INSTRUKCJA ws. zasad i trybu postępowania Wojewódzkiej Komisji

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 200 /2011
Szefa Obrony Cywilnej Województwa
Wojewody Łódzkiego z dnia 22 czerwca 2011 r.
w
sprawie
przeprowadzenia
inwentaryzacji
drogą spisu z natury oraz powołania Wojewódzkiej
Komisji
Inwentaryzacyjnej
sprzętu,
materiałów
i wyposażenia OC
INSTRUKCJA
ws. zasad i trybu postępowania Wojewódzkiej Komisji Inwentaryzacyjnej sprzętu,
materiałów i wyposażenia OC w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu
z natury i wyceny składników rzeczowych majątku ruchomego sprzętu i wyposażenia
Obrony Cywilnej
§ 1. Przeprowadzanie inwentaryzacji drogą spisu z natury sprzętu, materiałów
i wyposażenia Obrony Cywilnej stanowiącego własność Skarbu Państwa, a pozostającego
w zarządzie Wojewody Łódzkiego – Szefa Obrony Cywilnej Województwa ma na celu:
1) ustalenie stanu faktycznego sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej
w województwie łódzkim poprzez dokonanie oceny gospodarczej przydatności
składników majątku OC;
2) ustalenie rzeczywistych stanów składników majątkowych sprzętu i wyposażenia
Obrony
Cywilnej
poprzez
doprowadzenie
danych
wynikających
z
ksiąg
rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie
realności wynikających z nich informacji ekonomicznych;
3) wyjaśnienie ewentualnych różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym, a faktycznym;
4) rozliczenie osób odpowiedzialnych za majątek OC;
5) doskonalenie właściwego systemu nadzoru nad gospodarką sprzętem, materiałami
i wyposażeniem OC poprzez przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce
majątkiem OC.
1
§ 2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) „Dyrektorze Wydziału” należy przez to rozumieć Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa
i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, jego zastępcę albo osobę upoważnioną;
2)
„GKU” należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Urzędu, a podczas jego
nieobecności zastępcę Głównego Księgowego Urzędu lub osobę upoważnioną;
3) „innych jednostkach realizujących zadania OC” należy przez to rozumieć:
a) Urząd Marszałkowski w Łodzi,
b) Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi,
c) Komendę Wojewódzką PSP w Łodzi,
d) Komendę Miejską PSP w Łodzi,
e) Komendę Powiatową PSP w Łęczycy,
f) Komendę Powiatową PSP w Tomaszowie Maz.,
g) Komendę Powiatową PSP w Sieradzu,
h) Komendę Wojewódzką Policji w Łodzi,
i) Jednostkę Wojskową 4391 w Tomaszowie Maz.,
j) Wojewódzki Sztab Wojskowy w Łodzi,
k) Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Warszawie ( Nadzór Wodny
Smardzewice);
4) „jednostkach samorządu terytorialnego” należy przez to rozumieć odpowiednio
Starostwa Powiatowe, Miasta na prawach powiatu oraz Gminy na rzecz których
powierzony został sprzęt, materiały i wyposażenie OC, o którym mowa w § 1,
a w których gospodarkę sprzętem, materiałami i wyposażeniem OC realizują
odpowiednio właściwi szefowie obrony cywilnej powiatów/ gmin;
5) „kierownikach jednostek realizujących zadania OC” należy przez to rozumieć
kierowników jednostek, o których mowa w § 2 pkt 3, a podczas ich nieobecności, ich
zastępców lub osoby upoważnione;
6) „Komisji Inwentaryzacyjnej” należy przez to rozumieć Wojewódzką Komisję
Inwentaryzacyjną sprzętu, materiałów i wyposażenia OC, powołaną w drodze
zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz
powołania
Wojewódzkiej
Komisji
Inwentaryzacyjnej
sprzętu,
materiałów
i wyposażenia OC;
2
7) „majątku OC” należy przez to rozumieć sprzęt, materiały i wyposażenie Obrony
Cywilnej, stanowiące własność Skarbu Państwa, a pozostające w zarządzie Wojewody
Łódzkiego – Szefa Obrony Cywilnej Województwa znajdujące się w Wydziale
Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkim
Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb.,
Wojewódzkim Magazynie OC w Piotrkowie Tryb., Ośrodku Szkolenia ŁUW w Łodzi
oraz powierzone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek
realizujących zadania OC w województwie łódzkim;
8) „Przewodniczącym zespołu spisowego” należy przez to rozumieć osobę powołaną
przez właściwego Szefa Obrony Cywilnej Województwa/Powiatu/Gminy/Kierownika
jednostki
realizującej
zadania
OC do
pełnienia
funkcji
Przewodniczącego,
a podczas jego nieobecności jego zastępcę;
9) „Urzędzie” należy przez to rozumieć Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi;
10) „Wytycznych” należy przez to rozumieć Wytyczne do harmonogramu prowadzenia
prac inwentaryzacyjnych droga spisu z natury, stanowiące Załącznik Nr 1 do
zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz
powołania
Wojewódzkiej
Komisji
Inwentaryzacyjnej
sprzętu,
materiałów
i wyposażenia OC;
11) „Zespołach spisowych” należy przez to rozumieć zespoły spisowe powołane powołane
w polach spisowych odpowiadających granicom jednostek, o których mowa
w § 2 pkt 7.
