Proces selekcji dostawców usług outsourcingowych

Proces selekcji dostawców usług outsourcingowych
Obecnie na rynku istnieje wiele firm outsourcingowych. Dlatego też wybór odpowiedniego dostawcy może
sprawić wiele trudności. Wszystko to, co jest materialne łatwo ocenić już w momencie zakupu. Natomiast
wartość świadczonych usług podlega weryfikacji dopiero po kilku miesiącach współpracy. Jak więc
powinien przebiegać proces selekcji dostawców, aby outsourcing zakończył się sukcesem?
Badanie rynku dostawców outsourcingowych
Pierwszy etap to przygotowanie zapytania ofertowego, które stanowić będzie bazę porównawczą
otrzymywanych ofert. Warto w nim przedstawić potrzeby własnej firmy oraz oczekiwania wobec firmy
zewnętrznej. W zależności od funkcji, które chcemy przekazać na zewnątrz, będą one dotyczyły różnych
zagadnień. W przypadku outsourcingu IT najważniejszy jest czas interwencyjnej wizyty informatyka.
Dlatego warto przedstawić nasze oczekiwania w tym zakresie, aby mieć pewność, że firma zewnętrzna
będzie w stanie sprostać naszym potrzebom. Natomiast w przypadku outsourcingu administracji kadrowej
warto sprecyzować wymagania firmy dotyczące czasu przygotowywania wymaganych dokumentów
personalnych, np.: umowy o pracę lub zaświadczenia o zarobkach.
W przypadku outsourcingu administracji wynagrodzeń ważna jest możliwość dostępu on-line do systemu
płacowego oraz samodzielne generowanie potrzebnych raportów.
W zapytaniu ofertowym powinno znaleźć się pytanie o standardowy zakres usługi oraz usługi dodatkowe.
Im więcej szczegółów przedstawimy w zapytaniu ofertowym, tym lepiej.
Zapytanie ofertowe powinno zostać skierowane do możliwie największej ilości firm.
Spotkanie z trzema wybranymi dostawcami
Na podstawie otrzymanych ofert wstępnych, będziemy w stanie wyłonić trzy firmy, którym poświęcimy
czas na spotkanie. Wówczas będziemy posiadać już informacje dotyczące oferowanego zakresu usługi oraz
kosztów. Ważne jest, aby w spotkaniu ze strony firmy zewnętrznej nie uczestniczył jedynie sprzedawca, ale
również specjalista, którego firma delegować będzie do codziennej współpracy z nami.
Podpisanie umowy poufności
Jeśli uznamy, iż rozmowy handlowe dotyczą kwestii poufnych w organizacji, warto podpisać umowę
poufności, w której zostaną wskazane imiennie osoby upoważnione do prowadzenia negocjacji.
Weryfikacja umowy przedstawionej przez firmę outsourcingową
Po spotkaniach należy poprosić o projekt umowy współpracy. Taką umowę trzeba dokładnie
przeanalizować, sprawdzić czy wszystkie punkty przedstawione w ofercie zostały zapisane również w
umowie. Warto dokładnie przyjrzeć się punktom kontraktu mówiącym o dodatkowych kosztach
związanych z realizacją usługi oraz ograniczeniem odpowiedzialności firmy zewnętrznej.
Kary umowne w umowie
Istnieje możliwość zawarcia w umowie kar umownych za niedotrzymywanie terminów, np.: w przypadku
outsourcingu usług IT, gdy czas interwencji informatyka został przekroczony lub w przypadku outsourcingu
wynagrodzeń, gdy pojawiły się błędy w przygotowywanej dokumentacji. Jeśli nasz potencjalny dostawca
nie wyrazi zgody na zapisy o karach w umowie, może to być sygnał, że nie jest w stanie wywiązać się z
wcześniejszych ustaleń.
Sprawdzenie profesjonalizmu i zasobów firmy outsourcignowej
Zanim rozpoczniemy współpracę warto sprawdzić zasoby systemowe potencjalnego dostawcy oraz
potencjał ludzki. W tym celu można poprosić o CV specjalistów dedykowanych do obsługi naszej firmy.
Dzięki temu będziemy mogli się przekonać, jakie jest doświadczenie zawodowe osób, z którymi mamy
bezpośrednio współpracować.
Żaden klient nie chciałby być „królikiem doświadczalnym", na którym dopiero uczy się nowy pracownik
firmy zewnętrznej.
Pozyskiwanie referencji ze wszystkich możliwych źródeł.
Im więcej źródeł, tym więcej informacji. Nie bez znaczenia są tu kontakty nieformalne i rekomendacje
innych firm. Jest wiele portali internetowych, gdzie można na forum zadać pytanie o firmy, z którymi
zamierzamy współpracować. Jest również wiele konferencji, kongresów czy też innych spotkań
branżowych, gdzie zawsze należy pytać o rekomendację kontrahentów.
Wizyta u potencjalnego dostawcy
Najlepiej, gdy jest ona niezapowiedziana. Podczas takiej wizyty możemy sami ocenić jak na co dzień
funkcjonuje firma oraz sprawdzić rodzaje zabezpieczeń systemów komputerowych czy archiwizacji
dokumentacji.
Czas jako zły doradca
W wyborze dostawcy outsourcingowego nie warto się śpieszyć. Lepiej dokładnie sprawdzić potencjalnego
dostawcę niż narazić się na kłopoty. Decyzja o wyborze niewłaściwego dostawcy może okazać się bardzo
kosztowna dla firmy.
Radosław Osmólski - prezes zarządu FPA Group, firmy świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie
kadr, płac, księgowości i finansów.
Styczeń 2011