Procedury zawierania umów outsourcingowych

Procedury zawierania umów outsourcingowych
Obecnie najczęściej przekazujemy na zewnątrz usługi finansowo-księgowe czy obsługę płac. W ten sposób
możemy znacznie obniżyć koszty, mamy dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych, a przede
wszystkim znacznie więcej czasu na podstawową działalność firmy. Zdecydowanie zatem można
powiedzieć, że outsourcing staje się coraz bardziej popularną formą optymalizacji kosztów zarządzania.
Zawierając umowę outsourcingową , warto wiedzieć jakie elementy umowy należy zweryfikować aby
zagwarantować sobie poziom wykonania usługi.
Prawidłowo skonstruowana umowa powinna chronić interesy Klienta i stanowić podstawę egzekwowania
od dostawcy wcześniejszych ustaleń, poczynionych w trakcie przeprowadzania procesu sprzedaży.
W trakcie podpisywania umowy outsourcingowej firma musi mieć pewność, iż jej interesy zostały
zabezpieczone w odpowiedni sposób. Dokument ten określa, co ma być wykonywane i w jakiej cenie oraz
wyznacza relacje między dostawcą a odbiorcą usług. Umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi
sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i powinny zawierać następujące
elementy takie jak: datę rozpoczęcia współpracy, zakres usług oraz miejsce ich świadczenia, zasady
współpracy, grono osób kontaktowych, odpowiedzialność stron, kwestie poufności, wynagrodzenie dla
dostawcy, okres wypowiedzenia umowy oraz tryb jej rozwiązania.
Wybierając firmę zewnętrzną, trzeba przede wszystkim sprawdzić jaką ma opinię na rynku, kompetencje jej
pracowników - ilu ma specjalistów i z jakich dziedzin, np. ekspertów od prowadzenia ksiąg rachunkowych,
biegłych rewidentów czy doradców podatkowych oraz certyfikowanych administratorów baz danych,
którzy będą reagować na zmiany przepisów oraz nadzorować bezpieczeństwo systemów informatycznych.
Warto również poprosić firmę o referencje klientów obsługiwanych przez outsourcera. Ważne jest również
jakie firma ma wyposażenie techniczne.
Na co powinniśmy zwrócić uwagę zanim podpiszemy ostateczną umowę?
1.
Wstęp
Część wstępna wskazuje strony umowy czyli nazwy firm wraz z wszelkimi ich danymi adresoworejestrowymi oraz osoby reprezentujące firmę wraz z podaniem nazwy stanowiska. Można zażądać kopii
KRS i sprawdzić,
czy osoby wymienione w umowie Spółki mają prawo do reprezentowania Spółki. Kopia KRS może zostać
dołączona jako jeden z załączników do umowy.
2.
Zakres umowy
W zakresie umowy należy szczegółowo wymienić wszystkie czynności wchodzące w skład realizowanej
umowy.
Za wszystkie dodatkowe działania, które nie zostały wskazane jako przedmiot umowy, firma
outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami.
3.
Usługi dodatkowo płatne
Polityka cenowa firm outsourcingowych opiera się na niskiej cenie podstawowej za standardowy pakiet
usług. Wszelkie usługi dodatkowe są natomiast kalkulowane w oparciu o wyższe stawki godzinowe.
Warto także zapisać w umowie możliwe usługi towarzyszące i koniecznie określić stawkę ryczałtową, którą
klient będzie płacił za dodatkowe usługi. Inną ważną korzyścią wynikającą z wynagrodzenie kwotowego jest
możliwość zabudżetowania i zaplanowania pełnych kosztów. Jest to bardzo istotne, np. w sytuacji
przygotowania druków dotyczących kapitału początkowego.
Przy zawieraniu umowy klient może również zdecydować się na stawki godzinowe za dodatkowe usługi, np.
za przygotowanie niestandardowego raportu. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba jednak zdawać
sobie sprawę, że weryfikacja czasu potrzebnego na wykonanie dodatkowego zlecenia jest praktycznie
niemożliwa. Wówczas pozostaje tylko ufność w uczciwość dostawcy, który nie będzie żądał za swoją pracę
zawyżonego wynagrodzenia.