§ 3. Rzeczywisty stan materiałów i wyposażenia OC ustala się drogą:
1) spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi zawartymi
w księgach rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2) porównania
danych
wynikających
z
ksiąg
rachunkowych
z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
§ 4. Inwentaryzacją w drodze spisu z natury majątku OC obejmuje się:
1) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz maszyny;
3
2) wojskowy sprzęt techniczny znajdujący się na wyposażeniu formacji obrony cywilnej
oraz gromadzony dla zapewnienia ochrony indywidualnej stanów osobowych na
stanowiskach kierowania, załóg zakładów pracy oraz ludności;
3) sprzęt specjalistyczny nie zainstalowany, przeznaczony do modernizacji systemów
alarmowych i budowli ochronnych (syreny, centrale alarmowe, urządzenia włączające,
kable, urządzenia filtrowentylacyjne, filtropochłaniacze, klapy wywiewne, drzwi
schronowe itp.);
4) inny sprzęt stanowiący majątek obrony cywilnej.
§ 5. Termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji drogą spisu z natury majątku OC
w województwie łódzkim zarządza Wojewoda Łódzki -Szef Obrony Cywilnej Województwa,
z zastrzeżeniem iż:
1) przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odbywać się będzie w podziale
na trzy okresy:
a) okres przygotowawczy: 01.07. - 30.09.2011 r.;
b) okres inwentaryzacji właściwej: 03.10. -16.11.2011 r.;
c) okres weryfikacji i wyceny majątku OC: 17.11.- 31.12.2011 r.
2) właściwi kierownicy jednostek realizujących zadania OC, na rzecz których
powierzony został sprzęt, materiały i wyposażenie OC oraz szefowie obrony cywilnej
powiatu
w
uzgodnieniu
z
szefami
obrony
cywilnej
gmin,
przedstawiają
Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej zatwierdzone harmonogramy, na
podstawie
których
Przewodniczący
Komisji
Inwentaryzacyjnej
sporządza
harmonogram zbiorczego prowadzenia prac inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury
na terenie województwa łódzkiego i przedstawia go do zatwierdzenia Szefowi Obrony
Cywilnej Województwa;
3) terminy przeprowadzenia spisu z natury w polach spisowych odpowiadających
granicom jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek realizujących
zadania OC ustalane są z odpowiednim wyprzedzeniem zapewniającym dotrzymanie
terminów,
przy
jednoczesnym uwzględnieniu ilości powierzonego sprzętu,
materiałów i wyposażenia OC oraz skali inwentaryzacji w podległych jednostkach;
4
4) kierownicy jednostek organizacyjnych realizujących zadania OC oraz szefowie
obrony cywilnej powiatu, którzy zobowiązani zostają do sporządzenia dokumentacji
zbiorczej, z dokumentacji dokonania spisów z natury przekazanej przez właściwych
szefów obrony cywilnej gmin, przesyłają do Komisji Inwentaryzacyjnej dokumenty
wymagane zgodnie z Kartą Obiegu Dokumentu Nr 1 oraz propozycje wyceny sprzętu,
materiałów i wyposażenia OC powierzonego na rzecz powiatowych i gminnych
magazynów OC oraz jednostek
realizujących zadania OC w nieprzekraczalnym
terminie, do dnia 16.11. 2011 r.;
5) w szczególnie uzasadnionych przypadkach Szef Obrony Cywilnej – Wojewoda Łódzki
na wniosek odpowiednio Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/ Kierownika jednostki
realizującego zadania OC może wydłużyć termin złożenia wymaganej dokumentacji,
o którym mowa w § 5 pkt 4;
6) nowy termin złożenia dokumentacji, o którym mowa w § 5 pkt 5 nie może być dłuższy
niż okres dwóch tygodni licząc od dnia 16.11.2011 r.;
7) w okresie o którym mowa w § 5 pkt 1 c Wojewódzka Komisja Inwentaryzacyjna
gromadzi wszystkie wypełnione spisy
z natury (własne i nadesłane z jednostek
samorządu terytorialnego i innych jednostek realizujących zadania OC ), protokoły
weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych zaopiniowane przez głównych księgowych
jednostek samorządu terytorialnego lub odpowiednio przez głównych księgowych
innych
jednostek
realizujących
zadania
OC,
radców
prawnych
i zatwierdzone odpowiednio przez właściwych szefów obrony cywilnej powiatów/
gmin/ kierowników jednostek organizacyjnych realizujących zadania OC, a następnie
przedstawia do GKU w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic
inwentaryzacyjnych oraz sporządza protokół zaopiniowany przez radcę prawnego
i GKU, podpisany przez Dyrektora Wydziału i zatwierdzony przez Szefa Obrony
Cywilnej Województwa – Wojewodę Łódzkiego.
