instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych w urzędzie

Załącznik Nr 6
INSTRUKCJA
OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
W URZĘDZIE MIEJSKIM W KROTOSZYNIE
1. Instrukcja ustala jednolite zasady zastosowania, obiegu i kontroli dokumentów w
Urzędzie Miejskim w Krotoszynie.
2. Instrukcja została opracowana na podstawie Ustawy o rachunkowości (Dz.U.z 1994r.,
Nr 121, poz. 591 z późniejszymi zmianami).
3. Ilekroć w instrukcji jest mowa o ustawie oznacza to ustawę o rachunkowości.
I. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH DO
KSIĘGOWANIA
1. Rodzaje dowodów księgowych i cechy jakim muszą odpowiadać.
Ewidencję księgową prowadzi się na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów,
zwanych dowodami księgowymi, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczych.
Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom wynikającym z ustawy o
rachunkowości, a w przypadku opodatkowania ustawy lub usługi podatkiem od towarów i
usług (tzw. VAT) - także z ustawy o podatku od towarów i usług i przepisów wykonawczych
do tej ustawy.
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał następujące dane:
• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
• stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Natomiast zgodnie z przepisami podatkowymi zarejestrowani podatnicy VAT czynni
posiadający numer identyfikacji podatkowej wystawiają faktury oznaczone wyrazami
‘FAKTURA VAT”.
Faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży zawiera co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich
adresy,
2) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
3) dzień, miesiąc, rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i
numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; podatnik może podać na
fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze
ciągłym,
4) nazwę towaru lub usługi,
5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonywanych usług,
6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
7) wartość towarów lub wykonywanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty
podatku (wartość sprzedaży netto),
8) stawki podatku,
9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na
poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających
opodatkowaniu,
10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na
kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
11) wartość sprzedaży towarów lub wykonywanych usług wraz z kwotą podatku (wartość
sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.
Zgodnie z ustawą podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody
księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, tj.:
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
- zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów
źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego,
- rozliczeniowe – ujmujące jeż dokonane zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacji.
Według kryterium rodzaju operacji lub zdarzenia gospodarczego dokumenty dzieli się
przykładowo na następujące grupy;
a) dokumenty kasowe,
b) dokumenty bankowe,
c) dokumenty memoriałowe,
d) dokumenty kosztowe,
e) dokumenty przychodowe,
f) dokumenty inwestycyjne,
g) dokumenty dotyczące majątku trwałego.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów
źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej
za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych
operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są
zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od
ludności.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie sprawdzonych, rzetelnych
dowodów księgowych, zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują, kompletnych i wolnych od błędów rachunkowych.
Wystawiane dokumenty (dowody księgowe) podlegają sporządzeniu (często tylko
wypełnieniu) z zachowaniem następujących warunków:
2
a)
wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem
piórem, długopisem, atramentem, tuszem lub pismem maszynowym; niektóre
informacje, takie jak nazwa jednostki gospodarczej, nazwa komórki organizacyjnej,
data, numer porządkowy dowodu - mogą być nanoszone pieczęciami lub
numeratorami,
b)
podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji muszą być autentyczne,
c)
treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała: formułując treść dokumentu należy
używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie
obowiązujących indeksach.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Błędy w dowodach źródłowych obcych i własnych można korygować jedynie przez
wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz
ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści
lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści
poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile
odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr.
Nie dopuszcza się dokonywania poprawek w pozostałej, nie wymienionej wyżej
dokumentacji wewnętrznej.
Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane jedynie przez
unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu.
2. Kontrola merytoryczna
Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody, tj. posiadające cechy wg
obowiązujących przepisów.
Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają
rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu
widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami w zakresie
zastosowanych norm i cen.
Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:
• czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
• czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,
• czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach
zatwierdzonego planu finansowo – gospodarczego,
• czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w
okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego
funkcjonowania firmy, ochrony mienia,
• czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące
wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane I (kontrola na gruncie), czy zostały
wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
• czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub
wykonawstwo usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie,
• czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami
obowiązującymi w danym zakresie,
• czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem,
3
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winy być uwidocznione na
załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, który winien zawierać
datę i podpis sprawdzającego.
Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości powinien być potwierdzony
dodatkowo prze osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w
tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie
odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.
Korekta błędów zawartych w dowodach wewnętrznych może być dokonywana tylko w
sposób określony przepisami ustawy o rachunkowości (pkt.1).
Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji
gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia
gospodarczego, to niezbędnym jest jego uzupełnienie. Uzupełnienie takie winno być
uzupełnione na odwrocie dokumentu. Na czole dokumentu dozwolone jest tylko
zamieszczenie numeru identyfikacji wewnętrznej dokumentu.
Kontrolujący w dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu
klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę dokonania kontroli, wraz
ze wskazaniem jakiego rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja, opatrując ją
własnym podpisem.
Kontrolę merytoryczną wykonują pracownicy Urzędu na samodzielnych stanowiskach w
realizacji zadań własnych gminy i zleconych odpowiednio do swojego stanowiska.
Pod względem merytorycznym dowód zatwierdza Burmistrz Krotoszyna, a w czasie jego
nieobecności Sekretarz Gminy. Delegacje służbowe Burmistrza Krotoszyna zatwierdza
do wypłaty pod względem merytorycznym Przewodniczący Rady Miejskiej w
Krotoszynie.
Kontrola formalno – rachunkowa
1) Kontrola formalno – rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony
w sposób technicznie prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód jest wolny
od błędów rachunkowych.
Kontrola formalno – rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu:
• czy dowód posiada cechy wg obowiązujących przepisów
• czy dowód został opatrzony właściwymi pieczątkami stron biorących udział w zdarzeniu,
w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działających
w imieniu stron, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne
upoważnienia,
• czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym, tj. czy dowód opatrzony jest w
klauzulę o dokonaniu tej kontroli oraz, czy wynik dokonania tej kontroli merytorycznej
umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych,
• czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych,
• czy dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą, czy w
sposób prawidłowy dokonano przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na
walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem formalno rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia).
4
Korekta błędów może być dokonana tylko w sposób określony przepisami o rachunkowości.
Zadaniem kontroli formalno – rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania
dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.
Kontrolujący w dowód dokonania kontroli formalno – rachunkowej zamieszcza na
dokumencie klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę
przeprowadzenia kontroli, opatrując klauzulę własnym podpisem. Do kontrolującego należy
przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie do klauzuli
zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód liczbą oraz zadbanie o to, ażeby dowód
księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w
księgach rachunkowych przez osoby upoważnione.
Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i
podpisu osoby sprawdzającej. W praktyce stosuje się pieczątki o treści:
Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym
................................
..........................................
(miejscowość, data )
podpis
Sprawdzone dokumenty zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki lub upoważniona przez
niego osoba.
Kontrolujący pod względem formalno – rachunkowym odpowiedzialny jest za dekretację
dokumentu zgodnie z przyjętym w jednostce zakładowym planem kont. Księgowa
budżetowa, obsługująca program FKJ (ewidencja księgowa jednostki) oraz program FKZ
(ewidencja księgowa gminy) nadaje dowodowi księgowemu numer identyfikacji
wewnętrznej, zgodnie z zasadą obowiązującą w Urzędzie.
Kontrolę formalno – rachunkową przeprowadza Skarbnik lub w czasie jego nieobecności
osoba przez niego upoważniona.
Dowody księgowe dotyczące przypisów, odpisów, wpłat, wygaśnięcia zobowiązania,
zwrotów przed ich ujęciem w księgach rachunkowych podlegają sprawdzeniu pod względem
formalnym i rachunkowym przez księgową podatkową. Dowody księgowe powinny zawierać
zakwalifikowanie do ujęcia w księgach zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W
przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność księguje się
wpłatę jako wpływy do wyjaśnienia i wyjaśnia tytuł wpłaty.
Wpłaty przyjęte do kasy w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego stanowiącego jeden
tytuł, z uwagi na obowiązek wydania jednego pokwitowania, muszą być na bieżąco
rozliczane na poszczególne paragrafy i zaksięgowane na właściwych kontach szczegółowych
oraz analitycznych w ramach konta 221.
Obroty na bilansowych i pozabilansowych kontach szczegółowych podlegają uzgodnieniu z
obrotami konta analitycznego, do którego są prowadzone. Na bilansowych i pozabilansowych
kontach analitycznych i szczegółowych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem
klasyfikacji budżetowej.
