
kosztowe ewidencjonowaliśmy ręcznie w księgach, tak samo ręcznie wysyłaliśmy przelewy z
płatnościami do dostawców, co zdarzało się raz na kilka dni. Trzeba było wpierw każdą fakturę
odszukać w księdze, a potem wpisać z ręki w poleceniu przelewu wszystkie dane dostawcy wraz z
numerem konta, co pochłaniało nawet do 5 minut na jeden przelew. Rocznie nasza firma
ewidencjonuje ok 1400 faktur od dostawców, co daje ok 27 faktur w tygodniu. Na samo wysyłanie
przelewów potrzebowaliśmy 1-1,5 godziny w tygodniu. Teraz po wdrożeniu modułu księgowego z
opcją eksportowania poleceń przelewu do systemu bankowego czas ten skrócił się do ok 10 minut w
tygodniu. Faktury są zapisywane w Comarch CDN XL i z tego programu eksportujemy płatności. Nie
zmienia to faktu, iż dalej ewidencjonujemy faktury także ręcznie - chcemy mieć podwójną kontrolę
nad tym, czy wszytko zostało poprawnie zapisane i wysłane.
Zanim uruchomiliśmy Comarch CDN XL w D.M.T. nie mieliśmy wglądu online w aktualne bądź
archiwalne listy płac, dostawaliśmy tylko wersję drukowaną mailem lub faxem od firmy księgowej.
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Strona 4 z 7
Potem Prezes firmy siadał na ok. 2 godziny i ręcznie wysyłał pensję na konta. Teraz lista płac jest
eksportowana bezpośrednio do systemu bankowego. Cały proces wysyłania pensji zajmuje około 5
minut.
Michał Kujawa: Aktualnie wysyłamy 200-250 przelewów miesięcznie. Na pewno jest szybciej i łatwiej.
Paweł Kujawa: Bardzo ważną dla nas korzyścią, choć trudną do zmierzenia, jest dla nas podgląd
online przewidywanych wysokości podatków takich jak opłaty związane z ZUS oraz VAT. Nie wiem, ile
czasu zajmowało poprzedniej firmie księgowej wystawienie deklaracji VAT 7. Wiem za to, że w
Comarch CDN XL wystarczy kilka kliknięć. Już na początku miesiąca znam prognozowaną wielkość
podatku. Możemy tak zaplanować wszystkie wydatki, aby w dniu zapłaty nie było żadnych niemiłych
niespodzianek. Pamiętam, że kilka lat temu był z tym duży problem. Księgowa dzwoniła w dniu
płatności i po prostu informowała o kwocie podatku, jaką należy odprowadzić do urzędu. Wiele razy
zdziwienie rodziło się na naszych twarzach. Na pewno program nam w tym pomaga i możemy
wcześniej reagować np. przesunięciem kosztów na inny miesiąc w celu optymalizacji podatku w
danym miesiącu.
Wysoki stopień automatyzacji procesów można osiągnąć dzięki odpowiedniej konfiguracji Comarch
CDN XL praktycznie w każdym obszarze funkcjonowania biznesu.
W rachunkowości warte zastosowania są schematy księgowań dla dokumentów sprzedażowych,
zakupowych, list płac, wyciągów bankowych. Dużym plusem jest możliwość łatwego i szybkiego
(także seryjnego) generowania deklaracji zgłoszeniowych czy rozliczeniowych wymaganych przez US
czy ZUS, wszystko zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Przemyślany plan kont
syntetycznych i analitycznych daje świetną podstawę dla prowadzenia pogłębionych analiz.
Jednak kluczowym dla każdego biznesu obszarem jest sprzedaż. Przejrzyste cenniki, łatwe do
definiowania, kopiowania i modyfikacji, automatyczne generowanie ofert sprzedaży z zapytań
ofertowych zarejestrowanych w systemie, szybkie generowanie kolejnych wariantów ofert, zapis
kontaktów z klientem z możliwością przypisania kodów fiaska i dodawania komentarzy, tworzenie
kampanii marketingowych – to tylko niektóre z licznych narzędzi, jakie do swojej dyspozycji mają
przedstawiciele handlowi firmy. Wnioski z analizy dokumentów, wyników kampanii i wszelkich
powiązanych z klientem informacji zarejestrowanych w Comarch CDN XL, są wykorzystywane do
stopniowej poprawy efektywności działań sprzedażowych i promocyjnych oraz w projektowaniu
coraz bardziej adekwatnej oferty firmy.