§ 6. Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej
osobie odpowiedzialnej lub zespołowi osób współodpowiedzialnych objęte zostały spisem
z natury w jednym terminie.
5
§ 7. Okres I – przygotowanie do inwentaryzacji drogą spisu z natury.
1) Wykonywane czynności służą odpowiedniemu przygotowaniu inwentaryzacji drogą
spisu z natury odpowiednio na szczeblu wojewódzkim, powiatowym, gminnym
oraz w innych jednostkach realizujących zadania OC, na rzecz których powierzony
został sprzęt, wyposażenie i materiały OC;
2) Obejmują one czynności wymienione w Wytycznych stanowiących Załącznik nr 1 do
zarządzenia, polegające miedzy innymi na:
a) wydaniu zarządzeń o przystąpieniu do spisu z natury,
b) powołaniu zespołów spisowych,
c) opracowaniu i uzgodnieniu harmonogramów prac,
d) przygotowaniu pól spisowych oraz znajdujących się w nich składników
do inwentaryzacji, między innymi poprzez zweryfikowanie stanu środków
trwałych i wyposażenia wpisanych na wywieszkach,
e) uzgodnieniu ewidencji ilościowej oraz wartościowej sprzętu i wyposażenia OC,
f) przygotowanie
sprzętu i wyposażenia znajdującego się w magazynie,
posegregowanie i ułożenie materiałów w sposób ułatwiający ich liczenie lub
mierzenie,
g) wydaniu arkuszy spisowych.
3) Osoba odpowiedzialna za ewidencję druków ścisłego zarachowania w Urzędzie
wydaje arkusze spisowe Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej w ilościach
niezbędnych do przeprowadzenia spisu, a po jego zakończeniu zobowiązana jest do
prawidłowego rozliczenia wszystkich wydanych druków.
§ 8. Okres II – dokonywanie spisów z natury oraz ustalenie stanu majątku.
1) Wykonywane czynności służą technicznemu przeprowadzeniu inwentaryzacji przez
zespoły spisowe oraz ustaleniu stanu majątku;
2) Dokonywanie spisów z natury odbywa się metodą ręczną;
3) Osoba prowadząca książkę inwentarzową składników majątkowych powinna być
obecna
przy
dokonywaniu
spisu.
W
przypadku
nieobecności
pracownika
prowadzącego książkę inwentarzową, osobę zastępującą wyznacza Dyrektor Wydziału
lub odpowiednio właściwy Szef Obrony Cywilnej Powiatu/ Gminy/ Kierownik
jednostki organizacyjnej realizującej zadania OC;
6
4) Przed przystąpieniem do spisu z natury rzeczowych składników majątkowych, zespół
spisowy pobiera od osób prowadzących księgi inwentarzowe oświadczenie wstępne
(karta obiegu dokumentu nr 1 – wzór nr 2) oraz książki inwentarzowe, a następnie
przekazuje je Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio
Przewodniczącemu
zespołu
spisowego
powołanego
w
polu
spisowym
odpowiadającym granicy jednostki;
5) Z chwilą rozpoczęcia spisu zabronione jest przyjmowanie, wydawanie lub
przemieszczanie spisywanych składników majątkowych. W przypadku konieczności
przyjęcia, wydania lub przemieszczenia składników, może się to odbyć wyłącznie za
pisemną zgodą Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio
Przewodniczącego zespołu spisowego;
6) Składniki majątkowe przyjęte w trakcie spisu, zespół spisowy magazynuje
w odrębnym miejscu, oznaczając je w widoczny sposób, przyjęty w danej jednostce;
7) Na dowodach przyjęcia lub wydania składników majątkowych w trakcie spisu, zespół
spisowy zamieszcza adnotację „przed spisem” lub „po spisie” w zależności od tego,
czy składniki spisywane zostały wpisane do arkusza spisowego;
8)
Zespoły spisowe dokonują spisu z natury drogą przeliczania inwentaryzowanych
składników majątku;
9) Odrębne
arkusze
spisowe
sporządza
się
dla
składników
majątkowych
niepełnowartościowych, uszkodzonych, zepsutych;
10) W trakcie spisu zespół spisowy może przedstawić umotywowane pisemne wnioski
dotyczące zgłoszenia do wybrakowania spisywanych składników sprzętu, materiałów
i wyposażenia OC;
11) W inwentaryzacji majątku OC, w arkuszach spisowych należy posługiwać się