W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego, usługami dodatkowo płatnymi może być np. wystawianie
PIT-11 lub PIT-8B, przygotowanie korekt deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego z winy Zleceniodawcy,
przygotowanie niestandardowych raportów (np. rezerw na odprawy emerytalne). Jeśli w momencie
zawierania umowy dokona się odpowiednich zapisów odnośnie przedmiotu umowy, (np. wspomniane
zaświadczenia i druki wchodzą w skład wynagrodzenia podstawowego), uniknie w przyszłości dodatkowych
kosztów.
4.
Zasady świadczenia umowy
W punkcie tym warto określić termin rozpoczęcia świadczenia usług oraz miejsce świadczenia usługi. Wiele
firm outsourcingowych ukrywa iż faktyczna usługa realizowana będzie przez specjalistów firmy,
pracujących kilkaset kilometrów od siedziby głównej.
Dlatego, jeśli chce się mieć pewność, że dostawca usług outsourcingowych będzie elastyczny wobec
indywidualnych potrzeb, dostarczając np. w ciągu godziny wymagane dokumenty, warto sprawdzić i
następnie zapisać w umowie, gdzie fizycznie będzie świadczona usługa. W przypadku decyzji firmy o
zmianie miejsca świadczenia usługi, klient ma prawo rozwiązać umowę.
5.
Osoby świadczące usługi outsourcingowe
Ważne jest wskazanie w umowie konkretnych osób kontaktowych za pośrednictwem, których firma
outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi. Bardzo ważne jest, aby osoby te zostały wymienione z
imienia i nazwiska, wówczas firma - klient będzie miała pewność stałej obsługi przez jedną konkretną
osobę. Jest to również istotne z punktu widzenia poufności. Każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych
poufnych miało dostęp możliwie jak najmniej osób.
Warto także wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego specjalistę, w czasie urlopu
czy choroby. Pozwoli to zapobiec sytuacjom, kiedy przydzielony specjalista jest nieobecny w pracy, a klient
nie wie, kto mógłby udzielić mu potrzebnych informacji. Osoba zastępująca, wymieniona w umowie,
powinna również znać specyfikę firmy klienta. Dlatego też odpowiednie procedury zastępstw specjalistów
warto wpisać do umowy współpracy.
6.
Odpowiedzialność
Zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej.
W umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący ponoszenia pełnej odpowiedzialności (w tym również
materialnej) przez dostawcę, za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego świadczenia usługi.
Warto pamiętać, iż firmy outsourcingowe nie przejmują jednak w całości odpowiedzialności za
funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania a jedynie za okres świadczenia usługi.
Warto zdawać sobie sprawę, że w sytuacji kontroli - Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy
lub ZUS-u, to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność karno-skarbową. Dlatego jeśli klient nie ma
pewności, co do okresów wcześniejszych poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto już w
umowie współpracy zawrzeć klauzule dotyczące przygotowania korekt deklaracji i z góry ustalić
odpowiednie wynagrodzenie za tę pracę.
7.
Odpowiedzialność za przekazywanie bieżących dokumentów po stronie klienta
Jeśli firma outsourcingowa nie otrzyma dokumentacji od swego klienta, nie będzie w stanie uwzględnić ich
w przygotowywanych sprawozdaniach. Dlatego firmy outsourcingowe zastrzegają, iż nie ponoszą
odpowiedzialności za nieterminowe bądź niekompletne dane otrzymywane od klientów. Klient musi
wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące zakresu i terminów przekazywania danych firmie
zewnętrznej.
8.
Poufność
Warto zawrzeć zapis, iż dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej
poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Ważny jest również punkt, iż zobowiązanie
do zachowania poufności nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy.
Jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych w umowie powinien znaleźć się
zapis dotyczący kary umownej. Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji naruszenia poufności, firma
składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę
poufności.
Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji. Jeśli z punktu
widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto
zawrzeć to w umowie. Dostawca musi dopasować się do narzuconych standardów, jeśli pracownicy firmy
outsourcingowej nie zastosują się do tego, klient ma prawo żądać odszkodowania.
9.