Przeprowadzeniem rozliczeń rachunkowo - kasowych inkasenta zajmuje się księgowa
podatkowa.
2) Główny Księgowy Urzędu Miejskiego, a w przypadku wakatu na tym stanowisku Skarbnik
Gminy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
5
finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego lub
Skarbnika Gminy wstępnych kontroli o których mowa wyżej jest złożony podpis na
dokumencie.
II. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW
KSIĘGOWYCH
W jednostkach samorządu terytorialnego przechowywanie i archiwizowanie dokumentów
reguluje ustawa o rachunkowości oraz instrukcja kancelaryjna wydana przez prezesa Rady
Ministrów.
Dokumentacja finansowo księgowa (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty
inwentaryzacyjne i sprawozdania inwentaryzacyjne) są przechowywane w siedzibie jednostki
w należyty sposób. Dokumentacja podlega ochronie przed niedozwolonymi zmianami,
upoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w
kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych, w celu:
- łatwego ich odszukania i sprawdzenia,
- uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.
Po zakończeniu ewidencji księgowej za miniony rok obrotowy dowody księgowe
przechowuje się zawsze w siedzibie jednostki. Należy zapewnić łatwy dostęp do nich osobom
upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie
zabezpieczenia i zamknięcia pomieszczeń oraz szafek służących do przechowywania
dokumentacji.
Zbiory dokumentów w segregatorach powinno się oznaczać:
- nazwę jednostki,
- znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji, np. dokumentacja finansowo - księgowa,
płacowa, magazynowa, inwentaryzacyjna,
- symbolem klasyfikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania.
Ochrona danych w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera
podlega szczególnym ustaleniom określonym w ustawie o rachunkowości.
Okres przechowywania dokumentacji wynosi:
d) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu
przechowywaniu,
e) natomiast pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez
określony czas:
- księgi rachunkowe - 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników albo ich odpowiedniki - przez okres
wymaganego do nich dostępu, wynikający z przepisów emerytalnych,
rentowych czy podatkowych,
- dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich , kredytów,
pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu
cywilnym albo objętych tych postępowaniem, karnym czy podatkowym 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym
operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone,
rozliczone, spłacone lub przedawnione,
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez
okres nie krótszy niż okres jej ważności,
- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
6
- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat liczonych od początku
roku następnego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.
Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej
może nastąpić udostępnienie zbiorów lub ich części osobie trzeciej do wglądu:
- na terenie jednostki,
- poza siedzibą, lecz na pisemną zgodę kierownika jednostki oraz potwierdzonym spisem
przyjętych dokumentów.
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego, po szczególnym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez
uporządkowanie akt rozumie się:
- takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb
porządkowych, poczynając od najwcześniejszej sprawy,
- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii B,C,
- ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. Według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego
wykazu akt,
- opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
- w odniesieniu do kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem
zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w
teczce.
Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji
kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej
kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe
egzemplarze przekazuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
Spisy zdawczo - odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek
według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Spisy zdawczo - odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący
archiwum zakładowe.
Komórki organizacyjne przekazują akta wyłącznie kompletnymi rocznikami.
III ZASADY DOKUMENTOWANIA PRZYJĘCIA DO EWIDENCJI
ŚRODKÓW TRWAŁYCH
Zwiększenie stanu majątku gminy może nastąpić po przez:
- zakup,
- darowiznę,
- przyjęcia za wierzytelność,
- zakończenie inwestycji.
Przyjęcie środka trwałego winno być dokonane na podstawie dokumentów księgowych OT
lub PT.
Dokument OT - "przyjęcie środka trwałego" winien być wystawiony przez wydział
merytoryczny dokonujący zakupu lub nabycia, bądź też rozliczającego inwestycję. Dokument
ten winien być wystawiony w dwóch egzemplarzach, oryginał dla księgowości, a kopia dla
wydziału merytorycznego sprawującego nadzór nad środkiem trwałym. Dokument ten winien
zawierać dane dotyczące środka trwałego, a więc nazwę środka, datę przekazania do
użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego, numer i datę faktury, miejsce
użytkowania, wartość nabycia. Powinien zawierać podpisy osób merytorycznie
odpowiedzialnych, którym przekazano środek trwały oraz akceptację Skarbnika i
zatwierdzenie przez Prezydenta.