nazwami stosowanymi w ewidencji majątku OC, dla ułatwienia rozliczenia różnic
inwentaryzacyjnych;
12) Przy wypełnianiu arkuszy spisu należy stosować następujące zasady:
a) arkusze spisowe sporządza się w trzech egzemplarzach, gdzie trzeci egzemplarz
stanowił będzie dokument uzupełniający, w którym w kolumnie”Wartość” przedłożone zostaną propozycje wyceny sprzętu,
7
b) na arkuszu spisowym winny być wypełnione wszystkie kolumny arkusza
dotyczące liczby porządkowej, numeru inwentarzowego, nazwy przedmiotu,
jednostki miary oraz ilości spisywanych składników,
c) zapisy powinny być dokonane w sposób staranny, trwały i czytelny,
d) zapisy należy dokonać atramentem, długopisem lub pismem maszynowym,
e) niedopuszczalne jest pozostawienie niewypełnionych wierszy,
f) niedopuszczalne jest zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie,
bądź usuwanie w inny sposób dokonanych zapisów,
g) poprawianie błędnego zapisu może być dokonane przez skreślenie nieprawidłowej
treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowo w taki sposób, aby treść
i kwotę błędnego zapisu można było odczytać,
h) obok zapisu poprawionego w sposób określony w § 8 pkt 12 g, członkowie
zespołu spisowego oraz osoba obecna przy spisie, muszą zamieścić swoje podpisy
wraz z wpisaniem daty dokonania poprawki,
i) zapisy muszą być dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym w ciągłości
liczby porządkowej,
j) zapisy winny być kompletne, co oznacza, że wszystkie spisane składniki powinny
być ujęte w arkuszach spisu na dzień, na który sporządza się inwentaryzację,
niezależnie od daty, w której wypełnia się formularze spisowe,
k) wpisu należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika
majątku oraz w sposób umożliwiający osobie prowadzącej księgi inwentarzowe
sprawdzenie prawidłowości tego spisu;
13) Arkusze spisowe powinny być zakończone klauzulą „spis zakończono na
poz. .............” oraz podpisane przez wszystkich członków zespołu spisowego oraz
przez
osoby
prowadzące
książki
inwentarzowe,
a
także
oznaczone
datą
i godziną rozpoczęcia i zakończenia spisu;
14) W przypadku konieczności anulowania arkusza, powinien być on przekreślony
przekątnie i oznaczony w poprzek druku, napisem „anulowano”, a następnie
dołączony do zapisanych arkuszy, zachowując numer bieżący;
15) Po zakończeniu spisu zespół spisowy odbiera od osoby prowadzącej księgi
inwentarzowe oświadczenie końcowe zawierające stwierdzenie o wniesieniu lub braku
uwag do przeprowadzonego spisu (karta obiegu dokumentu nr 1 – wzór nr 3);
8
16) Jeżeli
przyczyną
odmowy
podpisania
oświadczenia
jest
zastrzeżenie
co do prawidłowości ustalonych stanów, zespół spisowy dokonuje ponownego
przeliczenia zakwestionowanej pozycji. Po stwierdzeniu ewentualnej pomyłki na
arkuszu spisowym zostaje dokonana odpowiednia poprawka, zgodnie z zasadami
wypełniania arkusza, określonymi w § 8 pkt 12;
17) W przypadku odmowy złożenia podpisu na oświadczeniu, zespół spisowy sporządza
protokół, na którym osoba prowadząca książki inwentarzowe wpisuje uzasadnienie
odmowy. Protokół taki można sporządzić na odwrotnej stronie oświadczenia;
18) Zespół spisowy obowiązany jest sprawdzić, czy wszystkie arkusze spisu z natury
zostały podpisane przez osoby uczestniczące w spisie;
19) Wypełnione
arkusze
Przewodniczącemu
spisowe
Komisji
zespół
spisowy
Inwentaryzacyjnej/
przekazuje
odpowiednio
Przewodniczącemu
zespołu
spisowego. Równocześnie z arkuszami spisowymi zespół składa sprawozdanie
z przeprowadzonego spisu (kartą obiegu dokumentu nr 1 – wzór nr 4);
20) Wymagana zgodnie z Kartą Obiegu Dokumentu nr 1 dokumentacja, odpowiednio na
szczeblu wojewódzkim, powiatowym i gminnym oraz w innych jednostkach
realizujących zadania OC przekazywana jest zgodnie z trybem wskazanym
w Wytycznych stanowiących Załącznik Nr 1 do zarządzenia.
