Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami
Transkrypt
Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami
Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami Kluczowe funkcje systemu Wspólna baza dokumentów i spraw Współpraca nad dokumentami i sprawami Automatyczny obieg dokumentów i spraw UNIDOC to dostępny przez przeglądarkę internetową system informatyczny służący do zarządzania dokumentami i sprawami w firmie. W bazie danych systemu przechowywane są wszystkie funkcjonujące w firmie dokumenty i sprawy. Pozwala to na łatwy dostęp zarówno do treści, jak i historii działań prowadzonych spraw, a także na szybkie znalezienie potrzebnej informacji według wielu kryteriów. System umożliwia również jednoczesną współpracę nad dokumentami i sprawami prowadzoną przez wielu pracowników za pomocą list zadań . Dzięki silnikowi workflow (przepływu pracy) istnieje możliwość graficznego zaprojektowania ścieżek obiegu dokumentu lub sprawy, a następnie automatyzacji obiegu informacji według zaprojektowanych ścieżek. Rejestracja dokumentów i spraw Konfigurowanie typów dokumentów i spraw Definiowanie formularzy dokumentów i spraw Wyszukiwanie i filtrowanie Raporty System obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów i spraw - zarówno te napływające do firmy z zewnątrz (np. zapytania ofertowe, wnioski, zamówienia czy reklamacje), wychodzące z firmy (np. decyzje czy oferty) oraz wewnętrzne (np. wnioski urlopowe). Dla każdego typu dokumentu i sprawy istnieje możliwość zaprojektowania indywidualnego formularza, który jest wypełniany podczas klasyfikacji. Dzięki danym wprowadzonym w formularzach można później łatwo wyszukiwać dokumenty i sprawy w rejestrach według pól zawartych w formularzu - na przykład według kontrahenta lub daty wprowadzenia dokumentu. Dla wszystkich danych liczbowych istnieje możliwość tworzenia raportów - na przykład sumy wartości netto faktur kosztowych z bieżącego miesiąca. Praca w grupie Zlecanie i kontrola wykonania zadań Tworzenie historii działań z dokumentem i sprawą Śledzenie losu dokumentu i sprawy Listy zadań umożliwiają współpracę wielu pracowników w tym samym czasie. System umożliwia zlecanie i kontrolę wykonania zadań związanych z dokumentami i sprawami. Informacje o nowych zadaniach napływają do pracowników poprzez email, co zapewnia szybkie dostarczenie informacji o konieczności wykonania danej czynności do adresata. Podczas pracy nad dokumentem lub sprawą powstaje historia działań - na przykład wykonywanych zadań, podłączonych załączników plikowych lub pozostawionych komentarzy. Dzięki niej każdy może łatwo zorientować się w bieżącej sytuacji i podjąć pracę nad dokumentem lub sprawą, a przy okazji budowana jest baza wiedzy firmy. Istnieje także możliwość śledzenia losu dokumentu lub sprawy i otrzymywania poprzez email informacji na temat wszystkich działań z nią związanych, co pozwala na kontrolę sytuacji i szybką reakcję w razie potrzeby. Automatyzacja procedur Tworzenie graficznych procesów obiegu dokumentu lub sprawy Automatyzacja procesów biznesowych Automatyzacja systemów jakości ISO Administrator systemu w graficznym narzędziu projektowania procedur tworzy diagramy przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w systemie. Dzięki temu istnieje możliwość automatyzacji procesów biznesowych oraz obiegu dokumentów i spraw. Stanowi to dużą wartość dodaną dla firm, w których obsługa tych samych spraw odbywa się zawsze według takiego samego schematu - na przykład firm z certyfikatem jakości ISO. Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów. Przyczynia się to do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta. Zwolnienie pracowników z konieczności ręcznej obsługi procesu stwarza im możliwość skupienia się na kreatywnych zadaniach, podczas gdy system informatyczny dba o to, aby dokument lub sprawa trafiała kolejno do poszczególnych osób na ścieżce obiegu. Obsługa kancelarii Obsługa korespondencji w postaci elektronicznej Automatyczne prowadzenie ksiąg korespondencji Kancelaria w systemie UNIDOC to miejsce obsługi wszystkich dokumentów napływających do firmy i wychodzących z niej. Każdy dokument przychodzący może być automatycznie pobrany z urządzenia skanującego, sklasyfikowany przez pracowników kancelarii, a następnie puszczony w obieg po firmie w postaci elektronicznej. Również korespondencja wychodząca redagowana przez pracowników firmy trafia w formie elektronicznej do kancelarii, gdzie jej pracownicy zajmują