Dokumentacja księgowa - Dobra

Dokumentacja księgowa
1. Dokumenty księgowe, ich znaczenie i klasyfikacja
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczej. Nazywa się je „ dokumentami księgowymi” (dowodami źródłowymi).
Najważniejsze funkcje dowodu księgowego:

Funkcja dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w
rozumieniu prawa – dowody księgowe wchodzą do dokumentacji jednostki,

Funkcja dowodowa- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem i
jednocześnie dowodem na to, że opisane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście
wystąpiły w określonym miejscu i czasie w wymiarze ilościowym, wartościowym, lub
ilościowo – wartościowym,

Funkcja księgowa – dowód jest podstawą księgowania,

Funkcja informacyjna – dane z dowodu księgowego stanowią podstawowe źródło
informacji o zdarzeniach gospodarczych,

Funkcja kontrolna – dowód księgowy stanowi podstawę kontroli operacji
gospodarczych.1
Ustawa o rachunkowości dzieli dowody księgowe na:

Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

Zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

Wewnętrzne – stwierdzające zaistnienie operacji gospodarczej wewnątrz
jednostki.
1
A. Kuczyńska-Cesarz, T. Cesarz, Elementy rachunkowości, zasady rachunkowości, Warszawa 2006, s.100.
Podział dokumentów na wewnętrzne i zewnętrzne
DOKUMENTY
KSIĘGOWE
ZEWNĘTRZNE
WŁASNE
WEWNĘTRZNE
OBCE
Jednostka może sporządzać dowody księgowe:

Zbiorcze (stanowią zbiór dowodów źródłowych np. Raport kasowy),

Korygujące uprzednio dokonane zapisy księgowe (np. Faktura korygująca),

Zastępcze – wystawiane w przypadku braku zewnętrznego dowodu obcego dla
udokumentowania operacji gospodarczej do czasu otrzymania zewnętrznego obcego
dowodu źródłowego,

Rozliczeniowe – służące ujęciu już dokonanych zapisów według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych (rozliczenie kosztów). 2
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera za równoważne z dowodami
źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za
pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według
programu na podstawie informacji zawartych już w księgach po spełnieniu następujących
warunków:
2
Ibidem.

Zapisy uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
księgowych,

Możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz osoby odpowiedzialnej za
ich wprowadzenie,

Stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

Dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione w sposób
zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego
rodzaju dowodów księgowych. 3
Dokument księgowy powinien zawierać:
1) określenie rodzaju dokumentu (np. faktura, rachunek) i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeśli jest to możliwe także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik
aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.
Zbiór wszystkich dowodów księgowych określa się mianem dokumentacji księgowej.
Dokumentacja księgowa jednostki obejmuje:
3