§ 9. Okres III – wycena przez GKU ustalonych w wyniku inwentaryzacji stanów majątku
oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
1) Wykonywane czynności służą wycenie spisów i sporządzeniu zestawień różnic
inwentaryzacyjnych:
a) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich
wypełnionych arkuszy spisu z natury wraz z wymaganą dokumentacją
uzupełniającą, po sprawdzeniu jej kompletności, przekazuje ją
w
celu
dokonania
wyceny
i
ustalenia
do GKU
ewentualnych
różnic
inwentaryzacyjnych,
b) po otrzymaniu arkuszy spisu z natury GKU powierza wyznaczonym
pracownikom sporządzenie wyceny spisanych składników majątku OC,
9
c) po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników ustala się różnice
inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanów spisu z natury ze stanami
ewidencyjnymi,
d) jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu
ewidencyjnego
wynikającego
z
prawidłowo
prowadzonych
ksiąg
rachunkowych, powstaje niedobór, a w sytuacji odwrotnej – nadwyżka,
e) w przypadku stwierdzenia różnic ilościowo – wartościowych, pracownik
dokonujący wyceny sporządza zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;
2) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych – niedoborów powinno zawierać co
najmniej:
a) nazwę przedmiotu,
b) numer inwentarzowy/oznaczenie indeksu materiałowego,
c) ilość i wartość wynikająca z ewidencji;
3) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych – nadwyżek powinno zawierać co
najmniej:
a) nazwę przedmiotu,
b) numer inwentarzowy, jeżeli występuje,
c) ilość stwierdzoną podczas spisu,
d) powiązanie z arkuszem spisowym, w którym został ujęty;
4) wycena dokonywana jest przez przemnożenie spisanych w arkuszach ilości przez
stosowaną w księgowości cenę ewidencyjną, z zastrzeżeniem, iż przy aktualizacji
wyceny wartość jednostkowa spisanych składników majątku OC, ustalona może
zostać przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa – Wojewody Łódzkiego, na
podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i
gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz popytu na nie, a także
z uwzględnieniem propozycji wyceny wnioskowanych odpowiednio przez szefów
obrony cywilnej powiatów/gmin/kierowników jednostek realizujących zadania OC;
5) Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych:
a) wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic
inwentaryzacyjnych przekazywane są przez pracowników dokonujących
wyceny,
za
pośrednictwem
GKU,
Przewodniczącemu
Komisji
Inwentaryzacyjnej,
10
b) w
celu
ustalenia
Przewodniczący
przyczyn
Komisji
powstania
różnic
Inwentaryzacyjnej
inwentaryzacyjnych,
zarządza
przeprowadzenie
postępowania weryfikacyjnego,
c) w trakcie prac weryfikacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna ma prawo żądać od
osoby prowadzącej księgi inwentarzowe złożenia pisemnych wyjaśnień
dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. Zaakceptowane
przez
Dyrektora
Wydziału
wyjaśnienie
należy
niezwłocznie
złożyć
Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej,
d) rezultatem przeprowadzonego postępowania weryfikacyjnego jest protokół,
w którym Komisja Inwentaryzacyjna przedstawia umotywowane wnioski co do
sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych,
e) Podpisany przez Dyrektora Wydziału, zaopiniowany przez GKU i radcę
prawnego
protokół
weryfikacji
różnic
inwentaryzacyjnych,
podlega
zatwierdzeniu przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa.
§ 10. Prace związane z przeprowadzeniem
inwentaryzacji drogą spisu z natury sprzętu
materiałów i wyposażenia OC oraz wynikające z nadzoru i koordynacji prac związanych
z przeprowadzeniem spisów z natury w jednostkach samorządu terytorialnego i innych
jednostkach realizujących zadania OC na terenie województwa łódzkiego, prowadzi Komisja
Inwentaryzacyjna.
§ 11. Do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej, w zakresie
przeprowadzenia
inwentaryzacji drogą spisu z natury, o której mowa w § 1 i § 5 pkt 1 należy:
1) w okresie przygotowawczym:
a) przegląd pól spisowych przed inwentaryzacją dla stwierdzenia prawidłowości ich
przygotowania do inwentaryzacji,
b) przygotowanie zbiorczego projektu harmonogramu inwentaryzacji,
c) zapoznanie szefów obrony cywilnej powiatów realizujących gospodarkę sprzętem,
materiałami i wyposażeniem OC w województwie łódzkim z treścią niniejszej
Instrukcji;
2) w okresie inwentaryzacji właściwej:
11
a) organizacja spisów z natury oraz nadzór i kontrola nad ich przebiegiem,
b) zgłoszenie pisemnych, umotywowanych propozycji do wybrakowania lub likwidacji
znajdującego się w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW
w Łodzi, Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC
w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkim Magazynie OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodku
Szkolenia ŁUW w Łodzi sprzętu, materiałów i wyposażenia OC,
c) przyjęcie od szefów obrony cywilnej powiatów oraz kierowników innych jednostek
realizujących zadania OC na terenie województwa zatwierdzonych, wymaganych
dokumentów inwentaryzacyjnych;
3) w okresie weryfikacji i wyceny:
a) dokonanie weryfikacji różnic w trybie ustalenia przyczyn ich powstania,
b) przygotowanie wniosków o uznanie niedoborów i szkód za zawinione lub
niezawinione,
c) na wniosek GKU zgłoszenie propozycji do aktualizacji wyceny spisanych składników
znajdującego się w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w
Łodzi, Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w
Piotrkowie Tryb., Wojewódzkim Magazynie OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodka
Szkolenia ŁUW w Łodzi sprzętu, materiałów i wyposażenia OC przy uwzględnieniu
stopnia ich przydatności i dotychczasowego zużycia,
d) sformułowanie wniosków w zakresie dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek.