Wynagrodzenie przysługujące dostawcy
Należy dokładnie określić kwotę wynagrodzenia za realizowane usługi, wymienione w przedmiocie umowy.
Dodatkowo kwoty zawarte liczbą, zapisać również słownie.
10. Kary umowne
Niezależnie od odpowiedzialności materialnej firmy outsourcingowej wobec Urzędu Skarbowego, ZUS czy
PFRON tytułem niewłaściwego naliczenia składek i w związku z tym konieczności zapłaty odsetek, klient
może również zażądać wprowadzenia dodatkowych kar.
Jeśli klient chce mieć pewność rzetelności i terminowości dostawcy, powinien zażądać zapisu w umowie
współpracy o karach umownych. Kary takie można określić procentowo, w zależności od kwoty kontraktu.
W sytuacji faktycznie pojawiających się błędów firmy outsourcingowej przy rozliczeniu klient otrzyma
fakturę pomniejszoną o kwotę kary.
Propozycja wprowadzenie kar umownych ze strony klienta może okazać się doskonałą metodą weryfikacji
dostawców usług outsourcingowych. Firmy nierzetelne nie będą chciały dokonać takiego zapisu w umowie,
obawiając się utraty znacznych korzyści finansowych. Wówczas należy je odrzucić już na etapie
ofertowania.
11. Inne postanowienia umowy
Zdarza się, że pracownikom firm outsourcingowych klient składa ofertę pracy u siebie, również firma
outsourcingowa składa ofertę pracy pracownikowi zatrudnionemu u klienta . Można zabezpieczyć się przed
taką sytuacją i zapobiec ewentualnym przejściom. Dlatego warto zdecydować się na klauzulę, iż strony
zobowiązują się do niepodejmowania działań, mających na celu pozyskanie któregokolwiek członka
personelu drugiej strony w formie zatrudnienia.
12. Czas obowiązywania umowy i tryb jej rozwiązania
Okres wypowiedzenia umowy z punktu widzenia firmy outsourcingowej powinien być wydłużony,
ponieważ każdy kontrakt gwarantuje ciągłość dochodów. Przeciwny jest natomiast interes klienta, który
chce mieć gwarancję szybkiego rozstania się z dostawcą, jeśli ten nie spełni pokładanych w nim oczekiwań.
Dlatego nie wskazane jest zawieranie umów okresowych, np. na rok czasu, ponieważ uniemożliwia to
klientowi szybkie rozstanie z partnerem outsourcingowym.
13. Postanowienia końcowe
Umowę outsourcingową kończą postanowienie końcowe, gdzie określa się ilość egzemplarzy umowy, oraz
ilość załączników na dzień podpisania umowy.
14. Załączniki do umowy
Załączniki do umowy regulują szczegółowe ustalenia dotyczące trybu i częstotliwości przekazywania
informacji. Dzięki temu obydwie strony umowy mogą zaplanować swój czas pracy na każdy rok
kalendarzowy.
W przypadku outsourcingu księgowego ważna jest terminowość otrzymywanych dokumentów, a co za tym
idzie terminowe sporządzanie raportów, sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych.
W przypadku outsourcingu wynagrodzeń bardzo cenne jest zamieszczenie
przygotowywania dokumentacji płacowej uwzględniającej dni świąteczne w ciągu roku.
harmonogramu
W przypadku outsourcingu kadrowego warto zamieścić procedury przygotowywania wszelkich
dokumentów tj. umowy o pracę dla nowego pracownika, czy wystawienia świadectwa pracy.
Ważne jest przekazanie pełnomocnictwa w kontaktach z Urzędem Skarbowym i ZUS firmie
outsourcingowej, w postaci kolejnych załączników do umowy. Zawarte są w nim dane personalne osób
upoważnionych do reprezentowania firmy klienta oraz składania wszelkich deklaracji i oświadczeń.
Umowę zawiera się, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale i co ważniejsze na wypadek
rozstania z nią. Jeśli nie ureguluje się w niej wszystkich ważnych kwestii przed podpisaniem, można być
pewnym, że w przyszłości pojawią się problemy.
Eksperci z FPA Group
Listopad 2010