Katowice, dnia - Uniwersytet Śląski w Katowicach

Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
Zarządzenie nr 142
Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 października 2015 r. w sprawie
realizacji Projektu Children Born of War - Past, Present and Future (CHIBOW)
realizowanego w ramach programu HORYZONT 2020 (Działanie Marie SkłodowskiejCurie: Innowacyjne Sieci Szkoleniowe).
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst
jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie przyznania
grantu (Grant Agreement) nr 642571 zawartą pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Badań
Naukowych działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską
a Uniwersytetem w Birmingham, Wielka Brytania – Koordynatorem Projektu, do której
przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu, a także zgodnie z uchwałą
nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania
i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z
innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm.
oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub
innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm, zarządzam co następuje:
I.
Postanowienia ogólne
§1
1.
2.
Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach
Projektu Children Born of War - Past, Present and Future (CHIBOW), zwanego dalej
Projektem.
Projekt realizowany jest wspólnie przez następujące instytucje będące beneficjentami
Projektu i partnerami Konsorcjum:
University of Birmingham, Wielka Brytania – koordynator;
Universitaet Leipzig, Niemcy;
Stiftung Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland - DGIA, Niemcy;
Université de Rouen, Francja;
Latvijas Universitate, Łotwa;
Uniwersytet Śląski, Polska;
Klaipedos Universitetas, Litwa;
Universitatsmedizin Greifswald Korperschaft des Offentlichen Rechts, Niemcy;
Univerzita Jana Evangelisty Purkyne v Usti nad Labem, Republika Czeska;
Ludwig Boltzmann Gesellschaft Osterreichische Vereinigung zur Forderung der
Wissenschaftlichen Forschung , Austria;
11) Stichting Reinier van Arkel, Holandia.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
3.
Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement)
nr 642571 wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Badań
Naukowych działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską
a Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako
Beneficjent Projektu, zwana w dalszej części zarządzenia Umową w sprawie przyznania
grantu.
1
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
4.
Dokumentem regulującym szczegółowo współpracę pomiędzy Beneficjentami Projektu jest
Umowa Konsorcjum (Consortium Agreement).
5.
Zgodnie z Umową w sprawie przyznania grantu Projekt realizowany jest przez 48 miesięcy:
od 1 marca 2015 r. do 28 lutego 2019 r.
II.
Realizacja Projektu
§2
Projekt realizowany jest zgodnie z:
1) Umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr 642571,
2) Umową Konsorcjum (Consortium Agreement),
3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii
Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm,
4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r.
w sprawie wprowadzenia „Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem
środków
funduszy
strukturalnych
oraz
innych
środków
europejskich
i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach;
5) przepisami niniejszego zarządzenia.
III.
Zarządzanie Projektem
§3
1.
Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum,
podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej
i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa Umowa Konsorcjum.
2.
Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie
jest Wydział Nauk Społecznych. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do
zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu.
3.
W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy w sprawie przyznania grantu
w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach powołuje się na okres od 1 marca 2015 r. do dnia
zakończenia Projektu dla potrzeb zarządzania i realizacji Projektu:
1) Zespół Wykonawczy Projektu;
2) Zespół Nadzorujący.
§4
Zespół Wykonawczy Projektu
W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą:
1) Kierownik Projektu;
2) Asystent Kierownika Projektu;
3) Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt.
2
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
§5
Kierownik Projektu
Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności:
1) wykonywanie przewidzianych do realizacji prac zgodnie z Umową w sprawie
przyznania grantu;
2) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi programu Horyzont 2020,
Umową w sprawie przyznania grantu oraz Umową Konsorcjum;
3) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości i terminowości realizacji zadań Projektu;
4) kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu przy wsparciu
kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;
5) dbałość o terminowe składanie sprawozdań z realizacji Projektu, w tym części
opisowej;
6) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie
i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie
bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu;
7) wnioskowanie o zatrudnienie i wynagradzanie osób uczestniczących w realizacji zadań
Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych, rachunków i protokołów odbioru do
umów cywilnoprawnych oraz kart czasu pracy dla osób zatrudnionych w Projekcie;
8) dbałość o zgodność z zasadami kwalifikowalności młodych naukowców zatrudnianych
w Projekcie, ustanowionymi w programie Horyzont 2020, Innowacyjne Sieci
Szkoleniowe;
9) sporządzanie Planu Rozwoju Kariery dla młodych naukowców zatrudnianych
w Projekcie i nadzór nad jego realizacją;
10) parafowanie
dokumentów
finansowych
i
merytorycznych
związanych
z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych
dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu;
11) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione
w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu
wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania
sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych
przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.;
12) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu,
13) dbałość o terminowe uzupełnianie informacji w systemie projektowym Komisji
Europejskiej,
14) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu,
15) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu,
16) współpraca z kierownikiem jednostki Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt,
17) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji Projektu, niezwłoczne informowanie na
piśmie (w tym e-mail) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy kierownik
projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką
o problemach w realizacji Projektu.