§
12.
Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, a podczas jego
nieobecności jego zastępcy, w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury,
o której mowa w § 1 i § 5 pkt 1 należy:
1) nadzór nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji drogą spisu
z natury;
2) sporządzenie podziału sprzętu i wyposażenia OC na pola spisowe odpowiadające
granicom jednostek:Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW
w Łodzi, Wojewódzkiego Warsztatu Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC
w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkiego Magazynu
OC w Piotrkowie Tryb. oraz
Ośrodku Szkolenia ŁUW w Łodzi;
12
3) powołanie zespołów spisowych odpowiadającym granicom pól spisowych Wydziału
Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkiego
Warsztatu Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb.,
Wojewódzkiego Magazynu OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodka Szkolenia ŁUW
w Łodzi i wydanie pisemnych poleceń przeprowadzenia spisu we wskazanym polu
spisowym, zgodnie z kartą obiegu dokumentu nr 1 – wzór nr 1 w zakresie pól
spisowych;
4) zapoznanie wszystkich osób biorących udział w pracach Komisji oraz zespołów
spisowych odpowiadających granicom pól spisowych , o których mowa w § 12 pkt 3
z treścią niniejszej Instrukcji;
5) przeprowadzenie instruktażu/szkolenia dla szefów obrony cywilnej powiatów,
kierowników jednostek realizujących zadania OC oraz upoważnionych pracowników
uczestniczących w spisie z natury przed rozpoczęciem inwentaryzacji;
6) oznaczenie arkuszy spisu z natury i przydzielenie ich szefom obrony cywilnej
powiatów, kierownikom jednostek realizujących zadania OC oraz zespołom
spisowym, o których mowa w § 12 pkt 3, po uprzednim zaewidencjonowaniu
w książce druków ścisłego zarachowania;
7) zabezpieczenie ewidencji ilościowo – wartościowej (książki inwentarzowej)
w sposób uniemożliwiający zespołowi spisowemu korzystanie z jej w czasie
inwentaryzacji;
8) dopilnowanie
terminowej
realizacji
harmonogramu
prac
inwentaryzacyjnych,
a w przypadku istotnych odchyleń, niezwłoczne pisemne zawiadomienie Dyrektora
Wydziału o przyczynach powstałych odchyleń;
9) zawiadomienie Dyrektora Wydziału odpowiedzialnego za gospodarowanie majątkiem
OC o stwierdzonych podczas spisu nieprawidłowościach z zakresu gospodarowania
środkami trwałymi i innymi składnikami majątkowymi OC;
10) przyjmowanie od zespołów spisowych, o których mowa w § 12 pkt 3 arkuszy
spisowych i sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji;
11) podjęcie decyzji, o dodatkowym spisie tej części składników, które na podstawie
otrzymanych informacji nie zostały spisane;
12) przekazanie GKU kompletnych i sprawdzonych arkuszy spisowych w celu dokonania
wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych;
13
13) weryfikacja zestawień różnic inwentaryzacyjnych w celu ustalenia przyczyn ich
powstania oraz przygotowanie, w formie protokołu, wniosków dotyczących
właściwego rozliczenia niedoborów i nadwyżek;
14) opracowanie
sprawozdania
z
przygotowania,
przebiegu
i
rozliczenia
prac
inwentaryzacyjnych.
§ 13. Do obowiązków magazynierów wojewódzkiego/ powiatowych i gminnych magazynów
OC, a podczas ich nieobecności zastępców lub osób upoważnionych w trakcie
przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu z natury należy:
1) podpisanie przed rozpoczęciem inwentaryzacji oświadczenia, że wszystkie dokumenty
przychodowe i rozchodowe zostały przekazane do GKU lub odpowiednio do
głównego księgowego jednostki w której prowadzony jest spis z natury, wszystkie
materiały
przyjęte
fizycznie
przez
magazyn,
zostały
przyjęte
formalnie,
a wydane fizycznie z magazynu – zostały rozchodowane;
2) w czasie inwentaryzacji w uzasadnionych – awaryjnych przypadkach, przyjmowanie
do magazynu lub wydawanie materiałów z magazynu, zgodnie z obowiązującymi
zasadami. W takim przypadku dokument przyjęcia lub wydania musi zostać
dodatkowo parafowany przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub
odpowiednio Przewodniczącego zespołu spisowego;
3) czynne uczestniczenie w pracach Komisji Inwentaryzacyjnej/ zespołu spisowego
i podpisywanie arkuszy spisu z natury jako osoba materialnie odpowiedzialna;
4) jako osoba materialnie odpowiedzialna pokrywanie niedoborów uznanych za
zawinione, a wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji.