7
Dokument PT - "Protokół zdawczo-odbiorczy" środka trwałego - służy do udokumentowania
nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce gospodarczej. Dowód ten winien
być sporządzony w czterech egzemplarzach tzn. 2 egzemplarze dla przyjmującego środek
trwały i dwa dla jednostki przekazującej - oryginały dokumentów dla księgowości.
Wystawcą dokumentu jest wydział merytoryczny przekazujący środek trwały, który określa
rodzaj i nazwę środka trwałego, natomiast dane dotyczące wartości początkowej i umorzenie
podaje księgowość, jeżeli dany środek pozostaje w ewidencji księgowej.
Zgodność merytoryczną przebiegu zdarzenia gospodarczego z wystawionym dokumentem
księgowym potwierdza podpisem i pieczątką imienną naczelnik odpowiedniego wydziału
merytorycznego, akceptuje Skarbnik i zatwierdza Burmistrz.
Podstawą zdjęcia środka trwałego z ewidencji księgowej może być dokument PT -w
przypadku przekazania środka trwałego innej jednostce lub dokument - LT "likwidacji środka
trwałego", który służy do potwierdzenia fizycznej likwidacji środka. Dowód ten sporządza się
w trzech egzemplarzach. Oryginał - otrzymuje księgowość, jeden egzemplarz Wydział
Ogólno-Organizacyjny, a trzeci - wydział merytoryczny, który dokument sporządza.
Wszelkie zmiany użytkowania środka trwałego winny być dokonywane na podstawie
sporządzanego w trzech egzemplarzach dowodu - MT - "zmiana miejsca użytkowania środka
trwałego". Oryginał otrzymuje księgowość, drugi egzemplarz - strona wystawiająca czyli
wydział, który przekazuje środek trwały, a trzeci strona otrzymująca środek trwały. Dowody
te muszą zawierać podpisy Naczelników wydziałów merytorycznych oraz akceptację
Skarbnika.
Podstawą przyjęcia środka trwałego do ewidencji mogą być również następujące dokumenty:
− akt notarialny,
− protokół zdawczo-odbiorczy,
− protokół przekazania,
− zarządzenie Burmistrza Krotoszyna,
− faktura, rachunek bądź inny dokument zawierający wszystkie dane pozwalające na
przyjęcie środka trwałego.
Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ksiąg inwentarzowych są:
Wojciech Ptak – księgi inwentarzowe składników majątku Miasta i Gminy Krotoszyn z
wyłączeniem sprzętu komputerowego oraz sprzętu elektronicznego.
Adam Augustyniak – księgi inwentarzowe sprzętu komputerowego oraz sprzętu
elektronicznego będące własnością Miasta i Gminy Krotoszyn.
IV. SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW
1. Dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów.
Wpływające do Urzędu za pośrednictwem poczty zewnętrzne dowody księgowe od
kontrahentów rejestrowane są w Punkcie Informacyjnym Wydziału Ogólno-Organizacyjnego
Urzędu.
Przy rejestracji nadawany jest kolejny numer rejestracji dokumentu. Odnotowuje się liczbę
porządkową, datę wpływu, od kogo(nazwę wydawcy), czego dotyczy, wartość zł. Brutto,
sposób i termin zapłaty, imię i nazwisko osoby pobierającej, pokwitowanie i datę odbioru
8
faktury, wydział -do jakiego przekazano dokument, datę zwrotu dokumentu do WFnB i
podpis, datę i podpis osoby przyjmującej z WFnB.
Wystawienie wszystkich dowodów księgowych dotyczących wydatków poprzedzone jest
zleceniem dokonania zakupu, czyli zaangażowaniem środków budżetowych. Za
zaangażowanie środków budżetowych odpowiada Burmistrz, ponieważ on dysponuje
środkami budżetowymi i jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki.
Zaangażowanie wydatków budżetowych księgowane jest na podstawie zawartych umów i
wydanych decyzji (na koniec każdego miesiąca), wniosków o zaliczkę, poleceń wyjazdów
służbowych, rachunków bieżących (z chwilą wydatku/zapłaty). Każdy dokument będący
podstawą zaewidencjonowania zaangażowania jest zatwierdzony do ewidencji księgowej.