się drukiem i wysyłką. Księgi korespondencji zapewniają chronologiczne i spójne numerowanie korespondencji. Współpraca z pakietami biurowymi Wyszukiwanie w treści plików Edycja online prosto z przeglądarki System w łatwy sposób integruje się z popularnymi pakietami biurowymi Microsoft Office i OpenOffice. Treść dokumentów w tych formatach jest rozpoznawana i istnieje możliwość wyszukiwania plików według słów w nich zawartych. Innowacyjny mechanizm edycji online zapewnia możliwość otwarcia pliku prosto z systemu w edytorze tekstu, a następnie zapisania dokumentu w systemie bez konieczności pobierania pliku na komputer użytkownika. Automatyczne generowanie treści i wydruków Szablony dokumentów Automatyczne generowanie treści Szablony wydruku Mechanizm szablonów umożliwia zdefiniowanie spójnych, jednolicie wyglądających szablonów dokumentów firmowych, na bazie których pracownicy tworzą później swoje dokumenty. Aktywne pola w szablonach pozwalają na automatyczne wypełnianie elementów treści , jak na przykład dane kontrahenta, które są pobierane z bazy kontrahentów. W podobny sposób tworzone są szablony wydruku formularzy. Wszystkie szablony powstają w zwykłym edytorze tekstu z pakietu biurowego. Obsługa poczty elektronicznej Wysyłanie poczty elektronicznej Wprowadzanie plików za pomocą poczty elektronicznej Powiadomienia email System umożliwia szybkie wysyłanie zawartych w nim plików za pomocą poczty elektronicznej. Z drugiej strony istnieje możliwość łatwego wprowadzania nowych plików do systemu ze swojej skrzynki email poprzez wysłanie ich na adres systemu. W ten sposób do systemu mogą szybko trafiać dokumenty otrzymywane emailem od kontrahentów. Ponadto za pomocą poczty elektronicznej system informuje pracowników o wszystkich ważnych wydarzeniach w systemie - o nowych zadaniach im przydzielonych, o zakończonych zadaniach podwładnych oraz o nowych zdarzeniach w obserwowanych dokumentach. Zarządzanie podwładnymi Weryfikacja czasu pracy nad dokumentem Panel zarządzania podwładnymi Dzięki listom zadań system wspiera zarządzanie podwładnymi poprzez możliwość zlecania i kontroli wykonania przydzielonych im zadań. Dla każdego dokumentu oblicza i prezentuje sumaryczny nakład pracy według poszczególnych pracowników. Panel zarządzania umożliwia wgląd w bieżące zadania pracownika, a także dostęp do historii wykonywanych przez niego zadań. Dzięki temu przełożony może dotrzeć do zadań wykonywanych przez pracownika w konkretnym okresie. Dla kogo? System jest odpowiedni dla każdej firmy, którą interesuje: Elektroniczne archiwizowanie dokumentów wraz z szerokimi możliwościami wyszukiwania i dostępu do danych. Współdzielony dostęp do dokumentów i spraw prowadzonych w firmie - na przykład w przypadku posiadania wielu oddziałów. Przeniesienie zarządzania powtarzającymi się sprawami w firmie (np. reklamacjami, usterkami, przetargami) do systemu informatycznego. Elektroniczny obieg dokumentów w postaci sformalizowanych procedur, lub automatyzacja systemu jakości ISO. Lepsze zarządzanie czasem pracy i Poprawienie czasu reakcji i jakości obsługi zadaniami wykonywanymi przez klienta. pracowników. System umożliwi zarządzanie dowolnymi informacjami w firmie: Wszelkimi dokumentami, wnioskami, formularzami funkcjonującymi w firmie, z możliwością definiowania ich obiegu. Wszelkimi sprawami wewnętrznymi w firmie - np. projektami, przetargami, szkoleniami. Korespondencją przychodzącą i wychodzącą, wraz z prowadzeniem ksiąg korespondencji i możliwością definiowania jej obiegu. Formularzami i procedurami ISO. Różnego rodzaju zgłoszeniami - np. reklamacjami, usterkami. Korzyści z wdrożenia Zwiększenie szybkości, efektywności działania i poprawa jakości obsługi klienta. Wyeliminowanie dużej części błędów ludzkich podczas wykonywania procedur firmowych. Zmniejszenie kosztu obsługi pojedynczego zdarzenia. Lepsza współpraca z podwładnymi i optymalne wykorzystanie zasobów. Możliwość kontroli jakości wprowadzonych procedur i aktualizowania ich na bieżąco. Dostęp do informacji o wszystkich sprawach na bieżąco prowadzonych w firmie i historycznych bez potrzeby konsultacji z innymi pracownikami. Natychmiastowy dostęp do dokumentów historycznych w postaci elektronicznej. Optymalizacja działania firmy poprzez wprowadzenie centralnego punktu obsługi korespondencji. Redukcja kosztu operacyjnego poprzez znaczne przyspieszenie prac nad redagowaniem dokumentów przy użyciu automatycznych szablonów. Więcej informacji na www.unidoc.pl.