§ 14. W skład zespołu spisowego powoływanego odpowiednio przez Przewodniczącego
Komisji Inwentaryzacyjnej lub właściwego Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/
Kierownika jednostki organizacyjnej realizującej zadania OC nie mogą wchodzić osoby:
1) GKU lub odpowiednio Główny Księgowy w jednostkach samorządu terytorialnego
lub innych jednostkach realizujących zadania OC;
2) pracownicy prowadzący ewidencję składników majątkowych OC objętych spisem;
14
3) pracownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za spisywane składniki majątkowe,
w zakresie spisu majątku, za który przyjęli odpowiedzialność;
4) inne osoby, które nie zapewniają prawidłowego i bezstronnego dokonywania spisu,
tj. w szczególności pracownicy nie posiadający odpowiednich kwalifikacji
zawodowych,
pracownicy
będący
krewnymi
lub
powinowatymi
osób
odpowiedzialnych w rozumieniu przepisów art. 617 oraz art. 618 ustawy z dnia
26 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm.) lub pozostające z tymi osobami w takich stosunkach, które mogą
budzić wątpliwości co do ich bezstronności.
§ 15. Do obowiązków zespołów spisowych należy w szczególności:
1) zapoznanie się z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi trybu oraz zasad
przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu i wyposażenia OC;
2) uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;
3) pobranie za pokwitowaniem odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych;
4) przeprowadzenie spisu inwentaryzacyjnego w przydzielonych polach spisowych,
zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych;
5) przyjmowanie od osób prowadzących księgi inwentarzowe oświadczeń wstępnych
i końcowych, zgodnie ze wzorami nr 2 i 3 określonymi w karcie obiegu dokumentu
nr 1;
6) informowanie Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio
Przewodniczącego
i
przeszkodach
zespołu
mogących
spisowego
mieć
o
wszelkich
negatywny
wpływ
nieprawidłowościach
na jakość,
rzetelność
i terminowość przeprowadzanego spisu;
7) niezwłoczne przekazanie Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej lub
odpowiednio
z
Przewodniczącemu
przeprowadzonego
spisu
oraz
zespołu
sporządzenie
spisowego
materiałów
sprawozdania
z przebiegu
inwentaryzacji, zgodnie ze wzorem nr 4 określonym w karcie obiegu dokumentu
nr 1.
§ 16. W uzasadnionych przypadkach Wojewoda Łódzki - Szef Obrony Cywilnej
Województwa może do składu zespołu spisowego w jednostkach samorządu terytorialnego
15
oraz innych jednostkach realizujących zadania OC w województwie łódzkim delegować
dodatkowo pracownika Urzędu, który pełnił będzie rolę kontrolera spisowego.
KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1
Nazwa dowodu – symbol:
WYKAZ DOKUMENTÓW DO PRZEPROWADZENIA INWENTARYZACJI
Podstawa wystawienia dowodu:
Zarządzenie .Nr........................................ dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji
Instrukcja obiegu dowodu:
Komórka
otrzymująca do
wykonania - symbol
1
Liczba egzemplarzy
2
wg potrzeb
Czas
załatwienia
3
w terminie
spisu
Opis
4
Wykaz dokumentów niezbędnych do prawidłowego
przeprowadzenia inwentaryzacji:
1. Polecenie przeprowadzenia spisu - Wzór nr 1.
2. Oświadczenie wstępne osób odpowiedzialnych za
prowadzenie ksiąg inwentarzowych – Wzór nr 2.
3. Oświadczenie końcowe osób odpowiedzialnych za
prowadzenie ksiąg inwentarzowych – Wzór nr 3.
4. Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu.
przeprowadzenia spisu z natury – Wzór nr 4.
5. Sprawozdanie z inwentaryzacji drogą spisu z natury –
Wzór nr 5.
6. Arkusz spisu z natury.
16
ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1
Wzór Nr1
POLECENIE
PRZEPROWADZENIA SPISU W POLU SPISOWYM NR………
przez zespół spisowy w składzie:
1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
w polu spisowym ……………………………………………………………....
w okresie od ………………………….do ……………………………………..
dodatkowe polecenia …………………………………………………………..
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
…………………
data
………………………………
podpis
ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1
Wzór Nr 2
………………………………..
imię i nazwisko
OŚWIADCZENIE WSTĘPNE
Oświadczam niniejszym jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
że wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym nazwa/miejsce położenia……………………
…………………………………………………………………………………………………..
.
…………………………………………………………………………………………………..