Paweł Kujawa: Co łatwo dało się zaobserwować to fakt, że teraz znacznie szybciej wystawiamy
faktury sprzedażowe. Przed wdrożeniem Comarch CDN XL pracowaliśmy na dość prostym programie
do fakturowania, bez możliwości pracy online na kilku stanowiskach jednocześnie. W dniu
fakturowania każdy z pracowników musiał czekać, aż poprzednia osoba skończy wystawiać swoje
dokumenty i zwolni dostęp do systemu. Był to proces, który zajmował praktycznie cały dzień. Teraz
trzy czy cztery osoby mogą pracować równocześnie i wystawiać faktury w dowolnym momencie.
Dużym plusem jest bardzo przejrzysty cennik. Jeśli się go zrobi dobrze, to wystawienie faktury
składającej się z wielu pozycji trwa najwyżej kilka minut. Często też wystawiamy takie same faktury
dla danego kontrahenta. Żeby na nowo co miesiąc nie wpisywać tych samych pozycji, korzystamy z
możliwości skopiowania faktury z poprzedniego miesiąca - co trwa ok. 1 minuty. W poprzednim
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Strona 5 z 7
programie również mogliśmy konfigurować cenniki, ale nie były one tak przejrzyste jak w Comarch
CDN XL. I na pewno wystawianie faktur trwało znacznie dłużej, ponieważ samo wyszukanie danej
pozycji zabierało sporo czasu.
Michał Kujawa: W 2010 roku wystawiliśmy ok. 340 faktur. W Comarch CDN XL jedna osoba mogłaby
wystawić wszystkie w ciągu jednego dnia. Kiedyś tyle czasu zajmowało naszym ludziom wystawianie
faktur z jednego tylko miesiąca.
DLACZEGO COMARCH CDN XL
Michał Kujawa: Wybór Comarch CDN XL i T2S był jak najbardziej słuszną decyzją. Na pewno byśmy jej
nie cofnęli. Uznaliśmy za ryzykowne inwestowanie w rozwiązania, które nie zostały dostatecznie
zweryfikowane przez rynek, dlatego wybraliśmy akurat system Comarch. Wybór partnera
informatycznego jest również bardzo ważnym elementem całego projektu. Chociaż nie mamy aż tak
skomplikowanych procesów i większość tego, co znalazło zastosowanie w D.M.T., to standardowe
funkcjonalności, jednak dużo stresu przy wdrożeniu odchodzi, jeżeli partner informatyczny jest
sprawdzony i może pochwalić się dużym doświadczeniem. Firma T2S świetnie się sprawdziła. Mogę
się domyślać, że nie tylko w D.M.T.
Z autopsji wiem, że do wdrożenia trzeba się samemu rzetelnie przygotować, przeanalizować i
zrewidować własne potrzeby – tak, by po fakcie nie było rozczarowań. Dużo czasu i wysiłku kosztuje
opisywanie niuansów, nietypowych, specyficznych dla danego biznesu rozwiązań,
przeprojektowywanie i optymalizacja procesów tak, by je maksymalnie usprawnić i uprościć. Jest duże
prawdopodobieństwo, że pominie się coś bardzo ważnego. My sami zapomnieliśmy o module do
obsługi zamówień, a nasz partner podczas analizy zasugerował też wdrożenie modułu do środków
trwałych. Potrzeba była oczywista, a jednak pominęliśmy to w zamówieniu. Musieliśmy potem
modyfikować plan kont, dostosowywać wydruki dokumentów – na całe szczęście nie było z tym
większych problemów.
Wspólnie z T2S udało nam się w krótkim czasie doprowadzić projekt do szczęśliwego zakończenia.
Teraz mamy więcej szczegółowych informacji i więcej czasu na właściwą reakcję. Na pewno było
warto.
Wyszczególnienie modułów Comarch CDN XL:







Administrator
Definiowanie Interfejsu
Sprzedaż
Zamówienia
Reklamacje
CRM
Kasa Bank
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Strona 6 z 7
 Kadry i Płace
 Księgowość
 Środki Trwałe
Klient:
D.M.T. Sp. z o.o.
ul. Wiewiórek 51
05-807 Podkowa Leśna
www.dmt.waw.pl
Partner informatyczny:
T2S Sp. z o.o.
Centrala: ul. Krakowiaków 80/98, 02-255 Warszawa
Kontakt: +48 22 575 86 00
Oddział w Łodzi: ul. Gdańska 80, 90-613 Łódź
Kontakt: +48 42 636 41 33
www.t2s.pl
Tekst opracowany w marcu 2012. Wszystkie prawa zastrzeżone
Strona 7 z 7