Umowy, na podstawie których księguję się zaangażowanie wydatków znajdują się w WFnB
u osoby upoważnionej do prowadzenia ich ewidencji.
Dokumenty zewnętrzne obce przekazywane są do pracowników resortowych, którzy
sprawdzają te dowody i stwierdzają fakt prawdziwości, celowości, gospodarności i rzetelności
operacji gospodarczych mających na celu zwiększenie efektywności działania, zapewnienia
ochrony własności, przestrzegania obowiązujących norm prawnych oraz instrukcji
wewnętrznych. Przy robotach budowlanych konieczne jest dołączenie protokołu odbioru
robót.
Przy zakupie środków trwałych i pozostałych środków trwałych na dowodach zakupu
konieczna jest adnotacja o wpisie pozycji do księgi inwentarzowej środków trwałych i
wyposażenia oraz o dokonaniu oznaczenia zakupionego wyposażenia. Dokonuje jej
pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i
wyposażenia.
Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówień publicznych opisuje każdy
dowód zewnętrznie obcy pod względem zastosowania trybu zamówień publicznych lub
stwierdza, iż dany wydatek nie podlega stosowaniu ustawy o zamówieniach publicznych.
Tak przygotowany dokument trafia do Referatu Finansowego, gdzie następnie jest
dekretowany. Dekretacji (zatwierdzeniu pod względem formalno – rachunkowym ) dokonuje
Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona. Dekretowanie polega na przygotowaniu
dokumentów do księgowania, tj. na:
• segregacji dokumentów,
• sprawdzeniu kompletności dokumentów,
• sprawdzeniu prawidłowości dokumentów, polegające na ustaleniu, że są one sprawdzone
pod względem merytorycznym,
• zakupione pozostałe środki trwałe muszą być opisane co do ilościowego lub ilościowo –
wartościowego przyjęcia na stan przez pracownika resortowego,
• odpowiedzialnym za prawidłowe przygotowanie dowodów księgowych do wypłaty czyni
się osobę zatwierdzającą dowód do wypłaty – jako głównego księgowego,
• oznaczenia sposobu księgowania, które polega na nadaniu dokumentom księgowym
kolejnych numerów, oznaczeniu w jakich urządzeniach ma być zaksięgowany, wskazaniu
na jakich kontach ma być zaksięgowany, określeniu klasyfikacji budżetowej, określeniu
daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany, podpisaniu przez Skarbnika lub osobę
upoważnioną
9
Pod względem merytorycznym zatwierdza do wypłaty Burmistrz lub osoba przez niego
upoważniona.
Jeżeli realizacja dowodu - jego zapłata następuje w formie gotówkowej przez kasę w
Urzędzie Miejskim to na dowodzie umieszcza się pokwitowanie odbioru gotówki, datę, a
także numer i pozycję raportu kasowego.
Przy zapłacie przelewem, na rachunku umieszcza się klauzulę „zapłacono przelewem, dnia
............. . Adnotacji tej dokonuje Księgowa Budżetowa w momencie księgowania rachunku.
Następnie dowody księgowe odkłada się do akt w porządku chronologicznym z podziałem
miesięcznym, razem z wyciągiem bankowym.
Obieg dokumentów jest to system przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia,
względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich zapisania w księgach rachunkowych.
Celem sprawnego obiegu dokumentów należy:
• przekazywać dokumenty na bieżąco tym, których one dotyczą,
• określa się czas przekazywania dokumentów przez pracowników odpowiedzialnych oraz
termin przekazywania do Referatu Finansowego jako 4 – dniowy od chwili wpływu do
jednostki, z wyjątkiem tych, których termin zapłaty jest bardzo krótki (te dokumenty
powinny być przekazywane odręcznie).
2. Zaliczki
Pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie Burmistrz Krotoszyna
może udzielać zaliczek:
a) doraźnych – na realizację drobnych wydatków lub na wydatek nie powtarzający się stale,
b) stałych – na wydatki stale się powtarzające.
Zaliczki stałe mogą być udzielane na cały rok budżetowy lub na okresy krótsze. Zaliczki stałe
i doraźne mogą być udzielane w wysokości nie przekraczającej kwoty wydatków
jednomiesięcznych.