.
składniki majątku, objęte spisem z natury zostały ujęte w prowadzonej przez mnie ewidencji
a wszystkie dowody przychodu i rozchodu zostały przekazane do księgowości.
Stany prowadzonej przeze mnie ewidencji zostały uzgodnione z ewidencją księgową
w zakresie:
1. środków trwałych na dzień ………………………………………
2. pozostałych środków trwałych na dzień…………………………
Pole spisowe przygotowałem/łam/ do inwentaryzacji zgodnie ustaleniami zarządzenia
wewnętrznego i narady szkoleniowej.
Oświadczam jednocześnie, że nie wnoszę zastrzeżeń do składu osobowego zespołu
spisowego.
…………………
data
………………………………
podpis
ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1
Wzór Nr 3
………………………………..
imię i nazwisko
OŚWIADCZENIE KOŃCOWE
Oświadczam niniejszym, że do spisów z natury składników majątkowych, które zostały
dokonane w mojej obecności:
− nie wnoszę zastrzeżeń co do kompletności spisów i pracy zespołu spisowego. Wszystkie
składniki powierzone mojej pieczy zostały objęte spisem,
− wnoszę zastrzeżenia ………...………………………………………………………….…
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
Rejon/ pole spisowe nazwa …………………………………………………………………...
Miejsce położenia ……………………………………………………………………………..
…………………
data
………………………………
podpis
osoby prowadzącej księgi
ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1
Wzór Nr 4
SPRAWOZDANIE
zespołu spisowego………………………………………………………………………………
dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym
…………………………………………………………………………………………………..
dokonanego w okresie………………………………………………………………………….
Skład zespołu spisowego:
1. ……………………………………….
2. ……………………………………….
3. ……………………………………….
a)
Rozliczenie pobranych arkuszy spisowych:
A/ pobrano w dniu ……………….arkuszy od numeru ………….. do numeru………..
B/ wykorzystano arkuszy …………… o numerach…………………………………….
C/ zwraca się arkusze czyste ………... o numerach…………………………………….
D/ zwraca się arkusze anulowane i zniszczone ……………. o numerach ……….……
b)
Uwagi do przygotowania inwentaryzacji
…………………………………………...
c)
Uwagi do przebiegu inwentaryzacji
………………………………………………...
d)
Składniki zniszczone, uszkodzone, nieprzydatne …………………………………..
e)
Inne uwagi
…………………………………………………………………………..
f)
Wnioski i spostrzeżenia …………………………………………………………….
………………
……………………
…………………………
DATA
PODPISY OSÓB
PROWADZĄCYCH KSIĘGI
INWENTARZOWE
PODPISY CZŁONKÓW
ZESPOŁU SPISOWEGO
ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1
Wzór Nr 5
Pieczęć jednostki
SPRAWOZDANIE
z inwentaryzacji drogą spisu z natury
Z polecenia ........................................................... w dniu…………………………… o godz. ……………………………….. przeprowadzono kontrolę
spisu z natury przeprowadzanego w ……………………………… w okresie ………………………………
(nazwa )
Powiat,
PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY
miasto, gmina
Lp. Indeks
Nazwa(określenie) J.m.
przedmiotu
Rok
produkcji
Data spisu
.............
Stan faktyczny w dniu
spisu
Ilość
Cena
Stan księgowy w dniu spisu
Wartość Ilość
Cena
Dotyczy sprzętu
zamontowanego
Strona
Różnice ilościowe między stanem
faktycznym i księgowym
Wartość Nadwyżki
Ilość
Braki
Wartość Ilość
Wartość
Uwagi i wnioski dotyczące wyceny
Nr. Lp. .....................................................................................................................................................................................................................................
Nr. Lp. ....................................................................................................................................................................................................................................
Przewodniczący .....................................................
Członkowie
.............................
....................................
............................
Pieczęć jednostki
SPRAWOZDANIE
z inwentaryzacji drogą spisu z natury
Z polecenia .................................................................. w dniu…………………………… o godz. ……………………………….. przeprowadzono
kontrolę spisu z natury przeprowadzanego w ……………………………… w okresie ………………………………
(nazwa )
Powiat,
PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY
miasto, gmina
Lp. Indeks
Nazwa(określenie) J.m.
przedmiotu
Rok
produkcji
Data spisu
.............
Stan faktyczny w dniu
spisu
Ilość
Cena
Stan księgowy w dniu spisu
Wartość Ilość
Cena
Dotyczy sprzętu
niezamontowanego
Strona
Różnice ilościowe między stanem
faktycznym i księgowym
Wartość Nadwyżki
Ilość
Braki
Wartość Ilość
Wartość
Uwagi i wnioski dotyczące wyceny
Nr. Lp. .....................................................................................................................................................................................................................................
Nr. Lp. ....................................................................................................................................................................................................................................
Przewodniczący .....................................................
Członkowie
.............................
....................................
............................