Dowody księgowe,

Księgi rachunkowe,

Sprawozdania finansowe.
Ibidem, s. 101.
Z punktu widzenia potrzeb rachunkowości ogół dowodów można podzielić według
następujących kryteriów:
1) jednostki wystawiającej dowód,
2) przeznaczenia dowodów,
3) podstawy wystawiania dowodów,
4) celu wystawiania dowodów,
5) rodzaju dowodów.
Rodzaje dowodów księgowych
I - dowody
kasowe
II - dowody
materiałowe i
obrotu wyrobami
gotowymi
III - dowody
bankowe
•Kp-kasa przyjmie
•Kw-kasa wypłaci
•Rk-raport kasowy
•wniosek o zalczkę
•Pz-przyjęcie zewnętrzne
•Wz-wydanie na zewnątrz
•Rw- rozchód wewnętrzny
•Zw-zwrot wewnętrzny
•Mm-przesunięcia międzymagazynowe
•PI-protokół inwentaryzacyjny
•Pw-przyjęcie wyrobów z produkcji do magazynu
•WB-wyciąg bankowy
•PP-polecenie przelewu
•czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel
•bankowy dowód wpłaty
•bankowy dowód wypłaty
IV - dowody służące
ewidencji środków
trwałych
•OT-wprowadzenie środka trwałego do użytkowania
•LT-likwidacja środka trwałego
•PT-nieodpłatne przejęcie, przekazanie środka trwałego
•MT-zmana miejsca użytkowania środka trwałego
V - dowody służące
do ewidencji
wynagrodzeń
•LP- lista płac
•deklaracja ZUS
VI - dowody kupnasprzedaży
•Fa VAT-faktura oryginał i kopia
•Fa-faktura korygująca
•Fa-faktura wewnętrzna
•R - ek-rachunek
VII - dowody
księgowe
• PK-polecenie księgowania
• nota księgowa
• nota korygująca
2. Przygotowywanie dokumentów do księgowania
Każdy dowód przed przekazaniem go do księgowania powinien być sprawdzony pod
względem:
1) merytorycznym,
2) formalnym,
3) rachunkowym.
Kontrola merytoryczna (rzeczowa) – to sprawdzenie prawidłowości, rzetelności, celowości i
zgodności z przepisami prawa operacji gospodarczej wyrażonej w dowodzie oraz
sprawdzenie, czy dowód został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę.
Kontrola formalna – to stwierdzenie, czy dowód sporządzony został w sposób technicznie
poprawny i zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wystawionego zgodnie z ustawą
o rachunkowości.
Kontrola rachunkowa – to sprawdzenie, czy dane liczbowe zawarte w dowodzie nie
zawierają błędów arytmetycznych.
Po dokonanej kontroli wpisuje się na każdym dowodzie dekretację, czyli wskazuje sposób
zaksięgowania operacji gospodarczej z podaniem kont i stron tych kont, na których operacja
będzie zarejestrowana, np. na fakturze VAT za zakupione materiały za gotówkę będzie
zamieszczona następująca deklaracja: Dt – Materiały, Ct – Kasa.
Faktura VAT jest podstawowym dowodem dotyczącym zakupu. Musi być jak każdy dowód
czytelnie wypełniona i nie powinna zawierać żadnych skreśleń. Faktura z reguły wystawiana
jest w dwóch, czasem w trzech egzemplarzach: oryginał i kopia. Faktury wystawiają
zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej lub posługujący się
numerem tymczasowym. Wystawca zatrzymuje u siebie kopię dowodu, a oryginał otrzymuje
kontrahent zakupujący dobro lub usługę.4
3. Przechowywanie dokumentów
Dowody księgowe własne (wewnętrzne i zewnętrzne) sporządzają upoważnione do tego
osoby (pracownicy) według zasad określonych wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli
dokumentów (regulamin).
Instrukcja ta powinna zawierać:

Wykaz stosowanych dowodów (wzory, formularze),

Wykaz komórek organizacyjnych i zatrudnionych pracowników upoważnionych do
wystawiania dowodów,

Wykaz terminów sporządzania i przekazywania dowodów, opis obiegu dowodów
(ilość kopii), spis osób upoważnionych do ich kontroli,

Sposób znakowania dowodów,

Sposób kontroli wykorzystania formularzy druków,

Sposób postępowania w razie wykrycia w dowodach błędów lub nieprawidłowości.
Z instrukcji wynika obowiązek wystawiania dowodów w określonej liczbie kopii.
Mianowicie:
- dowód Kp wystawiany jest w trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje wpłacający,
pierwszą kopię księgowość, druga kopia pozostaje w bloczku),
- dowód Kw wystawiany jest w dwóch egzemplarzach (oryginał otrzymuje księgowość,
kopia w bloczku),
- raport kasowy wystawiany jest w dwóch egzemplarzach,
4
Ibidem, s.103.
- polecenie przelewu wystawiane jest w czterech egzemplarzach (odcinek A, B, C, D),
- faktura VAT wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach,
- dowód Pz wystawiany jest w trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje księgowość,
pierwszą kopię komórka administracyjno-gospodarcza, drugą kopię magazyn),
- lista płac wystawiona jest w dwóch egzemplarzach,
- lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego , również w dwóch egzemplarzach,
- dowód OT wystawiany jest w trzech egzemplarzach,
- dowód LT, też w trzech egzemplarzach,
- dowód PT wystawiany jest w pięciu egzemplarzach (oryginał oraz pierwszą kopię
otrzymuje przejmujący, drugą i trzecią kopię komórka organizacyjno-gospodarcza
przekazująca, czwartą kopię komórka organizacyjno-gospodarcza przejmująca).
Dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres:

Księgi rachunkowe – 5 lat,

Karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymaganego dostępu do tych
informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,
jednak nie krócej niż 5 lat,

Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek,
kredytów – przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym
operacje zostały zakończone,

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie później niż do
dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą
detaliczną,

Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie
krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia
reklamacji,
5

Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

Pozostałe dokumenty i dowody księgowe – 5 lat.5
Ibidem, s. 104 -105.