Zaliczki stałe muszą zostać rozliczone przez pracownika najpóźniej w ostatnim dniu okresu
na który zostały udzielone, a zaliczki doraźne w ciągu 14 dni od daty pobrania, nie później niż
w ostatnim dniu roku budżetowego. W przypadku przekroczenia wyżej wymienionych
terminów kwoty nierozliczonych zaliczek zostaną potrącone pracownikowi z przysługującego
mu wynagrodzenia oraz innych należności pieniężnych na podstawie odrębnych przepisów.
Zaliczki na delegacje zagraniczne rozlicza się w walucie polskiej po kursie waluty w jakim
wypłacono pracownikowi zaliczkę.
3. Wypłata wynagrodzeń.
Podstawą do wypłaty wynagrodzenia jest umowa o pracę, powołanie na stanowisko, zmiany
dotyczące umów o pracę, przesunięcia na inne stanowiska. Zawierane są na stanowisku ds.
organizacyjnych, kadrowych i BHP i przekazywane do Referatu Finansowego najpóźniej do 7
dnia od dnia rozpoczęcia pracy. Umowy zlecenia, o dzieło z nieprowadzącymi działalności
gospodarczej zawierane są przed datą wyznaczającą czas objęty umową i najpóźniej do 7 dnia
od dnia rozpoczęcia wykonywania przedmiotu umowy dostarczane są do Referatu
Finansowego.
Wniosek o wypowiedzenie umowy o pracę, wypowiedzenie umowy o pracę, wypowiedzenie
warunków płacy i pracy, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia dostarczany jest do
Referatu Finansowego najpóźniej następnego dnia po sporządzeniu.
Zlecenie wypłaty nagrody jubileuszowej, wypłaty odprawy w związku z przejściem na
emeryturę lub rentę, odprawy pośmiertnej, odszkodowania za skrócony czas wypowiedzenia
10
sporządzany jest na 5 dni przed terminem wypłaty i przekazywany do Referatu Finansowego
w dniu jego wystawienia.
Protokół przyznania świadczeń z ZFŚS sporządzany jest na 5 dni przed terminem wypłaty,
podpisany przez Komisję ds. ZFŚS i przekazywany do Referatu Finansowego w momencie
wystawienia.
Podstawowym dokumentem do wypłaty wynagrodzeń jest lista płac, która powinna zawierać:
• nazwisko i imię pracownika,
• okres za jaki zostało obliczone wynagrodzenie,
• należne wynagrodzenie pracownika plus dodatki zgodnie z pismem (angażem
finansowym lub jego zmianami),
• potrącenia wynikające z przepisów,
• potrącenia pozostałe – tylko zgodnie z pisemnym upoważnieniem pracownika,
• przyznane zasiłki rodzinne, chorobowe, opiekuńcze itd.,
• kwotę do wypłaty netto i nazwę banku wraz z numerem rachunku,
Listy płac podpisuje pracownik, który je sporządza. Następnie zostają zatwierdzone pod
względem merytorycznym lub rachunkowym wraz z podaniem sposobu zapłaty (przelewem,
gotówką w kasie lub czekiem). Następnie przekazywane są do realizacji kasjerowi lub osobie
sporządzającej przelewy.
Za prawidłowe obliczanie i odprowadzania podatku dochodowego, składek ZUS i Funduszu
Pracy oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz rozliczeń z ZUS-em odpowiada osoba
sporządzająca listy płac.
4. Rejestr należności niewypłaconych prowadzony jest w kasie Urzędu Miejskiego w sposób
ręczny lub komputerowy.
5. Dokumenty zapłaty (faktury, rachunki, itp.) dotyczące wydatkowania środków Funduszu
Sołeckiego oraz środków do dyspozycji Sołectw, Rad Osiedli są przekazywane przez
osoby upoważnione (sołtys, przewodniczący rady osiedla, inne) do naczelników
odpowiednich wydziałów lub osób w tym celu upoważnionych niezwłocznie po
zaistnieniu faktu wystawienia w/w dokumentu. Naczelnicy odpowiednich wydziałów lub
osoby upoważnione do odbioru dokumentów zapłaty bez zbędnej zwłoki przekazują w/w
dokumenty do punku informacyjnego.
11