3
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
§6
Asystent Kierownika Projektu
Asystent Kierownika Projektu wspomaga Kierownika Projektu w zakresie realizacji Projektu,
w tym w zakresie zadań wymienionych w § 5, przy wsparciu kompetentnych jednostek
organizacyjnych Uniwersytetu.
§7
Do zadań pracowników merytorycznych należy w szczególności:
1) prowadzenie badań o charakterze teoretycznym oraz praktycznym w obszarze opisanym we
wniosku o dofinansowanie;
2) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją
Projektu;
3) wypracowanie założonych rezultatów Projektu.
§8
Zespół Nadzorujący
1.
W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
5)
2.
Prorektor ds. Finansów i Rozwoju;
Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką;
Kanclerz;
Kwestor;
Dziekan Wydziału Nauk Społecznych.
Do zadań Zespołu Nadzorującego należy:
1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji
Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu;
2) współpraca z kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności
uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
IV.
1.
2.
3.
4.
Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie
§9
Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być
zgodne z Umową w sprawie przyznania grantu.
Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami
ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U.
z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst
jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 1502, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie
Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
(tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. –
Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
Wynagrodzenia przyznane w ramach Projektu muszą być zgodne z przepisami prawa,
wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu Horyzont 2020
oraz zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie.
Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy
cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek
Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej
4
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga
potwierdzenia środków przez osobę upoważnioną.
Zasady realizacji dostaw i usług
V.
§ 10
1.
Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami
obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się
i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach.
2.
Każdy wniosek o usługę/zakup musi być przygotowany zgodnie z wymogami stosowanego
w Uniwersytecie systemu elektronicznego i zawierać niezbędne, przyporządkowane numery
oraz opis przedmiotu zakupu/usługi. Wniosek musi być podpisany przez Kierownika
Projektu.
3.
Weryfikacja z budżetem Projektu zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki
realizowane w ramach Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów.
4.
Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania
materiałów z magazynu.
VI.
Zasady realizacji wyjazdów zagranicznych
§ 11
Wyjazdy zagraniczne, realizowane w ramach Projektu, będą rozliczane zgodnie z zapisami:
1) zarządzenia nr 109 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 21 lipca 2014 r.
w sprawie wprowadzenia "Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami
służbowymi pracowników i wyjazdami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu
Śląskiego oraz zasad ich rozliczania";
2) Uchwały nr 112 Sentatu z dnia 24 czerwca 2008 roku w sprawie warunków i trybu
kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w
celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
3) zarządzenia nr 26 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 lutego 2015 r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie zasad kierowania pracowników,
doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych,
dydaktycznych i szkoleniowych.
VII.
Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem
§ 12
1.
Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie
w okresie 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność,
poufność i bezpieczeństwo.
2.
Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi
zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową w sprawie przyznania
grantu oraz z zasadami określonymi w „Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego”,
wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010
r., z poźn. zm.
5
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
VIII. Ochrona danych osobowych oraz danych
§ 13
1.
2.
IX.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia
29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przepisami obowiązującymi
w Uniwersytecie oraz zapisami Umowy w sprawie przyznania grantu.
Kierownik Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji
Projektu.
Zakaz zbycia aktywów trwałych
§ 14
1.
Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez
Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji
Projektu.
2.
Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy
jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt.
3.
Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają spisom inwentaryzacyjnym
z natury zgodnie z przepisami.
X.
Koszty pośrednie
§ 15
Koszty pośrednie naliczone w ramach Projektu, dzielone są zgodnie z zarządzeniem nr 119
Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki)
rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm., w sposób następujący:
1) 50% narzutu stanowi narzut kosztów ogólnych;
2) 50% narzutu stanowi narzut kosztów wydziałowych.
XI.
Postanowienia końcowe
§ 16
W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu,
zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30
listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie.
6
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej Horyzont 2020 na podstawie
umowy w sprawie przyznania grantu nr 642571
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, i dotyczy także zdarzeń, które powstały od
1 marca 2015 r.
REKTOR
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś
7